従業員の離職は決して良いニュースではありません。ビジネスに悪影響を与えることはもちろん、人事部門やあなたが新入社員の採用、研修、生産性向上のために費やす膨大な時間と努力は、大きな損失となります。
ある程度の離職は当然のことですが、離職率が高い場合は、より深刻な問題の存在を意味している可能性があります。離職の増加の「理由」に取り組む良い方法は、効果的な退職面接を行うことです。
退職面接は、従業員が退職を決意した本当の理由を理解するための貴重なツールです。多くの場合、退職面接では、社内の文化や隠れた問題について「率直な」評価を得ることができ、従業員が体験した独自の視点も知ることができます。
しかし、これらの質問はしばしば活用されず、一部の組織では退社面接自体を省略しています。
効果的な退職面接プロセスを実施するには、退職面接で尋ねるべき 20 の質問と、面接の設定に関するベストプラクティスをご覧ください。
退社面談とは何ですか？
退職面接は、通常、組織の人事マネージャーまたは人事担当者と、退職する従業員との間で実施される正式なミーティングです。面接での質問は、従業員が退職した理由、組織での経験、職場文化や職場環境の改善に関するフィードバックなどを把握することを目的としています。
退職面接は通常、従業員が正式な退職届を提出した後すぐに予定されますが、退職通知期間中のいつでも実施することができます。退職面接は、健全な人事管理の実践において重要な役割を果たします。
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退社面談が重要な理由とは？
退社面接は、従業員の退職手続きにおいて重要な役割を果たすため、以下の理由から不可欠です：
- 従業員体験の洞察： 従業員が退職する本当の理由を把握し、特に在職中に明かしたがらなかった理由を明らかにします。
- パターンを特定する： 複数の従業員から詳細な退職フィードバックを収集することで、組織は自社の運営に悪影響を及ぼしている可能性のあるパターンや問題点を早期に発見できます。
- 定着率の向上：退職面接から得られた洞察は、リーダーがプロセス、職場やチームの文化、経営慣行などを改善し、従業員の士気と定着率を高めるために役立つ情報となります。
退職面接を省略したり、急いで済ませたりすると、隠れた問題を発見できる重要なフィードバックを得る機会を逃してしまいます。これらの問題が解決されないまま放置されると、より熟練した従業員を失うリスクがあります。
退職面接は、忍耐、偏見のない態度、そして共感を持って実施することが重要です。会社での仕事経験は人それぞれであり、退職する従業員は、あなたの組織やあなた自身について、必ずしも良いことばかりを言うとは限りません。
また、退職する従業員が口を閉ざして明確な回答を拒否する場合にも備えておく必要があります。いずれの場合も、落ち着いて耳を傾け、ここでの目的は、率直な回答を理解し、優しく促すことであり、面接対象者を不快にさせるほど防御したり、探りすぎたりすることではないことを忘れないでください。
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従業員に聞くべき20の退社面接質問
基本事項については説明しましたので、ここでは、退職する従業員に、退職の理由を理解するために尋ねることができる退職面接の質問のリストをご紹介します。以下のリストは、従業員の役割、パフォーマンス、これまでの会話に基づいてカスタマイズできるテンプレートとしてご利用ください。
退職理由
- 辞職の主な理由は何でしたか？より良い機会、キャリアの停滞、ワークライフバランスなどですか？
- 退職の決定に影響を与えた具体的なインシデントはありましたか？その内容についてご説明いただけますか？
- 会社のポリシーや慣習の中で、何らかの問題があると感じたことはありましたか？
職務満足度
- 仕事の中で最も充実感や満足感を感じた側面は何ですか？
- 仕事の中で最も嫌だったことは何ですか？
上司や同僚との関係
- 同僚との全体的な関係を説明してください。ポジティブな経験、ネガティブな経験の例を挙げてください。
- 直属の上司との関係を説明してください。良い経験、悪い経験の例を挙げてください。
- 同僚と協力し、スムーズに仕事を進めることができましたか？
企業文化
- 会社の企業文化と従業員福利厚生についてのご意見を教えてください。
- 会社の使命や価値観は、あなたの職業人生にどのような影響を与えましたか？
- 会社の文化は、あなたが辞める決断に役割を果たしましたか？
- 仕事と私生活のバランスを健康的に保つことができていましたか？
従業員の入社手続きと研修
