職場で頻繁な欠勤が目立ちますか？それとも、直前の欠勤がワークフローを妨げていますか？
もしそうであれば、貴社には明確な従業員出勤規定が必要です。
明確かつ公平なポリシーは、期待値を正しく設定し、説明責任を確保し、全体的な仕事の満足度を高め、他のチームメンバーに過剰な負担を強いることなく業務を円滑に遂行します。
このブログ記事では、貴社に適した明確で効果的な従業員出勤管理ポリシーの作成方法をご紹介します。
⏰ 60秒でわかる要約
- 従業員の勤怠管理方針では、就業時間、予定外の欠勤、休暇手続きについて明確な期待値を設定し、説明責任、生産性、コンプライアンスを確保します。
- 従業員の勤怠管理方針には、適用範囲と目的、出勤の期待値、欠勤のレポート作成手順、欠勤の種類、休暇に関する方針、および不遵守の場合の措置など、さまざまな要素を含めるべきです。 企業における勤怠管理方針を策定するステップには、以下のものが含まれます。 ビジネスニーズと法的要件を評価する 明確な出勤および休暇に関するガイドラインを設定する
- 企業における勤怠管理ポリシーの作成ステップには、以下のものが含まれます。
- ビジネスニーズと法的要件を評価する
- 明確な出勤および休暇のガイドラインを設定する
- 従業員に方針を周知する
- ClickUpのタイムシートとナレッジマネジメントツールは、組織が出席追跡を合理化し、時間エントリーを自動化し、ポリシー文書を一元管理して、アクセスと更新を容易にするのに役立ちます。
- 企業における勤怠管理ポリシーの作成ステップには、以下のものが含まれます。
- ビジネスニーズと法的要件を評価する
- 明確な出勤および休暇のガイドラインを設定する
従業員出勤管理規定とは？
従業員就業規則とは、就業時間、遅刻、休暇申請に関する期待値を明確に定義したガイドラインのセットです。この規則では、就業時間、許容される欠勤、休暇の手続き、規則違反に対する措置について概説しています。
その結果、仕事と生活のバランスが改善され、説明責任が向上し、業務効率が改善され、従業員とビジネスが成長する職場が生まれます。
体系化された企業勤怠管理ポリシーが重要な理由を以下に示します。
- 組織向け：休暇管理を標準化し、一貫して企業ポリシーを徹底し、労働法の遵守を確保する
- *人事マネージャーの方へ： 時間厳守と責任感を促し、不公平を防ぐために統一された出勤基準を確立しましょう。
- *プロジェクトマネージャーおよびチームマネージャー向け：リソースの可用性を追跡し、作業負荷をバランスさせ、従業員の突発的な欠勤による衝突を減らす
- 従業員向け： 公正な職場環境を促進し、個人のプランニングと仕事への満足度を向上させるために、出勤と休暇に関する明確な期待値を設定しましょう。
なぜ従業員の勤怠管理方針が重要なのか？
しっかりとしたポリシーがあれば、信頼性が評価されるだけでなく、それが当たり前になる職場を作ることができます。 これにより、従業員が欠勤したチームメンバーの穴埋めを慌てて行う必要がなくなり、マネージャーが探偵のようになってしまうこともなくなり、誰もが仕事と生活のバランスを公平に取ることができるようになります。
業務を円滑に進める方法をご紹介します。
- 明確な期待値の設定：従業員が就業時間要件、休暇取得手続き、欠勤時のレポート作成ガイドラインを理解し、遵守できるよう支援することで、混乱や誤解を減らすことができます。
- 説明責任の向上：従業員が自身のタスクに責任を持つことを保証し、不在時の業務処理に関する体系的なアプローチをマネージャーに提供します。
- 生産性を向上*：突発的な欠勤による混乱を軽減し、チームが安定したワークフローでビジネスの継続性を維持できるようサポートします。
- ワークフォースプランニングをサポート：HRおよびマネージャーが勤怠の傾向を追跡し、人員配置のニーズを予測し、ワークフォース分析によりスケジューリングの競合を防止するのに役立ちます。
