Avez-vous déjà eu l'impression de passer beaucoup trop de temps à envoyer les mêmes mises à jour dans Slack ?
Si vous êtes chef de projet, chef d'équipe, responsable des opérations ou spécialiste du marketing, vous savez à quel point les messages Slack manuels peuvent rapidement vous faire perdre du temps.
Bonne nouvelle : l'automatisation des messages Slack n'est pas seulement possible, c'est aussi étonnamment facile.
Que vous souhaitiez programmer des rappels, envoyer des mises à jour récurrentes ou établir une connexion entre Slack et vos outils favoris (comme ClickUp !), ce guide vous présentera toutes les options disponibles.
Simplifiez-vous la vie numérique grâce à quelques astuces Slack.
🌟 Modèle présenté
Vous cherchez un meilleur moyen d'organiser les discussions de votre équipe ? Le modèle de message instantané ClickUp est là pour vous aider ! Il rassemble tous vos messages instantanés liés au travail en un seul endroit, pour que vous ne perdiez jamais de vue les discussions importantes (ou les messages aléatoires du type « Tu as une seconde ? »).
Grâce aux statuts et champs personnalisés, vous pouvez facilement voir ce qui nécessite votre attention, hiérarchiser les réponses et synchroniser votre équipe, sans chaos. C'est parfait pour tous ceux qui souhaitent obtenir des réponses plus rapides et un travail d'équipe plus fluide, le tout au même endroit.
Fonctions intégrées pour l'automatisation des messages Slack
Avant de vous lancer tête baissée dans des intégrations sophistiquées ou des alternatives à Slack, voyons ce que Slack peut faire en natif dans l'application.
1. Planifier des messages dans Slack
Vous avez déjà rédigé un message à minuit, mais vous ne vouliez pas le envoyer à votre équipe avant le lendemain matin ? La fonctionnalité de planification intégrée de Slack vous permet d'écrire maintenant et d'envoyer plus tard.
Comment faire :
- Tapez votre message dans n'importe quel canal Slack ou DM.
- Cliquez sur la petite flèche à côté du bouton « Envoyer ».
- Choisissez votre date et votre heure
- Terminé ! Slack enverra votre message au moment idéal.
🌻 Idéal pour : les annonces, les rappels ou tout ce que vous souhaitez envoyer au moment opportun. Il s'agit avant tout de respecter les règles de bonne conduite sur Slack, mes amis !
⚡️ Archive de modèles : 15 modèles gratuits de plans de communication de projet : Excel, Word et ClickUp
2. Utilisez Slackbot pour une automatisation simple
Slackbot est comme votre assistant personnel dans Slack. Vous pouvez configurer des réponses personnalisées à des mots-clés ou des expressions.
Exemple :
Tapez « aide-moi à me souvenir du mot de passe WiFi » et Slackbot vous répondra avec les informations que vous avez configurées.
Comment le configurer :
- Accédez aux paramètres de votre environnement de travail.
- Recherchez « Personnaliser Slackbot ».
- Ajoutez vos déclencheurs et vos réponses
🌻 Idéal pour : la communication asynchrone, comme les FAQ, l'intégration ou les informations rapides que votre équipe demande tout le temps.
💡 Barre latérale : Qu'est-ce que l'IA Slack ?
Slack IA est comme votre assistant personnel dans Slack : il peut rapidement résumer de longs fils de discussion, mettre en évidence les éléments à entreprendre et vous aider à trouver exactement ce que vous cherchez grâce à une recherche plus intelligente.
Bien qu'il soit très utile pour organiser les informations, Slack AI n'automatise pas réellement l'envoi de messages ou l'exécution de flux de travail. Pour une véritable automatisation, vous devrez toujours utiliser Workflow Builder, des outils tiers ou ClickUp.
3. Définissez des rappels récurrents avec /remind
Vous avez besoin de motiver votre équipe chaque lundi ? La commande /remind de Slack est là pour vous aider.
Comment l'utiliser :
- Tapez /rappel [@quelqu'un ou #canal] [quoi] [quand]
- Exemple : /rappel #marketing Compte rendu à 10 h tous les jours de la semaine
Slack s'occupe du reste : plus besoin de post-it.
