L'approvisionnement occupe désormais le devant de la scène. Environ 64 % des professionnels ayant participé au sondage Global State of Procurement Survey affirment que son influence grandit au sein des organisations.
À mesure que les équipes d'approvisionnement assument un rôle plus important, elles sont également confrontées à de nouveaux défis, notamment en ce qui concerne les processus obsolètes et inefficaces.
C'est là qu'un plan de gestion des achats intelligent fait toute la différence. Il s'agit de votre feuille de route pour prendre des décisions d'achat en toute confiance, maîtriser vos coûts et établir des partenariats solides avec vos fournisseurs.
Avec le bon forfait, vous pouvez réduire les risques, améliorer l'alignement des fournisseurs et garder le contrôle de votre budget. Êtes-vous prêt à faire passer votre processus d'approvisionnement au niveau supérieur ?
Décomposons les étapes clés de la création d'un plan de gestion des achats gagnant, afin que vous puissiez rationaliser votre flux de travail et obtenir des résultats exceptionnels pour vos projets.
Qu'est-ce qu'un plan de gestion des achats ?
Un plan de gestion des achats décrit comment une organisation ou une équipe de projet va se procurer les biens et services nécessaires auprès de fournisseurs, prestataires externes.
Le forfait est un document stratégique qui décrit les objectifs d'approvisionnement, les facteurs de sélection des fournisseurs, les processus de contrôle des contrats et les mesures visant à éviter les risques. Il garantit que les activités d'approvisionnement sont synchronisées avec le calendrier, le coût et les attentes en matière de qualité du projet.
Un plan d'approvisionnement efficace évite les perturbations de la chaîne logistique, l'augmentation des coûts et les problèmes de conformité. Il définit clairement les rôles et les responsabilités, garantissant une coordination fluide entre les parties prenantes, les équipes d'approvisionnement et les chefs de projet.
🧠 Anecdote : Le premier contrat d'approvisionnement à grande échelle remonte à environ 3000 avant J.-C. Il portait sur la fourniture de pierres et de main-d'œuvre pour la construction des pyramides d'Égypte. Le plus ancien contrat écrit, trouvé en Mésopotamie, est apparu sur une tablette d'argile.
⭐ Modèle présenté
Le modèle d'approvisionnement de ClickUp vous aide à rationaliser l'ensemble de votre flux de travail d'achat, de la sélection des fournisseurs au suivi des commandes. Gérez facilement les demandes, les approbations et les budgets en un seul endroit pour que vos achats restent efficaces, organisés et prêts pour les audits.
Le rôle de la gestion des achats dans la gestion de projet
Dans la gestion de projet, l'approvisionnement est un moteur essentiel à la réussite.
Il garantit que les équipes ont accès aux bonnes ressources en temps voulu, tout en maîtrisant les coûts et en minimisant les risques. En établissant des contrats clairs, en fixant des calendriers de livraison et en définissant des normes de qualité dès le départ, les responsables des achats posent les bases d'un bon déroulement des projets.
Une gestion efficace des achats renforce également les relations avec les fournisseurs et garantit le respect des contrats, réduisant ainsi les risques de retards ou de dépassements budgétaires. Tout aussi important, elle apporte de la transparence à l'ensemble du processus (suivi des commandes, des approbations et des performances des fournisseurs) afin que chacun reste informé et aligné.
En fin de compte, de solides pratiques d'approvisionnement sont essentielles pour livrer des projets dans les délais, dans les limites du budget et selon les normes les plus élevées.
👀 Le saviez-vous ? 21 % des décideurs et 24 % des cadres supérieurs souhaitent que leurs équipes achats deviennent plus agiles et résilientes face aux perturbations de la chaîne d'approvisionnement.
Pourquoi un plan de gestion des achats est-il important ?
Un forfait officiel évite les dépenses inutiles, les retards et la non-conformité de la part de l'organisation. Il est important pour les raisons suivantes :
Rentabilité et contrôle des dépenses
Un plan d'approvisionnement bien formulé aide les organisations à optimiser leurs dépenses en évitant les achats inutiles et en obtenant des prix compétitifs auprès des fournisseurs. Il permet aux entreprises de négocier de meilleures conditions, d'établir de meilleures relations avec leurs fournisseurs et de réduire leurs coûts.
