Sepanjang hari kerja telah berlalu, dan Anda bekerja seperti seorang juara, tetapi Anda masih belum mencapai semua yang seharusnya. Tingkat stres Anda sudah mencapai puncaknya, dan pekerjaan terus menumpuk, sehingga Anda berada pada titik di mana Anda merasa akan meledak.
Anda bertanya-tanya, "Bagaimana orang lain dapat menangani pekerjaan mereka dengan mudah? Apakah teman kantor saya, Jim dan Dwight, lebih pintar dari saya?" Tidak, tidak. Kunci kesuksesan mereka di tempat kerja terletak pada organisasi yang baik. 💡
Anda mungkin berpikir, "Saya tahu itu, tapi saya tidak memilikinya dalam diri saya." Anda tahu. Organisasi bukanlah sesuatu yang Anda bawa sejak lahir-Anda dapat mengembangkannya melalui latihan.
Dalam artikel ini, kami akan memberikan 15 tips praktis untuk menjadi lebih terorganisir di tempat kerja dan mencapai lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat.
Bagaimana Tidak Terorganisir di Tempat Kerja Berdampak pada Tim Anda?
Organisasi yang buruk di tempat kerja menurunkan produktivitas Anda dan meningkatkan stres. Pada satu titik, Anda kehilangan kendali atas beban kerja Anda, melewatkan tenggat waktu dan kesempatan berkembang, dan mengalami kelelahan. Hal ini, tentu saja, semakin meningkatkan tingkat stres Anda, dan Anda akhirnya terjebak dalam lingkaran yang tidak pernah berakhir.
Keadaan menjadi jauh lebih buruk ketika Anda bekerja dalam tim. Kurangnya pengorganisasian dari salah satu anggota dapat menyebabkan komunikasi yang buruk, tidak adil atau tidak efisien alokasi sumber daya semangat kerja yang rendah, tenggat waktu yang terlewat, ketidakpuasan klien, dan bahkan konflik.
Ketika Anda menjadi bagian dari sebuah tim, Anda adalah roda penggerak - jika satu bagian rusak, roda tidak dapat bergerak. Dengan meningkatkan kemampuan organisasi Anda, Anda akan menjaga mesin tim tetap terawat dengan baik dan bergerak menuju tujuan Anda. ⚙️
Mengatur catatan, daftar periksa, dan tugas Anda di satu tempat
Manfaat Terorganisir di Tempat Kerja
Organisasi yang baik dapat mengurangi stres, meningkatkan produktivitas dan efisiensi, dan penyelesaian tugas tepat waktu. Seiring waktu, keterampilan organisasi yang baik dapat memberi Anda promosi dan peluang pertumbuhan serta membantu Anda menciptakan reputasi sebagai anggota staf yang berdedikasi dengan kebiasaan kerja .
Jika Anda adalah bagian dari tim, rekan kerja Anda akan mengenali Anda sebagai orang yang dapat diandalkan dan tidak akan takut bekerja sama dengan Anda dalam proyek. Selain itu, Anda tidak akan kesulitan berkomunikasi dengan rekan kerja dan menyelesaikan pekerjaan Anda tepat waktu, memastikan proyek tidak tertinggal.
15 Teknik Praktis tentang Cara Menjadi Lebih Terorganisir di Tempat Kerja
Kami telah mengumpulkan 15 tips dan strategi organisasi untuk meningkatkan kemampuan Anda untuk membantu Anda mencapai tujuan yang berhubungan dengan pekerjaan.
1. Sentralisasikan pekerjaan Anda dengan platform manajemen dokumen
Berpindah-pindah aplikasi dan platform untuk mencari informasi yang dibutuhkan dapat menguras tenaga dan pikiran. Tingkatkan kemampuan organisasi Anda dengan menjaga pekerjaan Anda tetap terpusat dengan ClickUp Docs.
