Chaque semaine, les équipes perdent des heures à rechercher des décisions, des fichiers et des mises à jour de statut dispersés dans différentes applications professionnelles. Le coût est réel : ralentissement de l'exécution, duplication du travail et interruptions constantes qui détournent l'attention des employés.
ChatGPT Company Knowledge d'OpenAI permet de connecter ChatGPT aux outils de travail afin que les équipes puissent poser des questions en langage naturel et obtenir des réponses fondées sur des sources internes avec des citations. Ce guide explique son fonctionnement, le compare à ClickUp's Enterprise Search et vous donne des indications claires pour choisir l'approche la mieux adaptée à votre flux de travail et à vos outils.
Qu'est-ce que ChatGPT Company Knowledge ?
Vous avez besoin d'une réponse qui, vous le savez, existe quelque part dans l'univers numérique de votre entreprise (qui comprend désormais en moyenne 101 applications SaaS différentes ), mais elle est enfouie. Se trouve-t-elle dans un fil de discussion Slack ? Dans un document Google Doc ? Dans une mise à jour de projet ? Le temps que vous perdez à chercher où trouver cette réponse réduit considérablement votre productivité et interrompt votre travail pour une simple question. Et le pire, c'est la boucle du « faux départ » : vous ouvrez trois applications, vous recherchez les mauvais termes, vous trouvez une version obsolète, puis vous demandez quand même à quelqu'un.
C'est le problème de la prolifération des contextes: les équipes perdent des heures à rechercher des informations dans des applications déconnectées, à traquer des fichiers et à répéter les mises à jour sur plusieurs plateformes. C'est exactement ce que vise à résoudre un environnement de travail IA convergent, une plateforme unique et sécurisée où les projets, les documents, les discussions et les analyses cohabitent avec l'IA intégrée comme couche d'intelligence, à l'image de ClickUp. En termes simples : moins il y a d'endroits où cacher des informations, moins il y a d'endroits où chercher.
ChatGPT Company Knowledge est la fonctionnalité d'entreprise d'OpenAI qui connecte l'interface ChatGPT à vos applications professionnelles. Elle vous permet, à vous et à votre équipe, de poser des questions en anglais courant et d'obtenir des réponses générées par l'IA provenant directement des données de votre entreprise. Elle est spécialement conçue pour les abonnés aux forfaits ChatGPT Business, Enterprise et Edu. Considérez-la comme « ChatGPT, mais orientée vers vos systèmes internes plutôt que vers l'internet ouvert ».
Finies les recherches manuelles interminables. Au lieu de fouiller dans plusieurs outils, vous posez une seule question et obtenez une réponse contextuelle avec des citations claires renvoyant aux documents sources originaux. Il respecte également les permissions existantes, de sorte que vous ne voyez que les informations auxquelles vous êtes déjà autorisé à accéder. C'est important, car cela empêche l'« IA utile » de se transformer en « oups, je viens de divulguer un document confidentiel ».
📮 ClickUp Insight : En moyenne, un professionnel passe plus de 30 minutes par jour à rechercher des informations liées à son travail, soit plus de 120 heures par an perdues à fouiller dans ses e-mails, ses fils de discussion Slack et ses fichiers éparpillés. Un assistant IA intelligent intégré à votre environnement de travail peut changer cela. Découvrez ClickUp Brain. Il fournit des informations et des réponses instantanées en faisant apparaître les bons documents, discussions et détails de tâches en quelques secondes, afin que vous puissiez arrêter de chercher et commencer à travailler.
💫 Résultats concrets : des équipes telles que QubicaAMF ont gagné plus de 5 heures par semaine grâce à ClickUp, soit plus de 250 heures par an et par personne, en éliminant les processus de gestion des connaissances obsolètes. Imaginez ce que votre équipe pourrait accomplir avec une semaine supplémentaire de productivité chaque trimestre !
Comment fonctionne ChatGPT Company Knowledge ?
