adalah Ketua dan Pendiri dari institut Manajemen Proyek mantan Wakil Presiden Asosiasi Manajemen Proyek Internasional (IPMA), dan seorang ahli yang dihormati secara internasional dalam bidang ini
kunjungi perpustakaan Dunia PM dan asosiasi Manajemen Proyek Internasional untuk karya-karyanya yang telah diterbitkan
Tahukah Anda bahwa sampai dengan 35 proyek gagal memenuhi tujuan bisnis kepuasan pemangku kepentingan?
Keberhasilan sebuah proyek sering kali bergantung pada pendekatan Anda terhadap manajemen risiko terutama bagaimana Anda menangani risiko biaya proyek.
Jadi, dari semua proyek yang berhasil, hanya 62% berhasil tetap berada di dalam anggaran. Melebihi anggaran proyek yang direncanakan atau dikenal sebagai pembengkakan biaya, adalah salah satu risiko yang paling umum.
Untuk menghindari hal itu terjadi, setiap proyek harus memiliki manajemen risiko rencana. Analisis dan manajemen risiko sangat penting untuk memastikan proyek Anda berjalan dengan lancar dengan kejutan sesedikit mungkin.
Meskipun risiko bukanlah sesuatu yang dapat dikelola sepenuhnya, memiliki rencana yang tepat untuk kejadian tersebut sangat penting jika Anda ingin menghindari proyek Anda menjadi gagal.
Malcolm Bright via GIPHY
Apa yang dimaksud dengan risiko biaya dalam manajemen proyek?
Risiko biaya adalah salah satu risiko proyek yang paling umum. Risiko ini dapat muncul dari perencanaan anggaran yang buruk dan estimasi biaya yang tidak akurat. Risiko biaya adalah risiko melebihi anggaran untuk sebuah proyek atau gagal memberikan nilai wajar untuk mengimbangi biaya. Selain itu, Anda mungkin menghadapi biaya yang lebih tinggi karena faktor internal atau eksternal. Namun, apa sebenarnya yang dimaksud dengan faktor-faktor tersebut?
Risiko biaya internal
Risiko internal terjadi karena tindakan dari dalam bisnis. Misalnya, meremehkan jumlah pekerjaan yang diperlukan untuk sebuah proyek dapat menyebabkan jadwal yang diperpanjang, yang menambah biaya proyek. Semakin lama proyek tersebut, semakin besar biayanya. Sudah jelas! Itu juga berarti risiko ini tidak hanya terkait dengan jadwal, tetapi juga kinerja dan kualitas.
Hal yang baik tentang risiko internal adalah Anda dapat menghindarinya dengan perencanaan dan manajemen proyek yang memadai. Di sisi lain, risiko biaya eksternal sering kali berada di luar kendali Anda.
Risiko biaya eksternal
Risiko biaya eksternal mencakup risiko yang terjadi di luar bisnis. Hal ini dapat mencakup perubahan peraturan atau standar industri, atau biaya perbankan. Meskipun Anda tidak dapat mengendalikan masalah ini anda dapat mengurangi dampaknya pada proyek Anda.
Masalah terbesar dengan risiko-risiko ini adalah Anda tidak dapat memprediksi kemungkinan terjadinya. Sub-kelompok risiko biaya eksternal meliputi risiko ekonomi, politik, dan alam.
Mengapa manajemen risiko biaya penting?
Ada berbagai macam penyebab kegagalan namun sebagian besar masalah terkait dengan manajemen biaya yang buruk. Sederhananya, jika Anda gagal mengendalikan biaya, proyek Anda akan gagal. Dengan manajemen risiko biaya, Anda dapat meramalkan pengeluaran di masa depan . Visibilitas anggaran adalah hal yang sangat berguna karena memungkinkan Anda untuk membuat keputusan yang akan menjauhkan Anda dari utang. Menurut studi PMI tahun 2021 , 38% proyek tidak berada dalam kisaran anggaran yang direncanakan dan 35% proyek gagal karena kerugian anggaran.
Manajemen risiko biaya adalah bagian penting dalam mengelola proyek karena sering kali keberhasilan atau kegagalan proyek bergantung padanya.
Gunakan tips berikut ini untuk mengelola risiko biaya proyek dengan lebih baik dan meningkatkan peluang keberhasilan Anda.
10 Kiat efektif untuk mengelola risiko biaya proyek
Meskipun Anda mungkin tidak dapat mengendalikan semua risiko yang terlibat dalam proyek Anda, Anda harus mempersiapkan diri untuk menghadapi risiko-risiko tersebut semaksimal mungkin, terutama untuk risiko yang dapat Anda kendalikan. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat ketika mencoba mengelola risiko biaya proyek:
1. Perhatikan area-area di mana biaya dapat meningkat
Biaya proyek biasanya dibagi menjadi tiga kelompok dasar:
- **Biaya langsung adalah biaya yang secara langsung dibutuhkan untuk mendukung proyek Anda. Biaya ini mencakup tenaga kerja, peralatan, dan material.
