Votre équipe est en pleine effervescence. Les projets battent leur plein, les équipes collaborent entre les différents services et les échéances approchent à grands pas.
Sans un forfait clair, la gestion de ces tâches semble impossible. C'est là que les flux de travail entrent en jeu, en fournissant une feuille de route structurée pour guider chaque tâche vers son achèvement.
Mon travail, c'est comment ça marche, et comment faire pour créer un flux de travail numérique afin d'augmenter la productivité ? Découvrons-le !
Qu'est-ce qu'un flux de travail ?
Vous pourriez penser qu'un flux de travail n'est qu'une simple checklist, mais la réalité est bien différente.
Les flux de travail sont des ensembles structurés de tâches fixes qui doivent être exécutées pour accomplir un processus d'entreprise spécifique. Ils sont généralement régis par un ensemble de paramètres prédéfinis.
Prenons un exemple.
Considérons le processus de paiement d'une facture d'électricité au sein d'une entreprise. Ce flux de travail d'entreprise pourrait comprendre des étapes telles que :
- Réception de la facture
- Examen des frais
- Approbation du paiement
- Et enfin, débourser les fonds
Pour les Business, la création de flux de travail comme celui décrit ci-dessus peut grandement améliorer l'efficacité (lire : éviter les frais d'électricité supplémentaires) et obtenir des informations exploitables pour l'entreprise (lire : identifier où l'énergie pourrait être économisée).
🌈 Le saviez-vous: Le terme "flux de travail" remonte à 1921, lorsqu'il a été mentionné pour la première fois dans une revue d'ingénierie ferroviaire.
Le rôle des flux de travail dans la gestion de projet
Alors que l'exemple précédent portait sur un processus d'entreprise général, le concept de flux de travail s'applique également aux domaines suivants la gestion de projet .
Après tout, une entreprise moyenne gaspille 11.4% de ses ressources totales en raison d'une mauvaise gestion de projet, et cette inefficacité contribue à expliquer pourquoi plus de la moitié des entreprises dépassent régulièrement leurs budgets de projet.
Le fait de disposer d'une commande bien définie des tâches dans le cadre d'un flux de travail de gestion de projet peut être un atout majeur pour une entreprise. En décrivant clairement chaque étape du flux de travail, vous pouvez :
- Gagner du temps
- Améliorer les résultats
- Améliorer la collaboration entre les membres de l'équipe
C'est pourquoi 71% des personnes qui utilisent un logiciel de gestion de projet le recommandent. Leur verdict ? Les outils de gestion de projet aident les équipes à suivre le statut exact des projets au sein de leurs flux de travail et à obtenir de meilleurs résultats.
Voici un guide étape par étape de la conception d'une flux de travail efficace pour la gestion de projet pour votre organisation.
Comment créer un flux de travail en 9 étapes faciles
Créer un flux de travail efficace et flux de travail efficace qui peut couvrir la plupart de vos processus d'entreprise, c'est super facile ! Voici comment procéder.
1. Identifiez vos objectifs et vos tâches
Un bon flux de travail est incomplet sans une image à 360 degrés de toutes les tâches à accomplir.
Avant de créer des flux de travail, vous devez avoir un objectif précis et des tâches clairement définies du début à la fin. Au cours de cette étape, faites attention aux tâches qui doivent être achevées en séquence ou en parallèle, certaines tâches étant conditionnelles avant de passer à l'étape suivante
Voici un cas d'utilisation simple.
Dans un flux de travail d'approbation de remboursement de frais de voyage, les données relatives aux dépenses sont d'abord recueillies auprès de l'employé ou du fournisseur qui a soumis la facture. Ensuite, le manager l'examine et, en cas d'approbation, l'équipe financière la traite en dernier ressort.
Si vous ne comprenez pas ces structures de tâches, votre flux de travail créera plus de problèmes qu'il n'en résoudra.
2. Définir les objets du flux de travail
Même si nous avons identifié les tâches, il reste une étape à franchir : définir les objectifs de votre projet.
Avoir un objectif clair vous motive à sélectionner les bonnes tâches et vous permet de rester sur la bonne voie tout au long du processus. La meilleure approche consiste à fixer des objectifs, puis à les décomposer en objectifs plus petits et réalisables qui peuvent être assignés aux membres de l'équipe.