À un niveau élevé, Company Knowledge comporte trois étapes : connectez vos outils, indexez votre contenu, puis posez des questions avec le mode Company Knowledge activé. Le flux de travail est simple. Un administrateur de votre organisation commence par effectuer la connexion de vos applications professionnelles à ChatGPT à l'aide de connecteurs de données préconfigurés.
Pour tout outil interne non pris en charge ou personnalisé, votre équipe informatique peut créer des connecteurs MCP (Model Context Protocol) personnalisés. Il s'agit de la solution « apportez votre propre connecteur » pour les systèmes internes, les applications de niche ou les bases de données propriétaires.
Pour mieux comprendre la technologie sous-jacente qui alimente Company Knowledge, cette vidéo explique les principes fondamentaux du traitement et de la réponse aux requêtes par ChatGPT :
Une fois la connexion établie, Company Knowledge permet à ChatGPT d'effectuer des recherches dans les applications professionnelles approuvées et de récupérer des informations pertinentes lorsque vous l'activez pour discuter.
Il est conçu pour respecter les permissions existantes de ces applications, de sorte que les utilisateurs ne voient que les informations auxquelles ils sont déjà autorisés à accéder.
Pour poser une question, lancez une nouvelle discussion et sélectionnez « Connaissances de l'entreprise » dans le champ de saisie (ou activez cette fonctionnalité dans le menu « Outils » d'une discussion existante). Vous pouvez alors poser votre question en anglais courant. ChatGPT effectue alors une recherche dans les sources connectées et renvoie une réponse synthétisée accompagnée de citations liant les documents ou messages sous-jacents, afin que vous puissiez vérifier la provenance des informations.
Comme il utilise un modèle linguistique étendu pour interpréter votre invite, Company Knowledge peut traiter des requêtes en langage naturel plus larges que la recherche par mot-clé, y compris des questions qui nécessitent de vérifier plusieurs systèmes.
OpenAI le décrit également comme capable d'effectuer plusieurs recherches, de comparer les sources pour résoudre les conflits d'informations et d'utiliser un filtrage basé sur la date pour les questions urgentes, telles que « Qu'avons-nous décidé après la dernière révision de sécurité ? » ou « Qu'est-ce qui a changé depuis le lancement en janvier ? ».
Un compromis : lorsque Company Knowledge est activé, ChatGPT ne peut pas naviguer sur le Web ni créer de diagrammes et d'images dans la même discussion, car il se concentre sur la production de réponses fondées sur vos sources internes connectées et vos citations.
Comparaison entre ChatGPT Company Knowledge et ClickUp en un coup d'œil
Avant d'entrer dans les détails, voici un rapide comparatif. Cela vous sera utile si vous connaissez déjà la réalité de votre équipe : « nous utilisons 12 outils » vs « nous voulons un seul endroit pour gérer notre travail ».
| Fonctionnalité / Catégorie | ClickUp | Connaissances de l'entreprise ChatGPT |
|---|---|---|
| Recherche alimentée par l'IA | ClickUp Brain avec Connected Search : recherche dans les tâches, les documents, les commentaires et les applications tierces intégrées à l'aide d'une IA qui comprend le contexte et les requêtes en langage naturel. | Recherche optimisée par GPT-5 dans les applications professionnelles connectées (Slack, SharePoint, Google Drive, GitHub, etc.) avec des réponses contextuelles et des citations de sources. |
| Connecteurs de données | Plus de 1 000 intégrations natives, notamment Google Drive, Slack, GitHub, Figma, HubSpot et des connexions API personnalisées. | Connecteurs préconfigurés pour Slack, SharePoint, Google Drive, GitHub, Outlook, HubSpot, Asana, GitLab, ClickUp, etc. Connecteurs MCP personnalisés disponibles. |
| Approche de l'environnement de travail | Environnement de travail IA convergent : projets, documents, chat et IA cohabitent sur une seule et même plateforme. Aucun changement d'outil n'est nécessaire. | Couche IA externe qui effectue la connexion aux outils existants ; nécessite de passer à l'interface ChatGPT pour les requêtes de connaissances. |
| Contrôles de permission | Permissions basées sur les rôles, SSO, sécurité de niveau entreprise dans un espace de travail unifié. | Respecte les permissions existantes des applications en connexion ; SSO, SCIM, liste blanche d'adresses IP disponibles sur Enterprise. |
| Taille de l'équipe | Équipes de toutes tailles, des particuliers aux grandes entreprises. | Conçu pour les entreprises (petites et moyennes équipes), les grandes organisations et les établissements d'enseignement. |
Aperçu de ChatGPT Company Knowledge
Si votre équipe utilise déjà ChatGPT au travail, Company Knowledge est la mise à niveau qui le rendra « réellement utile pour votre entreprise ». Voici ce que vous y gagnez et ce que vous y perdez.
