職場のプロセスの中には、チームの動きを活発にするものもあれば、誰にも気づかれることなくチームの動きを遅らせるものもあります。単純な承認が 1 週間の遅延になる。2 つの異なるチームが同じルーチンタスクを繰り返し行う。小さな非効率が積み重なり、時間、費用、勢いが失われます。
ワークフローを視覚的に把握できない場合、チームは障害の発生箇所を特定できず、プロセス全体の最適化も困難になります。ほとんどの企業は、人材や戦略の不足で苦労しているわけではありません。プロセスが障害となっているために苦労しているのです。
このガイドでは、隠れた非効率性を発見し、ワークフローを合理化し、生産性を低下させるのではなく、生産性を高めるプロセスを構築する方法をご紹介します。
⏰ 60 秒の要約
非効率、遅延、冗長なタスクに悩まされていませんか？ワークプレイスプロセスを最適化し、真の生産性を高める方法をご紹介します。
- 承認の遅延、反復作業、責任の不明確化など、ビジネス成果に影響を与える前に、非効率な部分を見極めてください。
- ワークフローをマップし、手作業によるタスクを自動化し、不要なステップを排除することで、業務を効率化
- 定期的なプロセスレビュー、明確なドキュメント、ビジネスに合わせて拡張可能なワークフローにより、効率を維持
- コミュニケーションの誤解を減らし、役割を明確にし、チーム間の円滑な引き継ぎを確保することで、コラボレーションを強化します。
- 自動化、AI によるインサイト、一元化されたタスク管理により、作業プロセスを最適化し、プロセスの効率とチームの集中力を維持します。
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ワークプレイスプロセスとは何ですか？
職場のプロセスとは、チームがタスクを効率的に完了するために従う構造化されたステップのことです。プロセスは、一貫性を確保し、エラーを減らし、業務を円滑に進める役割を果たします。
たとえば、企業が新入社員を雇用する場合、明確なプロセスフローがあります。
- 人事部門が書類を収集し、システムへのアクセスを設定
- マネージャーがトレーニングと最初のタスクを割り当てます。
- 新入社員は、入社後研修モジュールを完了し、チームと面会します。
明確なプロセスが確立されていないと、タスクの見落としや遅延が発生し、生産性が低下します。
よく計画されたワークフローは、ギャップの特定、冗長性の排除、プロセス全体の円滑な実行に役立ちます。採用、プロジェクト実行、顧客サービスなど、職場のプロセスは、ビジネスが目標を達成するためのロードマップとなります。
詳細：効率的なワークフローモデル、手法、システムを構築する方法
職場プロセスの合理化の主なメリット
職場の非効率性は、チームの作業効率を低下させ、時間を無駄にし、不必要な複雑さを生み出します。プロセスを合理化することで、すべてのタスクが最初から最後までスムーズに進み、効率が向上し、コラボレーションが容易になります。
ワークプレイスプロセスの効率化が組織にもたらすメリットは以下の通りです：
- 実行の高速化 – ワークフローを明確化することで、不要なステップを排除し、やり取りを削減し、タスクを遅滞なく進行させることができます。
- 生産性の向上 – 従業員は、やることの決定に費やす時間を減らし、より有意義な仕事に時間を割くことができます。
- 運用コストの削減 – プロセスの効率向上により、リソースの無駄、作業の重複、回避可能なエラーを削減
👀 ご存知でしたか？ビジネスプロセス管理（BPM）により、組織のコストを平均20% 削減できることをご存知でしたか？
ワークフローを合理化し、冗長性を最小限に抑えることで、BPM は効率を向上させ、運用コストを大幅に削減します。
- スケーラビリティ – 標準的な操作手順により、チームは混乱や調整のミスなく成長に対応できます。
- より強力なコラボレーション – 役割と責任を明確に定義することで、コミュニケーションの誤解を減らし、チーム間の認識のズレを排除
- よりスマートな意思決定 – 構造化されたプロセスにより、パフォーマンスの可視性が向上し、リーダーはワークフローを最適化できます。
非常に一般的な例としては、プロジェクトの承認があります。構造化されたプロセスがない場合、リクエストは電子メールのスレッドで失われ、同じドキュメントの複数のバージョンが流通し、意思決定に時間がかかりすぎます。合理化されたワークフローは、承認を自動化し、適切な担当者に通知し、進捗をリアルタイムで追跡します。