📌 Imaginez une équipe marketing qui a besoin de matériel pour un évènement. Au lieu d'acheter auprès de plusieurs fournisseurs à des prix de dernière minute, un plan d'approvisionnement lui permet de négocier des contrats annuels avec des fournisseurs privilégiés, ce qui lui fait gagner du temps et de l'argent.
Alignement sur la stratégie de l'entreprise
Un plan d'approvisionnement garantit que les activités d'achat sont alignées sur les objectifs généraux de l'organisation. En anticipant les objectifs d'approvisionnement, les entreprises peuvent planifier les achats importants, éviter les dépenses inutiles et améliorer leur planification financière.
📌 Prenons l'exemple d'une entreprise de construction qui planifie plusieurs projets au cours de l'année. Grâce à un plan d'approvisionnement, l'équipe chargée des achats peut aligner les achats de matériaux en vrac sur les échéanciers des projets, ce qui lui permet d'obtenir des réductions tout en évitant les ruptures de stock.
Amélioration de la gestion des fournisseurs
Un plan de gestion des achats garantit l'existence de critères de sélection clairs pour les fournisseurs, grâce auxquels les entreprises sont assurées de traiter avec des fournisseurs fiables. Grâce à de bonnes relations avec leurs fournisseurs, les entreprises peuvent négocier des conditions contractuelles avantageuses, améliorer la qualité des services et éviter les risques liés au recours à des fournisseurs peu performants.
📌 Image Une entreprise de vente au détail évalue chaque année ses fournisseurs à l'aide de fiches de notation basées sur les délais de livraison et la qualité. Un plan d'approvisionnement solide lui permet de remplacer les fournisseurs peu performants avant que la satisfaction des clients ne baisse.
Conformité réglementaire et politique
Les organisations doivent respecter les politiques internes et la législation externe lors de leurs achats. Un plan de gestion de projet formel garantit la conformité de tous les achats, évitant ainsi les problèmes juridiques, les amendes ou la perte de réputation liés à la non-conformité.
📌 Une entreprise de soins de santé, par instance, doit s'assurer que tous les achats d'équipements médicaux sont conformes à la réglementation gouvernementale. Un plan d'approvisionnement intègre des contrôles de conformité dans chaque décision d'achat, réduisant ainsi les risques juridiques.
Atténuation des risques et planification d'urgence
L'approvisionnement comporte des risques en cas de défaillance d'un fournisseur, de fluctuation des prix et de problèmes de qualité. Un plan de gestion des achats comprend des processus de gestion des risques, tels que l'évaluation, la planification d'urgence et la recherche de sources d'approvisionnement alternatives, afin de minimiser les perturbations des opérations.
📌 Imaginez une entreprise manufacturière qui s'approvisionne en composants clés à l'étranger. En cas de retard de livraison, un fournisseur de sauvegarde figurant dans le plan d'approvisionnement garantit la continuité des chaînes de production sans pertes importantes.
Optimisation du temps et des ressources
Sans processus documenté, les activités d'approvisionnement sont susceptibles d'être inefficaces et génératrices de gaspillage. Grâce à un forfait précis, les organisations peuvent réduire leurs coûts administratifs et se concentrer sur leurs activités commerciales essentielles au lieu de répéter les processus d'approvisionnement.
📌 Pensez à une entreprise SaaS en pleine croissance qui intègre plusieurs fournisseurs pour des abonnements logiciels. Un processus d'approvisionnement rationalisé réduit la paperasserie et la confusion chez les fournisseurs, permettant aux employés de se concentrer sur l'amélioration des produits plutôt que sur l'obtention d'approbations.
👀 Le saviez-vous ? Avec les perturbations actuelles de la chaîne d'approvisionnement, les changements technologiques rapides et la nécessité de fluidifier les processus, 47 % des responsables de la chaîne d'approvisionnement sont confrontés à des inefficacités opérationnelles.
