Les règles de gestion de flotte évoluent. D'une part, il s'agit de respecter des normes plus strictes en matière de sécurité, de durabilité et d'efficacité. D'autre part, les nouvelles technologies promettent de rendre votre flotte plus rapide, plus intelligente et plus compétitive.
Soyons honnêtes : adopter ces innovations n'est pas chose facile en raison de la complexité croissante des opérations et d'un marché hautement concurrentiel.
Alors, par où commencer ? Les modèles de gestion de flotte pourraient être la solution.
Cet article présente 10 modèles gratuits de gestion de flotte pour répondre aux besoins les plus urgents en matière d'exploitation de flotte. Voyons comment ceux-ci peuvent transformer la gestion de flotte en un avantage sans tracas pour votre entreprise.
Que sont les modèles de gestion de flotte ?
Les modèles de gestion de flotte sont des outils pratiques conçus pour rendre votre système de gestion de flotte plus facile à gérer et plus efficace. Ils offrent un moyen structuré d'organiser tous les aspects essentiels de l'exploitation d'une flotte, tels que l'entretien des véhicules, le rendement énergétique, les détails d'assurance et le suivi du kilométrage.
Ces modèles aident les gestionnaires à assurer le bon déroulement des opérations en garantissant que les tâches telles que les entretiens programmés et les affectations des conducteurs sont suivies et achevées dans les délais. Ils facilitent également le suivi des performances des véhicules et permettent de détecter les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.
L'un des principaux avantages des modèles de gestion de flotte est qu'ils peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Ils sont également disponibles sous forme de modèles de documents et de feuilles de calcul, ce qui les rend flexibles en cas de besoin.
Ces modèles peuvent vous aider à réduire vos coûts, à améliorer votre rendement énergétique ou à conserver des registres détaillés de vos trajets.
Un modèle solide permet de gérer une flotte de manière plus organisée et moins fastidieuse. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur la gestion efficace de vos opérations tout en minimisant les temps d'arrêt et en optimisant vos ressources.
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de gestion de flotte ?
Voici les principales fonctionnalités qui définissent un modèle de gestion de flotte efficace :
- Disposition claire : contient des sections dédiées aux données essentielles telles que les détails des véhicules, les calendriers d'entretien, la consommation de carburant et les informations sur les conducteurs.
- Personnalisation : permet d'effectuer des ajustements pour répondre aux exigences spécifiques de la gestion de flotte.
- Facilement automatisable : comprend des fonctionnalités intégrées telles que des formules, des mises en forme conditionnelles et des filtres de données pour une analyse simplifiée.
- Compatibilité : fonctionne parfaitement avec des outils tels qu'Excel, Google Sheets ou votre logiciel de gestion de flotte.
- Informations exploitables : offre un espace pour suivre les indicateurs de performance et les tendances afin de prendre des décisions éclairées.
- Axé sur l'efficacité : réduit les erreurs, améliore les flux de travail et simplifie les opérations quotidiennes.
10 modèles gratuits pour la gestion de flotte
Voici 10 modèles gratuits de gestion de flotte que vous devez absolument découvrir pour gagner du temps, minimiser les erreurs et assurer le bon fonctionnement de votre flotte, que vous gériez quelques véhicules ou une flotte entière :
1. Le modèle de gestion de flotte ClickUp
Vous avez besoin de plus de clarté et de contrôle sur vos véhicules, vos conducteurs et vos coûts ? ClickUp a la solution. Grâce au modèle de gestion de flotte de ClickUp, vous pouvez organiser efficacement tous les aspects de l'exploitation de votre flotte en un seul endroit. Voici comment cela peut vous aider :
- Informations centralisées : rassemblez et gérez les informations essentielles sur votre flotte, telles que la marque, le modèle, les numéros d'immatriculation et l'historique d'entretien, toutes accessibles via les tableaux de bord ClickUp.
- Suivi de l'entretien : configurez des tâches récurrentes pour les intervalles d'entretien afin de garantir un entretien régulier et d'éviter les rendez-vous manqués ou les pannes coûteuses.