プロセスが円滑に実行されると、チームはよりスマートに仕事を進め、ビジネスはより効率的に運営され、生産性は自然に向上します。
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ワークプレイスプロセスの種類
あらゆるビジネスは、業務を円滑に進めるために構造化されたプロセスに依存しています。コアビジネス機能を効率的に機能させるプロセスもあれば、社内のワークフローをサポートするプロセスもあります。
さまざまなタイプの職場プロセスを理解することで、企業は非効率性を特定し、生産性を向上させ、業務を効率化することができます。
コアプロセス
これらは、収益、顧客、およびビジネス成果に直接影響する最も重要なワークフローです。これらがなければ、企業は効果的に機能することはできません。
- 販売および顧客獲得：リードの生成、契約の承認、成約
- 製品開発：新製品やサービスの構想、テスト、発売
- 注文処理：顧客からの注文の処理、梱包、発送
サポートプロセス
これらは直接収益を生み出すものではありませんが、業務効率には欠かせないものです。チームがその役割を遂行するために必要なリソース、ツール、情報を確実に提供します。
- IT サポート：システムの更新管理、問題のトラブルシューティング、サイバーセキュリティの維持
- 人事： 採用、入社手続き、給与管理、およびパフォーマンス評価
- 財務および会計：予算編成、請求、経費の追跡
👀ご存知でしたか？人事のルーツは、産業革命 にまでさかのぼります。当時、企業は従業員を大切にするほど生産性が向上することを認識しました。
単純な福利厚生プログラムとして始まったものが、やがて現代の人事部門へと進化し、今日の採用から企業文化まで、すべてを形成しています。
管理プロセス
これらは、ビジネスのパフォーマンスを監視し、コンプライアンスを確保し、経営陣がデータに基づいた意思決定を行うのに役立ちます。
- 戦略的プランニング：会社の目標を設定し、チームを共通のビジョンに整合させる
- 品質管理：業界基準を満たす製品およびサービスのモニタリング
- 規制コンプライアンス：すべてのビジネス業務が法律および業界規制を確実に遵守
業務プロセス
これらのワークフローにより、日々のビジネス活動が円滑に実行され、会社の目標と整合性が保たれます。
- 調達： 資材の調達、サプライヤーとの交渉、在庫管理
- 物流およびサプライチェーン管理：輸送、倉庫保管、配布の調整
- 施設管理：オフィススペース、設備、職場の安全プロトコルの維持
カスタマーサービスプロセス
これらのプロセスは、問い合わせへの対応、問題の解決、顧客満足度の向上により、顧客との良好な関係と顧客維持を確実にします。
- ヘルプデスクおよびテクニカルサポート：顧客からのクエリへの対応、問題のトラブルシューティング、およびソリューションの提供
- 顧客フィードバックの管理：顧客からの意見の収集、分析、対応
- ロイヤルティおよび顧客維持プログラム：割引、リワードプログラム、および長期的なエンゲージメント戦略の管理
イノベーションと改善プロセス
これらは、既存のワークフローの改良、新しいプロセスの導入、および継続的な改善の文化の醸成に重点を置いています。
- プロセス最適化： ボトルネックの特定とオペレーションの効率化により、より高い効率を実現します。
- 研究開発：新しいビジネスモデル、サービス、技術の進歩の探求
- 変更管理： 組織の変更を実施しつつ、最小限の混乱を保証する
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毎日のタスク、承認ワークフロー、新しいワークフローの実装など、あらゆる部門は構造化されたプロセスに従っています。効率を最適化し、ビジネス成果を向上させるための最初のステップは、改善が必要な職場プロセスを認識することです。
非効率なプロセスを特定する方法とは？
職場の非効率性は、生産性の低下、プロジェクトの遅延、不必要なフラストレーションの発生など、目に見える影響が出るまで気づかないことがよくあります。
かつてはうまく機能していたプロセスも、ビジネスニーズの変化、テクノロジーの進化、チーム構造の拡大により、時代遅れになることがあります。非効率性を特定することは、ビジネス成果の向上に向けた最初のステップです。
ボトルネックと遅延の特定
