Proses akan selalu ada, baik Anda sengaja merancangnya atau tidak. Ketika Anda memberikan tugas kepada seseorang, mereka menciptakan proses mereka sendiri, yang mereka gunakan berulang kali untuk mempermudah pekerjaan mereka.
Ketika diminta untuk menulis artikel ini, saya membuka Google Doc, menyalin dan menempelkan garis besarnya, memulai penelitian untuk setiap bagian, menulis, mengedit, mengoreksi, menambahkan hyperlink, dan mengirimkannya untuk disetujui. Jika Anda memiliki selusin penulis, kemungkinan besar Anda akan memiliki selusin proses.
Namun, untuk memiliki konsistensi dalam cara kita menulis, mengedit, menerbitkan, dan mendistribusikan sebagai sebuah merek, kita tidak bisa memiliki selusin proses. Kita membutuhkan satu proses yang seragam.
Anda membutuhkan analisis proses yang menyeluruh untuk mengatur alur kerja yang efisien, efektif, dan seragam. Dalam artikel blog ini, kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana Anda dapat mengaturnya!
Apa itu Analisis Proses?
Analisis proses adalah pendekatan sistematis untuk memahami dan mendokumentasikan cara kerja aktivitas bisnis. Sesuai dengan bisnis manajemen proses menurut mazhab [BPM], analisis proses adalah bagian penting dari perbaikan berkelanjutan.
Contoh semua proses yang saat ini berada di bawah berbagai tahap proyek analisis yang dikelola di ClickUp
Tujuan utama dari analisis proses adalah untuk mengidentifikasi peluang untuk perbaikan. Untuk mencapai hal ini, analisis proses bisnis biasanya mempelajari:
- Langkah-langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan tugas
- Bagaimana setiap langkah dilakukan
- Bagaimana dampaknya terhadap langkah berikutnya
- Bagaimana langkah-langkah tersebut berkontribusi pada proyek
- Siapa yang bertanggung jawab untuk setiap langkah
- Matriks eskalasi
- Redundansi dan rencana cadangan
- Tantangan yang dihadapi anggota tim dalam mengikuti proses
Setelah hal ini diamati dan didokumentasikan, tim BPM mencari cara untuk meningkatkannya efisiensi proses tanpa mengganggu pekerjaan yang sedang berlangsung.
Analisis proses bukanlah aktivitas yang hanya dilakukan sekali saja. Bahkan, sebaiknya dilakukan secara teratur untuk mendukung peningkatan yang berkelanjutan. Inilah alasannya.
Manfaat Melakukan Analisis Proses
Analisis proses yang baik, berkelanjutan, dan strategis dapat membantu bisnis dengan berbagai cara, termasuk meningkatkan keuntungan. Inilah caranya.
Memahami sistem yang ada: Analisis proses bisnis adalah cara yang luar biasa untuk melihat segala sesuatunya sebagaimana adanya. Hal ini membantu mengukur efisiensi dan efektivitas dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti:
- Apakah tim penjualan kita menggunakan CRM secara efisien?
- Apakah semua orang memiliki visibilitas yang jelas terhadap pipeline?
- Apakah semua tiket sudah dimasukkan ke dalam alat manajemen proyek?
- Apakah sprint terakhir memenuhi tujuannya?
- Apakah tim layanan pelanggan menjadi produktif?
Mengidentifikasi peluang peningkatan: Setelah Anda memahami proses yang ada, Anda juga dapat mengidentifikasi dan menjembatani kesenjangan. Anda dapat membuat keputusan berdasarkan data dan bukan intuisi. Ini, tentu saja, merupakan manfaat yang paling langsung dan mudah dari analisis proses.
