La plupart des équipes n'ont pas de problème de communication.
Ils sont confrontés à un problème de communication dispersée.
Les mises à jour sont sur Slack. Les décisions se prennent par messages privés. Les fichiers sont dans les e-mails. Le statut reste dans la tête de quelqu'un. Et, curieusement, la seule chose que vous ne parvenez jamais à trouver, c'est le message dont vous avez réellement besoin.
Les équipes consacrent 60 % de leur temps à des « tâches liées au travail » : vérifications de statut, recherche de contexte, changements d’outils et relances répétées. La prolifération des communications fait que ce nombre devient peu à peu la norme.
À propos de moi : ClickUp Verified Consultant et spécialiste en architecture de solutions
Je m'appelle Christopher Day, je suis le fondateur et l'architecte en chef d'Upficient , une agence d'architecture de solutions spécialisée dans la création d'environnements de travail ClickUp pour des entreprises de toutes les formes et tailles. En tant que ClickUp Verified Consultant et freelance « Top-Rated Plus » sur Upwork, je passe mes journées à concevoir des environnements de travail ClickUp hautement optimisés pour des équipes du monde entier.
Dans cet article, je vous explique comment j'ai utilisé ClickUp Chat pour résoudre l'un des problèmes les plus courants auxquels sont confrontées les équipes modernes : la dispersion des communications.
Mon point de vue repose sur des années d’expérience dans la création d’environnements de travail ClickUp et/ou l’optimisation d’environnements ClickUp existants, et non pas uniquement sur la théorie ; mon approche du chat s’appuie donc sur la conception de flux de travail.
Le problème : une communication dispersée entre différents outils et canaux
Comme beaucoup d'équipes, notre agence a commencé par utiliser Slack. Les messages, les mises à jour et les décisions circulaient d'un fil de discussion à l'autre, tandis que le travail proprement dit se trouvait ailleurs.
Concrètement, cela s'est traduit par :
- Les informations essentielles étaient dispersées entre plusieurs outils (et nous étions confrontés à un problème de « Work Sprawl » )
- Les discussions n'étaient pas systématiquement reliées aux tâches et aux modèles sur lesquels elles avaient une incidence.
- Les membres de l'équipe travaillant à distance et répartis sur différents fuseaux horaires avaient du mal à savoir qui était disponible et à quel moment.
L'approche : migration vers une plateforme unifiée de communication et de collaboration d'équipe
Lorsque ClickUp Chat a été lancé au troisième trimestre 2024, j’ai procédé à une analyse approfondie et j’ai rapidement compris l’intérêt de regrouper la communication sur la même plateforme que les tâches, les documents et les modèles. Nous avons migré de manière proactive de Slack vers ClickUp Chat, et nous ne l’avons jamais regretté.
Si cela vous intéresse, voici un aperçu du fonctionnement de ClickUp Chat :
Mais pour nous, le véritable avantage ne résidait pas simplement dans le fait de disposer d’un « chat intégré à ClickUp ». Non, c’était bien plus que cela.
ClickUp nous a proposé un environnement de travail IA convergent , où les discussions, le travail et le contexte sont tous reliés par défaut.
Dans un système comme celui-ci, un message n'est pas simplement un message. Il peut renvoyer directement à une tâche, intégrer un document, déclencher une automatisation ou marquer le début d'un véritable travail. Personne n'a à perdre de temps à copier des liens d'un outil à l'autre ou à répéter cinq fois le même contexte.
Et grâce à l’IA contextuelle de ClickUp, ClickUp Brain, votre environnement de travail n’est plus seulement un lieu où stocker vos communications. C’est désormais un espace où l’IA les comprend réellement, les résume et aide votre équipe à agir plus rapidement en conséquence.
C'est là toute la différence entre une simple application de chat et une application conçue pour s'attaquer à la source au problème de la prolifération des communications.
Pour bien faire les choses : commencez par l'architecture de l'environnement de travail, et non par les canaux de discussion
L'architecture de l'environnement de travail est à la fois le point de départ et le point d'arrivée de votre expérience ClickUp.
L'architecture de l'environnement de travail est à la fois le point de départ et le point d'arrivée de votre expérience ClickUp.
Ma devise est simple : l'architecture de votre environnement de travail doit déterminer votre stratégie de chat.
