ClickUp ブログ
生産性と組織力を高めるGTDシステム：実践ガイド
生産性

生産性と組織力を高めるGTDシステム：実践ガイド

PMO Team
PMO Team
2024年5月4日
16 分で読める

私の仕事、家族、そして人生から投げかけられるあらゆることについていこうとするあまり、タスクや責任の海で溺れそうになったことはないだろうか。誰にでもあることだ。しかし、Getting Things Done (GTD)システムを使えば解決できる。🛟

生産性の第一人者であるデビッド・アレンが考案したGTDシステムは、終わりの見えないタスクの嵐から来るストレスや不安を軽減するためのものです。GTDシステムは、生産性と時間管理を向上させ、ワークフローを合理化し、散漫な思考を実行可能なプランに変えることで、タスク管理に構造的なアプローチを提供します。

この包括的なガイドでは、GTDのシンプルかつ強力な原則を分解し、やることリストを克服して時間と人生をコントロールできるようにします。また、GTDの基本を実践するための方法も紹介します。

/参照 https://clickup.com/ ClickUp /クリックアップ

生産性・プロジェクト管理プラットフォームのリーディングカンパニー。

GTDシステム：原点

GTDシステムの起源は、現在著名な生産性コンサルタントであるデビッド・アレンが、組織や個人に効率性を向上させ、ストレスを軽減する方法を教え始めた1980年代初頭にまで遡ることができる。

アレン氏は、絶え間ない割り込みや作業負荷の増大、優先度の変化といった現代の仕事環境に、多くの人が対応できていないことに気づいた。アレン氏は、私生活でも仕事でも、複雑さと情報量の増大が、人々の肉体的・精神的ウェルビーイングに影響を及ぼしていることに気づいた。アレンが観察した最も顕著な影響は以下の通りである：

  • ストレスと圧倒：ストレスと圧倒：個人は、ますますそれが難しくなっていることに気づいた。タスクの追跡が難しくなっている。コミットメントやアイデアを把握することが難しくなり、不安感や生産性の低下につながった。
  • 優先順位付けの問題：優先度の問題：競合する要求や変化する優先度により、次に何に集中すべきかを決めることが難しくなった。
  • 複数のやることリストや付箋のような従来の組織・時間管理手法やツールは、しばしば混乱と非効率を生み出した。

複雑化する世界で多忙な生活を管理する苦労を解決するために、アレンは仕事と生活の管理に対する画期的なアプローチを開発した： GTDシステムである。2001年に初めて発表されたこのモデルは、すべてのタスクとアイデアを記録すること、タスクを管理しやすいカテゴリーに整理すること、タスクリストを定期的に更新すること、優先度に基づいて行動することを重視している。

自己規律に基づいたGTDの方法論は、あなたの負担を軽くし、物事をやり遂げられなかった後悔を避けることを可能にし、より大きな生産性と充実感をもたらします。GTDの基本原則をさらに深く掘り下げてみよう。

ボーナス読み物：自己規律に悩んでいますか？ より良い習慣を築くのに役立つ例とヒントをチェックしよう。 .

やること完了（GTD）システムとは？

GTDシステムとは、タスクや責任ある仕事を効率よく簡単にこなすための実践的な方法です。個人リストや仕事上のやることリストを管理する精神的負担を軽減する、タスク管理の構造的アプローチです。

この生産性システムは、タスクを頭の中から外部のシステムに移動させるという原則に基づいて構築されている。これにより、認知リソースが無料になり、次のことを心配するのではなく、目の前のタスクに集中できるようになります。

GTDワークフローには5つの鍵ステップがあります。それぞれの概要を紹介しよう：

1.まず、頭に浮かんだすべてのタスクとアイデアを書き出す。これは、ビジネスミーティングから食料品リストまで何でも構いません。それらをデジタルツールなどで外部に取り込む、 タスク管理ソフトやノートブック やノートブックに記録することで、抜け漏れがなくなる 🗒️ 2.タスクを明確化し、必要に応じて実行可能なステップに分解する。例えば、あなたがプロジェクト管理者なら、次のように決めるとよい。 やることを決める 各成果物を前進させるために 3.ラベルやタグを割り当てたり、プロジェクトに分類することで、タスクを整理します。これにより、作業負荷を管理し、タスクの優先順位を効果的につけることができます。

