Képzeljen el egy párhuzamos világot, ahol végtelen idő és erőforrások állnak a rendelkezésére. Ambiciózus projekteket hajthat végre, végtelen prioritásokat követhet, és mindezt stressz nélkül teheti meg.
Sajnos a dolgok nem így működnek. Projektmenedzserként Ön bármely adott pillanatban több projektet és prioritást kezel.
Mindig korlátok között kell dolgoznia: idő, erőforrások és minden más tekintetében.
Ahhoz, hogy minden projektje célba érjen, könyörtelennek kell lennie a kezelésükben.
Összeállítottunk egy listát a legjobb 3 projektmenedzsment szoftverről, amelyekkel több prioritás és projekt is kezelhető, a kísérő káosz és akadályok ellenére.
A legjobb PM szoftverek több prioritás kezeléséhez – áttekintés
Íme, hogyan viszonyulnak egymáshoz a legjobb három projektmenedzsment szoftver a több prioritás kezelésében:
| Eszköz neve | Legalkalmasabb | Főbb jellemzők | Árak* |
|---|---|---|---|
| ClickUp | AI-alapú projektmenedzsment és együttműködés | Feladatkezelés és prioritások meghatározása, AI-alapú kontextusfüggő intelligencia, kódolás nélküli AI-ügynökök | Örökre ingyenes; vállalati testreszabás elérhető |
| Asana | Projektkövetés és funkciók közötti csapatmunka-folyamatok | Saját feladatok, AI Studio, Portfóliók, AI csapattársak | Ingyenes; fizetős csomagok 13,49 USD/felhasználó/hónap áron |
| Trello | Vizuális feladatkezelés és együttműködés | Vizuális táblák és kártyák, ellenőrzőlisták, Butler automatizálás, Power-Ups | Ingyenes; fizetős csomagok 6 USD/felhasználó/hónap áron |
👀 Tudta? A projektmenedzserek bármelyik pillanatban több projekten dolgoznak egyszerre. Szuperképességekre van szükségük ahhoz, hogy mindegyikben ugyanolyan szintű koncentrációt és minőségi eredményeket tudjanak biztosítani. A gyenge projekt teljesítmény költsége ugyanis hatalmas beruházási veszteséget jelent – pontosan 11,4%-ot.
Mit kell keresnie a több prioritás kezelésére szolgáló projektmenedzsment szoftverben?
Amikor minden feladat sürgősnek tűnik, a projektmenedzsereknek nem több projekttervezésre van szükségük, hanem inkább nagyobb áttekinthetőségre.
Íme néhány fontos funkció, amelyre figyelnie kell egy projektmenedzsment eszközben, hogy hatékonyan kezelhesse a több prioritást:
- A feladatok vizuális prioritásainak meghatározása: Keressen olyan projektmenedzsment szoftvert, amely prioritási jelölőkkel, címkékkel vagy egyéni mezőkkel rendelkezik, amelyek megmutatják, mire kell először figyelni. Ez segít a feladatok kiosztásának kezelésében és több csapat több projektjének nyomon követésében, anélkül, hogy zavar keletkezne.
- Több nézet segítségével értékelheti a munkát különböző szempontokból: A Lista, Tábla, Naptár és Gantt/Idővonal nézetek közötti váltás megkönnyíti a projektek tervezését, függetlenül azok összetettségétől, és megmutatja, hogy a prioritások változása hogyan befolyásolja az ütemtervet.
- A munkaterhelés és a csapat kapacitásának nyomon követése: Válasszon olyan projektmenedzsment eszközt, amely megjeleníti a csapat kapacitását és munkaterhelését, így nem terheli túl ugyanazokat a személyeket több ügyfélprojektben vagy belső munkamenetben.
- Függőségek és automatikus átütemezés beállítása: Ha egy feladat késik, a többi feladatnak automatikusan módosulnia kell. Ez segít csökkenteni a kockázatot és támogatja a kockázatkezelést a nagy tétű vagy összetett projektek esetében.
- Központosítsa a feladatokon belüli kommunikációt: Keressen olyan beépített együttműködési eszközöket, amelyek a beszélgetéseket, jóváhagyásokat és fájlokat közvetlenül a feladatokhoz kötik. Ezzel rengeteg időt takaríthat meg, ha több projektet követ nyomon.
- Automatizálja az emlékeztetőket, az átadásokat és a frissítéseket: Amikor a prioritások megváltoznak, az automatizálásnak frissítenie kell az állapotokat, értesítenie kell a tulajdonosokat, és a feladatokat a megfelelő szakaszba kell áthelyeznie, csökkentve ezzel a projektek hatékony kezeléséhez szükséges manuális munkát.
- Zökkenőmentes integráció: A projektmenedzsment szoftverének integrálódnia kell a technológiai eszközkészletében már meglévő alkalmazásokkal, például az e-mailekkel, csevegőprogramokkal és fájltárolókkal, hogy a projektek kezelése során ne kelljen kontextust váltani.