🌻Idéal pour : envoyer des fichiers, achever des révisions ou des tâches dans les délais impartis, ou même répondre à des messages dans un certain délai.
➡️ En savoir plus : Comment organiser les canaux Slack au travail
Automatisation avancée des messages Slack à l'aide d'outils
Vous avez besoin de plus d'outils pour vos flux de travail avancés ? Passons au niveau deux de l'automatisation Slack.
Ces outils vous permettent d'automatiser les messages Slack en fonction de déclencheurs, de flux de travail et d'intégrations.
1. Utilisez l'intégration ClickUp + Slack
Si vous utilisez déjà ClickUp pour gérer vos projets, cette intégration ClickUp + Slack va changer la donne.
Ce que vous pouvez faire :
- Recevez des mises à jour Slack automatiques lorsque des tâches sont créées, mises à jour ou achevées dans ClickUp.
- Créez des tâches ClickUp directement à partir des messages Slack (plus besoin de changer d'onglet !)
- Gérez et mettez à jour vos tâches directement depuis Slack : attribuez des tâches, ajoutez des commentaires ou modifiez leur statut sans quitter votre chat.
Comment le configurer :
- Dans ClickUp, accédez à « Intégrations » et sélectionnez Slack.
- Suivez les invites pour effectuer la connexion de votre environnement de travail.
- Personnalisez les notifications et les actions que vous souhaitez recevoir.
Désormais, la communication au sein de votre équipe reste efficace, sans que vous ayez à lever le petit doigt.
💟 Bonus : ajoutez une touche de fun à votre environnement de travail Slack grâce aux réponses personnalisées de Slackbot ! Vous pouvez faire en sorte que Slackbot réponde par des blagues, des mèmes ou des références internes lorsque quelqu'un tape une certaine phrase, par exemple en répondant à « Besoin de motivation » par « Tu vas y arriver ! 💪🔥 ». C'est un excellent moyen de maintenir le moral de l'équipe et d'apporter un peu de personnalité à vos discussions quotidiennes.
2. Utilisez des outils de flux de travail tels que Zapier ou Make
Vous souhaitez établir une connexion entre Slack et des centaines d'autres applications ? Zapier et Make (anciennement Integromat) sont vos meilleurs alliés.
Exemples :
- Envoyez automatiquement un message Slack lorsqu'un nouveau prospect est ajouté à votre CRM.
- Publiez un résumé quotidien depuis Google Sheets sur un canal Slack.
- Alertez votre équipe dans Slack lorsqu'un formulaire est soumis.
Comment commencer :
- Inscrivez-vous à Zapier ou Make
- Choisissez Slack comme application d'action
- Définissez votre déclencheur (par exemple « nouvelle tâche dans ClickUp » ou « nouvelle ligne dans Google Sheets »).
- Personnalisez vos messages et vos canaux
📮ClickUp Insight : 92 % des employés utilisent des méthodes incohérentes pour suivre les éléments à mener, ce qui entraîne des décisions manquées et des retards dans l'exécution.
Que vous envoyiez des notes de suivi ou utilisiez des feuilles de calcul, le processus est souvent dispersé et inefficace. La solution de gestion des tâches de ClickUp assure une conversion transparente des discussions en tâches, afin que votre équipe puisse agir rapidement et rester coordonnée.
3. Utilisez les flux de travail de Slack (le générateur natif de Slack)
Le générateur de flux de travail de Slack vous permet d'automatiser des processus en plusieurs étapes, directement dans Slack. Le plus intéressant ? Des modèles prêts à l'emploi exécutent le flux de travail de bout en bout.
Ce que vous pouvez automatiser :
- Messages de bienvenue pour les nouveaux membres du canal
- Rappels quotidiens de compte rendu
- Recueillir des commentaires ou des demandes via des formulaires
Comment l'utiliser :
- Cliquez sur le nom de votre environnement de travail > Outils > Générateur de flux de travail
- Choisissez un modèle ou partez de zéro.
- Définissez vos déclencheurs, vos actions et vos messages.
➡️ En savoir plus : Slack ou ClickUp : quel est le meilleur outil de communication pour les équipes ?
