Apa yang dimaksud dengan Manajemen Proses Bisnis? Strategi, Templat, dan Contoh

Inilah masalahnya: Di ClickUp kami adalah orang-orang yang berproses. Dan Anda juga harus melakukannya! Apakah Anda tahu mengapa?

Proses bisnis yang terdefinisi dengan baik membantu organisasi dalam mengidentifikasi bagaimana mereka beroperasi. Proses ini juga membantu para pemimpin memahami bagaimana cara menjalankan perusahaan dengan lebih efisien .

Namun, keindahan terbesar dari proses bisnis terletak pada kemampuannya untuk meningkatkan bisnis. Lagipula, bisnis apa yang sukses yang memiliki fungsi yang tidak efisien? Itu benar! Tidak ada.

Maka yang harus Anda lakukan adalah mempelajari seluk beluk manajemen proses - manajemen proses bisnis (BPM), lebih spesifiknya. Dan itulah mengapa kami menyusun artikel ini untuk Anda.

Anda akan mempelajari apa itu manajemen proses bisnis, mengapa itu penting, dan apa saja yang diperlukan. Dan Anda akan menyukai templat dan contoh yang kami susun untuk Anda serta saran kami untuk mengoptimalkan proses bisnis Anda dengan alat bantu yang tepat.

Ayo mulai sekarang juga agar kamu bisa mempercepat proses bisnismu sesegera mungkin!

Apa itu Manajemen Proses?

Manajemen proses menganalisis proses yang ada di dalam organisasi, mendefinisikan dan mendeskripsikan proses baru, dan mengontrol pelaksanaan proses yang sudah ada maupun yang baru untuk memastikan proses tersebut selesai sesuai dengan yang dijelaskan.

Dan tujuan akhir dari melakukan semua hal di atas adalah meningkatkan-atau mengoptimalkan-proses bisnis. Sekarang, apa sebenarnya proses bisnis itu?

Proses bisnis adalah urutan tugas (atau langkah) yang dilakukan oleh satu atau lebih peran untuk menghasilkan output dan dengan demikian mencapai tujuan. Dan jika, misalnya, tujuannya adalah mencapai tonggak sejarah maka proses bisnis adalah definisi tentang bagaimana cara mencapai tonggak pencapaian yang satu ke tonggak pencapaian berikutnya.

Contoh Manajemen Proses

Anda dapat dengan mudah menyimpulkan bahwa manajemen proses bisnis adalah ekspresi kerja tim karena mungkin melibatkan banyak orang. Dan kerja sama mereka sebagai sebuah tim atau organisasi yang membuat proses bisnis menjadi hidup.

Contoh Manajemen Proses #1: Memenuhi Pesanan Online untuk Donat

1. Seorang pelanggan melakukan pemesanan online untuk 100 donat
2. Manajer toko menerima pesanan dan pelanggan dapat memeriksa status pesanan
3. Apakah ada cukup donat yang siap untuk dikemas
   • Ya: Staf Anda mengemas donat-donat tersebut
   • Tidak: Seorang karyawan membuat donat yang cukup untuk memenuhi pesanan, sementara karyawan lain menyiapkannya
4. Seorang karyawan mengeluarkan tanda terima, mengemas donat, dan memperbarui status pesanan menjadi Siap
5. Seorang karyawan menyerahkan donat yang sudah dikemas kepada kurir
6. Kurir memperbarui status pesanan menjadi Telah Dikirim

Contoh Manajemen Proses #2: Penerimaan Karyawan Baru

1. HR menerima surat penawaran yang telah ditandatangani dari kandidat
2. Tim HR membuat catatan karyawan dan mengirimkannya ke IT untuk penyiapan akun
3. Tim TI menyiapkan email, komputer, dan akses kata sandi untuk karyawan baru
4. HR menjadwalkan pertemuan orientasi dan membuat jadwal pelatihan untuk karyawan baru
5. Karyawan baru menghadiri orientasi dan memulai pelatihan
6. Setelah menyelesaikan pelatihan, karyawan baru mulai mengerjakan tugas yang diberikan dengan bimbingan dari manajer mereka
7. Manajer mengevaluasi kemajuan karyawan selama minggu-minggu pertama dan memberikan umpan balik kepada HR