  1. 一度に1つのタスクに集中し、タスクに取り組む。これにより、生産性が向上するだけでなく、仕事の質も向上します。 5.最後に、リフレクティングでは、タスクリストやプロジェクトリストを定期的に見直し、システムがスムーズに動くようにします。こうすることで、コミットメントを常に把握し、優先度を見直し、必要な調整を行うことができる。

推薦図書やること完了』（デビッド・アレン著

GTDシステムをより深く理解するために、デイビッド・アレンの代表的な著書である 生産性本 やること完了：The Art of Stress-Free Productivity,_は頼りになるリソースだ。GTDメソッドの決定版であり、作成者自身による洞察と実践的なアドバイスに満ちている。現代の複雑な仕事ライフをナビゲートし、タスクやコミットを効率的に管理するための戦略を提供する。

/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Getting-Things-Done-The-Art-of-Stress-Free-Productivity-by-David-Allen-ClickUp.jpg やること完了：デビッド・アレン著『ストレスフリーの生産性術 /%img/

やること完了：ストレスフリーの生産性向上術 デビッド・アレン著

アレンが生産性の心理学的側面を掘り下げ、従来のやることリストや、ストレスのない生産性向上の秘訣を説明する。 時間管理テクニック はしばしば失敗する。彼のアプローチは、心を無料にすることに焦点を当て、目の前のタスクに集中し、より創造的になることを可能にする。文体は会話形式で魅力的で、複雑な概念をわかりやすくしている。

しかし、GTDシステムの最初の複雑さに気を取られてはいけない。本書は、プロセスを扱いやすい塊に分解し、実践的なアドバイスとクリアされた説明で各ステップを導いてくれる。何度も読み返すことで、新たな気づきを得ることができる。 生産性の目標を達成するために役立つ新しい洞察を発見するために、何度でも戻ってくることができる資料である。 .

ボーナス：好奇心旺盛な魂は、いくつかの他のを探索することができます。 をご覧ください。 .

GTDシステムの5ステップ

Getting Things Done_の中で、デビッド・アレンはマーク・トウェインの知恵を共有している：出世の秘訣は始めることだ。複雑で膨大なタスクを、小さく管理しやすいタスクに分割し、最初の1つから始めることだ」。

この哲学が、GTDシステムとその5つの鍵ステップの本質を支えている。それでは、一つひとつを詳しく見ていこう。

GTDシステムのステップ

Via： スカウトアップス・ドットコム

ステップ1：捕獲

仕事のタスクであれ、イベントであれ、アイデアであれ、お勧めの本であれ、何かが頭に浮かんだら、GTDシステムの最初のステップでは、それを捕捉するように指示されている。これは、アレンが受信トレイと呼ぶ外部システムに情報をプロンプトで保存することを意味する。📥

受信トレイは、脳内に情報を保存していない限り（アレンの言葉を借りれば、「あなたの頭はくだらないオフィス」）、物理的なものでもデジタルなものでもよい。

デビッド・アレンが言うように、「あなたの頭はアイデアを持つためにあるのであって、アイデアを保持するためにあるのではない」。 したがって、タスクからアイデアまで、頭の中を駆け巡るすべてのことを、伝統的なペンと紙であれ、信頼できるシステムに書き留めよう。 デジタルGTDアプリ .そして、あなたのメモが構造化されておらず、混沌としていても心配する必要はない。

アレンが推奨するのは、彼が「オープンループのマインドスイープ」と呼ぶことをやることで、思考をとらえることから始めることだ。

思考を捕捉することの目標は？思いついたときに気になったことをすべて記録することで、集中した仕事のための心のスペースを無料にすること。アレンによれば目標やビジョンに関する大きな秘密は、それらが描写する未来ではなく、それらが生み出す現在の変化である」。

ステップ2：明確にする

すべてを書き出したら、次のGTDステップはそれを明確にすることだ。つまり、前のステップで作成した受信トレイにあるすべてのアイテムに目を通し、意味と構造を持たせるのだ。

