Klien tidak meminta banyak; mereka hanya membutuhkan kejelasan, pembaruan, akses mudah ke informasi, dan cara untuk menghubungi Anda saat dibutuhkan. Tetapi kebutuhan sederhana ini sering berubah menjadi email yang terus-menerus, file yang berserakan, dan rapat status yang berputar-putar, membuat kedua belah pihak merasa frustrasi.
Portal klien yang terstruktur dengan baik akan memusatkan semuanya sehingga klien selalu tahu ke mana harus mencari pembaruan, dokumen, dan komunikasi.
Dalam artikel blog ini, kita akan menjelajahi cara membuat portal klien di ClickUp, aplikasi segalanya untuk bekerja! PS: Kita akan melihat beberapa templat yang siap pakai untuk membantu Anda memulai dan menjalankannya dalam waktu singkat. 💁
⏰ Ringkasan 60 Detik
Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat portal klien menggunakan ClickUp:
Langkah #1: Menyiapkan ruang khusus klien secara digital
Langkah #2: Pusatkan informasi klien dengan ClickUp Docs
Langkah #3: Mengatur tugas dan proyek klien
Langkah #4: Meningkatkan komunikasi klien dengan ClickUp Chat
Langkah #5: Bangun dasbor klien untuk studi data waktu nyata dengan Dasbor ClickUp
Langkah #6: Automatiskan alur kerja berulang dengan Otomatisasi ClickUp
Langkah #7: Mengintegrasikan aplikasi eksternal untuk fungsionalitas yang lebih baik dengan Integrasi ClickUp
Apa itu Portal Klien?
Portal klien adalah tempat yang aman dan terpusat di mana organisasi dan klien bisa berkolaborasi, mengakses dokumen, melacak kemajuan proyek, dan berkomunikasi secara efektif.
Portal klien yang tersistem menghindari email yang tersebar dan mencegah miskomunikasi, dan ClickUp memudahkan pengaturan portal yang sesuai dengan alur kerja Anda.
Tidak perlu lagi khawatir tentang informasi sensitif yang jatuh ke tangan yang salah. Dengan perizinan yang dapat disesuaikan di ClickUp, Anda dapat memutuskan dengan tepat apa yang dilihat dan diakses klien, menjaga segala sesuatunya tetap transparan tanpa berbagi secara berlebihan.
Dari pelacakan tugas hingga pembaruan otomatis, platform ini menawarkan opsi yang dapat disesuaikan untuk mengelola banyak klien.
💡 Tip Pro: Menerapkan portal klien dapat menghadirkan tantangan seperti adopsi klien yang rendah. Untuk mengatasinya, komunikasikan manfaat portal, tawarkan insentif untuk pengguna awal, dan berikan pelatihan menyeluruh untuk memastikan klien merasa nyaman dan terlibat dengan sistem yang baru.
Siapa yang Menggunakan Portal Klien?
Entitas seperti agensi, konsultan, pekerja lepas, firma hukum, dan penyedia layanan keuangan menggunakan portal klien untuk berbagi informasi tanpa bergantung pada email yang tak ada habisnya.
Berikut adalah beberapa profesi yang menggunakan portal semacam itu untuk manajemen proyek klien yang lebih baik: ⚒️
- Agen pemasaran dan kreatif: Bagikan pembaruan proyek, aset desain, dan umpan balik klien dalam satu tempat yang terorganisir
- Konsultan dan pelatih: Menyediakan rencana terstruktur, pelacakan kemajuan, dan akses mudah ke sumber daya kepada klien
- Profesional hukum dan keuangan: Berbagi dokumen sensitif, file kasus, dan laporan keuangan dengan aman sekaligus memastikan kepatuhan
- Tim dukungan pelanggan: Tawarkan kepada klien pusat layanan mandiri untuk FAQ, tiket, dan komunikasi real-time
- Perusahaan TI dan SaaS: Menyederhanakan proses penerimaan klien, permintaan fitur, dan dukungan berkelanjutan melalui satu portal
- Perusahaan konstruksi dan real estat: Menyediakan pembaruan properti, kontrak, dan jadwal proyek kepada klien dalam lingkungan yang terstruktur
Cara Membuat Portal Klien di ClickUp
Menyiapkan portal klien menggunakan ClickUp CRM mungkin terdengar rumit, tetapi sebenarnya sangat mudah. Apakah Anda membutuhkan ruang sederhana untuk berbagi file atau hub yang sepenuhnya interaktif dengan tugas, pembaruan, dan otomatisasi, platform ini memungkinkan Anda untuk membangun portal yang sesuai untuk Anda dan klien Anda.
Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membangun portal yang efektif. 👀
Langkah #1: Siapkan ruang klien khusus di ClickUp
Buat Ruang Kerja ClickUp khusus untuk menjaga semua informasi yang berhubungan dengan klien tetap terorganisir dan dapat diakses.
Masuk ke ClickUp dan buat Ruang Kerja baru berjudul 'Contoh Portal Klien' dengan Folder untuk setiap klien di dalam ruang kerja Anda yang sudah ada.
Anda kemudian dapat mengimpor informasi atau proyek klien ke ClickUp dalam beberapa langkah sederhana.
Pastikan data dipetakan ke Bidang Khusus tertentu dalam ClickUp sehingga informasi proyek tampak terformat dengan rapi dan siap untuk diluncurkan.
Setelah data proyek siap di ClickUp, Anda atau klien Anda dapat menggunakan Tampilan Khusus, seperti Tampilan Daftar, untuk membantu membuat informasi dapat dipindai.
Di sisi lain, Status Kustom ClickUp memungkinkan Anda untuk menandai siklus hidup proyek klien, seperti 'Menunggu,' 'Sedang Berlangsung,' 'Tinjau,' dan 'Selesai. ' Pertimbangkan untuk mengatur izin sejak awal untuk mengontrol apa yang bisa dilihat dan diedit oleh klien. Hal ini memastikan mereka hanya mengakses tugas dan dokumen yang relevan.
Pengingat yang ramah: Terapkan otentikasi dua faktor (2FA) dan sistem masuk tunggal (SSO) untuk memastikan akses yang aman ke informasi sensitif. Hal ini akan membangun kepercayaan dengan klien terkait perlindungan data.
Langkah #2: Sentralisasi dokumentasi klien
Setiap portal klien membutuhkan basis pengetahuan terstruktur di mana klien dapat mengakses sumber daya penting seperti panduan dan laporan. Tambahkan Lihat Dokumen di bagian atas, di samping ikhtisar, dan simpan semua dokumen penting di sana.
Cukup gunakan perintah Slash dalam tampilan Dokumen untuk membuat atau menyematkan dokumentasi menggunakan ClickUp Documents. Ini bertindak sebagai pusat interaktif untuk menyimpan kontrak klien, proposal, FAQ, dan kebijakan di satu tempat. Anda juga bisa membuat peta jalan proyek atau panduan orientasi untuk referensi yang mudah.
Mulai dari menyematkan konten multimedia dan tautan dengan opsi pemformatan yang kaya hingga menambahkan tugas-tugas khusus proyek yang relevan, Docs memusatkan basis data Anda. Selain itu, Anda bisa menggunakan Hubungan Dokumen untuk menautkan dokumen yang terkait dengan klien di seluruh tugas dan proyek untuk navigasi cepat.
Langkah #3: Mengatur tugas dan proyek klien
Mengelola pekerjaan klien bisa menjadi berantakan karena proyek yang berbeda dengan cepat, pergeseran prioritas, dan daftar tugas yang tidak pernah berakhir. Buat ClickUp Tasks untuk membuat struktur yang fleksibel untuk mengatur tugas, proyek, dan penugasan internal.
Buat tugas spesifik untuk proyek klien yang berbeda dengan bendera prioritas, penerima tugas, dan deskripsi tugas untuk mengalokasikan sumber daya dengan mudah. Setiap tugas juga memiliki sub-tugas dan daftar periksa untuk membantu Anda memecahnya menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti.
Misalnya, agensi digital bisa menyiapkan daftar tugas seperti 'Pengembangan Situs Web' dengan sub-tugas seperti 'Persetujuan Desain,' 'Pengunggahan Konten,' dan 'Pengujian Akhir. ' Anda juga bisa mengaktifkan ketergantungan tugas untuk eksekusi berurutan. Hal ini menghemat waktu Anda dari penundaan dan kemacetan yang dapat dicegah dalam alur kerja proyek.
