La proliferazione del lavoro è il killer silenzioso della produttività, dell'innovazione e del morale nell'ambiente di lavoro odierno, spesso causata da strumenti e processi scollegati tra loro. L'ho vissuta in prima persona, l'ho superata e, cosa più importante, ho imparato come combatterla. In questo articolo voglio condividere la mia esperienza con la proliferazione del lavoro, i costi nascosti che ho scoperto e perché credo che il futuro del lavoro dipenda da aree di lavoro unificate e dall'IA che funziona davvero per le persone.
che cos'è la proliferazione del lavoro? Il mio modo di visualizzare personale*
Quando ho iniziato a guidare i team di marketing B2B e sviluppo commerciale, pensavo che la sfida più grande fosse semplicemente gestire i costi, assicurandomi che non spendessimo troppo per gli strumenti. Ma nel corso degli anni, mi sono reso conto che il vero problema era molto più profondo e insidioso.
Ciò che dovevo davvero affrontare era la proliferazione del lavoro, che ora definisco come la frammentazione del lavoro su troppi strumenti, sistemi e processi scollegati tra loro. È quando i team passano da una piattaforma all'altra, perdono il contesto e dedicano più tempo ad aggiornarsi a vicenda che a terminare effettivamente il lavoro.
L'impatto sulla produttività era innegabile. Teams rallentavano, duplicavano il lavoro richiesto e dedicavano più tempo all'allineamento che all'esecuzione. Le informazioni erano disperse, la collaborazione era frammentata e i progetti perdevano slancio prima ancora di essere avviati.
I quattro volti della dispersione
1. Diffusione delle applicazioni
*È qui che tutto è iniziato per me. Ricordo che quando ho assunto un nuovo ruolo ho scoperto che il nostro team utilizzava decine di strumenti diversi, molti dei quali svolgevano la stessa funzione o, peggio ancora, non facevano nulla. Stavamo pagando per software inutilizzati e il direttore finanziario era (giustamente) frustrato. Ma il costo non era solo finanziario. La mancanza di integrazione portava a un lavoro frammentato e alla perdita di allineamento, segni classici della proliferazione del lavoro.
2. Diffusione del contesto
*Questo aspetto mi ha colpito particolarmente in qualità di leader. Cercavo di farmi un'idea chiara di ciò su cui stavano lavorando i miei team, ma mi sono reso conto che le informazioni erano sparse tra Documenti Google, Slack, thread di email e strumenti di project management. Non esisteva un'unica fonte di verità. Mi trovavo costantemente a "ricomporre" un quadro generale, il risultato di strumenti frammentati che mancavano di convergenza nella loro progettazione. Ho perso visibilità e i miei team hanno perso il contesto necessario per svolgere al meglio il loro lavoro.
3. Espansione dei processi
*Ho visto questo fenomeno mettere in crisi anche i team migliori. Quando ogni gruppo utilizza i propri strumenti e flussi di lavoro, non esiste un processo unificato. Ho visto team cercare di mettere insieme i propri processi, finendo per ottenere solo inefficienze, confusione e opportunità di collaborazione perse. È un esempio perfetto di ciò che causa la proliferazione del lavoro: strumenti isolati, team disallineati e decisioni affrettate.
*4. Diffusione della /IA
Questa è la sfida più recente e in più rapida crescita. Nella fretta di adottare l'IA, ho visto organizzazioni (compresa la mia) raccogliere un mosaico di strumenti di IA che risolvono piccoli problemi ma non hanno connessione con il quadro generale. Questi strumenti diventano rapidamente obsoleti, proprio come gli strumenti SaaS prima di loro. Peggio ancora, quando l'IA non è integrata con il contesto reale, produce risultati negativi e mina la fiducia, un costo nascosto che la maggior parte dei team non riconosce fino a quando l'adozione non diminuisce.
I costi nascosti: ciò che sfugge alla maggior parte dei leader
Un tempo pensavo che il costo principale della dispersione fosse un elemento di bilancio. Ma i costi reali sono nascosti, come la parte sommersa di un iceberg.
Morale e innovazione
Quando le persone non hanno un contesto, si sentono isolate e disimpegnate. Ho visto i migliori professionisti ricorrere alla "forza bruta" per ottenere le informazioni necessarie, impostando riunioni extra, rincorrendo i colleghi e mettendo insieme le informazioni. Ma non tutti possono farlo, ed è estenuante anche per chi è in grado di farlo.
Se diamo a tutti l'opportunità di capire cosa sta succedendo, il morale e l'innovazione aumenteranno. Altrimenti, limiteremo il potenziale di tutti.
Se diamo a tutti l'opportunità di capire cosa sta succedendo, il morale e l'innovazione aumenteranno. Altrimenti, limiteremo il potenziale di tutti.
*diminuzione della produttività
Una statistica che mi è rimasta impressa: in media, un knowledge worker attiva/disattiva app e siti web quasi 1.200 volte al giorno , impiegando oltre quattro ore alla settimana solo per riorientarsi. L'ho visto con i miei occhi: persone che copiano e incollano, duplicano il lavoro e perdono ore ogni settimana a causa del "doppio lavoro", una sorta di disallineamento digitale tra informazione ed esecuzione. Non è solo inefficiente, è demoralizzante.
/IA senza contesto è inutile*
Ho visto fallire molti progetti di IA perché privi di contesto, specialmente nelle aziende tecnologiche in rapida evoluzione, dove i team fanno affidamento sulla precisione e sulla chiarezza. Se la tua IA non conosce le linee guida del tuo marchio, la metodologia commerciale o le sfumature del tuo business, non fa altro che generare rumore. E una volta che le persone perdono fiducia nell'IA, il suo utilizzo crolla.
