Se lavori nel settore dell'acquisizione dei talenti, puoi percepire la pressione che l'IA sta esercitando in questo momento.
I vostri dirigenti leggono titoli sui giornali che parlano di aziende che puntano sull'IA. I vostri responsabili delle assunzioni stanno sperimentando strumenti per conto proprio. I fornitori continuano a promettere che un'altra piattaforma risolverà magicamente il vostro funnel.
Nel frattempo, continui a organizzare riunioni di selezione, a cercare contesti, a destreggiarti tra strumenti diversi e a cercare di offrire ai candidati un'esperienza positiva.
Questa tensione è emersa chiaramente al Gem's AI Showcase di San Francisco, un evento incentrato sul reclutamento e sui talenti. Il panel è stato costruito attorno a una semplice domanda: come si crea un team di reclutamento basato sull'IA che funzioni davvero nel mondo reale?
Ho partecipato alla conversazione da una prospettiva leggermente diversa. In ClickUp, lavoro nel TA all'interno di un'azienda che sviluppa prodotti di IA e gestisce migliaia di "Super Agenti" interni in tutta l'azienda. Ciò significa che i miei responsabili delle assunzioni e gli stakeholder ragionano già in termini di flussi di lavoro, agenti e automazione.
Vorrei effettuare una condivisione di ciò che abbiamo imparato finora sull'uso dell'IA nel reclutamento, come ha cambiato il ruolo del reclutatore in ClickUp e alcune mosse pratiche che i leader TA possono intraprendere, anche se non lavorano in un'azienda di IA.
Come l'IA ha effettivamente cambiato il ruolo del reclutatore in ClickUp
Partiamo dalle basi.
Prima di avere questi agenti, un tipico colloquio iniziava con me che entravo principalmente per fare delle scoperte. Passavo i primi 20 o 30 minuti a ricavare lo stesso contesto da tre luoghi diversi, cercando di allineare ciò che era nella richiesta, ciò che era su Slack e ciò che era solo nella testa del responsabile delle assunzioni.
Avrei lasciato la stanza con dodici questioni in sospeso e un lungo elenco di cose da fare prima ancora di poter iniziare la ricerca.
Ora mi presento a quella stessa riunione con un brief introduttivo, una bozza di strategia di ricerca e un punto di vista su ciò che è realistico. La conversazione passa dalla raccolta delle informazioni di base al dibattito sui compromessi, alla sequenza dei ruoli e alla decisione su dove siamo disposti a essere flessibili.
Dietro le quinte, ClickUp Brain è il motore di gran parte di questo cambiamento. Sintetizza il contesto delle assunzioni attraverso documenti, conversazioni e cronologia dei flussi di lavoro, trasformando segnali sparsi in informazioni utili. Con ClickUp Brain, i reclutatori possono porre domande naturali sullo stato della pipeline, sui vincoli di ruolo o sui modelli di assunzione e ottenere risposte concrete all'istante, senza dover cercare le informazioni in diversi strumenti.
Quando si parla di IA nel reclutamento, spesso si ricorre immediatamente a parole alla moda. In pratica, i cambiamenti più significativi per il mio team sono stati determinati da agenti molto specifici che hanno eliminato il lavoro reale dal calendario.
Ho iniziato questo lavoro con un sano scetticismo. Non avevo bisogno dell'IA fine a se stessa, ma volevo ridurre il numero di riunioni e di messaggi del tipo "puoi rimandarmi quel documento?". Temevo che sarebbe diventata solo un'altra scheda del mio browser.
Ciò che mi ha fatto cambiare idea è stato vedere un Super Agent interno rimuovere silenziosamente un'intera riunione ricorrente dalla mia settimana, fornendomi un contesto migliore rispetto a quello che avevo prima.
Un paio di esempi dal nostro mondo in ClickUp:
- Talent Toolkit Super Agent. Abbiamo creato un agente interno che prende una descrizione del lavoro e la trasforma in un pacchetto completo di assunzione. Suggerisce un piano di colloquio, segnala le lacune nella definizione del ruolo e fa emergere le domande che dovrei porre al responsabile delle assunzioni. Invece di dedicare la prima parte dell'assunzione alla raccolta delle informazioni di base, mi presento pronto a mettere alla prova la strategia.