🧠 Érdekesség: A „prioritás” szó a latin prioritas szóból származik, amelynek jelentése „első rangú vagy sorrendű”. Történelmileg egyes számban használták, ami azt jelentette, hogy egyszerre csak egy prioritás lehetett. A többes számú „prioritások” forma csak a 20. században vált általánossá, amikor a tudásmunkások egyszerre több projektet, határidőt és érdekelt felet kezdtek kezelni.
A legjobb projektmenedzsment szoftver több prioritás kezeléséhez
Hogyan értékeljük a szoftvereket a ClickUp-nál
Szerkesztői csapatunk átlátható, kutatásokon alapuló és gyártóktól független folyamatot követ, így biztos lehet benne, hogy ajánlásaink a termékek valós értékén alapulnak.
Itt található egy részletes összefoglaló arról, hogyan értékeljük a szoftvereket a ClickUp-nál.
Ügyfele frissítést szeretne a múlt heti teljesítményekről, csapata pedig visszajelzést vár egy tervezetről. Átnézi a projekt tábláját, de nem találja a szűk keresztmetszetet.
Ez az, ami egy projektmenedzser rémálmát okozza.
Íme a projektmenedzsment szoftverek, amelyek funkciói kifejezetten több projekt kezelésére lettek tervezve:
1. ClickUp (A legjobb AI-alapú projektmenedzsment és együttműködéshez)
A ClickUp for Project Management egy olyan, mindenre kiterjedő munkaalkalmazás, amely projektmenedzsmentet, feladatkezelést és csapatkommunikációt ötvöz egy platformon, mindezt a legújabb generációs AI automatizálás segítségével.
Az alábbiakban bemutatjuk a ClickUp projektmenedzsment eszközének legfontosabb funkcióit, amelyekkel több projekt kezelése is gyerekjáték lesz (és megőrizheti józan eszét):
Maradjon koncentrált a ClickUp feladatprioritásokkal
A ClickUp feladatok a munkaterületén minden projekt alapköveivé válnak. Létrehozhat egy „Landing page elindítása” feladatot, majd ezt a feladatkezelő funkció segítségével feladatokra bontja, például „Szövegírás” és „QA teszt”. Rendelje hozzá őket a megfelelő csapattagokhoz, adjon hozzá címkéket, határidőket, leírásokat, és akár összekapcsolhatja őket egymással.
A nagyobb felelősségvállalás érdekében jelölje meg az egyes feladatokat a ClickUp Task Priorities által kínált négy prioritási szint egyikével. Válasszon a Sürgős, Magas, Normál vagy Alacsony közül, hogy csapata mindig tudja, mire kell először figyelni.
Például a termékbevezetést tervező marketingcsapata megjelölheti:
- Sürgős: A bejelentkezés hibájának kijavítása a bevezetés előtt
- Magas: Hirdetéskreatívok véglegesítése
- Normál: Közösségi média bejegyzések ütemezése
- Alacsony: Tervezzen retrospektív megbeszélést
A feladatok prioritás és becsült idő szerint rendezhetők, így minden csapattag egyértelmű napi ütemtervet kap.
A ClickUp Dependencies egy újabb kontextusréteget ad hozzá. Jelölje meg egy tervezési feladatot „akadályozó” fejlesztésként, és annak prioritása azonnal jelzi a megfelelő személyeknek a sürgősségét. Szűrőket is elmenthet, hogy egyéni nézeteket hozzon létre, például csak a héten esedékes magas prioritású és sürgős feladatokat jelenítsen meg.
Ez a videó megmutatja, hogyan lehet profi módon rangsorolni a feladatokat:
Dolgozzon okosabban a ClickUp Brain segítségével
A hagyományos projektmenedzsment eszközökhöz képest a ClickUp Brain kontextusfüggő intelligenciát ad a projekt munkafolyamataihoz.
Megérti a munkahelyének kontextusát és az Ön által kezelt több projektet.
A ClickUp Brain úgy lett kialakítva, hogy a feladatokat, dokumentumokat és beszélgetéseket egyetlen intelligens rendszerbe kapcsolja össze. Így használhatja az AI-t a munkafolyamatok kezeléséhez:
- AI Knowledge Manager: Ahelyett, hogy végtelen dokumentumokat böngészne, csak kérdezze meg: „Mi a helyzet a negyedik negyedévi kampányunkkal?” vagy „Mutassa meg a múlt heti telefonhívás ügyfél-visszajelzéseit. ’ A rendszer azonnal előhívja a válaszokat a feladatokból, dokumentumokból és csevegésekből.
- AI Project Manager: Automatizálja az unalmas frissítéseket, mint például a napi stand-upok vagy az előrehaladási összefoglalók írása, azzal, hogy megkéri: „Összefoglalja a mobilalkalmazás projektben ezen a héten elvégzett feladatokat” .