Avantages :
- Recherche contextuelle optimisée par GPT-5 : elle utilise une IA avancée pour comprendre ce que vous voulez dire, et pas seulement ce que vous tapez. Cela lui permet de traiter des questions ambiguës et de rassembler des réponses provenant de différents documents.
- Connecteurs d'entreprise préconfigurés : il offre des connexions prêtes à l'emploi aux outils sur lesquels s'appuient la plupart des entreprises, tels que Slack, SharePoint et Google Drive, et de nouveaux outils sont ajoutés régulièrement.
- Transparence des citations : chaque réponse comprend des citations claires qui vous indiquent exactement les sources utilisées par l'IA. Vous pouvez cliquer sur ces liens pour accéder directement au document ou au message d'origine.
- Accès respectueux des permissions : l'outil hérite automatiquement des permissions existantes de votre entreprise. Vous ne verrez que les données que vous êtes déjà autorisé à afficher dans vos autres applications.
- Sécurité de niveau entreprise : comprend des fonctionnalités telles que l'authentification unique (SSO), l'intégration SCIM et la conservation configurable des données. OpenAI précise également qu'il ne forme pas ses modèles à partir des données de ses clients Business, Enterprise ou Edu par défaut.
Inconvénients :
- Nécessite un abonnement ChatGPT payant : cette fonctionnalité n'est pas disponible dans les formules gratuites ou Plus. Votre organisation doit disposer d'un forfait Business, Enterprise ou Edu.
- Désactive les autres fonctionnalités lorsqu'elle est active : lorsque vous activez Company Knowledge pour une discussion, vous ne pouvez pas utiliser la navigation Web ni générer d'images et de diagrammes dans ce même chat.
- Activation manuelle requise : vous devez penser à cliquer sur le bouton « Company Knowledge » chaque fois que vous démarrez une nouvelle discussion dans laquelle vous souhaitez l'utiliser.
- Limité aux applications connectées : la recherche ne peut accéder qu'aux informations provenant d'outils disposant d'un connecteur. Si votre équipe utilise des systèmes hérités ou des applications de niche, vous devrez peut-être créer un connecteur personnalisé.
- Externe au flux de travail : vous devez interrompre ce que vous faites et passer à l'interface ChatGPT pour poser une question, ce qui crée une dispersion du contexte au lieu de le réduire.
Aperçu de ClickUp
ClickUp résout le même problème « où tout se trouve-t-il ? » en adoptant une approche opposée. Au lieu d'ajouter une couche d'IA, il réduit le nombre d'emplacements où se trouvent les tâches, puis rend la recherche et l'action instantanées au sein de ce système.
Avantages :
- ClickUp Connected Search : sa recherche alimentée par l'IA trouve instantanément des informations dans vos tâches, vos documents, vos commentaires et vos applications intégrées. Elle utilise la compréhension du langage naturel pour trouver ce dont vous avez besoin, même si vous n'utilisez pas les mots-clés exacts.
- Environnement de travail IA convergent : vos projets, documents, discussions d'équipe et IA cohabitent sur une seule et même plateforme. Cela signifie que la recherche et le travail s'effectuent au même endroit, éliminant ainsi le besoin de passer d'un outil à l'autre.