- ポジティブな職場文化の醸成：従業員が価値を認められ、サポートされていると感じられる公正で透明性の高い職場環境を構築し、士気と定着率の向上につなげます。
🔍 ご存知でしたか？SHRMの調査アンケートによると、
- 3人に1人の従業員が、過去6か月間に仕事が精神衛生に悪影響を及ぼしたとレポート作成
- 労働者の30%が仕事に圧倒されていると感じている。
- 29%が仕事上の不安を経験しており、少なくとも週に1回は不安を感じている。
- Z世代の従業員の27%が、少なくとも週に1回は仕事が原因で落ち込んだ気分になる、とレポート作成
効果的な従業員出勤管理ポリシーの鍵となる要素
効果的な従業員の勤怠管理方針では、勤怠管理に関する期待、手順、結果を明確に説明する必要があります。
以下が主な要素です。
1. 範囲と目的
このセクションでは、なぜ勤怠管理が重要なのか、生産性、公平性、ビジネスの成功とリンクされていることを説明します。「誰に適用されるか」と「なぜ重要なのか」に答えることで、従業員は、このポリシーが円滑な業務運営と作業量のバランスを確保するためのものであることを事前に理解することができます。
明確性を維持するために：
✅ そのポリシーが存在する理由と、従業員の生産性と公平性を維持する上でのその重要性を説明します。
✅ そのポリシーが適用される対象を定義する（例：全従業員、特定の部署、職種など）
2. 出勤への期待
ここでは、職場における「出勤」の意味を明確に規定します。これにより、「知りませんでした」という言い訳は通用しなくなり、就業時間、無断欠勤、その間のすべてについて明確なルールが適用されるようになります。
期待値を正しく設定する：
✅ 勤務時間、休憩時間、時間厳守の期待値を明確にします。
リモートワークやハイブリッドワークのガイドラインを含める
続きを読む：*最高の従業員名簿作成ソフトウェア
3. 欠勤のレポート作成手順
従業員が仕事に行けない場合に、いつ、どのように、誰に通知すべきかを明確に指示します。明確なガイドラインにより、あいまいなテキスト、見落とされた電子メール、5人の異なる人を通じて伝えられたメッセージなどによる混乱がなくなります。
利便性を確保するため：
従業員の欠勤のレポート作成方法（例：上司への通知、カレンダーアプリの使用）を詳細に説明します。
✅ レポート作成の期限（シフト開始の少なくとも2時間前など）を含める
💡プロのヒント：自動化されたタイムシートを使用して、出勤、休憩、退勤をリアルタイムで記録し、手動入力なしで正確な出勤データを確保します。
4. 欠勤の種類
勤怠管理は当て推量で決めるべきではありません。このセクションでは、正当な理由のある欠勤とそうでないもの、およびさまざまな休暇の種類について説明します。欠勤に関する体系的なシステムは、グレーゾーンを減らし、追跡、承認、給与調整を簡素化します。
混乱を避けるために：
✅無制限PTOやサバティカル休暇など、休暇の種類ごとの資格基準、申請・承認プロセス、利用ガイドラインを概説する。
✅ 許可された欠勤の例（病気、家族の緊急事態など）と必要な書類の例を提示する
💡プロのヒント：休暇申請テンプレートを使用して、スムーズでストレスフリーな休暇プロセスを作成しましょう。
5. 休暇に関する方針
このセクションは、休暇取得に関する究極のルールブックです。誰が何をいつ取得できるか、また、休暇の申請方法について説明しています。承認と通知期間に関する明確なガイドラインにより、直前の慌ただしさやスケジュール上の悪夢が少なくなります。
ポリシーが完璧で、フォロワーが簡単に守れるようにするため：
✅ 従業員が休暇を申請する方法（人事ポータル、電子メール、マネージャー承認など）を概説する
緊急かつ予期せぬ欠勤（例えば、突発的な病気、家族の緊急事態）への対応について説明します。
✅ 休暇の蓄積方法と、未使用の休暇が繰り越されるか、失効するかを説明します。