- 入社後の研修は、徹底的でよく組織されていたと思いますか？
- 受けた初期研修は、職務の準備に有効だったと思いますか？
- 人事担当者やチームメンバーの支援を受けて、会社に溶け込むまでにどれくらいの時間がかかりましたか？そのプロセスはスムーズでしたか？
給与と福利厚生
- 給与パッケージに対するご満足度はいかがでしたか？
- 給与の昇給頻度に満足していましたか？
成長とキャリア開発の機会
- 在職期間中、キャリアやスキル開発の機会は与えられましたか？
- 会社のスキル開発プログラムをどのように評価しますか？
- キャリア開発目標を達成するための明確な指示と道筋は示されましたか？
退職面接の最後に、従業員に提案や改善点について尋ねてみるのも良いでしょう。従業員は、将来的に実践できる独創的で思慮深いアイデアを共有してくれるかもしれません。
これらの退職面接の質問は、従業員が組織で経験したことについて詳細なフィードバックを得るとともに、幸せで健康、生産性の高い職場を構築するための会社の努力が効果的であるかどうかを判断するのに役立ちます。
特に、企業文化や現在の従業員、同僚、マネージャーとの関係に関する質問は、職場のダイナミクス、経営慣行、チームの結束力に関する根本的な問題を浮き彫りにするのに役立ちます。
プロのヒント💡 ： ClickUp の組み込み AI アシスタント ClickUp Brain をブレインストーミングのパートナーとして活用し、シンプルなプロンプトを使って退職面接の質問を作成しましょう。これにより、時間を節約できるだけでなく、徹底した退職面接プロセスに必要な質問の包括的なリポジトリを構築することができます。
成功する退職面接の実施方法
アバディーン社の調査レポートによると、体系的な離職者対応戦略を策定している企業はわずか 29% に留まっています。
退職面接を省略することで、多くの組織は、従業員の認識を理解し、チームのダイナミクスやリーダーシップのスタイルに関する洞察を得る貴重な機会を逃しています。
効果的なオフボーディング戦略には、適切に構造化された退社面談プロセスが含まれます。以下にいくつかのガイドラインを示します：
1. 適切な面接のフォーマットを選ぶ
退職面接で使用するフォーマットを決定します。柔軟で、従業員がリラックスして参加でき、アクセスしやすいものにしてください。従業員に偏りのないフィードバックを提供してもらうための最善の方法に応じて、複数の面接フォーマットから選択することができます。
- 対面インタビュー：詳細な議論を行うのに最適な方法であり、微妙なボディランゲージや表情の合図を捉えることができます。また、フォローアップの質問に対して迅速な回答を得ることができます。
- 電話インタビュー： この柔軟なフォーマットでは、退職する従業員は、自分が快適な環境でインタビューを受けることができるため、より率直なフィードバックを提供しやすい傾向があります。
- ビデオミーティング：ビデオ通話は、対面と遠隔のコミュニケーションの利点を兼ね備えています。
- オンラインアンケート： これはフィードバックを得るための効率的な方法であり、多くの従業員に送信することができます。匿名性により、より率直な回答が得られる可能性がありますが、詳細が不明確になることや、多くの元従業員がアンケートを無視する可能性があるという欠点があります。
プロのヒント💡：ClickUp の退職面接機能を使用して、従業員のフィードバックを収集しましょう。
2. 適切なタイミングを選ぶ
従業員から建設的なフィードバックを集めたいとお考えですか？退職の意思を伝えた直後や、最終出勤日に近い日に退職面接を行うことは避けたほうがよいでしょう。
従業員は退職直後、自身の決断を整理し、複雑な感情と向き合っている状態です。退職当日に退社面談をスケジュールすると、建設的で率直なフィードバックを十分に提供できない可能性があります。
ハーバード・ビジネス・レビューによると、退職面接の最適な時期は、退職日と従業員の最終出勤日の中間です。この時点では、従業員は退職の決意を固め、まだ退職通知期間中です。
3. 適切な質問を用意する
退社面接で質問する意味のある質問を準備しましょう。質問の構成を、不適切や失礼に聞こえないように決定してください。
上記のリストを使用し、従業員の役割、職務内容、パフォーマンス、および過去のフィードバックに基づいて、状況に応じた知識を追加して、有意義な退職面接を行ってください。
ただし、避けるべき質問もあります。退職面接で尋ねてはいけない質問の例をいくつかご紹介します。
| 聞いてはいけない質問 | なぜ | 代わりに聞くべき質問 |
|---|---|---|