- AI Writer for Work: Szüksége van egy ügyfélnek szóló frissítő e-mailre? A Brain másodpercek alatt megírja, az Ön hangvételéhez és szerepéhez igazítva. Adja meg neki a következő utasítást: „Írj egy e-mailt az érintetteknek, amelyben elmagyarázod, miért késik a kiadás, és mit tesznek a probléma megoldása érdekében”, és voilá ✨*
A ClickUp Brain közvetlen beágyazása a munkafolyamatába biztosítja, hogy kevesebb időt töltsön a projektadatok (szállítási határidők, projektkockázatok stb.) nyomon követésével, és több időt fordítson stratégiai döntések meghozatalára.
Ez a videó bemutatja, hogyan lehet egyszerűsíteni a projektmenedzsmentet a ClickUp Brain segítségével:
Automatizálja a prioritásokat a ClickUp Automations segítségével
A ClickUp Automations segítségével kódolás nélküli szabályokat hozhat létre, amelyek több projektben is műveleteket indítanak el. Az egyszerű „ha ez, akkor az” logika segítségével automatizálhatja a prioritások változásait, a feladatok kiosztását, az állapotfrissítéseket és az átadásokat. Nincs szükség manuális nyomon követésre.
Beállíthat automatizált funkciókat a prioritások vagy a felelősségi körök frissítésére, amikor:
- A feladat egy bizonyos állapotba kerül
- A határidő közeledik vagy már lejárt
- A feladat egy adott listában vagy projektben jön létre.
- Egy egyéni mező, például Prioritás vagy Ügyfél neve, frissül.
Példák:
- Automatikusan rendeljen feladatot a projektvezetőhöz, ha Prioritás = Magas
- Helyezze a feladatokat „Blokkolt” állapotba, ha egy függőség késedelmet szenved.
Az AI ügynökök elvégzik a nehéz munkát helyetted
A ClickUp Autopilot Agents egy lépéssel tovább viszi az automatizálást azzal, hogy azonnal reagál a prioritások változásaira. A szabályalapú automatizálásokkal ellentétben ezek az AI-ügynökök folyamatosan figyelemmel kísérik a feladatokat, megjegyzéseket és dokumentumokat, majd a kontextus alapján frissítik a prioritásokat vagy értesítik a tulajdonosokat.
Használhat egy előre elkészített Autopilot Agentet, vagy létrehozhat egy egyedi megoldást a munkafolyamatához.
Használja az előre elkészített Autopilot ügynököket, ha gyors, azonnal használható automatizálást szeretne a gyakori munkafolyamatokhoz, például a napi/heti állapotjelentésekhez vagy az automatikus frissítésekhez.
Másrészt a Custom Autopilot Agents a legjobb választás, ha olyan ügynökökre van szüksége, akik a saját logikáját követik (több lépéses kiváltók, feltételek vagy munkaterület-specifikus szabályok) a prioritások testreszabott kezelése érdekében.
A ClickUp legfontosabb funkciói
- Dokumentálja a folyamatokat: Tartsa az SOP-kat, a projektismertetőket és a stratégiai jegyzeteket egy helyen, mindig közvetlenül kapcsolva azokhoz a feladatokhoz, amelyeket támogatnak a ClickUp Docs segítségével.
- Belső kommunikáció egyszerűsítése: Használja a ClickUp Chat funkciót visszajelzések megbeszélésére, frissítések megosztására, csapattagok megemlítésére és a munka elvégzésére ugyanazon a projektmenedzsment eszközön.
- Projektek és munkák valós idejű kezelése: A ClickUp Dashboards segítségével nyomon követheti a sürgős, blokkolt és jóváhagyásra váró feladatokat több projektben is.
- Vizualizálja a munkafolyamatot: Váltson 15+ nézet között, hogy a változó projektigények alapján megtervezze, újraértékelje és átrendezze a prioritásokat.
- Időkövetés a jobb prioritások meghatározásához: Nézze meg, mire fordítja az idejét a csapata, hasonlítsa össze a becslésekkel, és módosítsa a prioritásokat a ClickUp Time Tracking segítségével.
- A munkafolyamatok közös vizualizálása: A ClickUp Whiteboards segítségével valós időben térképezheti fel a függőségeket, ötleteket gyűjthet, feladatokat átszervezhet és prioritásokat állíthat fel.
- Integrálja a technológiai eszközeivel: Használja a ClickUp Integrations szolgáltatást a csapat és az ügyfelek által használt eszközök közötti zökkenőmentes adatátvitelhez.
ClickUp előnyei
- Testreszabási funkciók és rugalmasság, amelyek bármilyen csapat vagy projekt típushoz igazodnak.
- Időkövetés és munkaterhelés-kezelés az összetett projektekben az erőforrások optimális elosztása érdekében
- Részletes jelentések és valós idejű irányítópultok a projektek átláthatóságáért
ClickUp hátrányai
- A kiterjedt funkciókészlet túlterhelheti az új felhasználót.