- Suivi des dépenses : suivez et classez les dépenses telles que le carburant, les réparations et les informations d'assurance à l'aide de champs personnalisés, et générez des rapports détaillés pour contrôler les dépenses et améliorer la budgétisation.
- Gestion des performances des conducteurs : attribuez des tâches de formation, effectuez le suivi des comportements tels que la consommation de carburant et la sécurité au volant, et utilisez les informations recueillies pour améliorer les performances des conducteurs.
- Évaluation des performances de la flotte : utilisez les fonctionnalités de rapports de ClickUp pour analyser des indicateurs tels que la consommation de carburant, les coûts d'entretien et le comportement des conducteurs afin de prendre des décisions éclairées.
Grâce à ce modèle, vous pouvez assurer le bon fonctionnement et l'efficacité de tout ce que vous faites, de l'entretien des véhicules aux performances des conducteurs.
Un utilisateur de ClickUp a évalué la plateforme :
Je l'utilise personnellement pour suivre les tâches et les activités pour moi-même et mes rapports dans plusieurs services. Je le trouve utile pour suivre de nombreux aspects du travail, tels que la gestion de projet, le suivi des ordres de travail, les réservations de flotte, la gestion des réunions et la gestion des documents. Il permet de mieux gérer la multitude de problèmes qui se présentent quotidiennement.
Je l'utilise personnellement pour suivre les tâches et les activités pour moi-même et mes rapports dans plusieurs services. Je le trouve utile pour suivre de nombreux aspects du travail, tels que la gestion de projet, le suivi des ordres de travail, les réservations de flotte, la gestion des réunions et la gestion des documents. Il permet de mieux gérer la multitude de problèmes qui se présentent quotidiennement.
Idéal pour : les gestionnaires de flotte, les équipes logistiques et les coordinateurs d'opérations à la recherche d'une plateforme polyvalente et personnalisable pour centraliser le suivi des véhicules, les affectations des conducteurs et les calendriers d'entretien.
💡Conseil de pro : la vue Tableau de ClickUp vous offre une visibilité en temps réel sur l'emplacement de vos véhicules, ce qui vous permet de vous préparer aux urgences ou de décider rapidement quand un véhicule nécessite une intervention.
2. Le modèle de suivi des indicateurs clés de performance (KPI) pour la gestion de flotte ClickUp
La gestion des indicateurs clés de performance de votre flotte est plus facile grâce au modèle de suivi des KPI de gestion de flotte ClickUp. Ce modèle est conçu pour vous aider à suivre, gérer et surveiller les opérations de votre flotte en toute simplicité.
Le cœur du modèle est la vue de résumé, un tableau de bord complet pour tous les indicateurs clés de performance. Cette vue vous permet d'identifier rapidement les domaines performants et ceux qui nécessitent une attention particulière.
Le Guide de démarrage fournit une feuille de route claire pour les équipes qui découvrent le suivi des indicateurs clés de performance (KPI). Ce guide vous aide à définir des KPI, à mettre en place des mécanismes de suivi et à les aligner sur les objectifs généraux de gestion de flotte.
Une fois les indicateurs clés de performance (KPI) établis, la vue OKR départementale permet de suivre les objectifs et les résultats clés dans tous les départements, garantissant ainsi que tout le monde reste aligné. Parallèlement, la vue de l'échéancier vous permet de planifier les dates clés et de suivre les progrès réalisés dans la réalisation des objectifs d'efficacité ou des calendriers d'entretien.
Toutes les tâches du modèle sont classées en cinq statuts : Achevé, En retard, Dans les temps, Non commencé et À risque, ce qui permet un suivi en temps réel et facilite la surveillance des performances de la flotte.
Idéal pour : les responsables d'exploitation de flottes axés sur les données et les analystes de performance qui ont besoin de mesurer et d'optimiser les performances des flottes à l'aide d'indicateurs de performance clés exploitables.
