Seorang perwakilan layanan pelanggan menaikkan tingkat masalah teknis minggu lalu yang telah membuat bingung tiga anggota tim yang berbeda. Sementara itu, tersembunyi dalam komentar GitHub dari beberapa bulan lalu terdapat dokumentasi insinyur untuk solusi yang tepat.
Pengetahuan itu ada, solusinya juga ada. Namun, menghubungkan titik-titik tersebut membutuhkan seseorang untuk mengingat percakapan yang terjadi berbulan-bulan lalu dalam konteks yang sama sekali berbeda.
AI mengubah hal ini, memperlakukan ekosistem pengetahuan Anda sebagai jaringan terhubung daripada silo-silo terpisah.
Dalam posting blog ini, kita akan membahas cara menggunakan AI untuk manajemen pengetahuan dengan ClickUp guna mempermudah seluruh proses.
⭐ Template Terpilih
Template Basis Pengetahuan ClickUp menyediakan fondasi terstruktur yang dibutuhkan tim Anda untuk mengorganisir dokumentasi seperti artikel pengetahuan, FAQ, dan sumber daya secara efektif. Setelah konten Anda diorganisir dalam alat manajemen pengetahuan ini, Anda dapat menerapkan teknik pencarian dan pengambilan data cerdas yang didukung AI.
Apa Itu Manajemen Pengetahuan Berbasis AI?
Pengelolaan pengetahuan yang didukung AI melibatkan penggunaan kecerdasan buatan untuk secara otomatis mengorganisir, mengkategorikan, dan mengambil informasi dari dokumentasi yang sudah ada.
Misalnya, ketika seseorang mencari ‘eskalasi keluhan pelanggan,’ sistem manajemen pengetahuan Anda akan menampilkan semua informasi terkait kata kunci tersebut. Hal ini mencakup diagram alur eskalasi Anda, studi kasus klien yang sulit pada kuartal terakhir, dan riwayat obrolan di mana pemimpin dukungan Anda menjelaskan cara menangani pelanggan yang marah.
Sistem AI menyadari bahwa ketiga informasi ini mengatasi masalah yang sama, meskipun berada dalam sistem manajemen pengetahuan tradisional yang berbeda dan menggunakan bahasa yang berbeda.
Dengan kemampuan pencarian dan pembelajaran mesin yang tersedia, basis pengetahuan internal Anda yang sebelumnya tersebar menjadi terhubung dan dapat dicari.
🔍 Tahukah Anda? Pemrosesan bahasa alami dapat mendeteksi sarkasme, ironi, atau frustrasi dalam pertanyaan pelanggan. Hal ini membantu basis pengetahuan menandai masalah 'urgent' dengan lebih akurat.
Mengapa Menggunakan AI untuk Manajemen Pengetahuan?
AI dalam manajemen pengetahuan menghilangkan banyak titik gesekan umum yang terdapat pada basis pengetahuan tradisional:
- Pencarian semantik: Memahami niat di balik suatu kueri dan menampilkan hasil pencarian yang relevan. Misalnya, ketika seseorang mencari ‘jadwal proyek’, sistem dapat menampilkan dokumen berjudul ‘jadwal pengiriman’ atau ‘pelacak milestone’
- Pemetaan hubungan: Menghubungkan laporan bug dengan solusinya, diskusi terkait, dan masalah serupa secara otomatis
- Kategorisasi tanpa perawatan: Mengorganisir konten tanpa memerlukan siapa pun untuk mengingat aturan taksonomi atau sistem pengarsipan
- Pengenalan pola: Mendeteksi saat tim secara berulang-ulang mengajukan pertanyaan yang sama dan menampilkan pengetahuan yang relevan
- Kontrol versi cerdas: Menemukan informasi terbaru saat terdapat beberapa versi yang tersebar di berbagai platform
🧠 Fakta Menarik: Pengelolaan pengetahuan telah ada sejak 5.000 tahun yang lalu, mulai dari peradaban Sumeria, Piramida Giza (2560 SM), hingga Perpustakaan Alexandria (yang memiliki lebih dari 500.000 karya tulis tangan).
