Dal 2010, i college e le università statunitensi hanno perso 2,7 milioni di studenti e si prevede che il calo demografico ridurrà il numero dei diplomati delle scuole superiori di un ulteriore 13% entro il 2041. I team addetti alle iscrizioni gestiscono ancora il percorso che porta dalla richiesta di informazioni all’iscrizione attraverso sistemi CRM, fogli di calcolo e catene di email non integrati tra loro. Un agente IA integrato in una piattaforma di project management può automatizzare l'elaborazione delle domande, il monitoraggio dei rendimenti, le campagne di comunicazione, la valutazione dei crediti trasferiti e il coordinamento tra i reparti, dalla prima richiesta al giorno del trasferimento. Di seguito è riportato un prompt per l'agente IA pronto per essere copiato, che puoi incollare in ClickUp per creare in pochi minuti uno spazio di lavoro completo per le operazioni di iscrizione.
Di seguito trovi un prompt per l'intelligenza artificiale pronto all'uso che puoi incollare in ClickUp per creare in pochi minuti un'area di lavoro completa dedicata alle operazioni di iscrizione. Prima di utilizzarlo, però, è utile esaminare le difficoltà di coordinamento che questo tipo di sistema è pensato per risolvere. Per la maggior parte dei team addetti alle iscrizioni, il problema non è la mancanza di strumenti, bensì il fatto che il percorso di iscrizione coinvolga troppi sistemi e troppi uffici, rendendo impossibile per chiunque avere una visione d'insieme chiara, dalla richiesta iniziale fino al giorno del trasloco.
A chi è destinata questa configurazione delle operazioni di iscrizione
Questa configurazione è pensata per i team addetti alle operazioni di iscrizione, i responsabili delle ammissioni, il personale addetto agli aiuti finanziari, i titolari dei sistemi CRM, i coordinatori dei trasferimenti, i team di orientamento e i responsabili interfunzionali delle iscrizioni incaricati di accompagnare gli studenti dal primo contatto fino allo stato di iscrizione effettivo. È particolarmente utile per gli istituti che dispongono già di un sistema CRM e di un sistema informativo scolastico (SIS), ma che continuano ad affidarsi al coordinamento manuale per gestire i passaggi di consegne, le scadenze e il supporto alla conversione tra i vari uffici.
Il problema: il vostro team addetto alle iscrizioni sta gestendo un funnel in contrazione con gli stessi strumenti che utilizzava quando era in crescita
Se lavori nel settore della gestione delle iscrizioni, i numeri ti sono sfavorevoli. Il cosiddetto "precipizio delle iscrizioni" è già arrivato: tra il 2010 e il 2021 le università hanno registrato complessivamente un calo del 15% nelle iscrizioni, e il WICHE prevede che 38 stati vedranno un ulteriore calo dei diplomati delle scuole superiori fino al 2041. Il tasso medio di rendimento negli istituti quadriennali è sceso a circa il 33,7%, il che significa che due studenti ammessi su tre si iscrivono altrove.
Eppure, la maggior parte degli uffici di ammissione continua a operare con gli stessi strumenti frammentati: un CRM per la gestione delle richieste di informazioni, un SIS separato per l’elaborazione delle domande di ammissione, fogli di calcolo per la modellizzazione dei tassi di accettazione, email per il coordinamento interdipartimentale con i servizi di aiuti finanziari, alloggi e orientamento, e passaggi di consegne manuali in ogni fase del processo. Quando un potenziale studente passa dalla fase di richiesta di informazioni a quella di candidato, poi a quella di ammesso, quindi a quella di iscritto e infine a quella di matricolato, i dati vengono inseriti più volte, si creano lacune nella comunicazione e nessun sistema offre una visione d’insieme completa.
La posta in gioco è più alta che mai. Ogni punto percentuale di aumento del rendimento può tradursi in milioni di euro di entrate derivanti dalle rette. Ogni punto di contatto mancato nella sequenza comunicativa può spingere uno studente verso un concorrente. E ogni giorno di ritardo nella valutazione dei crediti trasferiti può costare una decisione di iscrizione.
Come ha risolto il problema la Wake Forest University: la Wake Forest University ha riunito i team che operavano su piattaforme isolate in un unico sistema utilizzando i dashboard di ClickUp, ottenendo così reportistica in tempo reale e un coordinamento tra i vari reparti.
Morey Graham, direttore del progetto "Servizi per ex studenti e donatori":
Ora possiamo collaborare all'interno di un unico sistema e avere una visibilità sui dati critici. Ciò consente ai nostri vari team di riferire sull'andamento, individuare eventuali problemi relativi al carico di lavoro e alla capacità e pianificare in modo più accurato.
