Votre équipe est en pleine effervescence. Les projets battent leur plein, les équipes collaborent entre les différents services et les délais approchent à grands pas.
Sans plan clair, la gestion de ces tâches semblerait impossible. C'est là que les flux de travail entrent en jeu, en fournissant une feuille de route structurée pour guider chaque tâche vers son achèvement.
Alors, comment cela fonctionne-t-il et comment créer un flux de travail numérique pour augmenter la productivité ? Découvrons-le !
Qu'est-ce qu'un flux de travail ?
Vous pensez peut-être qu'un flux de travail n'est qu'une simple checklist ou un manuel d'instructions amélioré, mais la réalité est bien différente.
Les flux de travail sont des ensembles structurés de tâches fixes qui doivent être exécutées pour accomplir un processus métier spécifique. Ils sont généralement régis par un ensemble de règles prédéfinies.
Prenons un exemple pour mieux comprendre.
Prenons l'exemple du paiement d'une facture d'électricité pour votre entreprise. Ce flux de travail peut inclure les étapes suivantes :
- Réception de la facture
- Examen des frais
- Approbation du paiement
- Et enfin, le versement des fonds
Pour les entreprises, la création de flux de travail tels que celui décrit ci-dessus (bien que généralement plus détaillés) peut considérablement améliorer l'efficacité (c'est-à-dire éviter les frais de retard pour ne pas avoir payé votre facture d'électricité à temps) et fournir des informations commerciales exploitables (c'est-à-dire identifier les domaines dans lesquels des économies d'énergie pourraient être réalisées).
🌈 Le saviez-vous ? Le terme « flux de travail » remonte à 1921, date à laquelle il a été mentionné pour la première fois dans une revue spécialisée dans l'ingénierie ferroviaire.
Le rôle des flux de travail dans la gestion de projet
Alors que l'exemple précédent se concentrait sur un processus métier général, le concept de flux de travail est largement utilisé dans la gestion de projet.
Après tout, une entreprise moyenne gaspille 11,4 % de ses ressources totales en raison d'une mauvaise gestion de projet, et cette inefficacité contribue au fait que plus de la moitié des entreprises dépassent régulièrement leur budget de projet.
Disposer d'un ordre bien défini des tâches au sein d'un flux de travail de gestion de projet peut être un atout considérable pour une entreprise. En définissant clairement chaque étape du flux de travail, vous pouvez :
- Gagnez du temps
- Améliorez vos résultats
- Améliorez la collaboration entre les membres de votre équipe
C'est pourquoi 71 % des utilisateurs de logiciels de gestion de projet les recommandent. Leur raisonnement ? Les outils de gestion de projet aident les équipes à suivre le statut exact des projets dans leurs flux de travail et à obtenir de meilleurs résultats.
Passons en revue un guide étape par étape pour concevoir un flux de travail de gestion de projet efficace pour votre organisation.
Comment créer un flux de travail en 9 étapes faciles
Créer un flux de travail efficace et performant capable de couvrir la plupart de vos processus d'entreprise est un jeu d'enfant ! Voici comment procéder.
1. Identifiez vos objectifs et vos tâches
Un bon flux de travail ne peut être complet sans une vue à 360 degrés de toutes les tâches à accomplir.
Avant de créer des flux de travail, vous devez avoir un objectif précis avec des tâches clairement définies du début à la fin. Au cours de cette étape, soyez attentif aux tâches qui doivent être achevées de manière séquentielle ou parallèle, certaines tâches étant conditionnelles avant de passer à l'étape suivante.
Voici un exemple d'utilisation simple.
Dans un flux de travail d'approbation des remboursements de frais de déplacement, les données relatives aux dépenses sont d'abord recueillies auprès de l'employé ou du fournisseur qui a soumis la facture. Ensuite, le responsable les examine et, si elles sont approuvées, l'équipe financière les traite.
Sans comprendre ces structures de tâches, votre flux de travail créera plus de problèmes qu'il n'en résoudra.
