Les achats occupent désormais le devant de la scène. Environ 64 % des professionnels qui ont participé au sondage Global State of Procurement affirment que leur influence ne cesse de croître au sein des organisations.
À mesure que les équipes d'approvisionnement assument un rôle plus important, elles sont également confrontées à de nouveaux défis, notamment en ce qui concerne les processus obsolètes et inefficaces.
C'est là qu'un plan de gestion des achats intelligent fait toute la différence. Il s'agit de votre feuille de route pour prendre des décisions d'achat en toute confiance, maîtriser les coûts et établir des partenariats solides avec vos fournisseurs.
Avec un forfait adapté, vous pouvez réduire les risques, renforcer l'alignement des fournisseurs et garder le contrôle de votre budget. Êtes-vous prêt à faire passer votre processus d'approvisionnement au niveau supérieur ?
Décortiquons les étapes clés de la création d'un plan de gestion des achats gagnant, afin que vous puissiez rationaliser votre flux de travail et obtenir des résultats exceptionnels pour vos projets.
Qu'est-ce qu'un plan de gestion des achats ?
Un plan de gestion des achats décrit comment une organisation ou une équipe de projet va se procurer les biens et services nécessaires auprès de fournisseurs externes.
Ce plan est un document stratégique qui définit les objectifs d'approvisionnement, les critères de sélection des fournisseurs, les processus de contrôle des contrats et les mesures visant à éviter les risques. Il garantit la synchronisation des activités d'approvisionnement avec le calendrier du projet, les coûts et les attentes en matière de qualité.
Un plan d'approvisionnement efficace permet d'éviter les perturbations de la chaîne d'approvisionnement, l'augmentation des coûts et les problèmes de conformité. Il définit clairement les rôles et les responsabilités, garantissant une coordination fluide entre les parties prenantes, les équipes d'approvisionnement et les chefs de projet.
🧠 Anecdote : le premier contrat d'approvisionnement à grande échelle remonte à environ 3000 avant J.-C. Il portait sur la fourniture de pierres et de main-d'œuvre pour la construction des pyramides en Égypte. Le plus ancien contrat écrit, trouvé en Mésopotamie, figurait sur une tablette d'argile.
⭐ Modèle présenté
Le modèle d'approvisionnement de ClickUp vous aide à rationaliser l'ensemble de votre flux de travail d'achat, de la sélection des fournisseurs au suivi des commandes. Gérez facilement les demandes, les approbations et les budgets en un seul endroit pour garantir l'efficacité, l'organisation et la conformité de vos achats.
Le rôle de la gestion des achats dans la gestion de projet
Dans la gestion de projet, l'approvisionnement est un moteur essentiel à la réussite.
Il garantit aux équipes un accès rapide aux ressources appropriées, tout en maîtrisant les coûts et en minimisant les risques. En établissant des contrats clairs, en fixant des calendriers de livraison et en définissant des normes de qualité dès le départ, les responsables des achats posent les bases nécessaires au bon déroulement des projets.
Une gestion efficace des achats renforce également les relations avec les fournisseurs et garantit le respect des contrats, réduisant ainsi le risque de retards ou de dépassements budgétaires. Tout aussi important, elle apporte de la transparence à l'ensemble du processus (suivi des bons de commande, des approbations et des performances des fournisseurs) afin que tout le monde reste informé et aligné.
En fin de compte, de solides pratiques d'approvisionnement sont essentielles pour livrer des projets dans les délais, dans les limites du budget et selon les normes les plus élevées.
👀 Le saviez-vous ? 21 % des décideurs et 24 % des cadres supérieurs souhaitent que leurs équipes d'approvisionnement deviennent plus agiles et résilientes face aux perturbations de la chaîne d'approvisionnement.
Pourquoi un plan de gestion des achats est-il important ?
Un forfait formel permet d'éviter les dépenses inutiles, les retards et la non-conformité de la part de l'organisation. Il est important pour les raisons suivantes :
Rentabilité et contrôle des dépenses
Un plan d'approvisionnement rédigé de manière efficace aide les organisations à optimiser leurs dépenses en évitant les achats inutiles et en obtenant des prix compétitifs auprès des fournisseurs. Il permet aux entreprises de négocier de meilleures conditions, d'établir de meilleures relations avec leurs fournisseurs et de réduire leurs coûts.
