생산성을 높이기 위해 가상 비서를 고용하는 방법

모든 것을 직접 관리하거나 사무실의 비서와 함께 일하는 데 익숙하신가요?

두 가지 중 하나라도 '예'라고 답한 경우, 하루를 어지럽히는 '바쁜 일'과 관리 업무를 도와줄 수 있는 사람이 있어 심층적인 업무에 집중할 수 있기를 꿈꿔왔을 것입니다.

가상 비서(VA)를 이용하면 업무 부담을 줄이고 생산성을 높이며 귀중한 시간을 확보할 수 있습니다.

적합한 VA는 큰 변화를 가져올 수 있지만, 키는 생산성을 높이는 사람을 고용하는 것이지, 업무량을 늘리는 사람이 아닙니다. 이 가이드에서는 더 열심히 일하는 것이 아니라 더 스마트하게 일할 수 있도록 도와줄 가상 비서를 고용하는 방법을 자세히 설명합니다. 💪

가상 비서란 무엇인가요?

이들은 다양한 온라인 행정 보조 도구, 소프트웨어 및 커뮤니케이션 플랫폼을 사용하여 작업을 관리하고, 팀과 협업하며, 프로젝트를 완료합니다.

가상 비서를 고용하면 직접 직원을 고용하지 않고도 시간 소모적인 관리자 작업을 아웃소싱할 수 있으므로 사무실 공간, 장비, 통근 비용 등 간접비가 절감됩니다. VA는 클라이언트의 요구에 따라 정규직, 파트타임 또는 프로젝트 단위로 고용할 수 있습니다.

왜 가상 비서를 고용해야 할까요?

가상 비서는 팀에 귀중한 자산이 될 수 있으며, 종종 주요 영역에서 기존의 사내 비서보다 뛰어난 능력을 발휘합니다. VA를 고용하는 것이 합리적인 이유는 다음과 같습니다.

또한 가상 비서는 비즈니스 생산성을 높이고 일과 삶의 균형을 지원하며 고객 서비스를 개선할 수 있습니다.

가상 비서 채용 시 확인해야 할 일반적인 기술 및 자격 요건

가상 비서를 고용하는 것은 효율성을 높이는 훌륭한 방법이지만, 적합한 인재를 선택하려면 그들이 테이블에 가져와야 할 필수 기술을 명확하게 이해해야 합니다. 우선 순위를 정해야 할 몇 가지 주요 자격 요건은 다음과 같습니다.

가상 비서를 고용하는 11단계

가상 비서 서비스를 고용하는 것은 신생 기업, 소규모 팀 또는 개인 관리자에게 큰 변화를 가져올 수 있습니다. 저가 작업에 시달리거나 특정 분야의 전문 지식이 필요한 경우, VA는 귀하의 시간을 확보하고 워크플로우를 개선할 수 있습니다.

HR 부서나 채용 담당자가 없는 소규모 팀을 위해 맞춤 제작된 가상 비서를 고용하는 단계별 가이드를 확인하세요.

1. 위임할 작업을 파악하세요

먼저 도움이 필요한 특정 작업을 파악하세요. 다음과 같은 작업이 될 수 있습니다.

이러한 작업에 대한 자세한 목록을 작성하세요.

일반적인 VA의 경우, 유사한 복잡성의 업무를 그룹으로 묶어 일관된 시간당 요금을 책정하세요. 전문 VA의 경우, 소셜 미디어 관리나 회계 업무 등 원하는 구체적인 결과에 초점을 맞추세요.

2. 예산 설정

가상 비서(VA)에 투자할 수 있는 예산을 결정하세요. 다음 요소를 고려하세요:

귀하의 업계 또는 지역의 가상 비서 표준 시간당 요금을 조사하세요. 이를 통해 예산 범위 내에서 현실적인 기대치를 설정할 수 있습니다.

3. 명확하고 자세한 직무 설명서 작성

명확히 정의된 직무 설명은 적합한 후보자를 유치하는 데 필수적입니다. 직무 설명에 다음 요소를 포함하세요:

예를 들어, 마케팅 대행사의 가상 비서는 소셜 미디어 관리, 검색 엔진 최적화(SEO) 및 Google Analytics, Canva와 같은 기타 도구에 대한 경험이 필요할 수 있습니다.