- Plus de 1 000 intégrations : il offre des connexions natives à des centaines d'outils tels que Google Drive, Slack et Salesforce. La recherche s'étend à tous ces outils connectés, regroupant toutes les informations dans une seule vue.
- Accessible à toutes les équipes, quelle que soit leur taille : les fonctionnalités de base, notamment la recherche basée sur l'IA, sont disponibles pour les particuliers et les équipes de toutes tailles. Des fonctionnalités IA plus avancées sont disponibles avec ClickUp Brain MAX.
- Conçu pour toutes les tailles d'équipes : il est conçu pour fonctionner pour tout le monde, des particuliers et petites équipes aux grandes entreprises, dans tous les départements tels que les produits, l'ingénierie et la conception.
Inconvénients :
- Une approche différente de l'IA externe : ClickUp est un environnement de travail convergent, et non une couche d'IA que vous ajoutez à d'autres outils. Cela signifie que les équipes qui ont beaucoup investi dans de nombreux outils distincts peuvent avoir besoin de consolider leur travail pour en tirer pleinement parti.
- Courbe d'apprentissage pour la plateforme complète : pour tirer le meilleur parti de ClickUp, vous devez comprendre comment les tâches, les documents et la structure des projets fonctionnent ensemble, ce qui peut prendre du temps.
- Les fonctionnalités IA varient selon le forfait : si la recherche IA de base est largement accessible, les fonctionnalités plus avancées de Brain MAX nécessitent une mise à niveau pour débloquer toutes les capacités.
Connaissances de l'entreprise ChatGPT vs ClickUp : comparaison des fonctionnalités
Ce qui importe dans une solution de recherche de connaissances d'entreprise, c'est la capacité de l'IA à vous comprendre, le nombre d'outils auxquels elle peut se connecter, la sécurité de vos données et l'approche qui correspond le mieux au flux de travail de votre équipe. Ainsi, plutôt que de se demander « quelle IA est la plus intelligente », la véritable question est « où voulons-nous que le travail soit effectué ? ».
Recherche d'entreprise alimentée par l'IA
Le problème avec les barres de recherche traditionnelles, c'est qu'elles sont stupides. Elles ne trouvent que les mots-clés exacts, vous obligeant à deviner la terminologie correcte. Vous passez à côté du document « Q3 Go-to-Market » parce que vous avez recherché « Third Quarter Marketing Plan », ce qui vous fait perdre du temps et vous laisse avec des informations incomplètes. La recherche par mot-clé transforme chaque question en un jeu de devinettes.
Une recherche contextuelle basée sur l'IA résout ce problème en comprenant votre intention. Elle vous aide également lorsque vous ne vous souvenez pas du nom du fichier, du propriétaire ou même de l'outil dans lequel il se trouve.
Approche de ChatGPT : il utilise GPT-5 pour synthétiser les informations provenant de plusieurs applications connectées en une seule réponse de discussion. Il est très efficace pour rassembler des informations disparates provenant de différents systèmes afin de répondre à une question générale. C'est idéal pour les questions qui consistent à « relier les points », en particulier lorsque les preuves se trouvent à plusieurs endroits.
L'approche de ClickUp : effectuez des recherches directement dans votre environnement de travail à l'aide de ClickUp Brain, afin de ne jamais avoir à quitter votre tâche ou votre document actuel. Répondez à des questions, achevez des actions et effectuez des recherches dans tout votre contenu sans quitter votre tâche ou votre document actuel à l'aide de l'assistant ClickUp Brain. Il excelle dans la mise en évidence de contextes exploitables tels que les tâches, les échéances et les personnes assignées, juste à côté des informations que vous recherchez. Il ne se contente donc pas de vous donner la réponse, il met l'objet du travail sous vos yeux.