Par exemple, si l'objectif de votre équipe commerciale est d'augmenter la taille moyenne des contrats, vous pouvez fixer des cibles mesurables telles que :
- Fermé des contrats dépassant un montant spécifique (par exemple, plus de 50 000 $ par client et par an)
- Regrouper davantage de produits ou de services dans des contrats annuels
Dans ce cas, l'utilisation d'outils tels que Objectifs ClickUp vous aidera à diviser les grands objectifs en cibles plus petites. Au fur et à mesure de leur progression, les membres de l'équipe peuvent mettre à jour leurs objectifs dans ClickUp, ce qui permet au reste de l'équipe d'être informé et aligné sur les objets du projet
ClickUp Objectifs vous aide à atteindre vos objectifs grâce à des échéanciers clairs, des cibles mesurables et un suivi automatique de la progression
Et le meilleur ? Le logiciel de gestion de projet et de flux de travail de ClickUp peut calculer automatiquement la progression de votre projet en temps réel. Cela permet à votre équipe d'avoir une vision claire de la progression et de gérer les échéanciers.
3. Visualiser le processus
Les bases étant posées, il est maintenant temps de créer un diagramme de travail pour visualiser l'ensemble du processus.
Voici pourquoi les diagrammes sont utiles : Ils offrent une représentation claire du flux de travail, ce qui facilite l'identification des goulets d'étranglement, même dans les flux de travail les plus complexes.
Au cours de cette étape, vous devriez toujours opter pour un outil de gestion du flux de travail qui permette une création de diagrammes de flux de travail par glisser-déposer . ClickUp brille dans ce domaine, avec ses outils et modèles hautement personnalisables.
Les gestionnaires de projet du monde entier utilisent Tableaux blancs ClickUp pour optimiser leurs sessions de brainstorming. Les tableaux blancs fournissent des diagrammes dignes d'une présentation et aident les gestionnaires de projet à surveiller la progression du début à la fin, à accélérer la livraison du projet et à satisfaire les parties prenantes
ClickUp a rendu l'alignement asynchrone beaucoup plus simple et efficace.
En créant un cadre dans lequel les objectifs et les résultats sont décrits et structurés, les équipes à distance sont en mesure de comprendre les attentes et de fournir des mises à jour de statut de manière fluide.
Le brainstorming avec les tableaux blancs est facile, la réorganisation des priorités est facile, et l'ajout d'images de référence, etc. est très fluide.
Bazza Gilbert, chef de produit, Accuweather
Mais la valeur des Tableaux blancs de ClickUp pour les gestionnaires de projet ne s'arrête pas là.
collaborez avec votre équipe sur les Tableaux blancs ClickUp pour mapper visuellement les feuilles de route et les flux de travail_
La possibilité de tracer des connexions, de lier des objets et de créer des feuilles de route ou des flux de travail directement sur les tableaux blancs garantit que tous les membres de votre équipe sont sur la même page (littéralement).
De plus, cette fonctionnalité offre une collaboration en temps réel, vous permettant de voir qui affiche et contribue à votre Tableau, minimisant ainsi les chevauchements et les confusions.
Lorsqu'il s'agit d'obtenir l'approbation de clients ou de parties prenantes externes, il suffit d'envoyer un lien public pour afficher l'information. Simple et efficace, n'est-ce pas ?
4. Identifier les goulets d'étranglement
Avant de passer à l'attribution des responsabilités au sein de vos flux de travail, prenez du recul et identifiez les goulets d'étranglement potentiels du processus. Voici quelques indicateurs clés qui signalent l'inefficacité des processus.
- Augmentation des temps d'attente : Si vous remarquez que les temps d'attente dans votre flux de travail commencent à dépasser l'intervalle prévu, c'est souvent un indicateur clair d'un goulot d'étranglement. De longs temps d'attente affectent la satisfaction des clients et entraînent des retards dans l'achèvement des projets
- Débit déséquilibré : Évaluez le débit à chaque étape de votre flux de travail - la quantité de travail que chaque étape peut traiter par rapport au volume qu'elle reçoit réellement. Lorsqu'une étape reçoit constamment plus de travail qu'elle ne peut en traiter, c'est le signe d'un goulot d'étranglement qui pourrait ralentir l'ensemble de votre processus
- Des arriérés de plus en plus importants : Un arriéré croissant est un signe révélateur d'inefficacité. Lorsque le travail s'accumule à une étape donnée, cela signifie que cette étape reçoit plus de tâches qu'elle ne peut en traiter, ce qui fait stagner la productivité
Le suivi de ces indicateurs peut vous aider à tuer dans l'œuf les goulets d'étranglement et à mettre en place un flux de travail plus efficace.