Contoh Manajemen Proses #3: Pengembangan Produk

1. Sebuah tim mengidentifikasi kebutuhan pelanggan atau kesenjangan di pasar
2. Tim melakukan penelitian untuk memahami kebutuhan/kesenjangan dan solusi potensial
3. Berdasarkan penelitian, tim membuat rencana pengembangan produk termasuk jadwal, peran, dan sumber daya yang dibutuhkan
4. Tim mendesain produk dan membuat prototipe untuk pengujian
5. Prototipe diuji dengan pelanggan potensial untuk mengumpulkan umpan balik dan melakukan perbaikan
6. Produk akhir dibuat dan diluncurkan di pasar
7. Tim mengumpulkan dan menganalisis data tentang penjualan, umpan balik pelanggan, dan perubahan apa pun yang diperlukan untuk pembaruan produk di masa mendatang.

Jika Anda bertanya-tanya tentang apa yang kurang atau apa yang bisa berbeda dalam prosesnya, kami bangga dengan Anda! Karena Anda telah menyelaraskan diri dengan semangat manajemen proses bisnis.

Bonus: Alat Pemetaan Proses

Mengapa manajemen proses bisnis itu penting?

Jika Anda menganggap serius efisiensi kerja-seperti yang kami yakini-Anda pasti menyukai manajemen proses bisnis. Dengan cara itulah Anda akan mencapai tujuan bisnis Anda dengan lancar, lebih cepat, dan dengan sumber daya yang lebih sedikit.

Tanpa manajemen proses bisnis yang tepat, tidak semua orang tahu siapa yang bertanggung jawab atas tugas-tugas yang mana dalam sebuah proyek. Hal ini akan semakin menantang ketika ada tim tambahan yang bergabung.

Sprint di ClickUp membuat tim tetap selaras tentang peta jalan produk untuk visibilitas penuh tentang siapa yang melakukan apa

Tim benar-benar membutuhkan visibilitas ke dalam proses di semua tahap ketika beberapa kelompok terlibat. Dan manajemen proses menghubungkan semua bagian yang bergerak dari sebuah organisasi untuk memberikan nilai kepada pemangku kepentingan proyek dan, pada akhirnya, bisnis.

5 Tahapan Manajemen Proses

Proses manajemen proses yang membuang waktu atau sumber daya yang tidak perlu adalah tidak efisien. Dan Anda harus membuatnya menjadi efisien atau menghilangkannya.

Tapi inilah masalahnya: Mengidentifikasi dan meningkatkan proses yang tidak efisien merupakan hal yang menantang. Karena Anda tahu bahwa ketika sebuah proses sudah mendarah daging dalam sebuah organisasi, mengubahnya akan memicu resistensi. Sayangnya, Anda harus terus meningkatkan proses di perusahaan Anda.

Untuk melakukannya, ikuti siklus hidup manajemen proses bisnis:

Tahap 1: Merencanakan

Pada tahap ini, Anda harus mulai dengan menganalisis strategi bisnis perusahaan. Itulah arah yang ingin diambil oleh organisasi Anda untuk mencapai tujuannya di masa depan. Dan pengetahuan ini akan memandu seluruh siklus hidup manajemen proses bisnis-ini adalah landasannya.

Untuk membuat rencana manajemen proses, pertama-tama Anda harus

1. Memahami tujuan bisnis perusahaan saat ini,tujuandan strategi
2. Mengidentifikasi proses bisnis yang ada di dalam organisasi dan membedakan antara apa yang telah dianalisis, didefinisikan, dan dijelaskan dan apa yang belum
3. Temukan aturan bisnis yang mengatur semua proses tersebut
4. Temukan jika dan di mana setiap proses memiliki kelemahan, seperti kemacetan, redundansi, atau pengeluaran yang tinggi
5. Tentukan apakah setiap proses sesuai dengan temuan Anda dari No. 1

