« Argh, c'était quoi déjà, la formule pour ça ? »
Vous fixez votre feuille Excel depuis 20 minutes, en essayant de vous rappeler comment imbriquer plusieurs fonctions sans casser tout ce qui est à l’intérieur. Cette situation vous dit quelque chose ?
Les formules Excel peuvent sembler être un langage secret : une virgule mal placée, et hop ! Des erreurs partout. Heureusement, il existe une solution : les générateurs de formules basés sur l'IA sont comme un assistant de génie qui aime les calculs complexes.
Que vous traitiez de grands ensembles de données, effectuez l'automatisation de tâches fastidieuses ou ayez simplement besoin d'un outil d'IA pour effectuer les tâches les plus lourdes, l'IA peut vous aider à générer, analyser et même expliquer des formules Excel. C'est comme si vous aviez accès à une fiche de référence Excel sans avoir besoin de compétences avancées en codage.
Découvrons comment l'IA peut vous aider à exploiter pleinement le potentiel de vos feuilles de calcul (sans vous donner de maux de tête).
🧠 Anecdote amusante : grâce à l'intelligence artificielle qui se charge des tâches fastidieuses, les employés pourraient récupérer jusqu'à 40 % de leur temps de travail auparavant consacré à des tâches manuelles telles que la saisie de données, le codage et la mise en forme. Cela représente des heures gagnées à ne plus avoir à regarder des messages d'erreur !
⏰ Résumé en 60 secondes
- Les formules Excel basées sur l'IA éliminent les erreurs et réduisent le temps consacré au dépannage.
- Applications concrètes : l'IA suggère des formules précises, comme extraire le premier ou le dernier mot d'une cellule, sans essais ni erreurs. Elle gère les instructions IF imbriquées et les formules de tableau, comme appliquer des calculs à des colonnes entières sans faire glisser les formules vers le bas. Elle corrige les erreurs instantanément, par exemple en empêchant la division par zéro grâce à une instruction IF automatisée. Elle nettoie les données désordonnées, en supprimant les espaces supplémentaires et les caractères spéciaux en masse.
- L'IA suggère des formules précises, comme extraire le premier ou le dernier mot d'une cellule, sans essais ni erreurs.
- Gère les instructions IF imbriquées et les formules de tableaux, comme l'application de calculs à des colonnes entières sans avoir à faire glisser les formules vers le bas.
- Corrige les erreurs instantanément, par exemple en empêchant la division par zéro grâce à une instruction IF automatisée.
- Nettoie les données désordonnées, en supprimant les espaces supplémentaires et les caractères spéciaux en masse.
- L'outil alimenté par l'IA de ClickUp, ClickUp Brain, va au-delà des feuilles de calcul en générant des informations, en résumant les mises à jour des projets et en automatisant les flux de travail, sans aucun codage nécessaire.
- La vue Tableur de ClickUp organise les données dans un format structuré avec des modifications groupées, des champs personnalisés et des exportations faciles.
- /IA suggère des formules précises, comme extraire le premier ou le dernier mot d'une cellule, sans essais ni erreurs.
- Gère les instructions IF imbriquées et les formules de tableaux, comme l'application de calculs à des colonnes entières sans avoir à faire glisser les formules vers le bas.
- Corrige les erreurs instantanément, par exemple en empêchant la division par zéro grâce à une instruction IF automatisée.
- Nettoie les données désordonnées, en supprimant les espaces supplémentaires et les caractères spéciaux en masse.
Comprendre l'IA pour les formules Excel
Les formules Excel peuvent être délicates à utiliser. Un seul caractère erroné peut vous obliger à passer des heures à résoudre le problème. Les outils d'IA facilitent cette tâche en générant des formules personnalisées basées sur le langage naturel.
Voici pourquoi cela vaut la peine d'essayer :
- Réduit les erreurs : suggère des formules précises, minimise les erreurs et fait gagner du temps.
- Gère la complexité : génère des formules avancées difficiles à écrire manuellement.
- Aide les débutants : Élimine le besoin de mémoriser toutes les fonctions Excel.
- Augmente la productivité : vous permet de vous concentrer sur les informations plutôt que sur les formules.