4. 적합한 채용 플랫폼 선택

Upwork, Fiverr, Toptal과 같은 프리랜서 마켓플레이스와 같이 가상 비서가 자주 기회를 찾는 플랫폼에 구인 광고를 게시하세요. 더 엄선된 옵션을 찾으려면 전용 가상 비서 소프트웨어를 살펴보거나 소셜 미디어 및 온라인 커뮤니티를 통해 VA와 연결할 수도 있습니다.

또는 업무에 필요한 모든 것을 제공하는 앱인 ClickUp과 같은 프로젝트 관리 도구를 사용할 수도 있습니다.

ClickUp의 종합적인 HR 관리 플랫폼을 사용하면 채용, 신입 사원 교육 및 직원 개발 프로세스를 간소화하는 이상적인 시스템을 설계할 수 있습니다.

이 기능에는 후보자와 지원 상태를 추적할 수 있는 ClickUp 사용자 정의 필드가 포함되어 있습니다. 이를 통해 ClickUp 작업에 고유한 데이터 필드를 추가하여 지원 단계, 면접 날짜, 후보자 평가 등 특정 정보를 모니터링할 수 있습니다.

5. 지원서를 선별하고 면접을 진행하세요

지원서가 도착하기 시작하면, 직무 설명과 일치하는지 신중하게 검토하세요. 관련 기술과 경험을 갖춘 지원자를 우선 순위로 정하고, 목록을 5~10명의 최상위 지원자로 좁히세요.

다음으로, 최종 후보자들과 가상 인터뷰 일정을 잡으세요. 시간대 차이로 인해 실시간 영상 통화가 불가능한 경우, 보다 유연한 접근을 위해 비동기식 영상 커뮤니케이션을 사용하는 것을 고려해보세요. 이를 통해 일정을 조정할 필요 없이 후보자의 전문성, 의사소통 능력, 성격을 평가할 수 있습니다.

면접 시 다음 사항에 집중하세요:

6. 참고자료 확인

독립 계약자를 고용할 때는 이전 클라이언트 또는 고용주에게 연락하여 후보자의 자격 증명을 확인하는 것이 중요합니다. 다음 사항에 대해 문의하세요.

이 단계를 거치면 결정에 대한 확신이 더욱 커질 것입니다.

7. 기대치를 명확하게 정의하세요

VA를 선택한 후에는 첫날부터 명확한 기대치를 설정하세요. 논의 사항:

ClickUp 맞춤형 작업 상태를 사용하여 각 작업 단계에서 VA의 진행 상황을 추적하는 워크플로우를 만들 수 있습니다. 이러한 상태를 맞춤 설정하면 완료된 작업, 진행 중인 작업, 다음에 진행할 작업을 쉽게 확인할 수 있습니다.

모든 일을 효율적으로 관리하려면 후속 조치 및 피드백을 위해 반복적인 ClickUp 알림을 설정하세요. 이렇게 하면 모든 사람이 책임을 다할 수 있습니다.

8. 체험판으로 시작하고 테스트 작업을 할당하세요

후보자에게 커밋하기 전에, 후보자가 정기적으로 처리할 업무 유형을 반영한 소규모의 유급 테스트 작업을 할당하세요. 이를 통해 문제 해결 방식, 업무 품질 및 마감일 준수 능력을 평가할 수 있습니다.

예를 들어, 이메일 관리를 위해 인력을 채용하는 경우, 수신함 정리 또는 클라이언트 응답 초안 작성을 요청하세요.

그 후, 30~90일의 체험판을 설정하세요. 이를 통해 양측은 업무 관계를 평가할 수 있습니다. 이 기간 동안 다음을 수행하세요.

테스트 작업과 체험판 기간을 함께 사용하면 후보자가 역할에 적합한지 명확하고 실용적인 방법으로 평가할 수 있습니다.