Membawa efisiensi operasional: Adalah hal yang umum bagi berbagai tim untuk menggunakan proses mereka sendiri. Misalnya, tim penjualan menggunakan Salesforce untuk mencatat interaksi, kesuksesan pelanggan menggunakan ClickUp untuk mengelola hubungan, dan pemasaran menggunakan Hubspot untuk melacak kemajuan. Hal ini memungkinkan banyak informasi yang terlewatkan.
metrik untuk produktivitas dan efisiensi tim seperti yang terlihat di Dasbor ClickUp
Baik analisis alur kerja memungkinkan integrasi yang lebih baik di antara sistem-sistem ini dan memfasilitasi aliran proses yang mulus.
Mengurangi biaya operasional: Analisis proses bisnis mengidentifikasi redundansi, kemacetan, dan ketidakefisienan. Para pemimpin operasi kemudian dapat menghilangkannya untuk mengurangi biaya pengadaan material, konsumsi energi, dan tenaga kerja di tingkat pengembangan proyek tahap.
Meningkatkan loyalitas pelanggan: Pelanggan menyukai pengalaman yang konsisten. Analisis proses bisnis membantu mewujudkannya. Lebih tepatnya, hal ini membantu bisnis mengidentifikasi masalah dan kekurangan dari pengalaman pelanggan mereka dan mengoptimalkan alur kerja .
Ketika Anda memperhatikan proses Anda, Anda dapat mengamati masalah yang berulang dan secara proaktif membangun solusi. Anda juga dapat memberi tahu klien tentang masalah yang akan datang sebelumnya, membangun kepercayaan.
Kepatuhan: Tidak ada organisasi yang berniat untuk tidak patuh. Namun, tanpa pemantauan dan perhatian yang berkelanjutan, mereka terkadang mengabaikan masalah kepatuhan.
Analisis proses bisnis yang teratur dapat mencegah hal ini dan melindungi bisnis dari hukuman peraturan dan sengketa hukum.
Pengalaman karyawan yang lebih baik: Bukan hanya pelanggan yang akan mendapatkan manfaat dari analisis proses bisnis. Proses yang efisien akan mengurangi beban kerja dan, karenanya, meningkatkan kepuasan. Karyawan yang termotivasi akan bekerja lebih keras, lebih baik, dan menghasilkan keuntungan yang lebih tinggi.
Keunggulan kompetitif: Dalam pasar yang sangat kompetitif, keunggulan kompetitif yang nyata adalah bagaimana Anda melakukan sesuatu. Analisis proses membantu Anda memantau, mengevaluasi, dan menyempurnakan proses Anda untuk mempertahankan keunggulan kompetitif Anda.
Sekarang setelah Anda mengetahui mengapa Anda memerlukan analisis proses, mari kita lihat jenis dan cara melakukannya.
Jenis-jenis Pemetaan Proses
Seperti namanya, pemetaan proses adalah teknik yang membantu memetakan alur proses secara visual. Teknik ini memberikan gambaran tentang bagaimana sebuah proses dilakukan, apa saja langkah-langkah yang terlibat, siapa saja pemangku kepentingannya, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan.
Peta proses menawarkan pandangan tingkat tinggi tentang segala sesuatu yang terlibat, membantu tim operasi bisnis mensimulasikan potensi perbaikan.
Anda dapat membuat peta proses dengan berbagai cara. Beberapa metode yang paling umum digunakan adalah sebagai berikut.
Diagram alir dasar
klik template untuk diagram alir proses perekrutan_
Peta proses yang paling populer dan umum digunakan adalah diagram alir, yang terbuat dari kotak dan panah untuk merepresentasikan perjalanan secara visual. Hanya karena bentuknya yang sederhana, bukan berarti terbatas.
Diagram alir memungkinkan Anda memetakan proses yang kompleks dengan banyak ketergantungan dan interkoneksi. Diagram ini dapat mengakomodasi langkah-langkah, keputusan, dan beberapa jalur. Diagram ini juga dapat berputar kembali ke langkah sebelumnya jika ada kondisi yang tidak terpenuhi. Anda dapat memilih dari berbagai templat diagram alir di Word, PowerPoint, Excel, atau ClickUp.
