Ada banyak hal yang harus dilakukan untuk mengelola proyek .
Penganggaran, mendapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan proyek membuat tim Anda, memantau kemajuan, menyusun laporan....
dan itu hanyalah puncak gunung es!
Jika Anda berteriak secara internal, jangan khawatir!
ada sesuatu yang bisa membantumu:_
Prinsip-prinsip manajemen proyek bertindak sebagai kompas terpercaya saat Anda menavigasi seluruh proses manajemen proyek.
Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan apa saja prinsip-prinsip manajemen proyek dasar ini, keuntungannya, dan bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk mengelola proyek yang sukses.
Mari kita mulai.
Apa Saja Prinsip-prinsip Manajemen Proyek?
Prinsip-prinsip manajemen proyek adalah konsep dasar yang dapat Anda gunakan untuk manajemen proyek yang sukses.
Cukup sederhana, bukan?
jadi, apa saja prinsip-prinsip dasar manajemen proyek itu? setiap manajer proyek harus bersumpah?
Kami telah mengelompokkan 12 hal ini ke dalam 3 ember.
Mari kita lihat:
Mendefinisikan Proyek
Prinsip 1: Harus berupa sebuah proyek
Prinsip yang paling mendasar adalah harus ada proyek.
Mari kita ambil contoh definisi proyek oleh Project Management Institute: untuk memenuhi syarat sebagai proyek, pekerjaan haruslah merupakan upaya sementara dan tujuannya adalah untuk menciptakan nilai.
Karena manajemen proyek adalah alat yang digunakan untuk mengelola proyek secara efektif, prinsip-prinsip manajemen proyek harus diterapkan pada definisi ini.
Kegiatan seperti menanggapi tiket atau mengedit konten, oleh karena itu, tidak dihitung sebagai proyek.
Prinsip 2: Struktur proyek yang jelas
Prinsip utama dalam sebuah rencana manajemen proyek selama fase definisi adalah struktur proyek.
Tanpa itu, proyek Anda akan berantakan lebih cepat daripada menara Jenga!
Berikut adalah tiga komponen yang perlu didefinisikan:
A. Tujuan proyek
bagaimana Anda memulai sesuatu, jika Anda tidak tahu apa yang ingin Anda lakukan sejak awal?
Menentukan tujuan akan membuat segala sesuatunya bergerak, dan akan membantu Anda membuat struktur proyek. Mulailah dengan bertanya pada diri sendiri apa yang persyaratan proyek adalah, apa yang perlu dilakukan dan mengapa.
Sebagai manajer proyek, Anda perlu memperjelas tujuan proyek dan membuatnya dipahami secara universal oleh semua orang yang terlibat di dalamnya.
tapi bagaimana Anda menetapkannya? tujuan proyek? Dan apa perbedaan antara tujuan dan sasaran ? Alat manajemen proyek gratis seperti ClickUp membuat penetapan tujuan dan sasaran menjadi sangat mudah.
B. Jadwal proyek
tidak ada yang mendapatkan jangka waktu yang tidak terbatas untuk menyelesaikan sebuah proyek
(kecuali jika Anda dapat membalikkan waktu seperti Dr. Strange)
Untuk menyelesaikan proyek dengan cepat, Anda perlu memiliki jadwal proyek yang jelas .
Ini berisi tugas-tugas yang perlu dilakukan, serta tanggal mulai dan berakhirnya.
Daftar ini juga menunjukkan urutan tugas yang perlu ditangani.
C. Pencapaian
Pertama-tama Anda harus menentukan tonggak-tonggak pencapaian dan kemudian membagi jadwal Anda ke dalam tonggak-tonggak pencapaian yang penting.
apa itu? Pencapaian adalah indikator yang membantu Anda memahami kapan proyek telah memasuki fase baru.
Misalnya, jika tim Anda berpindah dari satu tonggak ke tonggak lainnya hanya dalam beberapa hari; Anda tahu bahwa mereka bekerja lebih cepat daripada The Flash yang sedang mabuk kafein!