💡 Tip Pro: Gabungkan warna merek perusahaan Anda dalam portal klien untuk identitas merek yang kohesif. Selain itu, gunakan kontras yang tinggi antara teks dan warna latar belakang untuk meningkatkan keterbacaan. Anda bisa menggunakan warna-warna yang menenangkan seperti biru atau hijau untuk latar belakang untuk menciptakan rasa kepercayaan dan profesionalisme.
Langkah #4: Tingkatkan komunikasi dengan klien
Portal yang hebat membuat komunikasi menjadi mudah. Sertakan ClickUp Chat, tersedia di bilah sisi kiri, untuk menjaga percakapan tetap mengalir tanpa tersesat di utas email yang tak berujung.
Buat saluran khusus untuk proyek, berikan pembaruan cepat, lakukan diskusi waktu nyata, dan gunakan komentar berulir untuk menjaga agar semua tetap terikat pada tugas yang tepat. Dengan notifikasi bawaan, tidak ada yang melewatkan apa pun. Sederhana, lancar, dan tidak terlalu berantakan.
Berikut adalah beberapa cara lain yang bisa Anda gunakan untuk menggunakan ClickUp Chat:
- Ubah pesan menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti dengan detail yang dihasilkan AI untuk memastikan akuntabilitas
- Tautkan tugas yang relevan, Dokumen ClickUp, atau sumber daya lain untuk akses mudah
- Gunakan Posts untuk membagikan pengumuman dan pencapaian penting
- Mulai SyncUps langsung dari obrolan untuk pertemuan klien yang lancar
📖 Baca juga: Perangkat Lunak CRM B2B Terbaik untuk Tim Penjualan
Ingin berkolaborasi lebih baik dengan klien Anda? Gunakan Papan Tulis ClickUp! Lihat caranya. 👇🏼
💡 Tip Pro: Tambahkan Tampilan Formulir ClickUp ke portal klien Anda untuk membuat proses penerimaan proyek menjadi lebih terstruktur dan mudah dilacak.
Langkah #5: Buat dasbor klien untuk studi data secara real-time
Klien menyukai kejelasan.
Memberi mereka akses ke dasbor klien yang dipersonalisasi berarti mereka dapat memeriksa metrik utama kapan saja-tidak perlu menunggu, tidak ada email bolak-balik, hanya info yang diperlukan.
Dasbor ClickUp memberi klien Anda kursi barisan depan untuk proyek mereka. Buat antarmuka khusus dengan grafik dan metrik sesuai permintaan agar mereka dapat memeriksa pembaruan kapan pun diperlukan. Pilih dari 50+ widget khusus untuk menampilkan persentase penyelesaian proyek dan laporan kemajuan pada tugas atau tenggat waktu yang aktif.
Ingin membuatnya terasa lebih personal? Tambahkan logo mereka, ubah warnanya, dan susun kartu dengan cara yang masuk akal bagi mereka. Anda juga bisa menambahkan kartu pelacakan waktu untuk mencatat jam kerja yang dapat ditagih dan membagikan lembar waktu dengan klien secara akurat.
Sebagai contoh, perusahaan konsultan bisa membuat dasbor yang menampilkan pencapaian proyek, faktur klien, dan analisis keterlibatan di satu tempat.
Pengingat yang ramah: Gunakan gambar atau ikon yang relevan untuk memandu pengguna melalui portal, membuat perangkat lunak manajemen proyek portal klien Anda menarik secara visual dan fungsional.
Langkah #6: Otomatiskan alur kerja yang berulang dengan Otomatisasi ClickUp
Pikirkan semua waktu (dan uang) yang terbuang untuk mengulangi tugas yang sama berulang kali-menugaskan pekerjaan, mengirim pengingat, dan mengejar faktur. Hal ini bertambah dengan cepat. Dengan alur kerja yang tepat, Anda dapat mengotomatiskan semua itu.
ClickUp Automations memungkinkan Anda mengotomatiskan alur kerja Anda, mengatur pemicu dan tindakan, dan mengelola tugas yang berulang seperti penerimaan klien, tindak lanjut, dan mengirim pembaruan proyek.
Sebagai contoh, Anda bisa mengotomatiskan seluruh proses penerimaan klien. Ketika klien baru ditambahkan ke ruang kerja, ClickUp akan secara otomatis membuat daftar 'Penerimaan klien', menugaskan tugas ke spesialis penerimaan, mengatur tanggal jatuh tempo, dan mengubah status tugas.