最も重要なのは、そのアイテムがアクション可能かどうかを判断することだ。

行動可能なアイテムであれば、それをタスクとして考え、それを前進させるための次のステップを決めることができる：

  • タスクは2分以内に完了する： すぐにやること。
  • そのタスクはデリゲート済みである： 誰かに任せる
  • タスクはやる必要があるが、すぐには完了しない： 期日を設定する。
  • タスクが複数のステップを含む： そのためのプロジェクトを作る。

一方、そのアイテムが実行可能でない場合、それをゴミ箱に捨てるか、将来実行する可能性のためにインキュベートするか、参考資料としてファイリングするかを選ぶことができる。🗑️

この明確化プロセスは、雑然としたタスクを整理し、本当に重要なタスクを特定し、時間をかける価値のないタスクを捨てるのに役立つ。

ステップ3：整理する

整理は通常、明確化と同時に完了するもので、前の2つのステップで把握・明確化したタスクを実際に実行するための道を開くことである。タスクを整理すればするほど、次のステップ（Engage）を実行しやすくなります。

アレンは、タスクを重点分野、プロジェクト、実行可能リストなど、さまざまな階層的カテゴリーに整理することを勧めている。タスクは、ラベルやタグによって分類することができます。期日、緊急度、優先度、あるいは各タスクが必要とする時間に基づいてタスクをグループ化することができます。全ては、あなたに合ったシステムを作るためです。

このステップでは、*一貫性が重要です。自分が選んだ整理方法を守ることで、タスクがより管理しやすくなることに気づくでしょう。進捗が目に見えるようになり、達成感を感じるようになるでしょう。

アレンの言葉を思い出してほしい：何でもやることはできるが、何でもできるわけではない」。

ステップ4：関与する

エンゲージすることとは、仕事をやることである。あなたはすでに強固な土台を築いたのだから、あとはシステムを信頼して行動を起こすだけだ。これまでのステップの要点は、一貫して質問に対する答えを提供することだった：次にやることは？

あなたの状況、利用可能な時間、エネルギー・レベルを考慮し、次のステップに進みましょう。 タスクの優先度 .最も魅力的なタスクに飛び込んではいけない。戦略的に、自分のシステムに従い、それに導かれるままに。

アレンは言った：適切なアクションステップが十分に取られたとき、あなたが最初に思い描いた結果と、やること完了と呼べるほど密接に一致する状況が生まれるだろう」。

ステップ5：レビュー

GTDシステムのレビューのフェーズは、混乱に対する戦略的な防御であり、何事も抜け落ちることがないようにします。このステップでは、定期的にタスクリストを見直し、必要に応じて並べ替えたりして、システムを最新の状態に保つ必要があります。🌸

すべてが正しい場所にあり、正しいことに集中していることを確認するチャンスです。もう関係ないタスクもあれば、急に緊急になったタスクもあるかもしれません。また、目標を見直し、タスクと優先順位を合わせるチャンスでもあります。

GTDシステムには2種類のレビューがあります：

  1. デイリーレビュー：デイリーレビュー：毎日、最初か最後にやることです。カレンダーと次の行動リストを見て、その日にやること を確認する。
  2. 週次レビュー：これはGTDの根幹であり、譲れないものだ。毎週末に1～2時間、頭の中を整理し、入ってきたタスクやアイデアをすべて把握し、クリアされたことを確認しましょう。プロジェクト、アクティブなプロジェクトプラン、次のアクションリスト、待ち合わせリスト、いつか/かもしれないリストを見直す。

デビッド・アレンは、週次レビューを「重要な成功要因」と考えている。なぜなら、定期的に自分のシステムを見直すことで、ただ忙しいだけでなく、正しいタスクに集中できるようになるからだ。

GTD システムの一般的な使い方

アレンが2001年にGTDシステムを発表した直後から、GTDシステムは、特に米国で増加している技術者や知識専門家の間で、最も人気があり、話題になっている生産性手法のひとつとなった。

アレンのアイデアは、2000年代から2010年代初頭にかけて、常に見出しとなる雑誌で特集され、議論された。ある雑誌では 2005年の記事 ワイアードはGTDシステムを「情報時代の新しいカルト」と呼んでいる。