Fitur luar biasa ini adalah pusat manajemen dokumen-memungkinkan Anda membuat, mengelola, mengedit, dan berbagi dokumen yang berhubungan dengan pekerjaan. Buku pegangan karyawan informasi proyek, dokumentasi teknis, kontrak, laporan penggajian, faktur, atau catatan pengeluaran-pastikan semuanya aman dan terlindungi di ClickUp Documents. Bekerjalah dengan tim Anda untuk menyempurnakan dokumen yang sudah ada dan membuat dokumen baru dengan penyesuaian maksimum.
Menyimpan semuanya di satu tempat dapat mengurangi stres dan memastikan Anda tidak membuang waktu untuk mencari file penting.
2. Bagilah beban kerja Anda menjadi beberapa tugas
Katakanlah Anda adalah seorang jurnalis dan harus menyelesaikan sebuah artikel besar pada akhir minggu. Daripada panik dengan jumlah kata yang harus Anda hasilkan, bagilah beban kerja Anda menjadi beberapa tugas.
Katakanlah Anda memiliki 9.000 kata yang harus ditulis dalam lima hari. Artikel tersebut memiliki 30 subjudul, yang berarti Anda dapat menyelesaikan enam subjudul setiap harinya. Atau, Anda bisa menetapkan target jumlah kata harian. Mencapai target harian tersebut akan membantu Anda tetap berada di jalur yang benar dan memantau kemajuan Anda. Tugas ClickUp dapat membantu Anda mengatur dan mengelola beban kerja Anda tanpa merasa kewalahan. Fitur ini cocok untuk mereka yang terbang sendiri dan dalam tim. Tambahkan penerima tugas, menetapkan prioritas membagi tugas menjadi beberapa subtugas, melacak dan mengelola waktu , tambahkan detail dengan Bidang Khusus dan bergabunglah dengan kereta organisasi. 🚂
3. Atur hari-hari Anda di papan Kanban
A Papan Kanban adalah sebuah Manajemen proyek yang tangkas alat, tetapi apa hubungannya dengan organisasi? Jika Anda menggunakannya dengan benar, papan ini dapat membantu memvisualisasikan alur kerja dan meningkatkan manajemen tugas keterampilan.
Bagilah pekerjaan Anda menjadi beberapa tugas dan kelompokkan berdasarkan statusnya atau kriteria pilihan lainnya. Sebagai contoh, Anda dapat membuat tiga kategori:
- Harus dilakukan
- Sedang berlangsung
- Selesai
Urutkan tugas Anda dalam kategori yang sesuai dan pindahkan tugas tersebut saat Anda mencoretnya dari daftar untuk menjaga fokus dan melacak beban kerja Anda. Papan Kanban ClickUp menawarkan antarmuka seret-dan-lepas dan banyak sekali opsi kustomisasi, jadi Anda tidak akan salah memilihnya. Selain itu, mereka mendukung kolaborasi tim dan cocok untuk proyek yang lebih kompleks.
Sesuaikan sistem manajemen proyek Anda dengan mengatur kolom-kolom yang sesuai dengan preferensi Anda, seperti status, penerima tugas, prioritas, dan banyak lagi
4. Sempurnakan organisasi meja Anda Penelitian menunjukkan bahwa kekacauan dapat menyebabkan stres, yang mengarah pada pengaturan yang buruk, penundaan, dan kekacauan. Terlebih lagi, sebuah
meja yang berantakan bisa menjadi tanda bahaya bagi rekan kerja Anda -mereka mungkin menganggap Anda tidak terorganisir dan tidak peduli. Membersihkan meja Anda tidak akan memperbaiki akar masalah. Namun, ini merupakan langkah pertama untuk kembali ke jalur yang benar. Banyak orang melaporkan bahwa mereka merasa lebih produktif saat membersihkan meja kerja mereka. Hal ini tidak mengherankan-ketika Anda memiliki lingkungan kerja yang rapi, Anda dapat menavigasi dengan mudah, lebih sedikit gangguan, dan tidak terlalu terbebani. Hal ini juga berlaku untuk perangkat digital Anda. Hapus kekacauan digital di desktop dan aplikasi seluler Anda untuk memberikan ruang bagi informasi yang bernilai tinggi.