9. 온보딩 및 교육 프로세스 최적화

원활한 온보딩 프로세스는 VA의 성공을 위한 기반을 마련합니다. VA에게 필요한 가상 비서 AI 도구, 지침 및 리소스를 제공하세요. 다음 단계를 포함하세요.

의 ClickUp 목록 보기를 사용하여 사전 온보딩, 장비 설정, 진행 설문조사 등 다양한 단계의 작업을 추적할 수 있습니다.

10. 효과적인 위임

위임은 작업 할당으로 끝나지 않습니다. 다음을 통해 명확성과 생산성을 확보하세요.

VA가 작업에 대한 소유권을 가지도록 신뢰하여 미시적 관리를 피하십시오. VA가 귀하가 설정 한 범위 내에서 독립적으로 결정을 내릴 수 있도록 권한을 부여하십시오.

11. 모니터링 및 피드백 제공

생산성을 유지하고 문제를 해결하려면 정기적인 체크인이 매우 중요합니다. 매주 또는 격주로 성과 평가를 실시하는 것을 고려해보세요. 또한, 유익한 토론을 위해 AI 커뮤니케이션 도구를 사용하여 피드백을 위한 열린 커뮤니케이션을 장려하세요.

ClickUp 대시보드를 사용하여 주요 성과 메트릭(KPI), 작업 완료율 및 예정된 마감일을 표시하여 진행 상황을 시각화하세요. 이를 통해 목표를 추적하고 VA의 성과를 한눈에 평가할 수 있으므로 모든 문제를 완벽하게 파악할 수 있습니다.

가상 비서 채용 템플릿

팀에 적합한 가상 비서를 찾고 채용하는 것은 어려운 일입니다. 관리해야 할 작업이 많기 때문에, 비즈니스에 가장 적합한 인재를 찾으려면 체계적인 관리가 키가 됩니다.

이 때 ClickUp의 채용 템플릿이 유용합니다.

이 템플릿은 지원자 추적부터 가장 적합한 VA 선정에 이르기까지 채용 과정의 모든 단계를 간소화하기 위해 설계되었습니다. 이 템플릿 중 몇 가지를 살펴보겠습니다. 👇

ClickUp 채용 후보자 템플릿

이 템플릿 다운로드

ClickUp 채용 후보자 템플릿을 사용하면 구직자를 검토하고 추적하면서 업무를 체계적으로 정리할 수 있습니다. 후보자 평가에 드는 스트레스를 덜어주어, 구직자를 자신 있게 비교하고 우선 순위를 정할 수 있습니다.

이 템플릿을 사용하면 다음을 수행할 수 있습니다.

ClickUp 채용 선택 매트릭스 템플릿

이 템플릿 다운로드

ClickUp의 채용 선택 매트릭스 템플릿을 사용하면 주요 채용 기준을 이해하기 쉬운 구조로 분류하여 후보자를 공정하고 효율적으로 평가할 수 있습니다. 이 템플릿은 여러 지원자를 쉽게 비교할 수 있게 해 주므로, 객관적인 데이터를 바탕으로 적합한 후보자를 쉽게 선택할 수 있습니다.

이것은 다음과 같은 기능을 제공합니다:

ClickUp 채용 및 고용 템플릿

이 템플릿 다운로드

구인 광고 게시부터 면접 관리 및 신입 사원 교육에 이르기까지, ClickUp의 채용 및 고용 템플릿을 사용하면 모든 단계를 체계적으로 진행할 수 있습니다.

이 템플릿을 사용하면 다음을 수행할 수 있습니다.

이 템플릿은 자동화된 일정 관리 및 작업 관리로 커뮤니케이션과 팀 협업을 개선하고 투명성을 높이며 시간을 절약합니다.

ClickUp 채용 체크리스트 템플릿

이 템플릿 다운로드

채용 프로세스를 표준화하려는 경우 ClickUp 채용 체크리스트 템플릿이 유용한 도구입니다. 이 템플릿을 사용하면 일관되고 반복 가능한 프로세스를 따를 수 있으므로 어떤 단계도 놓치지 않을 수 있습니다.