✅ 義務付けられている休暇の種類（例：医療休暇、産休・育休）に関する労働法および規制に準拠したポリシーを策定する。
ここでは、さまざまな休暇の種類、有給か無給か、承認が必要かどうか、また、どの程度の期間前に通知する必要があるかについて、簡単に説明します。
免責事項：これは、個々のビジネスニーズや職場環境に合わせて調整することができます。
| 休暇の種類 | 有給/無給 | 承認が必要ですか？ | 通知時間 |
| 休暇 | 有給 | ✅ | 2～3週間前 |
| 病気休暇 | 有給 | ❌ | できるだけ早く |
| 無断欠席 | 無給 | ❌ | 通知なし |
| 育児休暇 | 有給 | ✅ | 30日前 |
| 忌引き休暇 | 有給 | ✅ | できるだけ早く |
6. コンプライアンス違反の場合の措置
就業規則の「ルールに従わない場合どうなるか」という部分について回答します。従業員は、常習的な遅刻、過剰な無断休暇、無断欠勤の場合にどのような処置が取られるかを正確に理解しています。驚きもグレーゾーンもありません。
公正かつ一貫した施行を確保するために：
✅ 過剰な欠勤、遅刻、手順に従わないことに対する懲戒処分を明確に規定する
✅ 進捗中の懲戒プロセス（口頭による警告、書面による警告、解雇など）を含める
7. 柔軟性と対応
これは、勤怠管理ポリシーが現実の生活とどのように結びつくかを学ぶ場です。このポリシーでは、従業員はロボットではなく、時には柔軟性が必要であることを認めています。
ビジネスニーズを考慮しながら公平性を確保するために：*
✅ 障害者、医療上の条件、またはその他の特別なニーズを持つ従業員に対する便宜を図るための規則の概要を、法的要件に沿って作成する
✅ 従業員が、柔軟性には責任が伴い、職務責任と一致していなければならないことを理解していることを確認する
どちらがより良いでしょうか？
ノーフォールト・アテンドランス・ポリシーは、構造化されたシステムを提供しながらも、従業員に一定の柔軟性を確保できるため、よりバランスの取れたポリシーとして広く利用されています。
一方、ゼロ容認の勤怠管理ポリシーは、より厳しく、従業員の不満や離職率を高める可能性があります。
8. 追跡とモニタリング
このセクションを勤怠管理ポリシーの要として扱ってください。これにより、すべてが円滑に、公平に、透明性をもって行われるようになります。
正確性と公平性を確保するために：
従業員の勤怠をどのように追跡するか（例：時間追跡ソフトウェア、手動ログ、リモート勤怠管理システム）を定義する。
✅ 遅刻と早退の監視と記録方法を明確にする
リモートワークやハイブリッドワークのセットアップを含め、従業員が勤務時間を記録する方法を説明します。
💡 プロのヒント：タイムシートテンプレートを使用して、従業員の仕事やクライアントとの仕事における勤務時間を追跡することができます。 また、マネージャーはタイムシートリマインダーを設定して、エントリーが期限内に提出されるようにし、エラーや給与支払いの遅延を減らすことができます。
9. ポリシーの見直しと更新
リモートワーク、柔軟なスケジュール、新しいテクノロジーなどが登場するにつれ、ポリシーは常に新鮮で適切であり、進化する職場のニーズに沿ったものとなるよう、改善していく必要があります。さらに、ポリシーが一度設定されて忘れ去られるのではなく、熟考された上で見直されることは、従業員にとってありがたいことです。
ポリシーが常に適切かつ効果的なものとなるように：
✅ 法律や組織のニーズの変化を反映するために、ポリシーがどのくらいの頻度でレビューされ、更新されるかをメンションする
✅ ポリシーのレビューと更新の責任者を明確にする（人事、法務チーム、リーダーシップ）
✅ フィードバックをどのように収集してポリシーを更新するか、また、更新内容をどのように共有するか（例：会社電子メール、ミーティング、人事ポータル）を説明します。
10. お問い合わせ先
