Ini adalah waktu yang tepat untuk merayakannya. Anda bisa mencium aroma ketakutan di udara... Bukan, ini bukan Halloween, melainkan sesuatu yang lebih menakutkan. Ini adalah tinjauan kinerja tahunan. 😅
Meskipun tujuan di balik penilaian tahunan adalah valid, mari kita hadapi itu-hampir semua orang takut akan hal itu. Manajer HR merasa ngeri membayangkan semua dokumennya, sedangkan karyawan merenungkan setiap kesalahan yang bisa membuat mereka kehilangan kesempatan untuk dipromosikan. Anda pasti bertanya-tanya apakah ada cara yang lebih baik untuk melakukan penilaian kinerja.
Kabar baiknya, ternyata ada. Cara ini disebut manajemen kinerja berkelanjutan - sebuah metode yang telah merevolusi operasi SDM banyak perusahaan. Dalam artikel ini, kami akan memberi tahu Anda semua tentang sistem ini, pro dan kontranya, dan langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk menerapkannya.
Apa itu Manajemen Kinerja Berkelanjutan?
Manajemen kinerja berkelanjutan menyiratkan tinjauan rutin dan tidak terlalu formal sepanjang tahun, bukan penilaian tahunan yang ketat.
Manajemen kinerja berkelanjutan, yang juga dikenal sebagai manajemen kinerja lincah, diciptakan sebagai respons terhadap perkembangan lanskap bisnis. Perubahan terjadi secara konstan, sehingga bisnis modern harus bergerak cepat dan fleksibel agar tetap sukses. Mereka tidak bisa mengelola kinerja karyawan hanya setahun sekali. Mereka harus menciptakan proses yang berkelanjutan di mana mereka berinvestasi pada karyawan mereka dan memberdayakan mereka untuk berkembang terus menerus . 💪
Banyak perusahaan, termasuk perusahaan raksasa seperti Adobe, Inc. dan IBM, telah mengadopsi sistem manajemen kinerja berkelanjutan. Bahkan General Electric sebuah perusahaan yang mempopulerkan proses tinjauan kinerja tahunan, beralih ke penilaian kinerja yang lebih sering dan informal.
Kiat profesional: ClickUp, alat bantu manajemen proyek yang kuat menyediakan semua sarana yang Anda butuhkan untuk mengimplementasikan dan memelihara sistem manajemen kinerja yang efektif. Manfaatkan untuk mengatur pekerjaan berkomunikasi lintas departemen, dan melacak kemajuan.
Proses Manajemen Kinerja Berkelanjutan: Analisis Langkah-demi-Langkah
Proses penerapan manajemen kinerja berkelanjutan terdiri dari tiga langkah penting:
- Menetapkan tujuan
- Melakukan pemeriksaan
- Menyelesaikan ulasan
Kami akan memberi tahu Anda lebih banyak tentang masing-masingnya di bagian selanjutnya.
Langkah 1: Menetapkan tujuan
Langkah pertama dalam manajemen kinerja yang berkelanjutan adalah penetapan tujuan. Hal ini harus dimulai bahkan sebelum karyawan dipekerjakan. Anda harus mendefinisikan ekspektasi Anda dalam deskripsi pekerjaan. Kandidat harus memahami bagaimana pekerjaan dan kinerja mereka selaras dengan tujuan organisasi yang lebih luas.
Setelah karyawan dipekerjakan, Anda harus secara kolaboratif menetapkan tujuan dan indikator kinerja utama khusus untuk pekerjaan mereka. Ini akan memberikan kerangka kerja untuk mengevaluasi kinerja karyawan. Dengan membuat tujuan yang transparan dan melibatkan karyawan dalam prosesnya, Anda akan mencegah salah tafsir dan memastikan akuntabilitas.
Anda harus menyelesaikan bagian proses penetapan tujuan dengan menentukan garis waktu. Hasil kerja yang lebih kecil dan tenggat waktu yang lebih pendek lebih disukai karena membuat tujuan terlihat lebih mudah dicapai. Ketika karyawan menyelesaikan tujuan jangka pendek, mereka akan merasa puas karena telah mencentangnya dari daftar tugas mereka, sementara Anda bisa melihat hasil yang nyata. Ini adalah situasi yang saling menguntungkan! 🏆
Anda harus meninjau kembali tujuan dan indikator kinerja utama untuk mengakomodasi perubahan tujuan bisnis dan kemajuan nyata karyawan.
