受信トレイが溢れかえり、常に後手に回っている。
その結果、あなたはいつも長い電子メールのスレッドを掘り起こして、完璧な返信を作成するのに圧倒されすぎてしまうのです。
電子メールの過多は本当に問題です！
GmailのGeminiは、AIを搭載した賢い電子メール管理のパートナーです。電子メールのスレッドを要約したり、返信の下書きを作成したり、トーンを微調整したりしたい場合、Gemini AIは必要な電子メール生産性ツールです。
このガイドでは、GmailでGoogle Geminiを使用して受信トレイを管理し、時間を節約する方法、そして電子メールの作業が苦痛でなくなる方法をご紹介します。なぜなら、Gmailの受信トレイには、AIの魔法が少し必要だからです。
しかし、それだけではありません。電子メール管理を楽にしてくれるだけでなく、あらゆる面であなたの仕事を楽にしてくれる、ボーナスAIアシスタント「ClickUp Brain」もご紹介します！ 🤩
⏰ 60秒でわかるまとめ
GmailでGemini AIを最大限に活用する方法を簡単に紹介します（よりスマートな代替案の予告編も！）：
- Google One AIプレミアムサブスクリプションまたはGoogleワークスペースアカウントでGmailのGeminiにアクセス
- Geminiを使用して、長い電子メールのスレッドを要約し、最新情報の把握に要する時間を節約しましょう。
- プロンプトに基づいてAIが生成した提案により、新しい電子メールを簡単に作成できます。
- 「フォーマルにする」、「推敲する」、「短くする」、「書き直す」などのオプションを使って、より明確なメールを作成しましょう。
- Gemini AIに受信トレイに関する質問をすると、重要な会話に関する洞察を素早く得ることができます。
- Geminiには、文脈の深い理解、プロンプトのカスタマイズ、電子メールの操作ができないというリミットがあります。
- ClickUpは、双方向同期、タスク自動化、電子メールの直接処理機能を備えた、電子メール管理ソリューションを完了します。
- ClickUpに内蔵されたAIアシスタント「ClickUp Brain」を使用して、電子メールのスレッドから要約し、洞察を抽出したり、即座に返信するための下書きを作成したりすることができます。
- GmailとClickUpを統合して、電子メールをタスクに変換したり、フォローアップメールの送信などのワークフローを自動化したり、コミュニケーションを効率化したりしましょう。
GmailでGeminiを使用する方法
休暇から戻ったら受信トレイがいっぱいになっていた、あるいはどの電子メールから対応すべきか判断できない、という状況に陥ることもあるでしょう。いずれの場合でも、GeminiとGmailの統合機能があなたをサポートし、散らかった受信トレイを整理し、最も価値があり、緊急または重要なタスクに優先的に取り組むことができます。
GmailでGeminiを利用するには、Google One AIプレミアムプランに加入するか、GoogleワークスペースアカウントでGeminiを有効にする必要があります。
GmailでGeminiを見つける方法は次の通りです。
- Gmail画面の右上にある見出しに進みましょう。
- 「Geminiを試す」機能を選択します。
- 画面にはGmailのサイドパネルが表示され、以下のような表示になります。
Geminiの組み込みプロンプトを使用して、返信を作成したり、「
GmailでAIを活用したメールの作成、編集、管理を効率的に行う方法が分かったところで、GmailでAIを活用してよりスマートなメール管理を始めませんか？
GmailのGeminiの3つの主な使用例をご紹介します。
1. 長い電子メールのスレッドを要約する
👀 ご存知でしたか？ 洗練されたコンピューターのログ記録技術により、人間の平均的な注意力持続時間は40秒であることが明らかになっています。
誰も長い電子メールを読むことを好みません。Geminiはそれを理解しています。長い電子メールを簡単に処理する方法を紹介します。
- デスクトップでGmailを開くか、Gmailモバイルアプリを開きます。
- 画面右側のサイドパネルに表示されているGemini AIアイコンを探してください。表示されていない場合は、小さな矢印をクリックしてパネルを展開してください。
- 「この電子メールの要約」オプションを選択します。