このセクションは、勤怠管理に関する質問や問題が発生した際に、誰に連絡すればよいかを示すガイドです。人事部、マネージャー、給与計算部門に直接連絡できる窓口があれば、従業員は適切な指導を迅速に受けられ、よりサポートされていると感じることができます。
問題解決を迅速化するために：
✅ 従業員がポリシーに関する質問や不明点について問い合わせる際に連絡できる人の氏名、電子メール、電話番号を追加する
✅ 人事部または関連部署が勤怠関連の質問に対応できる時間を指定する
緊急休暇の状況（医療や家族の緊急事態など）に対応する指定連絡先を含める。
続きを読む：*PTOポリシーの作成方法（例付き）
企業における勤怠管理ポリシー作成のステップ
1. ビジネスニーズと法的要件を評価する
勤怠管理ポリシーを策定する前に、一歩下がって、ビジネスが本当に必要としているものを評価しましょう。業界の性質、仕事環境、業務要件を考慮してください。
次に、就業時間、残業、休暇取得、従業員の権利などに関する現地の労働法や規制に、作成したポリシーが適合していることを確認してください。 コンプライアンス違反は法的な問題につながる可能性があるため、人事スペシャリストや法律の専門家に相談することが賢明です。
例えば、公正労働基準法（FLSA）は、民間部門および政府におけるフルタイムおよびパートタイムの労働者に対する最低賃金、時間外手当、および記録管理を規定しています。
💡プロのヒント：柔軟なスケジュールモデルを検討することをお勧めします。 会社が構造を維持しながら柔軟性を提供したい場合、8/90勤務スケジュールは素晴らしい選択肢となるでしょう。 従業員は必要な勤務時間を満たしながら、定期的に休日を取得することができます。
2. 明確な出勤および休暇のガイドラインを設定する
労働法とビジネス要件に関する調査は完了しました。
✅ 法務および人事チームから承認を得ました。
✅ 欠勤管理の体制を構築した。
次に何をしますか？
今こそ、従業員が簡単に従える明確で実行可能なガイドラインにすべてを盛り込む時です。明確に定義された勤怠管理ポリシーは、あいまいさを排除し、組織全体に一貫性を確保します。
ClickUpドキュメントを使用すると、チームのコンプライアンスと透明性を確保しながら、勤怠管理ポリシーを整理し、透明性を維持し、メンテナーを容易にすることができます。
次のことが可能になります。
- 休暇申請のステップや出退勤の追跡手順のチェックリストを追加する
- 休暇の種類、通知のタイムライン、承認要件をテーブルに整理する
- リアルタイム編集機能と共同作業機能により、マネージャーや人事担当者が文書に直接フィードバックを残したり、編集を提案したりすることができます。
- 人事部にタスクを割り当て、ポリシーの更新や従業員のトレーニングを実施する
ClickUp Brainは、ClickUpのAIアシスタントで、プロセスをより迅速に、よりスマートに、より効率的にします。AIを活用して、鍵となるセクションを含む構造化されたアウトラインを提供し、会社の特定のニーズに合わせてポリシーを調整し、勤怠管理とコンプライアンスのためのベストプラクティスを提案し、法律用語をシンプルで従業員にわかりやすい言葉に置き換えます。
ClickUp Brainは、時代遅れの情報もスキャンし、新しい労働法に基づく更新を推奨します。これにより、地理的に分散したチームがある場合、地理的な法律や文化的な要因を考慮した包括的なポリシーを策定することができます。
3. 従業員に方針を周知する
従業員がその存在を知らなければ、どんなにうまく書かれた勤怠管理ポリシーも意味がありません。 集中管理されたデータベースで明確かつ積極的なコミュニケーションを行うことで、全員が同じページを共有し、混乱やコンプライアンス問題を未然に防ぐことができます。
ClickUpのナレッジマネジメントソリューションにより、勤怠管理ポリシーは、従業員がいつでも参照できる生きたアクセス可能なリソースとなります。