プロセスにステップが多すぎる、不要な承認がある、ツールが古くなっているなど、プロセスに問題があると、仕事の効率が低下します。
- 経費の承認：従業員が経費精算の申請を行ったものの、その申請は迅速に処理されることなく、複数の部門を回り、すぐには対応できない上司の署名待ちの状態になります。この遅延は、不満の原因となり、ワークフローを混乱させます。
- プロジェクトの引き継ぎ：タスクは、承認または再割り当てを待つキューに留まり、進捗を遅らせ、実行に不必要なギャップを生じさせます。
詳細：トップタスク自動化ソフトウェアツール
不必要な繰り返しや重複作業
本来は簡単なタスクも、チーム間の連携不足により冗長な作業になってしまうことがあります。
- マーケティングと営業の連携のずれ：マーケティングチームがキャンペーンに取り組んでいる間に、営業チームが知らずに同様の取り組みを開始し、重複作業でリソースを無駄に消費してしまう。
- データ入力エラー：異なる部門が同じ情報を別々のシステムに手動で入力するため、ミスや不整合のリスクが高まります。
明確さと説明責任の欠如
従業員が自分の役割や責任を明確に理解していない場合、プロセスは非効率になります。
- 未割り当てのタスク： 緊急のプロジェクトに担当者が指定されていないため、各チームが他のチームが担当していると思い込み、作業が遅延しています。
- 承認の混乱：最終的な承認者が不明なため契約書が放置され、ビジネス業務が遅延する。
デジタルワークフローにおける反復的な手作業
現代の職場においても、自動化できる手作業によるステップがまだ残っています。
- 顧客からの問い合わせ：カスタマーサービスチームは、自動チケット発行システムを使用せずに、すべてのサポートリクエストをスプレッドシートに手動で記録しています。
- 在庫追跡：従業員は、リアルタイムの追跡ソフトウェアを使用せずに手動で在庫レベルを更新するため、エラーや在庫の管理ミスが発生します。
詳細：10 のワークフロー自動化の例とユースケース
従業員の不満と一時的な対応策
従業員がプロセスを回避するために常に代替手段を探している場合、それは非効率の兆候です。
- CRM の回避：システムが複雑で時間がかかりすぎるため、営業担当者は会社の CRM を使用せずに、個人的なメモでリードを追跡しています。
- 非公式なコミュニケーション：従業員は、構造化されたワークフローに従うのではなく、サイドの会話や電子メールのスレッドに頼っているため、進捗の追跡が困難になっています。
実行の一貫性欠如
同じタスクが、担当者によって処理方法が異なる場合、非効率が生じます。
- 財務承認：ある従業員は、ベンダーへの支払いについて厳格なガイドラインに従っている一方で、別の従業員はプロセスを迅速化するためにステップを省略しており、コンプライアンス上のリスクが生じています。
- トレーニングのギャップ：一部のチームは古い手順に従っている一方で、他のチームは新しいワークフローを導入しており、部門間で結果にばらつきが生じている。
これらの非効率性を認識することが、職場プロセスがパフォーマンスに与える影響を評価する最初のステップです。非効率性を特定したら、ビジネスはそれらに対処し、スムーズで効果的な業務運営を確保することができます。
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職場のプロセスを改善する方法は？
職場のプロセスは、ビジネスのニーズの変化に合わせて進化すべきです。時代遅れのワークフローは、チームの作業効率を低下させ、コミュニケーションのミスを引き起こし、手作業を増やします。プロセス改善に対する構造的なアプローチにより、効率、拡張性、長期的な生産性を確保できます。
ステップ 1：現在のプロセスの弱点を特定する
改善を実施する前に、非効率な部分がどこにあるかを理解することが重要です。
- パフォーマンスデータの分析 – プロジェクトの遅延、納期遅れ、繰り返されるボトルネックを追跡
- 従業員のフィードバックを収集 – プロセスを毎日使用しているチームメンバーは、何が機能し、何が機能していないかについて貴重な洞察を持っていることがよくあります。
- 手作業によるタスクの評価 – ワークフローの自動化 によって効率化できる反復的なタスクを特定します。
- タスクの依存関係を確認する – 承認や情報の待ちで進捗が頻繁に停滞する場合は、プロセスの混乱が疑われます。