Si vous n'êtes pas encore un ClickUp Power User, voici la manière la plus simple d'appréhender l'architecture de ClickUp (ou « hiérarchie des projets ») :
- Un Space correspond à un service ou à une fonction principale (Marketing, Livraison, Produit, Relations clients)
- Un dossier s'apparente à un programme ou à un flux de travail au sein de cet espace (Campagnes, Sprints, Intégration).
- Une liste permet d'organiser le travail proprement dit (carte de tâches, demandes, tâches, bugs)
La plupart des équipes font le contraire. Elles commencent par le chat. Elles créent une longue liste de canaux tels que #annonces, #bugs, #aléatoires, #demandes-clients… et ce n’est qu’ensuite qu’elles essaient de relier ces discussions au travail.
C'est ainsi que naît la dispersion des communications.
Associez la hiérarchie de projets intégrée à ClickUp à la fonctionnalité Chat
Dans ClickUp, la hiérarchie et ClickUp Chat cohabitent dans une seule barre latérale.
Chaque espace, dossier et liste peut disposer de son propre canal de discussion dédié.
Par défaut, cette fonctionnalité est « en veille » : elle est là quand vous en avez besoin. Mais dès que vous cliquez sur Ajouter un canal, cet emplacement précis accueille un fil de discussion ciblé, lié au travail concret.
Voici pourquoi c'est important :
- Les canaux héritent automatiquement des paramètres de partage et des permissions Si une personne n'a pas accès au travail, elle ne voit pas le canal. Pas besoin d'invitations séparées. Pas de contrôle manuel.
- Les bonnes personnes reçoivent les bonnes informations, de par la conception même du système Vous suivez l'espace, le dossier ou la liste dans lequel vous travaillez réellement, et l'adhésion au canal correspond naturellement aux personnes qui peuvent agir.
- Chat reflète enfin la structure du travail La communication fait désormais partie intégrante de l'environnement de travail — et non plus un univers parallèle où les décisions sont prises puis oubliées
Lorsque le chat s'adapte à la forme du travail, les équipes passent moins de temps à trier les messages et davantage à faire avancer les projets.
Transformez les emplacements importants en canaux dédiés
Prenons l'exemple d'un espace Développement de produits, au sein duquel notre équipe Upficient collabore pour créer des modèles ClickUp.
En général, les équipes gèrent ce problème en créant un canal général #annonces-produits sur Slack (ou tout autre outil de messagerie qu'elles utilisent). Le problème, c'est que ce canal est détaché du travail proprement dit. Il devient un flux supplémentaire de mises à jour que les collaborateurs parcourent rapidement, manquent ou oublient de relier à leurs tâches.
Nous avons donc opté pour une solution plus simple au sein de ClickUp :
- Nous avons créé une liste dédiée aux Annonces au sein de notre espace Produits numériques
- J'ai cliqué sur Ajouter un canal dans cette liste pour créer instantanément un canal de discussion associé à celle-ci.
- Il a ajouté les bonnes personnes en tant qu'abonnés, de sorte que seule l'équipe en charge de ce travail puisse y avoir accès.
Désormais, toutes les annonces concernant nos produits numériques apparaissent au même endroit où s'organise le travail sur les produits eux-mêmes.
Veillez à ce que les membres des canaux soient bien ceux qui sont en mesure de donner suite aux messages
Les canaux étant liés à des emplacements géographiques, les personnes autorisées à voir et à suivre un canal sont déjà définies par les paramètres de partage de l'environnement de travail. Nous utilisons cette fonctionnalité pour que nos communications soient à la fois ciblées et faciles à trouver :
- Toute personne ayant accès à l'espace, au dossier ou à la liste peut s'abonner à la chaîne.
- Une fois ajoutés en tant qu'abonnés, ils voient toutes les mises à jour sans avoir besoin d'un canal Slack distinct accessible uniquement sur invitation.
- Les nouveaux membres de l'équipe bénéficient immédiatement d'un contexte historique en parcourant le canal associé à l'emplacement auquel ils viennent d'avoir accès.
💡 Conseil de pro : lorsque de nouveaux membres rejoignent un canal, ne les obligez pas à faire défiler des semaines de messages pour essayer de se faire une idée de la situation. Utilisez AI CatchUp dans ClickUp Chat pour résumer instantanément ce qu’ils ont manqué (décisions clés, priorités actuelles et discussions en cours) afin qu’ils puissent rapidement se mettre dans le contexte et commencer à contribuer sans avoir à solliciter l’équipe pour obtenir un récapitulatif.