Kemudian, tergantung pada wawasan yang diberikan oleh langkah-langkah ini, Anda memiliki beberapa pilihan untuk apa yang harus dilakukan selanjutnya. Anda dapat memilih salah satunya:

• Merancang dandokumen proses bisnis proses yang sudah teridentifikasi
• Perbarui atau lengkapi proses yang tidak selaras dengan tujuan, sasaran, atau strategi Anda, melewatkan aturan bisnis yang penting, atau mengandung kelemahan dan ketidakefisienan

BILAS DAN ULANGI Tip pro: Pastikan Anda mengulangi tahap perencanaan proses setidaknya setahun sekali karena proses baru mungkin akan muncul. Dengan cara ini, Anda akan selalu mendapatkan informasi terbaru tentang proses bisnis Anda.

Tahap 2: Model

Selama tahap ini, Anda harus merancang dan merepresentasikan proses bisnis, dengan mengingat bahwa proses ini mengatur tindakan berbagai peran, sistem (tidak harus selalu bersifat teknologi), informasi, dan objek (tergantung bisnis Anda).

Yang kami maksud dengan "merancang" adalah mengkonseptualisasikan setiap proses dan secara harfiah menggambar alur kerja (atau serangkaian alur kerja) untuk proses tersebut. Secara visual, itu adalah diagram atau diagram alir, yang dapat dibangun menjadi tingkat lanjut alat manajemen proyek seperti ClickUp!

Contoh alur kerja kampanye email yang dibuat dengan ClickUp Whiteboards

Jika Anda membaca atau mendengar tentang manajemen alur kerja itu karena proses bisnis diwakili dengan alur kerja (terkadang, banyak alur kerja). Namun, manajemen proses bisnis lebih dari sekadar membuat dan mengoptimalkan alur kerja, yang merupakan fokus dari manajemen alur kerja.

Selain itu, berhati-hatilah karena sering kali, para profesional manajemen proses membuat diagram alur kerja dengan Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN) .

lihat pilihan terbaik kami_ contoh alur kerja !

Tahap 3: Eksekusi

Untuk mengimplementasikan proses bisnis yang telah Anda rancang sebelumnya, Anda harus menggunakan Alat BPM . Dan berikut ini adalah dua langkah penting yang kami sarankan untuk Anda ikuti ketika menjalankan proses dengan alat yang Anda pilih:

1. Uji setiap proses yang baru dirancang dengan beberapa peserta dari satu tim atau departemen
2. Secara bertahap, biarkan seluruh anggota organisasi Anda mengadopsi proses tersebut

Pendekatan yang hati-hati dalam pelaksanaan proses ini akan meminimalkan dampak dari kekurangan desain yang mungkin terjadi.

Tahap 4: Memantau

Apakah proses bisnis Anda berjalan? Baik. Kemudian Anda harus menganalisisnya untuk melihat bagaimana tepatnya proses tersebut berjalan.

Pemantauan proses membantu Anda mengidentifikasi kemacetan, tugas yang berulang, dan masalah lain yang harus Anda perbaiki. Pada tingkat yang lebih dalam, memantau proses saat ini berarti memeriksa secara menyeluruh setiap bagiannya. Mengotomatiskan proses bisnis memangkas pekerjaan manual dari tugas-tugas yang berulang ini.

Otomatiskan tugas-tugas Anda yang berulang hanya dalam beberapa klik dengan salah satu dari ratusan fitur ClickUp otomatisasi alur kerja templat

Tujuannya adalah untuk menentukan bagian mana yang bekerja dengan baik dan bagian mana yang perlu ditingkatkan (serta jenis peningkatan yang dibutuhkan). Menganalisis pelanggan Anda atau orientasi klien adalah cara yang efektif untuk menentukan bagaimana pelaksanaannya dapat memengaruhi tingkat keterlibatan pelanggan Anda.

Dan Anda mungkin mendapatkan tanda-tanda bahwa ada sesuatu yang salah dengan proses tersebut dengan menambang data log peristiwa dari sistem informasi yang terlibat dalam proses penerimaan. Itu akan menjadi pendekatan berbasis data untuk memahami kinerja proses.