Imaginons que vous ayez une liste de noms complets dans une feuille Excel et que vous ayez besoin d'extraire uniquement les prénoms. La façon la plus simple d'effectuer l'automatisation de cette tâche est de demander à l'IA : « Quelle formule permet d'extraire le premier mot d'une cellule ? »
Le générateur de formules IA pourrait répondre par : =LEFT(A1,SEARCH(” “,A1)-1)
Voyons si cela fonctionne.
C'est possible ! Pas d'essais et d'erreurs, pas besoin de parcourir les forums, juste la bonne formule, instantanément. Le meilleur dans tout ça ? Aucune compétence en codage n'est requise !
➡️ À lire également : Les meilleurs outils d'IA Excel pour améliorer votre productivité
Voici un autre exemple : une équipe financière croule sous les feuilles de calcul. Au lieu de calculer manuellement la formule permettant de calculer les commissions de centaines d'employés, elle décrit la règle à l'IA, qui fournit instantanément la formule appropriée.
Ce qui prenait autrefois des heures est désormais terminé en quelques minutes !
L'IA facilite l'application des formules Excel. Voyons comment l'IA peut devenir votre générateur de formules Excel.
🧠 Anecdote : Microsoft rapporte qu'environ 400 millions de personnes utilisent Microsoft Office 356 dans le monde, ce qui signifie que même de petits gains d'efficacité grâce à l'IA peuvent avoir un impact mondial considérable.
Comment utiliser l'IA pour les formules Excel
Une étude a révélé qu'un Américain sur cinq occupe un rôle « fortement exposé » aux technologies d'IA. Cela inclut les analystes financiers, les spécialistes du marketing, les équipes commerciales et tous ceux qui utilisent couramment les formules Excel.
Au lieu de passer des heures à créer, corriger ou dépanner des formules pour des calculs complexes, voyons comment l'IA peut vous aider à simplifier les choses et à obtenir directement les réponses.
Générez des formules sans erreur
Essayer de se souvenir de la fonction Excel correcte peut vous ralentir. Au lieu de rechercher la formule parfaite, pourquoi ne pas indiquer à l'IA ce dont vous avez besoin ?
Par exemple, si vous souhaitez extraire le dernier mot d'une chaîne de texte, vous pouvez utiliser ChatGPT pour les formules Excel. Il suffit de demander :
« Quelle formule extrait le dernier mot d'une chaîne de texte ? »
L'IA peut suggérer :
=DROITE(A1, LEN(A1) – TROUVER(« # », REMPLACER(A1, « », « # », LEN(A1) – LEN(REMPLACER(A1, « », « »)))))
Vous pouvez ainsi automatiser votre feuille Excel avec cette formule sans avoir à fouiller dans les forums d'aide ou à tester différentes fonctions. Voyons comment cela fonctionne :
Plutôt pratique, n'est-ce pas ? Imaginez maintenant la frustration de ne pas trouver une seule parenthèse fermante : Excel ne serait pas aussi indulgent !
Dépannage plus rapide des formules
Les erreurs Excel peuvent être un véritable casse-tête, surtout lorsque vous ne savez pas ce qui n'a pas fonctionné. L'IA peut analyser votre formule, identifier l'erreur et suggérer une solution.
Par exemple : si vous divisez deux colonnes et que l'une des cellules contient un zéro, Excel affichera une erreur.
Vous pouvez demander à l'IA de corriger la formule à l'aide de ces instructions :
« Donnez-moi la formule correcte pour éviter les erreurs lors d'une division par zéro dans Excel. »
L'IA pourrait suggérer : =IF(B1=0, « », A1/B1)
Vous pouvez personnaliser le caractère affiché dans ces cellules en ajustant la formule.
De telles modifications permettent de garder votre feuille propre et sans erreur, garantissant ainsi la lisibilité et la fiabilité de vos calculs.
➡️ À lire également : Les meilleurs outils d'IA pour la comptabilité et la finance
Nettoyez les données désordonnées
Les importations de données peuvent contenir des espaces supplémentaires, des caractères spéciaux ou des problèmes de mise en forme. Au lieu de corriger manuellement chaque entrée, l'IA peut générer une formule pour identifier les modèles et tout nettoyer simultanément.
