基本的なクライアント情報を見つけるためだけに、電子メール、スプレッドシート、付箋メモを常に探しているなら、失敗する準備をしているも同然です。データが整理されていないと、プロとしての準備不足な印象を与えるだけでなく、ビジネスに損失をもたらす可能性もあります。
しかし、良いニュースがあります。Excel で、検索可能なクリーンなクライアントデータベースを作成することができるのです。はい、特別なソフトウェアや Microsoft SQL Server は必要ありません。
このブログ記事では、Excel データベースをゼロから作成する場合も、既存の乱雑なデータベースを整理する場合も、データベースの作成、フォーマット、整理の方法を詳しく説明します。
さらに、Excel の最良の代替ツールであるClickUp もご紹介します。このツールは、クライアントデータベース、CRM、プロジェクト管理プラットフォームを 1 つにまとめたもので、分散したサイロ化されたデータに伴う時間、費用、手間を削減します。
クライアントデータベースとは？
クライアントデータベースは、クライアント情報を1 か所に保存する構造化されたシステムです。クライアントの連絡先、過去のやり取り、購入履歴、フォローアップのリマインダーなどを追跡できるため、クライアントが誰で、何が必要かを常に把握することができます。
あなたが小さなマーケティング代理店を経営しており、クライアントのウェブサイトのリデザインを完了したばかりだと想像してみてください。そのクライアントは、何気なくソーシャルメディアサービスの必要性を口にしただけでした。より堅牢なソリューションやワークフローソフトウェアがない場合、この会話は忘れてしまうかもしれません。その結果、クライアントにフォローアップを行うことができず、ビジネスを成長させる機会を失ってしまうでしょう。
しかし、クライアントのExcel データベースを使用すると、クライアントのリクエストを記録し、フォローアップの日程を設定し、メモを追加することができるため、クライアントとの再関与の機会を逃すことはありません。
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クライアントデータベースの作成に Excel を使用する理由
Excel では、データを保存するだけでなく、必要な情報構造を正確に構築し、データや傾向を分析し、高度な技術的スキルを必要とせずに反復的なデータ入力を自動化することができます。少数のクライアントを扱う場合でも、増え続けるリストを管理する場合でも、データを完全に制御することができます。
顧客データベースに Excel を使用するメリット：
- 情報を効果的に提示：検索可能なデータベースを作成し、必要な行と列の数だけ簡単にクライアントの詳細を整理できます。
- データフィールドのカスタマイズ： フォローアップ日、プロジェクトのステータス、氏名、支払い履歴などの特定の列を追加して、組織の要件に合わせてデータベースをカスタマイズできます。
- データのフィルタリングと並べ替え：開いているタブを何十もスクロールすることなく、名前、購入日、優先度に基づいてクライアントのレコードをすばやく検索できます。
- ビジネスの傾向を分析：ピボットテーブルとチャートを使用して顧客の活動を追跡し、脅威に対処し、機会を最大限に活用します。
- 反復的なタスクの自動化：式を適用して、合計、期日、販売実績を自動的に計算し、手間のかかる作業を排除します。
- データの正確性を維持：データ検証と条件付きフォーマットにより、エラーを削減
- 簡単に共有および更新：クラウドストレージにファイルを保存して、複数のユーザーと共同作業が可能
👀 ご存知でしたか？ 32 ビットバージョンの Excel では、インスタンスごとに 2GB のメモリリミットがあり、「スマート入力」機能には32,760 個のソースセルのリミットがあります。広範囲に式をコピーまたは入力すると、いずれかを上回ると「メモリが不足しています」というエラーが発生する場合があります。
Excel でクライアントデータベースを作成するステップ
10 人のエージェントのうち 6 人は、顧客に関するコンテキストの欠如が、しばしばネガティブで苛立たしい体験につながると答えています。そのため、よく構造化された Excel スプレッドシートのように、顧客データをすぐに利用できるようにしておくことが重要です。