Kiat pro: Tetapkan Sasaran di ClickUp dan tentukan Target yang dapat dilacak untuk mengukur kemajuan karyawan. Anda dapat mengelola semua sasaran kinerja karyawan menggunakan folder sederhana.
Tentukan Sasaran kinerja karyawan di ClickUp dan lacak kemajuannya menggunakan Target
Langkah 2: Melakukan check-in
Model manajemen kinerja yang berkelanjutan mengharuskan Anda untuk melakukan check-in setiap satu hingga tiga bulan sekali. Ini bisa berupa sesi tatap muka dengan karyawan, yang memungkinkan Anda untuk mendiskusikan kemajuan menuju tujuan yang telah ditetapkan. 🗣️
Check-in merupakan diskusi kinerja dua sisi yang bersifat informal. Selain umpan balik dan pengakuan secara langsung, mereka menawarkan kesempatan kepada karyawan untuk menyuarakan keprihatinan mereka tentang kinerja mereka sendiri. Manajer kemudian dapat melatih mereka tentang cara mengatasi rintangan dan terus meningkatkan diri. Pendekatan ini memungkinkan Anda untuk mengatasi potensi masalah sejak awal dan mencegahnya agar tidak menghambat kemajuan.
Kiat pro: Manfaatkan fitur Templat 1-on-1 Karyawan & Manajer ClickUp untuk menyiapkan agenda untuk check-in dan membuat catatan.
Persiapkan check-in karyawan dan manfaatkan sebaik-baiknya dengan Templat 1-on-1 Karyawan & Manajer ClickUp
Langkah 3: Menyelesaikan ulasan
Ulasan adalah penilaian yang lebih formal terhadap kinerja karyawan dan kemajuan menuju tujuan. Ulasan ini berhubungan dengan aspek teknis, seperti pelatihan, kompensasi, dan promosi. Karena manajer dan karyawan berkomunikasi secara terbuka selama proses check-in, tinjauan kinerja sebagian besar berfungsi sebagai rekap yang lebih formal dari penilaian akhir.
Di akhir siklus peninjauan, Anda harus membuat kesimpulan, mendokumentasikan kinerja karyawan, dan memuji pencapaian mereka. Jika mereka telah mencapai tujuan mereka, Anda harus menentukan tujuan baru, dan memulai siklus manajemen kinerja yang baru. 🔁
Kiat pro: ClickUp memiliki beberapa fitur untuk membantu membentuk ulasan kinerja Anda ! Sebagai contoh, Anda dapat mendokumentasikan semua informasi penting tentang kinerja karyawan dan keputusan yang dihasilkan dengan Templat Tinjauan Kinerja ClickUp .
Rangkum dan atur hasil evaluasi kinerja karyawan dengan Templat Tinjauan Kinerja ClickUp
Manfaat Manajemen Kinerja Berkelanjutan
Jika Anda melakukannya dengan benar, manajemen kinerja berkelanjutan dapat mengubah perusahaan Anda menjadi lebih baik. Beberapa manfaatnya yang paling berdampak antara lain:
Sasaran yang jelas, terkini, dan relevan
Ketika Anda menetapkan tujuan bersama karyawan, kemungkinan terjadinya kesalahpahaman akan lebih kecil. Jika terjadi, Anda dapat menyelesaikannya dengan cepat selama salah satu check-in rutin.