2. Définissez les objectifs du flux de travail
Même si nous avons identifié les tâches, une étape reste à franchir : définir les objectifs et buts de votre projet.
Avoir un objectif clair vous motive à sélectionner les bonnes tâches et vous permet de rester sur la bonne voie tout au long du processus. La meilleure approche consiste à fixer des objectifs, puis à les décomposer en objectifs plus petits et réalisables qui peuvent être attribués aux membres de l'équipe.
Par exemple, si l'objectif de votre équipe commerciale est d'augmenter la taille moyenne des transactions, vous pouvez définir des cibles mesurables telles que :
- Conclure des contrats d'un montant supérieur à un certain seuil (par exemple, supérieur à 50 000 dollars par client et par an)
- Regrouper davantage de produits ou de services dans des contrats annuels
Dans cette situation, l'utilisation d'outils tels que ClickUp Goals vous aidera à décomposer les grands objectifs en objectifs plus petits. Au fur et à mesure que les membres de l'équipe progressent, ils peuvent mettre à jour leurs cibles dans ClickUp. Cela permet au reste de l'équipe de rester informé et aligné sur les objectifs du projet.
Le plus intéressant ? Le logiciel de gestion de projet et de flux de travail ClickUp peut calculer automatiquement la progression de votre projet en temps réel. Cela permet à votre équipe de comprendre clairement votre progression et facilite la gestion de l’échéancier.
3. Visualisez le processus
Une fois les bases posées, il est temps de créer un diagramme de flux de travail pour visualiser l'ensemble du processus.
Voici pourquoi les diagrammes sont utiles : ils offrent une représentation claire du flux de travail, ce qui facilite l'identification des goulots d'étranglement, même dans les flux de travail les plus complexes.
Au cours de cette étape, vous devriez toujours opter pour un outil de gestion des flux de travail qui permet de réaliser facilement la création de diagrammes de flux de travail par glisser-déposer. ClickUp excelle dans ce domaine, grâce à ses outils et modèles hautement personnalisables.
Les chefs de projet du monde entier utilisent les Tableaux blancs ClickUp pour optimiser leurs sessions de brainstorming. Les Tableaux blancs fournissent des diagrammes dignes d'une présentation et aident les chefs de projet à superviser la progression du début à la fin, à accélérer la livraison des projets et à satisfaire les parties prenantes.
ClickUp a rendu l'alignement asynchrone beaucoup plus simple et efficace. En créant un cadre permettant de définir et de structurer les objectifs et les résultats, les équipes à distance sont en mesure de comprendre les attentes et de fournir des mises à jour fluides sur le statut des projets. Le brainstorming avec des tableaux blancs est facile, la réorganisation des priorités est facile, et l'ajout d'images de référence, etc. est très fluide.
ClickUp a rendu l'alignement asynchrone beaucoup plus simple et efficace. En créant un cadre permettant de définir et de structurer les objectifs et les résultats, les équipes à distance sont en mesure de comprendre les attentes et de fournir des mises à jour fluides sur le statut des projets. Le brainstorming avec des Tableaux blancs est facile, la réorganisation des priorités est facile, et l'ajout d'images de référence, etc. est très fluide.
Mais ce n'est pas la seule raison pour laquelle les chefs de projet apprécient les Tableaux blancs de ClickUp.
Mais ce n'est pas la seule raison pour laquelle les chefs de projet apprécient les Tableaux blancs de ClickUp.
La possibilité d'établir des connexions, de relier des objets et de créer des feuilles de route ou des flux de travail directement sur les Tableaux blancs garantit que tous les membres de votre équipe sont sur la même longueur d'onde (au sens propre).
De plus, cette fonctionnalité offre une collaboration en temps réel, vous permettant de voir qui affiche et contribue à votre tableau, ce qui minimise les chevauchements et la confusion.
Lorsque le moment est venu d'obtenir l'accord des clients ou des parties prenantes externes, il suffit d'envoyer un lien public pour leur donner accès au document. Simple et efficace, n'est-ce pas ?
