Si vous ne prenez pas soin de vos clients, vos concurrents le feront.
Si vous ne prenez pas soin de vos clients, vos concurrents le feront.
Dans l'entreprise, prendre soin de vos clients signifie effectuer des vérifications et des suivis en temps opportun. Après tout, les paniers abandonnés se convertissent rarement sans un petit coup de pouce.
Pourtant, la plupart des entreprises ne contactent pas leurs clients plus d'une fois après une demande de devis restée sans réponse. À leur décharge, l'envoi manuel de ces messages de rappel peut prendre plusieurs heures chaque semaine.
C'est là que l'automatisation WhatsApp entre en jeu. L'automatisation des messages WhatsApp vous aide à réduire les tâches répétitives, telles que l'envoi de rappels de rendez-vous, de suivis, de messages de bienvenue ou même la réponse aux requêtes courantes des clients.
Dans cet article, nous vous expliquons comment automatiser les messages WhatsApp à l'aide de l'application WhatsApp Business, de l'API WhatsApp Business et des outils d'automatisation WhatsApp les plus populaires.
⭐ Fonctionnalité du modèle
Dans un monde où il est facile de discuter avec les équipes partout, il est facile de perdre de vue les mises à jour importantes. Cependant, le modèle de message instantané de ClickUp vous aide à les regrouper toutes au même endroit. Il vous aide à :
- Conservez toutes les discussions au même endroit afin que votre équipe puisse facilement trouver, suivre et consulter les mises à jour importantes sans changer d'application.
- Donnez la priorité aux messages clés grâce à des fils de discussion organisés et des suivis structurés, en veillant à ce que les questions ou mises à jour urgentes reçoivent l'attention qu'elles méritent.
- Assurez-vous qu'aucun message ne reste sans réponse en transformant les discussions en tâches ou rappels exploitables, réduisant ainsi les malentendus et les délais non respectés.
Que signifie l'automatisation des messages WhatsApp ?
Si vous pensez que votre effort commercial ou de marketing pourrait être un peu plus dynamique, vous n'êtes pas seul. Même avec les meilleures intentions, il est difficile de saisir chaque opportunité au bon moment, surtout lorsque vous répondez manuellement.
Et avec 75 % des personnes dans le monde qui devraient utiliser des applications de messagerie chaque mois, vous risquez de passer à côté de nombreuses opportunités si vous ne suivez pas le mouvement.
L'automatisation WhatsApp consiste à configurer vos messages WhatsApp pour qu'ils soient envoyés automatiquement, qu'il s'agisse d'un simple bonjour, d'un suivi ou d'un rappel utile.
Et le meilleur dans tout ça ? Ces messages WhatsApp automatisés peuvent toujours avoir un caractère personnel. Que vous partagiez une offre, preniez des nouvelles d'un client ou lui fassiez un rappel de réservation, votre message peut être opportun et attentionné.
Vous pouvez utiliser l'automatisation WhatsApp à différentes étapes, par exemple :
- Saluer quelqu'un lorsqu'il établit une connexion avec votre entreprise pour la première fois
- Répondre aux questions fréquentes ou les aider à découvrir vos services
- Effectuer un rappel de leur panier ou leur proposer une offre spéciale
De petites choses, telles que l'ajout d'une réponse automatique WhatsApp ou l'utilisation de modèles de messages, facilitent également la réponse de vos clients, ce qui permet de maintenir une discussion naturelle.
📖 À lire également : Comment utiliser la messagerie instantanée au travail
Façons d'automatiser les messages WhatsApp
Examinons les différentes façons de configurer la messagerie automatique WhatsApp et voyons laquelle convient le mieux à votre entreprise.
Utilisez l'application WhatsApp Business
Si vous recherchez un moyen simple de vous lancer dans l'automatisation WhatsApp, l'application WhatsApp Business est une excellente première étape.