Éléments clés d'un plan de gestion des achats
Un plan de gestion des achats comporte trois éléments clés :
| Composante | Ce que cela signifie |
| Stratégie d'approvisionnement | ✅ Définit les grandes lignes de l'acquisition de biens et de services ✅ Détermine ce qui doit être acheté, quand et dans quelles limites budgétaires ✅ Garantit que les achats sont conformes aux objectifs de l'organisation tout en optimisant les coûts et l'efficacité |
| Processus d'approvisionnement | ✅ Décrit les procédures séquentielles pour l'achat de biens et de services : identification des besoins, sélection des fournisseurs, négociation des contrats et gestion des opérations ✅ Garantit la rentabilité et la livraison dans les délais |
| Plan de contrôle des achats | ✅ Formule un processus pour évaluer l'activité d'approvisionnement ✅ Se concentre sur la maîtrise des coûts, le contrôle de la qualité et le respect des politiques et des lois ✅ Maintient les achats dans les limites du budget tout en apportant une assistance aux objectifs organisationnels |
Outre ces trois éléments, d'autres composantes sont à prendre en compte :
| Composantes supplémentaires | Pourquoi sont-ils importants ? |
| Objectifs et buts de l'approvisionnement | Des objectifs clairement définis font avancer le processus d'approvisionnement |
| Identification et engagement des parties prenantes | Une planification efficace des achats implique la participation des principales parties prenantes, telles que les chefs de service, les gestionnaires de contrats et les utilisateurs finaux |
| Analyse du marché et sélection des fournisseurs | Un plan d'approvisionnement solide comprend une étude de marché complète afin d'identifier les bons fournisseurs. Le prix, le délai de production et la performance des fournisseurs sont des paramètres clés pour prendre des décisions d'achat intelligentes. |
| Considérations budgétaires et financières | Le plan d'approvisionnement doit inclure toutes les dépenses d'achat : coûts directs, taxes, logistique et installation. Le suivi des dépenses via un logiciel d'approvisionnement aide les organisations à respecter leur budget et à éviter les dépassements. |
| Évaluation et atténuation des risques | L'approvisionnement comporte des risques tels que les retards des fournisseurs ou les problèmes de qualité. Un bon forfait comprend des évaluations des risques et des stratégies d'atténuation, telles que l'identification de fournisseurs alternatifs ou la mise en œuvre de mesures d'urgence pour réduire les perturbations. |
| Calendrier et échéancier des achats | Un échéancier formel garantit que les activités d'approvisionnement sont alignées sur les calendriers des projets. Il comprend des jalons clés tels que la sélection des fournisseurs, la signature des contrats et les calendriers de livraison afin de maintenir les processus sur la bonne voie. |
| Administration et gestion des contrats | Une bonne administration des contrats garantit que les fournisseurs respectent les conditions convenues, facilite les négociations, assure la conformité et gère les modifications apportées aux contrats. Cela protège les intérêts de l'organisation et améliore les relations avec les fournisseurs. |
| Mesure et évaluation des performances | Le suivi des performances d'approvisionnement à l'aide d'indicateurs clés de performance ( KPI ) permet de mesurer la fiabilité, le coût et l'efficacité des fournisseurs. Des contrôles réguliers aident les organisations à rationaliser leur stratégie d'approvisionnement et à améliorer leurs performances. |
💡 Conseil de pro : Les équipes achats et les fournisseurs doivent collaborer étroitement pour moderniser les opérations. En développant délibérément leurs partenariats, ils peuvent s'adapter au rôle croissant des achats dans l'entreprise.
Guide étape par étape : Créer un plan de gestion des achats
Un plan de gestion des achats adapté permet à une organisation d'acheter les biens et services appropriés à la meilleure valeur possible, tout en gagnant en efficacité, en conformité et en économies. Voici un processus étape par étape pour élaborer un plan d'achat clair.
1. Définir les objectifs d'approvisionnement
La première étape de la planification des achats consiste à définir des objectifs explicites correspondant à ceux définis dans les objectifs de l'entreprise. Les organisations doivent savoir clairement ce qu'elles veulent acheter, pourquoi et ce qu'elles attendent de leurs achats.