*Saya menemukan ClickUp saat saya mencari Portal Pelanggan; sedikit yang saya tahu bahwa ini akan menjadi Kantor Virtual kami karena dapat melakukan lebih banyak hal. ClickUp menggantikan beberapa perangkat lunak dan biaya lain dan dapat disesuaikan dengan masing-masing jenis proses tim kami. Saya menggunakannya secara pribadi dan profesional, dan saya telah membantu orang lain dengan cara yang sama. ClickUp seumur hidup!
*Saya menemukan ClickUp saat saya mencari Portal Pelanggan; sedikit yang saya tahu bahwa ini akan menjadi Kantor Virtual kami karena dapat melakukan lebih banyak hal. ClickUp menggantikan beberapa perangkat lunak dan biaya lain dan dapat disesuaikan dengan masing-masing jenis proses tim kami. Saya menggunakannya secara pribadi dan profesional, dan saya telah membantu orang lain dengan cara yang sama. ClickUp seumur hidup!
Langkah #7: Integrasikan aplikasi eksternal untuk fungsionalitas yang lebih baik
Integrasi pihak ketiga ClickUp memungkinkan Anda untuk menghubungkan portal klien Anda dengan alat yang umum digunakan untuk pengalaman yang lebih lancar. Hal ini memungkinkan Anda untuk menyinkronkan perangkat lunak pilihan klien Anda sambil menggarisbawahi perhatian Anda terhadap preferensi mereka.
Anda dapat menggunakan Integrasi ClickUp untuk berintegrasi dengan alat lain seperti:
- Google Drive dan Dropbox: Aktifkan berbagi file yang aman dan bebas gangguan di seluruh organisasi dengan folder Google Drive bersama
- Tim Microsoft: Memberi tahu klien tentang pembaruan proyek di platform komunikasi pilihan mereka
- Alat-alat CRM (HubSpot, Salesforce, dll.): Sinkronisasi detail klien untuk manajemen hubungan klien yang menyeluruh
- Kalender Google: Sinkronisasi tenggat waktu dengan Kalender Google untuk penjadwalan otomatis
Sebagai contoh, firma hukum bisa mengintegrasikan Google Drive untuk menyimpan kontrak dan percakapan klien, dan secara otomatis menautkannya ke tugas-tugas terkait di ClickUp.
📮Wawasan ClickUp: 92% pekerja menggunakan metode yang tidak konsisten untuk melacak item tindakan, yang menghasilkan keputusan yang terlewat dan eksekusi yang tertunda.
Apakah Anda mengirim catatan tindak lanjut atau menggunakan spreadsheet, prosesnya sering kali tersebar dan tidak efisien. Solusi Manajemen Tugas ClickUp memastikan konversi percakapan menjadi tugas tanpa hambatan-sehingga tim Anda dapat bertindak cepat dan tetap selaras.
Templat Portal Klien di ClickUp
Templat portal klien ClickUp menyederhanakan komunikasi klien dan manajemen proyek. Dapat disesuaikan dan mudah digunakan, templat ini menyediakan ruang terpusat bagi klien untuk mengakses detail proyek, jadwal, dan tugas.
Mari kita lihat beberapa yang bisa Anda gunakan. 📝
1. Templat Layanan Klien Mulai Cepat ClickUp
Templat Layanan Klien Mulai Cepat ClickUp menyederhanakan proses manajemen klien Anda secara efektif. Pendekatannya yang komprehensif untuk manajemen akun klien memungkinkan Anda untuk membuat cakupan permintaan dan melacak kemajuan proyek dengan lancar.
Templat ini menyertakan contoh proyek, memberikan referensi praktis untuk membantu Anda dengan cepat memvisualisasikan cara menerapkan setiap fitur dalam situasi nyata.
Ditambah lagi, wiki tim mendorong berbagi pengetahuan dengan lancar. Templat yang mudah digunakan ini berfokus pada elemen-elemen kunci yang memberikan hasil yang luar biasa dan ideal untuk meningkatkan layanan klien tanpa kerumitan pengaturan yang rumit.
2. Template CRM ClickUp
Template CRM ClickUp meningkatkan manajemen hubungan pelanggan, menyediakan cara yang terorganisir untuk mengelola prospek dan memelihara hubungan klien.