4. Identifiez les goulots d'étranglement
Avant de passer à l'attribution des responsabilités au sein de vos flux de travail, prenez du recul et identifiez les goulots d'étranglement potentiels dans vos processus. Voici quelques indicateurs clés qui signalent une inefficacité des processus.
- Augmentation des temps d'attente : si vous constatez que les temps d'attente dans votre flux de travail commencent à dépasser l'intervalle prévu, cela indique souvent clairement l'existence d'un goulot d'étranglement. Les longs temps d'attente affectent la satisfaction des clients et entraînent des retards dans l'achèvement des projets.
- Débit déséquilibré : évaluez le débit à chaque étape de votre flux de travail, c'est-à-dire la quantité de travail que chaque étape peut traiter par rapport au volume qu'elle reçoit réellement. Lorsqu'une étape reçoit systématiquement plus de travail qu'elle ne peut en traiter, cela indique un goulot d'étranglement qui pourrait ralentir l'ensemble de votre processus.
- Accumulation des retards : l'accumulation des retards est un signe révélateur d'inefficacité. Lorsque le travail s'accumule à une étape particulière, cela signifie que cette étape reçoit plus de tâches qu'elle ne peut en traiter, ce qui ralentit la productivité.
Le suivi de ces indicateurs peut vous aider à éliminer rapidement les goulots d'étranglement et à créer un flux de travail plus efficace.
5. Attribuez les tâches aux bonnes personnes
Ensuite, il est temps de déterminer qui est responsable de chaque étape d'un flux de travail et d'attribuer les propriétaires des processus.
Comme nous l'avons vu dans nos exemples précédents de flux de travail, certaines tâches peuvent progresser automatiquement, tandis que d'autres peuvent nécessiter une approbation ou une révision.
Par exemple, dans un flux de travail de gestion des congés, l'employé initie une demande de congé, le responsable l'approuve ou la rejette, et les équipes RH ou financières n'ont qu'à afficher le statut.
C'est là que les modèles d'automatisation peuvent vous aider à simplifier votre parcours.
Modèle de plan de gestion d'équipe ClickUp
Le modèle de plan de gestion d'équipe ClickUp est parfait pour les débutants et entièrement personnalisable, ce qui vous permet de vous lancer en quelques secondes. Il aide les équipes à organiser et à gérer efficacement leurs projets en leur fournissant des statuts, des champs et des vues personnalisés.
Ce que vous pouvez réaliser avec ce modèle :
- Planifier et gérer les tâches
- Communiquez clairement les rôles
- Assurez-vous que tout le monde reste aligné sur les objectifs du projet
Modèle de planification RACI ClickUp
Le modèle de planification RACI (Responsable, Compte rendu, Consulté et Informé) de ClickUp est idéal pour les équipes qui ont besoin de clarifier les rôles et les responsabilités. Il s'agit d'un document personnalisable et facile à utiliser pour les débutants, qui permet d'éviter les malentendus en attribuant clairement les tâches.
Le modèle de planification RACI permet à chacun de comprendre son rôle dans le projet. Cela améliore la collaboration et la responsabilisation, et facilite la gestion des projets complexes.
6. Définissez les phases et les jalons
Avez-vous déjà eu du mal à maintenir la cohésion et la motivation de votre équipe de projet ? Les jalons peuvent être la solution.
Les jalons de projet permettent de maintenir les projets sur la bonne voie et de les aligner avec les membres de l'équipe et les parties prenantes. Des milliers d'équipes de gestion de projet célèbrent leurs petites victoires grâce aux diagrammes de Gantt de ClickUp. Voyons comment elles les utilisent :
La vue en diagramme de Gantt de ClickUp permet aux chefs de projet de planifier et de suivre visuellement des tâches telles que le lancement de campagnes marketing ou les mises à jour de développement logiciel.
Cette représentation visuelle permet de s'assurer que toutes les tâches sont achevées dans les délais impartis. La vue « Diagramme de Gantt » fournit également un calendrier clair jusqu'à la date de mise en service et permet d'apporter les ajustements nécessaires pour maintenir le projet sur la bonne voie.