📌 Imaginez une équipe marketing qui a besoin de matériel pour un évènement. Au lieu d'acheter auprès de plusieurs fournisseurs à des prix de dernière minute, un plan d'approvisionnement leur permet de négocier des contrats annuels avec des fournisseurs privilégiés, ce qui leur fait gagner du temps et de l'argent.
Alignement sur la stratégie de l'entreprise
Un plan d'approvisionnement garantit que les activités d'achat sont alignées sur les objectifs généraux de l'organisation. En anticipant les objectifs d'approvisionnement, les entreprises peuvent planifier les achats importants, éviter les dépenses inutiles et améliorer leur planification financière.
📌 Prenons l'exemple d'une entreprise de construction qui planifie plusieurs projets au cours de l'année. Grâce à un plan d'approvisionnement, l'équipe chargée des achats peut aligner les achats de matériaux en vrac sur l'échéancier des projets, ce qui lui permet d'obtenir des réductions tout en évitant les ruptures de stock.
Amélioration de la gestion des fournisseurs
Un plan de gestion des achats garantit l'existence de critères de sélection des fournisseurs clairs, permettant aux entreprises de s'assurer qu'elles traitent avec des fournisseurs fiables. Grâce à de bonnes relations avec leurs fournisseurs, les entreprises peuvent négocier des conditions contractuelles avantageuses, améliorer la qualité des services et éviter les risques liés au recours à des fournisseurs peu performants.
📌 Imaginez une entreprise de vente au détail qui évalue chaque année ses fournisseurs à l'aide de fiches d'évaluation basées sur les échéanciers de livraison et la qualité. Un plan d'approvisionnement solide lui permet de remplacer les fournisseurs peu performants avant que la satisfaction des clients ne baisse.
Conformité réglementaire et politique
Les organisations doivent respecter les politiques internes et la législation externe lors de leurs achats. Un plan de gestion de projet formel garantit la conformité de tous les achats, évitant ainsi les problèmes juridiques, les amendes ou la perte de réputation liés à la non-conformité.
📌 Une entreprise du secteur de la santé, par exemple, doit s'assurer que tous ses achats d'équipements médicaux sont conformes à la réglementation gouvernementale. Un plan d'approvisionnement intègre des contrôles de conformité dans chaque décision d'achat, réduisant ainsi les risques juridiques.
Atténuation des risques et planification d'urgence
L'approvisionnement comporte des risques en cas d'évènement de défaillance des fournisseurs, de fluctuation des prix et de problèmes de qualité. Un plan de gestion des achats comprend des processus de gestion des risques, tels que l'évaluation, la planification d'urgence et la recherche d'autres sources d'approvisionnement, afin de minimiser les perturbations dans les opérations.
📌 Imaginez une entreprise manufacturière qui s'approvisionne en composants clés à l'étranger. En cas de retard dans les livraisons, un fournisseur de secours figurant dans le plan d'approvisionnement permet de garantir la continuité des chaînes de production sans pertes importantes.
Optimisation du temps et des ressources
Sans processus documenté, les activités d'approvisionnement sont susceptibles d'être inefficaces et génératrices de gaspillage. Grâce à un plan précis, les organisations peuvent réduire leurs coûts administratifs et se concentrer sur leurs activités commerciales essentielles au lieu de répéter les processus d'approvisionnement.
📌 Pensez à une entreprise SaaS en pleine croissance qui fait appel à plusieurs fournisseurs pour des abonnements logiciels. Un processus d'approvisionnement rationalisé réduit la paperasserie et la confusion chez les fournisseurs, permettant aux employés de se concentrer sur l'amélioration des produits plutôt que sur l'obtention d'approbations.
👀 Le saviez-vous ? Avec les perturbations continues de la chaîne d'approvisionnement, les changements technologiques rapides et la nécessité de fluidifier les processus, 47 % des responsables de la chaîne d'approvisionnement sont confrontés à des inefficacités opérationnelles.