Le verdict : ChatGPT Company Knowledge offre une synthèse inter-outils plus sophistiquée, tandis que ClickUp Brain permet d'accéder plus rapidement à un contexte de travail exploitable sans quitter votre environnement de travail. Si vos questions se terminent par « et ensuite, je dois faire quelque chose », ClickUp semble plus rapide. Si vos questions se terminent par « résumez ce qui s'est passé », ChatGPT semble plus performant.
Connecteurs de données et intégrations
Cette prolifération de contextes rend impossible d'avoir une vue d'ensemble complète d'un projet sans ouvrir dix onglets différents, ce qui conduit à des équipes désalignées prenant des décisions avec des données incomplètes.
La solution est un système capable de réaliser des connexions avec tous vos outils.
L'approche de ChatGPT : elle s'appuie sur des connecteurs de données préconfigurés pour les applications d'entreprise courantes. Elle est idéale pour les équipes qui sont profondément ancrées dans leur pile d'outils existante et qui ne cherchent pas à modifier leur flux de travail principal. Elle consiste à « aller à la rencontre des gens là où ils travaillent déjà », pour le meilleur et pour le pire.
L'approche de ClickUp : en tant qu'environnement de travail IA convergent, il vous encourage à regrouper votre travail sur une seule plateforme afin d'éliminer la dispersion contextuelle à la source. Unifiez la recherche dans les applications externes telles que Google Drive et Salesforce grâce à Connected Search, qui transforme les données dispersées en informations exploitables sans avoir à changer d'application. Il s'agit de « regrouper le travail en un seul endroit », puis de faire de l'IA le ciment.
Verdict : les deux offrent des options d'intégration étendues, mais ils répondent à des stratégies différentes. ChatGPT effectue la connexion des outils existants, tandis que ClickUp les consolide. Votre choix dépendra donc de la stratégie de votre organisation : optimiser la pile existante ou repenser les flux de travail.
Sécurité, confidentialité et contrôles de permission
Vous êtes prêt à utiliser l'IA, mais vous hésitez à lui donner accès à toutes les données sensibles de votre entreprise. Qui peut voir quoi ? L'IA s'entraîne-t-elle sur vos plans de lancement privés ? Ces préoccupations en matière de sécurité empêchent souvent les équipes d'adopter de puissants outils d'IA, ce qui les prive d'importants gains de productivité.
Vous avez besoin d'une solution offrant une sécurité de niveau entreprise et des contrôles de permission clairs.
Approche de ChatGPT : il hérite des permissions de vos applications connectées, de sorte que les utilisateurs ne peuvent voir que ce qu'ils sont déjà autorisés à voir. Le niveau Enterprise offre des fonctionnalités SSO, SCIM et d'autres fonctionnalités de sécurité. OpenAI déclare également qu'il ne s'entraîne pas sur les données de ses clients professionnels par défaut. Cela séduit les organisations qui souhaitent accéder à l'IA sans avoir à repenser leurs permissions.
L'approche de ClickUp : contrôlez exactement qui voit quoi dans votre environnement de travail grâce à une sécurité de niveau entreprise, des permissions granulaires basées sur les rôles ClickUp et les options SSO ClickUp. Comme toutes vos données sont stockées dans un seul endroit sécurisé, vous n'avez pas à gérer les permissions sur une douzaine d'outils différents ni à vous soucier du flux de données via une couche IA externe. En contrepartie, vous standardisez la gouvernance au sein de ClickUp, ce qui est idéal si vous souhaitez réellement disposer d'un contrôle centralisé.
Verdict : les deux solutions répondent aux normes de sécurité des entreprises ; le choix dépend de votre préférence : préférez-vous que les données restent dans un environnement de travail unifié (ClickUp) ou qu'elles transitent par une couche IA externe (ChatGPT) ? Si vous êtes déjà confronté à des problèmes de dérive des autorisations entre les différents outils, la consolidation peut vous éviter bien des maux de tête.