De même, pour les projets de développement logiciel, la vue « Gantt Chart » (diagramme de Gantt) de ClickUp permet de suivre la progression vers des jalons importants, tels que la sortie de la version bêta.
Cela facilite également la planification et le suivi des tâches nécessaires à la mise en œuvre des commentaires pendant la phase bêta.
7. Mettre en œuvre et tester le flux de travail
Même si un flux de travail semble bien conçu, son efficacité ne peut être vérifiée qu'à l'aide de tests rigoureux (ce qui ne vous tue pas vous rend plus fort !).
Avant de déployer le nouveau flux de travail, impliquez les personnes qui l'utiliseront dans cette phase de test. N'oubliez pas que vous recherchez des commentaires afin de détecter les problèmes au sein de votre flux de travail.
Leurs commentaires sont la clé pour identifier les éventuelles failles et affiner le flux de travail afin de garantir son bon fonctionnement.
Une fois votre flux de travail perfectionné, utilisez ClickUp Automations pour l'exécuter en mode automatique. Vous pouvez créer des règles personnalisées ou choisir parmi une bibliothèque de modèles de flux de travail pour automatiser les tâches répétitives.
De même, vous pouvez configurer l'automatisation pour mettre à jour les priorités des tâches en fonction de critères prédéfinis ou envoyer des notifications une fois les tâches achevées. Ces automatisations basées sur des déclencheurs vous permettent de rester informé de toutes les activités.
8. Formez votre équipe
Même le flux de travail le plus efficace ne sera pas une réussite si votre équipe n'y adhère pas.
C'est pourquoi la formation est essentielle. Elle permettra à tout le monde de comprendre et de se familiariser avec le nouveau flux de travail. Pour ce faire, ClickUp Docs est un excellent outil.
ClickUp Docs est conçu pour s'adapter à tout type de documentation, y compris les feuilles de route, les wikis et les bases de connaissances. Vous pouvez créer des pages imbriquées, travailler avec un large intervalle de modèles utiles et personnaliser vos documents exactement comme vous le souhaitez.
Par exemple, lors du déploiement d'un nouveau processus de flux de travail, vous pouvez créer un document de formation comprenant un diagramme du flux de travail, les étapes de création du flux de travail et un aperçu clair des tâches impliquées.
Dans ClickUp Docs, vous pouvez collaborer en temps réel avec votre équipe pour développer des idées. Identifiez les membres de l'équipe avec des commentaires, attribuez des tâches et convertissez même du texte en tâches suivables, afin que tout le monde reste au courant du processus.
💡 Conseil de pro : organisez des sessions de formation pour expliquer le processus de création des flux de travail et partagez les diagrammes de flux de travail avec votre équipe. Celle-ci pourra ainsi se référer à ces diagrammes pour toute requête future.
9. Surveillez, examinez et optimisez
Après une réussite au test et à la formation, il est temps de déployer votre flux de travail.
Commencez par le mettre à disposition d'une petite équipe afin d'en surveiller les performances en temps réel. En fonction des résultats, vous pourrez soit le déployer à l'échelle de l'organisation, soit apporter les ajustements nécessaires.
N'oubliez pas : les flux de travail sont dynamiques, et vous pouvez toujours en créer ou mettre à jour ceux qui existent déjà à mesure que vos besoins évoluent.
Pour effectuer ces mises à jour, vous avez besoin d'informations commerciales plus exploitables en temps réel. C'est là que les tableaux de bord ClickUp peuvent vous aider.
Cette fonctionnalité vous aide à surveiller les performances de votre flux de travail en temps réel. Vous pouvez accéder rapidement aux données, comprendre les indicateurs clés et repérer les goulots d'étranglement dans votre flux de travail.
De plus, à mesure que vos processus d’entreprise évoluent, mettez à jour et automatisez vos tableaux de bord afin de les adapter aux changements des indicateurs clés de performance et aux besoins de vos équipes.
Bonnes pratiques pour la création de flux de travail
Vous êtes-vous déjà demandé, en parcourant Netflix, comment l'application semblait savoir exactement quoi vous recommander ? Surprise, surprise : le secret réside dans leurs flux de travail.