*come sto risolvendo il problema della dispersione delle attività in ClickUp
convergenza: il potere di un'area di lavoro unificata*
L'usufruire grande per me è stato capire che la convergenza, ovvero riunire app, processi, persone, conoscenze e IA in un unico posto, cambia tutto. In ClickUp stiamo creando un'area di lavoro in cui il contesto non va perso, i processi sono mappati e l'IA è davvero integrata.
La dispersione del lavoro spesso inizia con note sparpagliate e idee ricordate solo a metà che non vengono mai reinserite nel sistema di registrazione. Ecco perché utilizziamo funzionalità/funzioni come Talk to Text in ClickUp Brain Max: colma questa lacuna catturando i pensieri nel momento in cui affiorano e trasformandoli direttamente in attività, documenti o promemoria, senza bisogno di digitare, senza dover cercare il contesto, ma semplicemente acquisendo le conoscenze in modo fluido per far progredire il lavoro.
Con Brain integrato in modo nativo, non vedo solo il mio lavoro convergere, ma vedo anche l'intelligenza intessuta in esso. Hai bisogno di redigere una bozza, riepilogare/riassumere un documento o automatizzare un flusso di lavoro? Tutto questo avviene all'interno dello stesso sistema in cui si svolge il lavoro.
Aneddoto personale: l'IA Notetaker
Uno degli strumenti più rivoluzionari per me è stato ClickUp AI Notetaker. Non posso partecipare a tutte le riunioni, ma con AI Notetaker non è necessario. Cattura la discussione, riepiloga/riassume i punti chiave e favorisce la condivisione del contesto con tutti coloro che ne hanno bisogno. Ricordo di aver perso una riunione importante sul prodotto e, come molti altri che si sono adattati al lavoro da remoto, ho semplicemente consultato il riepilogo/riassunto generato dall'intelligenza artificiale invece di cercare note o una sintesi. Mi sono subito messo al passo e ho potuto prendere decisioni senza ritardi.
documentare e condividere le conoscenze*
Ho imparato a mie spese che il contesto più prezioso è spesso intrappolato nella mente delle persone. Spingo i miei Teams, e me stesso, a dedicare 20 minuti alla scrittura delle cose. Non è facile, ma è essenziale. Quando documentiamo i nostri apprendimenti, i nostri processi e le nostre intuizioni, creiamo un repository condiviso che va a vantaggio di tutti.
Lezioni di leadership: cosa dico a ogni dirigente
mappa i tuoi processi*
Non è possibile automatizzare ciò che non è stato mappato. Prenditi il tempo necessario per documentare come viene terminato il lavoro, quindi cerca dei modi per semplificarlo e automatizzarlo.
2. Dare priorità al contesto
Rendi più facile per le persone (e/IA) accedere alle informazioni di cui hanno bisogno. Centralizza le conoscenze, standardizza la documentazione e abbatti i silos.
3. Integrare l'IA in modo ponderato
Non inseguire oggetti luccicanti. Investi in un'IA profondamente integrata con i tuoi flussi di lavoro e il tuo contesto, non solo in un'altra soluzione puntuale.
Inoltre, per ottenere il massimo dall'IA, è importante scegliere strumenti che si adattino alle esigenze e ai flussi di lavoro del proprio team. Con ClickUp Brain, è possibile passare da un modello linguistico di grandi dimensioni (LLM) all'altro per personalizzare la propria esperienza di IA. Questa flessibilità garantisce che l'IA utilizzata non sia solo una soluzione generica, ma una soluzione su misura per il proprio contesto e i propri obiettivi specifici.
4. Guidare il cambiamento culturale
La trasformazione non è solo tecnica, ma anche culturale. Date l'esempio dei comportamenti che desiderate vedere: trasparenza, documentazione e disponibilità al cambiamento.
il futuro del lavoro: la mia visione*
Credo che il futuro appartenga alle organizzazioni in grado di risolvere la dispersione non solo tagliando i costi, ma anche creando culture basate su chiarezza, collaborazione e miglioramento continuo. Agenti IA integrati, aree di lavoro unificate e un'attenzione costante al contesto renderanno gratis le persone per dare il meglio di sé e svolgere il proprio lavoro in modo più creativo. Questo è il potere di uno spazio di lavoro IA convergente: non solo raggruppare strumenti, ma ricostruire il lavoro stesso attorno a un'unica piattaforma intelligente.
La visione è semplice: offrire alle persone attività gratuite, fornire loro il contesto necessario e consentire loro di concentrarsi su ciò che conta davvero. È così che resteremo competitivi in un mondo in rapida evoluzione.
La visione è semplice: offrire alle persone attività gratuite dai compiti ripetitivi, fornire loro il contesto necessario e consentire loro di concentrarsi su ciò che conta davvero. È così che resteremo competitivi in un mondo in rapida evoluzione.
Il lavoro sprawl non si risolve da solo. Rallenta i tuoi team, cloud la tua strategia e costa più di quanto tu possa monitorare. È ora di agire con chiarezza: inizia provando ciò che abbiamo creato per combatterlo.
Il lavoro sprawl non si risolve da solo. Rallenta i tuoi team, cloud la tua strategia e costa più di quanto tu possa monitorare. È ora di agire con chiarezza: inizia provando ciò che abbiamo creato per combatterlo.