Cara Mengatur ClickUp untuk Operasional Agen

Ketika Anda mengelola beberapa proyek klien secara bersamaan, penundaan kecil dapat menumpuk dengan cepat.

Sebuah brief yang kurang detail penting dapat memperlambat awal proyek, sementara jejak aset yang tidak terorganisir dapat memperlambat proses review. Itulah mengapa alat manajemen proyek agensi sangat penting.

ClickUp menyediakan ruang kerja AI terintegrasi yang dapat Anda gunakan untuk semua operasi agensi Anda. Anda dapat mengelola proses penerimaan, penentuan lingkup proyek, pengiriman, komunikasi, persetujuan, dan pelaporan dari sistem yang sama, membantu menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas tim Anda.

Dalam artikel ini, kami akan membahas panduan langkah demi langkah tentang cara mengatur ClickUp untuk operasional agensi Anda.

⭐Template Terpilih

Seiring pertumbuhan agensi Anda, proses pengiriman menjadi lebih kompleks. Itulah saat manajemen agensi menjadi lebih sulit untuk distandardisasi, meskipun tim Anda melakukan pekerjaan dengan baik.

Template Manajemen Agen ClickUp merupakan titik awal yang kuat karena dirancang untuk mencakup seluruh siklus operasional agen. Template ini mencakup semua proses mulai dari pipeline penjualan dan penentuan ruang lingkup proyek hingga onboarding klien, pengiriman proyek, dan umpan balik klien.

Pelajari cara mengatur ClickUp untuk operasional agensi dengan Template Manajemen Agensi ClickUp.

Apa yang Sebenarnya Dibutuhkan dalam Operasional Agen (Sebelum Anda Mengatur Alat Apa Pun)

Operasional agensi akan terganggu jika proses kerja hanya ada di kepala orang-orang. Saat proyek klien bertambah, pekerjaan mulai melintasi lebih banyak peran dan jadwal. Itulah saat detail penerimaan yang terlewat dan persetujuan yang lambat berubah menjadi tugas yang terlambat.

Sebelum Anda mengatur alat manajemen proyek apa pun, pastikan Anda memahami dengan jelas apa yang dibutuhkan alur kerja agensi Anda untuk mendukung operasional setiap minggu.

✅ Inilah persyaratan yang menjaga operasional agensi tetap stabil seiring pertumbuhan agensi:

Proses penerimaan dan penentuan lingkup yang andal

Jika permintaan masuk melalui obrolan dan email yang tidak lengkap, lingkup proyek menjadi tidak jelas. Manajer proyek Anda membuang waktu untuk mengumpulkan informasi dasar. Kemudian rencana peluncuran berubah di tengah jalan karena brief tidak pernah benar-benar "siap."

Anda ingin definisi "siap" yang konsisten di seluruh proyek agensi:

Permohonan ini memiliki tujuan yang jelas dan jenis hasil yang diharapkan.
Pihak-pihak terkait dan anggota tim yang relevan telah disebutkan.
Tanggal jatuh tempo dan ketergantungan dapat dilihat sejak awal.

🧠 Tahukah Anda? Metode Jalur Kritis (CPM) pertama kali didokumentasikan pada pekerjaan yang dimulai pada Desember 1956, dipimpin oleh upaya penjadwalan yang didorong oleh DuPont dan kemudian dijelaskan oleh orang-orang yang terlibat. Itu pada dasarnya merupakan dasar historis dari pemikiran ketergantungan modern—jika satu tugas yang bergantung tertunda, seluruh jadwal dapat berubah.

Visibilitas yang berfungsi dalam kehidupan nyata

Visibilitas bukan hanya tentang melihat daftar tugas Anda. Anda membutuhkan visibilitas menyeluruh atas operasional agensi Anda yang dapat menjawab tiga pertanyaan dengan cepat:

Apa yang akan dikirimkan selanjutnya dalam pengiriman klien?
Apa yang terhambat, berisiko, atau menunggu tindakan dari seseorang
Apa pekerjaan yang akan datang yang membutuhkan alokasi sumber daya sekarang?

Inilah di mana banyak alat manajemen proyek agensi gagal untuk agensi digital. Mereka menampilkan aktivitas, tetapi tidak menunjukkan apa yang sebenarnya aman untuk dijanjikan.

🧠 Tahukah Anda? Salah satu visual penjadwalan tertua yang diketahui, harmonogram, diciptakan oleh insinyur Polandia Karol Adamiecki dan kemudian dijelaskan sebagai metode penjadwalan dasar. Pesan penting bagi operasional agensi tetap relevan: ketika pekerjaan terlihat sebagai sistem (bukan hanya...

Kejelasan kapasitas dan beban kerja

Pengelolaan beban kerja bukanlah sesuatu yang dilakukan setelah minggu berjalan tidak sesuai rencana. Ini adalah kebiasaan perencanaan yang membantu Anda merencanakan ketersediaan seluruh tim dengan baik jauh-jauh hari.

Untuk membuat ini praktis, tentukan terlebih dahulu bagaimana Anda akan memperkirakan pekerjaan. Banyak agensi menyederhanakannya dengan:

Skala upaya yang ringan yang terkait dengan jam kerja yang diharapkan
Sebuah kumpulan tugas standar dengan perkiraan waktu yang umum.
Pemeriksaan kapasitas mingguan agar Anda dapat menyesuaikan kembali sebelum tenggat waktu terlewat.