Cas d'utilisation pour l'automatisation des messages Slack
Passons maintenant aux choses sérieuses. Si vous gérez une équipe, vous savez à quel point il est pénible de devoir se répéter (et encore se répéter). Voici comment de vraies équipes utilisent l'automatisation Slack pour préserver leur santé mentale :
- « Bonjour, c'est l'heure du compte rendu ! » — sans avoir à vous répéter sans cesse : automatisez les rappels quotidiens de compte rendu afin que votre équipe reçoive un petit rappel amical à 10 h pile, même si vous êtes coincé dans les embouteillages ou en pleine conversation téléphonique.
- Célébrer instantanément les jalons importants d'un projet : lorsque votre équipe lance une fonctionnalité ou atteint une cible de vente, un message Slack automatisé peut s'afficher dans #wins, en taguant toutes les personnes impliquées. Fini les moments où l'on se demande « Quelqu'un l'a-t-il dit à l'équipe ? ».
- Une intégration personnalisée (mais non manuelle) : un nouveau collaborateur rejoint l'équipe ? Déclenchez un message de bienvenue contenant des liens vers des documents d'intégration, des vidéos de présentation et même un message privé « Rencontrez votre parrain » afin que chaque nouveau membre de l'équipe se sente pris en charge, même si vous êtes en vacances.
- Des comptes à rebours pour les échéances qui ne passent pas inaperçus : au lieu de mettre à jour discrètement un tableur, configurez une alerte Slack automatisée qui indique « Bonjour, le rapport du troisième trimestre est dû dans deux jours, avez-vous besoin de quelque chose ? » dans le bon canal, au bon moment.
- Gérer les tickets d'assistance sans chaos : lorsqu'un ticket d'assistance à haute priorité arrive, demandez à Slack d'alerter automatiquement les bonnes personnes (et pas seulement l'ensemble de l'entreprise) afin que rien ne passe entre les mailles du filet.
- Des vérifications régulières qui ne semblent pas robotiques : effectuez l'automatisation d'un sondage hebdomadaire « Comment tout le monde se sent-il par rapport à la charge de travail ? » dans Slack, afin de détecter le burn-out avant qu'il ne survienne.
La règle d'or ? Si vous vous êtes déjà dit « Je n'ai pas dit la même chose hier ? », il est probablement temps d'effectuer une automatisation.
➡️ En savoir plus : Qu'est-ce que la collaboration en temps réel et quels avantages peut-elle apporter à votre équipe ?
Limites de l'utilisation de Slack pour la communication
Slack est une véritable bouée de sauvetage pour les discussions rapides et les guerres de GIF, mais la gestion de projet dans Slack présente quelques particularités qui peuvent vous rendre fou :
- Les informations importantes se perdent dans le défilement : vous publiez une mise à jour importante, mais lorsque votre équipe consulte Slack, celle-ci est noyée sous les mèmes, les projets de déjeuner et une douzaine de « questions rapides ». Bonne chance pour la retrouver plus tard !
- Vous pouvez programmer un message, mais pas une discussion : vous avez besoin d'envoyer une série de rappels ou d'envoyer un message à quelqu'un uniquement si une tâche n'est pas terminée ? Les outils intégrés de Slack ne peuvent pas gérer ce type de logique. Vous devez donc le faire manuellement (ou ne pas le faire du tout).
- Les automatisations sont universelles : vous souhaitez déclencher un message uniquement si un projet est en retard ou envoyer une mise à jour personnalisée en fonction du statut d'une tâche ? Vous aurez besoin d'outils tiers, et même dans ce cas, cela fonctionne rarement de manière transparente.
- Le contexte est dispersé : les discussions relatives à un projet peuvent se trouver dans #general, #aléatoire, les DM ou être enfouies dans des fils de discussion. Lorsque vous avez besoin de l'historique complet, vous devez reconstituer un puzzle.
L'IA native résout bon nombre de ces problèmes liés à Slack, mais laisse encore beaucoup à désirer en matière de création d'un flux de travail unifié. C'est là que les concurrents de Slack entrent en jeu.
➡️ En savoir plus : Quels sont les avantages et les inconvénients de Slack au travail?