ClickUp árak
ClickUp értékelések és vélemények
- G2: 4,7/5 (több mint 10 000 értékelés)
- Capterra: 4,6/5 (több mint 4000 értékelés)
Miért kiváló több prioritás kezelésére?
Az AI-alapú projektvégrehajtással a ClickUp kiküszöböli az eszközváltás költségeit és központosítja a feladatkezelést. A munka halad előre anélkül, hogy frissítéseket kellene keresnie. A kontextust cselekvéssé alakítja azáltal, hogy automatikusan címkézi, hozzárendeli és eskalálja a feladatokat.
A ClickUp a feladatokat, dokumentumokat, ütemterveket, csevegéseket és mesterséges intelligenciát egyetlen konvergált mesterséges intelligencia munkaterületbe vonja össze, így minden prioritás ugyanahhoz a forráshoz igazodik.
Mit mondanak a ClickUp-ról a valódi felhasználók?
Ez a G2-es értékelés mindent elárul:
A ClickUp forradalmasította a projektek szervezését és a csapatom összehangolását. Imádom, hogy mennyire testreszabható – akár Kanban táblára, Gantt diagramra vagy csak egy egyszerű feladatlistára van szükségem, itt mindent megtalálok. A dokumentumok létrehozásának, a célok nyomon követésének és akár a platformon belüli csevegésnek a lehetősége megkímél minket attól, hogy több eszköz között ugráljunk. Ugyanakkor a rugalmasság eleinte kissé nyomasztó lehet. Csapatunknak egy kis időbe telt, mire rájött a legjobb beállításra, és az új tagok beillesztése egy kis képzést igényel.
A ClickUp forradalmasította a projektek szervezését és a csapatom összehangolását. Imádom, hogy mennyire testreszabható – akár Kanban táblára, Gantt-diagramra vagy csak egy egyszerű feladatlistára van szükségem, minden megtalálható benne. A dokumentumok létrehozásának, a célok nyomon követésének és akár a platformon belüli csevegésnek a lehetősége megkímél minket attól, hogy több eszköz között ugráljunk. Ugyanakkor a rugalmasság eleinte kissé nyomasztó lehet. Csapatunknak egy kis időbe telt, mire rájött a legjobb beállításra, és az új tagok beillesztése egy kis képzést igényel.
📚 További információ: Asana vs. Monday, melyik projektmenedzsment szoftver a jobb?
2. Asana (A legjobb strukturált projektkövetéshez és funkciók közötti csapatmunkafolyamatokhoz)
Az Asana egy feladatkezelő szoftver, amely egy központi helyen gyűjti össze a teendőit. A munkáját a teendőkkel összekapcsolva segít a feladatok hatékony prioritásainak meghatározásában.
A szétszórt post-it cetlikkel ellentétben az Asana egységes képet ad az összes feladatáról, több projekt és csapat között.
A MyTasks nézet összesíti az összes hozzárendelt feladatot egy kezelhető listában. Kezelni tudja a feladatok közötti kapcsolatokat is. Ha egy teljesítendő feladat több projektet érint, akkor a feladatot több helyre is hozzárendelheti, ahelyett, hogy duplikátumokat hozna létre.
A Portfóliók funkció irányító központként szolgál a több kezdeményezést felügyelő projektmenedzserek számára. A műszerfal segítségével láthatja, mely projektek haladnak a tervhez képest, és hol lehet túlterhelve a csapata, mielőtt a problémák kezelhetetlenné válnának.
Az Asana AI intelligens funkciókat épít közvetlenül a munkafolyamatába. Az AI betekintést nyújt a projekttervekbe, válaszol a következő lépésekkel kapcsolatos kérdésekre, és összefoglalót készít a legújabb előrehaladásról. Az AI Studio lehetővé teszi, hogy kódolás nélkül AI-munkafolyamatokat hozzon létre az ismétlődő feladatok automatizálására, anélkül, hogy technikai csapatokra lenne szüksége.
Az Asana legfontosabb funkciói
- Használja az AI-t projekttervek írásához és feladatok, projektek vagy portfóliók összefoglalásának elkészítéséhez, így minden részlet elolvasása nélkül is naprakész maradhat.
- Vegyen igénybe olyan AI-társakat, akik figyelemmel kísérik a projekt adatait, azonosítják a kockázatokat vagy a szűk keresztmetszeteket, és javaslatokat tesznek Önnek a teendőkre vonatkozóan.
- Tervezze meg a kapacitást és egyensúlyozza ki a munkaterhelést az Erőforráskezelés segítségével, hogy lássa, kinek van túlterhelése, és áthelyezze a prioritásokat, mielőtt szűk keresztmetszetek alakulnának ki.
- A Célok és jelentések funkciók segítségével kapcsolja össze a napi feladatokat a vállalati célokkal, így a prioritásokat a hatékonyság szem előtt tartásával kezelheti.
- Hozzon létre szabályokat, űrlapokat és automatizálásokat, hogy a munkát manuális beavatkozás nélkül lehessen áthelyezni a különböző szakaszok között, csökkentve ezzel a projektek közötti súrlódásokat.