Jalur persetujuan yang terdefinisi

Proses persetujuan terhambat ketika tidak ada yang tahu apa arti "disetujui", di mana umpan balik harus ditempatkan, atau siapa yang menandatangani persetujuan. Anda idealnya membutuhkan jalur persetujuan yang jelas dengan langkah-langkah yang konsisten, sehingga anggota tim Anda dapat melanjutkan pekerjaan dengan kejelasan yang mutlak.

Jalur persetujuan yang berguna harus spesifik mengenai:

Siapa yang menyetujui di setiap tahap (revisi internal vs. revisi klien)
Apa yang dianggap sebagai umpan balik akhir versus saran?
Apa yang terjadi jika umpan balik datang terlambat, dan bagaimana hal itu memengaruhi tugas-tugas yang bergantung padanya.

Akuntabilitas yang dapat diukur

Operasional agensi berjalan lancar ketika setiap tugas memiliki:

Satu pemilik
Status tugas yang jelas
Tanggal jatuh tempo yang sebenarnya
Langkah selanjutnya yang tidak terhalang

Ketika tanggung jawab tidak jelas, pekerjaan terhenti. PMI melaporkan bahwa 11,4% investasi terbuang sia-sia akibat kinerja proyek yang buruk, itulah mengapa pelaksanaan yang dapat diukur sangat penting bahkan dalam pekerjaan kreatif.

Ketika Anda menyepakati persyaratan ini terlebih dahulu, mengimplementasikan alat operasional seperti ClickUp menjadi jauh lebih mudah. Anda dapat menyesuaikan struktur ruang kerja Anda dengan cara tim agensi Anda sebenarnya mengerjakan proyek, daripada memaksakan proses Anda untuk menyesuaikan dengan alat tersebut.

📮 Wawasan ClickUp: 25% orang percaya bahwa agen AI dapat membantu mereka tetap terorganisir.

Dan mereka benar. Agen AI dapat membantu Anda tetap terorganisir dengan memajukan tugas, menetapkan kepemilikan, menetapkan tenggat waktu, dan menangani tindak lanjut rutin yang sebaliknya akan tertunda.

Namun, hal ini hanya berfungsi jika seorang agen dapat mengambil tindakan atas nama seseorang dalam batas-batas yang tepat.

Beroperasi di dalam ruang kerja terpadu di mana tugas, file, dan percakapan sudah terhubung, Super Agents mewarisi izin pengguna yang sama dengan orang yang mereka dukung.

Artinya, mereka dapat mengambil tindakan (memindahkan tugas ke tahap berikutnya, memperbarui status, atau meneruskan informasi dengan bertanggung jawab) tanpa melampaui batas atau memerlukan pengawasan terus-menerus.

Cara Mengatur ClickUp untuk Operasional Agen (Langkah demi Langkah)

Saat bekerja di agensi, pengiriman proyek jarang mengikuti jalur yang terstruktur. Sebuah kampanye dapat berubah setelah umpan balik klien, atau rencana peluncuran dapat berubah ketika pemangku kepentingan bergabung terlambat. Selain itu, anggota tim Anda menangani segala hal mulai dari proyek klien hingga bisnis baru sambil mendukung permintaan mendadak.

Kombinasi tersebut memang umum dalam kehidupan agensi, tetapi hal itu memberikan tekanan pada cara Anda mengelola manajemen proyek.

Inilah saat penyebaran pekerjaan mulai mengganggu proses pengiriman. Hal ini terjadi ketika alat manajemen proyek agensi terpecah-pecah di antara tugas, dokumen, persetujuan, dan pelaporan. Hal ini menyebabkan pembaruan terlewatkan dan tugas yang terlambat muncul di akhir pekan.

Penyebaran AI menambah lapisan kompleksitas. Jika tim yang berbeda menggunakan alat AI yang berbeda untuk brief, ringkasan, dan catatan rapat, hasil yang dihasilkan akan bervariasi tergantung pada orang dan proses yang digunakan. Hal ini membuat lebih sulit untuk memvalidasi perubahan yang terjadi dan lebih sulit untuk mengulang apa yang berhasil.

ClickUp memenuhi kedua kebutuhan tersebut dengan bertindak sebagai ruang kerja AI terintegrasi untuk agensi. Ia mengintegrasikan perencanaan, eksekusi, kolaborasi, dan dukungan AI dalam satu ruang kerja ClickUp, sehingga proyek klien tetap terhubung dari tahap awal hingga penyelesaian.

✅ Berikut adalah 10 langkah untuk mengimplementasikan ClickUp secara skalabel sesuai dengan operasional agensi Anda.

Langkah 1: Desain arsitektur ruang kerja Anda

Cara mengatur ClickUp untuk operasional agensi - arsitektur ruang kerja — *Organisir proyek Anda di seluruh tim dengan Hierarki ClickUp*

Ketika struktur ruang kerja ClickUp Anda tidak jelas, tim yang berbeda dapat membuat aturan yang berbeda. Hal ini menyebabkan pelacakan yang tidak merata di proyek-proyek agensi dan kebingungan tentang di mana harus menugaskan tugas.

Hierarki ClickUp memberikan cara praktis untuk mengorganisir pengiriman sehingga alur kerja agensi Anda tetap konsisten saat menambahkan lebih banyak proyek klien. Anda dapat menggunakan ClickUp Spaces, Folders, dan Lists sebagai blok bangunan untuk mengorganisir pekerjaan agensi.