タイム誌

は2007年、この本を「自己啓発ビジネス書の決定版」と評した。

さらに、GTDシステムは当時人気のあったインターネット上のブログでも頻繁に言及されていた。 ライフハッカー や、今は無きThe Simple Dollarなどのメディアにも取り上げられた。また、ラジオ司会者のハワード・スターンやブロガーでポッドキャスターのマーリン・マンといった著名人たちによってもプロモーションされた。一方、ゼネラル・ミルズのような数多くの多国籍企業やそのCEOたちは、その原則を経営に導入している。

GTDシステムは、20年前や20年前のような人気はない。

は批判にさえ会っている

しかし、そのシンプルさと多機能性により、今でもプロフェッショナル、学生、親タスクの間で人気のある時間管理・タスク管理方法となっている。

ボーナス・ヒント： GTDシステムのステップを、以下から実践してみよう。 無料ワークフローテンプレート !

やること完了システムの例

あなたが野心的なマーケティングキャンペーンを監督するマーケティングマネージャーだとしましょう。GTDをどのように適用できるかを考えてみましょう。 システムを適用して、時間管理を改善する方法を紹介しよう。 と生産性を向上させ、タスクを克服し、プロジェクトを成功させる：

  1. キャンペーンに関連するタスク、アイデア、責任を記録する。ソーシャルメディア投稿のクールなアイデア、最新のクライアントミーティングの感想、重要な電子メールなどだ。いずれにせよ、これらのアイテムをあなたの見出しから外部のinboxに移動させる。
  2. 受信トレイにある各アイテムを、実行可能かどうかを判断して明確にする。イエスなら、次のステップを決める。例えば、電子メールへの返信は通常2分もかからないので、すぐにやること。一方、「ソーシャルメディア投稿用のビジュアルを作成する」のようなタスクは、重要だがすぐに完了する必要はないので、スケジュールを決めるか、デリゲート済みとする。
  3. タスクを異なるコンテクストのカテゴリーに整理する。例えば、"Create visuals for social media posts"は、"Content creation"に該当し、"Coordinate with the design team"は、"Team collaboration"に該当する。タスクの特別なカテゴリーは、いわゆる単発タスクかもしれない。これらは2分以上かかるが、プロジェクト全体を構成するものでもなく、ソーシャルメディアビジュアルの承認のように複数のステップを必要とするものでもない。
  4. 明確にし、整理したタスクは、次のように実行する。 生産性プラン GTD メソッドを使って作成した 5.定期的にタスクリストを見直し、優先度を調整し、正しい方向に進んでいることを確認する。

やること完了システムを使う上での課題

GTDシステムは仕事とプライベートの生産性を大幅に向上させることができますが、ナビゲートする必要がある課題がないわけではありません。最も顕著なものをいくつか挙げよう：

  • 初期セットアップ：GTDシステムの設定には時間と努力が必要で、新しいワークフローや習慣に適応する期間も必要です。
  • 一貫性：システムを適用することは、規律と献身を必要とする終わりのないプロセスであり、繁忙期や緊急時には不可能かもしれない。
  • 複雑さ複雑さ：把握、処理、整理しなければならないタスクの多さに圧倒されるかもしれない。
  • 柔軟性の欠如：* GTDはあらかじめ決められたフレームワークであるため、リミットが大きすぎ、突然の変更や予期せぬタスクに対応できないことがある。
  • コンテキストの切り替え : GTDシステムでは、場所や必要なツールなど、タスクの位置に応じてタスクをグループ化する必要があります。そのため、異なるタイプのタスクや、それらを管理するために必要なツールの間を常に行き来していると、気が散って生産性が低下してしまう可能性がある。

幸いなことに、GTDシステムの代替あるいは補完ツールとして使える生産性やタスク管理の方法は他にもあります。その代表的なものが以下である：

  • アイゼンハワーマトリックス :GTDシステムとは異なり、この方法は本質的に緊急度と重要度に基づいてタスクを分類する。タスクを4つの象限に分ける視覚的なツールである。
  • ポモドーロ・テクニック :仕事をポモドーロと呼ばれるインターバルに分割する。
  • カンバン :タスクをボード上のカードとして視覚化し、異なる列はTo Do、In Progress、Doneのように異なるタスクフェーズを表す。タスクのステータスを変更するには、カードを別の列に移動させるだけです。

