Pada awal dekade ini, perusahaan Biro Statistik Tenaga Kerja AS menemukan bahwa kerugian kumulatif dalam output di sektor bisnis nonpertanian AS akibat perlambatan produktivitas tenaga kerja mencapai $10,9 juta. McKinsey menyebut pertumbuhan produktivitas ini sebagai "anemia."
Beberapa tahun kemudian, skenarionya telah berubah. Untuk pertama kalinya dalam beberapa dekade, kita melihat pertumbuhan produktivitas karena organisasi mencari cara untuk memanfaatkan alat modern dalam pekerjaan jarak jauh, kolaborasi, kecerdasan buatan, dan manajemen proyek untuk memenuhi kebutuhan mereka.
Mempertahankan dan membangun fenomena terbaru ini membutuhkan pendekatan manajemen kerja yang strategis. Dalam artikel blog ini, kami menunjukkan kepada Anda cara menggunakan strategi manajemen proyek yang telah teruji dan alat bantu digital yang canggih untuk meningkatkan hasil bisnis Anda.
Apa Itu Strategi Manajemen Proyek?
Strategi manajemen proyek adalah kumpulan tujuan, pendekatan, proses, praktik terbaik, dan alat yang digunakan untuk melaksanakan pelaksanaan proyek bisnis. Strategi manajemen proyek yang baik ditandai dengan:
- Pemikiran gambaran besar: Strategi ini menguraikan gambaran yang lebih besar, tujuan, dan visi
- Pandangan jangka panjang: Dibutuhkan pandangan terhadap proyek selama 3-5 tahun
- Penerapan di seluruh organisasi: Biasanya, strategi manajemen proyek ditetapkan di tingkat organisasi atau departemen untuk efisiensi yang lebih baik
- Penyelarasan: Diselaraskan dengan tujuan dan proses organisasi
- Konsistensi: Sebagai dasar, strategi ini tidak mungkin berubah dalam jangka pendek
Strategi proyek vs. strategi manajemen proyek
Untuk lebih jelasnya, strategi proyek menjelaskan bagaimana tim proyek melaksanakan pekerjaannya. Strategi ini terbatas pada tingkat proyek dan menguraikan apa, mengapa, dan bagaimana sesuatu harus dilakukan. Manajer/pemimpin proyek memutuskan dan menyelesaikannya, dengan masukan dan umpan balik dari sponsor.
Sebagai contoh, strategi proyek dapat mencakup berapa banyak waktu penyangga yang harus ditambahkan ke setiap fase proyek atau bagaimana bereaksi terhadap ruang lingkup yang merayap selama proyek berlangsung.
Strategi manajemen proyek adalah cara seluruh organisasi mengelola proyeknya. Hal ini sering kali diterapkan di tingkat organisasi, dirancang oleh kepemimpinan senior, dengan investasi yang signifikan dalam proses dan alat manajemen proyek.
Dalam strategi manajemen proyek, keputusan berkisar pada apakah Anda memilih perangkat lunak manajemen proyek gratis bagaimana Anda membuat sistem pemantauan, mengatur praktik peninjauan, dll.
Baik Anda mengelola proyek kecil maupun proyek besar, strategi manajemen proyek yang efektif dapat membuat perbedaan besar. Mari kita lihat bagaimana caranya.
Pentingnya manajemen proyek yang efektif
Pengembangan perangkat lunak tangkas menekankan perlunya 'tim yang dikelola sendiri'
Anda mungkin bertanya, "Ketika saya telah mempekerjakan anggota tim yang terampil dan memberdayakan mereka untuk mengambil keputusan, mengapa saya membutuhkan manajemen proyek?
Berikut adalah bagaimana manajemen proyek yang efektif mendukung fondasi setiap bisnis.
Manajemen perubahan
Bisnis membutuhkan perubahan. Pasar berkembang. Pelanggan menuntut produk dan layanan baru. Metodologi manajemen proyek yang Anda pilih pada awal bisnis Anda mungkin sudah tidak relevan lagi. Mereka bahkan mungkin menghambat Anda.
Alat manajemen proyek yang efektif membantu melacak masa lalu dan meramalkan masa depan.
Manajemen tugas
Sebuah proyek dapat melibatkan beberapa lusin hingga ribuan tugas yang harus diselesaikan. Lebih penting lagi, tugas-tugas ini saling berhubungan, penyelesaian satu tugas akan berdampak pada tugas berikutnya, dan memperumit tugas setelahnya.