Ecco dove sta l'opportunità. Non si tratta di sostituire i sistemi di registrazione principali, ma di creare un unico livello operativo con visibilità che coordini i passaggi tra di essi. Il modo più rapido per testare questo modello è quello di creare una configurazione operativa di registrazione funzionante all'interno della vostra piattaforma di project management.
Vuoi provare un modello simile nella tua procedura di iscrizione? Inizia con il prompt riportato qui sotto e adattalo agli obiettivi del tuo corso, ai diversi gruppi di studenti e ai punti critici del flusso di lavoro.
Come ha risolto il problema la Wake Forest University: la Wake Forest University ha riunito i team che operavano su piattaforme isolate in un unico sistema utilizzando i dashboard di ClickUp, ottenendo così reportistica in tempo reale e un coordinamento tra i vari reparti.
Morey Graham, direttore del progetto "Servizi per ex studenti e donatori":
Ora possiamo collaborare all'interno di un unico sistema e avere una visibilità sui dati critici. Ciò consente ai nostri vari team di effettuare la reportistica sull'andamento, individuare eventuali problemi relativi al carico di lavoro e alla capacità e pianificare in modo più accurato.
Ora possiamo collaborare all'interno di un unico sistema e avere una visibilità sui dati critici. Ciò consente ai nostri vari team di riferire sull'andamento dei lavori, individuare eventuali problemi relativi al carico di lavoro e alla capacità e pianificare in modo più accurato.
Ecco dove sta l'opportunità. Non si tratta di sostituire i sistemi di registrazione principali, ma di creare un unico livello operativo visibile che coordini i passaggi tra di essi. Il modo più rapido per testare questo modello è quello di creare una configurazione operativa di registrazione funzionante all'interno della vostra piattaforma di project management.
Vuoi provare un modello simile nella tua procedura di iscrizione? Inizia con il prompt riportato qui sotto e adattalo agli obiettivi del tuo corso, ai diversi gruppi di studenti e ai punti critici del flusso di lavoro.
Ecco dove sta l'opportunità. Non si tratta di sostituire i sistemi di registrazione principali, ma di creare un unico livello operativo con visibilità che coordini i passaggi di consegne tra di essi. Il modo più rapido per testare questo modello è quello di creare una configurazione operativa di registrazione funzionante all'interno della vostra piattaforma di project management.
Vuoi provare un modello simile nella tua procedura di iscrizione? Inizia con il prompt riportato qui sotto e adattalo agli obiettivi del tuo corso, ai diversi gruppi di studenti e ai punti critici del flusso di lavoro.
Vuoi provare un modello simile nella tua procedura di iscrizione? Inizia con il prompt riportato qui sotto e adattalo agli obiettivi del tuo corso, ai diversi gruppi di studenti e ai punti critici del flusso di lavoro.
Il prompt: Crea la tua area di lavoro per le operazioni di iscrizione con l'IA
Copia questo prompt, incollalo in ClickUp Brain per creare il tuo Super Agent di ClickUp, inserisci i dati della tua istituzione e otterrai uno spazio di lavoro completo per le operazioni di iscrizione, completo di monitoraggio della pipeline, flussi di lavoro di comunicazione, regole di automazione e tutto il resto.
Il risultato dovrebbe fornirti una solida bozza iniziale della tua struttura operativa, comprensiva di flussi di lavoro suddivisi per fasi, punti di controllo per il passaggio di consegne, logica delle scadenze e visibilità tra i vari team. Il tuo staff potrà poi personalizzarla in base al volume delle iscrizioni, alla strategia di acquisizione dei clienti e ai vincoli istituzionali.
Il risultato dovrebbe fornirti una solida bozza iniziale della tua struttura operativa, che includa flussi di lavoro suddivisi per fasi, punti di controllo per il passaggio di consegne, logica delle scadenze e visibilità tra i vari team. Il tuo staff potrà poi personalizzarla in base al volume delle iscrizioni, alla strategia di acquisizione e ai vincoli istituzionali.
Prompt:
→ Sei pronto a creare il tuo primo Super Agente?
Apri ClickUp Brain e incolla il prompt riportato sopra per creare un Super Agent personalizzato per l'area di lavoro di ClickUp.