PDFの紛失や古い書類、混乱はもうありません。AIを搭載したこのシステムは、合理化されたわかりやすいシステムを作成し、従業員の期待値を常に一致させ、説明責任を維持します。
📮ClickUp Insight: 典型的な知識労働者は、仕事を完了させるために平均6人と接続する必要があります。
これは、毎日6つのコア接続に連絡し、必要なコンテキストを収集し、優先度を調整し、プロジェクトを進めることを意味します。 苦労は現実です。 絶え間ないフォローアップ、バージョンの混乱、可視性のブラックホールは、チームの生産性を低下させます。 Connected SearchとAI Knowledge Managerを備えたClickUpのような集中管理プラットフォームは、コンテキストを瞬時に利用できるようにすることで、この問題に対処します。
従業員は、AIを使用して、ワークスペース内のドキュメント、タスク、コメントに分散した情報を取得し、クエリに対する正確な回答を得ることができます。すべてのナレッジリソースは、ドキュメントの検索、ソート、フィルタリング機能により簡単にアクセスできるドキュメントハブに一元的に保存されます。
新入社員については、ClickUpの「Employee Onboarding Template」を使用して、出勤に関する明確な期待、ガイドライン、手順を定義します。
テンプレートは、以下をサポートします。
- 「出勤規定」文書を追加し、新入社員に必須の読書タスクとして割り当てます。
- ダッシュボードを設定して出勤状況の傾向を追跡し、人事部が繰り返し発生する問題を早期に発見できるようにする
- 承認済みの休暇を表示する共有カレンダーを維持し、より良い人員配置プランニングを実現する
📌 例
Netflixの会社就業規則
Netflixの勤怠管理ポリシーは、一般的な給与所得者のためのタイムカードを押して休暇日数を数えるというセットアップとは異なります。
代わりに、従業員が最善を尽くして仕事ができるよう、個人の判断とマネージャーとの話し合いに基づいて必要な時間を取ることを奨励します。
主な要素は以下の通りです。
- 就業時間の設定なし：誰も時計を見ていない。従業員は仕事を完了させるために各自でスケジュールを管理する。
- 無制限の休暇*：休暇管理表やPTOの蓄積は不要。休憩が必要ですか？ 休憩を取って、チームに最新情報を共有してください。
考え方はシンプルです。従業員が時間を自由に管理できる場合、彼らはより意欲的に、活気を持って、生産的に出社します。Netflixは、細かい管理よりも、自主性と個人の責任能力に賭けています。
*続きを読む：最新のツールで仕事を効率的に計算する方法
従業員のスケジュール管理ソフトウェアの役割
明確で効果的な勤怠管理ポリシーを作成することは、戦いの半分に過ぎません。従業員がシームレスにポリシーに従うことを保証することが、従業員スケジューリングソフトウェアの役割です。適切に設計されたスケジューリングツールは、ビジネスの勤怠追跡の合理化、スケジューリングの競合の削減、休暇管理の最適化に役立ちます。
ClickUpタイムシートは、時間追跡、提出、承認プロセスを統合プラットフォーム内で管理するための包括的なソリューションを提供します。タスク内で直接時間を追跡し、すべての時間エントリーが特定のタスクやプロジェクトに関連付けられていることを保証します。
ライブダッシュボードは、タイムエントリーが承認されるごとに監視し、チームの活動状況を即座に可視化することで、作業負荷とリソースの効率的な管理を促進します。
ClickUpの「従業員の毎日のタイムシートテンプレート」は、タスクに費やされた時間を追跡し、単一のインターフェースから複数のプロジェクトにわたるリソース配分を管理するための構造化されたフレームワークを提供します。
このテンプレートを使用すると、以下のことが可能になります。