Strategi manajemen proyek yang tepat mencegah detail-detail kecil agar tidak terlewatkan.
Manajemen Sumber Daya Manusia
Karyawan, kontraktor, sumber daya bersama, manajer senior, level pemula, dan menengah, konsultan, sponsor, auditor, pelanggan-berbagai jenis orang terlibat dalam setiap proyek.
Manajemen proyek yang efektif memastikan bahwa setiap orang berkontribusi pada peran mereka tanpa konflik satu sama lain.
Jika Anda masih belum yakin, berikut ini adalah manfaat sehari-hari dari manajemen proyek strategis.
Manfaat utama dari manajemen proyek strategis
Arah: Manajemen proyek yang baik memberikan arahan kepada semua orang dalam tim. Hal ini menyatukan setiap anggota tim menuju tujuan bersama di jalur yang benar.
Kontrol: Sebuah proyek yang dikelola secara efektif akan lebih mungkin tepat waktu dan sesuai anggaran. Manajemen proyek menghilangkan pemborosan dan meningkatkan pemanfaatan sumber daya .
Kelincahan: Ketika manajer proyek memiliki visibilitas ke dalam setiap aspek proyek, mereka dapat memperkirakan risiko dan meresponsnya dengan lebih baik. Hal ini memberdayakan tim untuk beradaptasi dengan situasi yang berkembang.
Kepuasan karyawan: Manajemen proyek yang efektif memberikan kejelasan kepada tim. Mereka mengetahui pekerjaan mereka dan bagaimana pekerjaan itu berkontribusi pada organisasi. Hal ini menghindari kebingungan dan meningkatkan pengalaman karyawan.
Kepuasan pemangku kepentingan: Ketika sebuah proyek dikelola dengan baik, maka proyek tersebut dapat diprediksi. Manajer proyek dapat dengan percaya diri berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan.
Untuk mencapai semua ini dan lebih banyak lagi, Anda memerlukan strategi manajemen proyek yang kuat. Ini dia.
Strategi Manajemen Proyek yang Penting
Setiap organisasi itu unik. Gunakan strategi di bawah ini sebagai pedoman umum dan sesuaikan dengan kebutuhan Anda. Untuk kesuksesan yang lebih besar dan hasil yang lebih baik, gunakan ClickUp untuk tim manajemen proyek untuk menerapkan strategi ini. Di bagian ini, kami akan menunjukkan caranya.
1. Menentukan tujuan dan ruang lingkup proyek yang jelas
"Tolong beritahu saya, ke arah mana saya harus pergi dari sini?" Alice bertanya kepada kucing Cheshire. "Itu sangat tergantung pada tujuan yang ingin kamu tuju," kata si Kucing.
Lewis Caroll, Alice in Wonderland
Strategi manajemen proyek yang paling dasar namun penting adalah menentukan tujuan proyek. Saat melakukan hal ini, fokuslah pada apa arti kesuksesan proyek bagi Anda dan tetapkan ini sebagai hasilnya.
Tujuan Anda bisa berupa: "mengembangkan aplikasi seluler untuk pemesanan janji temu" atau "merancang kampanye pemasaran untuk Hari Raya Thanksgiving."
Untuk menghindari tantangan manajemen proyek kemudian, buatlah tujuan Anda:
- **Seimbang: Jangan terlalu samar, seperti "membuat hidup lebih sederhana," yang dapat menyebabkan kelumpuhan analisis. Atau terlalu spesifik sehingga tim proyek tidak memiliki ruang untuk berkreasi
- Terbatas: Buatlah garis besarruang lingkup pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Buatlah batasan yang jelas mengenai inklusi dan pengecualian
- SMART: Tetapkan tujuan yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu (SMART).
mengelola tujuan proyek dengan ClickUp_
Setelah Anda menetapkan tujuan dan menentukan cakupan proyek, buatlah tujuan tersebut dapat dilihat oleh setiap pemangku kepentingan. Sasaran ClickUp adalah cara yang sederhana dan visual untuk melakukan ini. Buat tujuan besar, tetapkan target, atur dalam folder, tetapkan ke orang lain, lacak kemajuan waktu nyata, dan sesuaikan proyek saat Anda berjalan, semuanya di satu tempat!
