Vous enchaînez les projets ces derniers temps ? Le travail acharné de toute votre équipe porte enfin ses fruits !
Cependant, avec une charge de travail croissante, une chose est non négociable. Vous devez rester organisé avec des échéanciers clairs, des rôles bien définis, des listes de tâches structurées et des vérifications régulières de la progression.
Vous pensez que vous vous souviendrez de tout ? Même les meilleurs palais mentaux peuvent échouer face à de multiples détails de projet.
Nous vous suggérons donc d'utiliser plutôt des modèles de cahier de travail. Ils vous permettront d'organiser votre plan de projet, vos dates d'échéance, vos contrats de service et tout le reste afin que vous ne manquiez plus jamais une échéance ou un détail important.
Nous avons compilé une liste des meilleurs modèles gratuits de cahiers de travail pour vous aider à exécuter et livrer chaque projet avec finesse et dans les délais.
Que sont les modèles de cahier des charges ?
Les modèles de cahier de travail offrent un cadre structuré pour enregistrer, suivre et gérer tous les projets planifiés, en cours et achevés au sein d'une équipe, d'un service ou d'une entreprise.
Vous obtenez une vue centralisée des détails du projet, y compris les objectifs, les échéanciers, les parties prenantes et les ressources allouées. Vous pouvez ensuite mettre à jour le statut des tâches, suivre les projets et le temps, attribuer des priorités et même ajouter des spécifications basées sur le projet dans les tâches. Les entrepreneurs individuels et les pigistes peuvent également utiliser ces modèles pour gérer le développement de projets.
Les modèles de cahier de travail permettent à votre équipe de rester informée de ce que chacun doit faire tout au long de la journée, quand et comment, garantissant ainsi une transparence absolue, une responsabilisation et une gestion efficace de la charge de travail.
👀 Le saviez-vous ? Le premier jeudi de novembre est la Journée internationale de la gestion de projet !
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de cahier des charges ?
Vous consignerez toutes les informations relatives au projet dans votre modèle de cahier des charges. Lorsque vous recherchez des modèles, assurez-vous donc qu'ils cochent toutes les cases importantes, notamment :
- Structure et critères clairs : Fournit des champs pour tous les aspects clés du projet, tels que les résumés, les livrables, les budgets et les rapports de progression, tout en garantissant une navigation facile pour votre équipe
- Personnalisation : Vous permet d'ajouter ou de supprimer des champs en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise
- Hiérarchisation des tâches : Permet la création de listes de tâches à faire basées sur des projets
- Collaboration : Facilite le travail en équipe entre les différents services en permettant aux équipes de contribuer en fournissant des détails essentiels
- Section relative à l'accord client : Comprend des espaces dédiés aux accords standard, aux conditions de paiement et à la portée du projet
- Estimations budgétaires et de durée : suit le temps estimé par rapport au temps réel passé sur les projets et fournit une analyse budgétaire pour un meilleur contrôle financier
10 modèles gratuits de cahiers de travail
Vous pourriez simplement suivre la méthode habituelle et utiliser des agendas et des feuilles Excel pour suivre vos projets. Mais cela prend du temps et, très honnêtement, cela peut être un peu gênant. De plus, pourquoi ajouter une tâche supplémentaire à votre emploi du temps déjà bien rempli ?
Vous voulez éviter tout ce stress ? Obtenez ces modèles de cahier de travail gratuits et gardez le contrôle sur tous vos projets. Nous avons d'excellents modèles de ClickUp. C'est l'application par excellence pour le travail, qui combine des flux de travail efficaces, des connaissances centralisées et une discussion axée sur les objectifs, le tout alimenté par l'IA de travail la plus cohérente au monde.
ClickUp offre de nombreuses fonctionnalités en un seul endroit, telles que la gestion de projet, des options de brainstorming, la gestion des tâches, la planification de projet, la gestion de la documentation, etc. Il a vraiment simplifié notre vie, car il est facile à utiliser, son interface utilisateur est bien conçue et la collaboration au sein de l'équipe et avec d'autres équipes est plus facile. Nous avons pu mieux gérer le travail, suivre et rendre compte facilement de l'avancement des tâches, et grâce aux réunions quotidiennes sur la progression, la planification future a été facile.