Dan hal ini dapat memungkinkan Anda untuk secara otomatis menemukan proses baru dari data analisis proses. Namun, bagaimana Anda benar-benar menganalisis proses? Dengan alat pemantauan proses bisnis.

Sama seperti laporan tes darah, alat tersebut menilai kesehatan proses Anda. Misalnya, alat tersebut dapat mengevaluasi kepuasan pelanggan, waktu siklus pendapatan, produktivitas, dan banyak metrik lainnya.

Namun, seperti halnya pemeriksaan kesehatan, Anda harus mengulanginya setiap beberapa minggu atau bulan. Jika tidak, Anda mungkin baru menyadari bahwa proses Anda tidak efisien hingga terlambat untuk menghindari kegagalan proses (dengan semua biaya dan kerugian yang terkait).

Memastikan otomatisasi proses bisnis digunakan untuk memangkas waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan sehari-hari. Seluruh rencana manajemen proses Anda membutuhkan perhatian di ruang-ruang tertentu-lebih dari yang lain.

Tahap 5: Optimalkan

Tahap pengoptimalan-atau tahap kontrol-adalah tentang menyempurnakan proses bisnis yang diperlukan untuk perbaikan. Itulah cara Anda menjaganya agar tetap efisien dan mencapai tujuan bisnis perusahaan serta rencana manajemen proses Anda secara keseluruhan.

Beberapa contoh manajemen proses pengoptimalan mungkin termasuk:

• Menghilangkan tugas atau proses yang berlebihan
• Mengotomatiskan alur kerja
• Meningkatkan komunikasi antara intervensi proses dengan tepatalat bisnis Dan jangan lupa untuk memantau proses yang telah Anda optimalkan! Bagaimanapun, ini adalah sebuah siklus.

Templat Manajemen Proses untuk Memulai Sekarang

Mari kita kembali ke gagasan bahwa Anda dapat mengoptimalkan proses bisnis dengan merampingkan alur kerja. Dan bahwa Anda merampingkan alur kerja dengan otomatisasi.

Nah, templat manajemen proses adalah salah satu dasar dari otomatisasi alur kerja. Dan tiga templat di bawah ini adalah templat yang kami sarankan untuk Anda lihat ketika Anda pertama kali masuk ke manajemen alur kerja.

1. Templat Papan Tulis Proses PDCA ClickUp

Memecah semua tugas Anda dengan mudah ke dalam empat tahap: Rencanakan, Lakukan, Periksa, dan Bertindak

Jika Anda menyukai manajemen kualitas, Anda pasti sudah mengetahui siklus Plan, Do, Check, and Act (PDCA) - atau peningkatan berkelanjutan siklus. Tapi ini Templat papan tulis ClickUp PDCA akan meningkatkan rencana manajemen proses PDCA Anda ke tingkat yang lebih tinggi.

Gunakan template ini untuk mengelompokkan tugas-tugas ke dalam empat tahap siklus PDCA. Mungkin terdengar konyol untuk dilakukan dengan template alih-alih pena dan kertas, tetapi percayalah pada kami.

Templat papan tulis ini menggunakan perangkat lunak manajemen proses bisnis dan melakukan lebih dari sekadar memecah tugas menjadi langkah-langkah yang lebih kecil. Papan tulis PDCA mendukung pelaksanaan proses PDCA untuk manajemen proyek yang lebih baik.

Unduh Template PDCA

2. Template Dokumen Proses Perusahaan ClickUp

Gunakan format ClickUp Documents ini untuk mendokumentasikan SOP, proses permintaan cuti, dan lainnya

Dengan Templat dokumen proses ClickUp mendokumentasikan proses bisnis menjadi jauh lebih mudah. Gunakan templat ini untuk mendokumentasikan prosedur operasi standar (SOP) seperti langkah-langkah untuk meminta cuti untuk perbaikan proses.

Karena mendefinisikan tugas dalam alur kerja Anda adalah satu hal, namun mengetahui secara pasti apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan tugas tersebut adalah hal yang berbeda.