| 個人的な問題のために辞めるのですか？ | これはプライバシーに踏み込んだ質問であり、従業員がリラックスして回答する余地が少なくなります。 | 退職を決意した具体的な理由は何ですか？職場に関するものか、それ以外ですか？ |
| 作業負荷が大きすぎた？ | 従業員が能力不足のため退職する可能性があることを示唆しています。 | 作業負荷はどうでしたか？改善すべき点はありますか？ |
| 新会社はあなたにどのような給与を提示しましたか？ | この質問は関連性がなく、プライバシーを侵害する可能性があります。 | 給与パッケージは業界の基準に照らして競争力がありましたか？ |
プロのヒント💡：退職面接テンプレート を使用して、よく構成された有意義な面接の質問を作成し、残留する社員に洞察を与える率直な会話を促進しましょう。
4. 退職面接のワークフローを作成する
退社面談プロセスを導入することで、人事担当者は従業員の退社手続きを効率化し、体系的にデータを収集することができます。
ClickUp タスクを使用して、退職面接プロセスの各ステップのリストを作成するだけです。タスクのフェーズには、「準備」、「スケジュール設定」、「質問集の作成」などが含まれます。各リストの下に、各フェーズの ToDo リストを表すサブタスクを作成します。これらの ToDo リストに期日を指定して、それぞれの人事チームのメンバーに割り当てます。
プロのヒント 💡： 各候補者に対する退職面接のプロセスを作成するのは難しい場合があります。ClickUp 面接プロセステンプレート を使用して、タスクを整理し、タイムラインを指定し、退職面接プロセスのさまざまなフェーズを追跡してください。
退職面接および 残留面接 にこのテンプレートを使用するメリットは次のとおりです。
- 面接プロセスに構造と一貫性をもたらす
- すべての候補者が同じ体験を受けることを保証します
- 適切な退社面談の質問を活用して、体験の設計、テスト、最適化を支援します
5. 人事管理ソフトウェアを活用して、退職する従業員の退職手続きを効率化しましょう
退職プロセスのさまざまな側面を管理するためのオールインワンの生産性ツール、ClickUp HR をご利用ください。
たとえば、ClickUp ドキュメントを使用して、従業員のフィードバックを収集し、回答を分析し、アクションプランを実施するための詳細なプロセスを作成します。
チームメンバーに提案を求め、ドキュメントで共同作業を行って、包括的なプロセスガイドを作成しましょう。
ClickUp のタスクチェックリストを使用して、退職する従業員が退職手続きを完了するために必要なことをすべてリストアップしましょう。
退職願を提出した従業員に割り当て、各項目を完了したらチェックマークを付けられるようにします。これにより、退職手続きがすべて完了したことを追跡し、確認することができます。
6. フィードバックの分析
退職面接が終了したら、従業員の回答を分析し、そこから洞察を導き出しましょう。そうすることで、組織を動かしている要因について理解を深めることができます。また、従業員にも自分の意見が重視されていることを示すことができます。
うまく完了すれば、次のような洞察を得ることができます。
- 組織内でうまくいくこと、うまくいかないこと
- 隠れた課題と機会
- 競合の状況は？従業員が辞めやすい企業は？
成功した退職面接は、良い印象で関係を終わらせるのに役立ちます。優れた退職面接は、退職する従業員を会社の支持者に変えることもできます。
ClickUp Brain は、従業員のフィードバックを分析し、実行可能なアイテムに要約します。組織のリーダーは、これらのアイテムに優先順位を付けて、職場環境における重要な問題に対処し、より良い文化を構築することができます。
退社面談の洞察を実践に活かす
今日の知識共有経済では、高度なスキルとモチベーションを持つ従業員が組織の成功を推進しています。人事管理機能とビジネスリーダーは、こうした需要の高い従業員がなぜ留まるのか、なぜ辞めるのか、そして彼らにとってより魅力的な組織になるために組織がどのように変化すべきかを理解する必要があります。よく考えられた面接は、この 3 つの面すべてについてフィードバックを提供します。
1. フィードバックを収集し、整理する
複数の退職面接で得た結果を 1 か所にまとめます。標準化されたフォーマットを使用して、データを整理し、関係者に提示します。
ClickUp のデータ分析結果テンプレートを使用して、複数のソースからデータを収集し、整理しましょう。このテンプレートは、データを視覚的に簡単に表示し、傾向やパターンを特定できる一貫したフォーマットを提供します。