フォーマットオプションの設定やクライアントデータベースの構築から、自動化やデータ分析のための Excel の高度な機能の使用まで、作業をより簡単にするための正確なステップをリストアップしました。
ステップ 1： Excel データベースの設定
まず、Excel で空白のデータベースを開き、クライアント専用の ワークシート を作成します。以下のリストを自由に使用して、データを追加してください。
- クライアント名：氏名または会社名
- 連絡先情報：主な電話番号、予備の連絡先電話番号、電子メール、住所
- 会社名 （該当する場合）
- 最終接触日：前回の電話、電子メール、またはミーティングの日付
- フォローアップ日：次の会話またはチェックインの予定日
- 購入したサービス/製品：クライアントが貴社から購入したアイテムまたはサービス
- メモ：追加情報、好み、コメントなど
💡 プロのヒント： クライアントデータベース内を簡単に移動できるように、見出しを太字にし、最上行を固定してください。👉 メニューツールバーの「ビュー」に移動し、テーブルタブの「ウィンドウの固定」をクリックして、「最上行を固定」を選択してください。
ステップ 2： データの追加またはインポート
スプレッドシートの設定が完了したら、外部データタブを使用して、新しいレコードを手動で入力したり、既存のデータソースから新しい Excel スプレッドシートにデータをインポートしたりすることができます。
Excelにデータをインポートするには：
- 「データ」 タブをクリックしてください。
- 「外部データを取得」 を選択し、ソース（別の Excel ファイル、CSV、またはデータベース）を選択します。
- ［完了］ をクリックすると、Excel がデータベースに自動的にデータを入力します。
💡 プロのヒント：クレジットカード番号など、15 桁以上の番号を Excel のセルに入力すると、15 桁を超える数字は自動的に 0 に変換されます。番号を入力する前に、セルのフォーマットを「テキスト」に変更してください。これにより、Excel はそのセル内のすべてのエントリーをテキストとして扱い、精度の損失を防ぐことができます。
ステップ 3： テーブルをフォーマットして整理しやすくする
データ入力の簡素化と構造化を図るため、リストを Excel テーブルデザインに変換しましょう。
- データを選択します（まだデータを入力していない場合は、空のヘッダーを選択してください）。
- 「挿入」タブ → 「テーブル」をクリックしてください。
- 「テーブルにヘッダーがある」チェックボックスをオンにして「OK」をクリックすると、データベースのスプレッドシートは次のようになります。
📌 理由 テーブルを使用すると、並べ替え、フィルタリング、フォーマットが簡単になります。さらに、クライアントのデータを追加すると、Excel が自動的にテーブルを拡張します。
ステップ 4： データの正確性を確保するためにデータ検証を使用する
特定の列にタイプミスや不一致のエントリーがあると、クライアントデータベースが乱雑になり、信頼性が低下します。データ検証では、特定のフィールドを事前に定義した値に制限し、すべてのデータが標準化されたフォーマットに従うようにします。
メモを簡潔に保ち、特定の文字数（100 文字など）を超えないようにするには、次の手順に従ってください。
- メモの列ヘッダー（この例では列 H）を選択します。
- 「データ」タブの鍵 → 「データの検証」に移動します。
- ［許可］ で、［テキストの長さ］ を選択します。
- 基準「間」を設定する
- ご希望の文字リミットを入力してください
- OKをクリックしてください。
📌 * 100 文字以上入力しようとすると、チームメンバーに警告が表示され、簡潔で読みやすいメモを作成できるようになりました。また、「テキストの長さ」の代わりに「リスト」機能を使用して、ドロップダウンメニューを作成することもできます。
🧠 おもしろ情報：堀内達夫氏は、Microsoft Excel を使用してアート作品を作成する日本のアーティストです。
ペイントや高価なアートプログラムを使用する代わりに、彼は Excel のデータベース設計ツールを使用して、日本の詳細な風景を作成しています。このアーティストは、Excel は使い方がより簡単で、基本的なプログラムよりも機能が多い点が気に入っている、と語っています。