GTDシステムのリミットに甘んじたり、代替品に頼ったりすることなく、GTDシステムを使うことができると言ったらどうだろう？朗報です！ClickUpを使えば、妥協する必要はありません。ClickUpはオールインワンの生産性プラットフォームで、どんな方法でもプロ並みにタスクと時間を管理することができます！

クリックアップでGTDシステムを導入する方法

クリックアップ

/参照 https://clickup.com/templates 1,000以上の既製テンプレート /%href/

様々なコラボレーションツールや時間管理ツール

/を提供しています。 https://clickup.com/features/views。 15以上のカスタマイズ可能なビュー /%href/

ClickUpは、タスクやプロジェクトを常に把握し、かつてない生産性を実現するために必要なすべてを備えています。💪

GTDシステムに慣れておらず、すべての設定にショートカットが必要な場合は、ClickUpの

/参照 https://clickup.com/ja/blog/71483/undefined/ GTDテンプレート /%href/

.GTDテンプレートは、タスクを記録し、処理し、完了するためのフレームワークを提供します。私たちのトップ・ピックを紹介しよう：

ClickUp やること完了テンプレート

やること完了(GTD)テンプレートは、すべてのアイデアを1つの場所にまとめるのに役立ちます。

ClickUpを使ってGTDシステムの5つのステップを効果的に実行する方法を見てみましょう。

ステップ1：すべてを把握する

最初のステップは、あなたの考えを頭の中から出して、簡単にアクセスできる一元化された場所に持っていくことです。

ClickUpを使えば、考えやアイデアを簡単に取り込むことができます。

/参照 https://clickup.com/features/notepad メモ帳機能 /メモ帳機能

.ちょっとしたリマインダーをメモするのに最適です、 ミーティングメモ など、思いついたことを何でも書き込んでください。画面右下のメモ帳アイコンをクリックするだけで、すぐに使えます。メモにはそれぞれタイトルと日付があり、後から拡大したりアドオンしたりすることもできる。

/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-126.png ClickUpメモ帳ダッシュボードイメージ /画像

ClickUpメモ帳でメモ、アイデア、リマインダーを素早く記録。

メモを次のレベルへ進めたいなら

/をご利用ください。 https://clickup.com/features/docs ClickUp ドキュメント /%href/

.このプラットフォームのテキストエディターとドキュメント管理システムで、ドキュメントの作成、編集、共同作業をリアルタイムで行うことができます。

ドキュメントにリンク、画像、ブックマーク、テーブルを追加することで、思考に深みや文脈を加え、先に述べたオープンループをよりよく捉えることができる。また、ネストされたサブページを作成したり、ドキュメント同士をリンクさせたり、アクセスや検索がしやすいようにカテゴリーを作成することもできます。

ClickUp 3.0 ドキュメントのサブページの簡素化

ClickUp Docs上で接続されているすべてのサブページとリレーションシップを素早くビューに表示し、整理整頓と仕事の接続を維持します。

ステップ2：物事を明確にする

アイデア、考え、画像、リンクがメモ帳やドキュメントにきちんと保存されたら、今度はそれをやることを決めましょう。特定のアイテムが実行可能であると判断した場合、

/参照 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6309647350807-Create-a-task タスクを作成する /タスクを作成します。

を使ってタスクを作成する。

/を使って https://clickup.com/features/tasks ClickUpタスク /参照

このプラットフォームの全能のタスク管理スイート。

各ClickUpタスクの中で、やること、タスクの分割、タスクの分割、タスクの分割、タスクの分割、タスクの分割、タスクの分割を行うことができます。

/参照 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6310382044567-Create-and-edit-subtasks-in-List-and-Board-view に分割することができる。 サブタスクに分割することができます。 /サブタスクに分割します。

, コメントを割り当てる を自分自身やチームに割り当て、追加情報を得たり、リマインダーを追加したりすることができます。

ClickUp 3.0 タスクの割り当てコメント

タスクで直接ユーザーにコメントを割り当て、チェックリストで割り当てられたコメントのクイックビューを取得することで、コメントを確実に見ることができます。

この機能により、画像、リンク、またはドキュメント全体を参考資料として追加することで、各タスクを細部まで明確にすることができます。チェックリストややることリストを添付することもできます。

