Képzelje el, hogy egy focicsapat látás nélkül lép pályára. A rossz passzoktól a rossz pozicionálásig folyamatosan hibákat követnek el, amíg végül vereséget szenvednek.
Észrevette a problémát? A felkészülés hiánya (vagy talán csak nem a legjobb napjuk van).
A PI vagy programnövelési tervezési esemény sem különbözik ettől. Ezek az események olyanok, mint a csapatmegbeszélések, ahol a tagok találkoznak, hogy megvitassák a felhalmozódott feladatokat, felmérjék a szervezet felkészültségét és megtervezzék a jövőbeli lépéseket. A PI-tervezés lehetővé teszi a szervezet több részlegének, hogy összehangolják és megosszák a sikerre vonatkozó közös elképzeléseiket – pontosan úgy, ahogy a jól felkészült futballisták pontosan tudják, mikor kell támadniuk vagy védekezniük.
Bármely termékfejlesztő csapat számára a PI tervezési ülés megfelelő lebonyolítása már fél siker. Ennek elmulasztása kommunikációs problémákhoz, a csapatmunka hiányához és a felhasználói vagy ügyféligények valódi megértésének hiányához vezet.
Ebben az útmutatóban egyszerűsítettük a PI tervezési folyamatot az Ön számára – áttekintjük, hogyan lehet célokat kitűzni, kihívásokat megoldani és az iparág legjobb gyakorlatait felhasználni, hogy minden ülésen kiváló eredményeket érjen el!
Mi az a PI tervezési esemény, és mely csapatoknak van rá szükségük?
A SAFe (Scaled Agile Framework) része, a PI vagy Project Increment tervezés egy standard csapatrendezvény, amelyet fix időközönként, általában 8-12 hetente tartanak.
Ez segít az agilis keretrendszerben működő csapatoknak az érdekelt felekkel való együttműködésben, valamint a várt eredmények elérése érdekében bizonyos elvek betartásában való megállapodásban vagy szavazásban. A megállapodás után az Agile Release Train (ART) minden csapattagja biztosíthatja, hogy a továbbfejlesztett termék vagy szolgáltatás időben megjelenjen.
A megbeszélés során kialakított vízió, célok és eredmények ideiglenesek, és a következő programfejlesztési tervezési megbeszélésen módosulhatnak.
Minden agilis csapatnak szüksége van PI-tervezésre?
Üzleti kontextusban érdemes megjegyezni, hogy a PI-tervezés leginkább nagyvállalatok és hibrid csapatok esetében működik jól, ahol a nagyobb csoportok koordinálása nehézségekbe ütközhet. Míg a rendszeres sprint-megbeszélések és retrospektívák kisebb csapatok számára alkalmasak, a sok résztvevővel zajló kiterjedt üléseket jobb, ha egy kialakult PI-tervezési folyamat szerint tartják.
Az ötlet az, hogy segítse az alkalmazottakat és az érdekelt feleket abban, hogy egy hullámhosszon legyenek. Hogyan? Nos, az eseményen részt vevő tagok közösen kidolgoznak egy ütemtervet. Ez valami, amiben a csapatok egyetértenek, és ami megteremti az alapot a konfliktusmentes jövőbeli folyamatokhoz.
Egyes csapatok PI-tervezési ünnepséget szervezhetnek, hogy átgondolják a jelenlegi döntéshozatali folyamatokat, azonosítsák a hatékonysági hiányosságokat és megosszák visszajelzéseiket. Ezek az események elősegítik a projekt általános előrehaladását érintő meglévő és potenciális kihívások megvitatását is.
Kik a PI-tervezés résztvevői?
Technikailag egy PI tervezési eseményen minden érdekelt félnek és csapatnak részt kell vennie egy agilis kiadási vonatból. Az alábbi táblázatban megtalálja a főbb résztvevők szerepeinek áttekintését:
| Tag | Felelősség |
| Termék tulajdonos | Biztosítja, hogy a fejlesztőcsapat jól megértse az érdekelt felek követelményeit. |
| Release train engineer | Kommunikál a vezetőkkel és az érdekelt felekkel a folyamatos fejlesztés előmozdítása és a program kockázatainak minimalizálása érdekében. |
| Scrum mester | Felelős a PI tervezési üléshez szükséges anyagok elkészítéséért. |
| Fejlesztők | Feltárja a visszajelzéseket, és változtatásokat hajt végre a termék funkcióinak hozzáadására, eltávolítására vagy módosítására. |
Egyes csapatok létrehoznak egy kijelölt programtanácsot tanácsadókkal és megoldás-tervezőkkel, akik segítenek a PI-célok kitűzésében és a funkcionális függőségek meghatározásában.