Cela vous permet de configurer des messages WhatsApp automatisés de base, tels que des messages d'accueil, des messages d'absence et des réponses rapides, parfaits pour accueillir de nouveaux clients, traiter les messages après les heures de bureau ou répondre à des questions courantes sans avoir à les taper à chaque fois.
Voici comment paramétrer :
- Étape 1 : Ouvrez l'application WhatsApp Business sur votre téléphone.
- Étape 2 : Appuyez sur les trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez Outils d'entreprise.
- Étape 3 : Choisissez la fonctionnalité d'automatisation que vous souhaitez : message d'accueil ou message d'absence.
- Étape 4 : Activez/désactivez cette fonction et personnalisez le message en fonction de votre style et du message que vous souhaitez faire passer.
- Étape 5 : si vous configurez un message d'absence, choisissez quand vous souhaitez qu'il soit envoyé (toujours, en dehors des heures de travail ou selon un calendrier personnalisé).
- ÉTAPE 6 : Sélectionnez les destinataires du message (tous les contacts, les nouveaux clients ou certaines personnes).
- Étape 7 : Enregistrez vos modifications, et vous êtes prêt à commencer.
Vous pouvez également utiliser des fonctionnalités pratiques telles que :
- Réponses rapides pour enregistrer les messages fréquemment utilisés
- Listes de diffusion pour envoyer des messages groupés à un groupe sélectionné
- Intégration avec des outils tiers, si vous souhaitez explorer plus tard des automatisations plus avancées.
🟠 Lorsque les clients ont une question, ils peuvent vous la poser. Mais si vous avez une question cruciale sur les flux de travail ou les processus, à qui vous adressez-vous ? C'est là que vous avez besoin d'un super agent IA pour vous aider à trouver des réponses plus rapidement !
📖 À lire également : Comment utiliser l'IA pour automatiser des tâches
2. Utilisez l'API WhatsApp Business
Contrairement à l'application WhatsApp Business, qui fonctionne bien pour les petites équipes, l'API WhatsApp Business vous permet d'automatiser les messages WhatsApp à grande échelle et de les intégrer à vos outils professionnels existants.
Oui, la mise en place nécessite un peu de planification, mais elle vous permet de créer des parcours clients personnalisés, d'envoyer des messages en masse et de mettre en place une automatisation avancée qui fonctionne en arrière-plan. Voici comment vous pouvez commencer :
- Étape 1 : Choisissez un fournisseur API WhatsApp Business de confiance (également appelé « fournisseur de solutions d'entreprise »).
- Étape 2 : Enregistrez votre compte WhatsApp Business auprès du fournisseur.
- Étape 3 : Configurez votre compte WhatsApp Business Platform dans Facebook Business Manager.
- ÉTAPE 4 : Ajoutez et vérifiez le numéro de téléphone de votre entreprise.
- Étape 5 : Créez des modèles de messages pour les mises à jour, les offres ou le service client.
- Étape 6 : Soumettez vos modèles de messages pour approbation.
- Étape 7 : Travaillez avec votre développeur ou votre fournisseur, pour la connexion de l'API à votre logiciel d'entreprise.
- Étape 8 : Testez l'envoi de messages depuis votre compte professionnel pour vous assurer que tout fonctionne correctement.
Grâce à l'API, vous pouvez :
- Automatisez le service client et les mises à jour des commandes
- Envoyez des messages groupés tels que des promotion, des rappels de rendez-vous ou des alertes.
- Utilisez des modèles avec des boutons de réponse rapide et des liens d'appel à l'action.
- Suivez les performances de vos messages à l'aide du tableau de bord.
📖 À lire également : Les meilleures applications de messagerie tout-en-un
📮 ClickUp Insight : 21 % des personnes interrogées déclarent consacrer plus de 80 % de leur journée de travail à des tâches répétitives. Et 20 % d'entre elles affirment que les tâches répétitives occupent au moins 40 % de leur journée.