Seiring berjalannya waktu, sasaran harus berubah. Penilaian ulang tujuan yang sering dilakukan memungkinkan Anda untuk menargetkan apa yang paling penting saat ini. Sasaran yang terdefinisi dengan baik, terkini, dan relevan lebih mungkin tercapai. ✅
Penilaian yang tidak terlalu menegangkan dan lebih akurat
Dengan mengevaluasi kinerja setiap tahun, Anda harus berurusan dengan banyak data karyawan sekaligus. Ditambah lagi, banyak hal yang dapat berubah dalam setahun, sehingga sebagian besar data mungkin sudah tidak relevan lagi pada saat penilaian. 🙅
Manajemen kinerja yang berkelanjutan mendorong evaluasi yang lebih sering. Pendekatan ini memungkinkan Anda untuk fokus hanya pada data utama dan mendapatkan wawasan real-time tentang kinerja karyawan. Dengan masukan dari karyawan, Anda dapat mengidentifikasi faktor-faktor eksternal yang mungkin berperan dan melengkapi pemahaman Anda tentang kinerja mereka.
Retensi dan keterlibatan karyawan
Ketika Anda mendorong karyawan untuk berpartisipasi dalam penetapan tujuan dan memberikan umpan balik yang berkelanjutan, mereka merasa dilihat dan didengar. Mereka akan lebih berinvestasi untuk mencapai tujuan tersebut. Hubungan yang saling percaya ini akan meningkatkan kepuasan kerja dan loyalitas kepada perusahaan.
Manajemen kinerja yang berkelanjutan berkontribusi pada banyak hasil positif:
- Menunjukkan kepada karyawan bahwa Anda peduli
- Membuat mereka tetap terlibat sepanjang tahun
- Mengurangi perputaran karyawan
Ini bukan hanya teori-ada angka-angka yang mendukungnya. Hanya beberapa tahun setelah menerapkan sistem Check-In, Adobe melihat 30% penurunan pengunduran diri karyawan dan penurunan 50% dalam pengunduran diri yang tidak disengaja.
Budaya pertumbuhan
Manajemen kinerja yang berkelanjutan mengalihkan fokus dari evaluasi ke pembelajaran. Meskipun Anda harus menilai kinerja, tujuannya bukan untuk menanamkan rasa takut akan konsekuensinya, melainkan untuk mendorong pengembangan karyawan. 🌱
Itulah mengapa karyawan harus berperan aktif dalam proses peninjauan kinerja. Anda harus memberi dan menerima umpan balik secara teratur.
Peningkatan kinerja
Sasaran yang jelas, umpan balik dan dukungan yang berkelanjutan, serta motivasi karyawan dapat meningkatkan kinerja karyawan secara individu serta seluruh tim dan organisasi. Peningkatan kinerja juga mengarah pada hasil keuangan dan bisnis yang lebih baik.
Meskipun membutuhkan investasi yang signifikan pada awalnya, manajemen kinerja yang berkelanjutan menghemat waktu dan uang dalam jangka panjang. 💸
Mari kita kembali ke contoh Adobe. Dengan sistem yang lama, para manajernya menghabiskan lebih dari 80.000 jam untuk melakukan tinjauan tahunan, yang kemudian memicu perubahan. Perusahaan ini mampu mengganti sebagian besar waktu tersebut dengan menerapkan proses evaluasi kinerja yang baru. Inilah salah satu alasan mengapa Adobe bertahan sebagai salah satu perusahaan yang paling menguntungkan perusahaan teknologi hari ini.
Bonus baca: Lihat alat manajemen kinerja terbaik untuk tahun 2024 !
Kelemahan Manajemen Kinerja Berkelanjutan
Meskipun efektif dan menguntungkan dalam jangka panjang, manajemen kinerja berkelanjutan bukanlah formula ajaib. Ada beberapa masalah dan kelemahan yang perlu diperhatikan. Baca tentang yang paling menonjol di bawah ini.
Masalah implementasi
Manajemen kinerja berkelanjutan mengharuskan Anda untuk memikirkan kembali dan mendesain ulang banyak proses SDM Anda. Hal ini membutuhkan investasi awal yang signifikan, baik dari segi waktu maupun uang. Untuk mewujudkannya, Anda harus melibatkan semua orang - mulai dari manajemen tingkat atas hingga karyawan. Ini juga bukan solusi yang cocok untuk semua. Anda perlu menemukan cara untuk menyesuaikannya dengan kasus spesifik Anda.