Bersihkan dokumen yang tidak perlu, atur dokumen Anda di laci dengan label, gunakan wadah penyimpanan, dan ubah diri Anda menjadi mesin produktivitas. 🤖
5. Visualisasikan alur kerja dengan peta pikiran
Jika Anda adalah tipe orang yang visual, cobalah meningkatkan kemampuan organisasi dengan peta pikiran-diagram yang menguraikan ide, pemikiran, dan alur kerja.
Anda bisa menuliskan rencana Anda di atas kertas atau menggunakan opsi lanjutan seperti ClickUp Peta Pikiran . Selain memungkinkan Anda melihat secara visual memetakan proses Anda fitur ini memungkinkan Anda untuk menghubungkan tugas, membuat dependensi dan undang anggota tim untuk berkontribusi. Hal ini memastikan Anda selalu berada di atas tugas Anda saat ini dan di masa depan!
Jika Anda tidak ingin atau tidak tahu cara membuat peta pikiran dari awal, gunakan salah satu dari Templat peta pikiran ClickUp .
Mengatur berbagai tugas pada Peta Pikiran ClickUp
6. Tingkatkan fokus dengan Pomodoro Pomodoro adalah
teknik manajemen waktu yang biasanya melibatkan bekerja selama 25 menit dan istirahat selama lima menit, dengan istirahat yang lebih lama (biasanya 15 menit) setelah empat kali bekerja.
Teknik ini dapat membantu mengurangi gangguan, mempertajam fokus, mempertahankan motivasi, dan mengurangi kelelahan mental dan kelelahan.
Tergantung pada bidang pekerjaan dan tingkat fokus Anda, Anda dapat menyesuaikan panjang interval. Sebagai contoh, Anda dapat bekerja selama 30 menit dan beristirahat selama tujuh menit jika Anda merasa hal ini bekerja lebih baik untuk Anda.
Meskipun Pomodoro telah terbukti bermanfaat bagi banyak orang, namun tidak semua orang cocok dengan metode ini. Jika tidak cocok untuk Anda, jangan dipaksakan-ada banyak pilihan lain untuk meningkatkan organisasi.
7. Gunakan aplikasi pelacakan tujuan
Mencapai tujuan akan memuaskan dan memotivasi. Jika Anda memiliki masalah dengan organisasi, Anda dapat mengambil manfaat dari aplikasi pelacakan tujuan . Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk memecah hari kerja Anda menjadi beberapa tujuan yang lebih kecil dan mencoretnya dari daftar saat Anda melakukannya. Fitur-fitur seperti pengingat dan pelacak waktu membuat Anda tidak keluar dari jalur Anda. Gunakan aplikasi dengan grafik kemajuan untuk tetap bertanggung jawab dan melihat bagaimana Anda telah meningkat dari waktu ke waktu.
Hal yang baik tentang aplikasi ini, dibandingkan dengan menulis tujuan Anda di selembar kertas, adalah fleksibilitasnya. Anda dapat dengan cepat mengubah tonggak pencapaian Anda saat Anda membuat kemajuan dan berusaha untuk perbaikan yang berkelanjutan.
Tetap berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan Anda dengan jadwal yang jelas, target yang terukur, dan pelacakan kemajuan otomatis dengan ClickUp Goals
8. Belajarlah untuk memprioritaskan
Akar dari masalah organisasi Anda mungkin terletak pada penentuan prioritas yang buruk. Kenyataannya, tidak semua hal yang Anda lakukan memiliki tingkat kepentingan yang sama. Mencoba melakukan semuanya secara bersamaan akan membuat Anda tidak fokus dan membuang-buang energi serta waktu untuk tugas-tugas yang tidak perlu diselesaikan dengan segera. ClickUp dan 15+ tampilannya dapat membantu Anda memprioritaskan tugas yang tepat. Anda mulai dengan menyusun daftar semua tugas Anda. Kemudian, Anda:
- Membandingkannya satu sama lain
- Menentukan prioritas menggunakan Bidang Khusus
- Mengurutkan tugas-tugas Anda menggunakan warna, tag, atau skala
- Mengurutkannya berdasarkan urgensi
Anda dapat menetapkan tenggat waktu, menentukan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, atau menambahkan kriteria lain untuk membantu Anda membuat prioritas secara efisien. Kembali ke daftar Anda sesekali dan atur ulang jika perlu.