Alur Kerja Langkah demi Langkah untuk Menggunakan AI dalam Manajemen Pengetahuan
ClickUp adalah aplikasi serba guna untuk kerja yang menggabungkan manajemen proyek, dokumen, dan komunikasi tim, semuanya dalam satu platform—didorong oleh otomatisasi dan pencarian AI generasi berikutnya.
Berikut ini adalah alur kerja praktis, dilengkapi dengan saran yang dapat diterapkan dan contoh nyata, tentang manajemen pengetahuan yang didukung AI dengan sedikit bantuan dari ClickUp.
Langkah #1: Audit ekosistem pengetahuan saat ini dan identifikasi masalah utama
Sebelum Anda dapat meningkatkan, Anda harus memahami tahap pengetahuan saat ini di organisasi Anda:
- Mapping pengetahuan tersembunyi: Periksa riwayat obrolan, email, dan catatan tempel di meja kerja orang-orang untuk mengungkap informasi 'cara melakukannya' yang sebenarnya
- Tanyakan 'Siapa yang tahu? Di mana letaknya?': Wawancara singkat atau survei mengungkapkan pengetahuan yang sebenarnya digunakan orang versus yang diabaikan
- Identifikasi hambatan struktural: Cari dokumen duplikat, batasan akses, file yang sudah usang, dan rantai persetujuan yang panjang yang menghambat berbagi pengetahuan
Bagaimana ClickUp membantu
ClickUp AI Knowledge Management dapat membantu dengan menyoroti duplikat dan menghubungkan file terkait.
Perangkat lunak manajemen pengetahuan AI memungkinkan Anda mengimpor dokumen dari alat pihak ketiga lain yang sudah digunakan tim Anda, seperti Google Drive, Confluence, atau Notion.
Prosesnya sederhana: Anda memilih sumber, mengonfigurasi importer, dan mengimpor file-file tersebut ke ClickUp tanpa merusak strukturnya. Artinya, pekerjaan yang sudah ada tetap utuh, tetapi kini menjadi bagian dari sistem terpusat yang dapat diakses oleh semua orang.
Template Basis Pengetahuan oleh ClickUp
Kemudian, bangun struktur di sekitar konten ini menggunakan Template Basis Pengetahuan ClickUp. Template ini menyediakan kerangka kerja siap pakai dengan bagian-bagian untuk onboarding, kebijakan, dokumentasi produk, dan materi pelatihan.
Misalkan tim HR Anda sedang menyiapkan sumber daya untuk karyawan baru. Mereka menggunakan daftar periksa onboarding lama dari Google Docs dan materi pelatihan dari PowerPoint. Dalam templat basis pengetahuan ini, mereka dapat membuat kategori seperti ‘Manfaat’, ‘Pengaturan IT’, dan ‘Jadwal Minggu Pertama’ untuk proses onboarding yang lancar.
📮 ClickUp Insight: Pekerjaan seharusnya tidak menjadi tebak-tebakan—tetapi seringkali, itulah yang terjadi. Survei manajemen pengetahuan kami menemukan bahwa karyawan sering membuang waktu mencari melalui dokumen internal (31%), basis pengetahuan perusahaan (26%), atau bahkan catatan pribadi dan tangkapan layar (17%) hanya untuk menemukan apa yang mereka butuhkan. Dengan Connected Search ClickUp, setiap file, dokumen, dan percakapan dapat diakses secara instan dari halaman beranda Anda—sehingga Anda dapat menemukan jawaban dalam hitungan detik, bukan menit.
💫 Hasil Nyata: Tim dapat menghemat 5+ jam setiap minggu dengan menggunakan ClickUp—itu setara dengan lebih dari 250 jam per tahun per orang—dengan menghilangkan proses manajemen pengetahuan yang usang. Bayangkan apa yang dapat diciptakan tim Anda dengan tambahan satu minggu produktivitas setiap kuartal!
⚡ Template Arsip: Template Peta Perjalanan Pelanggan ClickUp membantu Anda memvisualisasikan dan mengoptimalkan setiap tahap pengalaman pelanggan. Template perjalanan pelanggan ini mengumpulkan data relevan dari tim penjualan, pemasaran, dan dukungan untuk memastikan pengetahuan tacit tetap terdokumentasi.