Dan jika ada jeda waktu yang panjang antara dua tonggak, Anda harus memastikan mereka bekerja lebih cepat.
Dengan pendekatan ini, Anda akan dapat tetap berpegang pada jadwal proyek. Selalu.
fiuh!
Satu hal lagi: pencapaian meningkatkan semangat tim.
Karena ingat, semua orang menyukai kemajuan yang terlihat.
Prinsip 3: Mengidentifikasi hasil proyek
Prinsip manajemen proyek berikutnya adalah menentukan hasil proyek .
Hasil kerja merujuk pada hasil atau produk unik apa pun yang terkait dengan proses atau fase proyek tertentu.
jadi, bagaimana Anda mendefinisikan hasil proyek?
Mulailah dengan bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan yang benar seperti:
- Apa yang dimaksud dengantujuan proyek?
- Apa yang Anda butuhkan untuk mencapai tujuan tersebut?
- Berapa lama waktu yang dibutuhkan danberapa biayanya?
Jenis pertanyaan ini akan membantu Anda menentukan hasil proyek dan persyaratan proyek.
Berikut adalah beberapa contoh hasil yang mungkin harus dikerjakan oleh tim Anda:
- Untuk sebuahdesain web proyek, hasil mungkin termasuk mengembangkan mockup
- Untuk proyek pemasaran, hasil akhir mungkin berupa iklan yang aneh
sepertinya semuanya akhirnya terlihat baik untuk Jim dari 'Stranger Things!
Ada manfaat lain dari memiliki hasil yang terdefinisi dengan baik sebelumnya.
Anda tidak perlu berebut untuk menambahkan hasil baru di tengah-tengah proyek.
Hal ini tidak hanya akan mencegah Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengerjakannya, Anda juga tidak perlu bekerja lembur untuk memenuhi tenggat waktu.
dengan cara ini, Anda tidak perlu mengurangi waktu untuk menonton acara kriminal di Netflix
Prinsip 4: Alokasi anggaran proyek
bukankah akan sangat menyenangkan jika Anda memiliki anggaran tanpa batas?
Sayangnya, kecuali jika Anda memiliki jin yang mengabulkan keinginan ini, Anda harus bekerja dengan anggaran proyek .
Dengan sumber daya yang terbatas, Anda harus sangat memperhatikan pengeluaran Anda.
Ingat, Anda tidak ingin terkejut saat mendapati pengeluaran Anda di luar perkiraan!
Jadi, inilah yang bisa Anda lakukan:
- pertimbangkan area-area yang memungkinkan untuk menghemat atau menghilangkan pengeluaran
- memastikan bahwa setiap tahap proyek Anda diperhitungkan
- mencadangkan sebagian dari anggaran untuk pengeluaran darurat
Penganggaran dan akuntansi bisa menjadi pekerjaan yang berat dan membutuhkan alat bantu yang berbeda.
tetapi mengapa harus memiliki beberapa alat ketika perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp dapat membantu Anda menyeimbangkan pembukuan?
Dengan prabayar ClickUp yang sudah jadi Template Akuntansi anda dapat mengelola catatan penjualan, pengeluaran proyek, faktur, dan lainnya, semuanya dalam Ruang Kerja Anda.
Prinsip 5: Strategi yang jelas untuk eksekusi
Sebelum fase eksekusi anda memerlukan piagam proyek dan rencana proyek di tempat. Hal ini memainkan peran utama dalam keberhasilan proyek-proyek besar.
apa saja yang harus disertakan?
Fase perencanaan harus memiliki definisi yang jelas tentang indikator kinerja utama (KPI), perangkat lunak manajemen proyek yang digunakan, dan faktor risiko yang dapat mempengaruhi hasil .
Anda juga harus mengidentifikasi masalah potensial yang dapat menyebabkan ruang lingkup merayap atau menggagalkan kemajuan Anda.