9. Jangan takut untuk mendelegasikan
Mencoba menyelesaikan semuanya sendiri dan menolak bantuan dari rekan kerja memang menunjukkan dedikasi, namun hal ini bisa membuat Anda cepat lelah. Jika Anda bekerja dalam sebuah tim, jangan takut untuk mendelegasikan tugas kepada rekan kerja Anda -Membagi beban kerja akan membantu keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi dan memastikan Anda memiliki cukup waktu untuk mengatur hari-hari Anda tanpa merasa terbebani atau stres.
Mendelegasikan pekerjaan bisa lebih menantang jika Anda bekerja dari jarak jauh . Untungnya, alat-alat seperti ClickUp memungkinkan Anda dan tim Anda untuk bekerja bersama dan berkomunikasi dengan jelas meskipun Anda tidak berada di lokasi yang sama.
Mendelegasikan tugas dan memberikan komentar dari tugas ClickUp
10. Membuat daftar tugas Daftar yang harus dilakukan adalah pilar organisasi yang baik. Apakah Anda membuat daftar belanja atau
meringkas jadwal kerja Anda menyusun daftar tugas dapat membantu Anda menjalani hari tanpa tersendat-sendat.
Anda bisa menggunakan cara tradisional-mengambil pena dan selembar kertas dan menuliskan tugas-tugas Anda agar tetap fokus dan teratur. Atau, Anda bisa menggunakan Templat Klik dengan bagian yang sudah jadi untuk mengelola alur kerja Anda . Apa pun yang Anda pilih, sebaiknya Anda memprioritaskan tugas dan menetapkan kerangka waktu penyelesaiannya untuk mencegah penundaan .
11. Mengurangi gangguan
Gangguan adalah musuh terburuk Anda-ponsel, TV, lingkungan yang berantakan, dan media sosial terus menjauhkan Anda dari pekerjaan Anda.
Jika Anda ingin tetap fokus, Anda harus mengucapkan selamat tinggal pada gangguan. Tentu saja, ini tidak berarti membuang perangkat Anda. Sebaliknya, setel ponsel Anda ke mode DND (jangan ganggu), matikan TV, dan hentikan sementara notifikasi media sosial. Rapikan meja kerja Anda dan ruang di sekitar Anda untuk memastikan tidak ada yang mengganggu fokus Anda.
12. Gunakan kalender untuk melacak tugas-tugas Anda
Jika Anda ingin meningkatkan organisasi Anda, Anda harus mulai berpikir jauh-jauh hari dan menuliskannya di kalender bisa menjadi jalan menuju kesuksesan. Apakah Anda memiliki pertemuan besar dalam dua minggu? Catatlah agar Anda tidak melupakannya. Catat semuanya, mulai dari tugas-tugas kecil hingga proyek dan acara besar.
Anda juga dapat menambahkan item pribadi dan menetapkan tugas pada kalender. Dengan begitu, Anda akan mencegah tumpang tindih dan kebingungan serta menciptakan gambaran yang jelas tentang ketersediaan dan beban kerja Anda. Tampilan Kalender ClickUp dapat membantu Anda merencanakan dan mengelola jadwal dan jadwal, memberi kode warna pada entri untuk memudahkan navigasi, dan menetapkan prioritas.
Kelola tugas-tugas penting secara langsung dari tampilan Kalender ClickUp
13. Beristirahatlah secara teratur
Anda bukanlah mesin dan tidak bisa bekerja tanpa henti-istirahat secara teratur adalah bagian penting dari hari kerja yang sehat. Saat istirahat, Anda memiliki waktu untuk mengurai ketegangan, memfokuskan kembali, dan mengistirahatkan pikiran. Selain itu, Anda dapat melakukan peregangan dan menghirup udara segar.