The Templat diagram alir proses clickup memvisualisasikan proses perekrutan sebagai contoh. Dari permintaan manajer perekrutan untuk sumber daya baru hingga membuat penawaran, diagram alir ini mencakup semua langkah, pemangku kepentingan, dan alur dari satu langkah ke langkah berikutnya.
Terbaik untuk: Proses berurutan yang kompleks yang melibatkan banyak keputusan.
Diagram jalur renang
gunakan diagram swimlane untuk memetakan siapa yang melakukan apa di seluruh proses_
Diagram swimlane adalah peningkatan dari diagram alir dasar. Diagram ini menggunakan bentuk kolam renang untuk merepresentasikan proses bisnis secara visual, memecah proyek menjadi beberapa jalur untuk setiap tim/individu yang terlibat.
Diagram alur swimlane membantu melibatkan semua orang dalam sebuah proyek dan berkolaborasi secara efektif. Ini membantu pengoptimalan alur kerja dengan menggambarkan tugas dan tanggung jawab dengan jelas. Hal ini biasanya digunakan dalam tim teknik untuk integrasi berkelanjutan/pengembangan berkelanjutan [CI/CD] saat menerapkan perubahan kode tambahan.
Paling baik untuk : Tim lintas fungsi yang bekerja pada satu proses
Peta aliran nilai
gunakan peta aliran nilai untuk mengidentifikasi bagian yang tidak menambah nilai dari suatu proses untuk diminimalkan Peta aliran nilai membantu mengidentifikasi ketidakefisienan dalam suatu proses dan dengan jelas membedakan bagian yang memberi nilai tambah dan yang tidak memberi nilai tambah. Biasanya digunakan dalam tim produk, peta aliran nilai memfasilitasi empat langkah yang berbeda:
- Tentukan keluarga produk
- Mendokumentasikan kondisi saat ini
- Merancang kondisi masa depan
- Buat rencana implementasi
Tujuan utama dari peta aliran nilai adalah merancang perubahan yang mengarah pada penghematan biaya, waktu, dan sumber daya.
Gunakan metode Templat pemetaan aliran nilai ClickUp untuk merancang proses, meninggalkan catatan, melampirkan file, dan menentukan tujuan untuk menguraikan logistik pasokan dan pengiriman Anda. Anda dapat membuat dan menetapkan tugas perbaikan langsung di dalam templat.
Ini tidak memenuhi kebutuhan Anda? Kami masih punya banyak lagi. Lihat bagian sepuluh templat pemetaan aliran nilai teratas untuk meningkatkan proses tim Anda.
Terbaik untuk: Tim yang mendesain proses dari produk hingga pengiriman
SIPOC
tampilan papan dari peta proses SIPOC di ClickUp_
SIPOC adalah singkatan dari pemasok, input, proses, output, dan pelanggan. Di bawah Six Sigma metodologi, SIPOC mendefinisikan batasan dan cakupan dari sebuah proses yang menyeluruh.
Keuntungan terbesar dari metode ini adalah fokusnya pada pelanggan. Untuk merefleksikan hal tersebut, beberapa ahli juga menggunakan istilah COPIS, yang mengutamakan pelanggan.
Terbaik untuk: Bisnis yang ingin menggambarkan langkah-langkah dan pemangku kepentingan yang sesuai
Model dan notasi proses bisnis [BPMN]
Contoh BPMN untuk pemenuhan pesanan Amazon yang dibuat oleh Trisotech | melalui
Inkubator Proses Bisnis Dirancang oleh Object Management Group, model dan gagasan proses bisnis adalah diagram alir terperinci untuk memetakan proses bisnis yang kompleks dan saling berhubungan.
Seperti diagram alir, model ini mencakup tahapan untuk acara, aktivitas, aliran, dan gerbang. Di bawah setiap tahap, terdapat beberapa simbol.
Sebagai contoh, gateway dapat bersifat eksklusif, inklusif, berbasis peristiwa, paralel, atau kombinasi dari semuanya, masing-masing dengan simbolnya sendiri. Aliran dapat dilambangkan sebagai aliran urutan, aliran pesan, asosiasi, atau asosiasi data.