Az Asana előnyei
- Rugalmas, komplex, több felhasználós projektekhez és erőforrás-tervezéshez
- Széles körű automatizálás, sablonok és integrációk a kézi munka csökkentése érdekében
Asana hátrányai
- Ha minden frissítés nem kerül megjelölésre az egyes személyekhez, a csapat tagjai nem látják azt, ami ellentmond a projektmenedzsment szoftverben a közös projekt láthatóságának céljának.
- Az Asana lehetővé teszi a függőségek kezelését, de nem rendelkezik automatikus átütemezés funkcióval, ezért más Asana alternatívákat is érdemes megismerni.
Az Asana árai
- Ingyenes
- Starter: 13,49 USD/hó felhasználónként
- Haladó: 30,49 USD/hó felhasználónként
- Vállalati: Egyedi árazás
- Enterprise+: Egyedi árazás
Asana értékelések és vélemények
- G2: 4,4/5 (több mint 12 300 értékelés)
- Capterra: 4,5/5 (több mint 13 500 értékelés)
Miért kiváló több prioritás kezelésére?
Az Asana összekapcsolja a projekteket, a függőségeket és a munkaterheléseket, így könnyen áttekinthetővé és gyorsan módosíthatóvá teszi őket. A réteges nézetek támogatják a feladatok különböző méretű nyomon követését, még akkor is, ha a prioritások változnak. Az automatizálás és a valós idejű frissítések biztosítják a funkciók közötti együttműködést anélkül, hogy szem elől tévesztenék a célokat.
Mit mondanak az Asana-ról a valódi felhasználók?
A G2 egyik értékeléséből:
Az Asana felülete rendkívül vonzó és interaktív, számos funkcióval rendelkezik, például automatizálással, a létrehozott kérelemformulákból közvetlenül a projektbe betöltődő mezőkkel, valamint a munkafolyamat több szintjén rendkívüli jelentéskészítési képességekkel. Emellett számos külső platformmal is integrálható, amelyeket a vállalatok rendszeresen használnak, így minden egy helyen összpontosulhat a különböző csapatok és ügyfelek számára.
Az Asana felülete rendkívül vonzó és interaktív, számos funkcióval rendelkezik, például automatizálással, a létrehozott kérelemformulákból közvetlenül a projektbe betöltődő mezőkkel, valamint a munkafolyamat több szintjén elérhető hihetetlenül sok jelentési lehetőséggel. Emellett számos külső platformmal is integrálható, amelyeket a vállalatok rendszeresen használnak, így minden egy helyen összpontosulhat a különböző csapatok és ügyfelek számára.
🧠 Érdekes tény: Bluma Zeigarnik pszichológus felfedezte, hogy az emberek általában jobban emlékeznek a befejezetlen vagy megszakított feladatokra, mint a befejezettekre. Ez a Zeigarnik-effektus néven ismert jelenség arra utal, hogy a befejezetlen feladatok kognitív feszültséget keltenek, ami miatt azok az ember tudatában előtérben maradnak, javítva ezzel a memóriát.
📚 Olvassa el még: Asana kontra ClickUp: melyik csapatkezelő eszköz a jobb?
3. Trello (a legjobb vizuális feladatkezelés táblák segítségével)
Egyetlen projekt tervezése és ütemezése kapacitás szempontjából egyszerű. De ha több projekt fut egyszerre, és nincs áttekinthető képetek a helyzetről, a feladatok hamarosan felhalmozódnak. Mielőtt észbe kapnátok, három feladatot kell egyszerre elvégeznetek.
A Trello projektmenedzsment és vizuális együttműködési eszköz segít proaktívan kezelni ezeket a prioritásokat és kapacitását.
Ahhoz, hogy megértsd, mennyit dolgozik a csapatod egy adott pillanatban, a Trello különböző nézeteket kínál.
A Naptár nézet megmutatja a közelgő feladatokat, így nem terheli túl bizonyos napokat vagy heteket. A műszerfal kiemeli a munkaterhelési mutatókat, például a határidőket és a kiosztott kártyákat, hogy elkerülje a szűk keresztmetszeteket.
A táblázat az összes tábláról összegyűjti a feladatokat egy rendezhető listába. A Timeline pedig Gantt-stílusban ábrázolja a feladatokat.
A kártyákhoz hozzáadhat releváns forrásokat, például mellékleteket és beszélgetéseket. Központosítsa a megjegyzéseket, állapotfrissítéseket és projektbeszélgetéseket a kártyákon.
Készítsen fejlett ellenőrzőlistákat a projektfeladatok részleteinek rögzítéséhez. Használja a műszerfalakat a Trello táblákon szereplő feladatok, például a lejárt feladatok vagy projektek havi nyomon követéséhez.
A Trello Inbox AI elemzi a Trello Inboxba mentett Slack és Teams üzeneteket, hogy kivonja a határidőket, prioritásokat és teendőket.
