vi siete mai sentiti sopraffatti dal disordine del vostro account Google Drive?
Innumerevoli utenti hanno espresso queste frustrazioni su forum online come Reddit, Quora e il forum della Guida di Google Drive, con alcuni hanno addirittura preso in considerazione l'idea di cancellare i propri account e ricominciare da zero .
A differenza del cloud fisico, che è facilmente visibile, quello digitale spesso rimane nascosto alla vista, annidandosi nelle profondità del computer o dello spazio di archiviazione cloud.
È facile ignorarlo, finché non arriva il giorno in cui si è sopraffatti dall'enorme numero di cartelle, file e file duplicati, rendendo quasi impossibile trovare ciò che serve.
Se si lavora con un team o si condivide Google Drive con la famiglia, è molto probabile che si crei un'area di lavoro disordinata, soprattutto se non si dispone di un sistema. Vediamo quindi come implementare un sistema che garantisca un Google Drive ben organizzato, indipendentemente dal numero di utenti.
Come organizzare Google Drive
Abbiamo visto come Google Drive possa diventare rapidamente ingombro. Ecco alcune strategie per ripulire il vostro Google Drive e, cosa più importante, assicurarsi che rimanga tale.
1. Creare cartelle (e sottocartelle) per i diversi file
Le cartelle e le sottocartelle sono la base di un Google Drive ben organizzato. Creando strutture logiche e gerarchiche per organizzare i file e le cartelle forniscono un modo chiaro e strutturato per ordinare i file.
Si può iniziare creando una struttura di primo livello per le cartelle di Google Drive che rifletta le esigenze generali di organizzazione o di progetto. Questa potrebbe essere basata su categorie come lavoro, personale, lavoro secondario e così via. Quindi, suddividete le cartelle più grandi in sottocartelle per organizzare ulteriormente i file.
📌Esempio
La cartella del lavoro può avere sottocartelle come "Progetti", "Documenti", "Reportistica" e "Presentazioni" Allo stesso modo, la cartella personale può contenere sottocartelle per "Foto", "Documenti", "Musica" e "Video"
via Google Drive Se non si è sicuri di dove collocare un documento Google, creare una cartella "Non ordinata" o "Varie" come luogo di deposito temporaneo. Una volta determinata la posizione appropriata, è possibile spostare il file in quella cartella.
Leggi anche: 10 Migliori software per l'organizzazione dei file
2. Implementare convenzioni di denominazione coerenti
Una struttura di nomi standardizzata può aiutarvi non solo a organizzare i vostri file in modo più efficace, ma anche a evitare confusione se lavorate con un team. Non c'è da stupirsi che la maggior parte delle università come Harvard e Purdue hanno convenzioni rigorose per la denominazione dei file.
Queste convenzioni specificano tutto, dal numero di caratteri consentiti alle informazioni da includere, rendendo più facile per studenti e docenti l'accesso ai file anche se sono stati spostati dalla cartella originale.
Anche se non è necessario adottare protocolli così rigidi, ecco alcuni suggerimenti da tenere a mente quando si nominano i file:
- Iniziate a chiedervi a cosa pensate (le parole chiave che vi vengono in mente) quando guardate un file e includetele nel nome
- Passare dal generale allo specifico quando si assegna un nome a qualcosa. Ad esempio, Piano di marketing_Budget_Quarter_Year_Version (specificare trimestre, anno e versione)
- Se aggiornate spesso i file, includete nel nome un numero di versione o una data per monitorare le modifiche
3. Facilitare la ricerca con le descrizioni di file e cartelle
Oltre ai nomi di file e cartelle, la funzione di ricerca di Google Drive sfrutta le descrizioni per fornire risultati accurati. Incorporando parole chiave pertinenti, si aumentano le possibilità che i file appaiano nei risultati della ricerca quando si cercano termini specifici.
Non è possibile includere tutti i dettagli nel nome del file, quindi le descrizioni sono il luogo in cui fornire contesto aggiuntivo Questo garantisce anche il rispetto degli standard di accessibilità. Le descrizioni sono un ottimo modo per fornire agli utenti degli screen reader maggiori informazioni sul contenuto dei file e delle cartelle, rendendo Google Drive più inclusivo per tutti.