Mengidentifikasi Peran dan Tanggung Jawab Tim
Prinsip 6: Kepemilikan oleh manajer proyek atau sponsor proyek
Prinsip dasar berikutnya adalah bahwa satu orang, manajer proyek, harus memiliki tanggung jawab atas keberhasilan proyek. Orang ini perlu bertindak sebagai juru bicara dan mendapatkan pemahaman yang sama dengan tim eksekutif.
Dengan demikian, manajer proyek memandu para pemangku kepentingan proyek melalui proses pengambilan keputusan mendefinisikan tanggung jawab tim, memulai rencana proyek, dan mengukur keberhasilan.
Karena sifat lintas fungsi dari peran ini, manajer proyek harus memiliki keterampilan interpersonal yang baik, pengetahuan tentang bisnis dan teknologi, dan pengalaman dalam struktur perincian kerja.
Prinsip 7: Menetapkan peran dan tanggung jawab tim
Mengetahui tujuan proyek dan menetapkan sasaran saja tidak cukup.
Anda juga harus menentukan apa yang harus dilakukan oleh setiap anggota.
Jika Anda tidak melakukan hal ini, Anda bisa mulai mempersiapkan pemakaman: karena proyek Anda sudah mati, bahkan sebelum Anda mulai mengerjakannya!
Ketika Anda mendefinisikan peran dan tanggung jawab, setiap anggota tim akan bertanggung jawab atas tugas-tugas mereka.
Dan karena anggota tim Anda tahu persis apa yang harus dilakukan, mereka tidak akan membuang waktu untuk mendapatkan kejelasan tentang proyek.
Menetapkan Nilai-Nilai
Prinsip 8: Komunikasi yang jelas di antara anggota tim
Komunikasi tim yang buruk = hasil yang buruk.
Ketika mengelola proyek, komunikasi yang kuat sejak hari pertama harus menjadi tujuan utama Anda.
Anda tidak ingin komunikasi proyek Anda berubah menjadi permainan katanya-katanya.
Karena hal itu akan menjadi bencana.
tapi kenapa?
Komunikasi yang jelas dengan tim Anda adalah kunci untuk menghindari kesalahan. Setiap anggota mengetahui apa yang sedang mereka kerjakan dan apa yang sedang dikerjakan oleh anggota lainnya, yang menciptakan alur kerja yang efisien.
Selain itu, dengan komunikasi yang jelas, Anda dapat mengidentifikasi dan merayakan pencapaian anggota tim.
Prinsip 9: Penyelarasan di seluruh organisasi
Ini adalah prinsip penting untuk menghindari masalah di kemudian hari saat proyek berjalan.
Para pemangku kepentingan dan manajer proyek bekerja sama sehingga semua komponen organisasi saling mendukung satu sama lain. Hal ini termasuk misi, struktur, dan sistem perusahaan.
Menetapkan garis dasar manajemen kinerja dengan tiga komponen dasar - biaya, jadwal, dan ruang lingkup proyek
- penting ketika menyelaraskan dengan nilai-nilai perusahaan dan menetapkan ruang lingkup proyek yang lebih besar.
Setelah ekspektasi yang jelas ditetapkan dengan manajemen dan manajer proyek ditunjuk untuk mengelola aktivitas proyek, orang tersebut harus diberi kebebasan untuk membuat keputusan proyek.
Prinsip 10: Transparansi dan akuntabilitas
Beralih ke prinsip manajemen proyek berikutnya. Transparansi proyek .
Kecuali jika Anda seorang mata-mata yang sedang dalam pelarian, bersembunyi adalah ide yang buruk
Ketika Anda menyembunyikan data atau status proyek dari para pemangku kepentingan dan sponsor, hal ini akan menghantui Anda di masa depan.
Dan hal ini bisa saja terjadi mengurangi kepercayaan antara tim Anda dan para pemangku kepentingan.