Comment associer les discussions au travail grâce aux relations entre tâches dans ClickUp
Nous nous appuyons sur les relations entre les tâches pour nous assurer que les discussions restent en connexion avec le travail concerné.
Si vous découvrez ClickUp, voici une version simplifiée : une relation entre tâches est simplement un moyen de relier deux tâches entre elles afin que le contexte reste cohérent. Au lieu d’une discussion isolée au sein d’un outil de messagerie instantanée, ClickUp vous permet de rattacher cette discussion à la tâche concernée, afin que le message ne se perde pas dès que le fil de discussion s’éteint.
Par exemple, lorsqu'un collègue enregistre une vidéo d'actualisation concernant un modèle ClickUp que nous sommes en train de créer — par exemple, un guide détaillé de mise en route pour un modèle de projet Agile Scrum —, nous :
- Partagez la mise à jour vidéo dans le canal de discussion approprié
- Utilisez la fonctionnalité Relations pour lier directement ce message à une tâche spécifique (par exemple, la tâche Guide de démarrage).
- Laissez ClickUp regrouper ces messages dans le flux d'activité de la tâche
Ainsi, toute personne qui ouvre la tâche par la suite voit :
- Les détails et les champs des tâches
- Messages et mises à jour vidéo connexes regroupés au même endroit
- Un historique clair de ce qui a été discuté, de ce qui a changé et des raisons de ces changements
C'est l'un des moyens les plus simples de réduire durablement la dispersion des communications. Cela transforme le chat, qui n'est plus une simple discussion éphémère, en un contexte durable qui accompagne le travail.
📮Aperçu ClickUp : 75 % des personnes interrogées déclarent que le fait d'ouvrir le chat chaque matin leur permet de se mettre en douceur dans la journée de travail. Les autres décrivent cela comme un deuxième travail !
Le paradoxe ? Le chat donne l'impression d'être productif jusqu'à ce que l'on se rende compte que l'on passe la moitié de sa journée à faire défiler, rechercher ou relire de longs fils de discussion décousus.
Nous avons rendu le chat trop rapide pour permettre de replacer les messages dans leur contexte et trop fragmenté pour assurer un suivi clair. ClickUp Chat permet de se recentrer. Il ancre les discussions dans le travail concret, où un message peut instantanément devenir une tâche, un suivi ou un point de décision. ClickUp Brain en fait également le résumé, car votre travail et votre chat sont enfin connectés !
Comment utiliser les automatisations et l'IA pour ne plus avoir à se répéter dans ClickUp Chat
⚡️ Voici l'un de mes meilleurs conseils de pro (quoique un peu sournois !) chez Upficient : laissez les automatisations et l'IA de ClickUp se charger, dans la mesure du possible, de résumer, d'envoyer des notifications et de répondre dans vos canaux de chat. Ainsi, votre équipe pourra se concentrer sur la prise de décisions, plutôt que de passer son temps à chercher des informations.
Deux tendances se dégagent :
Des documents générés par l'IA à partir des mentions
Mon équipe est constamment à la recherche de solutions ClickUp innovantes pour réduire l'effort.
Par exemple, nous utilisons la fonctionnalité Teams de ClickUp pour créer une équipe vide nommée « AI-Doc ». Lorsque l’équipe @AI-Doc est mentionnée dans un commentaire sur une tâche, ClickUp génère un document de résumé pour cette tâche, rassemblant les informations clés et les activités réalisées jusqu’à présent. Il existe d’autres applications possibles pour cette approche que nous vous encourageons à essayer.
Agents en mode automatique dans les canaux
Souvent, les canaux ClickUp peuvent être submergés de messages, et on n’a pas le temps de parcourir le canal à la recherche d’une mise à jour importante. Dans ce type de canaux (par exemple, un canal dédié au développement web), nous activons les agents Autopilot afin que, lorsqu’un message est publié, l’agent y réponde automatiquement.
Cette réponse pourrait :
- Mettre en évidence ce qui se passe dans les tâches associées
- Réponses aux questions fréquentes
- Orientez quelqu'un vers le bon document ou l'étape suivante
Ainsi, les collaborateurs obtiennent de l'aide immédiatement, sans qu'un membre de l'équipe ait besoin d'interrompre ce qu'il est en train de faire pour répondre.