Bónusz: Gyors tervrajzra van szüksége az agilis megbeszélések lebonyolításához? Kezdje el könnyedén a ClickUp PI tervezési sablonjával! Átfogó képet nyújt az összes hátralékról, programkockázatról és munkaterhelésről, így pontosan azt nyújtja, amire a csapatoknak szükségük van az egyes PI tervezési ceremóniák következetes szervezéséhez, nyomon követéséhez és célok kitűzéséhez.
PI-tervezés előtti szakasz: Hogyan készüljünk fel egy sikeres eseményre?
A PI-tervezés nem feltétlenül a legegyszerűbb ülés azoknak a vállalkozásoknak, amelyek még nem ismerik ezt a koncepciót. Még a meglehetősen tapasztalt agilis csapatoknak is időre van szükségük a programkiegészítő üléshez szükséges összes anyag előkészítéséhez és megszervezéséhez.
Jó stratégia, ha ellenőrzőlistát készít az összes komponensről, amelyet figyelembe kell venni a PI-tervezés előkészítése során. Íme öt tipp, amely segíthet ebben:
- Érdekelt felek listája: Ne hagyja ki azokat az embereket, akik támogatják márkájának hosszú távú vízióját. Gondoskodjon arról, hogy a megbeszélés előtt elkészítse az összes értesítendő érdekelt fél listáját – próbálja ki ezeket az érdekelt felek feltérképezésére szolgáló sablonokat.
- Anyagok és hátralékok: A projekt szakaszától függ. Csak fontos tartalmakat vegyen fel, például a jövőbeli ütemterveket és a korábbi PI tervezési esemény hátralékainak listáját.
- Helyszín: A személyes PI tervezési megbeszéléseket olyan tágas helyen szervezze meg, ahol az emberek szabadon mozoghatnak. Így nem kell egész idő alatt a székeken ülniük.
- Szoftver: A sikeres PI tervezési ülés előkészítésének legjobb módja egy értekezlet- vagy projektmenedzsment szoftver (például a ClickUp ) használata. Az ilyen termékek célja, hogy segítsék a fejlesztőcsapatokat a termék hatékony tervezésében és kezelésében.
- Szabványos napirend: Senki sem szereti teljesen felkészületlenül érkezni egy megbeszélésre. Vonjon be olyan előadókat, akik képesek a PI tervezési napirendet érthetően közvetíteni, és egyúttal elősegítik a csapatépítést.
A PI tervezési események során figyelni kell a következő gyakori kihívásokra
A fenti ellenőrzőlista mellett az agilis csapatoknak a PI tervezési ülés megszervezése előtt a gyakori problémák megoldására is koncentrálniuk kell, különösen, ha távoli csapat tagokkal dolgoznak.
Vizsgáljuk meg a PI-tervezés három legnagyobb kihívását:
Az elkötelezettség hiánya
Az átlagos ember figyelemideje mindössze 8,25 másodperc, ezért meg kell próbálnia az összes résztvevőt végig lekötni a megbeszélés során.
Ha továbbra is hosszú bekezdéseket olvas fel egy forgatókönyvből, az nem fog segíteni, de a személyes beszélgetés igen. Próbáljon meg több valós idejű együttműködési eszközt beépíteni az üléseibe. Használhat digitális táblákat, amelyek lehetővé teszik, hogy a megbeszélésen mindenki ötleteket gyűjtsön, hozzájáruljon az ötletekhez és úgy érezze, hogy meghallgatják.
Túl sok PI tervezési ülés egymás után tartása kimerítheti az alkalmazottakat. Ezért a következő PI tervezési ülés előtt dolgozzon ki egy optimális ülésritmust, hogy mindenki idejét a legjobban kihasználhassa.
Időzóna-problémák
Globális munkahelyek és elosztott csapatok esetében egy megbeszélés megszervezése az összes csapattaggal egy meghatározott időpontban rémálom lehet. Az eltérő időzónákon kívül ezeknek az eseményeknek a megfelelő ütemezési eszköz nélkül történő megszervezése még tovább ronthatja a helyzetet.