Jika Anda tidak beristirahat, fokus Anda pasti akan menurun pada suatu saat. Anda akan merasa kewalahan dan kelelahan, sehingga kinerja Anda akan menurun. Tugas-tugas Anda akan menumpuk, dan Anda akan kehilangan jejak prioritas dan beban kerja Anda, sehingga menyebabkan disorganisasi.
Istirahat mungkin terlihat seperti membuang-buang waktu, namun sebenarnya istirahat dapat meningkatkan produktivitas Anda. Jadwalkan dengan bijak dan manfaatkan waktu istirahat Anda.
14. Cobalah pemblokiran waktu
Apakah membuat jadwal yang terperinci membuat Anda tetap bertanggung jawab dan terorganisir? Anda mungkin ingin mencoba pemblokiran waktu-teknik produktivitas yang mengandalkan membagi hari Anda ke dalam slot waktu yang didedikasikan untuk tugas-tugas yang berbeda. Hibrida daftar tugas-kalender ini dapat meminimalkan pemborosan waktu dan membuat Anda tetap fokus pada tujuan Anda.
Buat jadwal Anda dari awal atau gunakan salah satu dari Templat pemblokiran waktu ClickUp . Buat garis besar setiap tugas yang berhubungan dengan pekerjaan dan tugas pribadi, tambahkan rentang waktu, dan nikmati rasa pencapaian yang akan Anda rasakan ketika Anda mematuhi jadwal Anda.
Lacak rapat atau acara saat ini, masa lalu, dan yang akan datang dengan ClickUp
15. Buat rutinitas harian
Jam kerja yang fleksibel dan kerja jarak jauh memberikan Anda kebebasan untuk bekerja ketika Anda merasa paling produktif. Ini bukan berarti bermalas-malasan dan menunda pekerjaan hingga saat-saat terakhir.
Banyak orang yang merasa bahwa menciptakan rutinitas sangat membantu. Penelitian menunjukkan bahwa perilaku dapat menjadi kebiasaan jika dilakukan secara konsisten. Artinya, jika Anda mulai bekerja pada pukul 9 pagi setiap hari, pada akhirnya hal itu akan menjadi kebiasaan selama Anda tetap berpegang pada jadwal.
Ciptakan rutinitas yang tidak hanya berfokus pada pekerjaan. Berjalan-jalanlah sebelum memulai hari kerja, jadwalkan waktu istirahat, dan beri penghargaan kepada diri sendiri karena telah menepati jadwal dengan menonton episode baru acara TV yang sudah ada di daftar Anda! 📺
3 Templat untuk Tetap Teratur di Tempat Kerja
Template dengan bagian yang sudah jadi dapat membantu Anda tetap terorganisir, merencanakan hari-hari Anda, dan mempertahankan fokus. Lihat tiga template ClickUp ini yang akan mengubah Anda menjadi penyihir organisasi! 🧙
1. Templat Rencana Kerja Sederhana ClickUp
Atur tugas-tugas penting Anda dan jaga agar tim Anda tetap bersatu di ClickUp
Perlu memvisualisasikan tugas dan jadwal Anda? Aplikasi ini bisa membantu Templat Rencana Kerja Sederhana ClickUp menyediakan dasar untuk membuat jadwal terperinci, mengatur beban kerja Anda, dan berkolaborasi dengan tim Anda.
Templat ini menawarkan dua tampilan-Rencana Proyek dan Gantt Proyek.
Tampilan Rencana Proyek adalah tempat Anda akan mencantumkan semua tugas Anda dan memberikan informasi tentang mereka menggunakan Bidang Khusus. Secara default, Anda mendapatkan Penerima Tugas, Tanggal Mulai dan Jatuh Tempo, Prioritas, Fase Proyek, Kemajuan Proyek, dan Komentar. Anda bisa sedetail mungkin dan membuat semua orang selalu mendapatkan informasi.