ClickUp ダッシュボードを使用すると、チームのパフォーマンスをリアルタイムで可視化し、進行中のプロジェクトを追跡し、ボトルネックを正確に特定することができます。
ClickUp の「プロセスと手順」テンプレートは、ワークフローを構造的に文書化し、チーム間の整合性を確保するためのツールです。
ビジネスに次のようなメリットがあります。
- 標準化 すべての反復プロセスの中央参照元を作成することで
- 明確なステップと責任を定義することで、エラーやコミュニケーションのミスを削減
- チームが最適化された、文書化されたワークフローを確実に実行することで、効率を向上
ステップ 2：新しいワークフローをマップする
問題領域を特定したら、明確なプロセスフロー を作成することで、よりスムーズな実行が可能になります。
- 各ステップを定義 – 不要なステップを排除するために、各フェーズで何を行う必要があるかを概要でまとめます。
- 役割と責任を明確にする – 所有権を割り当てて、混乱や作業の重複を防ぐ
- 承認ワークフローの設定 – 不要なサインオフを排除し、反復的な承認を自動化することで、遅延を削減
ClickUp Brainを使用すると、AI を活用してワークフローの効率を分析し、最適化を提案し、リアルタイムでプロセスの推奨事項を提供することができます。
ステップ 3：反復的なタスクの自動化
手作業によるプロセスはチームの作業効率を低下させます。反復的なタスクを自動化することで、エラーを減らし、効率を向上させます。
- タスクの割り当て – 役割、優先度、依存関係に基づいてタスクを自動的に割り当てます。
- 繰り返しワークフロー – 週次レポート、承認、定期チェックインなどの自動リマインダーを設定
- プロセスの文書更新 – 手作業による入力なしで、ポリシーとワークフローを最新の状態に維持
自動化により、チームは余分な努力をすることなく、アクションのトリガー、仕事の割り当て、承認の効率化を行うことができます。ClickUp 自動化を使用して、定期的なタスクを設定し、手作業による作業量を削減しましょう。
ステップ 4：コミュニケーションとコラボレーションの改善
コミュニケーションの齟齬はプロセスの中断を引き起こします。中央集約型システムはスムーズな協業を保証します。
- 共有スペースでのドキュメントワークフロー – プロセスガイドを常にアクセス可能な状態に保ち、全員が同じステップに従うようにします。
- リアルタイムの更新を保証 – 散在する電子メールへの依存を減らし、チームメンバー間の連携を維持
- 承認とフィードバックのループを効率化 – ディスカッションをタスクに直接統合することで、長い電子メールのやり取りを回避
ClickUp チャットと ClickUp コメントを使用すると、タスク内でコミュニケーションをとることができ、外部メッセージングツールが不要になります。
ClickUp の「会社プロセス文書テンプレート」は、チームが整理されたプロセス文書を簡単に参照できるようにします。
以下の機能を提供します：
- すべてのプロセス文書を 1 つの構造化された場所に保管することで、シームレスな知識の伝達を実現
- 一貫した実行 部門間でチームが統一された手順に従うことを保証
- 迅速な更新とアクセス性 チームは常に最新のバージョンのプロセスをすぐに利用できます。
ステップ 5：監視、測定、改善
プロセスの改善は継続的な努力が必要です。定期的な追跡と改良により、ワークフローの効率を維持します。
- 四半期ごとのプロセスレビューのスケジュール設定：大きな問題になる前に、ギャップや非効率性を特定します。
- パフォーマンス分析 を使用：タスクの所要時間と遅延の発生箇所を測定
- AI の洞察を取り入れる：AI 搭載のツールは、ワークフローを分析し、データに基づいた推奨事項を提供します。
ClickUp 時間追跡を使用して、タスクの所要時間を把握し、マネージャーが効率を評価して、情報に基づいたプロセスの調整を行うことができます。
構造化されたプロセスの改善とツールの活用により、企業は業務を合理化し、コラボレーションを改善し、ビジネス成果の向上を図ることができます。
詳細：ClickUp の自動化ガイド（10 の使用例付き）
効率的な職場プロセスを維持するためのベストプラクティス
非効率性を改善することは一つのことです。しかし、プロセスを長期的に効率的に保つことは、全く別の課題です。
最高のワークフローでさえ、機能しなくなることがあります。新しいツール、優先度の変更、チームの拡大により、目に見えないボトルネックや非効率性が生じることがあります。