💡Conseil de pro : la vue d'avancement fournit une analyse détaillée des indicateurs clés de performance individuels. En zoomant sur chaque indicateur, vous pouvez identifier les tendances, diagnostiquer les problèmes potentiels et vous assurer qu'aucun détail important n'est négligé.
3. Le modèle de procédures opératoires normalisées de gestion de flotte ClickUp
La création et la gestion de vos procédures opératoires normalisées (SOP) ne doivent pas nécessairement être compliquées. Grâce au modèle SOP de gestion de flotte ClickUp, ce processus devient fluide et organisé.
Commencez par examiner vos opérations quotidiennes, vos flux de travail de service client et les tâches récurrentes essentielles à votre réussite. Utilisez ClickUp Docs pour réfléchir et rassembler ces idées en un seul endroit, afin de vous assurer qu'aucun processus clé ne soit oublié.
Ensuite, décomposez vos processus en étapes claires et gérables. La vue Tableau vous aide à visualiser chaque tâche, vous permettant ainsi de planifier les flux de travail et de les ajuster si nécessaire. Le diagramme de Gantt fournit un échéancier pour attribuer des délais et suivre les progrès.
Une fois que vous avez défini les étapes, classez les tâches par ordre de priorité afin de vous assurer que les actions les plus importantes sont traitées en premier.
Enfin, créez votre document de procédures opératoires normalisées avec des instructions détaillées, les outils nécessaires et des notes supplémentaires. N'oubliez pas de revoir et de tester les procédures opératoires normalisées avec votre équipe, en recueillant des commentaires pour affiner et améliorer le processus !
Idéal pour : les gestionnaires de flotte et les responsables de la conformité qui doivent documenter et appliquer les procédures opérationnelles standard pour l'entretien des véhicules, les contrôles de sécurité et les protocoles des conducteurs.
💡 Conseil de pro : utilisez des étiquettes et des surlignages de couleur dans ClickUp Docs pour classer les processus par service ou par priorité, ce qui facilitera leur consultation ultérieure.
4. Modèle d'échéancier à remplir pour l'acquisition de véhicules ClickUp
Si vous avez besoin d'un moyen convivial pour gérer des échéanciers complexes, l'échéancier remplissable ClickUp Vehicle Acquisition est là pour vous aider. Voici comment cet outil transforme votre flux de travail :
- Simplifiez la complexité : décomposez les échéanciers d'acquisition de véhicules à multiples facettes en étapes gérables grâce à une disposition claire et visuelle.
- Progrès en un coup d'œil : restez au fait des tâches grâce à des statuts clairs et des mises à jour visuelles, éliminant ainsi les conjectures.
- Alignement de l'équipe : partagez facilement les échéanciers pour tenir toutes les parties prenantes informées et impliquées.
Quel que soit le type d’échéancier que vous créez (achats, logistique, remises, etc.), ce modèle vous permet de consacrer plus de temps à d'autres tâches essentielles.
Pour commencer, planifiez chaque étape du processus d'acquisition des véhicules, de la sélection du fournisseur à la livraison. Fixez des délais pour chaque tâche afin de garantir un échéancier clair pour chaque étape.
Organisez les tâches par statut, à l'aide de catégories telles que « En cours » et « Achevé », afin de suivre la progression et de garantir la transparence. Au fur et à mesure que vous avancez, mettez à jour le statut des tâches en temps réel pour que tout le monde reste informé. Activez les notifications d'automatisation afin qu'aucune échéance ou mise à jour importante ne passe inaperçue.
Enfin, analysez vos taux d'achèvement des tâches grâce aux fonctionnalités de suivi de ClickUp afin d'identifier les domaines à améliorer et de rationaliser vos futures acquisitions.
Idéal pour : les équipes d'approvisionnement de flottes et les responsables supervisant les projets d'acquisition de véhicules.
💡Conseil de pro : utilisez les champs personnalisés de ClickUp pour ajouter des informations clés telles que le budget ou les dates de livraison à chaque tâche. Cela permet de centraliser les informations essentielles et de garantir que tout le monde dispose du contexte nécessaire sans avoir à passer d'un outil à l'autre. Vous pouvez même commencer rapidement avec un modèle de liste de fournisseurs.