✅ Inilah cara Hierarki ClickUp membantu mengatur operasional agensi:

Buat satu ruang pengiriman untuk pengiriman klien, sehingga pekerjaan aktif tetap terpusat di satu tempat.
Buat satu folder klien per proyek klien untuk proyek besar, lalu gunakan Daftar untuk fase pengiriman seperti onboarding, produksi, tinjauan, peluncuran, dan pasca-peluncuran.
Untuk pekerjaan klien agensi kecil, buat satu folder untuk proyek klien kecil, lalu tambahkan satu Daftar per klien untuk menjaga pengelolaan agensi tetap rapi.
Tambahkan folder pendukung untuk CRM, penagihan, ruang lingkup pekerjaan, interaksi pasca penjualan, dan umpan balik klien saat Anda membutuhkannya.

💡 Tips Pro: Percepat persetujuan klien dengan ClickUp untuk Tim Kreatif.

Rencanakan, buat, dan presentasikan pekerjaan Anda di satu tempat dengan Alur Kerja Agen Kreatif ClickUp. — *Rencanakan, buat, dan presentasikan pekerjaan Anda di satu tempat dengan Alur Kerja Agen Kreatif ClickUp*

Penundaan persetujuan proyek biasanya memiliki satu penyebab utama: umpan balik tersebar di terlalu banyak tempat, dan tidak ada yang tahu komentar mana yang final. Anda dapat mengatasi tantangan ini dengan memusatkan percakapan tinjauan di tempat di mana pekerjaan dilacak, sehingga anggota tim Anda dapat menyelesaikan tugas lebih cepat dan melindungi jadwal proyek.

Alur kerja ClickUp dirancang untuk menghubungkan perubahan yang diminta, persetujuan, dan tugas. Hal ini memastikan bahwa pengiriman klien tetap terstruktur bahkan ketika pemangku kepentingan mengubah arah di tengah proses.

✅ Berikut cara ClickUp dapat membantu Anda:

Tetaplah melakukan diskusi persetujuan di Komentar ClickUp dan Obrolan ClickUp dengan menghubungkan tugas dan menandai anggota tim yang relevan, sehingga umpan balik tetap terhubung dengan item kerja yang tepat.
Percepat proses tinjauan kreatif dengan alur umpan balik dan markup ClickUp, sehingga Anda dapat mengurangi perdebatan bolak-balik dan mendapatkan persetujuan lebih cepat.
Undang klien sebagai tamu dan atur izin, sehingga pemangku kepentingan dapat meninjau dan memberikan komentar tanpa mengakses pekerjaan internal.

Langkah 2: Buat sistem penerimaan dan briefing yang terstandarisasi

Setelah struktur terpasang, tujuan selanjutnya adalah konsistensi di tahap awal. Tahap penerimaan permintaan seringkali menjadi titik lambat dalam operasional agensi. Permintaan yang masuk seringkali kurang detail, yang cenderung melemahkan penentuan ruang lingkup proyek dan meningkatkan siklus revisi di kemudian hari.

Formulir ClickUp membantu Anda mengumpulkan detail yang tepat sejak awal dan mengarahkan permintaan ke tempat yang tepat, sehingga pekerjaan dimulai dengan terstruktur. Anda dapat membuat Formulir ClickUp dari Bar Tampilan, Pusat Formulir, atau dalam hierarki ClickUp.

✅ Pengaturan intake yang rapi untuk tim agensi umumnya harus mencakup:

Menentukan masukan seperti jenis hasil kerja, saluran, konteks rencana peluncuran, dan tanggal jatuh tempo target.
Tanda kepemilikan seperti manajer akun, pemohon, dan anggota tim yang relevan
Tanda-tanda produksi seperti prioritas, perkiraan waktu, dan apakah ada tugas yang bergantung.

📋 Berikut cara menerapkan ClickUp Forms untuk operasional agensi:

Mapping pertanyaan formulir ke Bidang Kustom sehingga setiap proyek klien baru tiba dengan data terstruktur untuk penyaringan dan pelaporan.
Gunakan pertanyaan wajib untuk detail yang dibutuhkan oleh manajer proyek Anda sebelum menugaskan tugas.
Gunakan logika kondisional jika tersedia sehingga formulir hanya menanyakan pertanyaan lanjutan saat diperlukan, seperti menambahkan bidang tanggal jatuh tempo saat prioritas mendesak dipilih.

💡 Tips Pro: Gunakan ClickUp Brain untuk mengubah data masukan yang berantakan menjadi ringkasan yang siap untuk kickoff.

Cara mengatur ClickUp untuk operasional agensi - ClickUp Brain — *Dapatkan ringkasan detail dan wawasan dari catatan dan tugas Anda dengan ClickUp Brain*

Kualitas penerimaan adalah salah satu faktor utama yang menyebabkan pekerjaan ulang dalam operasional agensi. Meskipun menggunakan formulir yang solid, pengajuan masih bisa mengandung tujuan yang tidak jelas atau umpan balik yang disalin dari thread email. ClickUp Brain membantu Anda menstandarkan apa yang dimaksud dengan "siap untuk dimulai" tanpa meminta tim Anda melakukan tugas administratif tambahan.

Berikut adalah beberapa cara berdampak tinggi yang digunakan agensi dalam memanfaatkan ClickUp Brain pada tahap awal ini:

Ubah catatan mentah menjadi ringkasan yang rapi dengan mengubah permintaan menjadi tujuan, hasil kerja, audiens, saluran, dan kriteria penerimaan.
Identifikasi input yang hilang dengan memindai pengajuan dan menghasilkan daftar pertanyaan singkat untuk dikonfirmasi oleh manajer akun sebelum pekerjaan dimulai.
Buat daftar tugas awal berdasarkan jenis permintaan, sehingga manajer proyek dapat memulai dengan rencana terstruktur daripada mulai dari nol.
Ringkas konteks yang panjang menjadi blok kickoff singkat, sehingga anggota tim yang relevan dapat memahami tugas dalam hitungan menit daripada membaca seluruh thread.