Langkah #2: Tetapkan tujuan dan tentukan tanggung jawab
Tujuan yang jelas dan kepemilikan yang tegas menghasilkan kurangnya kekacauan dan adopsi yang lebih cepat. Tetapkan tujuan SMART dengan mengganti kalimat yang samar seperti ‘Meningkatkan pencarian’ menjadi ‘Mengurangi waktu pencarian rata-rata sebesar 40% menggunakan penandaan yang didukung AI pada kuartal kedua.’
Selain itu, Anda juga harus menunjuk satu pemilik teknis (mengelola integrasi) dan satu duta pengetahuan (mewakili kebutuhan pengguna). Kepemilikan ganda ini mendorong adopsi.
Bagaimana ClickUp membantu
ClickUp Goals memungkinkan Anda menetapkan tujuan tingkat tinggi dan membaginya menjadi target yang lebih kecil dan dapat diukur.
Misalkan tujuan Anda adalah meningkatkan efisiensi pengambilan pengetahuan. Di ClickUp, Anda dapat membuat Tujuan berjudul ‘Meningkatkan efisiensi pengambilan pengetahuan sebesar 40% pada kuartal kedua.’ Di bawah Tujuan ini, tetapkan target spesifik seperti:
- Implementasikan penandaan yang didukung AI pada 80% dokumen hingga akhir kuartal pertama
- Kurangi waktu pencarian rata-rata sebesar 40% dengan menggunakan penandaan yang didukung AI pada kuartal kedua
- Capai tingkat kepuasan pengguna 90% dengan fungsi pencarian baru pada kuartal kedua
Setiap Target dapat diukur dan memiliki batas waktu, sesuai dengan kriteria SMART. Tetapkan Target ini kepada anggota tim yang relevan dan lacak kemajuan melalui Dashboard ClickUp.
🚀 Keunggulan ClickUp: ClickUp Docs adalah ruang kerja dinamis di mana Anda dapat memberikan komentar, menugaskan tugas rutin, dan memperbarui aset pengetahuan secara real-time.
Misalkan tim produk Anda menyadari bahwa pelanggan mengalami kesulitan pada langkah pengaturan. Alih-alih menunggu pembaruan manual triwulanan, Anda langsung masuk ke dokumen onboarding dan menyesuaikan langkah-langkahnya. Anda juga menandai tim dukungan untuk meninjau dan menghubungkannya langsung ke proyek pelatihan.
Sekarang basis pengetahuan AI Anda mencerminkan kenyataan.
Langkah #3: Identifikasi dan prioritaskan kasus penggunaan untuk AI
Fokus pada area di mana AI dapat memberikan dampak terbesar dengan cepat. Berikut ini rinciannya:
- Mulailah dengan tugas-tugas berisiko rendah namun berdampak besar seperti mengotomatisasi penandaan, meminta sistem untuk menyarankan dokumen terkait, dan menjawab pertanyaan umum (FAQ)
- Uji coba dengan konten esensial, menguji AI pada pengetahuan yang secara langsung memengaruhi alur kerja
- Peringkat kasus penggunaan menggunakan matriks keputusan dengan penilaian kelayakan, dampak, dan urgensi yang dilakukan oleh campuran pemangku kepentingan
Tanyakan: Tugas mana yang lambat, rentan kesalahan, atau berulang? Pilih dua untuk diprioritaskan dalam dukungan AI terintegrasi.
Bagaimana ClickUp membantu
Setelah Anda memilih area fokus Anda, ClickUp Brain, asisten AI terintegrasi platform ini, membantu Anda mengubah prioritas tersebut menjadi alur kerja yang dapat dilaksanakan. Fitur AI Project Manager-nya secara otomatis menganalisis ruang kerja Anda, menyarankan langkah selanjutnya, dan bahkan membuat tugas atau menugaskan pemilik berdasarkan tujuan Anda.
Misalkan Anda memutuskan untuk mulai menggunakan AI untuk menjawab pertanyaan yang sering diajukan oleh tim. ClickUp Brain, berkat aksesnya ke ruang kerja Anda, dapat menjadi asisten AI yang selalu siap sedia untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut.