- チャートやグラフで出勤の傾向とパターンを視覚化する
- 「従業員要約リスト」ビューに切り替えて提出物の概要を確認し、特定のタイムシートを承認またはステータスを変更します。
- カスタムフィールドで、時給、請求可能時間合計、有給休暇時間などを追跡
💡 Pro Tip:ClickUpのシフトスケジュールテンプレートを使用して、シフトとタスクをドラッグ＆ドロップ機能で簡単に整理し、業務の継続性を確保しましょう。
効果的な勤怠管理ポリシーの作成：ベストプラクティス
1. 法令遵守を徹底する
労働法は固定されたものではありません。労働法は進化し、貴社の勤怠管理方針も進化すべきです。FMLA、ADA、障害者差別禁止法、USERRA、その他の規制に常に目を光らせ、コンプライアンスを確保し、罰則を回避し、すべての人にとって公平性を保ちましょう。今日、法律を簡単に確認しておくことで、明日、人事部の大きな頭痛の種を回避できます。
2. 企業文化との整合性
優れた勤怠管理ポリシーは、業界や会社の雰囲気に合っており、硬直的な規則集のように感じられないものでなければなりません。レストランの無断欠勤ポリシー？ 譲れないものです。 フレックスタイム制のマーケティング会社？ また別の話です。 目標は？ ビジネスニーズを満たしながら、仕事と生活のバランスをサポートすることです。
3. ポリシーをわかりやすく、理解しやすいものにする
方針の期待事項を伝え、従業員ハンドブック、社内ナレッジベース、入社時の書類に盛り込む。
鍵となるのは、見つけやすく理解しやすいものにすることです。専門用語は避け、平易で人間に優しい言葉で書くようにしましょう。有給の病欠の申請方法を知るために、企業の謎を解読しようとする人はいません。
4. フィードバックとレビューの仕組みを確立する
勤怠管理ポリシーは一度設定したらそのままにしておくものではありません。チームと確認し合い、簡単なアンケートを実施し、遅刻や欠勤、実際に仕事をする上で何が効果的かについて本音で語り合えるスペースを作りましょう。
職場の力学が変化するにつれ、貴社のポリシーも変化すべきです。フィードバックに基づいて微調整、改良、更新を行い、公平かつ効果的に保ちましょう。
💡Pro Tip:ClickUpのフォームビューを使用して従業員のフィードバックを集め、構造化された勤怠アンケートを作成しましょう。回答を一元化し、データ収集を自動化し、人事が従業員の実際のニーズに基づいてポリシーを改善するのに役立ちます。
5. 安定した出勤を評価する
少しの感謝の気持ちが大きな効果をもたらします。 まっとうに働いた人への称賛を嫌う人はいません。 勤怠問題への対処に目を向けがちですが、常にきちんと出社し、すべてが円滑に進むよう手助けしている人々を称えることも忘れないでください。
安定した出勤を奨励するいくつかの方法：
- 社内での表彰：チームミーティング、社内報、または社内コミュニケーションプラットフォームで、チームのトップパフォーマーを称賛する
- ボーナス： 勤怠インセンティブを貴社の報酬プログラムに組み込む
- *追加の休暇：勤怠記録が良好な従業員には、追加の休暇日または短縮金曜日を付与する。
ClickUpで成功する会社の勤怠管理ポリシーを作成する
信頼性が高く、効率的で公平な職場を維持するためには、効果的な勤怠管理ポリシーの策定が不可欠です。
明確なガイドラインを設定し、ポリシーを常に最新の状態に保つことで、ビジネスは欠勤率を減らし、コンプライアンスを向上させ、ポジティブな職場文化を育むことができます。
ClickUp Docs を使用して、簡単にアクセスでき、包括的なポリシー文書を作成し、ClickUp Knowledge Management を使用して、従業員のクエリに AI による回答を提供し、ClickUp Timesheets を使用して、時間と勤怠を追跡します。
ClickUpに無料でサインアップして、チームの関与、説明責任、生産性を維持しましょう。