ステップ 5： 条件付きフォーマットを追加して、迅速な洞察を得る
重要な情報を強調表示して、データを整理しましょう。重要なクライアントや会話をすばやく見つけることができるだけでなく、不足している情報も確実に特定することができます。
たとえば、すべてのクライアントレコードに名前が入力されていることを確認したい場合は、条件付き書式を使用して、空のセルにフラグを付けることができます。
- 最初の列で「クライアント名」列を選択します。
- 「ホーム」タブ → 「条件付き書式」 → 「新しいルール」をクリックします。
- 「以下の内容を含むセルのみフォーマット」 を選択します。
- ルール設定で、ドロップダウン矢印をクリックし、条件として「空白」を選択し、「フォーマット」をクリックします。
- 塗りつぶしの色（例：赤）を選択します。
- OKをクリックしてルールを適用してください
📌 これで、欠落しているクライアント名が赤で強調表示されるため、不完全なレコードを簡単に見つけ、データベースを完全に最新の状態に保つことができます。
🧠 おもしろい事実：Microsoft Excel は、発売以来1900 年を閏年と誤って認識しており、このバグは現在も残っています。
ステップ 6： フィルタと並べ替えを使用して、より簡単なナビゲーションを実現
クライアントデータベースが拡大するにつれて、何百ものエントリーをスクロールするのは大変です。フィルターと並べ替え 機能を使用すると、手動で検索する時間を無駄にすることなく、適切なクライアントをすばやく見つけることができます。
データの並べ替えにフィルターを適用するには：
- テーブル内の任意の場所をクリックしてください。
- 「データ」→「フィルター」に移動してください。
- 各列のヘッダー行に小さなドロップダウン矢印が表示されます。
- ドロップダウンをクリックして、データをフィルタリング（例：「アクティブ」クライアントのみを表示）または並べ替え（例：「最終アクセス日」で新しい順から古い順に並べ替え）
📌 これにより、特定のクライアントに集中し、すべての行をスクロールすることなく複雑なクエリを解決することができます。
ステップ 7： 式を使用してタスクを自動化する
クライアントとのやり取りやフォローアップを手作業で追跡するのは、時間がかかります。Excel の式を使用すると、計算を自動化し、注意が必要なクライアントをすばやく特定することができます。
アクションを自動化するために使用できる式をいくつかご紹介します。
- IF 機能 を使用して、クライアントのインタラクションの頻度に応じて、クライアントを「高」、「中」、「低」のエンゲージメントにラベル付けします。
- 条件付き書式 を適用して、過去 30 日間に連絡のないクライアントを強調表示します。
- SUMIF を使用して、特定のクライアントにリンクされているすべてのトランザクションの合計を計算します。
- VLOOKUP または XLOOKUP を使用して、一意の ID に基づいてクライアントの詳細情報を取得します。
- DATEDIF を使用して、支払期日またはサブスクリプションの有効期限までの残日数を推定します。
📌 データベースの表に情報を手動で強調表示したり、書き込んだりする必要はありません。顧客データをレビューして、構造化することができます。
📖 こちらもご覧ください：中小企業向け販売自動化ツール
ステップ 8： 洞察を得るためのダッシュボードを作成する
クライアントのリストが拡大すると、生データだけの処理は大変になります。ダッシュボード を使用すると、傾向を視覚化し、重要なメトリクスを追跡し、データに基づいた意思決定を瞬時に行うことができます。
Microsoft Excel を使用して顧客情報をよりよく表現する方法をご紹介します。
- 折れ線グラフ を使用して、毎月追加された新規クライアントの番号を視覚化します。
- さまざまなクライアントやサービスからの収益の寄与度を 棒グラフ で表示
- 条件付き書式設定付きピボットテーブル を適用して、期限切れまたは今後のフォローアップを強調表示します。
- NPS スコアヒートマップ を使用して、さまざまなクライアントの満足度を表示
- 地図チャートでクライアントの所在地を確認
クライアントデータベース管理に Excel を使用する場合の制限事項