Pourquoi utiliser ClickUp pour l'automatisation des messages ?
Slack est idéal pour discuter rapidement, mais lorsque votre journée de travail consiste à jongler entre la gestion de projet, le suivi des mises à jour, le partage de documents et la coordination de tous les collaborateurs, les choses peuvent rapidement devenir compliquées.
Tout à coup, vous passez d'une douzaine d'applications différentes à l'autre, vous rassemblez des discussions, des tâches et des fichiers, et vous comptez sur des intégrations sans fin juste pour maintenir votre flux de travail à flot.
C'est là que ClickUp excelle. ClickUp n'est pas seulement un outil de gestion de projet, c'est une application tout-en-un pour le travail, qui regroupe le chat, les tâches, les documents, les rappels, les automatisations et bien plus encore, le tout en un seul endroit.
Au lieu de combiner des applications de communication d'équipe, des outils de suivi de projet, des applications de prise de notes et des outils d'automatisation, ClickUp regroupe tout ce dont vous avez besoin dans une seule et même plateforme puissante.
Bénéficiez d'une communication fluide, de mises à jour en temps réel et d'une automatisation robuste, sans avoir à vous soucier de la gestion d'innombrables intégrations.
1. Chat intégré : de vraies discussions, là où le travail se fait
Imaginez que toutes vos discussions de projet, vos sessions de brainstorming et vos vérifications rapides se trouvent juste à côté de vos tâches et de vos documents. Avec ClickUp Chat, vous pouvez enfin découvrir ce que cela fait !
Intégré directement dans votre environnement de travail ClickUp, il vous aide à :
- Créez des tâches directement à partir de messages instantanés : transformez n'importe quelle discussion ou idée en une tâche traçable en un seul clic, afin que rien d'important ne passe entre les mailles du filet.
- Lancez des messages directs ou des discussions de groupe avec n'importe quel membre de votre équipe, sans avoir à passer d'une application à l'autre ni perdre le fil des discussions.
- Partagez des fichiers, des liens et même des tâches directement dans le chat, afin que chacun dispose du contexte nécessaire, là où se déroule la discussion.
- Épinglez les messages importants afin que les mises à jour clés, les notes de réunion ou les échéances soient toujours visibles par toute l'équipe.
- Réagissez, répondez et résolvez les discussions, tout en gardant votre environnement de travail ordonné et fonctionnel : fini les fils de discussion interminables et les suivis oubliés.
- Organisez des SyncUps (appels) directement depuis le chat pour des réunions quotidiennes d'équipe, des comptes rendus quotidiens ou des points sur les projets, sans avoir besoin d'un outil de visioconférence séparé.
- Utilisez Follow Ups (une fonctionnalité dédiée) pour définir des rappels ou des éléments à effectuer sur n'importe quel message de chat, afin de vous assurer que rien ne soit oublié et que chaque discussion débouche sur des étapes claires à suivre.
- Tirez parti des agents IA dans le chat pour automatiser les mises à jour routinières, répondre aux questions fréquentes ou même résumer les discussions, afin que votre équipe reste toujours informée sans effort manuel.
Fini les moments où vous vous demandez « Où avons-nous parlé de ça ? ».
Lorsque j'ai configuré notre première automatisation ClickUp, cela a été une véritable révélation. Désormais, il suffit d'ajouter une étiquette pour que l'ensemble du modèle de sous-tâche s'applique automatiquement. Nous ne perdons plus de temps à fouiller dans les sous-tâches ou à nous inquiéter que quelqu'un ait oublié une étape cruciale. Nous avons également ajouté des automatisations qui attribuent des tâches, mettent à jour les statuts et envoient des rappels ; toutes ces petites choses prises séparément, mais ensemble, elles ont complètement rationalisé notre façon de fonctionner. Il ne s'agit pas seulement de gagner du temps (même si c'est clairement le cas) ; il s'agit de créer un environnement plus fluide et moins stressant où l'équipe peut se concentrer sur son travail sans être ralentie par des tâches administratives.