Dengan tingkat detail ini, BPMN memberikan detail yang cukup bagi setiap pemangku kepentingan untuk memungkinkan implementasi yang tepat.
Terbaik untuk: Bisnis yang memetakan proses dari ujung ke ujung; paling berguna untuk tim rekayasa perangkat lunak
Cara Melakukan Analisis Proses
Analisis proses harus konsisten, strategis, dan bersifat siklus. Mari kita lihat bagaimana Anda dapat mewujudkannya dalam organisasi Anda.
Tentukan ruang lingkup dan tujuan
Meskipun Anda harus melakukan analisis proses setiap enam bulan sekali, ruang lingkup dan tujuannya tidak akan sama setiap saat. Tergantung pada kematangan proses yang Anda analisis, hal ini dapat bervariasi secara dramatis.
Jadi, mulailah dengan mendefinisikan hal-hal berikut ini.
Ruang Lingkup: Proses apa yang akan Anda analisis? Sejauh mana cakupan analisisnya?
Misalnya, sebagai orang yang bertanggung jawab atas kesuksesan pelanggan, Anda dapat menganalisis seluruh perjalanan pasca pembelian pelanggan. Di sini, Anda akan mengambil sampel pelanggan, mempelajari langkah-langkah dan pencapaian dalam perjalanan mereka, mendengarkan 1-2 panggilan telepon, dan mewawancarai beberapa eksekutif kesuksesan pelanggan.
Di sisi lain, Anda mungkin melakukan analisis mendalam tentang ulasan pelanggan bulanan. Dalam hal ini, Anda akan mendengarkan setiap panggilan ulasan pelanggan selama periode tertentu. Anda akan melakukan pengamatan yang lebih dalam tentang bagaimana perasaan pelanggan, keluhan utama mereka, atau apa yang ingin mereka lihat sebagai solusi.
Tujuan: Apa yang Anda cari? Tindakan apa yang akan Anda lakukan terhadap temuan tersebut?
Tujuan utama dari setiap analisis proses adalah untuk menemukan peluang perbaikan, tentu saja. Namun, beberapa perbaikan mungkin membutuhkan biaya lebih besar; yang lainnya mungkin membutuhkan waktu lebih lama atau berdampak pada bagian lain dalam organisasi. Pikirkan tentang apa tujuan Anda sebelum memulai.
Menyatukan tim
Analisis proses yang baik membutuhkan ahli yang tepat. Pilihlah tim analis yang:
- Memiliki pengalaman dengan proses yang Anda analisis
- Menggunakan proses secara teratur
- Mengetahui mengapa tugas-tugas dilakukan dengan cara seperti saat ini
- Memahami dampaknya terhadap alur kerja organisasi yang lebih besar
Ciptakan lingkungan kolaboratif bagi mereka untuk mendiskusikan dan memperdebatkan pengamatan mereka. Tampilan dan komentar tugas ClickUp adalah cara yang bagus untuk memungkinkan hal ini.
Kelola tampilan, alur kerja, dan otomatisasi tingkat tim tanpa beban admin yang berat atau handoff manual.
Pahami keadaan saat ini
Mulailah dengan analisis kualitatif. Saat mengaudit proses yang ada, fokuslah pada bagaimana dan mengapa. Sebagai contoh, Anda mungkin mengetahui bahwa keluhan pelanggan dicatat pada spreadsheet hari ini. Tanyakan alasannya. Mungkin ada alasan bisnis di balik pilihan-pilihan ini.
Lakukan pendekatan analisis proses bisnis dengan pikiran terbuka tanpa menghakimi. Dengarkan dan kumpulkan informasi sedetail mungkin.