5. Modèle d'appel d'offres pour les services de gestion de flotte ClickUp
Qu'il s'agisse de gérer une flotte en pleine expansion ou de réorganiser les systèmes d'inventaire existants, choisir le bon fournisseur peut s'avérer difficile. Mais grâce au modèle de demande de proposition pour les services de gestion de flotte ClickUp, vous transformerez ce processus chaotique en un processus contrôlé, vous garantissant ainsi les meilleurs résultats sans vous prendre la tête.
Voici comment le modèle ClickUp simplifie le processus, vous laissant plus de temps pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment :
- Définissez des spécifications de projet claires : décrivez tous les besoins en matière de gestion de flotte, de la maintenance au suivi. Cette clarté permet aux fournisseurs de bien comprendre vos attentes, ce qui entraîne des propositions plus précises et un gain de temps.
- Alignez votre équipe dès le début : identifiez dès le départ les principales parties prenantes afin d'éviter les blocages et de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde. Assurez-vous que le processus se déroule sans heurts et comme prévu.
- Centralisez tous vos documents en un seul endroit : stockez les propositions et les réponses des fournisseurs dans un emplacement accessible, ce qui vous permet de les comparer facilement sans avoir à passer par des e-mails ou des feuilles de calcul disparates.
- Collaborez en temps réel et en toute transparence : permettez à votre équipe de laisser des commentaires, d'apporter des modifications en cours et de finaliser des décisions instantanément, ce qui accélère le retour d'information et élimine les retards.
- Prenez des décisions plus intelligentes et plus rapides : accédez à toutes les informations nécessaires, comparez les propositions et évaluez rapidement les capacités des fournisseurs. Prenez des décisions en toute confiance.
Idéal pour : les gestionnaires de flotte et les équipes d'approvisionnement qui rédigent des appels d'offres détaillés pour des services de flotte, des fournisseurs de maintenance aux sociétés de location de véhicules.
👀Le saviez-vous ? Les sociétés de gestion de flotte trouvent leurs origines dans le secteur bancaire. Les banques ont vu dans le leasing automobile un moyen intelligent de générer des revenus réguliers, grâce à ses marges bénéficiaires attractives, la possibilité de percevoir des frais de service récurrents et le risque relativement faible qu'il comporte.
6. Modèle ClickUp de structure de répartition du travail pour la gestion de flotte
Le modèle de structure de répartition du travail pour la gestion de flotte ClickUp peut simplifier la complexité de n'importe quel projet, en offrant clarté et contrôle à chaque étape.
Le plus intéressant ? Ce modèle ne sert pas uniquement à organiser, il permet également d'optimiser les stocks grâce à ses vues et fonctionnalités puissantes :
📮ClickUp Insight : les équipes peu performantes sont 4 fois plus susceptibles d'utiliser plus de 15 outils, tandis que les équipes très performantes maintiennent leur efficacité en limitant leur boîte à outils à 9 plateformes ou moins. Mais pourquoi ne pas utiliser une seule plateforme ? En tant qu'application tout-en-un pour le travail, ClickUp regroupe vos tâches, projets, documents, wikis, chats et appels sur une seule plateforme, avec des flux de travail optimisés par l'IA. Prêt à travailler plus intelligemment ? ClickUp fonctionne pour toutes les équipes, offre une visibilité sur le travail et vous permet de vous concentrer sur l'essentiel pendant que l'IA s'occupe du reste.
- Vue Activité : classez les tâches par catégorie et attribuez-les rapidement aux membres de l'équipe. Cette vue permet de clarifier les responsabilités et de s'assurer qu'aucune tâche n'est laissée de côté.
- Affichage du statut : suivez l'avancement des tâches individuelles et du projet dans son ensemble grâce à des statuts tels que « Ouvert », « Annulé », « Achevé », « Retardé » et « En cours ».
- Vue Gantt : visualisez l'échéancier de votre projet pour repérer les goulots d'étranglement potentiels et respecter les délais.