Lorsque j'ai configuré notre première automatisation ClickUp, cela a été une véritable révélation. Désormais, il suffit d'ajouter une étiquette pour que l'ensemble du modèle de sous-tâche s'applique automatiquement. Nous ne perdons plus de temps à fouiller dans les sous-tâches ou à nous inquiéter que quelqu'un ait oublié une étape cruciale. Nous avons également ajouté des automatisations qui attribuent des tâches, mettent à jour les statuts et envoient des rappels ; toutes ces petites choses prises séparément, mais ensemble, elles ont complètement rationalisé notre façon de fonctionner. Il ne s'agit pas seulement de gagner du temps (même si c'est clairement le cas) ; il s'agit de créer un environnement plus fluide et moins stressant où l'équipe peut se concentrer sur son travail sans être ralentie par des tâches administratives.
2. Mises à jour automatisées : tenez tout le monde informé, sans effort
Vous en avez assez d'envoyer manuellement des notifications à votre équipe pour l'informer des changements de statut ou des échéances ? Le moteur d'automatisation de ClickUp vous permet de définir des règles qui font le travail à votre place :
- Notifications automatiques pour alerter instantanément les membres de l'équipe lorsqu'une tâche est attribuée, achevée, mise à jour ou lorsqu'un commentaire est ajouté, afin que tout le monde reste informé sans que vous ayez à les relancer.
- Des déclencheurs personnalisés pour tous les scénarios ! Vous souhaitez avertir un canal lorsqu'un bug à haute priorité est créé ? Ou envoyer un rappel lorsque la date d'échéance approche ou qu'une tâche est en retard ? Il vous suffit de définir vos conditions et ClickUp s'occupe du reste.
- La diffusion multicanal vous permet de choisir si les mises à jour doivent être envoyées à ClickUp Chat pour une visibilité instantanée par l'équipe, directement par e-mail pour les rappels importants, ou même à Slack (grâce à l'intégration transparente de ClickUp).
- Automatisez les actions récurrentes lorsque vous souhaitez programmer des vérifications régulières, des mises à jour de statut ou des rappels récurrents afin que votre équipe ne manque jamais rien, même si vous n'êtes pas au bureau.
- Enchaînez les automatisations pour créer des flux de travail avancés en liant plusieurs automatisations, comme l'attribution automatique d'un réviseur lorsqu'une tâche passe à l'état « En cours de révision » ou la création d'une tâche de suivi lorsqu'une tâche est marquée comme « Terminée ».
- Adaptez les notifications et les actions à des équipes, des projets ou même des utilisateurs spécifiques, afin que chacun ne reçoive que les mises à jour qui l'intéressent.
Grâce au moteur d'automatisation de ClickUp, vous pouvez enfin cesser de microgérer les petits détails et vous concentrer sur la vue d'ensemble, sachant que votre équipe sera toujours informée et sur la bonne voie.
🎉 Anecdote amusante : Slack cache des œufs de Pâques : par exemple, taper /pony dans un canal (dans certains environnements de travail) déclenche l'apparition d'un petit poney qui galope sur votre écran ! 🐴✨Un autre exemple ? Si vous tapez /shrug, l'émoji ¯\_(ツ)_/¯ s'ajoute automatiquement. Une touche d'humour classique intégrée à Slack.
3. Communication centralisée : travaillez avec une source unique et fiable
Contrairement à Slack, où les discussions peuvent être dispersées entre différents canaux, ClickUp garde tout lié à votre travail :
- Commentaires sur les tâches : discutez de tâches spécifiques directement là où le travail est effectué.
- Collaboration sur les documents : discutez et effectuez des modifications en cours sur des documents en temps réel, avec des commentaires et des suggestions.
- Annonces à l'échelle du projet : utilisez ClickUp Chat ou les notifications pour diffuser les mises à jour à toutes les personnes concernées.
Fini les pertes de contexte et les messages manqués. Place à une communication claire et exploitable.
4. Demandez à l'IA : obtenez l'aide de votre assistant IA dédié
ClickUp Brain, l'assistant IA intégré à ClickUp, votre partenaire de productivité en coulisses, s'occupe discrètement des détails pour que vous puissiez vous concentrer sur l'essentiel. Voici comment il transforme votre façon de travailler :
- Vous avez une idée géniale lors d’une discussion ou d’une note vocale rapide ? ClickUp Brain peut la capturer à la volée et la transformer en tâche, afin que rien ne se perde dans la confusion.