Cela représente près de la moitié de la semaine de travail (41 %) consacrée à des tâches qui ne nécessitent pas beaucoup de réflexion stratégique ou de créativité (comme les e-mail de suivi 👀).
Les agents ClickUp AI vous aident à éliminer cette corvée. Pensez à la création de tâches, aux rappels, aux mises à jour, aux notes de réunion, à la rédaction d'e-mails et même à la création de flux de travail de bout en bout ! Tout cela (et bien plus encore) peut être automatisé en un clin d'œil avec ClickUp, votre application tout-en-un pour le travail.
💫 Résultats concrets : Lulu Press gagne 1 heure par jour et par employé grâce à ClickUp Automatisations, ce qui se traduit par une augmentation de 12 % de l'efficacité au travail.
3. Utilisez des chatbots et des outils d'IA
Si votre équipe est submergée par les requêtes des clients sur WhatsApp, les chatbots peuvent vous simplifier considérablement la vie. De plus, des plateformes telles que WATI et Interakt rendent l'installation des chatbots simple et efficace.
Avec l'agent IA de WATI, vous pouvez créer des bots qui comprennent le contexte, se souviennent des discussions précédentes et traitent même les requêtes courantes des clients, telles que les détails sur les produits ou le suivi des commandes. Vous pouvez télécharger une base de connaissances, définir des paramètres pour déterminer quand le bot doit prendre le relais et surveiller les performances grâce à des rapports détaillés.
Interakt est un autre choix judicieux, en particulier si vous souhaitez automatiser les discussions personnalisées à grande échelle. Grâce à son générateur de chatbot convivial de type glisser-déposer, vous pouvez automatiser sans effort jusqu'à 80 % des requêtes courantes.
Les chatbots tels que WATI et Interakt vous aident à :
- Traitez automatiquement les requêtes des clients, la génération de prospects ou les demandes d'assistance sur WhatsApp.
- Configurez des déclencheurs par mot-clé, un routage intelligent et même des discussions basées sur l'IA.
- Gérez les messages groupés, les campagnes et les flux de chatbot sans code.
- Offrez des réponses 24 heures sur 24, afin que vos clients personnalisés ne se sentent jamais ignorés.
C'est la solution idéale lorsque vous souhaitez automatiser les messages WhatsApp, envoyer des mises à jour en masse ou qualifier des prospects sans effort humain.
Mais que se passe-t-il après l'interaction personnalisée avec le client ?
👀 Anecdote : le célèbre signal SOS n'était pas l'abréviation de « Save Our Souls » (Sauvez nos âmes). Il a été choisi parce que la séquence simple point-point-point, trait-trait-trait, point-point-point était rapide et claire en code Morse. Tout comme les messages rapides d'aujourd'hui, l'objectif était de s'assurer qu'il soit transmis rapidement.
C'est là que ClickUp Brain et ClickUp Brain MAX rassemblent tout ce dont votre équipe interne a besoin. 💡
Au lieu de laisser les interactions avec les clients s'arrêter au chatbot, vous pouvez utiliser ClickUp Brain pour recueillir des informations à partir d'outils externes ou d'envoyés de clients, créer automatiquement des tâches, les attribuer aux bonnes personnes et faire avancer vos projets.
Vos outils d'automatisation WhatsApp garantissent qu'aucun client n'attende, tandis que ClickUp Brain veille à ce qu'aucune tâche ne reste inachevée.
Pas étonnant que les équipes puissent gagner 1,1 jour par semaine, travailler quatre fois plus vite avec Talk to Texte et réduire leurs coûts jusqu'à 88 % en simplifiant leurs flux de travail avec ClickUp Brain MAX.
📖 À lire également : Avantages et inconvénients de WhatsApp
4. Intégrations CRM et automatisation du marketing
Si vous utilisez un outil CRM ou marketing pour le suivi de vos prospects, il est logique de le connecter à votre communication WhatsApp. Après tout, le suivi des clients doit se faire naturellement, sans avoir à passer d'une douzaine d'applications différentes. C'est là que les intégrations CRM et d'automatisation du marketing deviennent cruciales.