Langkah 3: Buat templat proyek dan alur kerja berulang Anda.

Setelah proses penerimaan data selesai, Anda memerlukan eksekusi yang dapat diulang. Tanpa templat, setiap awal proyek menjadi pembangunan ulang yang disesuaikan, yang menyebabkan pengiriman yang tidak merata dan tugas-tugas terlambat yang dapat dihindari di seluruh proyek agensi.

Template ClickUp membantu Anda mengkodifikasi pendekatan pengiriman terbaik Anda dan menggunakannya kembali di proyek-proyek agensi. ClickUp juga mendukung tugas berulang, yang berguna untuk pengiriman rutin kepada klien.

✅ Berikut cara mengatur templat untuk manajemen proyek agensi:

Simpan templat proyek dengan status tugas, penugas, tanggal jatuh tempo, dan ketergantungan tugas agar perencanaan proyek tetap konsisten di seluruh proyek klien.
Buat tugas berulang untuk pengiriman rutin, seperti pembaruan mingguan dan pelaporan bulanan, sehingga alur kerja agensi Anda tidak bergantung pada ingatan.
Tetapkan templat tugas default untuk Daftar saat pekerjaan sering diulang, sehingga tugas baru dimulai dengan struktur yang sama.

💡 Tips Pro: Jika agensi Anda membangun alur kerja pengiriman klien dari awal setiap kali, perbedaan kecil dalam pengaturan dapat menyebabkan kebingungan yang dapat dihindari.

Template Manajemen Agen ClickUp memberikan titik awal yang terstruktur untuk manajemen agen, sehingga Anda dapat menstandarkan cara mengelola proyek klien dan meningkatkan sistem seiring waktu tanpa perlu merancang ulang ruang pengiriman Anda.

🌻 Inilah alasan Anda akan menyukai templat ini:

Standarkan struktur ruang pengiriman Anda sehingga setiap proyek klien baru dimulai dengan terorganisir.
Pastikan templat proyek, tugas berulang, dan langkah-langkah pengiriman klien tetap konsisten di seluruh tim yang berbeda.
Percepat perbaikan alur kerja dengan memperbarui satu sistem dasar daripada memperbaiki pengaturan yang tersebar.

Langkah 4: Atur manajemen sumber daya dan beban kerja

Visualisasikan kapasitas tim Anda dan jaga agar semua anggota tetap terlibat dengan tampilan beban kerja ClickUp. — *Visualisasikan kapasitas tim Anda dan jaga agar semua anggota tetap terlibat dengan tampilan beban kerja ClickUp*

Setelah alur kerja distandardisasi, kapasitas menjadi titik kritis. Bahkan proses yang kuat pun bisa gagal jika alokasi sumber daya tidak tepat, terutama pada proyek-proyek yang sedang berjalan dengan tugas-tugas yang saling bergantung.

ClickUp Workload View membantu Anda merencanakan alokasi sumber daya dengan memvisualisasikan beban kerja di antara anggota tim. Anda dapat mengukur beban kerja menggunakan jumlah tugas, perkiraan waktu, poin sprint, atau Bidang Kustom, dan melihatnya berdasarkan hari, minggu, atau bulan.

✅ Berikut cara Workload View mendukung manajemen beban kerja untuk tim agensi:

Rencanakan kapasitas menggunakan perkiraan waktu sehingga jadwal proyek mencerminkan upaya nyata, bukan perkiraan terbaik.
Grup berdasarkan penugas untuk mendeteksi beban berlebih sejak dini dan menyeimbangkan kembali sebelum tenggat waktu terlewat pada proyek yang sedang berjalan.
Tetapkan batas kapasitas sehingga jelas kapan seseorang melebihi atau di bawah kapasitas, dan Anda dapat membuat keputusan alokasi sumber daya yang lebih baik.

Langkah 5: Implementasikan alur kerja persetujuan yang jelas

*Gunakan fitur Proofing untuk tinjauan desain dengan ClickUp Proofing*

Setelah proses penerimaan dan templat Anda sudah terpasang, pekerjaan mulai berjalan lebih cepat. Saat itulah persetujuan menjadi kendala berikutnya. Jika tinjauan dilakukan di berbagai thread yang tersebar, tim Anda akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk menyelaraskan umpan balik daripada membuat kemajuan.

Hal ini terutama berlaku untuk proyek yang melibatkan elemen visual, di mana umumnya sulit untuk memberikan umpan balik detail, seperti file video atau kumpulan desain baru dengan elemen-elemen yang beragam di dalamnya.

ClickUp Proofing membantu Anda mengumpulkan umpan balik yang jelas pada gambar, video, dan PDF dengan memungkinkan peninjau menambahkan komentar langsung pada lampiran file. Anda juga dapat menugaskan komentar, yang dapat diubah menjadi tugas yang dapat dilacak untuk menjaga akuntabilitas selama proses peninjauan.

✅ Berikut cara ClickUp Proofing mendukung operasional agensi selama siklus tinjauan:

Sentralisasikan umpan balik tinjauan pada lampiran tugas sehingga anggota tim Anda dapat bertindak berdasarkan masukan yang tepat dan mengurangi siklus revisi.
Tugaskan komentar kepada pemilik sehingga perbaikan dapat dilanjutkan dengan tanggung jawab yang jelas, bukan catatan yang samar seperti “seseorang perbarui ini”.
Hubungkan persetujuan dengan ketergantungan tugas sehingga tugas yang bergantung dapat dilanjutkan dalam urutan yang benar setelah persetujuan selesai.