5. Attribuer les tâches aux bonnes personnes
Ensuite, il est temps de déterminer qui est responsable de chaque étape d'un flux de travail et d'assigner des propriétaires de processus.
Comme nous l'avons vu dans nos exemples de flux de travail précédents, certaines tâches peuvent progresser automatiquement, tandis que d'autres peuvent nécessiter une approbation ou un examen
Par exemple, dans un flux de travail de gestion des congés, l'employé initie une demande de congé, le manager l'approuve ou la rejette, et les équipes RH ou financières peuvent n'avoir besoin que d'afficher le statut.
C'est là que les modèles automatisés peuvent vous aider à simplifier votre parcours.
ClickUp Modèle de plan de gestion d'équipe
ClickUp Modèle de plan de gestion d'équipe
Le ClickUp Modèle de plan de gestion d'équipe est parfait pour les débutants et est entièrement personnalisable, ce qui vous permet de commencer en quelques secondes. Il aide les équipes à organiser et à gérer efficacement les projets en fournissant des statuts, des champs et des vues personnalisés.
Ce que vous pouvez réaliser avec ce modèle :
- Planifier et gérer les tâches
- Communiquer clairement les rôles
- Veiller à ce que tout le monde reste aligné sur les objectifs du projet
ClickUp Modèle de planification RACI
ClickUp Modèle de planification RACI
Le modèle ClickUp Modèle de planification RACI (responsable, compte, consulté et informé) est idéal pour les équipes qui ont besoin de clarifier les rôles et les responsabilités. Il s'agit d'un modèle facile à utiliser pour les débutants, personnalisable qui permet d'éviter les erreurs de communication en répartissant clairement les tâches.
Le modèle de planification RACI permet de s'assurer que chacun comprend son rôle dans le projet. Cela renforce la collaboration et le compte rendu et facilite la gestion de projets complexes.
6. Établir des phases et des jalons
Avez-vous déjà eu du mal à maintenir l'alignement et la motivation de votre équipe de projet ? Les jalons peuvent être la solution.
Des milliers d'équipes de gestion de projet célèbrent leurs petites victoires grâce aux diagrammes de Gantt de ClickUp. Jetons un coup d'œil à la façon dont ils l'utilisent : Vue Gantt de ClickUp permet aux gestionnaires de projet de planifier et de suivre visuellement les tâches, telles que le lancement de campagnes de marketing ou la mise à jour de logiciels.
ClickUp Docs vous permet d'attribuer des commentaires aux membres de l'équipe pour faciliter la collaboration
Par exemple, lors du déploiement d'un nouveau processus d'entreprise, vous pouvez créer un document de formation qui comprend un diagramme de flux de travail, des étapes pour la création du flux de travail et un aperçu clair des tâches impliquées.
Dans ClickUp Docs, vous pouvez collaborer sur des idées avec votre équipe en temps réel. Étiquettez les membres de l'équipe avec des commentaires, attribuez des éléments d'action et convertissez même le texte en tâches traçables, afin de vous assurer que tout le monde reste au courant du processus.
💡 Pro Tip: Organisez des sessions de formation qui expliquent le processus de création de flux de travail et partagez les diagrammes de flux de travail avec votre équipe. Votre équipe peut ensuite revisiter les diagrammes pour toute requête future.
9. Contrôler, réviser et optimiser
Après des tests et une formation réussis, il est temps de déployer votre flux de travail.
Commencez par le confier à une petite équipe afin de contrôler ses performances en temps réel. En fonction des résultats, vous pouvez soit le déployer dans l'ensemble de l'organisation, soit procéder aux ajustements nécessaires.
N'oubliez pas que les flux de travail sont dynamiques et que vous pouvez toujours créer ou mettre à jour des flux de travail existants en fonction de l'évolution de vos besoins.
Pour effectuer ces mises à jour, vous avez besoin de davantage d'informations commerciales exploitables en temps réel. C'est là que le Tableaux de bord ClickUp peuvent vous aider.
hiérarchisez les tâches, suivez la progression et prenez le contrôle de vos flux de travail avec les tableaux de bord ClickUp_
Cette fonctionnalité vous aide à surveiller les performances de votre flux de travail en temps réel. Vous pouvez accéder rapidement aux données, comprendre les indicateurs clés et repérer les goulets d'étranglement dans votre flux de travail.