Éléments clés d'un plan de gestion des achats
Un plan de gestion des achats comporte trois éléments clés :
| Composante | Ce qu'il représente |
| Stratégie d'approvisionnement | ✅ Définit l'orientation générale pour l'acquisition de biens et de services ✅ Détermine ce qui doit être acheté, quand et dans quelles limites budgétaires ✅ Garantit que les achats sont conformes aux objectifs de l'organisation tout en optimisant les coûts et l'efficacité |
| Processus d'approvisionnement | ✅ Décrit les procédures séquentielles pour l'achat de biens et de services : identification des besoins, sélection des fournisseurs, négociation des contrats et gestion des opérations ✅ Garantit la rentabilité et la livraison dans les délais |
| Plan de contrôle des achats | ✅ Formule un processus permettant d'évaluer l'activité d'approvisionnement ✅ Se concentre sur la maîtrise des coûts, le contrôle de la qualité et le respect des politiques et des lois ✅ Permet de respecter le budget alloué à l'approvisionnement tout en fournissant l'assistance nécessaire pour atteindre les objectifs de l'organisation |
Outre ces trois éléments, d'autres composantes sont à prendre en compte :
| Éléments supplémentaires | Pourquoi sont-ils importants ? |
| Objectifs et objectifs en matière d'approvisionnement | Des objectifs clairement définis font avancer le processus d'approvisionnement. |
| Identification et engagement des parties prenantes | Une planification efficace des achats implique la participation des principales parties prenantes, telles que les chefs de service, les responsables des contrats et les utilisateurs finaux. |
| Analyse du marché et sélection des fournisseurs | Un plan d'approvisionnement solide comprend une étude de marché complète afin d'identifier les bons fournisseurs. Le prix, le délai de production et les performances des fournisseurs sont des paramètres clés pour prendre des décisions d'achat intelligentes. |
| Considérations relatives au budget et aux coûts | Le plan d'approvisionnement doit inclure toutes les dépenses d'achat : coûts directs, taxes, logistique et installation. Le suivi des dépenses à l'aide d'un logiciel d'approvisionnement aide les organisations à respecter leur budget et à éviter les dépenses excessives. |
| Évaluation et atténuation des risques | L'approvisionnement comporte des risques tels que les retards des fournisseurs ou les problèmes de qualité. Un bon plan comprend des évaluations des risques et des stratégies d'atténuation, telles que l'identification de fournisseurs alternatifs ou la mise en œuvre de mesures d'urgence pour réduire les perturbations. |
| Calendrier et échéancier des achats | Un échéancier formel garantit l'alignement des activités d'approvisionnement sur les calendriers des projets. Il comprend des jalons clés tels que la sélection des fournisseurs, la signature des contrats et les calendriers de livraison afin de maintenir les processus sur la bonne voie. |
| Administration et gestion des contrats | Une bonne administration des contrats garantit que les fournisseurs respectent les conditions convenues, facilite les négociations, assure la conformité et gère les modifications apportées aux contrats. Cela permet de protéger les intérêts de l'organisation et d'améliorer les relations avec les fournisseurs. |
| Mesure et évaluation des performances | Le suivi des performances d'approvisionnement à l'aide d'indicateurs clés de performance ( KPI ) permet de mesurer la fiabilité, le coût et l'efficacité des fournisseurs. Des contrôles réguliers aident les organisations à rationaliser leur stratégie d'approvisionnement et à améliorer leurs performances. |
💡 Conseil de pro : les équipes d'approvisionnement et les fournisseurs doivent collaborer étroitement pour moderniser les opérations. En développant délibérément leurs partenariats, ils peuvent s'adapter au rôle croissant de l'approvisionnement au sein de l'organisation.
Guide étape par étape : création d'un plan de gestion des achats
Un plan de gestion des achats adapté permet à une organisation d'acheter les biens et services appropriés au meilleur prix possible, tout en gagnant en efficacité, en conformité et en économies. Voici un processus étape par étape pour élaborer un plan d'approvisionnement clair.
1. Définissez les objectifs d'approvisionnement
La première étape de la planification des achats consiste à définir des objectifs explicites correspondant à ceux définis dans les objectifs de l'entreprise. Les organisations doivent savoir clairement ce qu'elles souhaitent acheter, pourquoi et ce qu'elles attendent de ces achats.