Misalnya, seorang manajer penjualan yang membutuhkan strategi penetapan harga pembelian sebelum panggilan klien dapat langsung bertanya kepada ClickUp Brain dan mendapatkan bagian yang tepat secara instan, menghemat waktu yang berharga.
✅ Coba prompt ini: Apa saja rencana harga kami untuk strategi pengadaan?
🚀 Keunggulan ClickUp: Kebijakan berubah, proses berkembang, dan konten memerlukan tinjauan rutin. Atur ClickUp Automations untuk menangani siklus tersebut.
Misalnya, Anda dapat membuat otomatisasi yang menandai dokumen kepatuhan untuk direview setiap enam bulan, menugaskan dokumen tersebut kepada pemilik yang tepat, dan memberi tahu tim saat pembaruan diperlukan. Sistem ini menangani pengingat, memastikan basis pengetahuan yang didukung AI tetap andal.
Langkah #4: Pilih alat yang tepat dan jalankan uji coba
Memilih dan menguji AI dengan benar dapat menghindari frustrasi di kemudian hari. Cari alat yang sudah siap API yang lebih mudah diintegrasikan ke wiki, intranet, atau platform kolaborasi yang sudah ada daripada memulai dari nol. Setelah itu, Anda dapat melakukan uji coba dengan dokumen asli (anonim jika diperlukan) untuk mendapatkan hasil yang autentik.
Berikut ini adalah kuesioner singkat yang perlu Anda jawab:
- Apakah sistem ini terintegrasi dengan platform pengetahuan yang sudah ada (misalnya, wiki, intranet)?
- Apakah sistem ini dapat menangani jenis konten yang kami gunakan (dokumen, PDF, komentar kode, log obrolan)?
- Seberapa fleksibel saran AI atau aturan penandaan yang disediakannya?
- Apakah sistem ini dapat menerapkan kontrol keamanan dan akses untuk konten sensitif?
- Apakah sistem ini menyediakan analisis atau umpan balik mengenai penggunaan dan akurasi AI?
- Seberapa mudah bagi pengguna non-teknis untuk mengadopsinya?
- Apakah alat ini dapat menyesuaikan diri dengan pertumbuhan pengetahuan dan ukuran tim?
Berikut ini adalah apa yang dibagikan oleh Thomas Clifford, Manajer Produk di TravelLocal:
Kami menggunakan ClickUp untuk semua manajemen proyek dan tugas, serta sebagai basis pengetahuan. Platform ini juga telah diadopsi untuk memantau dan memperbarui kerangka kerja OKR kami, serta berbagai kasus penggunaan lainnya, termasuk diagram alur dan formulir permintaan cuti serta alur kerja. Sangat menguntungkan dapat mengelola semua ini dalam satu produk, karena semua elemen dapat dengan mudah dihubungkan.
Kami menggunakan ClickUp untuk semua manajemen proyek dan tugas, serta sebagai basis pengetahuan. Platform ini juga telah diadopsi untuk memantau dan memperbarui kerangka kerja OKR kami, serta berbagai kasus penggunaan lainnya, termasuk diagram alur dan formulir permintaan cuti serta alur kerja. Sangat menguntungkan dapat mengelola semua ini dalam satu produk, karena semua elemen dapat dengan mudah dihubungkan.
📖 Baca Juga: Contoh Sistem Manajemen Pengetahuan Terbaik
Langkah #5: Uji, kumpulkan umpan balik, sempurnakan, dan perluas
Jika Anda melakukan iterasi dengan cepat, Anda akan belajar lebih baik. Jangan lupa untuk:
- Jadwalkan umpan balik secara berkala, seperti survei mini atau kunjungan singkat, untuk wawasan yang dapat ditindaklanjuti
- Sertakan penyimpangan seperti pengguna super dan skeptis untuk mengidentifikasi titik buta
- Lakukan iterasi dalam fase-fase kecil, seperti menerapkan manajemen pengetahuan per departemen atau fungsi, untuk menyesuaikan dengan cepat dan mengurangi risiko
🚀 Keunggulan ClickUp: AI bekerja paling baik ketika selalu siap membantu tanpa Anda perlu memikirkannya. Itulah peran ClickUp Brain MAX. Bayangkan sebagai asisten desktop yang selalu tersedia.