- Guide de démarrage : Vous découvrez les structures de répartition du travail ? Cette vue vous fournit des instructions étape par étape pour vous aider à démarrer rapidement.
- Échéancier : planifiez et ordonnez vos tâches pour garder une longueur d'avance sur votre planning et vous rapprocher chaque jour un peu plus de la réussite.
Idéal pour : les chefs de projet et les coordinateurs d'exploitation de flotte qui supervisent des projets d'entretien de véhicules à grande échelle, des mises à niveau de flotte ou des initiatives interdépartementales, en veillant à ce que chaque tâche soit suivie, attribuée et achevée dans les délais.
7. Modèle de feuille de calcul pour la maintenance de flotte par Fleetio
Conçu à partir de Google Sheets, le modèle de feuille de calcul pour la maintenance de flotte de Fleetio offre une solution gratuite basée sur le cloud, facile d'accès et à mettre à jour. Vous pouvez facilement personnaliser la feuille de calcul pour assurer le suivi de tout, des registres d'entretien aux coûts.
L'une des fonctionnalités remarquables de ce modèle est sa capacité à enregistrer les tâches d'entretien et les coûts associés. Ce journal historique permet de suivre facilement les services achevés et leur coût, ce qui vous aide à prendre des décisions plus éclairées concernant les réparations et les remplacements futurs.
Un autre outil utile est le calculateur de coût par kilomètre. Il calcule le coût réel d'exploitation de chaque véhicule et révèle le coût de fonctionnement de votre flotte. Au fil du temps, ces données permettent d'identifier les véhicules dont la maintenance devient trop coûteuse, ce qui facilite les décisions de remplacement.
Ce modèle facilite également l'établissement et le suivi des calendriers d'entretien préventif, garantissant ainsi que vos véhicules restent en parfait état et évitant les pannes imprévues.
Idéal pour : les gestionnaires de flotte qui ont besoin d'une solution simple, basée sur un tableur, pour suivre les calendriers d'entretien, les réparations, les coûts et les temps d'immobilisation de la flotte.
💡Conseil de pro : utilisez la section « Spécifications du véhicule » du modèle pour suivre les informations essentielles telles que la marque, le modèle et les recommandations du constructeur. Cela vous aidera à consulter facilement les consignes d'entretien appropriées et à toujours suivre les bonnes pratiques pour chaque véhicule de votre flotte.
8. Modèle de checklist pour l'entretien de la flotte par Template.net
Les checklists sont au cœur de la plupart des activités de gestion de flotte. Le modèle de checklist pour l'entretien de la flotte de Template.net peut vous aider à anticiper les problèmes potentiels et à réduire les pannes imprévues.
Il comprend des sections essentielles pour le suivi des informations clés sur les véhicules, telles que les coordonnées du gestionnaire de flotte, le numéro d'identification du véhicule, le kilométrage et les dates d'inspection.
La checklist couvre également les principaux domaines d'entretien, notamment les vérifications du moteur et de la transmission, les inspections de l'huile et des fluides, ainsi que les recommandations de remplacement. Elle vous aide à surveiller la pression des pneus, la profondeur des sculptures et l'usure, et à effectuer des inspections des freins pour vérifier le liquide, les plaquettes et les disques.
On peut affirmer sans risque que cette checklist est un excellent moyen de vous assurer que vous maîtrisez parfaitement le calendrier d'usure de votre flotte. Il est possible de garder une longueur d'avance sur les problèmes potentiels en effectuant des inspections régulières et en mettant à jour cette checklist.
Idéal pour : Les entreprises axées sur la sécurité et la maintenance proactive, qui veillent à ce qu'aucune tâche critique ne soit négligée et à ce que les véhicules restent en bon état de marche et conformes.
À lire également : Modèles d'inventaire gratuits pour Excel, Sheets et ClickUp
9. Modèle de calendrier d'entretien de flotte par Template.net
Le modèle de calendrier d'entretien de flotte de Template.net est un outil intuitif pour gérer l'entretien de votre flotte. Il vous permet de planifier des tâches régulières pour chaque véhicule, garantissant ainsi un entretien régulier et réduisant les temps d'immobilisation.