2. Développer des stratégies d'approvisionnement et un budget
Un plan d'approvisionnement réussi explique comment une organisation va acquérir des biens et des services de la manière la plus rentable et la plus fiable possible. Les étapes à suivre sont les suivantes :
- Identification des achats mondiaux ou nationaux, des contrats à court et à long terme, ou de la production interne par rapport aux achats auprès de tiers.
- Examinez de plus près l'historique des achats pour découvrir les possibilités de réduction des coûts.
- Définir des limites de dépenses pour éviter les dépassements budgétaires et attribuer les fonds en fonction de la priorité des dépenses.
3. Appel d'offres/de propositions (devis) auprès des fournisseurs
Après avoir identifié les besoins et les stratégies d'approvisionnement, il convient de comprendre les fournisseurs potentiels et les activités d'appel d'offres. Il s'agit de demandes de propositions ( RFP ) ou de demandes de devis ( RFQ ) visant à solliciter des offres concurrentielles. Elles doivent contenir :
- Définitions claires des biens ou services requis
- Les calendriers de livraison et les normes de service sont anticipés.
- Critères d'évaluation des fournisseurs
4. Comparez les offres et choisissez vos fournisseurs
Une fois les offres reçues, les entreprises doivent comparer les fournisseurs à l'aide de paramètres d'évaluation définis. Un processus d'évaluation efficace doit tenir compte des éléments suivants :
- Coût vs valeur : comparaison des coûts en fonction des avantages à long terme
- Assurance qualité : validation des performances passées, références des clients et conformité aux normes du secteur.
- Fiabilité : assurance que les fournisseurs peuvent s'adapter à des exigences de l'entreprise variables tout en maintenant leurs niveaux de service.
- Conditions contractuelles : garantie, politique de retour et conditions d'assistance après-vente.
Les fournisseurs présélectionnés peuvent faire l'objet de négociations supplémentaires avant la conclusion du contrat afin d'obtenir les meilleures conditions possibles.
5. Gérez le processus d'approvisionnement et fermez-le
Une fois le fournisseur sélectionné, les organisations doivent contrôler l'efficacité de la livraison des achats et garantir la conformité et le contrôle qualité. Voici les principales activités de cette phase :
- Suivi des commandes : surveillez les livraisons afin de déterminer si elles sont effectuées dans les délais impartis.
- Contrôle qualité : inspecter les matériaux reçus afin de garantir leur conformité aux spécifications.
- Résolution des problèmes : prendre rapidement des mesures pour résoudre les divergences ou les problèmes liés aux fournisseurs.
- Traitement des paiements : garantir que tous les paiements sont traités conformément aux exigences du contrat.
- Rapports final et évaluation : Évaluer les performances des fournisseurs à des fins futures et clôturer officiellement les contrats d'approvisionnement.
👀 Le saviez-vous ? Une réduction de 10 % des coûts fournisseurs peut augmenter l'EBITDA de 32 % pour les entreprises du Fortune 500 et de 27 % pour celles du FTSE 350, ce qui permet de débloquer des gains de rentabilité importants.
Les meilleurs outils pour la planification de la gestion des achats
Les bons outils peuvent améliorer l'efficacité des achats, réduire les coûts et garantir le respect des politiques. Les logiciels d'approvisionnement et les solutions de gestion de projet modernes permettent de rationaliser les processus, d'automatiser les activités et d'offrir une visibilité sur les dépenses. Vous trouverez ci-dessous une liste des meilleurs outils de gestion de la planification des achats :
Logiciel d'approvisionnement
Grâce aux logiciels d'approvisionnement, les entreprises peuvent gérer leurs relations avec leurs fournisseurs tout en surveillant leurs activités d'achat et en effectuant l'automatisation de leurs processus d'approvisionnement. Parmi les solutions les plus connues, on peut citer :
SAP Ariba
Une solution d'approvisionnement basée sur le cloud pour rationaliser l'approvisionnement, la gestion des contrats et la collaboration avec les fournisseurs. Elle aide les organisations à obtenir de meilleures conditions et à optimiser leurs dépenses grâce à une visibilité en temps réel sur les activités d'approvisionnement.