Misalkan Anda baru saja menyelesaikan panggilan tinjauan proyek. Dengan Brain MAX, Anda tidak perlu beralih tab. Ketuk bilah mengambang, ucapkan ringkasan Anda, dan Brain MAX akan mentranskrip suara Anda, memperhalus teks, dan memungkinkan Anda menempelkannya langsung ke ClickUp Docs atau sebagai tugas baru.
Ini berarti setiap wawasan, keputusan, dan tindakan yang dihasilkan dari rapat Anda dapat didokumentasikan dalam perangkat lunak manajemen pengetahuan sebelum Anda meninggalkan meja kerja.
🤩 Langkah bonus: Jaga agar pengetahuan tetap akurat dan mudah ditemukan
Sebuah basis pengetahuan hanya berfungsi jika orang-orang mempercayainya.
Hal ini berarti dua hal: konten harus tetap diperbarui, dan versi yang benar harus mudah ditemukan. Dokumen yang usang menimbulkan kebingungan, dan alat pencarian yang buruk memaksa orang untuk bertanya kepada rekan kerja daripada mencari jawaban sendiri.
AI membantu di kedua aspek dengan mengidentifikasi konten yang sudah usang dan mengarahkan orang ke sumber yang paling dapat diandalkan.
Bagaimana ClickUp membantu
ClickUp AI Enterprise Search mendukung hal ini: ia menelusuri seluruh ruang kerja Anda dan aplikasi terhubung seperti Google Drive, Slack, dan Gmail. Alat ini memahami konteks pekerjaan Anda dan langsung mengarahkan Anda ke bagian yang relevan.
Yang membuat ini sangat powerful adalah bagaimana hal ini terintegrasi ke dalam lingkaran yang lebih besar:
- Dokumen tetap diperbarui secara real-time saat tim mengedit kebijakan atau panduan
- ClickUp Brain memastikan pembaruan tersebut muncul dalam jawaban cepat selama pekerjaan sehari-hari
- Enterprise Search memastikan versi terbaru selalu mudah diakses, bahkan jika dokumen asli tersimpan dalam folder yang dalam
Prompt AI untuk Manajemen Pengetahuan
Berikut ini adalah templat prompt AI yang terbukti efektif untuk membantu Anda mengorganisir, mengakses, dan mengoptimalkan pengetahuan kolektif tim Anda. 🧑💻
Analisis dan pengorganisasian dokumen
- Analisis 50 tinjauan proyek ini dan identifikasi 10 masalah utama yang muncul di berbagai proyek. Untuk setiap masalah, tunjukkan tim mana yang mengalaminya dan solusi apa yang berhasil.
- Periksa dokumen onboarding kami dan bandingkan dengan pertanyaan yang diajukan oleh karyawan baru dalam obrolan selama enam bulan terakhir. Di mana dokumen kami gagal menjawab kekhawatiran nyata?
- Analisis templat komunikasi klien kami dan identifikasi pola bahasa mana yang terkait dengan hasil proyek yang sukses versus hubungan yang bermasalah
🚀 Keunggulan ClickUp: Dokumen di ClickUp dapat diubah menjadi wiki, memberikan Anda sumber informasi tunggal yang terorganisir dan mudah digunakan. Anda dapat membuat kategori untuk kebijakan, pelatihan, atau pengetahuan produk, dan memperbarui mereka secara real-time saat terjadi perubahan.