Ces outils vous permettent de synchroniser vos campagnes WhatsApp avec les données clients dont vous disposez déjà. Qu'il s'agisse d'une simple note de remerciement, d'une confirmation d'achat ou d'un petit rappel pour un panier abandonné, vous pouvez tout automatiser directement depuis votre CRM ou votre plateforme marketing.
Prenons l'exemple de Zoho Marketing Automatisation. Cet outil vous permet de créer des messages WhatsApp personnalisés, de les programmer au moment opportun et même de configurer des flux de travail d'automatisation qui répondent aux actions personnalisées des clients.
📌 Exemple : supposons qu'un client s'inscrive à votre newsletter. Zoho peut alors déclencher automatiquement l'envoi d'un message de bienvenue via WhatsApp. Si quelqu'un clique sur une promotion mais n'achète pas, vous pouvez lui envoyer un rappel amical ou une offre spéciale, le tout sans effort manuel.
Ce qui rend ces intégrations si précieuses, c'est l'équilibre qu'elles établissent entre automatisation et personnalisation. Vous pouvez regrouper vos contacts en fonction de leurs intérêts, de leurs achats passés ou de la manière dont ils ont interagi avec vos messages.
📖 À lire également : Comment effectuer la modification en cours des messages WhatsApp après leur envoi
5. Planifiez vos messages WhatsApp à l'aide d'outils d'automatisation
Nous savons tous à quel point le timing est important dans la communication personnalisée. Mais personne ne peut être en ligne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, pour appuyer sur « envoyer » exactement au moment opportun.
Un planificateur WhatsApp vous permet de rédiger un message maintenant et de l'envoyer plus tard, sans que vous ayez à vous en souvenir ou à être disponible au moment venu.
💡 Conseil de pro : lorsque vous sélectionnez un planificateur WhatsApp, recherchez des fonctionnalités telles que les modèles de messages, les options de personnalisation, la planification groupée, la segmentation des contacts et les analyses de base. Elles vous aideront à envoyer des messages qui semblent personnalisés, arrivent au bon moment et apportent une réelle valeur ajoutée à vos clients.
Voici comment fonctionne généralement le processus de planification, quel que soit l'outil que vous choisissez :
- Étape 1 : connectez-vous à votre outil de planification WhatsApp préféré.
- Étape 2 : rédigez votre message ou choisissez un modèle enregistré (comme un message de remerciement ou de rappel).
- Étape 3 : sélectionnez les contacts que vous souhaitez atteindre. Il peut s'agir de personnes individuelles ou d'une liste de contacts.
- Étape 4 : Définissez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez que le message soit envoyé.
- Étape 5 : Cliquez sur « Planifier » et laissez l'outil s'occuper du reste.
La plupart des outils de planification vous permettent également de modifier votre message ultérieurement ou de vérifier son statut de livraison. Le plus intéressant, c'est que vous pouvez planifier toutes les communications d'une semaine en une seule fois, ce qui vous apporte une tranquillité d'esprit et libère du temps pour votre équipe.
👋🏾 Découvrez comment automatiser facilement les flux de travail. Regardez cette vidéo :
👀 Anecdote : le mot « hello » n'était pas une salutation courante avant l'invention du téléphone. Thomas Edison l'a popularisé comme moyen de commencer un appel téléphonique.
Limites et considérations relatives à l'automatisation des messages dans WhatsApp
Avant de vous lancer tête baissée dans l'automatisation des messages WhatsApp, il est utile de connaître les limites et les règles de base qui l'accompagnent et de vous préparer à utiliser des alternatives à WhatsApp:
❗️WhatsApp exige que l'utilisateur donne son accord explicite avant l'envoi de messages automatisés, et les entreprises doivent indiquer clairement le type de communications que les utilisateurs recevront.