2. Élaborez des stratégies d'approvisionnement et un budget
Un plan d'approvisionnement réussi explique comment une organisation va acquérir des biens et des services de la manière la plus rentable et la plus fiable possible. Les étapes sont les suivantes :
- Identifier les achats mondiaux ou nationaux, les contrats à court et à long terme, ou la production interne par rapport à l'approvisionnement auprès de tiers
- Plongez dans l'histoire des achats pour découvrir toutes les possibilités de réduction des coûts
- Définir des limites de dépenses pour éviter les dépassements et affecter les fonds en fonction des dépenses prioritaires
3. Appel d'offres/de propositions (devis) auprès des fournisseurs
Après avoir identifié les besoins et les stratégies en matière d'approvisionnement, il convient de comprendre les fournisseurs potentiels et les activités d'appel d'offres. Il s'agit des demandes de propositions ( RFP ) ou des demandes de devis ( RFQ ) visant à solliciter des offres concurrentielles. Elles doivent contenir :
- Définitions claires des biens ou services requis
- Les calendriers de livraison et les normes de service sont anticipés
- Critères d'évaluation des fournisseurs
4. Comparez les offres et choisissez vos fournisseurs
Une fois les offres reçues, les entreprises doivent comparer les fournisseurs à l'aide de paramètres définis pour les évaluer. Un processus d'évaluation efficace doit tenir compte des éléments suivants :
- Coût vs valeur : Comparaison des coûts par rapport aux avantages à long terme
- Assurance qualité : Validation des performances passées, références des clients et conformité aux normes industrielles
- Fiabilité : Assurance que les fournisseurs peuvent s'adapter aux exigences variables de l'entreprise tout en maintenant les niveaux de service
- Conditions contractuelles : Garantie, politique de retour et conditions d'assistance après-vente
Les fournisseurs présélectionnés peuvent faire l'objet de négociations supplémentaires avant la conclusion du contrat afin d'obtenir les meilleures conditions possibles.
5. Gérez le processus d'approvisionnement et clôturez-le
Une fois le fournisseur sélectionné, les organisations doivent contrôler l'efficacité de la livraison des achats et garantir la conformité et le contrôle qualité. Voici les principales activités de cette phase :
- Suivi des commandes : Surveillance des livraisons pour déterminer si elles sont effectuées dans les délais
- Contrôle qualité : Inspection des matériaux reçus afin de garantir leur conformité aux spécifications
- Résolution des problèmes : prendre rapidement des mesures pour résoudre les divergences ou les problèmes liés aux fournisseurs
- Traitement des paiements : Garantir que tous les paiements sont traités conformément aux exigences du contrat
- Rapports finaux et évaluation : Évaluer les performances des fournisseurs à des fins futures et clôturer officiellement les contrats d'approvisionnement
👀 Le saviez-vous ? Une réduction de 10 % des coûts fournisseurs peut augmenter l'EBITDA de 32 % pour les entreprises du Fortune 500 et de 27 % pour les entreprises du FTSE 350, débloquant ainsi d'importants gains de rentabilité.
Meilleurs outils pour la planification de la gestion des achats
Les bons outils peuvent améliorer l'efficacité des achats, réduire les coûts et garantir le respect des politiques. Les logiciels d'achat et les solutions de gestion de projet modernes permettent de rationaliser les processus, d'automatiser les activités et d'offrir une visibilité sur les dépenses. Vous trouverez ci-dessous une liste des meilleurs outils de gestion de la planification des achats :
Logiciel d'approvisionnement
Grâce à un logiciel d'approvisionnement, les entreprises peuvent gérer leurs relations avec leurs fournisseurs tout en surveillant leurs activités d'achat et en automatisant leurs processus d'approvisionnement. Voici quelques-unes des solutions les plus connues :
SAP Ariba
Une solution d'approvisionnement basée sur le cloud pour rationaliser la recherche de fournisseurs, la gestion des contrats et la collaboration avec les fournisseurs. Elle aide les organisations à obtenir de meilleures conditions et à optimiser leurs dépenses grâce à une visibilité en temps réel sur les activités d'approvisionnement.