Megpróbálhatja az egyes PI tervezési üléseket rövidebb időtartamokra felosztani és néhány nappal meghosszabbítani, hogy mindenki részt vehessen az egész eseményen. Fontolja meg egy jó ütemezési szoftverbe való befektetést és hatékony kommunikációs stratégiák bevezetését, hogy ezeket az üléseket jó előre megtervezhesse.
Helytelen kommunikáció
Gyakran előforduló probléma, hogy a termék tulajdonos vagy menedzser nem fogalmazza meg egyértelműen a jelenlegi problémákat, igényeket vagy várt eredményeket, miközben egyre több közvetlen funkciót kér. 🤷
Például, ha egy programozói csapat havonta körülbelül 20 sor kódot kezel, akkor biztosítaniuk kell, hogy a munka értékes legyen a vállalat hosszú távú elképzelései szempontjából.
Ebben a helyzetben az a legokosabb megközelítés, ha az ügyfeleket helyezzük előtérbe. A folyamat során nézzük meg a terméket a felhasználó szemszögéből, és emeljük ki azokat a pontokat, amelyek extra értéket jelentenek, és arra ösztönözhetik az ügyfeleket, hogy a versenytársak termékei helyett ezt vásárolják meg.
6 lépés a mindig sikeres PI tervezési ülések lebonyolításához
Most nézzük meg, milyen lépések szükségesek a tartalmas PI-tervezési és csapatmunkás ülés lebonyolításához. Bemutatjuk a ClickUp Agile Suite néhány funkcióját, hogy jobban megértsd, hogyan kell végrehajtani az egyes lépéseket. 🌻
1. lépés: Határozza meg a PI-tervezés céljait és célkitűzéseit
Mint már említettük, a kezdetektől fogva elengedhetetlenek a világos és elkötelezett PI-célok. Adjon hozzá minden fontos célt, amelyet csapatának a megbeszélésen meg kell tárgyalnia. Célok meghatározása nélkül a megbeszélésnek nem lesz kontextusa az útiterv elkészítéséhez.
Itt jön jól a ClickUp Goals! Ezzel elkezdheted a PI-tervezést vagy a jövőbeli sprint célok kidolgozását, és mappákba rendezheted őket. A találkozó előrehaladtával vizualizálhatod az egyes célok elérésének folyamatát.
A jobb ellenőrzés érdekében kapcsolja össze a célokat a feladataival. Így a ClickUp automatikusan tükrözi a célok elérésének előrehaladását, ahogyan Ön a kapcsolódó feladatokat teljesíti. Különböző típusú célokat állíthat be, például számot, feltételt és százalékos mutatókat.
Könnyítse meg a PI előtti tervezési előkészületeket azzal, hogy minden célhoz leírást fűz, és tájékoztatja csapatát arról, hogy milyen anyagokat kell elkészíteniük.
Még mindig úgy érzi, hogy ez túl sok munka? Próbálja ki a ClickUp SMART Goals Template sablont, hogy azonnal elindulhasson a célkitűzés útján!
2. lépés: Vizualizálja, hogyan alakulnak ki a csapat ötletei
Miután tisztázták a céljaikat, a következő lépés az agilis csapattal való ötletelés. A csapatok fehér táblákat használnak, hogy fizikai környezetben felragasszák az ötleteket tartalmazó cetliket. De digitális táblán is rengeteg mindent lehet csinálni!
A virtuális ClickUp Whiteboards segítségével a csapatok végtelen térben engedhetik szabadjára kreativitásukat. Minden résztvevő kurzort és eszköztárat kap, amellyel ötleteket vethet fel, cselekvési terveket javasolhat és kiemelheti a prioritást élvező funkciókat. 🦋
Ha a következő inkrementumra javasolt munkafolyamatok túl bonyolultak, használja a ClickUp Mind Maps funkcióját, és hozzon létre egy lépésről lépésre haladó folyamatábrát az egyes csomópontok közötti kapcsolatok megrajzolásával.
Az egyes munkafolyamatok további vizualizálásához használja a ClickUp Kanban táblázat nézetét, hogy lássa a feladatok előrehaladását a különböző fázisokban. Ha több kockázattal és függőséggel kell szembenéznie, akkor a ClickUp Gantt-diagram nézetével térképezze fel a megoldást, és azonosítsa a csapatok közötti függőségeket a következő inkrementális ciklus befejezéséhez.