Ecco come aggiungere le descrizioni:
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella o sul file
- Andare a Informazioni sul file > Dettagli
- Aggiungere una descrizione dettagliata (fino a 25.000 caratteri)
via Google Drive 💡Pro Tip: Create un modello per scrivere le descrizioni che includa informazioni essenziali come lo scopo, le parti coinvolte e le parole chiave pertinenti. In questo modo, includerete tutte le informazioni pertinenti e vi assicurerete che i file giusti compaiano nei risultati della ricerca.
4. Avvistate i vostri file importanti per un accesso rapido
La funzionalità Star è un ottimo modo per assegnare priorità e accedere rapidamente ai documenti importanti. Se si assegna un asterisco a un file, è possibile individuarlo facilmente nella sezione Starred, anche se è sepolto in profondità nella struttura delle cartelle.
via Google Drive Cliccare con il tasto destro del mouse su una cartella o un file, andare su Organizza, e selezionare Aggiungi a stella. Se si preferiscono gli scorciatoi da tastiera, cliccare con il tasto destro del mouse su una cartella e digitare:
- Opzione + Comando + S per Mac o,
- Ctrl + Alt + S per Windows
Ricordate, evitate di startare troppi file! Questo può rendere difficile trovare quelli veramente importanti.
💡Pro tip: Per chi lavora in aree di lavoro di team, utilizzare le etichette insieme ai file con le stelle per una migliore classificazione. Chiedete all'amministratore dell'organizzazione di abilitare le etichette. L'amministratore può creare fino a 150 etichette e si possono applicare fino a 5 etichette a ciascun file. Ciò consente una categorizzazione più precisa.
Inoltre, la funzionalità di classificazione IA di Google suggerisce automaticamente le etichette, rendendo il processo ancora più semplice.
via Google
5. Codice colore delle cartelle per facilitare la suddivisione in categorie
Se l'attribuzione di priorità ai file è utile, la codifica per colore delle cartelle offre un approccio su larga scala all'"organizzazione visiva" Utilizzando colori diversi per le varie cartelle, è possibile distinguerle facilmente, risparmiare tempo nella posizione dei file e godere di un Google Drive visivamente accattivante.
Per codificare i colori di una cartella, fare clic con il pulsante destro del mouse su di essa, andare su Organizza e selezionare un colore dalla sezione Colore cartella.
via Google Drive Ecco alcuni suggerimenti per la codifica a colori delle cartelle:
- Assegnare colori a categorie specifiche: Determinare le categorie che si desidera codificare a colori e assegnare un colore unico a ciascuna di esse. Ad esempio, si potrebbe usare il blu per le cartelle relative al lavoro e il verde per quelle personali
- Applicare i colori in modo coerente: Assicurarsi di applicare in modo coerente gli stessi colori alle cartelle e ai file all'interno di ogni categoria. Ciò contribuirà a mantenere una struttura chiara e organizzata
6. Rivedere e riordinare il disco
L'ultimo consiglio per l'organizzazione di Google Drive è quello di esaminare regolarmente i file ed eliminare tutto ciò che non serve più. Questo vi aiuterà a trovare facilmente i file e a non esaurire lo spazio a disposizione.
Da fare è l'impostazione di specifiche fasce orarie per il decluttering di Google Drive. Questo potrebbe essere settimanale, mensile o trimestrale, a seconda dell'utilizzo e della velocità con cui si accumulano i nuovi file.
via Google Drive Ecco un paio di consigli per iniziare:
- **Quando si identifica un file non più necessario, aggiungere al suo nome un tag come
, o . Durante le sessioni di decluttering, cercate questi tag e cancellate i file contrassegnati in modo efficiente - **Controllare la data dell'ultima modifica dei file per valutare la loro attività recente. Se un file non è stato consultato o aggiornato per un periodo di tempo significativo, è probabile che sia un candidato all'eliminazione
Se è la prima volta che fate decluttering, vi consigliamo di iniziare in piccolo. Iniziate con una sezione gestibile di Google Drive, come una cartella specifica o un particolare tipo di file. Questo vi aiuterà a non sentirvi sopraffatti e a rendere l'attività meno scoraggiante.
