Több projekt egyidejű kezelése kaotikus lehet – éppen amikor egy feladat megoldódik, egy másik határidő jelenik meg, vagy a prioritások változnak. Ez a folyamatos változás túlterhelheti a projektmenedzsereket, a csapatvezetőket és a kisvállalkozókat.
Egyszerű megoldás? Keresd meg a „több projekt nyomon követési sablon Excel” kifejezést. 💡
Ezek a sablonok a Microsoft Excel bevált funkcióit használják, hogy segítsenek a projektek összehangolásában. Az Excel-sablonok egyszerű feladatokhoz kiválóan alkalmasak, de manuális frissítést igényelnek, ami hatással lehet a projektek közötti folyamatokra (különösen komplex felépítésű rendszerekben).
Hogy megkönnyítsük a választást, összegyűjtöttük kedvenc több projekt nyomon követési sablonjainkat – beleértve az Excel-kompatibilis opciókat és néhány ClickUp kedvencet.
De először nézzük meg közelebbről, hogy miről is szólnak ezek a sablonok.
Mik azok a több projekt nyomon követési sablonok?
A több projekt nyomon követésére szolgáló sablonok olyan eszközök, amelyek segítségével egyszerre több projektet is kezelhet anélkül, hogy szem elől tévesztené az egyes határidőket vagy feladatokat. Világos, áttekinthető képet nyújtanak az egyes projektekről egymás mellett, így könnyen felismerheti a függőségeket és rangsorolhatja a feladatokat.
Nincs többé ugrálás a táblázatok, e-mailek és alkalmazások között a projektmenedzsment során.
Ezek a sablonok megkönnyítik a többfunkciós csapatok számára, hogy naprakészek maradjanak és együttműködjenek. Osztja ki a feladatokat, ossza meg a frissítéseket, és hangolja össze az érdekelt feleket ugyanazon célok elérése érdekében.
Például az értékesítési és ügyfélszolgálati csapatok több projektre kiterjedő CRM-sablont használhatnak a különböző ügyfelekkel folytatott telefonhívások és e-mailek nyomon követésére az ügyfél életciklusának különböző szakaszaiban. Emellett megjelölhetik értékesítési képviselőiket, hogy nyomon kövessék az új potenciális ügyfeleket, vagy egyeztessenek a marketingcsapattal a célzott promóciós anyagok elkészítéséről – mindezt ugyanazon a platformon belül.
💡Profi tipp: Integrálja a feladatkezelő szoftvert a projektkezelő sablonjába, hogy valós időben, részletesen betekintést nyerjen a csapat munkaterhelésébe. Ez segít elkerülni a kiégést és betartani a határidőket.
Mi teszi jóvá egy több projekt nyomon követési sablont?
A hatékony többprojekt-követési sablonok középpontjában a szervezés, a csapatmunka és az Ön egyedi igényei állnak. Íme a kötelező funkciók:
- Világos áttekintés: Válasszon olyan sablont, amely logikus hierarchiát kínál a projektjeihez, és világosan bemutatja a határidőket, az erőforrásokat és a prioritásokat.
- Nyomonkövetési funkciók: Válasszon olyan sablont, amely eszközöket tartalmaz mind az átfogó célok, mind a projektspecifikus mérföldkövek nyomon követéséhez.
- Testreszabható megjelenés: Válasszon olyan sablont, amely lehetővé teszi a mezők, widgetek és elrendezések testreszabását a projektjei változó igényeinek megfelelően.
- Feladatkezelési funkciók: Keressen olyan sablont, amely lehetővé teszi a feladatok egyszerű létrehozását, kiosztását és nyomon követését, hogy biztosítsa a csapatokon belüli és közötti felelősségvállalást.
- Központi irányítópult: Válasszon egy sablont, amely egységes projektmenedzsment irányítópulttal rendelkezik, és amely összes projektjének információit egy képernyőn jeleníti meg.