Jika Anda tidak yakin dengan tujuan yang Anda tetapkan, jelajahi beberapa contoh manajemen proyek . Lihat bagaimana organisasi yang sukses menetapkan tujuan dan dapatkan inspirasi dari mereka.
2. Mengembangkan rencana proyek yang komprehensif
Setelah Anda mengetahui ke mana harus pergi, sekarang saatnya untuk membuat rencana perjalanan Anda ✈️. Bagi setiap manajer proyek, ini adalah salah satu bagian pekerjaan yang paling memakan waktu. Ini melibatkan menyulap berbagai aspek proyek dan menyatukan semuanya untuk eksekusi yang kohesif.
Jangan khawatir dulu. Kami punya bantuan.
Mulai dengan membuang otak
Sebelum Anda benar-benar duduk dan membuat rencana, kumpulkan semua aspek proyek di satu tempat. Catatlah tujuan, persyaratan, sumber daya, anggaran, kriteria keberhasilan, dan apa pun yang Anda anggap relevan di satu lokasi terpusat. Sebuah ide yang bagus analisis pemangku kepentingan juga sangat membantu di sini.
Jangan mencoba untuk memahami hal itu dulu. Cukup satukan semuanya untuk saat ini. Jika Anda menyukai format garis besar yang terdaftar, ClickUp Docs adalah cara yang bagus untuk mendokumentasikan hal ini. Jika Anda adalah orang yang visual, ClickUp Peta Pikiran memiliki kanvas yang bagus untuk Anda menuangkan berbagai hal.
Curah pendapat secara kolaboratif dan dokumentasikan dengan jelas dengan ClickUp Docs
Kelola ide Anda
Latihan brain dumping harus memberi Anda gambaran yang lebih jelas tentang semua yang Anda butuhkan untuk merencanakan proyek Anda. Sekarang, mulailah mengaturnya. Mengatur proyek Anda membantu Anda membuat keputusan tentang siapa yang akan mengerjakan apa, berapa lama waktu yang dibutuhkan, dll.
Aturlah pekerjaan pada perangkat lunak manajemen tugas . Di ClickUp, Anda bisa langsung membuat Tugas dari Dokumen dan Peta Pikiran, sehingga transisi dari ide ke tindakan menjadi lebih lancar. Jika Anda lebih suka yang bersih, tidak perlu repot. Buat proyek Anda dan tambahkan Tugas saat mereka datang kepada Anda.
ide untuk bertindak dengan ClickUp Mind Maps_
Masukkan detailnya
Untuk setiap tugas, masukkan semua informasi yang diperlukan, seperti:
- Setiap sub-tugas yang harus diselesaikan selama pengerjaan Tugas tersebut
- Tenggat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya
- Ketergantungan, baik di bagian hulu maupun hilir
- Pengguna yang bertanggung jawab atas Tugas tersebut
- Daftar periksa kriteria penerimaan
Otomatisasi tingkat ruang dengan ClickUp
Gunakan salah satu dari lusinan Otomatisasi ClickUp untuk mempermudah pekerjaan ini. Misalnya, Anda bisa mengatur penerima tugas untuk semua Tugas baru di sebuah lokasi, seperti Folder atau Ruang Kerja.
Mengkristalkan rencana proyek
Setelah Anda mengisi rinciannya, saatnya untuk melihat apakah rencana Anda benar-benar praktis. Manajer proyek yang menggunakan ClickUp lebih suka melakukan hal ini dengan Tampilan Kalender.
manajemen jadwal visual dengan ClickUp_
The Tampilan Kalender ClickUp memberikan gambaran yang jelas dan visual tentang apa yang terjadi kapan. Jika ada tumpang tindih, ketergantungan, hari libur, dll., Anda dapat melihat semuanya di sini. Apa lagi? Anda bisa menarik dan melepas Tugas atau memperpanjangnya untuk menyesuaikan tenggat waktu dari sini.
Selagi Anda melakukannya, rampingkan alokasi sumber daya Anda. Gunakan Tampilan Beban Kerja ClickUp untuk memastikan bahwa tim yang Anda kumpulkan untuk proyek ini tersedia.
Jika semua itu terasa seperti menggiring kucing, kami mengerti. Berikut ini adalah beberapa strategi paling efektif yang digabungkan dalam satu strategi yang komprehensif Templat Manajemen Proyek ClickUp .