/参照 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6309610317975-Intro-to-due-dates 期日の設定 /を設定することができます。

すぐに終わらないような複雑なタスクには、期限を設定しましょう。

ClickUp 3.0 タスクビュー 期日

カスタムタグを追加してタスクの整理を強化し、リストビューとボードビューのフィルターオプションを使って優先度の高いタスクを正確に特定しましょう。

と ClickUpの階層機能 ClickUpの階層機能 /%ref/ を使えば、タスクを整理することでGTDの手法を完全に取り入れることができます。共有属性を持つタスクをリストに整理することができ、関連する複数のリストはフォルダを形成します。複数のフォルダをClickUpワークスペース内の最も広い組織単位であるスペースにまとめることができます。

/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-1.gif ClickUpのプロジェクト階層機能 /クリックアップのプロジェクト階層機能

ClickUpのプロジェクト階層機能を使って、タスクを整理し、場所をすばやく特定しましょう。

ClickUpには、関連するタスクをグループ化して追跡するユニークな機能があります。

/参照 https://clickup.com/features/dependencies クリックアップ目標 /参照

.長期的なプロジェクトやオブジェクトを完了するために、測定可能で期限付きのターゲットを設定し、自動進捗追跡で進捗を監視するために使用します。また、重要な個人目標やチーム目標のために別のフォルダを作成することもできます。

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/image-24.gif クリックアップ目標 /目標

ClickUp Goalsで目標とOKRを使いやすいフォルダに整理しましょう。

ステップ4: 行動に移す

Engageのステップでは、腕まくりをして真正面からタスクに取り組みます。頭の中がクリアされ、すべてが整理された状態で、やることは完了するだけです。

クリックアップはGTDシステムのこのステップをリアルタイムコラボレーションと

/参照 https://clickup.com/time-management 時間管理機能 /を利用することができる。

ワークフローを合理化し、生産性を高める時間管理機能。お気に入りを紹介しよう：

  • ホワイトボード :この無限のキャンバスは、共同でのブレインストーミングやアイデア出しに最適です。ホワイトボード上のオブジェクトをタスクに変換することで、アイデアから行動まで瞬時に行うことができます。
  • /ホワイトボード https://clickup.com/features/mind-maps マインドマップ /マインドマップ :マインドマップを使って、アイデアとタスクの接続を描き、プランニングと実行を容易にする。
  • /マインドマップ https://clickup.com/features/project-time-tracking プロジェクトの時間追跡 /プロジェクト時間のトラッキング :タスクに費やした時間を記録し、見積もり時間を設定し、メモを追加する。
  • /を利用することができます。 https://clickup.com/features/chat-view チャットビュー /%href/ クリックアップのネイティブコミュニケーションツールにより、最新情報を共有し、チームとリアルタイムでシームレスにコラボレーションすることができます。

ステップ5：プロセスの確認

進捗状況やステータスを確認することは、GTDシステムを仕事にする上で非常に重要です。定期的にタスクリストを見直し、更新することで、正しい方向に進んでいることを確認できます。急な変化に対応し、改善点を見つけ、仕事を振り返ることができます。

ClickUpのカスタマイズ可能なビューにより、タスクやプロジェクトをあらゆる角度から視覚化し、進捗を監視することができます。以下のビューは、GTDシステムのコンテキストに役立ちます：

/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/image6-1.gif ClickUpビューの例 /クリックアップビューの例

ClickUpの15以上のビューは、各チームに壁一面のソリューションを提供します。

ClickUp：GTDマスターのための決定版ソリューション

GTDメソッドは頭の中を整理し、タスクを構造化することに優れていますが、魔法のように1日の時間が増えるわけではありません。タスクに追われているなら、効果的な時間管理は必須です。

デビッド・アレンが強調するように、今こそ「適切な人と、適切なタイミングで、できることをコントロールする」好機なのだ。

ClickUpの多彩な機能とテンプレートを使えば、GTDシステムの導入がこれまで以上に身近になります。

/参照 https://clickup.com/signup 今すぐ無料登録する /%href/

あなたの時間をコントロールし、簡単にやることを完了するために！👏