Langkah 6: Atur aset, dokumen, dan hasil kerja untuk klien.

Bekerja sama dalam mengembangkan ide dan simpan semua hal di satu tempat dengan ClickUp Docs. — *Bekerja sama dalam mengembangkan ide dan menyimpan semua hal di satu tempat dengan ClickUp Docs*

Setelah Anda menentukan bagaimana pekerjaan bergerak dan siapa yang menyetujuinya, risiko berikutnya adalah kehilangan konteks. Hal ini terutama berlaku untuk brief dan deliverables, yang sering kali tersebar di berbagai folder dan alat.

ClickUp Docs menyediakan satu tempat untuk menyimpan brief, SOP, dan catatan pengiriman bersama proyek agensi Anda. Anda juga dapat menggunakan Docs Hub untuk mengorganisir, mencari, dan membuat dokumen serta wiki dari lokasi terpusat.

✅ Berikut cara ClickUp Docs mendukung manajemen agensi untuk pekerjaan klien:

Simpan ringkasan proyek klien baru di ClickUp Docs dan hubungkan dengan tugas eksekusi agar pengiriman tetap selaras dengan materi sumber.
Gunakan Docs Hub untuk menyimpan SOP dan dokumen referensi agar mudah diakses selama pekerjaan berlangsung, sehingga anggota tim tidak membuang waktu untuk mencari.
Bagikan Dokumen dengan izin yang terkontrol sehingga klien dapat meninjau hasil kerja yang tepat tanpa mendapatkan akses ke pekerjaan internal.

💡 Tips Pro: Setelah brief, SOP, dan deliverable Anda disimpan di ClickUp Docs, tantangan berikutnya adalah kecepatan. Orang masih kehilangan waktu dengan membaca ulang thread yang panjang atau mencoba mengingat mengapa suatu keputusan diambil. ClickUp Brain MAX membantu tim agensi mengakses konteks yang tepat dengan cepat, lalu mengubahnya menjadi langkah konkret berikutnya menggunakan data yang sama dari workspace yang sudah digunakan oleh klien Anda.

Berikan pembaruan dan ringkasan menggunakan suara Anda dengan ClickUp Talk to Text. — *Berikan pembaruan dan ringkasan menggunakan suara Anda dengan ClickUp Talk to Text*

Begini cara agensi biasanya menggunakannya segera setelah mereka mengatur ClickUp Docs:

Catat catatan hasil kerja secara instan dengan Talk to Text, lalu ubah menjadi ringkasan yang rapi di dalam dokumen sehingga tim memiliki konteks terbaru tanpa perlu mengetik ulang.
Gunakan Enterprise Search untuk mencari keputusan, persyaratan, dan konteks "mengapa kami memilih ini" di seluruh dokumen dan pekerjaan terhubung, sehingga anggota tim baru dapat beradaptasi lebih cepat dan serah terima antara manajer akun tidak menimbulkan celah.
Ambil pembaruan yang ditujukan untuk klien dari dokumen yang sama, sehingga catatan status sesuai dengan apa yang sebenarnya disetujui dan sedang berlangsung, yang mengurangi bolak-balik selama siklus tinjauan.
Gunakan satu platform untuk mengakses model AI teratas (termasuk ChatGPT, Claude, dan Gemini) sehingga tim yang berbeda tidak perlu berpindah-pindah antara alat yang berbeda untuk ringkasan, penulisan ulang, dan analisis.

Langkah 7: Atur Dashboard untuk Manajer Proyek (PM) dan Pimpinan.

Cara mengatur ClickUp untuk operasional agensi - Dashboard ClickUp — *Sesuaikan laporan untuk meningkatkan produktivitas dengan Dashboard ClickUp*

Dengan proses penerimaan, alur kerja, persetujuan, dan aset yang terorganisir, Anda kini dapat melacak pekerjaan Anda di seluruh ClickUp. Kini Anda membutuhkan laporan yang membantu tim Anda mengambil keputusan dengan cepat, tanpa perlu mengejar status secara manual, dan tanpa perlu membuat ulang pembaruan yang sama setiap minggu.

Dashboard ClickUp membantu Anda mengubah data pengiriman menjadi laporan berdasarkan peran, sehingga setiap tim dapat melihat informasi yang mereka butuhkan tanpa perlu membuat tampilan yang sama setiap minggu.

✅ Berikut cara mengatur dashboard yang mendukung operasional agensi:

Buat dasbor PM (manajer proyek) untuk status tugas, tugas yang terlambat, hambatan, dan tanggal jatuh tempo di seluruh proyek klien.
Bangun dasbor strategis untuk jadwal proyek, kemajuan rencana peluncuran, dan apa yang sedang direview versus siap untuk dipublikasikan.
Bangun dasbor kepemimpinan untuk tren kapasitas dan kesehatan pengiriman di proyek-proyek yang sedang berjalan, termasuk pelacakan waktu jika relevan.

💡 Tips Pro: Buat dasbor siap untuk rapat dengan Kartu AI ClickUp.