- Geminiは、鍵となるポイントと重要な詳細をハイライトした短い要約を生成します。
- Geminiは、Googleドライブのファイルから受信トレイに直接、長いコンテンツを要約することもできます。
💡 プロのヒント： GeminiのAIが生成した要約の最後に、適切な親指ジェスチャーを選択してポジティブなフィードバックを提供できます。良い提案には親指を立てて「いいね」を、回答の改善が必要な場合は悪い提案レポートを提出します。これにより、AIモデルはユーザーの好みから学習し、今後の回答をより適切にカスタマイズできるようになります。
2. 新しい電子メールの下書きを作成する
電子メールの完璧な最初の文を考え出すために、画面とにらめっこして長時間を費やしたことはありませんか？ そんな苦労はもうやめて、Google AIに重労働をやってもらいましょう。
- Gmail画面の左上にある「作成」をクリックします。
- メール作成ウィンドウで「文章作成のサポート」オプションを探してみてください。
- 必要なプロンプトを入力します。 例：「マーケティングの仕事に応募するためのカバーレターを書いてください。」
- クリック 作成
- Gmailの作成ウィンドウでほぼ瞬時に返信が届きます。
- 「再作成」または「再調整」をクリックして、必要な内容になるまで回答を微調整することができます。
この方法に従って、状況に応じてプロンプトをカスタムし、会話形式の返信にも使えるようにしましょう。
📖 こちらもどうぞ：ベスト共有受信トレイソフトウェア（レビュー＆価格）
🧠 豆知識：Googleの生産性アドバイザーであるLaura Martinが推奨する電子メールの生産性向上策は、電子メールを「対応」「確認」「再検討」の3つのカテゴリーに分けることです。1日中常にチェックするのではなく、専用の時間枠を設けてこれらの作業に取り組みましょう。
3. 下書きを修正する
時には、下書きの電子メールが的を射ていない場合がありますが、GmailのGeminiを使用すれば、素早く修正して、メッセージが完璧に届くようにすることができます。
- 受信トレイの左上にある「作成」をクリックします。
- 電子メールを手動で作成する
- 「文章作成のサポート」オプションに進みます
- メニューからご希望の修正方法をお選びください。 推敲：下書きを推敲する フォーマル化：下書きをよりフォーマルにする 詳細化：既存のコンテンツに詳細情報を追加する 簡潔化：下書きを編集して短くする 再作成：下書きを書き直す 推敲：さらに修正を加える
- 推敲：下書きを推敲
- フォーマル化：ドラフトをよりフォーマルに
- 詳細：既存のコンテンツにさらに詳細を追加する
- 短く：余分な部分を編集して、ドラフトを短くしましょう。
- 再作成：下書きを書き直す
- リファイン：もう一度修正する
- 希望の結果が得られたら、Insert をクリックしてください。
- Gemini AIにドラフトの再作成を依頼すると、以前のバージョンに戻すことはできないので、注意してください（保存したいセクションはコピー＆ペーストしてください！）。
- 推敲：下書きを推敲
- フォーマル化：ドラフトをよりフォーマルに
- 詳細：既存のコンテンツにさらに詳細を追加する
- 短く：余分な部分を編集して、ドラフトを短くしましょう。
- 再作成：下書きを書き直す
- リファイン：もう一度修正する
💡プロのヒント：GmailのQ/A機能を使用して、受信トレイ内の会話に関する質問をGeminiにすることができます。 例：「プロジェクトXに関する最近のフィードバックは何でしたか？」とプロンプトボックスに入力すると、Geminiが関連する電子メールのスレッドをスキャンし、要約した回答を返します。
GmailでGeminiを使用する際のリミット
GmailのGeminiは、利便性とリミットの両方をもたらします。メッセージの分析作業の負担を軽減しますが、電子メールを手動で整理するのにはまだ及びません。
GmailでGeminiを使用する際の5つの注意点を以下に示します。
- 文脈理解のリミット*：Gemini AIは要約や下書きには最適ですが、すべての会話のニュアンスや文脈を完全に把握できない場合があり、パーソナライズされた回答が得られないことがあります。
- 電子メールの操作はできません：Gemini AIは、受信トレイ内の電子メールの作成、送信、削除、移動はできません。受信トレイや電子メールの管理よりも、コンテンツの生成とサポートに重点を置いています。