📖 Baca Juga: Perangkat Lunak Helpdesk Terbaik untuk Tim IT
Pencarian informasi tingkat lanjut
- Temukan semua keputusan yang diambil terkait [fitur spesifik] dalam setahun terakhir. Sertakan catatan rapat, diskusi teks, thread email, dan dokumen spesifikasi. Tunjukkan kepada saya jika ada keputusan yang kemudian dibatalkan atau diubah
- Ketika tim menyebutkan 'masalah integrasi' dalam laporan mereka, masalah teknis spesifik apa yang mereka maksudkan? Kelompokkan masalah serupa dan tunjukkan pola penyelesaiannya
- Ekstrak semua mention tentang masalah anggaran, pergeseran jadwal, dan keterbatasan sumber daya dari dokumen proyek. Tunjukkan faktor-faktor apa yang paling sering menghambat proyek-proyek kami
🚀 Keunggulan ClickUp: Tim sering membuang waktu dengan menjawab pertanyaan yang sama berulang kali di chat. Auto-Answers Agent mengatasi hal itu dengan memberikan jawaban langsung di dalam saluran Anda saat seseorang mengajukan pertanyaan.
Misalnya, jika rekan tim mengetik ‘Siapa yang bertanggung jawab atas peluncuran proyek?’, ClickUp Prebuilt Autopilot Agent akan merespons dalam hitungan detik dengan nama pemimpin proyek dan mengutip dokumen sumbernya. Artinya, orang-orang mendapatkan jawaban secara langsung, dan para ahli Anda tidak perlu terus-menerus menangani permintaan yang sama berulang kali.
Sintesis dan penciptaan pengetahuan
- Buat panduan pemecahan masalah dengan menganalisis tiket dukungan, laporan bug, dan diskusi penyelesaian. Susun berdasarkan gejala daripada kategori teknis, sehingga pengguna non-teknis dapat menavigasinya
- Bangun matriks keputusan untuk pemilihan vendor dengan mengekstrak kriteria, trade-off, dan hasil dari proses pengadaan dan ulasan vendor kami sebelumnya
- Buatlah templat penilaian risiko berdasarkan masalah yang muncul dalam proyek-proyek yang telah kami selesaikan. Sertakan baik risiko yang kami antisipasi maupun risiko yang tidak terduga
🌟 Bonus: Bidang Kustom dan AI di ClickUp mengubah cara tim Anda menangkap dan memanfaatkan pengetahuan. Bidang Kustom memungkinkan Anda melacak detail penting—seperti jenis kampanye, pemilik tugas, atau umpan balik klien—langsung dalam alur kerja Anda. Bidang AI meningkatkan hal ini dengan secara otomatis menghasilkan wawasan dan ringkasan, sehingga basis pengetahuan Anda selalu diperbarui.
Misalnya, setelah tim pemasaran Anda menyelesaikan sebuah kampanye, Summary AI Field secara instan menghasilkan ringkasan yang jelas dan ringkas tentang hasil kampanye tersebut, menghemat waktu Anda dari penulisan manual.
Sementara itu, Action Items AI Field memindai detail tugas dan komentar, lalu menghasilkan daftar langkah selanjutnya atau tindak lanjut untuk tim. Dengan AI dan Custom Fields bekerja sama, Anda memastikan setiap proyek didokumentasikan, dapat ditindaklanjuti, dan mudah diakses—menjaga pengetahuan organisasi tetap terstruktur dan dinamis.
Berikut ini adalah video yang akan memberi Anda informasi lebih lanjut tentang AI Fields:
Analisis kesenjangan dan perbaikan
- Bandingkan pertanyaan yang diajukan dalam rapat seluruh tim dengan topik yang dibahas di wiki internal kami. Apa celah pengetahuan yang menyebabkan kebingungan berulang?
- Analisis laporan evaluasi proyek yang gagal dan studi kasus proyek yang sukses. Informasi apa yang didokumentasikan oleh tim yang sukses yang tidak dilakukan oleh tim yang mengalami kesulitan?
- Pantau proses internal mana yang menghasilkan permintaan klarifikasi dan tiket dukungan terbanyak. Di mana prosedur kita kurang detail?
🧠 Fakta Menarik: Peter Drucker sering disebut sebagai 'bapak manajemen modern'. Ia memperkenalkan istilah 'pekerja pengetahuan ' pada tahun 1960-an, yang mengantarkan manajemen pengetahuan menjadi konsep formal.
Penambangan pengetahuan lintas tim
- Identifikasi solusi yang dikembangkan oleh satu tim, tetapi tim lain terus membangunnya dari awal. Di mana kita melakukan duplikasi usaha akibat adanya silo pengetahuan?