A Trello legfontosabb funkciói
- Állítson be szabályokat a kártyák automatikus áthelyezéséhez, a csapattagok kijelöléséhez vagy ellenőrzőlisták létrehozásához a Butler, a Trello automatizálási eszközével, meghatározott kiváltó események alapján.
- Bővítse munkaterületének képességeit azáltal, hogy a Power-Ups segítségével összekapcsolja azt a meglévő technológiai eszközkészletével.
- A Trello Inbox segítségével rögzítheti a teendőket a találkozók jegyzetéből, üzenetekből, e-mailekből és hangjegyzetekből.
- Húzza át a feladatokat a Trello beérkező levelek mappájából vagy tábláiból közvetlenül a Plannerbe.
- Az előre elkészített projektmenedzsment sablonok segítségével strukturált módon rögzítheti az összes, több projekthez kapcsolódó részletet.
A Trello előnyei
- Intuitív felület, amely mobil és asztali hozzáférést is támogat a munkavégzéshez útközben.
- Több mint 200 eszközzel integrálható a Power-Ups segítségével.
Trello hátrányai
- A fejlett jelentéskészítés és a projektek közötti nyomon követés fizetős Power-Up-okat igényel.
- A nagyobb vagy összetett projektekhez gyakran több táblára van szükség a szervezettség fenntartásához.
Trello árak
- Ingyenes
- Alapcsomag: 6 USD/hó felhasználónként
- Prémium: 12,50 USD/hó felhasználónként
- Vállalati: 17,50 USD/hó (éves számlázás)
Trello értékelések és vélemények
- G2: 4,5/5 (több mint 13 700 értékelés)
- Capterra: 4,5/5 (több mint 23 600 értékelés)
Miért kiváló több prioritás kezelésére?
A Trello vizuális jelzésekkel emeli ki a projektek prioritásait, elősegítve a táblák gyors átalakítását. Az automatizálás és az integrációk egyszerűsítik a feladatok mozgását a tervek fejlődésével. Különösen hatékony dinamikus környezetekben.
Mit mondanak a Trello-ról a valódi felhasználók?
Íme, mit mondott egy Capterra-felhasználó:
Több mint tíz éve használom a Trellót. Az ingyenes verzió több változatot is megélt, de még mindig jó ár-érték arányt kínál – különösen ügynökségeknél és tanácsadó cégeknél, ahol az alkalmi ügyfélhasználat esetén alkalmazott, felhasználónkénti árazás túl drága. Tapasztalatom szerint ügyfeleim imádják a könnyű használhatóságát az alternatívákhoz képest.
Több mint tíz éve használom a Trellót. Az ingyenes verzió több változatot is megélt, de még mindig jó ár-érték arányt kínál – különösen ügynökségeknél és tanácsadó cégeknél, ahol az alkalmi ügyfélhasználatért fizetendő egyéni díjak túlságosan magasak. Tapasztalatom szerint ügyfeleim imádják a könnyű használhatóságát a többi alternatívához képest.
📮 ClickUp Insight: A szakemberek csupán 7%-a állítja, hogy elsősorban a feladatkezelés és a szervezés területén támaszkodik az AI-ra. Ennek egyik oka lehet, hogy a legtöbb eszköz csak szűk területeket fed le, mint például a naptárak, a teendőlisták vagy az e-mailek.
A ClickUp segítségével az AI még tovább terjed. Egy helyen összekapcsolja az e-mailjeit, kommunikációját, naptárát, feladatait és dokumentumait. Akár azt is megkérdezheti: „Melyek a mai prioritásaim?”, és a ClickUp Brain átvizsgálja a munkaterületét, hogy egy világos, sürgősség alapján rendezett listát adjon Önnek. Ezzel a ClickUp öt vagy több alkalmazás erejét egyesíti egy egyszerű szuperalkalmazásban.
📚 További információ: Trello kontra ClickUp: melyik projektmenedzsment eszköz a legjobb?
Egyéb említésre méltó termékek
Íme néhány további projektmenedzsment eszköz, amelyek megakadályozzák a prioritások ütközését:
- Monday. com: Lehetővé teszi a prioritások hozzárendelését, a munkaterhelés vizualizálását és a több projektben végzett nyomon követés automatizálását. Az idővonal, a naptár és a munkaterhelés nézetek korán jelzik a kapacitási problémákat, így kiegyensúlyozhatja a munkaterhelést.
- Notion: A feladatok, dokumentumok, értekezletjegyzetek és adatbázisok egyetlen helyen vannak összevonva, így semmi sem vész el a szétszórt eszközök között. A kapcsolt adatbázisok segítségével láthatja, hogyan kapcsolódnak egymáshoz a különböző projektek feladata, így könnyebben felismerheti a változó prioritásokat, és egyetlen helyen frissítheti azokat.