ClickUp a beaucoup à offrir en un seul endroit, comme la gestion de projet, des options de brainstorming, la gestion des tâches, la planification de projet, la gestion de la documentation, etc. Il a vraiment rendu la vie plus facile, car il est facile à utiliser, l'interface utilisateur est bien conçue et la collaboration au sein de l'équipe et avec d'autres équipes est plus facile. Nous avons pu mieux gérer le travail, suivre et rendre compte facilement, et grâce aux réunions quotidiennes sur la progression, la planification future a été facile.
1. Le modèle de cahier de travail ClickUp
Vous souhaitez aider votre équipe à accéder facilement aux détails spécifiques à un projet ? Ou peut-être souhaitez-vous garder un œil sur chaque centime dépensé dans chaque projet ? Le modèle de cahier de travail ClickUp est là pour vous aider.
Accédez à tous les champs de données dont vous avez besoin pour planifier vos projets et organiser chaque détail en un seul endroit.
Ce modèle vous aidera à :
- Segmentez vos projets en deux catégories, « Projets essentiels » et « Projets facultatifs », en fonction de leur priorité et de la bande passante de votre équipe
- Ajoutez un résumé complet du projet avec le nombre de priorités, l'identifiant, le nom et la description du projet
- Incluez un résumé des risques et des avantages pour prendre des décisions éclairées et éviter les erreurs courantes en matière de gestion de projet
- Dressez un résumé budgétaire pour suivre les budgets des années précédentes et actuelles pour chaque projet
- Calculez le budget nécessaire au projet, les valeurs statiques et le résumé des données grâce à la page « Analyse du projet » du modèle
- Ajoutez des pages personnalisées selon les besoins de votre entreprise
🎯 Idéal pour : Hiérarchiser les projets en fonction des capacités de votre équipe et évaluer les facteurs de risque
2. Modèle de cahier des charges (SOW) ClickUp
Le modèle de cahier des charges (SOW) de ClickUp est un outil idéal pour conserver tous vos livrables, les exigences des clients et les autorisations au même endroit. Il vous aidera à clarifier les attentes, les échéanciers, les objectifs et les frais entre vous et le client.
Vous pouvez utiliser ce modèle pour :
- Définissez les livrables, les échéances et la portée générale du projet
- Dressez la liste des outils que vos clients vous autorisent à utiliser afin d'éviter toute confusion à l'avenir
- Ajoutez des accords de droits d'auteur, de marque déposée et de conformité pour tous les actifs créatifs, les supports de marque et les livrables des clients
- Insérez les estimations, les conditions et les modalités de paiement du projet pour une transparence totale
- Joignez le contrat du projet et obtenez la signature du client
🎯 Idéal pour : Garder toutes les parties prenantes sur la même page et maintenir une transparence totale avec le client
3. Modèle de déclaration d'intention du gestionnaire de projet ClickUp
Permettez à vos chefs de projet de communiquer leur valeur aux clients grâce au modèle de déclaration d'intention du chef de projet ClickUp. Ils peuvent y décrire leur expérience et mettre en avant leur expertise sans passer des heures à rédiger des procédures opératoires normalisées parfaites à partir de zéro.
Ce modèle vous aide à :
- Présentez votre parcours et mettez en avant votre expertise pertinente
- Renforcez votre crédibilité auprès de clients et partenaires potentiels
- Définissez vos rôles et responsabilités tout au long du projet
- Discutez de votre forfait projet
🎯 Idéal pour : Communiquer votre valeur en tant que chef de projet au client
📖 À lire également : Modèles Microsoft Word gratuits pour la gestion de projet
🧠 Anecdote : Parmi les projets les plus coûteux de l'histoire, on peut citer l'initiative chinoise « Belt and Road » (900 milliards de dollars), la Station spatiale internationale (150 milliards de dollars) et le projet Crossrail (23 milliards de dollars) ! Imaginez le travail nécessaire pour maîtriser ces budgets.
4. Le modèle de portée du travail ClickUp
La dérive des objectifs, ou les changements imprévus dans la portée du projet, est l'un des principaux facteurs contribuant à l'échec d'un projet.