- **Biaya tidak langsung mencakup biaya administrasi danaspek operasional dari sebuah proyek . Peta jalan memberikan gambaran umum tentang jadwal dan tujuan proyek . Sebagai bagian dari peta jalan, Anda perlu mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi.
Perencanaan manajemen risiko membantu Anda mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memitigasi potensi risiko. Perencanaan ini juga mengharuskan Anda untuk menentukan toleransi risiko Anda; Anda dapat menetapkan ambang batas untuk tingkat risiko yang ingin Anda ambil.
Toleransi risiko memudahkan Anda untuk memprioritaskan risiko. Anda dapat memutuskan masalah mana yang memerlukan perhatian segera dan mana yang dapat menghasilkan pengambilan keputusan yang lebih baik dan biaya yang lebih rendah dalam jangka panjang.
Rencana manajemen risiko juga harus mencakup rencana respons. Pertama, tentukan bagaimana Anda menangani kejadian tertentu, seperti melebihi anggaran tenaga kerja atau menghabiskan lebih banyak bahan daripada yang diantisipasi.
4. Memulai daftar risiko proyek untuk melacak risiko
Sebagai bagian dari rencana manajemen risiko Anda, membuat daftar risiko . Daftar risiko menyediakan daftar semua risiko yang Anda identifikasi selama penilaian proyek. Ini memberi Anda cetak biru untuk mengantisipasi dan menyelesaikan masalah dengan cepat.
Sertakan berbagai bidang untuk mencatat setiap risiko. Misalnya, jelaskan risiko, dampak yang diantisipasi pada proyek, dan bagaimana Anda berencana untuk merespons jika hal itu terjadi. Anda mungkin juga ingin menugaskan seseorang untuk setiap risiko alih-alih menjadikan pelacakan risiko sebagai tanggung jawab seorang anggota tim.
Terus pantau risiko di setiap tahap proyek. Pantau status risiko, sehingga Anda tahu kapan harus memulai rencana tanggapan Anda.
5. Tentukan kemungkinan dan dampak dari setiap risiko
Daftar risiko Anda harus menyertakan kemungkinan dan dampak dari setiap risiko. Kemungkinan risiko tertentu adalah probabilitas bahwa risiko tersebut akan terjadi pada suatu saat selama proyek berlangsung.
Misalnya, risiko keterlambatan karena kekurangan bahan dari vendor atau pemasok dapat meningkat selama masalah rantai pasokan. Anda juga mungkin menghadapi kemungkinan perlambatan yang lebih tinggi ketika berhadapan dengan kekurangan tenaga kerja atau sumber daya.
Setelah menganalisis kemungkinan terjadinya suatu peristiwa, Anda perlu mempertimbangkan dampaknya. Pikirkan bagaimana peristiwa tersebut dapat mengganggu rencana Anda, mengharuskan Anda untuk menghentikan pekerjaan lain atau menunda tahap proyek.
Anda juga dapat memberi peringkat kemungkinan dan dampak dari setiap kejadian pada skala numerik satu sampai lima atau satu sampai sepuluh. Peringkat membantu Anda memprioritaskan sumber daya Anda saat menangani risiko.
Bonus: Gunakan Template RAID untuk mengelola risiko
6. Buat garis besar Struktur Perincian Kerja (
WBS )
Estimasi biaya adalah proses memperkirakan biaya proyek untuk mencapai tujuan tertentu. Estimasi biaya harus memperhitungkan setiap elemen yang dibutuhkan untuk proyek, termasuk tenaga kerja dan material.
A struktur perincian pekerjaan (WBS) membantu Anda membuat estimasi biaya yang lebih akurat. Struktur ini mengharuskan Anda untuk membagi proyek Anda menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.
WBS juga merupakan alat yang umum untuk proyek berbasis hasil. Anda dapat memisahkan proyek menjadi paket-paket kerja yang lebih kecil (WP). Setiap WP harus memiliki biaya, risiko, dan anggota tim yang ditugaskan. Paket kerja memudahkan untuk mendeteksi pembengkakan biaya pada tugas tertentu sebelum mulai berdampak pada area lain dalam proyek.
7. Mengukur kinerja dengan Earned Value Management (EVM)
Earned value management (EVM) membantu Anda mengukur kinerja setiap tugas atau paket pekerjaan. Hal ini melibatkan penilaian kinerja saat ini terhadap kinerja yang direncanakan.