Tampilan Project Gantt memvisualisasikan tugas dari tampilan sebelumnya dalam bentuk Bagan Gantt . Bagan ini membantu Anda memahami jadwal dan mencegah tumpang tindih, sehingga meningkatkan organisasi secara keseluruhan.
2. Templat Daftar Tugas Sederhana ClickUp
Kategorikan tugas yang mendesak, penting, dan tidak penting dalam Daftar ClickUp agar mudah dilihat
Mengatur dan mengelola alur kerja tidaklah rumit jika Anda menggunakan alat bantu yang tepat. The Templat Daftar Tugas Sederhana ClickUp adalah pilihan sempurna bagi siapa saja yang ingin membuat rangkuman tugas yang mudah diikuti.
Dengan templat ini, Anda mendapatkan dua tampilan Daftar dan satu tampilan Papan. Tampilan pertama yang lebih umum adalah Semua Tugas, di mana Anda akan memasukkan tugas-tugas Anda dan tim Anda. Anda dapat menambahkan:
- Penerima tugas
- Tanggal jatuh tempo
- Status
- Prioritas
- Komentar
Tampilan ini secara otomatis mengkategorikan tugas berdasarkan status (Harus Dilakukan, Sedang Berlangsung, Diblokir, atau Selesai) untuk memudahkan navigasi.
Untuk menyortir tugas lebih lanjut, tampilan Tugas yang Diprioritaskan menyaring tugas-tugas mendesak yang Anda tandai sebagai prioritas tinggi. Hal ini membantu Anda membersihkan kebisingan dan fokus pada tugas yang membutuhkan perhatian segera.
Tampilan Papan Status adalah papan Kanban yang mengubah tugas-tugas Anda menjadi kartu-kartu yang dikelompokkan berdasarkan statusnya. Gunakan antarmuka seret dan lepas ClickUp untuk memindahkan kartu-kartu tersebut dan mengatur pekerjaan Anda.
3. Templat Perencana Harian ClickUp
Tetap berada di atas tugas harian Anda dengan Templat Perencana Harian ClickUp
Salah satu yang paling hal produktif yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan kemampuan berorganisasi Anda adalah dengan membuat rencana terperinci dari tugas-tugas Anda. Dengan begitu, Anda akan tetap bertanggung jawab, memiliki kontrol maksimum atas hari Anda, dan meminimalkan risiko apa pun yang terlewatkan. The Templat Perencana Harian ClickUp adalah solusi tanpa embel-embel untuk masalah organisasi Anda.
Secara default, templat ini berfokus pada tujuan pribadi Anda. Tampilan Semua Tugas menunjukkan tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam dua kategori-Pelacak Kebiasaan dan Tugas Pribadi. Tetapi, karena templat ClickUp dikenal dengan kemudahan penyesuaiannya, Anda bisa mengubahnya untuk mencatat tugas yang sudah lewat jatuh tempo juga.
Gunakan Bidang Khusus (seperti Status, Penerima Tugas, Tanggal Jatuh Tempo, dan Prioritas) untuk memberikan rincian tentang tugas Anda dan mengelola alur kerja dengan percaya diri.
Tampilan Board memvisualisasikan tugas Anda di papan Kanban, sedangkan Calendar membantu Anda merencanakan jadwal dan jadwal.
Jaga Pekerjaan Anda Tetap Teratur dengan ClickUp
Organisasi yang buruk dapat mencegah Anda bersinar seperti bintang. ⭐
Apapun penyebab kurangnya pengaturan Anda, ClickUp dapat membantu. Templatnya, integrasi dengan 1.000+ aplikasi , 15+ tampilan, opsi pemetaan proses dan alat bantu manajemen waktu dapat membantu Anda tetap berada di jalur yang benar dan menjadi ahli organisasi. Coba versi gratis ClickUp dan cari tahu mengapa dunia menjadi liar karena platform yang ramah pengguna ini!