Excel はクライアント情報を整理するのに最適なツールですが、Excel に 1 つ式を間違えて入力すると、突然、すべての クライアントの誕生日が同じになってしまう可能性があります。ばかばかしい話ですね。このシナリオを想像するだけで、小さなミスがデータベース全体を危険にさらす可能性があることがわかります。
ビジネスが拡大するにつれて、Excel の非効率性が業務の妨げになっていることに気付くかもしれません。
- エラーのリスクが高い： 手作業によるデータ入力では、入力ミス、記録の重複、情報の置き忘れなど、データの正確性を損なう可能性が高くなります。
- 気付かないデータ損失： 重要なクライアントデータを誤って削除しても、オフラインでバージョン履歴が集中管理されていないため気付かず、後で大きな問題になる可能性があります。
- スケーラビリティの問題： Excel で何千ものクライアントのレコードを管理することは、ビジネスの成長に伴い非常に困難になります。
- 自動化の欠如：顧客データベースソフトウェアとは異なり、Excel には、CRM プロセスを効率化するためのフォローアップ、電子メール、クライアントとのやり取りに関する自動リマインダー機能はありません。
- データセキュリティの脆弱性： 強力なデータセキュリティ対策が講じられていない場合、Excel ファイルは、不正なユーザーによって簡単にコピー、共有、またはアクセスされるおそれがあります。
- 限定的なインサイト：ピボットテーブルとチャートはデータ分析機能を備えていますが、リアルタイムのビジネスインサイトや、より迅速な意思決定のためのパターンをドリルダウンする機能はありません。
- 直接統合は不可： Excel は、電子メールマーケティングプラットフォーム、CRM システム、支払い処理業者とは統合されていないため、ワークフローは連携されず、コンテキストの切り替えによって生産性が低下します。
📮ClickUp Insight：コンテキストの切り替えは、チームの生産性を静かに低下させています。当社の調査によると、仕事の中断の 42% は、プラットフォームの切り替え、電子メールの管理、ミーティング間の移動によるものです。こうしたコストのかかる中断を排除できるとしたらどうでしょうか？
ClickUp は、ワークフロー（およびチャット）を 1 つの合理化されたプラットフォームに統合します。チャット、ドキュメント、ホワイトボードなどからタスクを開始、管理し、AI 機能によりコンテキストの接続、検索、管理も簡単です。
👀 ご存知でしたか？ Excel の prn ファイルフォーマットには、1 行に 240 文字を超えるテキストは自動的に次の行に折り返されるという重要な制限があります。これにより、データのフォーマットが乱れて読みづらくなる場合があります。
ClickUp でクライアントデータベースを作成、管理
ビジネスの拡大に伴い、データ管理、コラボレーション、自動化に苦労している場合は、Excel の代替ツールを探す必要があるかもしれません。
仕事のためのすべてのアプリであるClickUp は、この場合に最適で信頼性の高い選択肢となります。クライアント管理、タスク追跡、自動化を 1 か所に統合しています。これらの機能により、手作業によるデータ入力やスプレッドシートの散在に煩わされることなく、データベースを作成することができます。
複数のビューとカスタムダッシュボードでデータをより適切に管理
従来のスプレッドシートとは異なり、ClickUp のテーブルビューは、ワークフローに合わせて完全にカスタマイズ可能な、コード不要のデータベースを提供します。式を手作業で管理するという複雑な作業を行うことなく、ソート可能な列、フィルター、データリレーションシップを使用して情報を構造化することができます。
単純な追跡だけでなく、リレーショナルデータベースとしても機能し、クライアントをタスク、販売記録、プロジェクトの成果物などにリンクすることができます。これにより、顧客とのやり取り、リンクされた請求書、サポートチケットなどを同じシステム内で追跡することが可能になります。
ClickUp テーブルビューが役立つ点を以下にご紹介します。
- 列をドラッグ&ドロップして、データベースを好きなように整理し、データのレイアウトをカスタマイズ