Buat ringkasan yang akurat dari data ruang kerja Anda dengan ClickUp AI Cards. — *Buat ringkasan yang akurat dari data ruang kerja Anda dengan ClickUp AI Cards*

Dashboard ClickUp memberikan visibilitas, tetapi rapat agensi tetap terhambat ketika seseorang harus menerjemahkan grafik menjadi pembaruan. Kartu AI ClickUp membantu dengan menghasilkan lapisan status yang didukung AI langsung di Dashboard dan Ringkasan Anda, menggunakan konteks dari pekerjaan aktual tim Anda.

Begini cara pemilik agensi dan manajer proyek biasanya menggunakan AI Cards:

Tambahkan kartu Ringkasan Eksekutif AI untuk menampilkan pencapaian kunci, langkah selanjutnya untuk operasi kreatif, risiko, dan hambatan, sehingga pimpinan dapat memahami gambaran keseluruhan tanpa harus mencari informasi di berbagai kartu.
Gunakan kartu gaya AI StandUp untuk rapat mingguan PM atau pengiriman, sehingga pembaruan disusun berdasarkan aktivitas tugas yang sebenarnya, dan tugas yang terlambat tidak terlewatkan.
Buat Kartu AI untuk bagian spesifik dari operasional agensi, seperti satu tampilan dashboard per lini layanan atau manajer akun, sehingga setiap tim dapat melihat informasi yang relevan tanpa perlu laporan manual tambahan.

Langkah 8: Otomatisasi serah terima, pemberitahuan, dan pekerjaan rutin.

Atur pemicu dan arahkan tindakan spesifik melalui ClickUp Automations. — *Atur pemicu dan arahkan tindakan spesifik melalui ClickUp Automations*

Setelah alur kerja Anda terlihat, pola-pola mulai muncul. Proses serah terima yang sama terus berulang. Pengingat yang sama sering terlewatkan. Di sinilah otomatisasi paling membantu, karena Anda dapat menstandarkan tindak lanjut dan menjaga tugas-tugas tetap berjalan tanpa harus mengandalkan manajer proyek untuk mendorong setiap langkah secara manual.

Otomatisasi ClickUp membantu Anda mengstandarkan tindak lanjut rutin dengan memicu tindakan saat terjadi perubahan, seperti saat status tugas diperbarui atau tugas baru dibuat.

✅ Berikut adalah beberapa otomatisasi ber dampak tinggi untuk tim agensi:

Otomatis menugaskan pekerjaan saat tugas berpindah ke tahap baru, sehingga serah terima tidak bergantung pada seseorang yang mengingatnya.
Otomatis tambahkan pengikut atau beri tahu anggota tim yang relevan saat tugas masuk ke tahap tinjauan, sehingga persetujuan tidak tertunda.
Otomatis terapkan templat atau daftar periksa saat proyek klien baru dibuat, sehingga pengaturan tetap konsisten.

📽️ Tonton video: Ingin melihat secara visual bagaimana otomatisasi terintegrasi dalam operasional agensi? Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah yang dapat Anda ikuti dan terapkan di ruang pengiriman Anda sendiri.

💡 Tips Pro: Gunakan ClickUp Super Agents untuk mengurangi celah dalam pelacakan tugas di seluruh tim Anda.

Percepat pekerjaan Anda dengan respons otomatis melalui ClickUp Super Agents. — *Percepat pekerjaan Anda dengan respons otomatis melalui ClickUp Super Agents*

Otomatisasi sangat berguna untuk langkah-langkah yang dapat diprediksi, tetapi agensi juga menghadapi pekerjaan yang rumit di mana langkah berikutnya bergantung pada konteks.

ClickUp Super Agents membantu saat Anda membutuhkan tindak lanjut yang terstruktur namun tetap menghargai detail. Berikut adalah hal-hal yang dapat mereka lakukan:

Rutekan pekerjaan ke pemilik yang tepat saat brief masuk, berdasarkan lini layanan, klien, atau prioritas.
Minta detail yang kurang sebelum pekerjaan dimulai, sehingga penentuan ruang lingkup proyek tidak dilakukan secara asal-asalan.
Pastikan tugas tetap berjalan dengan mengingatkan pemilik tugas saat tenggat waktu terancam, tanpa perlu manajer proyek mengejar setiap pembaruan.
Standarkan cara penyelesaian pekerjaan, seperti memastikan tautan, aset, dan persetujuan akhir telah dilampirkan sebelum menandai pengiriman sebagai selesai.

Cara mengatur ClickUp untuk operasional agensi - Pengaturan berbagi dan izin di ClickUp — *Gunakan fitur Berbagi dan Izin ClickUp untuk berbagi file dengan anggota tim.*

Setelah Anda menstabilkan operasional internal, visibilitas klien menjadi lapisan berikutnya. Anda ingin klien tetap terinformasi, tetapi Anda tidak ingin mereka terlibat dalam seluruh ruang pengiriman Anda.

ClickUp memungkinkan Anda berbagi Folder, Daftar, dan tugas yang tepat, sementara ClickUp Permissions memungkinkan Anda mengontrol apa yang dapat dilakukan klien dan pemangku kepentingan di dalam apa yang Anda bagikan. Itulah cara Anda melindungi pekerjaan internal sambil tetap memberikan klien pandangan yang jelas tentang pengiriman proyek.

✅ Berikut adalah standar berbagi sederhana yang dapat Anda terapkan di semua akun:

Bagikan hanya lokasi dan tampilan yang terlihat oleh klien yang diperlukan untuk tinjauan, sehingga klien hanya melihat hal-hal yang penting.
Tetapkan tingkat izin berdasarkan peran, seperti akses hanya tampilan untuk pemangku kepentingan dan akses komentar untuk peninjau.
Standarkan apa yang dibagikan oleh setiap manajer akun, sehingga setiap daftar klien mengikuti aturan yang sama.

