Mengingat banyaknya teknologi yang dikembangkan untuk meningkatkan komunikasi, kolaborasi lintas fungsi seharusnya lebih mudah dari sebelumnya.
- Hubungi rekan kerja Anda di Slack
- Bagikan file dan dokumen melalui Google Drive
- Menugaskan tugas dalam alat manajemen proyek
Tapi Anda lihat: semua alat ini terputus.
Manajer proyek Anda kebingungan mencoba memahami percakapan yang terjadi di berbagai alat. Tidak ada yang memiliki pandangan tunggal tentang apa yang telah diputuskan.
Bagaimana jika ada cara untuk menggabungkan rapat, keputusan, dan tindakan ke dalam satu tempat yang terhubungโtepat di tempat kerja berlangsung? Inilah ClickUp SyncUps, penghemat waktu Anda.
Di bawah ini, kami menunjukkan kepada Anda bagaimana manajer proyek dapat menggunakan ClickUp SyncUp untuk sinkronisasi proyek lintas fungsi.
Apa itu ClickUp SyncUp, dan Bagaimana Manfaatnya bagi Manajer Proyek?
ClickUp SyncUp adalah fitur pertemuan video dan audio yang terintegrasi langsung dalam ruang kerja ClickUp Anda. Fitur ini memungkinkan Anda melakukan panggilan satu lawan satu atau grup dengan tim Anda dan menghubungkan diskusi tersebut dengan tugas dan dokumen yang sebenarnya tanpa kehilangan konteks.
SyncUps merupakan bagian dari ClickUp Chat dan menawarkan rangkaian fitur lengkap, termasuk berbagi layar dan merekam panggilan, serta ringkasan yang dihasilkan oleh AI setelah setiap panggilan yang direkam.
Bagi manajer proyek yang mencari perangkat lunak manajemen proyek yang tepat untuk menjalankan sinkronisasi lintas fungsi yang terkoordinasi dan dapat dilacak, SyncUp menjadi jembatan antara komunikasi dan eksekusi.
Fitur Utama ClickUp Sync Up yang Akan Disukai Manajer Proyek
Lalu, apa yang membedakan SyncUps dari aplikasi konferensi video dan komunikasi tim seperti Zoom atau Microsoft Teams? Mengapa integrasi langsung dengan ruang kerja menjadi keuntungan bagi manajer proyek? Mari kita cari tahu.
Kemampuan untuk merujuk dan menghubungkan Tugas selama SyncUps
Manajer proyek dapat menghubungkan diskusi SyncUp dengan tugas ClickUp secara real-time, sehingga memudahkan pelacakan kemajuan dan pengorganisasian tugas.
Setiap diskusi tetap dapat ditindaklanjuti, dan anggota tim memiliki pemahaman yang lebih jelas tentang apa yang perlu dilakukan. Siapa pun yang memiliki akses ke Channel atau ClickUp Chat (tempat SyncUp diadakan) dapat melihat semua tugas yang terhubung dengan mengarahkan kursor ke pesan SyncUp.
โ Ketika rapat dan pekerjaan dilakukan di platform obrolan yang terpisah, item tindakan spesifik dan tindak lanjut mungkin hilang atau tertunda.
โ Dengan SyncUp, pekerjaan dan rapat Anda berlangsung di tempat yang sama. Keputusan langsung diubah menjadi tugas untuk pelaksanaan proyek yang lancar.
๐ฅ Tonton video ini untuk melihat cara mengotomatisasi catatan rapat + Tugas dengan ClickUp.
๐ฎ ClickUp Insight: Sekitar 41% profesional lebih memilih pesan instan untuk komunikasi tim. Meskipun menawarkan pertukaran informasi yang cepat dan efisien, pesan sering tersebar di berbagai saluran, thread, atau pesan langsung, sehingga menyulitkan untuk mengakses informasi tersebut di kemudian hari.
Dengan solusi terintegrasi seperti ClickUp Chat, obrolan Anda dipetakan ke proyek dan tugas spesifik, sehingga percakapan tetap relevan dan mudah diakses.