Oracle Procurement Cloud
Une excellente solution qui assure l'automatisation des achats, la qualification des fournisseurs et la passation de contrats. Elle garantit la conformité avec la politique d'approvisionnement et simplifie les achats.
Coupa
Une solution complète pour la gestion des dépenses, la gestion des risques fournisseurs et les flux de travail d'approbation automatique. Coupa s'intègre aux systèmes financiers pour un suivi budgétaire et un contrôle des coûts en temps réel.
🧠 Fait intéressant : les responsables des achats ne se contentent pas de passer des commandes pour des éléments ; ils négocient les contrats, garantissent la qualité et analysent les performances des fournisseurs. Ils sont souvent considérés comme les héros méconnus du monde de l'entreprise, car ils concilient la gestion des coûts et l'assurance qualité.
Gestion de projet et de contrat : ClickUp
ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, rassemble tous vos échéanciers, tâches et contrats dans un espace de travail unifié. De la rédaction des contrats au suivi des livrables et des approbations, ClickUp vous aide à respecter les délais, à contrôler les coûts et à gérer la responsabilité des fournisseurs, à chaque étape du processus.
Le logiciel CRM de ClickUp destiné aux responsables des achats offre à ces derniers une source unique et fiable pour gérer tous les aspects du cycle de vie des fournisseurs.
Oubliez les feuilles de calcul éparpillées et les chaînes d'e-mails. ClickUp CRM conserve toutes les données relatives aux fournisseurs, telles que les contacts, les conditions contractuelles, l'historique des performances et les documents, en un seul endroit, afin que votre équipe sache toujours où chercher et quelle est la prochaine étape.
Il peut vous aider à :
- Créez, approuvez et suivez vos bons de commande plus rapidement.
- Définissez des déclencheurs d'approbation personnalisés, identifiez les membres de l'équipe concernés et mettez automatiquement à jour le statut des commandes.
- Suivez les dépenses en temps réel grâce à des tableaux de bord en direct.
- Définissez des seuils budgétaires, signalez automatiquement les dépassements et tenez votre équipe financière informée sans avoir besoin d'un autre outil.
- Utilisez des tableaux de bord prédéfinis pour suivre les délais de livraison, les problèmes de qualité et les performances globales des fournisseurs.
- Connectez vos systèmes d'inventaire à ClickUp pour effectuer le suivi des niveaux de stock et déclencher automatiquement les réapprovisionnements.
Dans l'ensemble, ClickUp effectue la connexion avec vos outils d'approvisionnement, ERP et applications de communication favoris pour que vos flux de travail se déroulent sans interruption.
David U partage son expérience :
Ce que je préfère dans ClickUp, c'est sa personnalisation. Vous pouvez tout adapter (vues, statuts, champs, automatisations) pour qu'il corresponde parfaitement à votre flux de travail. C'est lui qui s'adapte à vous, et non l'inverse.
Ce que je préfère dans ClickUp, c'est sa personnalisation. Vous pouvez tout adapter (vues, statuts, champs, automatisations) pour qu'il corresponde parfaitement à votre flux de travail. C'est lui qui s'adapte à vous, et non l'inverse.
Accélérez les approbations d'achat et les mises à jour des fournisseurs grâce à l'automatisation.
Les automatisations ClickUp éliminent les tâches manuelles, garantissant ainsi un processus d'approvisionnement plus efficace. Avec plus de 100 options d'automatisation, les équipes d'approvisionnement peuvent automatiser des activités courantes telles que :
- Attribuer des tâches d'approvisionnement en fonction de déclencheurs spécifiques
- Mise à jour automatique du statut des tâches lorsque le paiement est achevé ou que les matériaux sont livrés
- Envoi de notifications pour les approbations ou les modifications
Ces automatisations réduisent le risque d'erreur humaine et libèrent un temps précieux pour la prise de décisions stratégiques. Grâce à des règles d'automatisation personnalisées, les équipes peuvent adapter les flux de travail à leurs besoins spécifiques en matière d'approvisionnement, ce qui se traduit par une augmentation de la productivité et une plus grande cohérence entre les projets.