Oracle Procurement Cloud
Une excellente solution qui automatise les achats, la qualification des fournisseurs et la passation des contrats. Elle garantit la conformité avec la politique d'approvisionnement et simplifie les achats.
Coupa
Une solution complète pour la gestion des dépenses, la gestion des risques fournisseurs et les flux de travail d'approbation automatique. Coupa s'intègre aux systèmes financiers pour un suivi budgétaire et un contrôle des coûts en temps réel.
🧠 Fait amusant : Les responsables des achats ne se contentent pas de commander des éléments ; ils négocient les contrats, garantissent la qualité et analysent les performances des fournisseurs. Ils sont souvent considérés comme les héros méconnus du monde de l'entreprise, car ils assurent l'équilibre entre la gestion des coûts et l'assurance qualité
Gestion de projet et de contrat : ClickUp
ClickUp, l'application qui fait tout pour le travail, rassemble tous vos échéanciers, tâches et contrats dans un environnement de travail unifié. De la rédaction des contrats au suivi des livrables et des approbations, ClickUp vous aide à respecter les délais, à contrôler les coûts et à gérer la responsabilité des fournisseurs, à chaque étape du processus.
Le logiciel CRM de ClickUp pour les responsables des achats fournit à ces derniers une source unique et fiable pour gérer tous les aspects du cycle de vie des fournisseurs.
Oubliez les feuilles de calcul éparpillées et les chaînes d'e-mails. ClickUp CRM conserve toutes les données des fournisseurs, telles que les coordonnées, les conditions contractuelles, l'historique des performances et les documents, en un seul endroit, afin que votre équipe sache toujours où chercher et quelle est la prochaine étape.
Cela peut vous aider à :
- Créez, approuvez et suivez vos commandes plus rapidement
- Définissez des déclencheurs d'approbation personnalisés, étiquetez les membres de l'équipe concernés et mettez automatiquement à jour le statut des commandes
- Suivez les dépenses en temps réel grâce à des tableaux de bord en direct
- Définissez des seuils budgétaires, signalez automatiquement les dépassements et tenez votre équipe financière informée sans avoir besoin d'un autre outil
- Utilisez des tableaux de bord prédéfinis pour suivre les délais de livraison, les problèmes de qualité et les performances globales des fournisseurs
- Connectez vos systèmes d'inventaire à ClickUp pour suivre les niveaux de stock et déclencher automatiquement les réapprovisionnements
Dans l'ensemble, ClickUp se connecte à vos outils d'approvisionnement, ERP et applications de communication favoris pour que vos flux de travail se déroulent sans interruption.
David U partage son expérience :
Ce que je préfère dans ClickUp, c'est sa personnalisation. Vous pouvez tout adapter (vues, statuts, champs, automatisations) pour que cela corresponde parfaitement à votre flux de travail. C'est l'outil qui s'adapte à vous, et non l'inverse.
Ce que je préfère dans ClickUp, c'est sa personnalisation. Vous pouvez tout adapter (vues, statuts, champs, automatisations) pour qu'il corresponde parfaitement à votre flux de travail. C'est lui qui s'adapte à vous, pas l'inverse.
Accélérez les approbations d'achat et les mises à jour des fournisseurs grâce à l'automatisation
Les automatisations ClickUp éliminent les tâches manuelles, garantissant ainsi un processus d'approvisionnement plus efficace. Avec plus de 100 options d'automatisation, les équipes d'approvisionnement peuvent automatiser des activités de routine telles que
- Attribuer les tâches d'approvisionnement en fonction de déclencheurs spécifiques
- Mise à jour automatique du statut des tâches lorsque le paiement est achevé ou que les matériaux sont livrés
- Envoi de notifications pour les approbations ou les modifications
Ces automatisations réduisent le risque d'erreur humaine et libèrent un temps précieux pour la prise de décisions stratégiques. Grâce à des règles d'automatisation personnalisées, les équipes peuvent adapter les flux de travail à leurs besoins spécifiques en matière d'approvisionnement, ce qui se traduit par une augmentation de la productivité et de la cohérence entre les projets.