- Együttműködési eszközök: Keressen olyan sablont, amely beépített kommunikációs funkciókkal rendelkezik, például megjegyzésekkel és fájlcsatolásokkal, hogy könnyen megoszthassa az információkat.
- Vizualizációs funkciók: Válasszon olyan sablont, amely olyan eszközöket tartalmaz, mint a Gantt-diagramok vagy a Kanban-táblák, amelyek segítségével gyorsan láthatja az előrehaladást és felismerheti az akadályokat.
11 ingyenes több projekt nyomon követési sablon
Több projekt nyomon követése igazi próbatétel minden robusztus projektmenedzsment szoftver számára. Ehhez nem elég csak a feladatok listájáról leellenőrizni a teljesített feladatokat; világos rálátás kell arra, hogy mi történik, mikor történik, és hogyan kapcsolódik mindez a nagyobb célokhoz.
A ClickUp egy felhasználóbarát projektmenedzsment szoftver, amelynek célja a munkafolyamatok egyszerűsítése és a haladás nyomon követése. A projektfeladatok kezelésétől a különböző eszközök integrálásán át az AI használatáig az erőforrások intelligens elosztása érdekében, a ClickUp Workspace minden lényeges elemet egyetlen központban egyesít.
Akár egyetlen projektet, akár egy egész portfóliót kezel, a ClickUp projektmenedzsment megoldása valós idejű betekintést és automatizálást biztosít, hogy mindig a céljait tartsa szem előtt.
Fejlett vizualizációs és jelentéskészítési funkciói segítségével teljes áttekintést kaphat az erőforrások és a költségvetés elosztásáról, az egyéni és csapatmunka terheléséről, a lemaradásokról és függőségekről, valamint még sok másról.
Az alábbiakban összegyűjtöttük a legnépszerűbb, sokfunkciós többprojekt-követési sablonjainkat. Ha azonban inkább a hagyományos megközelítést részesíti előnyben, az Excel egyszerűsége is megvan a maga varázsa. Fedezze fel a két világ legjobbjait, és találja meg a projektmenedzsment igényeinek leginkább megfelelőt.
1. ClickUp több projekt állapotjelentés sablon
A ClickUp több projekt állapotjelentés sablonja egy kezdőbarát lehetőség, amely segít a projektek szervezettségének és hozzáférhetőségének megőrzésében.
A sablonok középpontjában egy portfólió-dashboard áll, amely színekkel jelölt mutatók és hangulatjelek segítségével vizuálisan összefoglalja az egyes projektek legfontosabb aspektusait (például prioritás, állapot, költség és időtartam). Minden projektnek van egy saját oldala, amely ehhez a központi Wiki-hez kapcsolódik. Az oldalak egy összefoglaló táblázattal kezdődnek, amely kiemeli a legfontosabb részleteket, például a prioritásokat és a határidőket.
A mélyebb elemzés érdekében minden oldal tartalmaz egy projektállapot-jelentést és állapotra vonatkozó információkat, például a kockázati szinteket és a cselekvési terveket. Emellett nyomon követi a költségeket az becsült és a tényleges értékek összehasonlításával, így világos képet adva a fennmaradó költségvetésről.
A „Minőség-ellenőrzés” táblázat nyomon követi a teljesítések ellenőrzési állapotát, a „Ütemezés-ellenőrzés” táblázat pedig lebontja az egyes feladatokra fordított időt, összehasonlítva a becsült órákat a ténylegesen ledolgozott idővel. Ezeknek a funkcióknak köszönhetően több projekt ütemezésére szolgáló sablonként is használható!
Ideális: Marketingvezetőknek, akik egyszerre több kampány állapotát szeretnék nyomon követni.
2. ClickUp projektkövető sablon
A ClickUp projektkövető sablon rugalmas módszert kínál több projekt, feladat és ütemterv nyomon követésére egy helyen. Különböző nézetek között válthat, hogy hatékonyabban kezelje az erőforrásokat.
Először is, van egy „Általános lista” nézet, ahol hozzáadhat és címkézhet feladatokat az egyes projektekhez, valamint olyan részleteket, mint a fontos dátumok, személyek és prioritások. Ezután a feladatokat a projekt szakasza szerint rendezheti – gondoljon például a felkészülésre, a gyártásra vagy az élő közvetítésre – és egy egyszerű RAG (piros, sárga, zöld) rendszer segítségével nyomon követheti az előrehaladást.
Ha inkább a vizuális megközelítést részesíti előnyben, a Gantt-diagram nézet segít megérteni, hogy a különböző projektek feladatait hogyan illesztheti össze ugyanazon az idővonalon.
Van egy táblázatos nézet is, amelyet testreszabhat, hogy több projekt feladatait is megjeleníthesse, és azokat a felelősök vagy a projektcímkék szerint csoportosítsa. Ez átfogó képet ad a csapata munkaterheléséről.
Ideális: Több termékvonalat egyszerre vezető termékfejlesztési vezetők számára.
3. ClickUp egyszerű Gantt-diagram sablon
A ClickUp egyszerű Gantt-diagram sablonja tartalmaz egy „Projektterv” fület, ahol az összes különböző projekt részleteit egy praktikus listába viheti be.
Csak jelölje meg az egyes feladatokat a hozzájuk tartozó projekttel, és rendezze őket úgy, hogy a megfelelő sorrendben legyenek elvégezve. Ez a Gantt-diagram sablon automatikusan szinkronizálja az adatokat, így világos képet kaphat az egyes projektek előrehaladásáról.
Ezen a táblázaton minden projektjét vizualizálhatja, így könnyen láthatja, hogyan fedik egymást, és hatékonyan kezelheti az erőforrásokat. Ez segít előre felismerni a lehetséges akadályokat és nyomon követni a projekt előrehaladását.
Ideális: IT-projektmenedzserek számára, akik webes és mobilalkalmazás-fejlesztési projekteket felügyelnek.
4. ClickUp projektjelentési sablon
A ClickUp projektjelentési sablon egységesített Wiki-oldalként szolgál, amely gyors áttekintést nyújt minden egyes projekt fontos elemeiről – a legfontosabb érdekelt felekről, a dátumokról, a haladásról és egyebekről. Beállíthat egy fő Wiki-oldalt az egész portfóliójához, külön mappákkal az egyes projektekhez.
Ez a kezdőknek is könnyen használható sablon minden projekthez tartalmaz egy színkóddal ellátott tevékenységi ütemtervet, amely megkönnyíti a prioritások és az állapotok áttekintését. Ha egy határidő elmulasztásra kerül, ez a projektállapot-jelentés sablon jelzi azt, rögzíti az okokat, és nyomon követi a hatást, valamint a szükséges korrekciós intézkedéseket.
Ezen felül oszlop- és kördiagramok segítségével egy helyen követheti nyomon a projekt mutatóit, például az állapotot, a prioritásokat és a költségvetés felosztását.
Ideális: Portfóliókezelők számára, akik különböző szektorokban végzett projektekről szeretnének jelentéseket összeállítani.
5. ClickUp projektzárási sablon
A ClickUp projektzárási sablon egy kezdőknek is könnyen használható eszköz, amelynek célja több projekt lezárási folyamatának optimalizálása egy központi helyen.
A „Feladatkezelés” nézetben nyomon követheti az összes lezárandó feladat állapotát, beépített képletekkel a szállítási idők, az eskalációs igények és a projekt állapota tekintetében.
Emellett áttekintheti a csapat teljesítményét, a kommunikációt és a tanulságokat, miközben prioritásokat állít fel és ütemezi a fennmaradó feladatokat az egyes projektekben.
Ideális: értékesítési vezetők számára, akik több értékesítési kezdeményezést zárnak le és valós idejű adatok alapján finomítják a jövőbeli stratégiákat.
6. ClickUp projektütemterv-sablon
A ClickUp projektütemterv-sablon több projekt mérföldköveinek feltérképezésére szolgál, így áttekinthető képet kap, amelyet könnyen megoszthat ügyfeleivel.
Ez a középhaladó szintű sablon Gantt-diagramot tartalmaz a függőségek és az ütemtervek makroszintű kezeléséhez, így biztosítva, hogy csapataid szinkronban maradjanak a közelgő feladatokkal.
A projekttervet „Lista nézetben” is létrehozhatja, ahol az állapot, a megbízott vagy a típuscsoport feladatok nagyobb rugalmasságot biztosítanak az egyes projektek kezelésében. Az egyéni mezők segítenek nyomon követni a sprint számokat és a haladási sávokat, míg az „Összefoglalás” fül a megbízottak szerinti munkaterhelést mutatja, segítve az erőforrások felhasználásának optimalizálását.
Használja a ClickUp Brain mesterséges intelligenciájára épülő tudását, hogy automatikusan kontextusgazdag betekintést nyerjen a folyamatban lévő projektekbe. Ezzel csapata gyorsan hozzáférhet a legfontosabb információkhoz, így az ütemterv rugalmas és naprakész marad.
Ideális: Csapatok számára, amelyek változáskezelési, kulturális átalakulási vagy technológiai bevezetési lépéseket állítanak össze.
7. ClickUp projektmenedzsment portfólió sablon
A ClickUp projektmenedzsment portfólió sablon strukturált módszert kínál a többfunkciós projektek nyomon követésére. Ez a többprojektes tervezési sablon mappaszinten szervezi a projekteket, biztosítva a szisztematikus nyomon követést és a csapatok közötti szilárd határok lebontását.
A „PMO Roadmap” mappa tartalmazza az összes fontos kezdeményezést és mérföldkövet, valamint egyéni mezőket a prioritások jelöléséhez, az időbecslésekhez és egyebekhez. A „Project Health” mappa áttekintést nyújt a projekthez rendelt feladatokról, és még egy költségvetés-nyomonkövetési képletet is tartalmaz.
Ez a kezdőknek is könnyen használható sablon „Heti állapotjelentések” nézetet tartalmaz, amely gyors áttekintést nyújt a folyamatban lévő feladatokról. Emellett munkaterhelési diagramok is rendelkezésre állnak, amelyek részletes képet adnak a feladatokról, az időbecslésekről és a sprint pontokról.
Ideális: Programmenedzserek számára, akik egy nagyobb programon belül kapcsolódó projekteket koordinálnak, például egy termékfejlesztési ciklusban.
8. ClickUp projektmenedzsment sablon
A ClickUp projektmenedzsment sablon komplex, többfunkciós projektek teljes körű kezelésére készült. Ez a fejlett szintű sablon a különböző szállítási csapatok közötti csapatmunkára összpontosít, és összehangolja a projekt céljait a vállalat OKR-jeivel, segítve Önt a hatékony projektcélok kitűzésében.
A „PMO Wiki” a csapatok áttekintéseinek, SOP-jainak és egyebek tárolóhelyeként szolgál. A „PMO Roadmap” részben nyomon követheti az olyan részleteket, mint az osztály, a projekt leírása, a sikermutatók és a színkóddal jelölt projektfázisok. Van még egy „PMO Request Form” is, amelyen a csapat tagjai segítséget kérhetnek, ha szükségük van rá.
A projektek különböző szakaszait „Haladási táblával” kezelheti, amelyen nyomon követheti a mérföldköveket, valamint egy „Sürgős feladatok” szakasszal, amely kiemeli a haladéktalanul figyelmet igénylő feladatokat. A projektmenedzserek Kanban-stílusú elrendezésben láthatják az egyes negyedévek céljait, teljesítménykövető haladási sávokkal kiegészítve.
Ideális: digitális marketing menedzserek számára, akik éves kampányokat koordinálnak a közösségi médiában, e-mailben és weboldalakon.
➡️ További információ: 20 ingyenes projektmenedzsment sablon
9. Több projekt nyomon követési sablon Excel X-ben
Az Excel használata a projektmenedzsmentben hagyományosan népszerű.
Az Excel X több projekt nyomon követési sablonja egy központi Excel-központot kínál az összes projekt részleteinek, megkönnyítve ezzel több projekt egyidejű kezelését.
Ez a sablon tartalmaz egy „Dashboard” (Műszerfal) lapot, amely áttekinthető képet ad a projektekről, valamint egy Gantt-diagramot, amely vizuálisan ábrázolja az ütemterveket és a függőségeket. Emellett láthat egy oszlopdiagramot is, amely összefoglalja az egyes projektek előrehaladását, valamint egy feladat-teljesítési bontást, amely a feladatokat a teljesítésük százalékos aránya szerint kategorizálja.
A hatékony projekttervezéshez Excelben is létrehozhat Gantt-diagramot.
Ideális: Helyi vállalkozások, például kávézók vagy edzőtermek marketingcsapatai számára, akik egyszerű eszközt keresnek marketingtevékenységeik szervezéséhez.
10. Excel több projekt nyomon követési sablon az Analysistabs-tól
Az Excel X elrendezés speciális változata, az Analysistabs Excel több projekt nyomon követési sablonja összesíti projektjeinek minden aspektusát egy felhasználóbarát táblázatba.
A teljes projekt előrehaladását bemutató kördiagramok és a feladatok befejezési százalékát bemutató oszlopdiagramok segítségével áttekintést kaphat a projektekről, a fontos dátumokról és a befejezéshez szükséges személynapokról.
Ez a projektelőrehaladás-követő sablon naprakész állapotáttekintést nyújt, és automatikusan frissül, hogy tükrözze a projekt állását.
Ideális: Kiskereskedelmi vezetők számára, akik több üzlet megnyitását és a készletek újratöltését felügyelik.
11. Excel több projekt nyomon követési sablon a ProjectManager-től
A ProjectManager Excel több projekt nyomon követési sablonja egy magas szintű eszköz több projekt és azok adatainak kezeléséhez. Egyszerűsíti az erőforrások elosztását, és áttekintést nyújt az összes projekt KPI-jéről, hatékonyan nyomon követve a teljesítményt.
A feladatok függőségét is sorba rendezheti – például start-to-start és start-to-finish – és hozzárendelheti őket a csapat tagjaihoz. Vannak speciális oszlopok is a teljesítés százalékos arányának és az állapotfrissítéseknek a nyomon követéséhez.
Ideális: vezetői pozícióban lévő vezetők számára, akik kulcsfontosságú kezdeményezéseket figyelnek és egyoldalas összefoglalót keresnek a stratégiai összehangoláshoz.
➡️ További információk: A 11 legjobb Excel-alternatíva és versenytárs (funkciók, előnyök, hátrányok, árak)
Fokozza projektmenedzsmentjét a ClickUp több projekt nyomon követési sablonjaival
A projektmenedzsment Excel-sablonok régóta alapvető fontosságúak az egyszerűbb munkafolyamatokhoz. De ahogy a csapata bővül és a projekt ütemtervei megnyúlnak, ezek a klasszikus sablonok nehézkessé válhatnak. Itt jön be a ClickUp.
Akár 3, akár 300 projektet kezel, a ClickUp segítségével könnyedén méretezheti beállításait, anélkül, hogy merev formázással kellene bajlódnia. A valós idejű frissítéseknek köszönhetően minden csapat szinkronban marad, és a projektek menet közben is módosíthatók, anélkül, hogy ez befolyásolná a haladást.
Ráadásul fejlett automatizálási és integrációs funkcióink még könnyebbé teszik a munkaterhelés kezelését. És a hab a tortán? Ezek a sablonok teljesen ingyenesek. ✨
Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-on, és kezdje el kezelni összes projektjét egy intuitív platformon.