Fitur bawaan perekaman dan transkripsi
Rekaman SyncUps disimpan di Clips Hub, dan Anda dapat membagikan tautan rekaman tersebut kepada siapa pun untuk gambaran cepat.
Ringkasan AI dan tindakan yang harus dilakukan
Anda mendapatkan ringkasan komprehensif yang dihasilkan oleh AI, yang dapat Anda tambahkan ke dokumen dengan satu klik.
Bagikan dokumen tersebut kepada siapa pun yang tidak dapat menghadiri pertemuan, sehingga mereka dapat mendapatkan gambaran singkat tentang poin-poin tindakan utama tanpa harus menonton seluruh SyncUp.
Jika Anda memiliki tim multibahasa atau tersebar secara global, dengan menggunakan ClickUp Brain, siapa pun dapat menerjemahkan catatan rapat tersebut ke dalam bahasa yang mereka pahami tanpa harus bergantung pada orang lain.
ClickUp Brain juga dapat mengubah item tindakan yang diidentifikasi selama pertemuan menjadi tugas yang dapat dilacak.
Artinya, jika Tom diminta untuk menyelesaikan dokumentasi API hingga Kamis, ClickUp Brain dapat membuat tugas dengan batas waktu tersebut dan secara otomatis menugaskan tugas tersebut kepada Tom.
Ini sangat berguna untuk manajemen tugas saat Anda berpindah dari satu pertemuan ke pertemuan lain dan tidak realistis untuk mendokumentasikan setiap pertemuan secara rinci.
๐ Baca Lebih Lanjut: Cara Menggunakan AI untuk Catatan Rapat? (Kasus Penggunaan dan Alat)
Berbagi layar dan kolaborasi dokumen
Bayangkan ini: Anda sedang mengadakan SyncUp lintas fungsi. Anda membuka peta jalan peluncuran, membagikan layar Anda, dan membuka dokumen untuk pengeditan kolaboratif.
Setiap tim yang terlibat dalam SyncUp dapat langsung ikut serta. Tim pemasaran menyempurnakan catatan pesan, tim teknik menyoroti hambatan langsung di dokumen, dan tim desain memperbarui milestone aset secara real-time.
Setelah pertemuan, Anda tidak perlu mengumpulkan umpan balik dari berbagai saluran atau tim. Anda keluar dengan rencana yang terkoordinasi.
๐ Baca Lebih Lanjut: Perangkat Lunak Berbagi Layar Terbaik untuk Rapat Jarak Jauh
Integrasi dengan alur kerja ClickUp
SyncUp terintegrasi sepenuhnya dengan alur kerja ClickUp. Item-item yang dibahas dalam pertemuan ini diubah menjadi tugas dengan batas waktu (yang mempermudah pelacakan kinerja). Anda dapat mengatur otomatisasi ClickUp berbasis pemicu untuk mengirim pengingat saat batas waktu mendekat atau menambahkan komentar pada tugas saat status berubah.
Misalnya, ketika tenggat waktu tiba โ tinggalkan komentar untuk penerima tugas.
๐ก Tips Pro: Gunakan ClickUp Super Agents untuk mengotomatisasi tugas-tugas manajemen proyek rutin seperti menghasilkan laporan proyek harian, mengumpulkan pembaruan rapat tim, dan menjawab pertanyaan umum secara instan di saluran obrolan.
Berkenaan dengan hal tersebut, berikut adalah agen AI terbaik untuk rapat yang patut dipertimbangkan ๐
๐ Tahukah Anda? Menurut penelitian ClickUp, 40% profesional ingin segera menindaklanjuti tindakan yang perlu dilakukan setelah setiap pertemuan. Namun, dengan saluran komunikasi yang terbagi antara email (42%) dan pesan instan (41%), tindakan-tindakan ini sering kali tersebar di seluruh lingkungan kerja.
Bagaimana Manajer Proyek Dapat Menggunakan SyncUp untuk Rapat Antar-Fungsi?