Untuk lebih lanjut, cobalah ini memproses templat dokumen !

Unduh Templat Proses Perusahaan

3. Templat Proses dan Prosedur Bisnis ClickUp

Sorot tugas-tugas Anda yang diperlukan untuk membuat dokumen proses yang hidup

Setelah perusahaan Anda mulai menjalankan proses bisnis dengan perangkat lunak BPM, gunakan ini templat proses dan prosedur oleh ClickUp untuk mendapatkan gambaran umum tentang proses internal Anda:

• Mendapatkan detail peningkatan proses melalui tanggal jatuh tempo, prioritas, tingkat penyelesaian, dan jumlah tugas yang telah diselesaikan (dengan proses yang dikelompokkan, misalnya, berdasarkan departemen)
• Tugas-tugas yang memerlukan pembuatan dokumen dan tahap di mana dokumen tersebut berada
• Bagaimana proses-proses tersebut akan mengalir satu sama lain melalui sistem manajemen proyek

Unduh Template Proses dan Prosedur

Bonus: SOP perangkat lunak !

Optimalkan Manajemen Proses Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Proses Bisnis

Paket BPM-yang terdiri dari banyak pilihan perangkat lunak BPM-membantu Anda mengimplementasikan semua tahapan manajemen proses bisnis. Jadi, sebelum kita lanjutkan, izinkan kami memberi tahu Anda tentang beberapa kelebihan BPM dan alat manajemen proyek (seperti ClickUp).

Visualisasikan tugas, proyek, dan alur kerja dengan cara yang paling sesuai untuk Anda dengan 15+ tampilan ClickUp yang dapat disesuaikan

• **Mereka mengotomatiskan alur kerja: Menghidupkan semua proses bisnis perusahaan dan menghilangkan pekerjaan manual dan berulang dengan otomatisasi yang telah ditentukan dan disesuaikan.
• Mereka mendukung kolaborasi: Memperjelas prosedur tanpa kehilangan konteks proses atau email seperti jarum di tumpukan jerami. Alat BPM memungkinkan anggota tim untuk mengomentari tugas dan melampirkan file ke tugas-tugas tersebut. Mereka bahkan memungkinkan Anda untuk mengubah komentar menjadi tugas!
• **Alat-alat ini menawarkan laporan: Menyediakan data proses komprehensif yang dapat Anda andalkan untuk memverifikasi apakah Anda merancang proses Anda secara efektif. Laporan-laporan ini merinci kinerja tim, memungkinkan Anda untuk memeriksa produktivitas mereka selama periode tertentu.

Manfaat Otomatisasi Proses Bisnis

Lima tahap manajemen proses bisnis adalah langkah penting menuju otomatisasi. Dan alat BPM seperti ClickUp membantu Anda mengotomatisasi tugas dan alur kerja, itulah sebabnya kami ingin menyoroti manfaat otomatisasi proses bisnis di sini:

• Efisiensi waktu dan biaya: Mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang akan menghemat waktu dan biaya, sehingga karyawan dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih penting.
• Peningkatan konsistensi dan akurasi: Otomatisasi mengurangi kesalahan manusia, sehingga menghasilkan konsistensi dan akurasi yang lebih baik dalam proses. Hal ini juga mengarah pada kepuasan pelanggan yang lebih baik.
• Proses yang disederhanakan: Otomatisasi proses bisnis membantu merampingkan proses, menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu dan menyederhanakan prosedur.
• Wawasan data real-time: Dengan proses otomatis, Anda dapat mengumpulkan wawasan data real-time yang dapat membantu Anda membuat keputusan bisnis yang lebih tepat.

Dan biasanya, Anda dapat menyesuaikan laporan dengan widget yang menginformasikan tugas yang telah diselesaikan, jumlah tugas yang dikerjakan, anggota dengan tugas yang belum selesai, estimasi waktu, waktu yang dilacak, dan banyak lagi ukuran lainnya. Cobalah ClickUp dan beri tahu kami pendapat Anda tentangnya. Kami tidak sabar untuk mengetahui ke mana Anda harus melangkah dengan manajemen proses bisnis!