Pour qu'un projet soit couronné de succès, son périmètre et ses exigences doivent être clairement définis dès le départ. Ce n'est qu'ainsi que votre équipe pourra travailler ensemble vers le même objectif. Le modèle de périmètre de travail ClickUp vous aidera à y parvenir.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Définissez la portée et les objectifs de chaque projet
- Clarifiez les échéanciers, les tâches associées et les livrables
- Invitez vos collègues à collaborer sur le modèle
- Définissez les responsabilités des clients et des fournisseurs
- Automatisez la communication avec les parties prenantes tout au long du cycle de vie de la gestion de projet
- Ajoutez des attributs à chaque tâche afin que votre équipe sache toujours ce qu'elle doit prioriser
🎯 Idéal pour : Créer un plan d'action pour chaque projet et s'assurer que tout le monde est sur la même page
📮ClickUp Insight : Les résultats de notre sondage sur l'efficacité des réunions montrent que 18 % des personnes interrogées s'appuient sur des fils d'e-mails pour la communication asynchrone. Si les e-mails permettent des discussions détaillées sans réunion en temps réel, trop de fils deviennent rapidement difficiles à suivre.
Transformez le chaos des e-mails en actions organisées grâce à la gestion de projet par e-mail de ClickUp. Convertissez instantanément les e-mails importants en tâches suivibles, définissez des priorités, attribuez des responsabilités et fixez des délais, le tout sans changer de plateforme. Gardez votre boîte de réception gérable et faites avancer vos projets avec ClickUp !
5. Modèle de forfait de gestion de la portée ClickUp
Le modèle de plan de gestion de la portée ClickUp vous permet de définir en détail la portée du projet. Ainsi, vos équipes savent ce qu'elles ont à faire et à quels défis de gestion de projet elles doivent s'attendre.
Avec ce modèle de cahier de travail, vous pouvez :
- Décrivez en détail comment vous comptez gérer la portée du projet
- Détaillez le problème que le projet tente de résoudre
- Ajoutez les opportunités que vous pouvez saisir dans le cadre défini
- Listez tous les objectifs du projet, ce que votre équipe peut réaliser et les aspects qui ne relèvent pas de son champ d'action
- Clarifiez les exigences et obtenez la signature du client pour approuver le forfait
🎯 Idéal pour : Communiquer dès le début sur la manière dont vous comptez atteindre les objectifs et la portée demandés par le client
📖 À lire également : Comment maîtriser les cinq groupes de processus de gestion de projet
6. Modèle d'accord de travail ClickUp
Vous en avez assez de pointer du doigt sans résoudre les problèmes réels lorsque les projets ne se déroulent pas comme prévu ? Faites savoir à votre équipe exactement ce qu'elle doit faire et établissez des responsabilités claires pour chaque projet grâce au modèle d'accord de travail ClickUp.
Ici, vous pouvez :
- Définissez les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe afin que chacun fasse parfaitement sa part
- Clarifiez les attentes de toutes les personnes impliquées afin d'aider vos collègues à donner le meilleur d'eux-mêmes
- Listez vos aspirations pour l'équipe
- Laissez votre équipe ajouter ses suggestions et ses commentaires aux sujets de discussion et aux propositions de projet fournis
🎯 Idéal pour : Répartir les rôles et les responsabilités en fonction des forces et des faiblesses de chacun
7. Le modèle de forfait Business ClickUp
Avoir un plan d'affaires clair facilite la gestion de projet, car vous avez toutes vos ressources, stratégies et canaux devant vous. Vous ne voulez pas en créer un à partir de zéro ? Utilisez simplement le modèle de forfait Business de ClickUp.