Partagez des fichiers, assurez le suivi des livrables et communiquez instantanément avec les fournisseurs
Une communication efficace est indispensable dans le domaine des achats. ClickUp propose une suite d'outils de collaboration qui facilitent l'interaction entre les équipes achats et les fournisseurs
Créez des espaces dédiés à chaque fournisseur afin de centraliser la communication et la documentation. Utilisez la fonctionnalité de discussion en temps réel de ClickUp pour échanger instantanément et résoudre rapidement les problèmes, ce qui améliore également les relations avec les fournisseurs.
Collaborez sur les contrats, les propositions et autres documents essentiels via ClickUp Docs au sein de la plateforme grâce au partage de documents. Ces fonctionnalités garantissent que toutes les parties prenantes sont alignées, ce qui réduit les malentendus et favorise des relations plus solides avec les fournisseurs.
Gagnez du temps grâce au suivi des jalons en temps réel
Le suivi de la progression est essentiel pour respecter le calendrier des projets d'approvisionnement. Les fonctionnalités de suivi des jalons de ClickUp offrent une visibilité claire sur les échéanciers des projets.
Définissez les étapes clés de l'approvisionnement comme des jalons afin de suivre la progression. Visualisez l'ensemble de l'échéancier d'approvisionnement à l'aide de diagrammes de Gantt, identifiez les dépendances et ajustez les calendriers si nécessaire. Éviter les retards est essentiel pour contrôler les coûts d'approvisionnement.
Utilisez des repères visuels pour évaluer le statut d'achèvement de chaque jalon. Ces outils permettent aux responsables des achats de traiter de manière proactive les retards potentiels et de garantir la livraison des biens et services dans les délais impartis
Modèle de gestion des achats ClickUp
Le modèle de gestion des achats ClickUp est conçu pour fournir un cadre complet pour la gestion des processus d'achat, de leur lancement à leur achèvement. Les fonctionnalités clés du modèle sont les suivantes :
- Statuts personnalisés : suivez la progression des tâches d'approvisionnement grâce à des statuts tels que « Ouvert », « En cours », « Clarification requise » et « Achevé », qui offrent une visibilité claire sur chaque étape du processus
- Champs personnalisés : Capturez les informations essentielles telles que les coordonnées des fournisseurs, le statut d'approbation des achats et les informations sur les demandeurs, afin de garantir que toutes les données pertinentes sont facilement accessibles
- Vues personnalisées : Utilisez différentes vues telles que Liste, Tableau et Calendrier pour organiser et visualiser les tâches d'approvisionnement en fonction des préférences de l'équipe et des exigences du projet
- Suivi des dépenses et des économies : surveillez les dépenses d'approvisionnement et identifiez les possibilités de réduction des coûts, ce qui facilite la gestion budgétaire et la planification financière
- Catégorisation des fournisseurs : classez les fournisseurs en fonction de leur niveau et du risque qu'ils représentent afin de hiérarchiser les engagements et de gérer efficacement les relations avec les fournisseurs
Surmonter les défis de la gestion des achats
La gestion des achats implique de nombreux éléments, notamment la sélection des fournisseurs, le contrôle du budget d'achat, la conformité et la gestion des risques. Une perturbation à n'importe quel niveau du processus d'achat peut entraîner des inefficacités qui se traduisent par des insuffisances budgétaires ou des risques liés à des fournisseurs médiocres.
Ces défis en matière d'approvisionnement exigent une gestion stratégique de bout en bout, une utilisation appropriée de la technologie et une collaboration étroite entre les parties prenantes.