Templat tingkat lanjut ini memungkinkan manajer proyek merencanakan proyek kompleks yang melibatkan tim lintas fungsi secara efisien. Dengan beberapa Tampilan, Status Khusus, dan Bidang Khusus, templat ini merupakan fondasi untuk sistem manajemen proyek yang hebat.
Jika itu terlalu rumit untuk Anda, cobalah salah satu dari yang berikut ini templat manajemen proyek atau templat rencana proyek .
3. Memungkinkan komunikasi dan kolaborasi yang efektif
Setiap proyek adalah kumpulan bagian-bagian yang bergerak. Untuk bekerja sebagai mesin yang diminyaki dengan baik, satu hal yang harus benar-benar dihindari adalah kesenjangan komunikasi di tempat kerja . Saat membangun strategi manajemen proyek Anda, berinvestasilah untuk membina komunikasi dan kolaborasi yang positif.
Proses: Tetapkan protokol komunikasi yang jelas dan siapkan alat kolaborasi manajemen proyek .
Misalnya, jika tim Anda perlu mendiskusikan hal-hal yang berkaitan dengan tugas tertentu, dorong mereka untuk menggunakan bagian komentar di bawah ClickUp Tasks. Hal ini akan menciptakan konteks dan membantu transfer pengetahuan.
Untuk menghindari kerepotan membuka setiap tugas untuk memeriksa apakah ada komentar, gunakan Obrolan ClickUp . Dapatkan semua pesan di satu tempat, siap untuk ditindaklanjuti oleh tim Anda.
ClickUp Chat yang baru
Sumber Daya: Membuat semua sumber daya proyek tersedia untuk seluruh tim. Baik itu dokumen persyaratan, rencana, jadwal, atau pengetahuan dari proyek-proyek sebelumnya. Gabungkan semua sumber daya di ClickUp Documents untuk akses yang mudah.
Itu tidak berarti Anda harus membawa semua data Anda ke ClickUp. Sebaliknya, Anda cukup mengintegrasikan alat yang sudah ada dan mengaktifkan Pencarian Terhubung ClickUp !
pencarian terkoneksi di puluhan aplikasi dalam ClickUp_
Pola Pikir: Ini adalah aspek kunci dalam mendorong kolaborasi yang efektif. Anggota tim Anda yang tertutup atau pemalu mungkin tidak secara aktif meminta bantuan. Mereka bahkan mungkin tidak akan berbicara sampai diajak bicara. pastikan Anda memeriksa mereka. Undang mereka untuk berbagi pendapat dalam format yang mereka sukai dan tunjukkan bahwa Anda menghargainya.
4. Menerapkan manajemen dan mitigasi risiko
Saat ini, setiap proyek memiliki risiko anggaran yang meleset, penundaan, gangguan teknologi, tidak tersedianya tenaga kerja, ketidakpastian pasar, dan lain-lain. Jadilah yang terdepan dengan mengambil langkah mitigasi atau mempersiapkan tanggapan Anda.
Nilai
Lakukan penilaian risiko secara menyeluruh. Sertakan faktor risiko keuangan, operasional, organisasi, peraturan, dan eksternal. Ketika Anda mengidentifikasi risiko, hitung juga potensi dampaknya.
Mitigasi
Siapkan sistem untuk menghindari risiko-risiko tersebut. Sertakan kepatuhan sebagai bagian dari proyek Anda. Jika Anda memperkirakan akan kehabisan dana di tengah-tengah proyek, carilah pembayaran di muka, pinjaman, atau investasi tambahan.
Buat sebuah daftar periksa manajemen proyek untuk mengidentifikasi dan memitigasi risiko secara konsisten.
Rencana
Beberapa risiko sulit untuk dimitigasi, meskipun Anda tahu bahwa risiko tersebut dapat terjadi. Misalnya, anggota tim yang penting tidak dapat hadir karena alasan kesehatan/pribadi adalah risiko yang umum terjadi. Namun, menyewa sumber daya cadangan mungkin akan menjadi terlalu mahal.
Untuk situasi seperti itu, buatlah rencana. Anda mungkin ingin membuat daftar kontraktor untuk memanfaatkan atau mendistribusikan pekerjaan di antara anggota tim yang ada. Pikirkan tentang apa yang akan Anda lakukan.
5. Memantau dan mengendalikan kemajuan proyek
Strategi manajemen proyek yang baik mencakup seluruh siklus hidup proyek-perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi. Sebagai bagian dari strategi Anda, tetapkan langkah-langkah untuk memantau dan mengendalikan kemajuan.