이 템플릿이 어떻게 도움이 될 수 있는지 알아보세요.

이 체크리스트를 사용하면 채용 작업을 추적하여 신입 사원을 원활하게 적응시킬 수 있습니다. 채용을 시작하는 순간부터 신입 사원이 회사에서 근무를 시작하는 날까지 명확하고 체계적인 경로를 만들 수 있습니다.

성공적인 가상 비서 채용을 위한 설정 방법

프로세스를 최적화하고 원활한 협업을 보장하려면 새로운 VA를 성공적으로 설정하는 것이 필수적입니다. ClickUp의 원격 팀 프로젝트 관리 소프트웨어는 작업 관리, 진행 상황 추적, VA와의 커뮤니케이션을 그 어느 때보다 쉽게 만들어주는 모든 것을 갖춘 앱입니다.

그 기능을 자세히 살펴보겠습니다. 👀

ClickUp Brain

ClickUp Brain은 이메일 초안 작성, 콘텐츠 생성, 아이디어 브레인스토밍에 유용한 신뢰할 수 있는 도구입니다. VA가 콘텐츠 작성을 담당하고 있다면, 이 통합 AI 기반 어시스턴트를 사용하면 간단한 프롬프트를 완전한 초안으로 확장할 수 있어 시간을 절약하고 생산성을 높일 수 있습니다.

ClickUp Brain은 지식 기반의 기능도 합니다. 중요한 문서, 아이디어 및 리소스를 저장하고 정리하는 데 적합합니다.

VA를 채용할 때 AI를 개인 비서로 사용하여 중요한 지침, 회사 정책 및 교육 자료를 업로드하면 VA가 업무에 빠르게 적응하는 데 필요한 모든 것에 쉽게 액세스할 수 있습니다.

ClickUp 자동화

반복적인 작업의 경우 ClickUp 자동화를 사용하면 많은 시간을 절약할 수 있습니다.

자동화는 알림 이메일 전송이나 여러 단계에 걸쳐 작업을 이동하는 등의 프로세스를 처리하여, 반복적인 커뮤니케이션을 줄여줍니다.

VA에게 주간 보고서 업데이트 작업을 할당했다고 가정해 보겠습니다. 자동화를 사용하면 매주 월요일 아침에 작업이 VA의 '할 일' 목록으로 자동 이동하고 알림이 VA에게 전송되도록 설정할 수 있습니다.

가상 비서가 작업을 완료하면 ClickUp이 자동으로 알려주고 '완료됨'으로 이동합니다

ClickUp 채팅

VA와 일할 때 커뮤니케이션이 가장 중요합니다.

ClickUp 채팅은 모든 것을 한 곳에 보관하여 VA와 실시간으로 소통할 수 있습니다. 업데이트를 요청하거나, 피드백을 제공하거나, 질문에 답할 때도 채팅을 사용하면 플랫폼을 떠나지 않고도 원활하고 직접적인 커뮤니케이션이 가능합니다.

기본 메시징을 넘어 ClickUp 채팅을 사용하면 파일, 링크 및 작업 세부 정보를 쉽게 공유할 수 있으므로 대화 중에 컨텍스트를 간단하게 제공할 수 있습니다.

또한 알림 및 @멘션을 통해 중요한 업데이트나 긴급한 요청을 놓치지 않을 수 있습니다.

ClickUp으로 더 스마트하게 채용하세요

VA를 고용하는 것은 규모, 용량, 목표에 상관없이 모든 비즈니스에 현명한 결정이며, 생산성과 일과 삶의 균형을 크게 향상시킬 수 있습니다. 관리자 업무나 전문적인 프로젝트와 같은 작업을 위임하면 VA가 나머지 작업을 처리하는 동안 정말 중요한 일에 집중할 수 있습니다.

ClickUp은 필수 문서와 아이디어를 저장하는 ClickUp Brain, 반복적인 작업을 처리하는 자동화, 빠르게 시작할 수 있는 기성 템플릿과 같은 도구를 통해 채용 프로세스를 원활하게 만듭니다.

지금 ClickUp에 가입하여 일하는 방식을 변화시키세요!