1. Gestion des risques et des performances des fournisseurs
Les fournisseurs sont essentiels à la réussite des achats d'une organisation. Cependant, cela comporte des risques tels que le non-respect de la qualité attendue, des retards de livraison ou une position financière instable, qui peuvent à leur tour affecter les opérations. Ces risques peuvent être facilement contrôlés grâce à :
- Évaluer de manière exhaustive les fournisseurs avant leur intégration
- Définir des mesures de performance (indicateurs clés de performance) pour la qualité, les délais et les niveaux de service tout en les surveillant activement
- Diversifier et gérer les fournisseurs afin d'éviter de dépendre d'un seul approvisionnement, de manière à garantir des options de sauvegarde
- Des audits réguliers des fournisseurs et des canaux de communication clairs permettent de développer des relations solides et fiables avec les fournisseurs
2. Maîtriser les coûts et respecter le budget
Les dépassements de coûts sont des problèmes courants dans les achats, en particulier lorsqu'une dépense imprévue survient ou que le fournisseur augmente ses prix. Pour maintenir une bonne discipline budgétaire, veillez toujours à :
- Utilisez des prévisions en temps réel sur les dépenses et le budget
- Négociez avec vos fournisseurs pour établir des contrats à long terme qui fixent les prix
- Utilisez des outils d'inventaire pour surveiller et suivre vos stocks afin d'assurer une production fluide
- Les logiciels d'approvisionnement doivent approuver automatiquement les coûts, mais les dépenses doivent rester dans les limites du budget
3. Garantir le respect des règles et des politiques
Les processus d'approvisionnement doivent respecter de nombreuses politiques internes, réglementations sectorielles et exigences légales. Tout manquement à ces obligations peut entraîner des sanctions, exposant l'entreprise à une atteinte à sa réputation ou à des litiges contractuels. Pour éviter ces situations, il est important de :
- Pour rester informé des changements réglementaires applicables au processus d'approvisionnement
- Contrôle automatisé de la conformité dans le logiciel dédié à l'approvisionnement
- Informer les équipes chargées des achats des pratiques légales et éthiques en matière d'achat
4. Faire face aux perturbations de la chaîne d'approvisionnement
Des évènements imprévus, tels que des perturbations mondiales de la chaîne d'approvisionnement, une pénurie de matières premières ou des retards dans les transports, peuvent ralentir les processus d'approvisionnement d'une organisation. Le renforcement de la résilience peut nécessiter :
- Élaboration de plans d'urgence, tels qu'un réseau de fournisseurs alternatifs
- Assurez la planification des stocks grâce à des stocks tampons pour les matériaux critiques
- Identifiez les risques potentiels avant qu'ils ne s'aggravent grâce à des analyses intelligentes
5. Augmenter l'efficacité des achats et améliorer la visibilité
Les processus manuels dans le domaine des achats peuvent facilement conduire à des inefficacités, des erreurs et un manque de visibilité sur les dépenses. Pour améliorer les opérations d'achat :
- Tous les flux de travail doivent être automatisés à l'aide d'un logiciel de gestion des achats
- Rationalisez vos opérations pour faciliter le suivi, centraliser les données sur les fournisseurs et les contrats
- Standardisez les procédures d'approvisionnement afin de réduire les incohérences
6. Impliquer les parties prenantes
Divers services participent aux efforts d'approvisionnement, notamment les équipes financières, opérationnelles et juridiques. Le manque de coordination entre les différentes parties prenantes peut ralentir les processus ou entraîner des malentendus en interne. Pour garantir une bonne collaboration :
- Définissez clairement les rôles et les responsabilités applicables à l'approvisionnement
- Utilisez des plateformes d'approvisionnement centralisées pour une visibilité partagée
- Des réunions interfonctionnelles régulières doivent être organisées afin d'harmoniser les objectifs d'approvisionnement avec les objectifs de l'entreprise
7. Utilisation de la technologie
Le secteur des achats évolue rapidement en raison des progrès réalisés dans les domaines de l'IA, de l'automatisation et de l'analyse. Les entreprises qui ne s'adaptent pas seront inévitablement confrontées à des problèmes d'inefficacité. Pour rester compétitif :
- Investissez dans des outils d'approvisionnement numériques pour prendre des décisions basées sur les données
- Tirez parti de l'IA à l'aide d 'un logiciel d'analyse des achats pour prévoir la demande et évaluer les fournisseurs.
- Formez vos équipes achats aux nouvelles technologies en matière d'approvisionnement
💡 Conseil de pro : Créez des tableaux de bord personnalisés dans ClickUp pour visualiser les indicateurs d'approvisionnement. Surveillez les KPI clés, notamment les délais de livraison et la qualité, afin de prendre des décisions éclairées et d'optimiser votre stratégie d'approvisionnement.