Par exemple, Netflix utilise un orchestrateur de flux de travail pour organiser et exécuter un grand nombre de pipelines de données et d'apprentissage automatique. Cela permet de garantir des recommandations personnalisées pour chaque utilisateur.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, la création de flux de travail est indispensable si vous accordez de l'importance à l'efficacité. Pour les configurer de manière optimale, suivez ces bonnes pratiques :
1. Privilégiez une communication claire
Une étude de la Harvard Business School a révélé que les entreprises dotées de stratégies de communication efficaces bénéficient d'un engagement accru de la part de leurs employés et d'une productivité accrue.
Pour maîtriser les composantes d'une communication réussie, tenez compte des éléments clés suivants.
| Composant | Description |
| Écoute active | Être attentif et participer aux discussions |
| Clarté | Exprimer clairement ses idées et fournir des informations concises |
| Signaux non verbaux | Utiliser le langage corporel et les expressions faciales pour communiquer |
| Commentaires | Formuler des critiques constructives et demander des éclaircissements |
| Intelligence émotionnelle | Reconnaître et gérer ses émotions pour une meilleure communication |
2. Maintenir la transparence et la responsabilité
Une grande partie de la gestion de projet consiste à gérer les attentes. Cela sera facile si tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les priorités.
Soyez donc transparent lorsque vous partagez des informations sur les objectifs, la progression, les défis et les exigences. C'est le catalyseur le plus important pour instaurer la confiance entre les membres de l'équipe.
3. Planifiez des vérifications et des mises à jour régulières
Communiquez régulièrement avec les membres de votre équipe de projet afin de garantir l'efficacité du processus de gestion des flux de travail. Des vérifications régulières permettent d'identifier les points sur lesquels les membres de l'équipe peuvent rencontrer des difficultés ou des obstacles.
Cela permettra d'obtenir un résultat instantané pour résoudre tout problème et d'assurer la réussite globale de l'ensemble de votre flux de travail.
4. Utilisez les bons outils pour visualiser et gérer les flux de travail
Vous vous souvenez comment ClickUp Docs peut faciliter la collaboration en temps réel ? Vous pouvez également utiliser ClickUp Whiteboards ou ClickUp cartes mentales pour mieux collaborer avec votre équipe !
Si vous recherchez un moyen simple de créer un diagramme de flux de travail, ces deux outils vous fournissent tout ce dont vous avez besoin pour créer et collaborer sur des flux de travail en temps réel.
Une fois inscrit, accédez à + Afficher et sélectionnez Tableau blanc pour commencer à concevoir votre diagramme à partir de zéro.
Vous pouvez ensuite inviter les membres de votre équipe à collaborer, afin que chacun puisse contribuer à la création de formes, à la connexion des tâches et au libellé de chaque étape.
Pendant que vous êtes occupé à créer des organigrammes, les membres de votre équipe ou vos supérieurs seront informés de l'avancement du projet, ce qui améliorera efficacement la communication et les performances.
Exemples et modèles de flux de travail
Pour vous éviter de partir de zéro, ClickUp propose un vaste référentiel de modèles de flux de travail de gestion de projet que vous pouvez personnaliser pour concevoir vos propres flux de travail.
Voici quelques exemples de flux de travail qui peuvent vous aider.
Flux de travail 1 : Achevement d'un projet de développement logiciel
- Lancement du projet : définissez les objectifs, la portée et l’échéancier du projet.
- Planification : créez un plan de projet détaillé, incluant les tâches, les ressources et les dépendances.
- Exécution : attribuez des tâches aux membres de l'équipe, suivez la progression et résolvez les problèmes éventuels.
- Suivi et contrôle : surveillez régulièrement les performances du projet par rapport au plan et apportez les ajustements nécessaires.
- Clôture : achevez le projet, évaluez les résultats et documentez les enseignements tirés.
Flux de travail 2 : résolution d'une réclamation client
- Réception des réclamations : réception et enregistrement des réclamations des clients
- Enquête : recueillez des informations sur le problème et évaluez sa validité.