Partagez des fichiers, effectuez le suivi des livrables et communiquez instantanément avec les fournisseurs.
Une communication efficace est indispensable dans le domaine des achats. ClickUp propose une suite d'outils de collaboration qui facilitent l'interaction entre les équipes d'achat et les fournisseurs :
Créez des espaces dédiés à chaque fournisseur afin de centraliser la communication et la documentation. Utilisez la fonctionnalité de chat en temps réel de ClickUp pour échanger des messages instantanés et résoudre rapidement les problèmes, ce qui améliore également les relations avec les fournisseurs.
Collaborez sur les contrats, les propositions et autres documents essentiels via ClickUp Docs au sein de la plateforme grâce au partage de documents. Ces fonctionnalités garantissent la coordination de toutes les parties prenantes, réduisant ainsi les malentendus et favorisant des relations plus solides avec les fournisseurs.
Anticipez les retards grâce au suivi des jalons en temps réel.
Le suivi de la progression est essentiel pour respecter le calendrier des projets d'approvisionnement. Les fonctionnalités de suivi des jalons de ClickUp offrent une visibilité claire sur l'échéancier des projets.
Définissez les étapes clés de l'approvisionnement comme des jalons pour suivre la progression. Visualisez l'ensemble de l'échéancier d'approvisionnement à l'aide de diagrammes de Gantt, identifiez les dépendances et ajustez les calendriers si nécessaire. Éviter les retards est essentiel pour contrôler les coûts d'approvisionnement.
Utilisez des repères visuels pour évaluer le statut de chaque jalon. Ces outils permettent aux responsables des achats de traiter de manière proactive les retards potentiels et de garantir la livraison des biens et services dans les délais impartis.
Modèle de gestion des achats ClickUp
Le modèle de gestion des achats ClickUp est conçu pour fournir un cadre complet pour la gestion des processus d'achat, du début à la fin. Les principales fonctionnalités du modèle sont les suivantes :
- Statuts personnalisés : suivez l'avancement des tâches d'approvisionnement grâce à des statuts tels que « Ouvert », « En cours », « Clarification nécessaire » et « Achevé », qui fournissent une visibilité claire sur chaque étape du processus.
- Champs personnalisés : saisissez les informations essentielles telles que les coordonnées des fournisseurs, le statut d'approbation des achats et les informations sur les demandeurs, afin de garantir que toutes les données pertinentes sont facilement accessibles.
- Vues personnalisées : utilisez différentes vues telles que Liste, Tableau et Calendrier pour organiser et visualiser les tâches d'approvisionnement en fonction des préférences de l'équipe et des exigences du projet.
- Suivi des dépenses et des économies : surveillez les dépenses d'approvisionnement et identifiez les possibilités de réduction des coûts, ce qui facilite la gestion budgétaire et la planification financière.
- Catégorisation des fournisseurs : classez les fournisseurs en fonction de leur niveau et du risque qu'ils représentent afin de hiérarchiser les engagements et de gérer efficacement les relations avec les fournisseurs.
Surmonter les défis de la gestion des achats
La gestion des achats implique de nombreux éléments, notamment la sélection des fournisseurs, le contrôle du budget d'achat, la conformité et la gestion des risques. Une perturbation à n'importe quel stade du processus d'achat peut entraîner des inefficacités qui se traduisent par des insuffisances budgétaires ou des risques liés à des fournisseurs peu fiables.
Ces défis en matière d'approvisionnement exigent une gestion stratégique de bout en bout, une utilisation appropriée de la technologie et une collaboration étroite entre les parties prenantes.
1. Gestion des risques et des performances des fournisseurs
Les fournisseurs jouent un rôle crucial dans la réussite des achats d'une organisation. Cependant, cela comporte des risques tels que le non-respect de la qualité attendue, des retards de livraison ou une situation financière instable, qui peuvent à leur tour affecter les opérations. Ces risques peuvent être facilement contrôlés grâce à :
- Évaluer de manière exhaustive les fournisseurs avant leur intégration
- Définir des paramètres de performance (KPI) pour la qualité, les délais et les niveaux de service tout en les surveillant activement
- Diversifiez et gérez vos fournisseurs afin d'éviter de dépendre d'un seul approvisionnement et de vous assurer ainsi des options de sauvegarde.