- Temukan contoh di mana umpan balik pelanggan menyebabkan perubahan proses internal. Bagaimana kita dapat mensistematisasikan siklus umpan balik ini?
- Mapping keahlian di seluruh tim dengan menganalisis siapa yang berkontribusi dalam menyelesaikan berbagai jenis masalah. Siapa yang harus kita hubungi untuk transfer pengetahuan?
📖 Baca Juga: Perangkat Lunak Pengalaman Pelanggan Terbaik
Pemantauan kinerja dan ROI
- Ukur keberhasilan pengambilan pengetahuan dengan melacak seberapa sering orang menemukan informasi relevan pada pencarian pertama mereka dibandingkan dengan memerlukan beberapa upaya atau bertanya kepada rekan kerja
- Identifikasi dokumen mana yang paling sering dirujuk dan mana yang tidak digunakan. Apa pola yang membedakan sumber daya pengetahuan yang berharga?
🔍 Tahukah Anda? Pada tahun 1990-an, manajemen pengetahuan (KM) menjadi populer berkat pemikir seperti Tom Stewart. Ia menyoroti bahwa pengetahuan adalah faktor utama yang mendorong keunggulan kompetitif. Pemikir visioner ini berargumen bahwa investasi dalam modal intelektual menciptakan siklus yang saling memperkuat antara inovasi dan nilai.
Praktik Terbaik dalam Menggunakan AI untuk Manajemen Pengetahuan
Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang perlu diperhatikan saat ingin menggunakan AI untuk manajemen pengetahuan:
- Tetapkan pengelolaan pengetahuan, dengan kebijakan yang jelas mengenai kepemilikan data, validasi konten, dan frekuensi pembaruan.
- Sediakan mekanisme sederhana bagi pengguna untuk menilai kualitas jawaban yang dihasilkan oleh AI. Hal ini membantu mengidentifikasi area di mana AI perlu ditingkatkan.
- Minta UMKM secara berkala meninjau dan memverifikasi keakuratan jawaban atau ringkasan yang dihasilkan oleh AI untuk topik-topik kritis.
- Pantau analisis penggunaan untuk melacak sumber daya mana yang digunakan, diperbarui, atau diabaikan — gunakan AI untuk mengidentifikasi celah pengetahuan.
- Buatlah proses yang jelas untuk situasi ketika AI tidak dapat menjawab suatu pertanyaan. AI harus dapat meneruskan pertanyaan tersebut kepada ahli manusia. Jawaban ahli tersebut kemudian harus digunakan untuk memperbarui basis pengetahuan.
- Pastikan AI mematuhi semua izin dan kontrol akses yang berlaku dalam sistem manajemen pengetahuan Anda. Protokol privasi dan keamanan data yang kuat sangat penting.
- Latih ulang model AI secara teratur saat data, produk, atau proses baru muncul untuk mencegah wawasan yang usang
🔍 Tahukah Anda? Pada tahun 1950-an, komputer masih sangat baru sehingga NASA sering mengandalkan manusia ‘komputer’. Mereka adalah ’tim wanita yang brilian yang secara manual menghitung lintasan peluncuran roket.
Ubah Pengetahuan Menjadi Tindakan dengan ClickUp
Pengetahuan hanya berguna jika orang dapat menemukannya, mempercayainya, dan mengaplikasikannya tanpa hambatan. Alat manajemen pengetahuan AI membuat hal itu mungkin, menjaga informasi tetap terorganisir, terkini, dan selalu mudah diakses.
ClickUp mengintegrasikan semua elemen alur kerja manajemen pengetahuan Anda ke dalam satu platform terpusat.
Anda dapat membuat basis pengetahuan dengan templat siap pakai, menjaga dokumen tetap berkembang bersama tim Anda, dan mengandalkan ClickUp Brain untuk memberikan jawaban instan saat pertanyaan muncul. Brain MAX selalu mendampingi Anda sepanjang hari, sementara Enterprise Search dan Automations memastikan semuanya akurat tanpa perlu pekerjaan rutin yang membosankan.
Jadi, apa yang Anda tunggu? Daftar ke ClickUp secara gratis hari ini! ✅