❗️L'application WhatsApp Business et l'API ont toutes deux des limites de messages, l'API suivant un système à plusieurs niveaux basé sur les performances commerciales et la qualité des messages.
❗️L'envoi d'un trop grand nombre de messages ou de contenu non pertinent peut déclencher les filtres anti-spam de WhatsApp, ce qui risque d'entraîner le bloc des messages, voire la suspension du compte.
❗️Les réponses automatisées sont limitées, en particulier en dehors de la fenêtre du service client de 24 heures, où des modèles de messages approuvés sont nécessaires.
❗️L'application Business offre une intégration limitée avec les CRM et les outils, tandis que l'API est mieux adaptée aux opérations de plus grande envergure nécessitant une automatisation et une évolutivité avancées.
📖 À lire également : Modèles gratuits de forfaits de communication de projet
Pourquoi utiliser ClickUp pour automatiser les messages ?
Lorsque vous pensez à l'automatisation de la communication, la plupart des outils gèrent soit de discuter avec les clients, soit les mises à jour internes, mais jamais les deux.
C'est là que ClickUp se distingue, en permettant une collaboration en temps réel entre les membres de votre équipe. Il s'agit du premier espace de travail convergent basé sur l'IA qui réunit la messagerie, la gestion des tâches et l'IA dans un seul espace de travail connecté. Le résultat ? Une réduction de la prolifération des applications et du contexte, marquant la fin des flux de travail déconnectés et de la dispersion des informations/du contexte de travail.
Automatisez les rappels, les mises à jour et les suivis avec ClickUp Automatisations.
Pour commencer, vous disposez de ClickUp Automatisations, qui vous aide à déclencher des messages en temps opportun en fonction de votre flux de travail. Vous avez la possibilité de mettre en place des rappels automatisés pour les échéances approchant ou de déclencher des messages de la part des clients.
Cette fonctionnalité peut être personnalisée pour des applications tierces intégrées via ClickUp Integrations. Les cas d'utilisation présentés ici comprennent l'alerte des réviseurs en cas de changement de statut d'une tâche ou l'envoi de mises à jour lorsque des jalons importants sont franchis.
Par exemple, si une tâche de conception passe à l'étape « Révision », ClickUp peut envoyer un message à votre équipe de discussion avec le texte suivant : « Conception prête pour révision — veuillez vérifier avant 17 h. » Vous pouvez également programmer des messages récurrents, tels qu'un résumé hebdomadaire pour les parties prenantes ou une invite quotidienne pour le résumé rapide.
📖 À lire également : Comment rédiger une mise en forme de message virtuel efficace
Entamez des discussions directement sur votre lieu de travail en discutant grâce à ClickUp Chat.
Avec ClickUp Chat, votre équipe peut partager des mises à jour, poser des questions rapides et discuter des tâches liées aux clients, le tout sur une seule et même plateforme. Au lieu de passer d'un outil de projet à une application de chat, vous disposez d'un seul fil de discussion où les idées, les décisions et les liens vers les tâches restent liés.
En exemple, les chefs de projet peuvent effectuer des vérifications hebdomadaires directement dans ClickUp Chat, chaque mise à jour étant liée aux tâches concernées. Mieux encore, lorsqu'une personne signale un problème dans le chat, vous pouvez instantanément transformer ce message en tâche ou passer un appel via SyncUps.
👀 Anecdote amusante : la plus ancienne lettre manuscrite connue, datant d'environ 500 avant J.-C., a été envoyée par la reine perse Atossa. Elle contenait apparemment des instructions à l'intention de ses gouverneurs, ce qui prouve que les mémos écrits ont régné sur le leadership pendant des siècles.
Rédigez des modèles et des scripts réutilisables avec ClickUp Document et l'IA.