Come impostarlo in ClickUp (4 passaggi)
Passaggio 1: Crea la struttura della tua area di lavoro
Crea uno spazio dedicato denominato “Operazioni di iscrizione” con cinque cartelle:
- Percorso di reclutamento: elenchi organizzati per fase del percorso (Potenziali candidati, Richieste di informazioni, Candidati, Ammessi, Con deposito versato, Iscritti) o per ciclo accademico
- Campagne di comunicazione: elenchi per ciascuna sequenza di campagna (fidelizzazione dei potenziali clienti, completamento della domanda, aumento del tasso di adesione, prevenzione dell'abbandono) con le attività per ciascun punto di contatto
- Coordinamento degli aiuti finanziari: elenchi relativi all'elaborazione delle domande FAFSA, alla definizione dei pacchetti di aiuti, ai ricorsi e alla gestione delle borse di studio
- Trasferimenti e valutazione dei crediti: elenchi delle valutazioni in corso, degli accordi di riconoscimento dei crediti e delle valutazioni completate
- Orientamento e inserimento: elenchi per la gestione delle sessioni, liste di controllo pre-iscrizione e coordinamento delle attività tra i vari reparti
Passaggio 2: Configurare i campi personalizzati per ogni attività di iscrizione
Aggiungi questi campi ai tuoi modelli di attività di iscrizione in modo che ogni potenziale cliente e ogni processo disponga dei propri dati chiave ( vedi tutti i tipi di campi personalizzati ):
| Campo | Tipo | Scopo |
| Fase del funnel | Elenco a discesa | Potenziale studente, Richiedente, Candidato, Ammesso, Iscritto, Immatricolato |
| Fonte: studente | Elenco a discesa | Visita alle scuole superiori, Fiera dell'orientamento universitario, Canali digitali, Segnalazioni, Trasferimenti |
| Interesse accademico | Elenco a discesa | Corso di laurea o programma di studi prescelto |
| Stato di soggiorno | Elenco a discesa | Residenti nello Stato, non residenti nello Stato, stranieri |
| Stato relativo agli aiuti finanziari | Elenco a discesa | Nessuna FAFSA, FAFSA ricevuta, Verificata, Elaborata, Assegnata |
| Rischio di rendimento | Elenco a discesa | Basso, Medio, Alto (in base ai segnali di coinvolgimento) |
| Prezzo netto | Valuta | Costo totale al netto di tutti gli aiuti |
| Termine ultimo per il versamento | Data | Data entro la quale lo studente deve versare la caparra |
Passaggio 3: incolla il prompt in ClickUp Brain
Apri ClickUp Brain nel tuo nuovo Spazio e incolla il prompt riportato sopra. Inserisci le tue variabili (nome dell'istituto, numero di studenti previsto per classe, volume delle domande, tasso di accettazione, numero di dipendenti). Brain creerà la struttura della pipeline, i flussi di lavoro di comunicazione e le regole di automazione sotto forma di attività e attività secondarie che potrai utilizzare immediatamente. (Non conosci ancora i Super Agents? Scopri come crearne uno per la prima volta, passo dopo passo.)
Passaggio 4: Configurare le automazioni per la gestione continua
Configura queste automazioni principali in modo che il sistema funzioni in modo autonomo ( scopri come funzionano i campi personalizzati nelle automazioni ):
| Quando… | E poi… |
| Viene creata una nuova richiesta | Avviare la sequenza di comunicazione di follow-up, assegnarla al consulente di zona |
| Lo stato della richiesta passa a “Completato” | Avviare l'attività di valutazione della domanda e informare la commissione di ammissione |
| Lo studente ammesso non ha versato la caparra dopo 14 giorni | Imposta il rischio di rendimento su "Alto" per trigger il contatto personalizzato da parte del consulente |
| Lo studente ammesso non si è iscritto all'orientamento entro la scadenza | Crea un'attività di follow-up, avvisa il coordinatore delle iscrizioni |
| La valutazione dei crediti trasferiti supera lo SLA di 5 giorni | Segnalare il caso al responsabile del dipartimento, contrassegnarlo nella dashboard del flusso di trasferimento |
Cosa copre l'agente durante l'intero ciclo di iscrizione
Un agente di intelligenza artificiale per le operazioni di iscrizione non è un chatbot che risponde alle domande dei potenziali studenti. Si tratta di un sistema che opera all’interno della vostra area di lavoro di project management e svolge il lavoro strutturato e ripetitivo che il vostro team di iscrizione attualmente svolge manualmente: guidare i potenziali studenti attraverso le fasi del funnel, triggerare le comunicazioni, coordinare i vari reparti e segnalare gli studenti a rischio prima che abbandonino il percorso.