“Dengan melacak tugas secara efektif dan memberikan konteks (melalui bagian deskripsi dan komentar), terdapat lebih sedikit pergantian konteks, sehingga hanya menggunakan satu sistem (ClickUp) dibandingkan dengan beberapa sistem (GDrive, email, dan Slack). ”

“Dengan melacak tugas secara efektif dan memberikan konteks (melalui bagian deskripsi dan komentar), terdapat lebih sedikit pergantian konteks, sehingga hanya menggunakan satu sistem (ClickUp) dibandingkan dengan beberapa sistem (GDrive, email, dan Slack). ”

Langkah 10: Implementasikan perbaikan berkelanjutan

Tambahkan bidang data unik ke tugas Anda dengan Custom Fields ClickUp. — *Tambahkan bidang data unik ke tugas Anda dengan Bidang Kustom ClickUp.*

Setelah sistem berjalan, pekerjaan belum selesai. Operasional agensi berubah seiring dengan pertumbuhan lini layanan Anda dan evolusi pendekatan pengiriman Anda. Langkah ini tentang menggunakan apa yang Anda pelajari dari pengiriman proyek nyata untuk menyempurnakan pengaturan Anda, sehingga proses Anda menjadi lebih baik tanpa menjadi berantakan lagi.

Fitur Bidang Kustom ClickUp membantu Anda melacak sinyal pengiriman yang konsisten, sehingga Anda dapat meningkatkan alur kerja agensi Anda menggunakan data nyata.

✅ Berikut cara Custom Fields mendukung perbaikan berkelanjutan:

Standarkan informasi seperti lini layanan, prioritas, manajer akun, dan tahap pengiriman klien, sehingga pelaporan tetap konsisten di seluruh tim.
Mempermudah penentuan lingkup proyek, seperti perkiraan upaya dan tag kompleksitas, sehingga jadwal proyek tetap realistis.
Bantu identifikasi area di mana pengiriman melambat, seperti proses persetujuan, serah terima, dan siklus revisi.

Praktik Terbaik untuk Mengelola Operasional Agen di ClickUp

Setelah pengaturan ClickUp Anda aktif, konsistensi adalah kunci agar tetap berguna. Tujuannya adalah menciptakan ruang pengiriman yang dapat diikuti oleh tim agensi Anda saat proyek klien menjadi sibuk dan melibatkan banyak pemangku kepentingan.

✅ Gunakan praktik terbaik ini untuk menjaga stabilitas operasional agensi Anda seiring dengan pertumbuhan agensi:

Tetapkan pemilik ruang kerja yang jelas, bukan "semua orang bertanggung jawab atasnya".

Pengaturan Anda akan menjadi tidak teratur jika tidak ada yang bertanggung jawab atas sistem tersebut. Pilih 1–2 pemilik ruang kerja (biasanya seorang pemimpin operasional dan pemimpin proyek) yang bertanggung jawab untuk menjaga konsistensi ruang pengiriman Anda seiring pertumbuhan tim agensi.

Berikan mereka mandat yang jelas:

Setujui ruang baru atau perubahan hierarki besar.
Pertahankan templat status kanonik dan bidang kustom inti.
Kelola perpustakaan templat dan atur frekuensi pembaruan.

Hal ini mencegah implementasi ClickUp Anda menjadi lima interpretasi berbeda tentang "cara yang benar" saat anggota tim baru bergabung.

Tetapkan standar Anda ke dalam templat status yang dapat digunakan ulang.

Meskipun tim bermaksud baik, perubahan status dapat terjadi seiring waktu. Cara termudah untuk menjaga konsistensi status tugas di seluruh proyek klien adalah dengan menyimpan alur status Anda sebagai templat status yang dapat digunakan ulang, lalu menerapkannya di mana pun diperlukan.

Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang dapat diikuti oleh agensi:

Pertahankan satu templat status pengiriman utama (alur kerja default Anda)
Pertahankan satu templat "ringan" opsional untuk pekerjaan agensi kecil jika memang diperlukan.
Hindari membuat set status khusus klien kecuali klien memiliki model pengiriman yang benar-benar berbeda.

📖 Baca Juga: Cara Meningkatkan Gaya Kolaborasi untuk Tim

Perlakukan klien seperti tamu, dan kelola akses dengan sengaja.

Kolaborasi dengan klien berjalan paling efektif ketika Anda menentukan apa yang boleh dilihat dan dilakukan oleh klien sebelum membagikan apa pun. Izin akses ClickUp bervariasi tergantung pada peran (pemilik/admin/anggota/anggota terbatas/tamu), lokasi atau item, dan pengaturan rencana Anda, jadi penting untuk merencanakannya dengan sengaja.

Berikut ini adalah pendekatan praktis yang dapat diikuti:

Buat standar akses klien yang sederhana untuk agensi Anda: apa yang dibagikan, apa yang tetap internal, siapa yang dapat berkomentar versus hanya melihat.
Gunakan lokasi pribadi saat diperlukan, dan pastikan siapa yang dapat mengakses apa sebelum mengundang tamu.
Periksa akses tamu pada titik-titik kritis, seperti akhir proyek atau penundaan kontrak retainer.

🧠 Tahukah Anda? Pada 27 Oktober 1994, HotWired (sekarang menjadi bagian dari sejarah WIRED) menayangkan iklan banner web pertama yang masih diingat hingga kini, menandai titik balik dalam operasi pemasaran digital. Ini mengingatkan kita bahwa seiring evolusi saluran, agensi yang berhasil adalah yang memiliki sistem yang dapat menyesuaikan diri dengan perubahan tanpa mengganggu proses pengiriman.