Setelah Anda mendapatkan persetujuan, pelatihan yang tepat adalah suatu keharusan untuk memastikan konsistensi. Jika tidak konsisten, sistem baru akan kehilangan maknanya dan membawa lebih banyak kerugian daripada manfaat. Mengingat banyaknya pekerjaan yang diperlukan, komunikasi dan organisasi yang berkelanjutan diperlukan untuk menyatukan sistem. Jika tidak, ada risiko pekerjaan rutin akan terganggu.
Masalah pemeliharaan
Meskipun Anda menerapkan manajemen kinerja yang berkelanjutan, tidak ada jaminan bahwa hal itu akan berhasil untuk Anda. Anda harus merevisi sistem Anda berdasarkan uji coba dan kesalahan. Hal ini mungkin tidak mudah dilakukan mengingat lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mengamati hasil yang nyata.
Jika dilakukan secara serampangan, penilaian kinerja secara rutin akan membebani para manajer dan karyawan. Karyawan mungkin akan merasa selalu diawasi, yang akan memberikan efek yang berlawanan dengan yang diharapkan dan merusak harga diri mereka. Manajer juga membutuhkan dukungan yang cukup karena mereka memiliki peran penting dalam proses ini dan mungkin akan merasa tertekan. 😵
Masalah data
Peninjauan kinerja yang lebih teratur juga berarti lebih banyak data. Kecuali jika Anda memiliki sistem manajemen data yang solid, manajemen kinerja yang berkelanjutan akan membebani manajer Anda dengan pekerjaan administratif. Karena itu, mereka mungkin akan kesulitan untuk mendapatkan wawasan yang signifikan dari data atau mengikutinya, sehingga menyebabkan tugas-tugas lain tertunda. ⌛
Cara Menerapkan Manajemen Kinerja Berkelanjutan dalam 6 Langkah
Beralih dari tinjauan kinerja tahunan ke manajemen kinerja berkelanjutan bukanlah hal yang mudah. Kami telah membagi prosesnya ke dalam enam langkah untuk membantu Anda mempersiapkan diri:
Langkah 1: Dapatkan persetujuan
Langkah pertama untuk menerapkan manajemen kinerja berkelanjutan adalah mendapatkan dukungan dari manajemen tingkat atas. Transisi ini akan menjadi proses yang membutuhkan banyak sumber daya dan membutuhkan semua pihak untuk terlibat, sehingga mendapatkan dukungan yang diperlukan adalah suatu keharusan. ✍️
Saat mempresentasikan sistem baru ini, sebutkan semua keunggulannya dibandingkan sistem yang lama. Tekankan bagaimana manajemen kinerja yang berkelanjutan dapat memberikan manfaat bagi perusahaan dan pendapatannya.
Kiat pro: Gunakan metode Template Permintaan dan Persetujuan Proyek ClickUp untuk merencanakan presentasi Anda, merampingkan proses persetujuan, dan memulai proyek Anda dengan cepat.
Dapatkan proyek Anda dalam waktu singkat dengan Templat Permintaan dan Persetujuan Proyek ClickUp
Langkah 2: Tentukan OKR
Setelah Anda mendapatkan lampu hijau untuk manajemen kinerja berkelanjutan, Anda harus merancang strategi operasi dengan para pemangku kepentingan utama. Mendefinisikan tujuan dan hasil utama (OKR) sehingga Anda dapat membuat semua peserta berada di halaman yang sama dan melacak kemajuan. OKR ini akan menjadi kerangka kerja yang menjadi dasar pengambilan keputusan di masa depan.
Setelah Anda menyepakati sasaran tingkat tinggi, Anda dapat mulai merancang sistem manajemen kinerja Anda. Pikirkan tentang seberapa sering Anda ingin melakukan siklus tinjauan kinerja dan kriteria apa yang dapat Anda gunakan dengan mempertimbangkan industri spesifik Anda. Jika Anda ingin menggunakan perangkat lunak tinjauan kinerja menganalisis pilihan Anda untuk mengidentifikasi pilihan yang optimal.
Kiat profesional: Tidak tahu bagaimana cara memulai menyusun strategi? Gunakan fitur Templat Kerangka Kerja ClickUp OKR untuk memandu proses dan mengukur keberhasilan upaya implementasi Anda.