De plus, à mesure que vos processus d'entreprise évoluent, mettez à jour et automatisez vos tableaux de bord en fonction de l'évolution des indicateurs clés de performance et des besoins de l'équipe.
Bonnes pratiques pour la création de flux de travail
Vous avez déjà fait défiler Netflix et vous vous êtes demandé comment l'application semblait savoir exactement quoi recommander ? Surprise, surprise - le secret réside dans leurs flux de travail.
Par exemple, Netflix utilise un orchestrateur de flux de travail pour organiser et exécuter un grand nombre de pipelines de données et d'apprentissage automatique. Cela permet de garantir des recommandations personnalisées pour chaque utilisateur.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, la création de flux de travail est indispensable si vous accordez de la valeur à l'efficacité. Pour les paramétrer parfaitement, suivez ces bonnes pratiques :
1. Privilégier une communication claire A Étude de la Harvard Business School
a révélé que les organisations dotées de stratégies de communication efficaces connaissent un plus grand engagement de la part de leurs employés et une productivité accrue.
Pour maîtriser les composantes d'une communication réussie, prenez en compte les éléments clés suivants.
| Éléments clés de la communication : Composant | Description |
|---|---|
| Écoute active - Prêter attention et participer aux discussions | |
| Effacées : exprimer clairement ses idées et fournir des informations concises | |
| Signes non verbaux | Utiliser le langage corporel et les expressions faciales pour communiquer |
| Rétroaction | Offrir des critiques constructives et demander des éclaircissements |
| Intelligence émotionnelle | Reconnaître et gérer ses émotions pour mieux communiquer |
2. Maintenir la transparence et la responsabilité
Une grande partie de la gestion de projet consiste à gérer les attentes. Cela se fera sans effort si tout le monde est sur la même page en ce qui concerne les priorités.
Soyez donc transparent lorsque vous partagez des informations sur les objectifs, la progression, les défis et les exigences. C'est le principal catalyseur de la confiance entre les membres de l'équipe.
3. Planifier des vérifications et des mises à jour régulières
Connectez-vous régulièrement avec vos coéquipiers de projet pour assurer une processus de gestion du flux de travail efficace . Des contrôles réguliers permettent d'identifier les points d'achoppement ou les difficultés des membres de l'équipe.
Le résultat est la résolution instantanée de tous les problèmes et la réussite globale de l'ensemble de votre flux de travail.
4. Utiliser les bons outils pour visualiser et gérer les flux de travail
Vous vous souvenez que ClickUp Docs peut apporter une assistance à la collaboration en temps réel ? Vous pouvez également utiliser ClickUp Tableau blanc ou Les cartes mentales ClickUp pour mieux collaborer avec votre équipe !
faites un brainstorming collaboratif avec votre équipe lors de la phase d'initiation du projet _en utilisant les Mind Maps
Si vous cherchez un moyen facile de créer un diagramme de flux de travail, ces deux outils vous permettent de créer des flux de travail et d'y collaborer en temps réel.
Une fois que vous vous êtes inscrit, accédez à + Affichage et sélectionnez Tableau blanc pour commencer à concevoir votre diagramme à partir de zéro.
simplifiez le passage de l'idéation à l'exécution grâce aux tableaux blancs ClickUp_
Vous pouvez ensuite inviter les membres de l'équipe à collaborer, ce qui permet à chacun de contribuer au fur et à mesure que vous créez des formes, que vous connectez des tâches et que vous libellez chaque étape.
Pendant que vous êtes occupé à créer des diagrammes de flux, les membres de votre équipe ou vos supérieurs seront informés de la progression du projet, ce qui améliorera efficacement la communication et les performances.
Exemples et modèles de flux de travail
Pour que vous n'ayez pas à partir de zéro, ClickUp offre un référentiel massif de gestion de projet modèles de flux de travail qui peuvent être personnalisés pour concevoir vos flux de travail.
Voici quelques exemples de flux de travail qui peuvent vous aider.