Buat panduan internal agensi di dalam ClickUp, lalu perbarui secara berkala.

Pengaturan ClickUp tetap mudah digunakan ketika aturan "cara kami bekerja" disimpan di satu tempat dan mudah diikuti. Anda harus menjaga pengetahuan tetap up-to-date dan terhubung dengan pekerjaan agar tidak menjadi wiki yang usang.

Berikut ini yang perlu disertakan dalam panduan operasional agensi yang ringkas:

Di mana proyek klien baru ditempatkan dalam hierarki
Definisi "siap untuk dimulai" dalam proses penerimaan Anda
Arti status dan aturan persetujuan Anda
Konvensi penamaan file dan hasil kerja Anda
Aturan komunikasi dan berbagi informasi dengan klien Anda
Daftar periksa tinjauan sistem bulanan Anda

Buat jalur pelatihan untuk setiap peran, bukan satu proses onboarding generik.

Masalah adopsi biasanya terlihat seperti "orang lupa langkah-langkah," tetapi penyebab utamanya seringkali adalah kebingungan peran. Seorang Manajer Proyek (PM) membutuhkan kebiasaan ClickUp yang berbeda dari seorang desainer atau manajer akun.

Gunakan jalur pembelajaran berbasis peran di ClickUp University untuk mempercepat proses onboarding dan memastikan penggunaan ClickUp yang konsisten di seluruh tim.

Pilih dari lebih dari 100 kursus berbeda untuk mempelajari lebih lanjut tentang penggunaan ClickUp. — *Pilih dari lebih dari 100 kursus berbeda untuk mempelajari lebih lanjut tentang penggunaan ClickUp*

Coba juga praktik terbaik berikut:

Berikan daftar periksa minggu pertama kepada karyawan baru berdasarkan peran (Manajer Proyek, Manajer Akun, Kreatif, Pimpinan).
Sertakan video atau dokumen singkat tentang "cara kami menggunakan ClickUp di sini" dan jadikan bagian dari proses onboarding untuk peran dan departemen tertentu.
Lakukan sesi demo langsung selama 30 menit untuk ruang pengiriman sekali sebulan untuk anggota baru.

Tips Pro: Anda dapat membuat Super Agent di ClickUp untuk mengatur dan menjalankan secara otomatis alur kerja onboarding yang spesifik untuk peran klien maupun karyawan.

Super Agents - Panduan Onboarding Pelanggan

Lakukan rutinitas "pemeliharaan sistem" bulanan agar ruang kerja tetap cepat.

Bahkan pekerjaan agensi yang hebat pun bisa menimbulkan kekacauan. Tanpa rutinitas pembersihan, daftar klien Anda menjadi berantakan, pencarian menjadi sulit, dan orang-orang berhenti mempercayai apa yang mereka lihat.

ClickUp mendukung pengarsipan pada berbagai tingkat (tugas, Daftar, Folder, Ruang), dan item yang diarsipkan tetap dapat dicari, yang ideal untuk agensi yang membutuhkan konteks historis tanpa kerumitan harian.

Berikut adalah daftar periksa bulanan sederhana yang dapat Anda gunakan:

Arsipkan folder klien yang telah selesai atau Daftar yang tidak lagi aktif.
Arsipkan tugas yang tidak perlu lagi mengganggu tampilan aktif.
Periksa konsistensi penamaan dan perbaiki penyimpangan yang jelas.
Hapus atau gabungkan tampilan yang tidak digunakan yang membingungkan anggota tim baru.

Pastikan templat dan dokumen tetap diperbarui secara teratur.

Template dan SOP hanya berguna jika mencerminkan cara agensi Anda sebenarnya beroperasi saat ini. Tetapkan jadwal pembaruan dan perlakukan seperti peluncuran produk, bukan sebagai solusi sementara.

Coba praktik terbaik ini:

Audit templat triwulanan: Evaluasi templat mana yang digunakan, mana yang tidak, dan mana yang memerlukan pembaruan.
Pembaruan SOP bulanan: Perbarui hanya bagian-bagian yang menyebabkan hambatan dalam pengiriman pada bulan tersebut.
Setiap templat utama atau bagian SOP memiliki pemilik tunggal, sehingga pembaruan tidak terhambat.

Lihat bagaimana agensi pemasaran meningkatkan produktivitas tim dengan ClickUp!

Kesalahan Umum yang Dilakukan Agen Saat Mengatur ClickUp

Saat mengatur operasional agensi di ClickUp, sebagian besar masalah implementasi disebabkan oleh ketidakkonsistenan. Ruang kerja ClickUp menjadi lebih sulit dikelola ketika setiap tim mengatur proyek klien secara berbeda atau ketika pelaporan bergantung pada pembersihan manual.

Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan oleh agensi kreatif saat mengatur operasi ClickUp:

Membiarkan struktur berkembang sebelum pola penggunaan stabil

Ketika Anda membuat banyak Spaces, Folders, dan Lists sejak awal, Anda tidak akan mendapatkan "organisasi yang lebih baik." Sebaliknya, Anda akan mendapatkan pelaporan yang terfragmentasi dan kebiasaan yang tidak konsisten di antara tim agensi. Panduan hierarki agensi ClickUp dirancang untuk menjaga struktur yang sederhana dan konsisten, lalu memperluasnya hanya ketika pola pengiriman Anda sudah jelas.