Namun, hal ini tidak akan terjadi jika Anda dan tim Anda selalu menjaga transparansi.
Jika semua orang dapat mengakses informasi yang relevan terkait proyek, termasuk status, pencapaian, dan jadwal, semuanya akan berjalan lebih lancar.
hasilnya?
Tingkat keterlibatan tim Anda akan meningkat, dan mereka juga akan lebih bahagia dan puas dengan pekerjaan mereka.
Dengan ClickUp's Fitur tamu anda bisa berkolaborasi dengan orang-orang di luar tim, seperti pemangku kepentingan atau klien.
Prinsip 11: Manajemen dan deteksi risiko
Setiap proyek akan memiliki risiko tertentu yang melekat padanya. Hal ini terutama terjadi ketika menyulap beberapa bagian yang kompleks dalam manajemen proyek perusahaan .
Cobalah ini perangkat lunak manajemen proyek perusahaan !
Ketika Anda menilai risiko-risiko ini sebelum proyek dimulai, Anda akan siap menghadapi potensi masalah yang mungkin timbul.
Dan itu bukan satu-satunya manfaat:
- Anda akan dapat mencegah penundaan dalam pelaksanaan proyek
- Anggota tim proyek Anda akan memiliki rencana untuk membantu mereka menghadapi risiko apa pun
- Anda akan dapat menghilangkan atau membatasi dampak dari masalah apa pun terhadap proyek Anda
Dengan pendekatan ini, Anda juga dapat menunjuk seluruh tim untuk fokus pada risiko yang muncul selama siklus hidup proyek.
Periksa ini template manajemen risiko !
(Kami pikir 'Riskbusters' adalah nama yang tepat untuk tim ini) 😉 )
Prinsip 12: Pengukuran kemajuan proyek
Memantau dan mengukur kemajuan adalah prinsip dasar yang sangat penting untuk seluruh proses manajemen proyek.
Bayangkan jika tidak ada pemantauan. Bekerja dari rumah akan terlihat seperti ini..
Dengan ClickUp Grafik Gantt anda dapat melihat semua tugas yang perlu dilakukan, tenggat waktunya, dan anggota tim yang ditugaskan untuk itu.
Dan itu dia.
Semua prinsip untuk mengelola proyek yang sukses dikelompokkan ke dalam 3 ember.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa saja prinsip-prinsip dasar manajemen proyek?
Meskipun ada perbedaan pendapat tentang poin-poin yang lebih rinci, prinsip-prinsip dasar manajemen proyek meliputi hal-hal berikut: proyek yang didefinisikan dengan jelas melalui struktur, hasil, dan strategi peran tim yang teridentifikasi dengan jelas, termasuk manajer proyek, dan penetapan nilai-nilai seperti keselarasan organisasi, komunikasi, transparansi, dan akuntabilitas, manajemen risiko dan pengukuran kinerja.
Ada berapa banyak prinsip manajemen proyek?
Ada 12 prinsip, yang dapat dikelompokkan ke dalam 3 kelompok - mendefinisikan proyek, mendefinisikan peran dan tanggung jawab, dan menetapkan nilai.
Kesimpulan
Prinsip-prinsip manajemen proyek adalah dasar dari semua bisnis; tidak peduli seberapa besar atau kecilnya.
Gunakan dengan bijak, dan semua proyek Anda akan sukses besar!
Namun, prinsip-prinsip ini tidak akan membantu Anda mengelola seluruh proyek sendirian.
Untungnya, alat bantu seperti ClickUp secara khusus dirancang untuk melakukan semua pekerjaan berat; membantu Anda dengan semua tugas, jadwal, dan anggota tim Anda.
Apakah Anda mengikuti metodologi seperti Air terjun , Tangkas atau Ramping , ClickUp memiliki semua fitur yang Anda butuhkan untuk mengatur pekerjaan Anda.
Jadi dapatkan ClickUp secara gratis hari ini dan mengelola proyek Anda akan menjadi sangat mudah!