| Fase del ciclo di vita | Cosa fa l'agente | Cosa sostituisce |
| Assunzioni | Tiene traccia delle fonti di potenziali clienti, gestisce l'assegnazione dei territori e monitora il volume delle richieste rispetto ai traguardi per regione e per programma | Gestione del territorio tramite fogli di calcolo e monitoraggio manuale delle fonti |
| Elaborazione delle domande | Gestisce le richieste nelle varie fasi di revisione, segnala i fascicoli incompleti, assegna i revisori e effettua il monitoraggio dello stato delle decisioni | Soluzioni alternative per il CRM e coordinamento dei revisori tramite email |
| Gestione della capacità | Monitora i tassi di deposito per segmento, trigger un'azione di contatto progressivamente più intensa nei confronti dei clienti che non hanno effettuato depositi e segnala gli indicatori di rischio di rendimento | Reportistica settimanale sui rendimenti generata manualmente dalle esportazioni SIS |
| Coordinamento degli aiuti finanziari | Tiene traccia dello stato di elaborazione della FAFSA, gestisce i flussi di lavoro relativi ai ricorsi e offre al reparto ammissioni visibilità sulle tempistiche relative ai pacchetti di aiuti finanziari | Richieste di informazioni sullo stato delle pratiche tramite email tra l'ufficio ammissioni e l'ufficio per gli aiuti finanziari |
| Valutazione del trasferimento | Gestisce il flusso di lavoro relativo alla valutazione dei certificati di studi con monitoraggio degli SLA, collegamenti agli accordi di riconoscimento dei crediti e segnalazione delle revisioni in ritardo | Registri di valutazione cartacei e attività di sensibilizzazione manuale dei dipartimenti |
| Inserimento | Coordina le attività preliminari all'iscrizione tra i servizi di alloggio, segreteria, informatica, ristorazione e assistenza sanitaria, con monitoraggio dello stato di completamento | Liste di controllo separate per ciascun dipartimento, senza una visione d'insieme degli studenti |
Vuoi vedere come funzionano i Super Agents in un ambiente ClickUp reale? Guarda la guida pratica qui sotto per scoprire come i flussi di lavoro, le attività e le automazioni generate dall'IA si integrano nella pratica.
Variazioni in base alle diverse tipologie di istituzione
Il testo di prompt riportato sopra è valido per tutti gli istituti di istruzione superiore che utilizzano ClickUp. Adatta il testo di prompt al tuo istituto:
| Tipo di istituzione | Modifiche principali |
| Università di ricerca di livello R1 (oltre 20.000 domande di ammissione) | Aggiungere i percorsi formativi dei corsi di laurea magistrale e dei corsi professionali. Includere il monitoraggio delle borse di ricerca e delle borse di studio nell’ambito degli aiuti finanziari. Aggiungere i flussi di lavoro per l’elaborazione dei moduli I-20 degli studenti internazionali. Adattare le campagne di comunicazione in base alla facoltà o alla scuola. |
| Università di livello R2 (5.000–20.000 domande) | Concentrarsi sui percorsi formativi di laurea triennale e magistrale. Aggiungere dashboard relative alle aree di reclutamento regionali. Includere i percorsi di doppia iscrizione e di accesso anticipato all’università come fonti di potenziali candidati. |
| Attenzione: si tratta principalmente di un istituto di istruzione universitaria di primo livello (1.000–5.000 domande) | Dare maggiore importanza alla gestione dei tassi di ammissione per un numero ridotto di candidati. Aggiungere la pianificazione e il monitoraggio delle visite al campus come indicatori predittivi dei tassi di ammissione. Includere il coordinamento del reclutamento sportivo. Semplificare il processo creando un unico percorso per gli studenti universitari. |
| Istituto professionale (ammissione libera) | Sostituire il processo di selezione delle ammissioni con quello di iscrizione. Concentrarsi sui tassi di compilazione della FAFSA e sulla definizione dei pacchetti di aiuti finanziari. Aggiungere il monitoraggio delle iscrizioni ai corsi senza crediti formativi e ai programmi di formazione professionale. Porre l'accento su un percorso di inserimento incentrato sulla fidelizzazione. |
| Scuola professionale (ammissioni a ciclo continuo) | Concentrarsi sulla gestione dei gruppi in base alla data di inizio piuttosto che sui cicli annuali. Aggiungere il monitoraggio delle partnership con i datori di lavoro ai fini del collocamento. Includere il coordinamento dei benefici per i veterani e dei finanziamenti per lo sviluppo della forza lavoro. Monitorare l'idoneità all'esame di abilitazione come requisito preliminare all'iscrizione. |
Gestisci le operazioni di iscrizione da un'unica piattaforma
Le operazioni di iscrizione risentono di difficoltà quando il monitoraggio dei potenziali studenti, le comunicazioni, il coordinamento degli aiuti finanziari, le valutazioni dei trasferimenti e le attività di inserimento sono gestiti in sistemi separati, senza una visione operativa condivisa. Grazie a ClickUp Brain, ai campi personalizzati e alle automazioni, il vostro istituto può trasformare le operazioni di iscrizione in un unico sistema standardizzato che consente un follow-up più rapido, passaggi di consegne più chiari, una maggiore visibilità sui risultati e un tasso di completamento delle preiscrizioni più elevato.