3. lépés: Reális mérföldkövek meghatározása
Ne csak üljön és adjon a csapatának unalmas utasításokat, mint például Kezdés és Befejezés. Gondoskodjon arról, hogy a PI-tervezés előkészítése reális mérföldkövekkel rendelkezzen, amelyeket az emberek teljesíteni tudnak. Ehhez egy remek módszer a ClickUp Milestones használata, amely lehetővé teszi, hogy kiemelje az összes fontosabb eredményt.
A mérföldkövek motiválják a csapatot, mert megmutatják nekik munkájuk értékét. Segítenek az agilis csapatok vezetőinek a különböző feladatokhoz szükséges erőforrások elosztásában és a végső terv felülvizsgálatához szükséges pontos becslések elkészítésében. Ez lehetővé teszi a változások azonnali felülvizsgálatát és észlelését is, ahelyett, hogy az utolsó pillanatban fedeznék fel őket.
4. lépés: Határozza meg az egyes tagok szerepét, és készítsen terveket a vészhelyzetekre
Mindig győződjön meg arról, hogy a fejlesztőcsapatok tisztában vannak a következő PI tervezési ülés előkészítésében betöltött szerepükkel. Nem sokat segít, ha a dolgok zűrzavarba fulladnak, és az emberek azt kérdezik, mit kell tenniük minden nap. Ugyanez vonatkozik a nem tervezett eseményekre is, amikor a csapat tagjai a vészhelyzeti terv hiánya miatt összezavarodnak.
Miután elkészítette a feladatok listáját a PI tervezési eseményen, rendeljen hozzá címkéket, és tájékoztassa mindenkit a feladatairól. Megpróbálhatja a feladatokat fontossági sorrendbe állítani, hogy a fontosabb funkciófrissítéseket hamarabb elvégezhesse.
Használja a ClickUp feladatok prioritásait, és határozza meg feladatait négy színkóddal jelölt címkével: Sürgős, Magas, Normál és Alacsony. Ezeket a címkéket előre megtervezheti és beállíthatja, hogy javítsa a csapat egyes feladatokra fordított időtartamának átláthatóságát.
A csapat szerepeinek meghatározása ugyanolyan fontos a tudás és a döntéshozatal megfelelő áramlásához, miután megkezdődött az inkrementális munka. A ClickUp több szerepkör- és felelősségi kör sablonnal is segít ebben. Kipróbálhatja a ClickUp RACI Matrix Template sablont, hogy a következő négy elem alapján határozza meg a szerepköröket: Responsible (felelős), Accountable (elszámoltatható), Consulted (konzultált) és Individual (egyéni).
5. lépés: Világos és nyílt kommunikációs csatornák létrehozása
A megbeszéléseken kívül a csapatoknak nehéz személyesen beszélgetniük, ezért a problémák megoldatlanok maradnak.
A világos kommunikációs csatornák segítenek az agilis csapatoknak a szűk keresztmetszetek gyorsabb közös megoldásában. Ahelyett, hogy egyedül keresnék a megoldást egy problémára, a tagok közzétehetik, mivel küszködnek, és megfelelő segítséget kaphatnak – még a PI tervezési esemény után is.
Pontosan erre szolgál a ClickUp Chat nézet – a nyílt végű beszélgetések elősegítésére. A nézet lehetővé teszi linkek, képek és egyéb források küldését a csapat tagjainak, elősegítve a jól koordinált aszinkron munkát.
Bármely projekt vagy csapat számára létrehozható csevegőszobák segítségével teljes ellenőrzést gyakorolhat arra, hogy ki férhet hozzá az egyes beszélgetésekhez. A funkció lehetővé teszi, hogy bárkit megemlítse, rich text szerkesztést használjon és feladatokhoz rendeljen. Pontosan ez az, amire szüksége van, ha oktatóvideót szeretne készíteni!
6. lépés: Reflektálás és finomítás
A PI tervezési esemény befejezése után ne felejtsen el visszagondolni a jól sikerült dolgokra, a felmerült kihívásokra és a fejlesztésre szoruló területekre. Minden PI tervezési ülés végén végezzen egy gyors visszajelzési felmérést a résztvevők, különösen az érdekelt felek körében, és kérdezze meg véleményüket a legutóbbi ülések általános értékéről és agilitásáról. A folyamat felgyorsítása érdekében használja a ClickUp Forms szolgáltatást, hogy egyedi kérdőíveket küldjön a kívánt résztvevőknek.