退職面接テンプレートは、分析のための一貫したフォーマットを提供することで、データの整合性を確保します。
2. データを分析する
退職面接の回答を、ワークライフバランス、給与・報酬に関する問題、仕事の満足度、スキルの活用、職場環境など、テーマごとに分類します。
回答を分析し、可能な限りデータを定量化して、繰り返し発生するパターンや傾向（たとえば、特定の問題が指摘される頻度など）を特定できれば、さらに良いでしょう。
プロのヒント💡： 高度なレポート作成機能と分析機能を備えた従業員管理ソフトウェアを使用して、退職面接のデータを収集しましょう。インタラクティブなダッシュボードを備えたソフトウェアを探して、成功メトリクスや KPI をさまざまなフォーマットで表示し、人事チームが重要な情報を迅速に把握できるようにしましょう。
3. 重要な問題点を特定する
問題を分類することで、従業員の経験や満足度に与える影響に基づいて、改善すべき分野に優先順位をつけることができます。主な問題分野としては、ストレスの多い職場環境、バーンアウト、細かすぎる管理、有害な職場環境などが挙げられます。
プロのヒント💡：パフォーマンスレビューソフトウェアを使用して、従業員の回答に共通するテーマを特定しましょう。これは、問題のある領域を特定するための貴重な情報源となる可能性があります。
4. ステークホルダーと協力して行動プランを作成する
退職面接の結果を、組織内の根深い問題について知るべき主要な関係者に共有しましょう。通常は見過ごされがちな問題がある場合は、ClickUp ドキュメントを使用して、それらに対処するための包括的な行動計画を共同で策定しましょう。
共同のライブ編集機能により、チームや関係者は、同じページ上でリアルタイムに変更を加え、バージョン管理を行い、コメントを割り当てて解決することができます。
退職アンケート結果に基づいて、退職面接の質問のサンプルを作成し、少人数で試してみて、プロセスを最適化してください。
優先度の高い問題と優先度の低い問題を特定し、段階的に取り組むための構造的なプランを作成します。各アクションアイテムの役割、責任、タイムラインを定義します。
例えば、人事チームと部門マネージャーは、柔軟な勤務方針を導入し、3 か月以内にその採用率を 50% に達することで、ワークライフバランスの不満に対処するプランを策定することができます。
続きを読む：2024年に人事プロセスを改善するための11の無料人事テンプレート
5. 目標を設定し、その進捗状況を追跡する
ClickUp の目標機能を使用して、各アクションアイテムの追跡可能な目標を作成しましょう。進捗ロールアップフォーマットを使用すると、複数の関連目標の進捗率を視覚的に確認することができます。例えば、ストレスの多い環境というカテゴリの目標としては、次のようなものが考えられます。
- 目標 1： 従業員のストレスレベルを 25% 削減する
- 目標 2： 次の四半期末までに 3 つのウェルネス目標を達成する
- 目標 3：来年の初めまでにバーンアウトの事例を 30% 削減する
6. アクションアイテムの実施、モニタリング、評価
アクションプランの各アイテムをスケジュールに従って実施する。担当チームに、タスクを完了するのに十分なリソースがあるかどうかを確認する。
各変更の進捗を継続的に監視し、従業員からのフィードバックを継続的に収集してその有効性を評価します。フィードバックからの情報を用いて、アクションプランに変更を加え、適切な退職面接の質問を最適化します。
プロのヒント 💡：後継者育成プログラム を職場文化に組み込むことで、潜在能力の高い従業員が上級管理職の役割を担う機会が生まれます。このような昇進の機会は、従業員が組織において影響力のある将来を想像しやすくし、従業員の定着率の向上につながります。
退社面接を組織変革の強力なエンジンに変える
退職面接は、退職する従業員と組織との最後の会話だけではありません。考え抜かれた退職面接の質問は、現在および将来の従業員にとって有意義で働きやすい職場を構築するのに役立ちます。
効果的な退職面接のプロセスを設計する最善の方法は、あらゆる側面を整理、一元化、管理、効率化するツール、たとえば ClickUp を使用することです。
このプラットフォームは、タスク管理、フィードバックの収集、文書化のためのさまざまな機能を提供しています。ClickUp を使用すると、すべてのプロセスが適切に文書化され、あなたとチームメンバーが従業員のフィードバックに基づいて行動することを確実にすることができます。
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