Kolaborasi lintas fungsi tidaklah bebas dari tantangan. Jika Anda siap untuk mengatasi tantangan tersebut, kami memiliki solusi untuk Anda.
Gunakan Platform Manajemen Proyek ClickUp untuk mengelola dan mengorganisir komunikasi, data proyek, dokumentasi, tugas, dan hasil proyek dalam satu tempat untuk pelaksanaan proyek yang lancar.
Adakan rapat, hubungkan diskusi dengan pekerjaan aktual, dan ubah keputusan menjadi tugas yang dapat dilacak. Semua ini dari satu Workspace.
SyncUp terintegrasi dalam ruang kerja ini, sehingga setiap percakapan lintas fungsi tetap terhubung dengan proyek yang dimaksudkan untuk maju.
Berikut ini cara manajer proyek dapat menggunakan ClickUp SyncUp untuk sinkronisasi proyek lintas fungsi dan pengelolaan tugas.
1. Tetapkan tujuan pertemuan yang jelas
Sebelum menjadwalkan pertemuan lintas fungsi, tentukan apa yang Anda butuhkan dari pertemuan tersebut. Bisa berupa:
- Menyepakati prioritas sprint
- Menyelesaikan laporan status proyek
- Meninjau peta jalan produk
- Mengatasi hambatan antara tim teknik dan desain
- Menyelesaikan tonggak proyek
Apa pun agendanya, pastikan untuk mengirimkannya sebelum rapat.
Tips tambahan: Berikan opsi kepada anggota tim Anda untuk memilih keluar jika proyek tersebut tidak terkait dengan pekerjaan mereka.
Gunakan ClickUp Docs untuk membuat agenda rapat. Sertakan poin-poin pembahasan dan hasil yang diharapkan. Anggota tim Anda dapat mempersiapkan pertanyaan dan masukan mereka sebelumnya.
Jika Anda kekurangan waktu, gabungkan Docs + ClickUp Brain untuk menghasilkan agenda rapat terstruktur secara instan. ClickUp Brain dapat merangkum topik, mengusulkan pertanyaan, dan membantu menyempurnakan tujuan sehingga Anda dapat masuk ke rapat dengan persiapan yang matang.
Karena dokumen sepenuhnya dapat diedit, Anda dapat menyisipkan tabel, spreadsheet, dashboard, atau tautan referensi untuk konteks tambahan. Hal ini memberikan peserta titik awal yang jelas sebelum SyncUp dimulai.
โก Arsip Template: Template Manajemen Proyek Gratis untuk Semua Jenis Proyek
2. Buat saluran obrolan khusus
ClickUp menghilangkan kebutuhan akan berbagai alat komunikasi dengan ClickUp Chat. Ini adalah platform terpadu yang mengintegrasikan semua komunikasi tim Anda dalam thread, channel, dan DM.
Catatan: SyncUp merupakan bagian dari ClickUp Chat dan hanya dapat digunakan setelah Anda mengaktifkan Chat.
Kemudian, buat saluran khusus di ClickUp Chat untuk proyek lintas fungsi Anda. Saluran ini akan berfungsi sebagai pusat kolaborasi tim, memastikan semua anggota tim tetap terinformasi dan selaras dengan diskusi, tugas, file, dokumen, jadwal proyek, dan panggilan SyncUp yang terkait dengan proyek.
Apa manfaatnya? Ini menghindari pergantian konteks saat menghadiri rapat.
Anda juga dapat mengundang pemangku kepentingan eksternal untuk menghadiri SyncUp. Pastikan mereka memiliki akses ke saluran obrolan.
๐ Tahukah Anda? Hampir 84% pemimpin pemasaran mengalami hambatan kolaborasi โ terlalu banyak pertemuan, keputusan yang tidak jelas, dan permintaan proyek yang tertunda yang merusak kesehatan proyek.
Meskipun ada banyak alasan mendasar di balik gesekan ini, mengonsolidasikan kolaborasi tim dan pekerjaan di satu tempat dapat secara signifikan mengurangi beban koordinasi dan menjaga tim tetap bergerak maju tanpa perlu penyesuaian terus-menerus.