Rancang strategi implementasi manajemen kinerja berkelanjutan Anda dengan Templat Kerangka Kerja OKR ClickUp
Langkah 3: Rencanakan, rencanakan, rencanakan
Untuk menerapkan sistem yang kompleks seperti manajemen kinerja berkelanjutan, Anda harus merencanakan setiap elemen dengan sempurna. Anda harus membagi proses menjadi tugas-tugas yang dapat dikelola dan menentukan siapa yang paling cocok untuk setiap peran. Penting juga untuk menetapkan jadwal yang realistis namun hemat biaya demi akuntabilitas. 📆
Anda dapat memanfaatkan ClickUp memiliki beragam fitur manajemen proyek dan opsi penyesuaian untuk merencanakan transisi. Struktur hirarkis platform ini memungkinkan Anda untuk mengatur semua dokumentasi dan pekerjaan sehingga semuanya mudah diakses. Anda juga bisa mengubah izin untuk memastikan kerahasiaan data.
Buat tugas dan subtugas, tetapkan, dan jadwalkan dalam beberapa klik. Dengan Tampilan Beban Kerja ClickUp anda dapat menilai kapasitas dan ketersediaan setiap peserta. The Tampilan ClickUp Gantt memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan garis waktu proses implementasi Anda serta ketergantungan antar tugas.
Tampilan Beban Kerja ClickUp memungkinkan Anda mengetahui kapasitas setiap anggota tim sehingga Anda dapat memberikan tugas secara efektif
Di dalam setiap tampilan Tugas, Anda bisa menambahkan apa pun yang mungkin berguna bagi penerima tugas saat mengerjakan tugas, seperti:
- Deskripsi
- Daftar periksa
- File
- Komentar
ClickUp merampingkan alur kerja Anda dan menyederhanakan manajemen kerja kolaboratif di seluruh tim, mengurangi kebutuhan akan email dan rapat yang tidak perlu.
Gunakan tampilan Tugas ClickUp untuk merencanakan semua proses evaluasi dengan cermat
Langkah 4: Membuat dokumentasi
Dokumentasi adalah elemen kunci untuk melaksanakan proyek apa pun apalagi yang rumit seperti manajemen kinerja berkelanjutan. Setelah Anda menyepakati semua detail dengan para pemangku kepentingan, catat semua informasi tersebut. Dengan begitu, jika ada yang memiliki pertanyaan atau ingin menyegarkan kembali pengetahuan mereka tentang proses manajemen kinerja, mereka dapat melihat kembali dokumentasi tersebut kapan saja. 📃
Sebagai contoh, Anda dapat membuat dokumen prosedur operasi standar (SOP) yang menguraikan poin-poin terpenting yang perlu diperhatikan oleh para manajer saat melakukan pemeriksaan. Anda juga dapat menyertakan standar evaluasi di seluruh perusahaan dan memberikan instruksi tentang cara menulis dan memformat dokumen tinjauan kinerja.
Anda dapat melakukan semua itu dengan ClickUp Dokumen editor teks kaya platform ini. Tautkan tugas, tambahkan kartu, dan sematkan penanda di dokumen Anda. Kelola izin dan undang pemangku kepentingan untuk mengedit atau memberikan komentar.
Buat SOP yang menarik dan dokumen berharga lainnya dengan ClickUp Docs
Langkah 5: Berikan informasi dan pelatihan
Strategi manajemen kinerja berkelanjutan membutuhkan banyak adaptasi dari pihak manajer. Mereka juga sangat penting untuk keberhasilannya, jadi Anda harus menyusun rencana pelatihan yang komprehensif . Latih para manajer tentang cara mengamati perilaku, alat bantu apa yang digunakan, dan bagaimana menetapkan peringkat kinerja berdasarkan tujuan yang telah ditetapkan.
Anda juga harus memberi tahu karyawan Anda tentang perubahan yang akan terjadi. Jelaskan mengapa perubahan itu perlu dan apa manfaatnya bagi mereka.