- テーブルビューを同僚と共有したり、外部で使用するためにスプレッドシートとしてエクスポートしたりして、チームのコラボレーションを管理
- 一括編集機能により、複数のレコードを一度に更新できるため、手作業が軽減されます。
- 重要な列をピンで固定し、不要な列を非表示にして、よりすっきりとした、より集中しやすいビューで可視性を向上
ClickUp のリストビューを使用して、インタラクティブな To Do リストを作成し、クライアントとのやり取りを管理しましょう。このビューでは、進行中のクライアントプロジェクト、フォローアップ、販売の進捗状況を追跡できます。各クライアントにはタスクカードを作成し、チームメンバーを割り当てて特定のアカウントタスクを管理したり、期日を設定したり、関連ドキュメントを添付したりすることができます。
また、ClickUp CRMを使用すると、大規模なクライアントリレーションシップの管理において、フォローアップの自動化、取引ステータスの更新、レポートの作成を行うことができます。例えば、やり取りのたびに手動でスプレッドシートを更新する代わりに、トリガーを設定してクライアントのステータスを変更し、パイプラインの変更に対応することができます。
このプラットフォームでは、ClickUp ダッシュボードもホストしています。この視覚的でデータ豊富なインサイトにより、企業は取引のフェーズ、収益予測、チームの作業量、顧客エンゲージメントなどの重要なメトリクスを一元化できます。これにより、ビジネス運営の概要を明確かつ一目で把握でき、パフォーマンスの追跡が容易になります。
また、ClickUp 内で電子メールを送受信したり、クライアントのレコードに添付したり、フォローアップを自動化して、コミュニケーション管理を完全に自動化することができます。ClickUp CRM 内の電子メール管理により、複数のツールを切り替える必要がなくなります。
その結果、すべてのコミュニケーションは、関連するプロジェクトやクライアントとのやり取りに関連付けられます。
📖 こちらもご覧ください：顧客サービス向上のための CRM データベースの構築方法
ClickUp のテンプレートを使用して、すぐに使い始めましょう。
ClickUp の CRM テンプレートは、直感的な 1 つのインターフェースで、顧客リレーションシップの追跡、販売パイプラインのモニタリング、コミュニケーションの管理を行うことができます。チームは手作業によるデータエントリーを排除し、管理上のオーバーヘッドを削減して、より強固な顧客リレーションシップの構築に集中することができます。
ClickUpCRM テンプレートの使用方法は以下の通りです。
- 販売パイプラインを追跡 さまざまな販売フェーズにおける進捗状況に基づいてリードを分類
- 電子メール、役職、業界など、カスタムフィールドを使用して顧客連絡先情報を中央データベースで整理
- フォローアップのリマインダーやステータスの更新など、反復的な CRM タスクを自動化して、効率を向上させましょう。
- 「マイアサインメントビュー」を使用してチームの割り当てと責任を監視し、見込み客を見逃すことがないよう確認
- テーブルビューで顧客データを分析し、営業や顧客サービスの改善に役立つ実用的な洞察を得ることができます。
- ダッシュボード、タスクの依存関係、自動化されたワークフローを統合することで、ClickUp 内で顧客ライフサイクル全体を管理
一方、ClickUp のプロジェクト管理スプレッドシートテンプレートは、プロジェクトマネージャーやチームがタスク、タイムライン、依存関係を管理し、プロジェクトをスケジュール通りに進めるのに役立ちます。
すべてのプロジェクトの詳細を 1 つのワークスペースに集約することで、関係者間のコミュニケーションが改善され、ステータスの更新が自動化されるため、レポート作成が強化され、進捗状況をリアルタイムで簡単に追跡できるようになります。
このプロジェクトデータベーステンプレートには、意思決定の改善に役立つリスクレベル、承認フェーズ、問題の追跡を行うためのカスタムフィールドも含まれています。
ClickUp 自動化機能で作業負荷を自動化
ClickUpの自動化機能により、手動でのデータ入力が削減され、クライアント管理の一貫性が確保されます。この機能により、手動でのリードの追跡、ステータスの更新、フォローアップ電子メールの送信など、時間がかかり、人為的ミスが発生しやすい反復的なタスクを自動化することができます。