Baik Anda startup atau perusahaan yang sudah mapan, templat ini menyediakan cara yang terstruktur namun fleksibel untuk melacak interaksi klien, kemajuan penjualan, hasil yang telah diselesaikan, dan tindak lanjut tanpa kerumitan spreadsheet yang tersebar atau alat bantu yang tidak terhubung.
Atur daftar calon klien dan klien yang sudah ada dan memantau jalur peluncuran kampanye Anda melalui tampilan grafik yang fleksibel. Templat CRM juga memungkinkan Anda melacak hubungan pelanggan melalui metrik seperti skor kepuasan, kontrak yang diperbarui, dan pertanyaan yang diselesaikan.
3. Templat Kolaborasi Keberhasilan Klien ClickUp
Templat Kolaborasi Keberhasilan Klien ClickUp melacak perjalanan Anda mulai dari ide, eksekusi, dan tinjauan kinerja hingga langkah-langkah retensi klien.
Anda bisa menambahkan kartu dan subtugas di dalam tugas untuk mencatat catatan di berbagai tahap kolaborasi, seperti saat orientasi, check-in bulanan, penandatanganan pasca-kontrak, dan banyak lagi.
Memantau rasio akuisisi dan pembaruan klien dan menginformasikan tim Anda tentang area yang perlu ditingkatkan saat menangani klien tertentu. Anda juga bisa menambahkan formulir untuk mengumpulkan data klien selama fase proyek yang berbeda dan membuat panduan untuk pemahaman proyek yang lebih baik.
⚙️ Bonus: Akses templat manajemen klien tambahan untuk memulai membuat portal klien yang penuh fitur.
Praktik Terbaik untuk Mengelola Portal Klien
Selain pengoptimalan berkelanjutan, portal klien yang efektif mencakup strategi manajemen pelanggan yang terdigitalisasi dan penyesuaian tanpa batas.
Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk membuat portal klien yang efektif:
- Menyesuaikan portal untuk kebutuhan klien: Menyesuaikan dasbor, tampilan tugas, dan izin untuk menyelaraskan dengan preferensi klien dan persyaratan industri untuk meningkatkan keterlibatan dan kegunaan
- Mengotomatiskan interaksi rutin dengan klien: Gunakan ClickUp Automation untuk mengirim pembaruan status, menetapkan tugas, dan memicu pengingat, menghemat waktu dan memastikan tanggapan yang tepat waktu
- Memantau kinerja dan keterlibatan portal: Melacak aktivitas klien, tingkat penyelesaian tugas, dan umpan balik menggunakan Dasbor ClickUp untuk mengidentifikasi kemunduran yang mungkin terjadi dan meningkatkan efisiensi
- Memastikan akses yang aman dan izin berbasis peran: Mengatur izin khusus untuk mengontrol visibilitas data, memberikan klien akses hanya pada file, proyek, dan komunikasi yang relevan
- Pertahankan pembaruan dan tinjauan rutin: Jadwalkan audit berulang untuk menyempurnakan alur kerja, memperbarui sumber daya, dan meningkatkan fitur portal berdasarkan umpan balik pengguna
- Menyederhanakan komunikasi dengan ClickUp Chat: Memusatkan diskusi dengan menandai klien dalam komentar tugas dan menggunakan obrolan waktu nyata, mengurangi kebutuhan akan email yang tersebar
⚙️ Bonus: Temukan beberapa rahasia yang telah dicoba dan diuji untuk melacak klien dengan mudah.
Buka Portal Menuju Sukses Dengan ClickUp
Portal klien yang dirancang dengan baik mendorong transparansi dan keterlibatan klien yang lebih baik. Alat bantu seperti ClickUp, aplikasi segalanya untuk bekerja, memberikan fleksibilitas tertinggi untuk membuat pusat pusat yang disesuaikan dan berkinerja tinggi untuk banyak klien.
Fitur-fiturnya, seperti ClickUp Docs untuk manajemen pengetahuan, Dasbor khusus untuk pemantauan KPI, dan Chat untuk komunikasi internal dan eksternal, memastikan semuanya tetap pada jalurnya.
Anda juga mendapatkan templat siap pakai untuk memelihara hubungan pelanggan dengan mudah.
Daftar ke ClickUp secara gratis hari ini. ✅