- Oubliez les notes de réunion prises à la hâte. Grâce à la transcription automatique, vos mémos vocaux et vos clips enregistrés sont convertis en texte clair et consultable, prêt à être utilisé ou partagé.
- Vous croulez sous les longs fils de discussion ou les mises à jour de projet ? Laissez ClickUp Brain distiller l'essentiel en résumés concis, afin que tout le monde puisse se mettre à jour en un clin d'œil.
- Plus besoin d'attendre pour définir des rappels : ClickUp Brain suggère de manière proactive des automatisations et les prochaines étapes en fonction des habitudes de votre équipe et du flux du projet.
- Les suivis manqués appartiennent désormais au passé. L'IA garde un œil sur les approbations en attente, les éléments en retard et les questions sans réponse, et alerte les bonnes personnes au moment opportun.
- Plus besoin de vous battre avec des paramètres compliqués : il vous suffit d'indiquer à ClickUp Brain ce que vous voulez en anglais courant, et il configurera pour vous des automatisations ou des rappels.
- Interrogez l'IA depuis n'importe quel endroit de l'environnement de travail ClickUp. Que vous soyez plongé dans un document, en train de discuter avec votre équipe ou de gérer un projet, ClickUp Brain est toujours là, prêt à rationaliser, organiser et faire avancer les choses.
Avec ClickUp Brain, votre environnement de travail ressemble moins à un numéro de jonglage et davantage à une machine bien huilée, qui apprend et s'adapte en permanence pour vous aider à travailler plus intelligemment.
5. Intégrations puissantes : effectuez la connexion entre ClickUp et tout ce que vous aimez
Vous avez déjà des outils favoris dont votre équipe ne peut se passer ? ClickUp Integrations s'intègre parfaitement à tous ces outils, vous n'avez donc pas à choisir entre ce qui fonctionne et ce qui est possible.
- E-mails, calendrier et bien plus encore : connectez votre messagerie électronique et votre calendrier à ClickUp pour créer des tâches à partir d'e-mails, synchroniser des réunions et ne plus jamais manquer une échéance.
- Automatisez avec Zapier, Make et bien plus encore : vous souhaitez lier ClickUp à des centaines d'autres applications ? Utilisez Zapier ou Make pour automatiser les tâches répétitives, telles que l'envoi de mises à jour, le déplacement de fichiers ou le suivi du temps.
- Intégrations natives pour chaque flux de travail : de Google Drive et Dropbox à GitHub et Zoom, ClickUp s'intègre aux outils que votre équipe utilise déjà. Partagez des fichiers, suivez le code, lancez des réunions et restez en connexion permanente.
Avec ClickUp, vous ne vous contentez pas d'ajouter un outil supplémentaire, vous créez un environnement de travail plus intelligent et plus connecté. Finis les onglets multiples et les pertes de contexte. Vous bénéficiez désormais de flux de travail rationalisés, de discussions plus riches et d'un lien direct avec votre travail réel.
➡️ En savoir plus : Les meilleures applications de messagerie tout-en-un
Connectez le chat à votre travail grâce à ClickUp
L'automatisation des messages Slack vous permet de gagner du temps, de réduire les erreurs manuelles et de vous assurer que votre équipe dispose toujours des informations dont elle a besoin, au moment où elle en a besoin.
Que vous utilisiez les outils intégrés de Slack, que vous exploriez les automatisations avancées ou que vous passiez au niveau supérieur grâce aux puissantes intégrations de ClickUp, vous mettez votre équipe en place pour une collaboration plus fluide et plus intelligente.
N'oubliez pas que les meilleurs flux de travail sont ceux qui vous conviennent, et non l'inverse. Avec ClickUp, vous pouvez connecter vos outils préférés, centraliser vos communications et réaliser l'automatisation des tâches fastidieuses afin de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : faire avancer vos projets et célébrer vos succès ensemble.
Prêt à laisser derrière vous les mises à jour répétitives ? Essayez dès aujourd'hui l'automatisation dans ClickUp et observez la productivité (et la santé mentale) de votre équipe monter en flèche.