💡Pro Tip: Se non siete sicuri di eliminare un file, considerate la possibilità di creare una cartella "Archivio". Si tratta di un approccio simile a quello minimalista che consiste nel tenere gli elementi fisici in uno spazio di archiviazione per un periodo prestabilito. Spostate il file nella cartella Archivio e rivedetelo dopo qualche mese.
Se in quel periodo non ne avete avuto bisogno, probabilmente non è necessario e può essere eliminato. Questo metodo aiuta a riordinare e organizzare i file di Google Drive, riducendo al minimo il rischio di eliminare accidentalmente file importanti.
Leggi anche: 15 trucchi di Google Drive per organizzarsi al meglio
Limiti dell'uso di Google Drive
Google Drive è diventato uno strumento onnipresente per privati, aziende e istituzioni accademiche. Tuttavia, nonostante la sua popolarità, non è privo di difetti.
- Struttura tradizionale di archiviazione dei file: l'affidamento di Google Drive a una struttura familiare di file e cartelle potrebbe non essere ottimale per le moderne abitudini di lavoro, che spesso richiedono un'organizzazione più flessibile e dinamica
- Limiti nascosti dello spazio di archiviazione: Non esiste uno spazio di archiviazione illimitato. Google Drive ha dei limiti di dimensione e di caricamento dei file, e i file di grandi dimensioni o i caricamenti eccessivi potrebbero far scattare delle restrizioni
- Limitazione della personalizzazione: L'interfaccia e le funzionalità di Google Drive potrebbero non essere completamente personalizzate, limitando la capacità di adattarsi alle preferenze individuali o a specifiche esigenze di lavoro
- Limiti di etichettatura: La funzionalità/funzione Etichette, che può essere un valido strumento organizzativo, è limitata alle aree di lavoro e richiede l'approvazione dell'amministratore, limitando l'accessibilità per i singoli utenti
- Problemi di collaborazione: Google Drive non è dotato di uno strumento di collaborazione "onnicomprensivo". Le discussioni sono separate in ogni file e questo aumenta le possibilità di comunicazione errata
Infine, sebbene Google abbia politiche di privacy molto rigorose, analizza anche i contenuti dell'utente (comprese le email) per fornire annunci pertinenti e suggerire funzionalità/funzione; quindi, se ci pensate, i vostri dati non sono poi così privati.
via Google Leggi anche: i 10 migliori software di condivisione dei file per i documenti online
Creare e gestire i file con ClickUp
Se state cercando una piattaforma che vi permetta non solo di archiviare i file, ma anche di creare un sistema e dei processi per il vostro modo di lavorare, ClickUp è un'ottima opzione.
Costruito per il futuro del lavoro, ClickUp è una piattaforma di produttività all-in-one che consente di creare e gestire file, monitorare progetti e collaborare con i colleghi (o con la famiglia) da un'unica interfaccia, utilizzando funzionalità/funzione come chattare direttamente, commentare all'interno dei documenti e persino video.
_ClickUp mi ha aiutato a eliminare il caos e a organizzare le operazioni della mia agenzia in modo da potermi concentrare sulla mia strategia di crescita
Germano Matta, Partner esecutivo, Agenzia V4
Vediamo come ClickUp vi aiuta a organizzare il vostro lavoro.
Organizzare le informazioni in documenti annidati e wiki
A differenza di Google Drive, che è uno spazio virtuale per contenere i vostri file, ClickUp Documenti è uno strumento di gestione della conoscenza strettamente integrato nella piattaforma.
Ciò significa che è possibile creare singoli documenti, ma anche pagine annidate e wiki completi per organizzare le informazioni in modo più logico come sezioni e capitoli un'alternativa migliore a Google Documenti e Google Drive.
Create pagine e wiki annidati e collaborate in tempo reale con ClickUp Docs
Con ClickUp Docs è possibile:
- Creare una varietà di "blocchi di contenuto", da elenchi e tabelle a blocchi di codice
- Collaborare con altri utenti utilizzando commenti, modifiche in tempo reale e chat dirette
- Aggiungere tag ai documenti per categorizzarli
- Filtrare i documenti per titolo, data di visualizzazione o aggiornamento, collaboratore e posizione dell'area di lavoro
- Archiviare i documenti che non si usano più, ma che si preferisce non eliminare
Visualizzare usando le lavagne online ClickUp Lavagna online -lo strumento digitale gratuito per la lavagna online, può aiutarvi a visualizzare le vostre idee, ad abbozzare strategie e a mappare i flussi di lavoro in modo collaborativo.
