プロフェッショナルなチームが講じるべき5つのデータセキュリティ対策

今日、あらゆる専門チームはデータの重要性を認識しています。財務スプレッドシート、ベクターグラフィックファイル、共同編集文書やプレゼンテーション資料、あるいはそれ以外のものに至るまで、データこそがチームが日々の仕事を遂行するための基盤となっています。したがって、プロセスのあらゆるステップでデータガバナンスを重視すべきであることは当然のことです。

チームのデータを安全に保護することは、決して複雑な作業である必要はありません。ここでは、あらゆるプロフェッショナルチームが情報のセキュリティを確保するために活用できる（そして活用すべき！）5つのツールと戦略のリストをまとめました。

リストの内容は以下の通りです：

チームのデータをクラウドストレージプロバイダーの安全なサーバーにバックアップすることは、データ損失を防ぐための優れた方法です。

早めに、こまめにバックアップを

データの安全確保に関しては、外の世界は予測不能なものです。さまざまなトラブルが起こり得ます。もしデバイスのハードウェアが故障し、ローカルに保存されたファイルが失われてしまったら？ もしウイルスによってデータが破損してしまったら？ もしデバイスが盗まれたり、破損したりしたら？ チームのデータのバックアップがなければ、こうした状況のいずれかが発生しただけで、データが永久に失われてしまう可能性があります。

データ損失を防ぐ最も簡単な方法は、データをクラウドにバックアップすることです。データをクラウドにバックアップすると、情報のコピーが作成され、クラウドストレージプロバイダーの安全なサーバーに保存されます。

当然のことながら、データのバックアップ頻度が高ければ高いほど、緊急時に失う情報は少なくなります。チームがどのくらいの頻度でデータをバックアップすべきかは、チームの仕事内容など、さまざまな要因によって異なります。

リモートワイプ機能を備えたクラウドストレージプラットフォームを選択しましょう

端末を紛失したり盗難に遭ったりした場合、最新のデータバックアップがあれば、チームは仕事を途切れることなく継続できます。しかし、もし端末が悪意のある第三者の手に渡ってしまったらどうでしょうか？チームが扱っていた機密データ――アカウント番号やクライアント名など、あらゆる情報――が漏洩する恐れがあります。

幸いなことに、一部のクラウドストレージプロバイダーは、セキュリティ対策としてリモートワイプ機能を提供しています。つまり、万が一デバイスを紛失したり盗難に遭ったりした場合でも、そのデバイスを手元に持っていなくても、クラウドストレージプロバイダーのアプリに関連付けられたファイルを消去することができます。

データはすでにクラウドにバックアップされているため、他のデバイスからでもアクセスが可能であり、権限のない者がデータにアクセスするというセキュリティリスクを心配する必要はありません。

端末を紛失した場合、誰がデータにアクセスしているか予測できません。リモートワイプ機能があれば、いかなる状況でもデータを保護することができます。

ファイルやフォルダのアクセス制御を徹底しましょう

そういえば、誰がデータにアクセスし、そのデータをどのように利用しているかを監視することも重要です。ほとんどのクラウドストレージプロバイダーは、共同作業――つまりファイルやフォルダへのアクセス権の共有――を容易にしてくれるため、ビジネスを有利に進めることができます。また、セキュリティ対策が施されたコラボレーションツールでは、チームの役割に応じて異なるレベルの許可を付与することも可能です。

原則として、ファイルやフォルダへのアクセス権は、どうしても必要な人にのみ付与してください。他のチームのメンバーが意図的にデータを危険にさらすような行為を行う可能性は低いとはいえ、アクセス権を制限することで、不慮の事故が発生する機会を減らすことができます。

プロジェクトに複数の人員を割り当てることは確かに重要ですが、誰がどのデータにアクセスできるかを把握しておくことも同様に重要です。

パスワードは、依然としてデータセキュリティにおいて重要な役割を果たしています

これはデータセキュリティの基礎中の基礎ですが、それでもなお、パスワードのベストプラクティスを習慣化できていない人が多くいます。毎日アクセスする個人用や業務用のアカウントが数多くある中、それぞれに固有のパスワードを覚えるのは困難であり、それらのパスワードをすべて6か月ごとに変更する（多くのサイバーセキュリティ専門家が推奨しているように）ことを考えると、正直なところ気が遠くなるような作業に感じられます。

おまけ：サイバーセキュリティ・リスク管理フレームワークの導入方法を学ぶ

しかし、ご安心ください！ すべてを適切に管理するのに役立つ、セキュリティ機能を持つパスワード管理ツールが数多く存在します。

デバイスを放置しないようにしてください

端末を紛失したり盗難に遭ったりした場合、私たちは直ちにデータのセキュリティを懸念します。何しろ、端末が目の届かないところにある間、誰がそこからデータにアクセスしているか、誰にも分からないからです。

しかし、仕事の電子メールにアクセスするために使っているスマートフォンを、コーヒーショップのテーブルの上に置きっぱなしにして、クリームを補充しに席を立った場合はどうでしょうか？また、職場でノートパソコンやデスクトップパソコンから離れる際、アカウントからログアウトせずに放置してしまった場合はどうでしょうか？

どこにいても、またデバイスに戻るまでどれほど時間がかかると予想されていても、データセキュリティを維持するためのベストプラクティスは、その場を離れる前にログアウトするか、可能であればデバイスを持ち歩くことです。

また、二要素認証を有効にすることで、第三者が情報にアクセスすることをより困難にしましょう。

これらのシンプルなデータセキュリティツールとベストプラクティスを活用することで、チームはデータの安全性を確保するために大きな一歩を踏み出すことができます。

データセキュリティは、現代のプロフェッショナルチームにとって極めて重要ですが、データセキュリティのベストプラクティスを導入することは、決して難しいことではありません。ここでご紹介する5つのツールと戦略は、あらゆるチームのデータを安全に保ち、チームの運営を円滑に進めるために、私たちがお気に入りの方法です。皆さんのチームでは、どのようなセキュリティ対策を講じていますか？コメント欄でぜひお聞かせください！

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メリッサ・パロッティは、ペンシルベニア州ピッツバーグを拠点とするプロのライター、コンピュータオタク、そしてホッケーファンです。TwitterやLinkedInでメリッサと接続することができます。