- 幻覚リスク：Gemini AIは、時折不正確な情報や偽の情報を生成することがあるため、行動を起こす前に詳細を確認することが重要です。
- 言語サポートのリミット： Geminiは複数の言語をサポートしていますが、英語以外の言語では正確性やニュアンスが損なわれる可能性があり、応答の質に影響を与える場合があります。
📖 こちらもどうぞ：Gmailで自動転送を設定するには？
👀 ご存知でしたか？Gmailは毎日約150億件の不要なメッセージをブロックしており、そのうち99.9%以上がスパム、フィッシング、マルウェアです。休暇中には、スパムとフィッシングメッセージの番号が2310億件に達し、平均的な量よりも10%多くなる可能性があります。
Geminiやその他のAIツールからより良い回答を得るためのプロンプトエンジニアリングを学びませんか？AIへの質問を洗練させるための短い入門コースをご覧ください。👇🏽
GmailのGeminiは、AI搭載の電子メール作成アシスタントとして、返信の草稿作成時にユーザーの指示に従います。 作成プロセスを合理化できますが、包括的な電子メール管理ソフトウェアの代替となるものではありません。
そこでClickUpの出番です。今日の仕事は分散しています。電子メールは1つのツールに、タスクは別のツールに、ドキュメントは無限のフォルダに埋もれています。ClickUpはこれらすべてをまとめてくれます。
仕事のためのすべてが詰まったアプリとして、プロジェクト、ドキュメント、ホワイトボード、自動化、ダッシュボード、目標など、あらゆる情報を一元管理できます。
これは、単純な電子メールの作成や要約を手助けする以上のものです。組み込みの電子メール管理機能により、ClickUpワークスペースを離れることなく、電子メールの送信、受信、追跡を行うことができます。 その方法を見てみましょう。
ClickUpをGmailと統合
ClickUpとGmailの統合は、GeminiAIが残したギャップを埋め、情報のサイロを解消し、電子メールとタスクを一緒に管理できるようにします。
ワークフローを改善する方法を紹介します。
- 双方向同期：新しい電子メールの受信、会話へのスター付け、タスク完了などのアクションに基づいて、Gmail内のタスクを自動的に作成または更新します。
- スター付きの電子メールがタスクに：重要な電子メールを実行可能なタスクに変換し、フォローアップを見逃さないようにします。
- ワークフローの自動化：ClickUpのZapier統合により、GmailとClickUp間の情報転送などのタスクが自動化され、手動での努力が軽減され、エラーが最小限に抑えられます。
👉🏼 Gemini AIは返信の下書きと推敲のみに焦点を当てているのに対し、ClickUpはタスク管理と並行して電子メールの操作を完了することができます。
📮ClickUp Insight: 知識労働者の42%近くがチーム内でのコミュニケーションに電子メールを好んで使用しています。 しかし、それには代償が伴います。 ほとんどの電子メールは選択したチームメンバーにしか届かないため、知識は断片的なままとなり、コラボレーションや迅速な意思決定の妨げとなります。 可視性を向上させ、コラボレーションを加速させるには、ClickUpのような仕事のためのすべてが揃ったアプリを活用しましょう。ClickUpは、電子メールを数秒で実行可能なタスクに変換します！
ClickUp内で直接電子メールの送受信ができ、タスクの作成、関連する仕事アイテムへの電子メールの添付、チームとの共同作業をプラットフォームから離れることなく行うことができます。
一番の利点は？ClickUpの電子メール統合は、Gmailだけでなく、Microsoft Outlook、IMAP、Microsoft 365などのプラットフォームでも仕事ができるのです！
スラッシュコマンド（/write）を使用して電子メールの下書きを作成できます。 口調や創造性のレベルを調整し、タスクのインターフェースを離れることなく、テキストを電子メールに挿入し、送信します。 タブを切り替えたり、手動で電子メールの下書きを作成する苦労から解放されます！
さらに、電子メールを自動化して、ClickUp内のカスタムフィールド、フォーム提出、タスクイベントに基づいて送信することもできます。