- Talent Ammo Super Agent. Monitora il mercato e i successi della nostra azienda, quindi fornisce ai reclutatori argomenti di discussione e testi di presentazione pronti all'uso, in modo che possano operare come consulenti strategici anziché come coordinatori di ricerca.
Nessuno di questi agenti sostituisce il reclutatore. Ciò che fanno è eliminare il lavoro ripetitivo e poco redditizio che ci manteneva in una posizione di servizio.
Di conseguenza, il mio calendario è molto diverso rispetto a qualche anno fa:
- Più tempo da dedicare alla vera collaborazione con i responsabili delle assunzioni nella definizione dei ruoli e dei compromessi.
- Più tempo per preparare e condurre conversazioni di alta qualità con i candidati.
- Meno tempo dedicato alla ricreazione delle informazioni, alla ricerca del contesto o alla correzione delle lacune nei processi.
Questo è il cambiamento fondamentale. L'IA non ha sostituito il lavoro. Ci ha dato lo spazio per svolgere le parti del lavoro che richiedono effettivamente capacità di giudizio.
Se siamo onesti, gran parte del burnout nel TA derivava dal fatto di svolgere il lavoro in modi che non erano mai sostenibili. Abbiamo assorbito il caos. Abbiamo appianato le lacune. Abbiamo colmato i processi poco chiari. L’automazione di queste parti non è una minaccia per il ruolo. È una valvola di sfogo per un lavoro che non avremmo mai dovuto svolgere in primo luogo.
Se siamo onesti, gran parte del burnout nel TA derivava dal fatto di svolgere il lavoro in modi che non erano mai sostenibili. Abbiamo assorbito il caos. Abbiamo appianato le lacune. Abbiamo colmato i processi poco chiari. L’automazione di queste parti non è una minaccia per il ruolo. È una valvola di sfogo per un lavoro che non avremmo mai dovuto svolgere in primo luogo.
Questo cambiamento è importante perché porto ancora con me molte cicatrici lasciate dalle organizzazioni di servizi. Ho perso il conto di quante volte un responsabile delle assunzioni ha trattato il TA come un semplice esecutore di ordini, inviando richieste vaghe e aspettandosi una risposta immediata.
Si percepisce il divario tra ciò che l'azienda pensa di aver richiesto e ciò che il mercato è effettivamente in grado di offrire. Ciò che vorrei che i leader capissero è che il lavoro più prezioso che svolgiamo non è quello di far passare i candidati da una fase all'altra.
Li sta aiutando a individuare il vero problema, ad essere onesti sui compromessi relativi al profilo, ai cicli di colloqui e alle fasce retributive, e quindi a progettare un flusso di lavoro che dia loro una possibilità equa di conquistare i talenti che dicono di volere.
💡 Suggerimento professionale: non automatizzare un processo che non comprendi. Prima mappalo, poi miglioralo e infine automatizzalo.
Cosa intendiamo veramente per "padronanza dell'IA" nel TA
Poiché siamo un'azienda all'avanguardia nel campo dell'IA, i candidati spesso sentono la pressione di dire le cose giuste sull'IA. Aggiungono strumenti al loro curriculum, inseriscono parole chiave e sperano che sia sufficiente.
Per noi, la padronanza dell'IA sembra molto più pratica.
Durante i colloqui, cerco:
- Persone curiose che hanno provato esperimenti reali, anche se piccoli o disordinati.
- Reclutatori in grado di descrivere un flusso di lavoro che hanno migliorato con le automazioni, non solo uno strumento che hanno "utilizzato".
- Leader in grado di spiegare dove non utilizzerebbero l'IA e perché
Alcune domande che mi piace porre:
- "Mi illustri una parte manuale del processo di reclutamento che ha ottimizzato. Cosa è cambiato e cosa ha imparato?"
- "Mi racconti di una volta in cui un nuovo strumento o processo non ha funzionato come previsto. Come ha reagito?"