- Des audits réguliers des fournisseurs et des canaux de communication clairs permettent de développer des relations solides et fiables avec les fournisseurs.
2. Maîtriser les coûts et respecter le budget
Les dépassements de coûts sont des problèmes courants dans les achats, en particulier lorsqu'un coût d'urgence est engagé ou que le fournisseur augmente ses prix. Pour maintenir une bonne discipline budgétaire, veillez toujours à :
- Utilisez les prévisions de dépenses et de budget en temps réel
- Négociez avec les fournisseurs pour conclure des contrats à long terme qui fixent les prix.
- Utilisez des outils de gestion des stocks pour surveiller et suivre les stocks afin de garantir une production fluide.
- Les logiciels d'approvisionnement doivent approuver automatiquement les coûts, mais les dépenses doivent rester dans les limites du budget.
3. Garantir le respect des règles et des politiques
Les processus d'approvisionnement doivent respecter de multiples politiques internes, réglementations sectorielles et exigences légales. Tout manquement à ces obligations peut entraîner des sanctions, exposant l'organisation à une atteinte à sa réputation ou à des litiges contractuels. Pour éviter ces situations, il est important de :
- Pour rester informé des changements réglementaires applicables au processus d'approvisionnement
- Contrôle de conformité automatisé dans le logiciel dédié aux achats
- Informez les équipes chargées des achats des pratiques légales et éthiques en matière d'achat.
4. Faire face aux perturbations de la chaîne d'approvisionnement
Des évènements imprévus, tels que la perturbation mondiale de la chaîne d'approvisionnement, la pénurie de matières premières ou les retards dans le transport, peuvent ralentir les processus d'approvisionnement d'une organisation. Le renforcement de la résilience peut nécessiter :
- Élaboration de plans d'urgence, tels qu'un réseau de fournisseurs alternatifs
- Assurez la planification des stocks grâce à des stocks tampons pour les matériaux critiques.
- Identifiez les risques potentiels avant qu'ils ne s'aggravent grâce à des analyses intelligentes à l'avenir.
5. Améliorer l'efficacité des achats et renforcer la visibilité
Les processus manuels dans le domaine des achats peuvent facilement conduire à des inefficacités, des erreurs et un manque de visibilité sur les dépenses. Pour améliorer les opérations d'approvisionnement :
- Tous les flux de travail doivent être automatisés grâce à l'utilisation d'un logiciel de gestion des achats.
- Rationalisez vos opérations pour faciliter le suivi, centraliser les données relatives aux fournisseurs et aux contrats.
- Standardisez les procédures d'approvisionnement afin de réduire les incohérences.
6. Impliquer les parties prenantes
Plusieurs services sont impliqués dans les efforts d'approvisionnement, notamment les équipes financières, opérationnelles et juridiques. Un manque de coordination entre les différentes parties prenantes peut ralentir les processus ou entraîner des malentendus en interne. Pour garantir une bonne collaboration :
- Définissez clairement les rôles et les responsabilités applicables à l'approvisionnement.
- Utilisez des plateformes d'approvisionnement centralisées pour une visibilité partagée.
- Des réunions interfonctionnelles régulières doivent être organisées afin d'harmoniser les objectifs d'approvisionnement avec les objectifs de l'entreprise.
7. Utilisation de la technologie
Le secteur des achats évolue rapidement en raison des progrès réalisés dans les domaines de l'IA, de l'automatisation et de l'analyse. Les entreprises qui ne s'adaptent pas seront certainement confrontées à des problèmes d'inefficacité. Pour rester compétitif :
- Investissez dans des outils d'approvisionnement numériques pour prendre des décisions basées sur les données.
- Tirez parti de l'IA à l'aide d'un logiciel d'analyse des achats pour réaliser des prévisions de demande et évaluer les fournisseurs.
- Formez les équipes d'approvisionnement aux nouvelles technologies en matière d'approvisionnement.
💡 Conseil de pro : créez des tableaux de bord personnalisés dans ClickUp pour visualiser les indicateurs d'approvisionnement. Surveillez les indicateurs clés de performance, notamment les délais de livraison et la qualité, afin de prendre des décisions éclairées et d'optimiser votre stratégie d'approvisionnement.