- Jira: A termék- és mérnöki csapatok számára a Jira sprinteket, backlogokat és függőségek nyomon követését használja a prioritások rangsorolásához. Az ütemtervek megmutatják, hogy az egyik projektben bekövetkező változások hogyan hatnak a többire, így megelőzve a párhuzamos kezdeményezések kezelése során fellépő szűk keresztmetszeteket.
- Smartsheet: Táblázatos stílusú PM eszköz Gantt-, rács- és kártyanézettel. A kritikus út nyomon követése és a függőségek kezelése megkönnyíti a prioritások átrendezését és az ütemterv módosítását. Hasznos, ha több ütemterv egyszerre halad.
- Wrike: A valós idejű irányítópultok és az állapotvezérelt automatizálás révén a prioritások változásai azonnal láthatóvá válnak. A munkaterhelési diagramok kiemelik a túlterhelt csapattagokat, míg a kérelemformulák a beérkező munkákat a meglévő prioritásoktól eltérve irányítják tovább.
- Airtable: Adatbázis-stílusú feladatkezelő, amely összekapcsolja a kapcsolódó projekteket összekapcsolt rekordok segítségével. A Galéria, Kanban és Idővonal nézetek segítenek vizualizálni a változó prioritásokat és kapacitásokat a csapatok között.
- Csapatmunka: Olyan ügynökségek számára készült, amelyek egyszerre több ügyféllel dolgoznak. Az időkövetés, a munkaterhelési diagramok és a projekt szintű jövedelmezőség segít a csapatoknak a bevételt generáló munkák prioritásainak meghatározásában.
💡 Profi tipp: A „csúcs-vég” szabály szerint az emberek az élményeket elsősorban a csúcsponton és a végén érzett élményeik alapján ítélik meg, nem pedig a teljes időtartam alapján. A feladatkezelésben a legfontosabb prioritások korai elvégzése vagy a nap kis sikerekkel való befejezése növelheti a motivációt.
Hogyan lehet hatékonyan kezelni a több prioritást (tippek + bevált gyakorlatok)
Az eszközök csak bizonyos mértékig segíthetnek. Ha több projekt munkájának szervezésével és kezelésével küzd, ezek a stratégiák segítenek abban, hogy minden a terv szerint haladjon:
1. Mentse el munkafolyamatait, és készítsen belőlük sablonokat
Képzelje el a következő helyzetet: éppen befejezte az év utolsó negyedévének marketingkampányát, és készül a következő évre. Nem emlékszik, hogyan állította be a jelentési irányítópultot.
Ráadásul több projektet is kezel. Nem biztos benne, hogy melyek a kezdeti összetevők, így hogyan tudja megismételni a kampányt anélkül, hogy kihagyná a fontos feladatokat és részleteket?
✅ Megoldás: Sablonok készítése a fontos munkafolyamatokhoz. Így, amikor új projektet indít, egyszerűen csak be kell illesztenie az adatokat. Gyorsabban és hatékonyabban indulhat el.
💡 Profi tipp: Használja a ClickUp több projekt állapotjelentés sablonját, hogy minden projektje hozzáférhető és rendezett legyen.
Áttekintést kap az összes szükséges részletről, beleértve a projekt fázisát, állapotát, költségét, minőségét és ütemtervét. A címkézés, az alfeladatok, a prioritási címkék és a több felelős segítségével értesítést kap, ha késedelem vagy akadály merül fel.
2. Kíméletlenül rangsorolja a feladatokat
Ha több prioritást kell kezelnie, minden sürgősnek tűnik.
Feladatokat vált, üzenetekre válaszol és megbeszéléseken vesz részt. A nap végére a valódi prioritású munkája nem haladt előre.
✅ Megoldás: Alkalmazzon Ivy Lee módszert.
Minden munkanap végén írja le a következő nap hat legfontosabb feladatát, és rangsorolja őket fontossági sorrendben. Koncentráljon arra, hogy egyenként végezze el őket, és csak az előző feladat befejezése után haladjon tovább a listán.
⚒️ Gyors tipp: A nap végén, amikor az agya már nem működik, hagyja, hogy a ClickUp Brain megkönnyítse az életét. Használja a következőkre:
- Mondja el prioritási listáját, ahelyett, hogy begépelné. A Brain MAX Talk to Text funkciója rögzíti a hangját, és gondolatokat feladatokká alakítja.
- A ClickUp Brain a feladatok, csevegések, dokumentumok, mellékletek – sőt, még a PDF-fájlok – között is keres, és az Enterprise Search segítségével megadja Önnek a választ. Nem kell időt pazarolnia a projektadatok átnézésével, hanem azonnal megkapja, amire szüksége van.
- Az AI Notetaker automatikusan csatlakozik a hívásokhoz, leírja azokat, kivonja a teendőket, hozzárendeli azokat a megfelelő személyhez, és visszakapcsolja őket a projekthez.