Contoh peta proses email pemasaran sederhana yang dibuat menggunakan ClickUp Whiteboard
Setelah Anda memahami prosesnya dengan jelas, lanjutkan ke analisis kuantitatif. Kumpulkan indikator kinerja utama di sekitar beberapa hal berikut ini:
- Waktu produksi/penyelesaian
- Tingkat kepatuhan terhadap perjanjian tingkat layanan [SLA]
- Tingkat kesalahan
- Tingkat eskalasi
- Pemanfaatan sumber daya
Pada tahap ini, Anda juga dapat menggunakan beberapa alat pemetaan proses dan metodologi untuk memvisualisasikan keadaan Anda saat ini. Beberapa contoh dan saran ada di bagian selanjutnya.
Analisis dengan hati-hati dan penuh pertimbangan
Setelah Anda memiliki semua data, analisislah sesuai konteksnya. Cermati setiap langkah dalam proses untuk mencari ketidakefisienan, ketergantungan, dan redundansi. Hal ini bisa saja terjadi:
- Tugas berulang yang dilakukan oleh banyak orang
- Anggota tim tidak memiliki cukup banyak pekerjaan
- Langkah-langkah dalam proses yang memakan waktu terlalu lama karena kemacetan
- Terlalu banyak kesalahan, sehingga membutuhkan sumber daya tambahan untuk memperbaikinya
Sebelum Anda menyarankan perbaikan, pertimbangkan hal-hal berikut ini.
**Pembandingan (benchmarking): Bagaimana kinerja tim/departemen/perusahaan lain dalam proses yang serupa?
Studi dampak: Jika ada langkah/metode alternatif yang disarankan, apa dampaknya terhadap tim dan organisasi secara luas?
Analisis sumber daya: Apa saja yang diperlukan agar alternatif tersebut dapat diimplementasikan? Berapa biayanya? Berapa lama waktu yang dibutuhkan? Apakah perlu pelatihan tambahan?
Gangguan: Selama perubahan, proses apa saja yang akan terpengaruh? Bagaimana dampaknya terhadap bisnis?
Sarankan perbaikan
Berdasarkan analisis Anda, sarankan perbaikan. Ini bisa berupa perubahan sederhana dari menggunakan spreadsheet ke templat ClickUp untuk orientasi. Bisa juga perombakan total seluruh sistem. Apapun perbaikan yang Anda usulkan, dokumentasikan secara menyeluruh.
Buat daftar semua perubahan: Buat daftar semua perubahan yang Anda usulkan, sekecil atau sebesar apa pun itu. Saat mendokumentasikannya, buatlah garis besar proses yang ada saat ini dan jelaskan proses yang diusulkan. Soroti perubahan-perubahan tersebut.
Tetapkan prioritas: Bukan ide yang baik untuk mengubah semuanya secara bersamaan. Prioritaskan hal-hal yang ingin Anda ubah dan lakukan satu per satu.
Tetapkan jadwal: Mulailah dengan langkah-langkah yang membutuhkan perubahan segera dan kembangkan secara bertahap. Buat sebuah garis waktu proyek dipecah menjadi tugas-tugas yang harus diselesaikan setiap minggu, bulan, kuartal, atau tahun. Hal ini juga membantu mengamati peningkatan proses dan menyesuaikan setiap anomali. Tampilan bagan Gantt dari ClickUp secara otomatis membuat garis waktu berdasarkan tugas dan tenggat waktu yang telah Anda tetapkan pada alat manajemen proyek.
Tampilan bagan Gantt ClickUp untuk mengimplementasikan peningkatan proses
Mengukur ROI: Semua perubahan pasti ada biayanya. Jadi, dokumentasikan semua biaya yang diperlukan untuk mengimplementasikan perbaikan Anda. Juga, tunjukkan laba atas investasi untuk setiap kasus.
Mulai manajemen perubahan: Tidak ada yang menyukai perubahan kecuali jika perubahan tersebut bermanfaat bagi mereka. Jadi, buatlah strategi manajemen perubahan dengan melibatkan semua pemangku kepentingan. Jelaskan proposal Anda kepada mereka dan dapatkan dukungan mereka. Dengarkan umpan balik dan beradaptasilah.