Teknik ini dapat membantu Anda mengelola dan mengendalikan proyek Anda, namun Anda tidak bisa hanya mengandalkan EVM karena EVM dapat berubah dengan cepat.
Jika Anda mengukur semua risiko Anda dengan EVM, Anda dapat menutupi dampak dari satu atau beberapa risiko yang terjadi dengan anggaran kontinjensi.
Nilai yang diperoleh adalah jumlah anggaran yang Anda peroleh berdasarkan jumlah pekerjaan yang diselesaikan.
via Planningengineer.net
Mari kita beri contoh: anggaran proyek adalah $20.000 dengan jangka waktu enam bulan. Setelah tiga bulan, Anda telah menyelesaikan 50% pekerjaan. Nilai yang diperoleh saat ini adalah $10.000. Pada tahap proyek ini, Anda seharusnya sudah menghabiskan sekitar setengah dari anggaran.
Ketika biaya aktual mulai melebihi nilai yang diperoleh, Anda harus berhenti dan menilai penyebab pembengkakan biaya.
8. Bandingkan vendor dan pemasok untuk proyek
Menemukan vendor dan pemasok yang tepat untuk proyek dapat membantu mengurangi risiko biaya proyek. Penundaan dan peningkatan biaya dari vendor dan pemasok dapat berdampak pada biaya proyek Anda dengan berbagai cara.
Saat membandingkan vendor dan pemasok, perhatikan lebih dari sekadar harga. Anda juga perlu memastikan bahwa mitra Anda dapat diandalkan dan mampu mengirimkan barang atau jasa tepat waktu.
Misalnya, jika vendor tidak dapat memenuhi pesanan, Anda mungkin perlu menggunakan peralatan, bahan, atau perangkat lunak yang berbeda untuk menyelesaikan tugas. Perubahan ini dapat menambah biaya dan jadwal Anda.
9. Hindari menambah ruang lingkup proyek
Mengubah ruang lingkup proyek sering kali menyebabkan peningkatan biaya. Klien dan pemangku kepentingan dapat mengusulkan perubahan pada proyek kapan saja. Namun, beberapa perubahan dapat secara drastis menambah biaya atau jadwal penyelesaian.
Manajer proyek perlu mengetahui perubahan mana yang terlalu sulit untuk diimplementasikan tanpa dana tambahan. Berpegang teguh pada ruang lingkup proyek yang direncanakan akan membantu menjaga anggaran dan jadwal tetap sesuai rencana.
Pelajari tentang segitiga manajemen proyek dan lihat bagaimana biaya, ruang lingkup, dan waktu mempengaruhi kualitas proyek.
Periksa ini template proposal anggaran !
10. Gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk memantau biaya
Jangan pernah berhenti mencari biaya tak terduga. Sebaliknya, sering-seringlah memantau kemajuan Anda menggunakan alat terbaik yang tersedia, seperti perangkat lunak manajemen proyek . Platform manajemen proyek , seperti ClickUp memberikan solusi yang dapat disesuaikan untuk melacak setiap area proyek Anda. Misalnya, jika Anda merasa kewalahan dengan manajemen risiko proyek, Templat anggaran ClickUp dapat berguna untuk melacak anggaran proyek Anda dan membantu Anda mengawasi risiko biaya. Selain itu, Anda bisa dengan mudah mengelola alur kerja, menetapkan tujuan, dan melihat statistik waktu nyata dengan Dasbor visual ClickUp .
Ini hanyalah beberapa dari keuntungan dari perangkat lunak manajemen proyek . Anda juga dapat menghemat waktu, meningkatkan komunikasi dan masih banyak lagi.
Membuat laporan anggaran dengan Dasbor di ClickUp
Mengendalikan biaya proyek Anda
Manajemen risiko biaya sangat penting untuk kesuksesan proyek Anda berikutnya. Perhatikan semua biaya yang terkait di setiap tahap proyek.
Anda memiliki kendali paling besar atas biaya langsung, termasuk biaya peralatan, material, dan tenaga kerja. Untuk mempersiapkan diri dengan lebih baik dalam menghadapi kejadian risiko dan mendapatkan kendali yang lebih besar atas risiko biaya proyek, pertimbangkan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek .
Solusi manajemen proyek yang efektif seperti ClickUp dapat mencegah penjadwalan yang berlebihan dan mengurangi faktor risiko lain yang terkait dengan kenaikan biaya. Gunakan untuk tetap terorganisir, mengelola anggaran Anda, dan mendapatkan laporan real-time, berkomunikasi dengan tim Anda dan masih banyak lagi.