L'obiettivo non è sostituire i vostri sistemi CRM, SIS o di gestione delle borse di studio, bensì ridurre il lavoro di coordinamento che li circonda, migliorare la visibilità lungo l'intero percorso di iscrizione e aiutare il vostro team a intervenire tempestivamente sui segnali che influenzano la forma delle classi e il calo delle iscrizioni. Iniziate con il prompt sopra riportato, adattatelo al vostro volume di iscrizioni e alle vostre sfide, e create una configurazione che il vostro team possa effettivamente utilizzare ad ogni ciclo. Iniziate gratis con ClickUp.
Domande frequenti
L'IA può davvero migliorare i tassi di rendimento?
L'agente non prevede quali studenti si iscriveranno. Garantisce invece che ogni studente ammesso riceva un'assistenza tempestiva e personalizzata e che nessuno venga trascurato. Attraverso l'automazione delle sequenze di comunicazione, la segnalazione dei depositi non confermati e la fornitura di una visibilità in tempo reale sui segnali di coinvolgimento degli studenti, il sistema aiuta il vostro team a concentrare il lavoro richiesto dove conta di più. Anche piccoli miglioramenti nel tasso di iscrizione, dell'ordine di 1-2 punti percentuali, possono tradursi in entrate significative su larga scala.
Questo sostituisce il nostro CRM per le iscrizioni, come Slate o TargetX?
No. Il tuo CRM è il sistema di riferimento per i dati dei potenziali clienti, i dettagli delle domande e la cronologia delle comunicazioni. L'agente ClickUp rappresenta invece il livello operativo in cui il tuo team coordina il lavoro interdipartimentale: il passaggio di consegne relative agli aiuti finanziari, la valutazione dei crediti trasferiti, la pianificazione dell'orientamento e i flussi di lavoro interni che coinvolgono più uffici. Hanno finalità diverse e funzionano al meglio se utilizzati insieme.
E per quanto riguarda la sicurezza dei dati relativi alle cartelle degli studenti e la conformità alla legge FERPA?
ClickUp è in possesso delle certificazioni SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 e ISO 42001 e supporta l'autenticazione SSO, le autorizzazioni basate sui ruoli e la crittografia sia dei dati inattivi che in transito. Le attività di iscrizione possono essere limitate in base al ruolo, in modo che i consulenti vedano i propri territori di competenza mentre il personale addetto agli aiuti finanziari visualizzi i flussi di lavoro relativi alla definizione dei pacchetti di aiuti. Nessun dato viene utilizzato per addestrare i modelli di IA.
È utile per gli istituti superiori con ammissione libera?
Assolutamente sì. Gli istituti con ammissione libera devono comunque gestire procedure di iscrizione complesse: monitoraggio della compilazione della FAFSA, coordinamento dei test di livello, gestione dell’orientamento e registrazione ai programmi senza crediti formativi. L’agente automatizza la parte operativa dell’iscrizione, indipendentemente dal fatto che si disponga o meno di un processo di ammissione selettivo. Le variabili di prompt consentono di saltare la fase di selezione e concentrarsi sull’iscrizione e sull’inserimento degli studenti.
In che modo questo si collega agli altri flussi di lavoro dell'istruzione superiore?
Le operazioni relative alle iscrizioni coinvolgono quasi tutti i reparti. Questa area di lavoro si integra perfettamente con la pianificazione delle risorse per la capacità delle aule e degli alloggi, con la pianificazione dei programmi di studio in base alla domanda dei corsi e con il monitoraggio dello sviluppo professionale per la formazione del personale addetto alle ammissioni. I campi di relazione di ClickUp consentono di collegare i dati relativi alle iscrizioni alle attività presenti in qualsiasi altro spazio di lavoro.