**Berikan insentif untuk perubahan: Bahkan upaya terbaik Anda pun membutuhkan tim untuk ikut serta. Apakah tim penjualan tidak memperbarui CRM secara teratur? Kaitkan insentif triwulanan dengan pembaruan CRM. Beberapa anggota tim tidak menyukai teknologi baru? Identifikasi para juara dalam tim dan bersatu dengan mereka.
Mengawasi proses bisnis yang baru
Inisiatif perbaikan proses hanya akan berhasil jika bersifat siklus. Jadi, langkah terakhir adalah kembali ke langkah pertama.
Setelah Anda menerapkan perubahan, kembali ke langkah pertama dan mulailah menganalisis proses yang baru.
- Apakah perbaikan tersebut memiliki dampak yang diinginkan?
- Apakah metriknya sudah membaik?
- Apakah ada kesenjangan lain yang diciptakan oleh proses baru?
Dari sini, buatlah strategi peningkatan berkelanjutan Anda.
Analisis Proses Bisnis Beraksi dengan Templat Clickup
Jika Anda baru mengenal analisis proses atau ingin mengoptimalkan cara Anda melakukannya sekarang, templat Templat Audit dan Peningkatan Proses ClickUp adalah tempat yang bagus untuk memulai.
Optimalkan proses bisnis Anda dengan pemeriksaan kualitas, analisis, dan manajemen perubahan menggunakan Templat Audit Proses ClickUp
Kategorikan: Gunakan templat ini untuk mengkategorikan tugas analisis proses Anda di seluruh proses, sumber daya, manajemen, dan pemantauan. Misalnya, tugas yang terkait dengan kebersihan terdaftar di bawah sumber daya dan metrik keberhasilan di bawah manajemen.
Hal ini membantu Anda untuk menetapkan pemilik proses, mengelola aktivitas, dan melacak kemajuan pada setiap tugas.
Menetapkan skor audit: Anda dapat menetapkan skor audit berdasarkan pengamatan Anda untuk setiap tugas. Misalnya, jika sumber daya yang ditetapkan untuk setiap bagian dari proses tidak memadai, Anda dapat memberikan skor.
Templat ini memberikan pilihan, seperti kepatuhan, peluang untuk perbaikan, ketidakpatuhan kecil, dan ketidakpatuhan besar. Anda bisa menyesuaikannya berdasarkan cara anda memberikan nilai pada setiap tugas.
Unggah bukti: Analisis proses bisnis tidak akan lengkap jika Anda tidak dapat mendukung pengamatan Anda. Templat ini memungkinkan Anda untuk mengunggah bukti dalam bentuk foto, tangkapan layar, atau dokumen.
Kelola proyek: Tetapkan pengguna, tetapkan tanggal jatuh tempo, tambahkan item tindakan, dan berkolaborasi dalam komentar. Gunakan tampilan papan skor audit untuk melihat status setiap tugas. Gunakan tampilan daftar perhatian kebutuhan untuk memantau tugas-tugas dengan prioritas tinggi.
Kelola analisis proses sebagai proyek langsung di dalam ClickUp.
Analisis dan optimalkan proses Anda dengan ClickUp
Manajemen proyek yang baik lebih dari sekadar manajemen tugas. Hal ini memungkinkan setiap anggota perusahaan dengan informasi, alat, dan proses untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka.
Bagian penting dari manajemen proyek yang baik, terlepas dari ukuran tim atau industri, adalah analisis proses secara teratur dan peningkatan berkelanjutan.
Namun, tim proyek saat ini tidak memiliki waktu atau sumber daya untuk melakukan analisis proses bisnis secara teratur. Terkubur dalam intensitas kegiatan sehari-hari mereka, analisis proses menjadi terabaikan.
Seharusnya tidak demikian. Berbagai templat analisis proses ClickUp membantu Anda mempercepat perjalanan Anda dan mewujudkan ide menjadi tindakan. Coba ClickUp secara gratis hari ini dan lihat bagaimana ia dapat meningkatkan proses Anda.