この統合により、電子メール、タスク、会話を1か所で管理できるようになり、生産性が向上します！
ClickUp Brainはあなたの電子メールを改善します。
しかし、それらはどのように機能するのでしょうか？Gemini AIは文脈に応じた洞察と推奨される回答を提供することでGmail体験を向上させますが、内蔵のAIアシスタントであるClickUp Brainはさらに一歩先を行きます。
ワークスペースに直接統合し、ワークフローデータを吸収し、チームの活動を分析し、プロジェクトのタイムラインを追跡します。
システム内の文脈を理解することで、ClickUp Brainは実行可能なインテリジェントなプロフェッショナルなアドバイスを提供します。
ClickUp Brain を使えば、次のことができます。
📖 こちらもどうぞ：電子メールプロジェクト管理の究極ガイド
ClickUpに切り替える チャット
AIを受信トレイと組み合わせることで電子メールの過多を抑制できますが、電子メールが完全に不要になるとしたらどうでしょうか？
ClickUpチャットは、ワークフローやプロジェクトの文脈に直接会話を埋め込むことで、あなたとあなたのチームに電子メールに代わるリアルタイムコミュニケーションを提供します。
電子メールからチャットに切り替えることで、次のことが可能になります。
- 特定のタスクやプロジェクトに直接リンクされたディスカッション。これにより、関連するすべての情報を一元管理でき、個別の電子メールスレッドを検索する必要がなくなります。
- 会話の整理をチャンネルで行い、受信トレイの電子メールが溢れて散らかるのを防ぎます。
- チームメンバーにタグ付けし、ファイルを共有し、リソースをチャット内に直接埋め込み、電子メールに関連する遅延を最小限に抑えることで、共同作業をより迅速に完了できます。
- 重要な意思決定を迅速に行い、同僚とリアルタイムでブレインストーミングを行い、問題を解決
社内コミュニケーションやプロジェクト関連の議論にClickUpチャットを使用することで、受信トレイの電子メールの量を大幅に減らすことができます。さらに、電子メールとプロジェクト管理プラットフォーム間のコンテキストの切り替えを減らすことで、個人およびチームの生産性を向上させることができます。
📮 ClickUp Insight: 知識労働者は、情報や文脈を検索しながら、平均して1日25件のメッセージを送信しています。これは、電子メールやチャットに散在する断片的な会話をスクロール、検索、解読するためにかなりの時間が浪費されていることを示しています。😱
タスク、プロジェクト、チャット、電子メール（さらにAI！）を1か所で接続するスマートなプラットフォームがあればいいのに。でも、あるんです！
ClickUpは非常に多機能なソフトウェアで、私の生産性を少なくとも10倍向上させてくれました。個人的なタスク管理とビジネス知識管理、素早いメモ、AI ClickUP Brainの融合が素晴らしいです。驚くほど文脈を認識し、文字通りアシスタントの獣です。
ClickUpは非常に多機能なソフトウェアで、私の生産性を少なくとも10倍向上させてくれました。個人的なタスク管理とビジネス知識管理、素早いメモ、AI ClickUP Brainの融合が素晴らしいです。驚くほど文脈を認識し、文字通りアシスタントの獣です。
ClickUpを使って電子メールでできることを増やそう
GmailのGemini AIは間違いなく便利なアシスタントですが、プロジェクト管理と電子メールタスク管理の両方に対応するより包括的なソリューションをお探しなら、ClickUpが最適です。
ClickUp を使えば、電子メールを ToDo に変換し、会話やプロジェクト全体で文脈を維持することができます。アプリを切り替えたり、詳細を見逃すこともなくなります。
ClickUpに切り替えたチームは、3つ以上のツールを置き換え、毎週3時間以上を節約できるだけでなく、効率性、コラボレーション、可視性の向上をレポート作成している。
つまり、選択肢があるということです。Gemini AIは、Gmail、Google スプレッドシート、Google ドキュメントなどのGoogleアプリに内蔵された要約作成および執筆アシスタントを提供しており、ClickUpは、AI搭載のツールを提供しており、メールとプロジェクトの管理を完了することができます。
準備ができたら、今すぐClickUpにサインアップして無料でお試しください！