Ce modèle vous permettra de :
- Définissez les objectifs de votre entreprise et décomposez-les en tâches réalisables
- Élaborez votre stratégie et votre échéancier de réalisation estimé
- Suivez la progression de chaque tâche et surveillez les jalons
- Identifiez les risques et mesurez la réussite
- Suivez vos ressources humaines disponibles et prenez en charge les projets en conséquence
🎯 Idéal pour : Maintenir la cohérence des efforts en matière d'orientation, de priorités et de ressources de l'entreprise
📖 À lire également : Modèles et exemples de plans de travail gratuits
👀 Le saviez-vous ? 18 % des projets informatiques coûtent 447 % de leur budget initial. Ce dépassement budgétaire est plus élevé que pour les projets dans tout autre secteur. L'une des principales raisons est que les différences d'attentes entre les clients et les prestataires externes concernant le niveau d'ambition sont découvertes tardivement dans le processus.
8. Le modèle de forfait de projet ClickUp
Le modèle de plan de projet ClickUp vous permet de développer un plan de projet qui synchronise toutes les pièces mobiles sans aucun tracas. Grâce à plusieurs vues personnalisables, vous pouvez mapper l'échéancier global du projet, identifier les dépendances entre les tâches dans les projets critiques et tenir votre équipe informée de chaque étape du plan, le tout dans la même interface.
Ce modèle vous aide à :
- Transformez chaque étape du plan du projet en listes de tâches individuelles
- Attribuez une priorité à chaque tâche et évaluez l'effort requis de la part des employés concernés
- Joignez les ressources nécessaires à chaque tâche pour y accéder facilement
- Divisez les différentes parties du forfait en départements respectifs
- Collaborez avec des équipes interfonctionnelles et toutes les parties prenantes internes et externes sur le même tableau de bord
🎯 Idéal pour : Décomposer la stratégie d'exécution d'un projet en tâches et suivre la progression afin de garantir une livraison dans les délais
9. Le modèle de plan opérationnel ClickUp
Vous vous demandez comment surveiller tous les aspects de votre projet sans vous égarer ? Obtenez le modèle de plan opérationnel ClickUp.
Vous pouvez les utiliser pour :
- Créez des tâches pour l'aperçu de votre forfait et les différentes phases
- Triez les tâches à faire par priorité afin que les plus importantes soient terminées en premier, sans exception
- Planifiez un échéancier réaliste pour chaque étape du projet grâce à un calendrier intégré
- Surveillez le temps passé par chaque membre de l'équipe grâce au suivi du temps facile de ClickUp Project
- Choisissez parmi une liste, un tableau ou un calendrier pour suivre la progression, selon vos préférences
🎯 Idéal pour : Garantir que toutes les étapes de votre plan opérationnel sont réalisées dans les délais
10. Modèle de cahier des charges par ProjectManager
Le modèle de cahier des charges de ProjectManager peut être très utile si vous souhaitez créer un accord standard pour vos prochains projets. Il contient toutes les informations nécessaires, telles que les profils des parties concernées, l'étendue des travaux convenus, le calendrier et les jalons du projet, etc. De plus, vous pouvez le personnaliser davantage pour l'adapter à différents types de projets.
Ce modèle de cahier de travail vous aidera à :
- Définissez les livrables, la portée et les détails d'emplacement de votre projet
- Listez les pratiques de test standard que vous utilisez pour garantir la qualité
- Ajoutez des jalons que les clients peuvent s'attendre à ce que vous atteigniez au cours de périodes spécifiques
- Laissez le client définir ce qu'est pour lui la réussite du projet
- Planifiez chaque phase d'un échéancier particulier pour vous assurer de respecter les délais communiqués
- Précisez les conditions et les modes de paiement
🎯 Idéal pour : Clarifier les attentes des clients et mapper un plan d'action
Transformez vos plans de projet éparpillés en stratégies concrètes avec ClickUp
Avec 60 % de notre journée perdue à rechercher et à mettre à jour des informations sur plusieurs outils, il n'y a jamais eu de meilleur moment pour rationaliser notre flux de travail. Et ClickUp est l'outil qui vous aide à y parvenir, votre puissant outil de gestion de projet tout-en-un, qui rassemble tout ce dont vous avez besoin en un seul endroit.
Accédez à des modèles de cahiers de travail personnalisables, à la répartition automatisée des tâches, à des rappels intelligents et à plusieurs affichages de projet, le tout conçu pour que vos projets restent organisés et sur la bonne voie. Finis les changements d'outils, place à une productivité fluide.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp pour gérer tous vos projets sans effort !