また、アクションをトリガーする事前定義の条件を設定することもできます。たとえば、リードが販売パイプラインの特定のフェーズに到達すると、自動化によって、営業担当者にタスクが即座に割り当てられたり、フォローアップの電子メールが送信されたり、ステータスの変更がチームに通知されたりします。
100 以上の自動化オプションにより、チームは次のことが可能になります。
- 日常的な作業を自動化して手作業を排除、戦略的な取り組みに時間を割けるようになります。
- ダイナミックな担当者割り当てとタスクの自動配布により、チームのコラボレーションを強化
- 自動化された電子メール通知と関係者への最新情報により、コミュニケーションを改善
- プロジェクトショートカットを使用して、チームメンバーを関連するタスクに事前に割り当て、効率を向上させましょう。
- すべての自動化アクティビティの詳細な監査ログを保持することで、透明性を維持
タスク管理とデータ管理を統合
ClickUp はCRM とプロジェクト管理機能を組み合わせ、顧客データベースの管理が日常業務やワークフローから切り離されることがないよう保証します。チームは、タスク管理とデータ追跡を組み合わせることで、業務とコラボレーションを管理することができます。
以下に具体的な活用例をいくつかご紹介します：
- ダッシュボードでレポートを作成：視覚的なチャートやカードを使用して、クライアントの活動、成約、エンゲージメントの傾向をリアルタイムで監視します。
- CRM ツールとの同期：HubSpot、Salesforce、Google スプレッドシートと統合して、プラットフォーム間で顧客データを最新の状態に保ち、手作業によるデータ入力を削減
- オンボーディングワークフローの管理：タスクテンプレート、チェックリスト、定期的なフォローアップにより、新規クライアントのオンボーディングを自動化し、スムーズで構造化された体験を提供します。
- プロジェクトとクライアントの管理を一元化：クライアントのプロジェクトをデータベースのエントリーに接続し、成果物、タイムライン、マイルストーンが常に同期されるようにします。
- サービスリクエストと問題の追跡：クライアントのリクエストをサポートチケットにリンクして、すべての問題が確実に記録、追跡、解決されるように、ClickUp をヘルプデスクとして活用してください。
- マーケティングキャンペーンの計画と実行：マーケティングイニシアチブをクライアントのプロフィールにリンクすることで、リードの追跡、顧客リレーションシップの育成、キャンペーンのパフォーマンス測定を行うことができます。
Percheek のビジネスオペレーションアナリスト、アンジェラ・ヴェッキオーネ氏は、ClickUp が顧客体験にどのように役立ったかを次のように評価しています。
ClickUp の導入により、プロセスが改善されただけでなく、カスタマーサクセス部門の形が整い、年間 2,000 人の顧客から 8,000 人に成長することができました。
ClickUp の導入により、プロセスが改善されただけでなく、カスタマーサクセス部門の形が整い、年間顧客数が 2,000 から 8,000 に増加しました。
よりスマートで拡張性の高いクライアントデータベースを実現するために、ClickUp へアップグレードしてください。
Microsoft Excel は、プロジェクト管理、クライアントデータベース、タスク追跡などに広く使用されています。しかし、自動化機能、リアルタイムのコラボレーション機能、他のビジネスツールとのシームレスな統合機能が組み込まれていないため、ワークフローの拡張や複雑なクエリの処理にはあまり効率的ではありません。
このソフトウェアでは、基本的なExcel プロジェクト管理は可能ですが、高度な CRM 機能、自動レポート作成、プロジェクト追跡のための堅牢なソリューションは備わっていないため、ビジネスの成長に伴い生産性が低下するおそれがあります。
ClickUp は、タスク管理、データ整理、自動化、CRM 機能を組み合わせたオールインワンプラットフォームにより、こうした非効率性を解消します。AI による自動化、リアルタイムのコラボレーション、1,000 以上のアプリと統合できるClickUp Integrationsにより、よりスムーズなワークフローと生産性の向上を実現します。