Vous pouvez facilement suivre les détails des véhicules tels que le modèle, le numéro d'identification du véhicule (VIN) et l'historique d'entretien, ce qui vous permet d'accéder facilement aux informations essentielles. L'interface conviviale est parfaite pour les utilisateurs débutants, tandis que les champs personnalisables permettent aux entreprises de l'adapter à leurs besoins.
Que vous gériez une petite ou une grande flotte, ce modèle s'adapte à toutes les tailles. Il offre une visualisation claire des données grâce à des graphiques et des diagrammes pour une meilleure prise de décision.
Le suivi mensuel de l'entretien garantit que les contrôles de routine sont achevés à temps, tandis qu'un planning bien structuré permet de suivre les tâches. Il simplifie également l'allocation des ressources et la surveillance en temps réel, ainsi que la maintenance préventive.
Idéal pour : les gestionnaires de flotte chargés de planifier et de programmer les activités d'entretien de plusieurs véhicules.
10. Modèle de gestion de flotte automobile par Spreadsheetpage
La gestion d'une flotte de véhicules, qu'ils soient détenus ou loués, nécessite un outil capable de rationaliser les opérations et de fournir des informations précieuses. Le modèle Car Fleet Manager de Spreadsheetpage est un outil puissant mais simple qui permet de gérer efficacement les véhicules détenus et loués.
Il organise les trajets quotidiens, effectue le suivi de la consommation de carburant, surveille l'entretien et génère des rapports pour l'analyse des coûts et les déductions fiscales. Compatible avec Excel, il est parfait pour les entreprises de toutes tailles.
Parmi les principales fonctionnalités, citons la gestion des déplacements en voiture, qui attribue les véhicules aux conducteurs et effectue le suivi des performances grâce à un historique détaillé du kilométrage et des dépenses. Le journal de kilométrage et le calculateur de consommation de carburant effectuent le suivi des paramètres essentiels de votre voiture.
Le modèle permet également de programmer des rappels d'entretien afin de maintenir les véhicules en parfaite forme et de suivre les dépenses, notamment le carburant, les réparations et les amendes.
Les options de personnalisation permettent aux entreprises de surveiller les performances des conducteurs et de visualiser les coûts à l'aide de diagrammes et de rapports, y compris des comparaisons entre les véhicules détenus et loués.
Idéal pour : les petites et moyennes entreprises ou les gestionnaires de flotte qui ont besoin d'un outil facile à utiliser pour suivre les informations clés de leur flotte de véhicules, des coûts et de la consommation de carburant à l'historique d'entretien et de maintenance.
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Simplifiez la gestion de votre flotte avec ClickUp : l'application tout-en-un pour le travail.
La gestion de flotte est déjà suffisamment difficile sans avoir à jongler avec une multitude d'outils différents. Entre la coordination de l'entretien des véhicules, le suivi des horaires des conducteurs, la gestion des acquisitions et la mise en conformité avec les réglementations, il est facile de se sentir dépassé.
Passer d'un tableur à un e-mail ou à une plateforme logistique différente peut entraîner des retards, des pertes de données et un stress inutile.
C'est là que ClickUp fait vraiment la différence. Grâce à cette application tout-en-un pour le travail, vous pouvez centraliser tous les aspects de la gestion de votre flotte, de la création de calendriers d'entretien détaillés des véhicules au suivi des indicateurs clés de performance (KPI) de la flotte, en passant par la gestion des échéanciers d'approvisionnement, le tout en un seul endroit.
Les modèles personnalisables de ClickUp vous garantissent une organisation, une accessibilité et une gestion optimales, que vous gériez des inspections de routine, des contrats de service ou des appels d'offres de fournisseurs.
De plus, ses fonctionnalités flexibles vous permettent d'adapter les flux de travail à vos besoins spécifiques, vous garantissant ainsi de garder une longueur d'avance sur les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent.
Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp dès maintenant et commencez dès aujourd'hui à optimiser les opérations de votre flotte !