3. Mulai SyncUp Instan
Klik ikon telepon di pojok kanan atas saluran Chat Anda untuk memulai SyncUp. Segera setelah Anda memulai SyncUp, pesan akan ditampilkan di saluran tersebut, memungkinkan orang lain untuk bergabung. Atur pengaturan mikrofon dan kamera Anda untuk bersiap-siap mengikuti pertemuan.
Anda bahkan dapat merekam konten audio dan video untuk referensi di masa depan.
๐ฎ ClickUp Insight: Lebih dari setengah responden menggunakan tiga atau lebih alat setiap hari, berjuang melawan โ app sprawl โ dan alur kerja yang terpecah-pecah.
Meskipun terasa produktif dan sibuk, konteks Anda sebenarnya hilang di antara aplikasi, belum lagi kelelahan akibat mengetik. ClickUpBrainGPT mengintegrasikan semuanya: cukup ucapkan sekali, dan pembaruan, tugas, serta catatan Anda akan langsung tercatat di tempat yang tepat di ClickUp. Tidak perlu lagi berpindah-pindah aplikasi, tidak ada lagi kekacauanโhanya produktivitas yang lancar dan terpusat.
4. Gunakan berbagi layar untuk tinjauan kolaboratif
Bagikan layar Anda (tab, jendela, atau seluruh layar) selama SyncUp untuk meninjau dokumen proyek atau mendemonstrasikan alur kerja tertentu.
Berbagi layar memungkinkan tim Anda berkolaborasi secara real-time. Hal ini memudahkan untuk mengisi celah pengetahuan dan menanamkan kejelasan, yang biasanya sulit untuk disampaikan.
Ini memfasilitasi kolaborasi di tempat kerja dengan menyediakan referensi visual bersama untuk semua anggota tim. Rekan kerja Anda akan berterima kasih atas iniโsemua orang akan keluar dengan pemahaman yang sama, dengan tugas dan tindakan yang telah ditugaskan kepada mereka.
5. Bekerja dengan AI yang memahami Anda dan pekerjaan Anda
ClickUp Brain berfungsi sebagai ruang kerja AI khusus Anda. Ia mengumpulkan konteks dari tugas, dokumen, Spaces, basis pengetahuan, dan aplikasi terhubung Anda.
Anda tidak menggunakan alat AI yang terisolasi. Anda bekerja dengan kecerdasan kontekstual yang memahami proyek Anda, tim Anda, dan riwayat Anda.
Anda juga dapat memilih kecerdasan buatan yang sesuai dengan situasi. Misalnya, dari berbagai model AI, gunakan:
- Claude: Untuk narasi strategi dan argumen panjang
- ChatGPT: Untuk memperhalus penulisan dan komunikasi yang ditujukan kepada klien.
- Gemini: Untuk penelitian, analisis data yang intensif, dan pemecahan masalah teknis.
Dengan fitur Pencarian Perusahaan yang canggih, Anda dapat dengan cepat mengakses informasi dari mana saja di ruang kerja Anda: tugas, dokumen, file, komentar, rekaman SyncUps, dan bahkan sumber eksternal seperti Google Drive, GitHub, SharePoint, dan internet secara luas.
Butuh pembaruan ketergantungan dari sprint terakhir? Berkas desain yang dirujuk dua minggu lalu? Peringatan risiko yang diidentifikasi dalam percakapan? ClickUp Brain menampilkannya dalam hitungan detik.
Lapisan pencarian web bawaan memungkinkan Anda mengumpulkan data pasar, membandingkan praktik terbaik, meneliti tren yang sedang berkembang, atau memvalidasi asumsi.
Alih-alih berurusan dengan penyebaran AI yang tidak terkendali, ClickUp Brain menjadi lapisan AI tunggal yang mengintegrasikan seluruh alur kerja proyek Anda.