Une gestion parfaite des achats grâce au logiciel adapté
Une gestion intelligente des achats est la clé de voûte de tout projet réussi, car elle permet de tout garder sur la bonne voie et dans les limites du budget. S'appuyer sur des processus dispersés et ponctuels peut entraîner des inefficacités, des risques de non-conformité et des retards coûteux. C'est là que ClickUp fait la différence.
Il ne s'agit pas simplement d'un outil de gestion de projet supplémentaire, mais d'une plateforme tout-en-un pour des achats rationalisés, conformes et basés sur les données. Avec ClickUp, vous pouvez centraliser chaque étape de votre processus d'achat, collaborer de manière transparente avec les parties prenantes et bénéficier d'une visibilité en temps réel sur les budgets, les échéanciers et les performances des fournisseurs.
Prenez le contrôle de votre stratégie d'approvisionnement et obtenez de meilleurs résultats plus rapidement. Commencez dès aujourd'hui avec ClickUp gratuitement!
Foire aux questions
Quels sont les 5 éléments d'un plan de gestion des achats ?
Un plan de gestion des achats comprend généralement plusieurs éléments clés pour garantir un processus fluide et efficace. Tout d'abord, il définit les objectifs et les buts de l'approvisionnement, en clarifiant ce que l'organisation souhaite accomplir. Il identifie et implique également les parties prenantes, en s'assurant que toutes les personnes concernées comprennent leurs rôles et leurs responsabilités. Des critères de sélection des fournisseurs sont établis pour guider l'évaluation et le choix des fournisseurs. Le plan définit un calendrier et un échéancier pour les achats, en mappant les jalons et les délais importants. Enfin, il comprend une stratégie d'évaluation et d'atténuation des risques afin d'anticiper les défis potentiels et de définir les étapes pour y faire face.
À quoi sert un plan de gestion des achats ?
Un plan de gestion des achats sert de feuille de route pour l'acquisition des biens et services nécessaires à la bonne réalisation d'un projet. Il définit la manière dont les activités d'achat seront gérées, de la planification et la sélection des fournisseurs à l'administration des contrats et au suivi des performances. En apportant structure et clarté, le plan permet de garantir que les achats sont effectués de manière efficace, rentable et conforme aux objectifs du projet. Il contribue également à minimiser les risques, à rationaliser la communication et à maintenir le projet sur la bonne voie.
Que doit contenir un plan d'approvisionnement ?
Un plan d'approvisionnement complet doit couvrir tous les aspects du processus d'achat. Cela inclut les objectifs et la portée du projet, ainsi que les rôles et responsabilités des principales parties prenantes. Il doit détailler le processus d'analyse du marché et de sélection des fournisseurs, décrire le budget et les considérations relatives aux coûts, et fournir un calendrier d'approvisionnement clair. Le forfait doit également aborder les stratégies de gestion des risques, les procédures d'administration des contrats et les méthodes de mesure et d'évaluation des performances en matière d'approvisionnement. L'inclusion de ces éléments garantit que le processus d'approvisionnement est transparent, responsable et aligné sur les objectifs de l'organisation.
Quelles sont les 7 étapes du processus d'approvisionnement ?
Le processus d'approvisionnement suit généralement sept étapes clés. Il commence par l'identification des besoins de l'organisation et la spécification des exigences en matière de biens ou de services. Ensuite, les fournisseurs potentiels sont recherchés et évalués dans le cadre d'un processus d'appel d'offres ou de proposition. Une fois les offres reçues, elles sont évaluées et le meilleur fournisseur est sélectionné à l'issue d'une négociation et de l'attribution du contrat. Le contrat est ensuite géré afin de garantir une livraison dans les délais et le respect des conditions convenues. Enfin, le processus se termine par l'évaluation des performances des fournisseurs, la documentation des enseignements tirés et la clôture officielle de l'approvisionnement. Cette approche structurée aide les organisations à réaliser des économies, à maintenir la qualité et à réduire les risques tout au long du cycle de vie de l'approvisionnement.