Berikan dukungan kepada manajer dan karyawan sebelum, selama, dan setelah transisi. 👐
Langkah 6: Mengawasi dan merevisi
Ketika manajer Anda menjalankan sistem manajemen kinerja yang baru, pantau perkembangannya sehingga Anda dapat memastikan kepatuhan terhadap tenggat waktu dan sasaran.
Anda dapat menggunakan Tampilan Garis Waktu ClickUp untuk melacak kinerja masing-masing anggota tim. Jika Anda ingin mendapatkan gambaran umum singkat tentang kinerja setiap orang, buatlah kustom Dasbor ClickUp dengan kartu dan laporan yang paling relevan bagi Anda.
Lihat posisi setiap manajer dan karyawan dengan tampilan Timeline ClickUp
Hal ini juga penting untuk menganalisis proses baru dan optimalkan sambil berjalan. Kumpulkan umpan balik secara real-time dari manajer dan karyawan dan buat perubahan yang diperlukan. Anda dapat menggunakan Formulir ClickUp untuk mengumpulkan masukan. Platform ini akan secara otomatis mengubah tanggapan menjadi tugas untuk membantu Anda mewujudkannya tepat waktu.
Gunakan Formulir ClickUp untuk mengumpulkan umpan balik dari karyawan dan manajer tentang sistem manajemen kinerja Anda
Mengatasi Rintangan dalam Menerapkan Manajemen Kinerja Berkelanjutan
Perusahaan dapat mengalami banyak hambatan saat mengintegrasikan manajemen kinerja berkelanjutan ke dalam alur kerja mereka. 🚧
Baca tentang hambatan-hambatan tersebut dan solusi-solusi yang umum di bawah ini:
- Implementasi yang tidak konsisten: Anda harus berupaya untuk memastikan semua orang memahami seluk-beluk sistem evaluasi yang baru sehingga mereka dapat menerapkannya secara mandiri. Anda dapat melakukannya dengan pelatihan, dokumentasi, dan pemantauan yang menyeluruh
- Kegagalan dalam berkomunikasi: Manajer dan karyawan harus mengetahui cara berkomunikasi agar mereka dapat memberikan umpan balik yang jujur dan memanfaatkan percakapan mereka sebaik-baiknya. Lokakarya, kursus, dankegiatan pembangunan tim dapat membantu dalam hal ini
- Umpan balik berkualitas rendah: Bias terkadang dapat menyusup ke dalam umpan balik dan menganggapnya tidak akurat. Anda harus melatih para manajer Anda untuk mendeteksi dan mencegahnya. Tergantung pada sifat pekerjaan, umpan balik mungkin menjadi terlalu sering dan sembrono. Penting untuk mengidentifikasi situasi tersebut dan menyesuaikan strategi Anda
- Tantangan teknologi: Perangkat lunak dapat menjadi penyelamat dalam hal manajemen kinerja yang berkelanjutan, membantu Anda menangani data dalam jumlah besar. Namun, hal ini dapat mengintimidasi pengguna pertama kali. Anda harus melatih manajer Anda untuk menggunakan perangkat lunak manajemen kinerja dan memastikan bahwa perangkat lunak tersebut dapat berintegrasi dengan baik dengan sistem yang sudah adatumpukan teknologi ## Sempurnakan Sistem Manajemen Kinerja Anda dengan ClickUp
Manajemen kinerja berkelanjutan muncul sebagai alternatif yang tidak terlalu menegangkan dan lebih efektif untuk tinjauan kinerja tahunan. Dengan tujuan kolaboratif jangka pendek, pemeriksaan rutin, dan umpan balik dua arah yang sering dilakukan, sistem ini mendorong pertumbuhan profesional yang berkelanjutan dan meningkatkan keterlibatan karyawan.
Mengadopsi sistem ini mungkin bukan usaha yang mudah, namun menggunakan perangkat lunak manajemen kinerja yang berkelanjutan seperti ClickUp dapat membantu Anda untuk tetap berada di atas semua elemen dan menyiapkan Anda untuk sukses. Daftar ke ClickUp dan gunakan untuk mengerjakan proyek apa pun, tidak peduli seberapa besar atau kecilnya. ⛵