โก Arsip Template: Template Laporan Status Proyek Gratis
Batasan Umum dan Solusi Alternatif
Sifat instan ClickUp SyncUp meningkatkan komunikasi kolaboratif. Namun, ada batasan yang perlu Anda ketahui. Batasan tersebut meliputi:
Kapasitas peserta terbatas
Tantangan: ClickUp SyncUps mendukung kolaborasi lintas fungsi untuk hingga 200 peserta dalam satu panggilan, dengan 24 orang dapat berbicara secara bersamaan.
Ada batasan berdasarkan peran mengenai siapa yang dapat memulai SyncUp di sebuah saluran. Durasi maksimum untuk SyncUp adalah 10 jam, yang seharusnya tidak menjadi hambatan; jika memang demikian, Anda selalu dapat memulai SyncUp baru secara langsung.
โ Solusi Alternatif: Untuk rapat lintas fungsi dengan lebih dari 200 orang, adakan SyncUps paralel untuk departemen yang berbeda dan bagikan rekamannya setelahnya.
Batasan pemberitahuan
Tantangan: Pengguna terkadang tidak menerima notifikasi segera untuk panggilan SyncUp yang masuk, yang mengakibatkan pertemuan terlewatkan.
โ Solusi alternatif: Minta anggota tim untuk mengaktifkan notifikasi desktop dan mobile untuk saluran ClickUp Chat tempat SyncUps penting diadakan. Posting pengingat singkat di saluran tersebut beberapa menit sebelum dimulai.
๐ก Tips Pro: Bagi rekan tim yang mengandalkan perangkat mobile, pastikan aplikasi ClickUp memiliki izin notifikasi, mikrofon, dan kamera yang diaktifkan. Mobile SyncUps memungkinkan pengguna bergabung dalam panggilan dan mengikuti diskusi saat bepergian.
Tanpa ruang terpisah
Tantangan: Beberapa alat pertemuan online, seperti Zoho Meetings, memungkinkan Anda membuat ruang diskusi terpisah untuk membahas topik tertentu sebelum kembali berkumpul.
โ Solusi alternatif: Mulailah SyncUps terpisah di saluran obrolan yang berbeda untuk diskusi tim kecil.
Misalnya, jika rapat peluncuran produk Anda membutuhkan tim teknik dan desain untuk membahas detail teknis secara terpisah, mereka dapat masuk ke saluran departemen masing-masing untuk SyncUp singkat, lalu kembali ke saluran proyek utama.
Opsi lain adalah menjadwalkan diskusi-diskusi tersebut sebagai SyncUps terpisah sebelum atau setelah pertemuan lintas fungsi utama.
๐ Baca Lebih Lanjut: Contoh dan Template Dashboard Manajemen Proyek
Persyaratan perekaman untuk transkripsi
Tantangan: Hanya SyncUps yang direkam yang disimpan di Clips Hub dan dapat ditranskrip atau diringkas oleh ClickUp Brain. Pastikan untuk menekan tombol rekam di awal setiap pertemuan.
โ Solusi Alternatif: Jadikan perekaman sebagai kebiasaan default untuk semua pertemuan lintas fungsi yang penting. Tunjuk seseorang (atau diri sendiri) untuk memulai perekaman di awal setiap SyncUp.
Batasan penyimpanan rekaman
Tantangan: Pengguna rencana gratis mendapatkan ruang penyimpanan terbatas untuk rekaman SyncUp, yang dapat cepat terisi jika Anda sering mengadakan pertemuan lintas fungsi.
โ Solusi alternatif: Perbarui. Jika tidak, prioritaskan pertemuan mana yang harus direkam dan hapus rekaman lama yang sudah tidak relevan. Anda juga dapat mengunduh rekaman penting ke penyimpanan eksternal dan menghapusnya dari ClickUp untuk membebaskan ruang.
๐ Tahukah Anda? Hampir 83% perusahaan yang maju secara digital memanfaatkan kekuatan tim lintas fungsi untuk tetap "lincah" dan "mempertahankan keunggulan kompetitif." Namun, sebagian besar perusahaan ini kesulitan untuk mengakses sumber daya yang tepat untuk mewujudkannya.