Utilisez ces instructions : « Donnez-moi la formule Excel permettant de supprimer les espaces supplémentaires et les espaces insécables dans un texte. »
L'IA répondra par : =TRIM(SUBSTITUTE(A2, CHAR(160), » « ))
En plus de la formule, l'IA explique également son fonctionnement : TRIM supprime les espaces supplémentaires, tandis que SUBSTITUTE remplace les espaces insécables. C'est comme un cours accéléré qui vous permet de comprendre ce qui se passe en coulisses !
Écrivez facilement des instructions IF complexes.
Les instructions IF imbriquées peuvent rapidement devenir confuses. L'IA peut les structurer correctement afin que vous n'ayez pas à vous soucier des parenthèses mal placées ou des logiques incorrectes.
Essayez ces instructions pour obtenir la formule grâce à l'IA :
« Donnez-moi la formule Excel permettant d'appliquer une réduction de 10 % si le prix est supérieur à 100 $ ; sinon, ne changez rien. »
Voici ce que l'IA pourrait vous dire : =IF(A1>100, A1*0. 9, A1)
Voici à quel point le calcul de vos réductions sera facile lorsque vous commencerez à utiliser l'IA dans la comptabilité:
Grâce à une seule formule, vos réductions sont appliquées instantanément, pour le plus grand bonheur des caissiers et des clients ! Mais ce n'est pas tout. Ces formules fonctionnent également sur Google Sheets.
➡️ À lire également : Aide-mémoire Google Sheets (avec formules et fonctions)
👀 Le saviez-vous ? Les formules Excel ont une longueur maximale de 8 192 caractères. Cela laisse beaucoup de place aux erreurs ! L'IA peut générer pour vous des formules complexes, sans aucune erreur !
📮ClickUp Insight : les équipes peu performantes sont 4 fois plus susceptibles d'utiliser plus de 15 outils, tandis que les équipes très performantes maintiennent leur efficacité en limitant leur boîte à outils à 9 plateformes ou moins. Mais pourquoi ne pas utiliser une seule plateforme ?
Application tout-en-un pour le travail, ClickUp regroupe vos tâches, projets, documents, wikis, chats et appels sur une seule plateforme, avec des flux de travail optimisés par l'IA. Prêt à travailler plus intelligemment ? ClickUp convient à toutes les équipes, rend le travail visible et vous permet de vous concentrer sur l'essentiel pendant que l'IA s'occupe du reste.
Appliquez des formules à de grands ensembles de données
Il n'est pas efficace de faire glisser des formules sur des milliers de lignes. L'IA peut générer des formules de tableau qui appliquent automatiquement des calculs à des intervalles entiers. Aucun codage n'est nécessaire ! Il suffit de demander :
« Donnez-moi la formule Excel permettant de multiplier par 2 toutes les valeurs de la colonne A sans copier la formule vers le bas. »
À quoi l'IA répondra : =A:A*2
Il vous sera également demandé d'appuyer sur Ctrl + Maj + Entrée pour appliquer la formule à toute la ligne.
L'IA pour Google Sheets ou Excel s'occupe des formules, vous pouvez donc vous concentrer sur l'analyse des données plutôt que sur la correction des erreurs. Puisque vous êtes arrivé jusqu'ici, laissez-nous vous présenter un outil qui surpasse largement Excel !
Utilisation d'un logiciel d'IA pour les formules
Si Excel est votre outil de prédilection pour les formules, ClickUp est votre application tout-en-un pour le travail. C'est là que les équipes gèrent leurs tâches, collaborent et effectuent l'automatisation de leurs flux de travail sans avoir à passer d'un outil à l'autre.
Avec une interface conviviale et des fonctionnalités conçues pour chaque équipe, ClickUp va au-delà du simple traitement des chiffres pour vous aider à travailler plus intelligemment. Voici ce que Derek Clements, directeur marketing chez BankGloucester, dit à propos de ClickUp :
C'est une ressource fantastique qui vous permet de vider votre esprit et de l'organiser comme vous le souhaitez.
C'est une ressource fantastique qui vous permet de vider votre esprit et de l'organiser comme vous le souhaitez.
Explorons maintenant certaines des fonctionnalités de ClickUp qui vous faciliteront la vie :
ClickUp Brain : une IA qui réfléchit à votre place
Pourquoi passer du temps sur des formules Excel ou rechercher des outils d'IA pour vous aider en externe, alors que vous pouvez tout faire sur ClickUp ? ClickUp Brain, l'assistant IA intégré à ClickUp, fait passer la productivité alimentée par l'IA à un niveau supérieur. Que vous souhaitiez visualiser des données, obtenir des informations rapides ou réaliser l'automatisation de tâches répétitives, il est là pour vous aider.