A visszajelzések begyűjtése után érdemes lehet a ClickUp Sprints segítségével automatizálni a munkafolyamatot és nyomon követni a jövőbeli PI-tervezési célokat. Ez egy skálázható megoldás, amely segítségével nyomon követhetőek a végrehajtott változások az inkrementális ciklusok során.
PI tervezés legjobb gyakorlata
Minden agilis csapatnak ki kell használnia a PI-tervezéshez hasonló, időkeretbe szorított üléseket, hogy mindenki ugyanazt a jövőképét oszthassa.
Összefoglalva a fentiekben elmondottakat, íme néhány bevált PI-tervezési gyakorlat, amelyek segítségével a lehető legtöbbet hozhatja ki az egyes ülésekről:
- Tartsuk szórakoztatóvá a dolgokat: Senki sem akar olyan megbeszélésen ülni, ahol egy személy órákig beszél. Gondoskodjunk arról, hogy a megbeszélésen mindenki résztvevőnek érezze magát, rendszeres időközönként bevonva őket a beszélgetésbe.
- Tegye egyértelművé a célokat: A megbeszélés előtt tegye egyértelművé minden PI-célt, hogy a résztvevők megismerjék, mit kell elérniük az esemény során.
- Rögzítse minden ülés tartalmát: Természetesen élőben is tarthat megbeszéléseket a távoli csapat tagjai számára, de mi van azokkal, akik nem tudtak részt venni? Használja a ClickUp Clips alkalmazást a megbeszélések során kiváló minőségű képernyőfelvételek készítéséhez, időkorlát nélkül.
- Az esemény időzítése: Jó, ha minden PI tervezési ülés során figyelemmel kísérjük az időt, hogy minden fontos pontot megfelelően megvitathassunk. Használja a ClickUp időkövető funkcióját, hogy nyomon követhesse az üléseket, és minden bejegyzéshez jegyzeteket fűzhet a kontextus jobb megértése érdekében.
- Sablonok használata: A projektmenedzsment, a backlog és a sprint tervezési sablonok struktúrát biztosítanak az üléseken felmerülő ismétlődő pontok rögzítéséhez.
A vevőközpontú PI tervezési célok megalkotásának fontossága
A PI-tervezési célok nem hoznak meg a kívánt eredményeket, ha nem az ügyfelek problémáinak megoldásán alapulnak. Íme egy rövid összefoglaló arról, hogyan lehet olyan PI-célokat kitűzni, amelyek jók az üzletnek:
- Vízió kialakítása: Az első lépés a vállalat értékelése és víziójának megértése. Ez lehetővé teszi, hogy minden célkitűzést összhangba hozza a vállalat hosszú távú céljaival.
- Vizsgálja meg az ügyfelek visszajelzéseit: Nézze meg, mivel küszködnek az ügyfelek, vagy mit szeretnének javítani. Kommunikáljon az agilis csapatával, hogy megnézzék, hol lehet funkciókat hozzáadni ezeknek a problémáknak a megoldásához.
- Írja le programcéljait: Az inkrementális célok leírása bonyolult lehet, mivel sok elemet kell lefednie. Szeretné ezt gyorsabban megtenni? Használja a ClickUp AI-t a PI-célok megfogalmazásához, és emelje a brainstormingot egy új szintre! Több mint 100 előre beállított felhasználási esettel percek alatt koherens PI-célokat fogalmazhat meg.
- Tekintse át PI-céljait: Az utolsó lépés az összes PI-cél áttekintése több csapattal, és azok kiemelése, amelyek kiemelt fontosságúak.
Tervezzen ígéretes PI tervezési üléseket a ClickUp segítségével
Bármennyire is nehéz egy programfejlesztési értekezletet lebonyolítani, annak fontosságát nem lehet tagadni. A ClickUp kiterjedt funkcióival ezt a nehézséget ki lehet küszöbölni.
A ClickUp segítségével a vállalatok felbonthatják a komplex PI-tervezés előkészítését kisebb részekre, sablonokat használhatnak, és egy helyen nyomon követhetik az egyes üléseket. Tegye meg az első lépést még ma, és regisztráljon ingyenesen a ClickUp-ra. 💗