Tips untuk Memaksimalkan SyncUp dalam Proyek Antar-Fungsi
Berikut adalah beberapa tips praktis yang dapat membantu manajer proyek memaksimalkan penggunaan SyncUps daripada menjadikannya sekadar platform obrolan biasa:
- Gunakan pembaruan asinkron: Gunakan SyncUps secara terbatas untuk diskusi yang benar-benar membutuhkan masukan real-time dari beberapa departemen. Ingat, Anda tidak perlu mengadakan pertemuan (yang menghabiskan waktu tim Anda) untuk menyampaikan hal yang dapat dengan mudah disampaikan melalui pesan atau direkam sebagai ClickUp Clip.
- Buat templat agenda yang dapat digunakan ulang: Standarkan struktur pertemuan Anda untuk mencakup hambatan, keputusan yang diperlukan, pembaruan kemajuan, dan langkah selanjutnya, sehingga diskusi tetap terfokus. Alat manajemen proyek yang tepat, seperti ClickUp, menyediakan templat yang dapat digunakan ulang untuk menstandarkan pengumpulan informasi.
- Manfaatkan Brain untuk persiapan sebelum rapat: Minta ClickUp Brain untuk merangkum aktivitas tugas terbaru atau menampilkan item tindakan yang belum diselesaikan sebelum SyncUp. Ini memberi Anda gambaran cepat tentang kondisi terkini.
- Menandai departemen pada tugas yang terhubung: Gunakan Bidang Kustom atau tag berdasarkan departemen (saat menghubungkan tugas) untuk dengan mudah melacak ketergantungan tugas lintas fungsi, yang mengarah pada hasil proyek yang lebih baik.
- Gunakan Clips untuk demo asinkron: Jika Anda perlu menunjukkan cara kerja sesuatu atau memandu proses, rekam sebuah Clip dan bagikan di saluran. Anggota tim dapat menontonnya kapan saja dan meninggalkan komentar berstempel waktu dengan pertanyaan.
Sederhanakan Sinkronisasi Proyek Antar-Fungsi dengan ClickUp SyncUp
Proyek lintas fungsi memerlukan lingkungan kolaboratif di mana tim tidak perlu mengejar pembaruan dan kesulitan menemukan kesepakatan bersama.
Dengan begitu banyak aspek yang bergerak di berbagai departemen, sulit bagi manajer proyek Anda untuk melacak kemajuan dan hambatan.
Komunikasi kolaboratif melalui SyncUps mengumpulkan pemangku kepentingan tanpa perlu menjadwalkan pertemuan formal atau menunggu konfirmasi.
Karena terintegrasi langsung ke dalam perangkat lunak manajemen proyek Anda, Anda dapat mengubah setiap pertemuan menjadi tindakan yang dapat dilaksanakan dan melacaknya hingga menit terakhir.
Siap untuk memulai dengan SyncUps? Daftar di ClickUp secara gratis.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Tidak, ClickUp SyncUp dirancang khusus untuk mengadakan pertemuan audio dan video secara instan di dalam ruang kerja ClickUp. Dengan menghubungkan pertemuan Anda dengan tugas, dokumen, dan pekerjaan Anda, Anda dapat menghilangkan penyebaran konteks yang biasanya muncul.
Hingga 200 orang dapat bergabung dalam pertemuan SyncUp, dan 24 orang dapat berbicara secara bersamaan.
Ya, pemangku kepentingan eksternal yang memiliki akses ke saluran dapat bergabung dengan SyncUp melalui tautan undangan.
Tidak sepenuhnya. SyncUp paling efektif untuk diskusi yang memerlukan kolaborasi dan pengambilan keputusan secara real-time. Untuk pembaruan status rutin dan laporan kemajuan proyek secara keseluruhan, email atau (lebih baik lagi) ClickUp Chat dan komentar tugas lebih efisien.
ClickUp Brain dapat menghasilkan ringkasan rapat dari rekaman SyncUp Anda dan mengubah poin tindakan menjadi tugas yang dapat dilacak. AI dapat menugaskan tugas-tugas tersebut kepada orang yang tepat dan menetapkan batas waktu sesuai dengan pembahasan dalam rapat.