- "Se ti dessi un coordinatore e un reclutatore junior, come introdurresti l'IA nel loro lavoro quotidiano in modo che risultasse sicuro e utile?"
Segnali di allarme a cui prestare attenzione:
- Considerare l'IA come una minaccia piuttosto che come un partner
- Parlare solo di nomi di prodotti o concetti superficiali
- Evitare dati o misurazioni
Dal lato positivo, cerchiamo di comunicare chiaramente la nostra cultura. In ClickUp, chiunque può proporre, creare e condividere un Super Agent. Organizziamo "Agent Hackathon" interni in cui le persone portano idee, collaborano con i costruttori e realizzano flussi di lavoro reali.
Quando i candidati sentono queste parole, si vede chi si illumina. Sono le persone che si lanceranno nella prossima ondata di cambiamento piuttosto che aspettare istruzioni.
All'interno del processo di reclutamento: cosa fanno realmente i super agenti
Da un punto di vista esterno, è facile immaginare l'IA nel reclutamento come una scatola nera. All'interno del lavoro, è molto più concreta.
Ecco come potrebbe essere un flusso tipico dal mio punto di vista in ClickUp:
- Arriva un nuovo ruolo. Inserisco la descrizione del lavoro nel Talent Toolkit.
- L'agente genera un brief iniziale, suggerisce domande e propone una prima bozza di strategia di ricerca.
- Mi incontro con il responsabile delle assunzioni e rispondiamo insieme. Rafforziamo la missione del ruolo, modifichiamo il profilo e concordiamo i compromessi.
- Gli agenti di mercato e di ricerca ci aiutano a capire quanto sia realistico il nostro profilo. Guardiamo candidati reali, non solo ipotetici.
- Gli agenti di coordinamento gestiscono la pianificazione e gli aggiornamenti di routine, in modo che i punti di contatto umani possano concentrarsi sulla sostanza.
- Al termine della ricerca, gli assistenti al debriefing rendono più facile esaminare l'elenco dei candidati e capire cosa ha funzionato, cosa non ha funzionato e cosa dovremmo cambiare la prossima volta.
La cosa importante è che abbiamo progettato questi agenti in modo che si inserissero nei nostri valori esistenti in materia di esperienza dei candidati e correttezza. Ad esempio, siamo attenti a come utilizziamo l'IA nelle valutazioni e nel supporto decisionale. Continuiamo ad affidarci a colloqui strutturati, criteri chiari e giudizio umano.
Il vantaggio non è solo la velocità. È la sensazione che i reclutatori non stiano più dedicando le loro energie migliori a lavori che richiedono molto tempo. Stanno gestendo un sistema.
🤖 Guarda questo video per imparare a strutturare esperimenti e decisioni basati sull'IA, in modo che le tue strategie di reclutamento migliorino sulla base dei dati, non delle supposizioni.
Cosa ho sentito dagli altri relatori
Una delle parti che ho preferito del panel Gem è stata vedere come diverse aziende che puntano sull'IA stanno affrontando gli stessi problemi.
Temi ricorrenti:
- I team vincenti non considerano l'IA come un progetto secondario. La inseriscono direttamente nei flussi di lavoro reali e continuano a iterarla.
- Le storie migliori non riguardavano il lancio di una grande piattaforma, ma piccoli casi d'uso mirati che si sono diffusi perché le persone ne hanno compreso il valore.
- Tutti stanno ancora imparando dove si colloca l'IA nella valutazione e nel processo decisionale, e la maggior parte dei leader è cauta nel delegare troppo.
Il mio punto di vista era leggermente diverso riguardo a chi può partecipare.
Grazie alla nostra cultura Super Agent, sono fermamente convinto che i team TA non debbano aspettare che un gruppo centrale fornisca loro una soluzione pronta. Alcune delle nostre idee migliori sono venute da persone vicine al lavoro che hanno individuato un punto di attrito e hanno detto: "Penso che un agente possa essere d'aiuto in questo caso".
Questo equilibrio è importante. I team centrali possono aiutare con gli standard, la sicurezza e l'infrastruttura condivisa. Ma se si desidera una reale adozione all'interno del TA, è necessario spazio per esperimenti bottom-up.