Une gestion parfaite des achats grâce au logiciel adapté
Une gestion intelligente des achats est la clé de voûte de tout projet réussi, car elle permet de garder le cap et de respecter le budget. S'appuyer sur des processus dispersés et ponctuels peut entraîner des inefficacités, des risques de non-conformité et des retards coûteux. C'est là que ClickUp fait la différence.
Il ne s'agit pas simplement d'un outil de gestion de projet parmi tant d'autres, mais d'une plateforme tout-en-un pour des achats rationalisés, conformes et basés sur les données. Avec ClickUp, vous pouvez centraliser chaque étape de votre processus d'achat, collaborer de manière transparente avec les parties prenantes et bénéficier d'une visibilité en temps réel sur les budgets, les échéanciers et les performances des fournisseurs.
Prenez le contrôle de votre stratégie d'approvisionnement et obtenez de meilleurs résultats plus rapidement. Commencez dès aujourd'hui avec ClickUp gratuitement!
Foire aux questions
Quels sont les 5 éléments d'un plan de gestion des achats ?
Un plan de gestion des achats comprend généralement plusieurs éléments clés pour garantir un processus fluide et efficace. Tout d'abord, il définit les objectifs et les buts des achats, en clarifiant ce que l'organisation souhaite accomplir. Il identifie et engage également les parties prenantes, en veillant à ce que toutes les personnes impliquées comprennent leurs rôles et leurs responsabilités. Des critères de sélection des fournisseurs sont établis pour guider l'évaluation et le choix des fournisseurs. Le plan fixe un calendrier et un échéancier pour les achats, en définissant les jalons importants et les dates limites. Enfin, il comprend une stratégie d'évaluation et d'atténuation des risques afin d'anticiper les défis potentiels et de définir les étapes à suivre pour y faire face.
Quels sont les tâches d'un plan de gestion des achats ?
Un plan de gestion des achats sert de feuille de route pour l'acquisition des biens et services nécessaires à la réussite d'un projet. Il définit la manière dont les activités d'achat seront gérées, de la planification et la sélection des fournisseurs à l'administration des contrats et au suivi des performances. En apportant structure et clarté, le plan permet de garantir que les achats sont effectués de manière efficace, rentable et conforme aux objectifs du projet. Il contribue également à minimiser les risques, à rationaliser la communication et à maintenir le projet sur la bonne voie.
Que doit contenir un plan d'approvisionnement ?
Un plan d'approvisionnement complet doit couvrir tous les aspects du processus d'achat. Cela inclut les objectifs et la portée du projet, ainsi que les rôles et responsabilités des principales parties prenantes. Il doit détailler le processus d'analyse du marché et de sélection des fournisseurs, présenter le budget et les considérations relatives aux coûts, et fournir un calendrier d'approvisionnement clair. Le plan doit également aborder les stratégies de gestion des risques, les procédures d'administration des contrats et les méthodes de mesure et d'évaluation des performances en matière d'approvisionnement. L'inclusion de ces éléments garantit la transparence et la responsabilité du processus d'approvisionnement, ainsi que son alignement sur les objectifs de l'organisation.
Quelles sont les 7 étapes du processus d'approvisionnement ?
Le processus d'approvisionnement suit généralement sept étapes clés. Il commence par l'identification des besoins de l'organisation et la spécification des exigences en matière de biens ou de services. Ensuite, les fournisseurs potentiels sont recherchés et évalués dans le cadre d'un processus d'appel d'offres ou de proposition. Une fois les offres reçues, elles sont évaluées et le meilleur fournisseur est sélectionné à l'issue de négociations et de l'attribution du contrat. Le contrat est ensuite géré afin de garantir une livraison dans les délais et le respect des conditions convenues. Enfin, le processus se termine par l'évaluation des performances des fournisseurs, la documentation des enseignements tirés et la clôture officielle de l'approvisionnement. Cette approche structurée aide les organisations à réaliser des économies, à maintenir la qualité et à réduire les risques tout au long du cycle de vie de l'approvisionnement.