Cas d'utilisation pour les équipes
Un outil de recherche universel fonctionne rarement. Votre équipe d'ingénieurs a un flux de travail complètement différent de celui de votre équipe marketing, et un outil qui ne correspond pas à leur processus sera ignoré, ce qui conduira à encore plus de fragmentation.
Le bon outil doit être suffisamment flexible pour s'adapter à différentes équipes.
L'approche de ChatGPT : elle fonctionne bien pour les organisations disposant d'un ensemble d'outils bien établi et étendu qui souhaitent répondre à des questions ponctuelles couvrant plusieurs systèmes. Par exemple, un dirigeant pourrait demander « Quelle a été la décision finale concernant l'échéancier de lancement du troisième trimestre ? » et obtenir une réponse synthétisée à partir de Slack, Google Docs et Asana. Il s'agit essentiellement d'un moteur de briefing inter-outils.
L'approche de ClickUp : il est conçu pour les équipes qui souhaitent éliminer la dispersion du contexte en consolidant le travail. Il excelle lorsque vous devez agir immédiatement sur des informations. Par exemple, un chef de produit peut trouver une tâche, mettre à jour son statut et envoyer un message à un collègue à ce sujet à partir du même résultat de recherche, sans jamais quitter ClickUp. C'est à la fois un « briefing et une exécution », en un seul endroit.
Verdict : ChatGPT Company Knowledge convient aux équipes qui souhaitent conserver leurs flux de travail existants ; ClickUp convient aux équipes prêtes à regrouper leur travail et l'IA en un seul endroit. Si vous souhaitez réduire le nombre d'outils sur lesquels vous comptez à long terme, ClickUp correspond à cette orientation.
Devriez-vous utiliser ChatGPT Company Knowledge ou ClickUp ?
Le choix dépendra de la philosophie de travail fondamentale de votre équipe. Vous ne choisissez plus seulement un outil de recherche, vous décidez où les connaissances de votre entreprise seront stockées et accessibles.
ChatGPT Company Knowledge est utile si votre organisation paie déjà pour un forfait ChatGPT Business ou Enterprise et que vous êtes engagé dans une pile d'outils décentralisée. Il s'agit d'une puissante couche d'IA permettant d'obtenir des réponses rapides à partir de sources dispersées, à condition que votre équipe soit disposée à passer à l'interface ChatGPT pour chaque requête.
ClickUp est le meilleur choix si votre objectif est de réduire la dispersion contextuelle et d'augmenter la productivité en centralisant toutes vos données au même endroit. Il est destiné aux équipes qui préfèrent que la recherche IA soit intégrée directement dans leur flux de travail, et non dans un onglet séparé. Résolvez le problème de la dispersion des connaissances en les regroupant dans un environnement de travail IA convergent.
Alors que l'IA occupe une place de plus en plus centrale dans notre façon de travailler ( 13 % des employés utilisent déjà GenAI pour 30 % ou plus de leurs tâches quotidiennes), les équipes les plus efficaces seront celles qui pourront trouver et exploiter les informations le plus rapidement possible.
Commencez gratuitement avec ClickUp pour découvrir comment Connected Search fonctionne dans un environnement de travail convergent.
Foire aux questions
Vous pouvez cliquer sur le bouton « Connaissances de l'entreprise » en haut de votre discussion pour le désactiver pour ce chat spécifique, ce qui réactivera la navigation sur le Web et la génération d'images.
ChatGPT Company Knowledge est une couche IA externe qui effectue des recherches dans vos applications connectées, tandis que ClickUp Brain's Connected Search fonctionne directement dans un environnement de travail convergent où vos projets, ClickUp Docs et ClickUp Chat sont déjà présents.
Oui, ChatGPT Company Knowledge est également disponible dans les forfaits Business et Edu, et ClickUp propose des fonctionnalités de recherche basées sur l'IA dans plusieurs forfaits.
La politique d'OpenAI stipule qu'elle n'utilise pas les données soumises par les clients dans le cadre de ses forfaits Business, Enterprise ou Edu pour entraîner ses modèles par défaut.