📚 En savoir plus : Ces tendances s'inscrivent dans la vision plus large de ClickUp en matière de gestion du travail basé sur l'IA, où des fonctionnalités telles que ClickUp Super Agents et ClickUp Brain aident les équipes à travailler de manière plus productive et à rester à jour dans des discussions qui évoluent rapidement.
Si vous envisagez de suivre cette voie, ces analyses approfondies vous seront d'une grande aide :
Comment utiliser ClickUp pour remédier à la dispersion des communications au sein des équipes à distance : le rituel des journaux quotidiens
Upficient fonctionne entièrement à distance, avec des membres de l’équipe répartis sur plusieurs fuseaux horaires. Or, dans un tel contexte, la communication a vite tendance à se disperser. Pour réduire les allers-retours incessants et les messages du type « Tu es là ? », nous avons mis en place un système de journaux quotidiens dans ClickUp.
Voici comment cela fonctionne :
- Dans notre espace Ressources humaines, nous avons créé une liste intitulée Journaux quotidiens dans le dossier Équipe
- Chaque membre de l'équipe dispose d'une tâche dédiée, portant son nom, dont il est chargé de mettre à jour le statut.
- Cette tâche comprend des statuts personnalisés tels que En ligne, Travail concentré, En déplacement, Congé, Pause, etc.
- Des automatisations surveillent les changements de statut et envoient un message vers un canal de discussion dédié aux journaux quotidiens.
Ainsi, si je règle mon statut sur « Pause » pendant trente minutes, l’automatisation publie une mise à jour conviviale dans le canal « Daily Logs » avec le nom de la tâche, son statut et sa durée — indiquant en substance : « Je suis en pause en ce moment, merci de ne pas m’interrompre. »
📌 Résultat : tous les membres de l'équipe peuvent voir instantanément qui est disponible pour un appel rapide, qui est en plein travail et qui est hors ligne, sans inonder des canaux aléatoires de mises à jour de statut.
Pourquoi cette solution fonctionne-t-elle si bien pour les équipes à distance ?
Cette approche offre aux équipes à distance comme la nôtre un moyen simple de :
- Respectez le temps de concentration et les limites personnelles de chacun
- Plus besoin de se demander si quelqu'un est disponible pour un appel gratuit
- Centralisez les mises à jour de statut dans un seul et même endroit, plutôt que de les disperser dans des messages privés
Nous utilisons même ces statuts lorsque nous programmons des relances sur d’autres canaux. Si quelqu’un est en pause ou absent, nous pouvons programmer un message qui lui sera envoyé à son retour. Cela permet de limiter la communication à l’essentiel, plutôt que de la rendre constante.
Des messages épars à un système de communication interne structuré : inspirez-vous de l’installation de ClickUp Chat
Notre approche de ClickUp Chat ne consiste pas tant à adopter « un énième outil de messagerie » qu’à mettre en place un système de communication réfléchi qui reflète la structure de notre travail. Et vous pouvez vous aussi vous en inspirer !
- Commencez par concevoir une architecture d'environnement de travail claire
- Transformez les emplacements clés en canaux dédiés
- Liez directement les messages clés de la discussion aux tâches à l'aide des Relations
- Intégrez des agents en mode automatique et des documents générés par l'IA
Ce système nous a permis de passer d'une communication dispersée à la manière de Slack à une communication claire grâce à ClickUp.
Mais ne vous inquiétez pas, vous n’avez pas besoin d’adopter toutes ces méthodes d’un seul coup. Commencez par vous poser la question suivante :
- Où disposons-nous déjà d'une hiérarchie bien établie (Espaces, Dossiers, Listes) qui mérite son propre canal ?
- Quels canaux à fort trafic pourraient bénéficier des relations entre tâches ou des agents en mode automatique afin que nous n'ayons pas à nous répéter sans cesse ?
Ensuite, partez de là pour aller plus loin.
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Christopher est le fondateur d’Upficient, un fournisseur indépendant de solutions ClickUp qui propose des solutions ClickUp performantes aux entreprises de toutes tailles à travers le monde. L’équipe d’Upficient met continuellement à jour un guide ClickUp Chat afin de permettre aux équipes de tirer le meilleur parti de leur environnement ClickUp. Ils disposent également d’une boutique en ligne proposant des modèles ClickUp destinés aux utilisateurs des formules Business Plus et Enterprise. Suivez-les sur LinkedIn pour rester informé de leurs offres.