- Résolution : Déterminez la marche à suivre appropriée pour traiter la réclamation, par exemple en proposant un remboursement, un remplacement ou des excuses.
- Communication : informez le client de la résolution et assurez le suivi nécessaire.
- Documentation : enregistrez la plainte et sa résolution pour référence future.
Quels que soient vos flux de travail, ClickUp dispose d'un modèle pour vous aider.
Modèle simple de flux de travail sous forme de carte mentale
Le modèle de flux de travail Simple Mind Map de ClickUp est parfait pour les débutants qui souhaitent explorer des idées et des tâches liées à un objectif central à l'aide de cartes mentales visuelles.
Ce modèle propose deux modes : le mode Tâche pour la gestion des tâches et le mode Vierge pour l'exploration créative, qui vous aide à mieux :
- Gestion des tâches : convertissez les nœuds de votre carte mentale en tâches réalisables, attribuez-les aux membres de votre équipe et fixez des délais.
- Collaboration : travaillez avec d'autres personnes pour développer et affiner vos cartes mentales.
- Personnalisation : personnalisez l'apparence de vos cartes mentales avec différentes couleurs, formes et styles.
Modèle de flux de travail pour la conception graphique
Le modèle de flux de travail de conception graphique de ClickUp est idéal pour gérer des projets de conception graphique en plusieurs étapes.
Ce modèle comprend 25 statuts personnalisés, cinq champs personnalisés et des vues de flux de travail pour respecter efficacement les délais.
- Vue Liste : créez une liste personnalisable de tâches pour organiser et hiérarchiser votre flux de travail de conception.
- Affichage intégré : intégrez de manière transparente votre travail de conception provenant de divers outils et plateformes en ligne dans ClickUp.
- Vue Gantt : visualisez l'échéancier de votre projet à l'aide d'un diagramme de Gantt dynamique, qui vous permet de suivre facilement l'avancement et de gérer les échéances.
⚡️Archive des modèles : Vous pouvez également en trouver d'autres, comme le modèle de gestion du contenu de ClickUp et le modèle de flux de travail des commandes de ClickUp, dans la bibliothèque de modèles de ClickUp.
Avantages de la création de flux de travail
Avant de conclure, voici un bref récapitulatif de la manière dont les flux de travail peuvent améliorer les performances de votre équipe :
- Une meilleure compréhension des opérations : la cartographie des flux de travail offre un aperçu clair des processus métier, ce qui permet une meilleure prise de décision.
- Identification des erreurs : les informations fournies par les flux de travail permettent d'identifier et d'éliminer les tâches redondantes, ce qui permet aux employés de consacrer leur temps à des activités plus importantes.
- Réduisez la microgestion : les flux de travail clairs définissent les tâches, les délais et les responsabilités. Cela favorise un environnement de travail plus autonome, ce qui augmente la satisfaction professionnelle et améliore les relations entre la direction et les employés.
- Une meilleure communication : des flux de travail transparents améliorent la communication, réduisent les malentendus, minimisent les conflits et facilitent les opérations quotidiennes. Tout le monde y gagne au sein de l'équipe.
Ajoutez le bon flux à votre travail avec ClickUp
Les flux de travail offrent des avantages significatifs aux organisations de toutes tailles. En automatisant les tâches répétitives, en rationalisant les processus et en améliorant la collaboration, les flux de travail peuvent accroître l'efficacité, réduire les erreurs et améliorer la productivité globale.
Heureusement, vous pouvez faire tout cela et bien plus encore avec ClickUp. Outre ses fonctionnalités de gestion de projet, la plateforme offre également d'excellentes fonctionnalités de suivi pour étudier les informations et les données sur des tableaux de bord centralisés. Elle vous donne une longueur d'avance sur les flux de travail grâce à des modèles prédéfinis pour divers secteurs.
Vous n'êtes pas encore convaincu ? Créez dès aujourd'hui un compte gratuit sur ClickUp et découvrez par vous-même toute la magie de cet outil.