Tetapkan KPI: Dalam tujuan proyek, tetapkan indikator kinerja utama (KPI) untuk setiap individu.
Monitor hasil: Gunakan sistem pelaporan seperti Dasbor ClickUp untuk memantau kinerja proyek di seluruh KPI secara real-time.
pemantauan manajemen proyek dengan Dasbor ClickUp
Melakukan tinjauan: Lakukan percakapan berkala dengan tim tentang kemajuan proyek. Ini bisa berupa tinjauan ulang, tinjauan sprint, atau pertemuan 1 lawan 1. Gunakan ini untuk mengidentifikasi masalah dan membuat penyesuaian.
6. Evaluasi dan pembelajaran pasca proyek
Proyek tidak berakhir pada saat pengiriman. Penyelesaian proyek yang sukses adalah ketika Anda belajar sesuatu yang berarti yang dapat Anda gunakan di masa depan. Jadikan proses evaluasi dan pembelajaran-atau perbaikan berkelanjutan-sebagai bagian dari strategi manajemen proyek Anda.
Lihat angka-angkanya: Setelah proyek selesai, lakukan evaluasi kuantitatif. Ajukan pertanyaan-pertanyaan berikut dan catatlah angkanya.
- Apakah Anda mencapai tujuan Anda?
- Apakah Anda menyelesaikannya tepat waktu?
- Apakah Anda sesuai dengan anggaran?
- Apakah Anda kehilangan sebagian dari anggaran karena risiko yang tidak terduga?
Temukan maknanya: Selain itu, carilah juga masukan kualitatif. Gunakan pertanyaan-pertanyaan berikut untuk memandu percakapan tersebut.
- Apakah sponsor proyek senang dengan penyampaiannya?
- Apakah anggota tim kelelahan?
- Jika mereka memiliki kesempatan, apa yang ingin mereka lakukan secara berbeda?
- Apa yang mereka pelajari dari proyek ini yang dapat mereka gunakan di masa depan?
Dokumentasikan semua ini dengan hati-hati untuk referensi di kemudian hari. Coba ClickUp Brain untuk menggabungkan kekuatan dari manajemen proyek dan AI . Gunakan untuk memberikan Anda informasi, mengotomatiskan pengisian data, membantu menulis, memeriksa ejaan, menyalin, dan banyak lagi.
Baca juga: Cerdik peretasan manajemen proyek
Hemat Waktu dan Lebih Produktif Dengan ClickUp
Produktivitas dalam pekerjaan pengetahuan adalah hal yang aneh. Manajer proyek yang sukses menyadari bahwa rapat adalah bagian integral dari pekerjaan pengetahuan karena membantu menciptakan ide dan kemudian menyempurnakannya untuk aplikasi praktis.
Cek Fakta: Sejak pandemi, rapat, email, dan aktivitas kolaborasi tambahan yang terkait dengan pekerjaan jarak jauh telah menghasilkan tim bekerja ekstra 48 menit sehari . Namun, kebanyakan orang melihat rapat sebagai penghambat produktivitas.
Dalam sebuah Survei HBR , 71% responden mengatakan bahwa mereka menganggap rapat "tidak produktif dan tidak efisien." 64% mengatakan bahwa mereka menghabiskan waktu yang lebih baik untuk berpikir secara mendalam.
Salah satu alasan utama untuk hal ini adalah kurangnya cara yang sederhana untuk masuk ke dalam konteks. Masalahnya bertambah rumit ketika mengelola banyak proyek .
Sebagai contoh, handoff desain-pengembangan menjadi jauh lebih memakan waktu di tempat kerja jarak jauh jika dokumentasinya tidak jelas. Analis kualitas mungkin akan kesulitan jika mereka tidak memiliki akses ke seluruh konteks proyek.
ClickUp memungkinkan hal tersebut. Sebagai ruang kerja virtual dan alat manajemen proyek lengkap, ClickUp mengkonsolidasikan semua pengetahuan organisasi Anda ke dalam satu tempat yang dapat diakses oleh setiap anggota tim dengan sekali klik. Alat ini menawarkan alat tunggal untuk manajemen proyek, manajemen sumber daya manusia, manajemen pengetahuan, dan banyak lagi.
Terapkan strategi manajemen proyek Anda dalam skala besar. Coba ClickUp secara gratis hari ini.