ClickUp Docs est idéal pour stocker des modèles de communication. Pensez aux messages d'intégration, aux scripts de chatbot ou aux FAQ clients. Vous pouvez rédiger une fois, affiner avec ClickUp Brain et mettre à jour quand vous le souhaitez.
Grâce à cette fonctionnalité, une équipe de service client peut créer un document partagé contenant des réponses pré-rédigées aux questions courantes et le mettre à jour après chaque modification du produit. Les équipes marketing peuvent créer des modèles d'annonces et utiliser ClickUp AI pour adapter le ton à différents publics.
💟 Bonus : Brain MAX est votre assistant de bureau alimenté par l'IA qui rationalise le service client et la gestion des demandes. Grâce à une intégration approfondie avec vos plateformes de e-mail, discuter et d'assistance, Brain MAX vous aide à rédiger, organiser et envoyer rapidement des réponses aux demandes des clients à l'aide de modèles intelligents et de suggestions contextuelles.
Vous pouvez utiliser la fonction de transcription vocale pour saisir les problèmes des clients ou dicter des réponses, et Brain MAX transcrira et organisera instantanément vos messages. Il peut également automatiser les suivis, définir des rappels pour les tickets non résolus et conserver toutes les interactions avec les clients liées aux bons dossiers ou projets. Cela garantit que chaque demande est traitée rapidement, de manière professionnelle et dans son contexte, ce qui rend le service client plus rapide, plus facile et plus fiable.
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Les discussions ont un meilleur flux lorsque ClickUp est dans la boucle
S'il y a une chose que ce guide a clairement démontrée, c'est que pour rester en connexion avec les clients et les équipes, il faut envoyer les bons messages au bon moment. L'automatisation WhatsApp aide les entreprises à faire juste cela.
Qu'il s'agisse de rappels de rendez-vous, de suivis ou de mises à jour rapides, la messagerie automatisée permet à votre marque de rester réactive, fiable et toujours présente, même lorsque vous n'êtes pas en ligne.
Mais où intervient ClickUp ? La plupart des outils WhatsApp se concentrent sur l'automatisation orientée client.
ClickUp rassemble tout cela : discussions avec les clients, suivis internes, mises à jour de projets et rappels automatisés, dans un seul environnement de travail connecté.
Prêt à simplifier vos flux de travail, à améliorer vos suivis et à faire gagner du temps à votre équipe chaque semaine ? Inscrivez-vous dès maintenant à ClickUp !
Foire aux questions
WhatsApp ne propose pas en soi de fonctionnalité intégrée pour les messages automatiques dans les comptes personnels. Cependant, si vous utilisez l'application WhatsApp Business, vous pouvez configurer des messages d'accueil et d'absence automatisés pour répondre aux clients lorsque vous n'êtes pas disponible. Pour une automatisation plus avancée, les entreprises peuvent utiliser l'API WhatsApp Business, qui permet des réponses automatisées et des messages programmés, mais cela nécessite généralement une installation technique ou une intégration tierce.
La planification des messages WhatsApp n'est pas prise en charge de manière native dans l'application standard. Sur les appareils Android, vous pouvez utiliser des applications tierces telles que SKEDit pour planifier vos messages. Sur les iPhones, vous pouvez utiliser l'application Raccourcis pour définir des rappels afin d'envoyer des messages à une heure précise, mais vous devrez les envoyer manuellement. Pour les utilisateurs professionnels, l'API WhatsApp Business permet de planifier des messages via des plateformes tierces.
Oui, mais cela dépend de votre type de compte. L'application WhatsApp Business permet une automatisation de base, comme les messages d'accueil et d'absence. Pour une automatisation plus complexe, comme l'envoi de messages basés sur des déclencheurs ou des calendriers, l'API WhatsApp Business est nécessaire. Les comptes WhatsApp personnels ne prennent pas en charge l'automatisation de manière native, mais certaines applications tierces offrent des fonctionnalités d'automatisation limitées.