ビジネスがプロセスの最適化、拡張性、適応性を確保する方法をご紹介します。
プロセスの過度な設計によってチームの作業効率が低下することのないようにしてください。
プロセスが構造化されているほど、そのプロセスは硬直化します。時間の経過とともに、余分な承認、不要なステップ、冗長な追跡が積み重なってしまいます。効率の良いシステムとしてスタートしたものが、遅くて官僚的な混乱に陥ってしまうのです。
- 承認の過剰に注意：意思決定に関わる人が多ければ多いほど、プロセスは遅くなります
- 不要なステップをリミット：測定可能な価値をもたらさないステップは削除してください。
- 追跡のための追跡は避ける：レポート作成に時間をかけすぎると、効率は向上せず、時間の無駄になります。
プロセスを適応可能に保つこと、単に効率化だけではない
過度に厳格なプロセスは、予期せぬ変化、ビジネスの拡大、業界の変化に対応できません。
- 柔軟性に優れたワークフローの設計：チームは、システム全体を混乱させることなく調整できる必要があります。
- 外部環境の変化に備える： 市場の変化、新たな規制、経済の変動は、迅速なプロセス変更を必要とすることがあります。
- 迅速な意思決定：チームがプロセスに迅速に適応できるほど、混乱は少なくなります。
ボーナス記事：ワークフローを自動化して生産性を高める方法
「気づかないうちに進行する非効率性」に注意しましょう
非効率は、すべて目に見えるものばかりではありません。日常業務の中に、ルーチンワークに隠れて見つけにくいものもあります。
- 過度なコミュニケーションは生産性を低下させる： 終わりのない電子メールのやり取り、過度なミーティング、不必要なステータス更新は、チームの作業効率を低下させます。
- 目標の整合性が取れていないと、不要な作業が発生します： チームメンバーが、プロセスが会社の目標とどのように関連しているかを理解していないと、優先度の低い作業に時間を浪費してしまいます。
- 所有権の不明確さは混乱を招く：プロセスの所有者が決まっていない場合、更新や改善が見過ごされてしまう
標準化とチームの自主性のバランスをとる
高度に標準化されたプロセスは一貫性を確保しますが、過度な管理は創造性や適応力を制限します。
- 合理的な部分のみ標準化：コアワークフローは構造化すべきですが、チームは実行において自由度を持つべきです。
- チームにプロセスの最適化権限を与える： プロセスに日々携わる従業員は、その改善方法を最もよく知っている場合が多い
- プロセスに従うだけでなく、問題解決を奨励： チームは、ワークフローのステップだけでなく、結果に焦点を当てるべきです。
関連記事：ワークフローの効率を改善して生産性を高める方法
プロセス維持を一時的な対策ではなく、継続的な戦略として位置付けましょう。
ワークフローは決して「最終的なもの」とみなすべきではありません。最も効率的な企業は、プロセスの改善を継続的な優先事項として捉えています。
- ワークフローのパフォーマンスを定期的に監視：遅延や非効率がどこで発生しているかを、経時的に追跡
- フィードバックに迅速に対応：従業員や顧客から問題点が報告された場合は、非効率が蓄積する前に調整を行います。
- ツールとテクノロジーの見直し： 現在の最良のプロセスが、1年後にも最良の解決策であるとは限りません
これらのベストプラクティスを適用することで、企業はワークプレイスのプロセスを効率的かつ拡張性が高く、会社の目標に沿ったものに保つことができます。
ワークプレイスプロセスを最大限に活用
よく構造化されたプロセスは、チームの効率を維持し、無駄な努力を減らし、ワークフローのボトルネックを防ぎます。ビジネスが成長するにつれて、プロセスの効率を維持することは、その最適化と同じくらい重要になります。
部門間のチーム間のコラボレーションを促進するワークフローは、コミュニケーションのギャップを解消し、連携を改善します。構造化されたプロセスに焦点を当てることで、企業は生産性を高め、従業員の満足度を向上させ、長期的なビジネスの成功をサポートするシステムを構築することができます。
非効率性を早期に特定し、業務を合理化し、ワークフローを適応させるビジネスプロセスは、課題に先んじて対応し、より良いビジネス成果をもたらします。
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