Il TA tra cinque anni: dal servizio alla strategia
Una domanda ricorrente durante il panel è stata: come sarà il reclutamento tra cinque anni?
La mia opinione è che probabilmente avremo meno ruoli tradizionali di reclutatore incentrati esclusivamente sul coordinamento e sulla selezione di base. Quel lavoro è troppo maturo per l'automazione.
Allo stesso tempo, penso che vedremo più ruoli simili a quelli di consulenti strategici e orchestratori dell'IA.
I nuovi ruoli saranno:
- Progettare e gestire flussi di lavoro di reclutamento end-to-end che coinvolgono fortemente gli agenti
- Fornire all'azienda dati chiari su quali processi funzionano e quali invece sono bloccati.
- Aiuta i leader a pensare alla strategia dei talenti, non solo alle singole richieste.
Per i singoli reclutatori e i responsabili delle risorse umane, alcune competenze sembrano particolarmente importanti da sviluppare in questo momento:
- Adattabilità. Dimestichezza con strumenti che cambiano sotto i tuoi piedi e abitudine ad apprendere in pubblico.
- Competenza nell'uso dei dati. Non è necessario essere un data scientist, ma è necessario essere in grado di ragionare sulla base di numeri reali e individuare dove una metrica nasconde un problema più profondo.
- Il pensiero basato sul flusso di lavoro. La capacità di vedere come l'acquisizione, il sourcing, la valutazione e la chiusura sono collegati tra loro e di individuare dove un agente può tranquillamente assumersi parte del carico di lavoro.
Se sei in grado di fare queste cose, l'IA non è una concorrenza. È una leva.
Quando ne parlo con i reclutatori del mio team, cerco di semplificare il concetto. Dico loro: "Il vostro lavoro non è quello di essere più veloci nell'amministrazione, ma di essere impossibili da ignorare nella stanza dove vengono prese le decisioni". E aggiungo: "Se un agente è in grado di farlo in modo affidabile, non dovrebbe essere una cosa che vi porta via le ore migliori".
Il punto è che l'IA non è lì per impressionare nessuno. È lì per permetterti di dedicare più energie a ciò che conta di più: il tuo giudizio e le tue relazioni.
Cosa possono iniziare a fare domani i leader del TA
Non è necessario ricostruire l'intera funzione per iniziare a muoversi verso un team di reclutamento che privilegia l'IA.
Alcune mosse pratiche che potete fare questo mese:
- Scegliete un processo ripetitivo e miglioratelo con l'IA. Potrebbe trattarsi della preparazione delle candidature, degli aggiornamenti di stato o della pianificazione. Mappate i passaggi, testate un agente o uno strumento semplice e misurate i cambiamenti.
- Invita il tuo team a proporre idee. Chiedi a ciascun reclutatore di identificare un ambito in cui perde tempo o energie e sfidalo a esplorare una soluzione assistita dall'IA. Crea un forum in cui possano condividere ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato.
- Siate chiari sui vostri limiti. Decidete in quali ambiti siete disposti a sperimentare l'IA nella valutazione o nel supporto decisionale e in quali no. Comunicatelo al vostro team e ai vostri candidati.
- Racconta la storia all'interno della tua azienda. Quando qualcosa funziona, trattalo come il lancio di un prodotto. Condividi le opinioni prima e dopo. Metti in evidenza le persone dietro al cambiamento, non solo lo strumento.
Non è necessario essere un'azienda che si occupa di IA per intraprendere questi passaggi. Non è nemmeno necessario avere un team dedicato all'IA.
Basta solo avere la volontà di iniziare in piccolo, imparare apertamente e considerare l'IA come un partner nella creazione del tipo di funzione di reclutamento che avete sempre desiderato gestire.
Questo è ciò a cui stiamo lavorando in ClickUp. Stiamo ancora imparando ogni giorno, ma il passaggio da organizzazione di servizi a orchestratore strategico è già in corso. E i team che ora si affidano a questo cambiamento saranno quelli che smetteranno di affogare nel rumore degli strumenti e torneranno a ciò che realmente muove le assunzioni: giudizio, chiarezza e relazioni.