- Szabaduljon meg az AI-k elterjedésétől egy alkalmazással, amely minden munkájához alkalmas. A Brain összekapcsolja a prioritásokat a feladatok, dokumentumok, üzenetek, táblázatok, értekezletek jegyzetek, sőt még harmadik féltől származó alkalmazások között is, így a legfontosabb munkák nem maradhatnak figyelmen kívül.
⚡ Sablonarchívum: Ingyenes sablonok több projekt nyomon követéséhez, hogy projektjei óramű pontossággal működjenek
3. Határozza meg a célokat, terveket és elvárásokat a kezdetektől fogva
Szabványos projekttervezési folyamat vagy egyértelmű projektmenedzsment módszertan nélkül minden új projektet másképp kezelnek.
Az eredmény? A teljesítések következetlenek lesznek, a projektmenedzserek újra feltalálják a kereket, és a csapatok különböző feltételezések alapján működnek. Senki sem rendelkezik egységes képpel a prioritásokról, a felelősségi körökről vagy az ütemtervekről.
✅ Megoldás: Tervezze meg a folyamatot és a felelősségi köröket még a projekt megkezdése előtt.
Projekt szinten vázolja fel a célokat, a mérföldköveket, a függőségeket és a visszajelzések/jóváhagyások lépéseit. Program szinten határozza meg a csapat szintű célokat, és mutassa be, hogyan kapcsolódnak azok az üzleti célokhoz.
Ha az elvárások előre meghatározásra kerülnek, a csapatmunka könnyebbé válik, és a feladatok végrehajtása ismételhetővé válik – különösen akkor, ha a feladatkezelő szoftver sablonokat és projektindításokat támogat.
⚒️ Gyors tipp: Miután felvázolta a célokat, a mérföldköveket, a teljesítendő feladatokat és a felelősségi köröket a projektdokumentumban, adjon hozzá AI kártyákat a ClickUp irányítópultjához, hogy ezek az elvárások láthatóak és automatikusan frissüljenek.
Használja az AI kártyákat a következőkre:
- Mutassa meg a célt és a projekt állapotát valós időben
- Helyezzen el egy AI Executive Summary Card kártyát a projekt irányítópultján, hogy átfogó képet kapjon az állapotról, a költségekről, az ütemtervről és a kockázatokról.
- Használjon AI StandUp Card kártyát a Home oldalon, hogy minden tulajdonos pontosan lássa, mi a feladata aznap.
⚡ Sablonarchívum: Ingyenes projektprioritizálási sablonok a feladatok szervezéséhez
4. A projektek közötti munkaterhelés egyensúlyba hozása
Ha minden projektet külön-külön tervez, akkor nem tudja átlátni, hogy az adott személy milyen munkát végez a különböző projektekben.
Arra támaszkodik, hogy az illető személy tájékoztatja Önt, ha a munkaterhelés túl kevés vagy túl sok. Erről csak akkor értesül, ha a határidőt nem tartják be, vagy amikor az illető végre megszólal. Ezzel pedig a hatékony erőforrás-elosztás egész célja meghiúsul.
✅ Megoldás: Az első lépés a probléma megoldásához az, hogy minden projektjét egy helyen kezelje (tipp: projektmenedzsment eszköz). Ezután érdemes megnéznie az egyes projektek összes feladatát és azok felelőseit.
Ennek alapján eltávolíthat vagy delegálhat feladatokat, hogy a projektek a terv szerint haladjanak, és elkerülje a kiégést. Ne feledje azonban, hogy nem minden PM-eszköz tartalmaz erőforrás-kezelő eszközöket vagy munkaterhelés-szűrőt. Ezért válasszon okosan.
💡 Profi tipp: A ClickUp Workload View funkciójával vizualizálhatja az egyes személyek rendelkezésre álló kapacitását az időbecslések, a story pontok vagy az egyéni erőfeszítési mezők alapján. Az egyes személyek kapacitása piros, zöld vagy sárga színnel jelenik meg, így egy pillantásra látható a munkaterhelésük.
👀 Tudta? A „multitasking” kifejezés félrevezető. Az emberi agy nem képes két vagy több feladatot egyszerre végrehajtani. Kutatások szerint, amikor több feladatot próbálunk egyszerre elvégezni, agyunk „feladatváltásba” kezd. A kontrollt és a tartós figyelmet támogató neurokognitív rendszerekre nehezedő megnövekedett igény lassabb teljesítményhez és több hibához vezet, mint amikor egyetlen feladatra koncentrálunk.
Hatékony prioritáskezelés a ClickUp projektmenedzsment szoftverével
Vessen véget a több prioritás közötti versengés káoszának ezeknek az egyszerű, de hatékony stratégiáknak a bevezetésével.
Ha egy olyan projektmenedzsment eszközzel párosítja őket, mint a ClickUp, akkor nyomon követheti a projekt előrehaladását, szervezett maradhat, és minden alkalommal elérheti a projekt teljesítménycéljait.
Ha szeretné tökéletesen elsajátítani a feladatok prioritásainak meghatározását, regisztráljon ingyenesen a ClickUp szolgáltatásra.