Flux de travail 1 : Achevé un projet de développement de logiciel
- Initiation du projet: Définir les objectifs, la portée et l'échéancier du projet
- Planification: Créer un forfait de projet détaillé, comprenant les tâches, les ressources et les dépendances
- **Exécution : attribuer les tâches aux membres de l'équipe, suivre la progression et résoudre les problèmes
- Suivi et contrôle: Contrôler régulièrement les performances du projet par rapport au forfait et procéder aux ajustements nécessaires
- Achevé: Achever le projet, évaluer les résultats et documenter les enseignements tirés
Flux de travail 2 : Résolution d'une réclamation client
- Réception de la plainte: Réception et enregistrement de la plainte du client
- Investigation: Collecte d'informations sur le problème et évaluation de sa validité
- Résolution: Déterminer la ligne de conduite appropriée pour traiter la plainte, par exemple en fournissant un remboursement, un remplacement ou des excuses
- Communication: Informer le client de la résolution du problème et assurer le suivi nécessaire
- Documentation: Enregistrer la plainte et la résolution pour référence ultérieure
Quels que soient vos flux de travail, ClickUp a un modèle pour vous aider.
Modèle de flux de travail avec carte mentale simple
Modèle de carte mentale simple par ClickUp
Modèle de flux de travail en carte mentale simple de ClickUp est parfait pour les débutants qui cherchent à explorer les idées et les tâches liées à un objectif central par le biais de cartes mentales visuelles.
Ce modèle est livré avec deux modes - le mode Tâche pour la gestion des tâches et le mode Vierge pour l'exploration créative, ce qui vous aide à mieux :
- Gestion des tâches: Convertir les nœuds de la carte mentale en tâches réalisables, en les assignant aux membres de l'équipe et en fixant des paramètres
- Collaboration: Travaillez avec d'autres personnes pour développer et affiner vos cartes mentales
- Personnalisation: Personnalisez l'apparence de vos cartes mentales avec différentes couleurs, formes et styles
Modèle de flux de travail pour la conception graphique
Rationalisez vos processus de conception et vos produits livrables avec le modèle de flux de travail pour la conception graphique de ClickUp
Modèle de flux de travail pour la conception graphique de ClickUp est idéal pour la gestion de projets de conception graphique en plusieurs étapes.
Ce modèle est équipé de 25 statuts personnalisés, de cinq champs personnalisés et d'affichages de flux de travail pour respecter les délais de manière efficace.
- Vue Liste: Créez une liste de tâches personnalisable pour organiser et hiérarchiser votre flux de travail
- Affichage intégré: Intégrez en toute transparence votre travail de conception à partir de divers outils et plates-formes en ligne dans ClickUp
- Vue Gantt: Visualisez l'échéancier de votre projet à l'aide d'un diagramme de Gantt dynamique, ce qui facilite le suivi de la progression et la gestion des projets
⚡️Template Archive: Vous pouvez également en trouver d'autres, comme le Modèle de gestion de contenu par ClickUp et Modèle de flux de travail pour les commandes ClickUp à la bibliothèque de modèles de ClickUp.
Avantages de la création de flux de travail
Avant de conclure, voici un bref récapitulatif de la manière dont les flux de travail peuvent améliorer les performances de votre équipe :
- Une meilleure compréhension des opérations : En mappant les flux de travail, on obtient un aperçu clair des processus de l'entreprise, ce qui permet de prendre de meilleures décisions
- Identification des erreurs : La connaissance des flux de travail permet d'identifier et d'éliminer les tâches redondantes, ce qui permet aux employés de consacrer leur temps à des activités plus importantes
- Réduire la microgestion : Des flux de travail effacés définissent les tâches, les délais et les responsabilités. Cela favorise un environnement de travail plus autonome, augmentant la satisfaction au travail et améliorant les relations entre la direction et les employés
- Meilleure communication : Des flux de travail transparents améliorent la communication, réduisent les malentendus, minimisent les conflits et facilitent les opérations quotidiennes. Tous les membres de l'équipe y gagnent
Ajoutez le bon flux à votre travail avec ClickUp
Les flux de travail offrent des avantages considérables aux organisations de toutes tailles. En automatisant les tâches répétitives, en rationalisant les processus et en améliorant la collaboration, les flux de travail peuvent accroître l'efficacité, réduire les erreurs et améliorer la productivité globale.
Heureusement, vous pouvez faire tout cela et bien plus encore avec ClickUp. Outre ses compétences en gestion de projet, la plateforme offre également d'excellentes fonctionnalités de suivi pour étudier les perspectives et les données sur des tableaux de bord centralisés. Elle vous donne une longueur d'avance sur les flux de travail avec des modèles préconstruits pour diverses industries.
Vous n'êtes pas encore convaincu ? Créez un compte gratuit sur ClickUp et faites l'expérience de la magie par vous-même.