Rendete la collaborazione visiva, coinvolgente e semplice con ClickUp Whiteboard
Inoltre, è possibile aggiungere documenti e attività alla lavagna online o creare un'attività direttamente dalla lavagna, per un'esperienza utente olistica e fluida che non interrompe il flusso.
Legate i documenti ai vostri processi
Con ClickUp non vi limitate a creare documenti, ma li abbinate anche ai vostri flussi di lavoro operativi. Ad esempio, se state monitorando un progetto, potete aggiungere collegamenti a documenti importanti per ogni attività e attività secondaria.
Allo stesso modo, è possibile incorporare i documenti Progetto ClickUp nel documento, in modo da poter visualizzare tutto dallo stesso punto.
Porta le liste di controllo delle attività nel tuo documento per accedere facilmente al tuo progetto ClickUp
Un'altra funzionalità/funzione utile è Automazioni di ClickUp . Qui è possibile utilizzare le automazioni del flusso di lavoro if/then per automatizzare attività di routine come la sincronizzazione delle informazioni, l'invio di email o l'assegnazione di compiti.
Velocizzate operazioni come l'aggiunta di assegnatari, la programmazione degli aggiornamenti di stato e altro ancora con le Automazioni ClickUp AI
$$$a Trova qualsiasi cosa con la Ricerca universale
Abbiamo visto come ClickUp possa aiutarvi a creare e gestire documenti, progetti e lavagne online da un'unica postazione. Questa interfaccia strettamente integrata offre anche un altro vantaggio ClickUp Ricerca connessa .
Questa funzionalità di ricerca alimentata dall'IA è in grado di trovare qualsiasi cosa, purché sia presente in ClickUp, indipendentemente dal fatto che si tratti di un documento, di un'attività, di una chat diretta o di un thread di commenti.
Trovate qualsiasi cosa - documento, file o attività - con ClickUp Connected Search
La parte migliore è che potete estendere le funzionalità di ClickUp Connected Search mediante la connessione con le altre app. In questo modo tutte le informazioni si trovano in un unico spazio e si evitano i silos di dati, sia che si tratti di un file di GitHub, di una registrazione di Zoom o di un file di Google Drive.
Estendete la ricerca a tutto il vostro stack tecnologico integrandolo con le integrazioni ClickUp
Integrazione con tutto il vostro stack tecnologico
Infine, ClickUp si integra con oltre 1000 piattaforme, dai CRM agli strumenti di progettazione, agli strumenti di automazione e persino alle piattaforme di spazio di archiviazione dei file, in modo da poter impostare un sistema integrato che semplifichi i flussi di lavoro ed elimini la sincronizzazione manuale dei dati.
E la buona notizia è che se non siete pronti ad abbandonare Google Drive ma desiderate impostare un sistema di lavoro in ClickUp, potete utilizzare Integrazione ClickUp-Google Drive per ottenere il meglio di entrambi i mondi.
Portate i vostri documenti e file di Google Drive in ClickUp
Con questo Integrazione con Google Drive è possibile:
- Aggiungere file di Google Drive alle attività di ClickUp
- Sfogliare il proprio Google Drive da ClickUp
- Creare Documenti Google, Slides e altro ancora da ClickUp
In questo modo non dovrete passare da un'applicazione all'altra, semplificando i vostri flussi di lavoro e risparmiando tempo.
Lavorare meglio con ClickUp e Google Drive
ClickUp e Google Drive possono completarsi a vicenda per migliorare la produttività e ottimizzare i flussi di lavoro, in modo da non limitarsi ad archiviare i file ma lavorare in modo più efficace.
La gestione centralizzata dei progetti, la collaborazione continua e le automazioni dei flussi di lavoro basate sull'IA sono solo alcuni dei vantaggi.
Inoltre, voi (e il vostro team) non avete bisogno di passare da uno strumento all'altro. Tutto può avvenire all'interno di ClickUp.
Volete saperne di più su come ClickUp vi aiuta a lavorare meglio? Iscrivetevi gratis a ClickUp e vedete voi stessi.