Avec ClickUp Brain, vous pouvez :
- Analysez l'ensemble de votre environnement de travail et extrayez des informations clés à partir de tâches, de documents et de données en quelques secondes grâce à la recherche connectée de ClickUp.
- Résumez instantanément les mises à jour du projet afin de ne pas avoir à passer au crible une multitude de détails.
- Automatisez les flux de travail grâce à ClickUp Automatisations à l'aide d'une simple invite, sans avoir besoin de coder ou d'écrire des formules.
- Générez des rapports et des informations basés sur le travail de votre équipe, ce qui vous permet de prendre facilement des décisions fondées sur des données.
- Réécrivez, modifiez ou simplifiez le texte dans les documents ClickUp et les commentaires pour garantir une communication claire et concise.
Oubliez les formules compliquées pour trier, nettoyer ou analyser vos données. ClickUp Brain comprend vos demandes en langage naturel et travaille pour vous. Mais si vous avez besoin d'une formule, il peut également la générer !
Le meilleur atout de ClickUp Brain ? Vous pouvez utiliser plusieurs LLM via l'interface Brain, y compris ChatGPT et Claude ! Oui, le tout pour le prix d'un seul outil. 💁🏽
👀 Le saviez-vous ? Le Forum économique mondial prévoit que 92 millions d'emplois pourraient être supprimés à mesure que la technologie évolue. Mais l'IA n'est pas là pour vous prendre votre travail. Elle est là pour s'occuper des tâches fastidieuses, comme la correction des formules Excel, afin que vous puissiez vous concentrer sur le travail qui compte vraiment.
Vue Tableur ClickUp : gérez vos données sans les inconvénients des feuilles de calcul
Pourquoi jongler avec des feuilles de calcul désordonnées alors que vous pouvez tout organiser dans un format clair, semblable à une feuille de calcul, sans travail supplémentaire ? ClickUp propose plus de 15 types d'affichage différents, et la vue Tableur de ClickUp facilite le suivi, la structuration et l'analyse des données.
Avec la vue Tableur, vous pouvez :
- Organisez votre travail à votre façon : chaque ligne correspond à une tâche ClickUp, chaque colonne contient des informations clés telles que la progression, les pièces jointes ou les évaluations.
- Mise à jour en masse : gagnez du temps en effectuant des modifications en masse au lieu d'ajuster chaque entrée une par une.
- Personnalisez sans limites : grâce aux champs personnalisés avec IA dans ClickUp, suivez précisément ce qui compte à l'aide de plus de 15 types de champs, des menus déroulants aux calculs.
- Exportez quand vous en avez besoin : téléchargez vos données sous forme de fichier CSV ou Excel pour les partager et les analyser facilement.
Pas de codes ni de formules compliqués ! Juste une façon plus innovante de gérer votre travail et vos données en un seul endroit.
💡Conseil de pro : laissez les champs de formule de ClickUp faire les calculs à votre place ! Vous pouvez créer des formules avancées avec plusieurs fonctions pour calculer automatiquement les budgets, suivre les progrès et créer des équations personnalisées, sans aucun effort manuel.
Vous utilisez l'IA pour les formules Excel ? Essayez ClickUp !
Les formules Excel peuvent simplifier les calculs, mais pourquoi s'arrêter là ? L'IA facilite la gestion des données, de la génération de formules complexes à l'automatisation des flux de travail.
ClickUp va au-delà des feuilles de calcul en vous offrant un environnement de travail entièrement personnalisable pour organiser et analyser vos données sans effort.
Avec ClickUp, vous bénéficiez des avantages suivants :
- Des informations basées sur l'IA pour extraire les données clés sans avoir à parcourir des feuilles interminables.
- Champs personnalisés et champs de formule pour automatiser les calculs et assurer le suivi des bons indicateurs
- Modification en cours et exportation en masse pour mettre à jour et partager des données en quelques secondes.
Investir dans des outils plus intelligents comme ClickUp vous permet de libérer du temps pour vous consacrer au travail qui compte vraiment.
Prêt à abandonner les formules manuelles ? Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp !