Ces dernières années, la gestion des ressources humaines a évolué bien au-delà du recrutement et de la paie. Elle est désormais un moteur stratégique de la réussite de l'organisation. Cependant, même les équipes RH les plus avant-gardistes sont confrontées à un défi de taille : gérer et préserver les connaissances au sein d'une main-d'œuvre qui évolue rapidement.
Alors que 75% des organisations reconnaissent qu'il s'agit d'un élément essentiel à leur réussite au cours des 12 à 18 prochains mois, mais seulement 9 % d'entre elles se sentent prêtes à s'y attaquer - une lacune qui peut entraver la croissance et l'efficacité.
C'est à cette étape que la gestion des connaissances RH intervient. Elle simplifie la manière dont les organisations stockent, partagent et utilisent leurs connaissances. Ce blog explore la gestion des connaissances RH, son importance et la manière de la mettre en œuvre dans votre organisation.
⏰ Résumé en 60 secondes
📌 Importance d'un système de gestion des connaissances RH
📈 Applications de la gestion des connaissances RH
🔍 Amélioration de la gestion des connaissances dans la GRH
⚙️ Mise en œuvre d'une gestion des connaissances RH exploitable
🔑 Choisir la bonne solution
**Qu'est-ce que la gestion des connaissances RH ?
RH gestion des connaissances est le processus systématique de collecte, d'organisation, de partage et d'utilisation des informations au sein des ressources humaines d'une organisation. Il s'agit de créer un hub centralisé où votre équipe RH et vos employés peuvent accéder à tout moment à des informations précises et actualisées.
Il s'agit notamment des politiques, des procédures, des dossiers des employés, des tendances de la main-d'œuvre et de la culture organisationnelle.
La gestion des connaissances dans le domaine des ressources humaines comprend les connaissances explicites, implicites et tacites. Ensemble, ces trois types de connaissances garantissent que les informations essentielles sont facilement accessibles à ceux qui en ont besoin. Cela permet de réduire les redondances, d'améliorer la prise de décision et d'accroître l'efficacité globale.
L'importance de la gestion des connaissances en RH
A rapports a révélé que l'employé moyen passe près de quatre heures par jour à chercher des informations. Le rapport indique en outre que l'incapacité à trouver des informations a provoqué l'épuisement professionnel de 31 % des employés et que 16 % d'entre eux ont quitté leur entreprise.
Ces statistiques montrent clairement que l'importance d'un système de gestion des connaissances en matière de ressources humaines ne saurait être surestimée. Voyons pourquoi.
🚀 Augmentation de la productivité et de la fidélisation des employés Une journée dans la vie d'un responsable RH consiste en de nombreuses responsabilités, notamment répondre à des questions sur la rémunération, les indicateurs clés de performance ou des politiques spécifiques.
Une entreprise bien gérée base de connaissances réduit la nécessité de poser des questions et d'y répondre en fournissant un accès facile à des informations précises. Au lieu de s'adresser à l'équipe des ressources humaines, les employés trouvent leurs réponses dans une base de données centralisée.
Les professionnels des ressources humaines peuvent ainsi se consacrer à un travail plus utile. Les employés bénéficient eux aussi d'une résolution rapide de leurs requêtes, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction au travail et une productivité accrue.
🚀 Améliorer les processus de recrutement et d'intégration
Le recrutement et l'intégration sont parmi les processus les plus gourmands en ressources Processus RH . La gestion des connaissances RH crée un point central pour les descriptions de postes, les critères d'évaluation et les données relatives aux candidats, ce qui accélère les décisions d'embauche.
L'intégration des employés consiste à donner aux nouveaux embauchés un départ en douceur. Plutôt que de leur donner une pile de documents le premier jour, il est préférable de leur donner accès à de solides informations sur le marché du travail logiciel de gestion des connaissances peut faire des merveilles pour leur expérience.
Une base de connaissances bien organisée leur permet d'accéder en toute transparence aux politiques, aux guides de formation et aux ressources adaptées à leur rôle.
à faire : **Un processus d'intégration structuré peut améliorer l'engagement de vos employés à l'égard de l'organisation par les moyens suivants 18x ?
🚀 Stratégisation de la formation et du développement
Les programmes de formation ont plus d'impact lorsque les ressources pertinentes sont facilement accessibles et constamment mises à jour. Grâce à la gestion des connaissances RH, votre équipe dispose d'un guichet unique pour les modules de formation, les guides étape par étape et les vidéos mis à jour.
Les employés savent donc plus vite et appliquent plus efficacement leurs nouvelles compétences. Mais les avantages ne se limitent pas à la commodité.
Lorsque l'apprentissage est facile et accessible, tout le monde en profite : les employés se développent et votre organisation devient plus adaptable à l'évolution du monde.
➡️ En savoir plus : Vous souhaitez développer un ensemble de technologies RH ? Utilisez ces 10 outils pour construire votre pile technologique .
Applications de la gestion des connaissances en RH
La bonne stratégies de gestion des connaissances centraliser et rationaliser l'accès aux politiques, procédures et documents essentiels. Qu'il s'agisse d'assurer des processus plus fluides ou de donner aux employés les connaissances dont ils ont besoin pour s'épanouir, voici comment ces stratégies font la différence :
🌟 Standardiser les processus RH pour une meilleure utilisation
Les processus RH, comme l'intégration, les évaluations des performances ou l'administration des avantages, varient souvent d'une équipe ou d'un emplacement à l'autre, ce qui crée de la confusion et un manque d'efficacité. Un système centralisé de gestion des connaissances élimine ce problème en veillant à ce que tout le monde soit sur la même page.
Comme tout le monde a accès aux mêmes politiques et réglementations, les risques de malentendus et de mauvaises communications diminuent automatiquement. Les processus sont également normalisés, quels que soient l'emplacement, le département et l'équipe.
🌟 L'atténuation des erreurs et la réduction des efforts redondants
combien de fois vous ou votre équipe avez-vous dû refaire une tâche en raison d'informations manquantes ou de documents obsolètes ?
Une plateforme de gestion des connaissances RH comme ClickUp élimine ces difficultés en fournissant une seule source fiable de vérité.
Tout étant regroupé en un seul endroit, des checklists de conformité aux manuels de formation, le risque d'erreur diminue considérablement. De plus, au lieu que plusieurs équipes créent la même ressource sans le savoir, une base de connaissances bien organisée évite le travail en double.
🌟 Amélioration de l'expérience des employés et de la prise de décision éclairée
Les employés veulent des réponses, et ils les veulent rapidement. La gestion des connaissances RH leur permet de trouver facilement des informations de manière autonome, notamment en ce qui concerne les demandes de congé, le salaire et les avantages sociaux, ou les personnes à contacter pour obtenir de l'assistance.
Ainsi, au lieu de passer des heures chaque jour à chercher des informations, ils se concentrent sur l'achèvement de leurs tâches. L'accès en libre-service permet également aux ressources humaines de gagner du temps et de responsabiliser les employés.
Qui plus est ? La gestion des connaissances permet également aux professionnels des ressources humaines de disposer des informations dont ils ont besoin pour prendre de meilleures décisions. Lorsque les données et les informations sont facilement accessibles, il devient beaucoup plus simple de repérer les tendances ou de résoudre les problèmes.
➡️ En savoir plus: Vous cherchez des modèles de base de connaissances ? Lisez notre guide sur les meilleurs modèles de base de connaissances gratuits !
Améliorer la gestion des connaissances dans la GRH
Maintenant que vous connaissez l'importance et l'impact de la gestion des connaissances, la question suivante est de savoir comment améliorer votre gestion des connaissances RH existante.
Jetons un coup d'œil :
✅ Intégrer la capture des connaissances dans la gestion des talents
Chaque employé est un trésor de compétences, d'expériences et de connaissances. L'intégration de la capture des connaissances dans la gestion des talents permet de s'assurer que ces informations précieuses ne disparaissent pas lorsque les employés changent de rôle ou quittent l'entreprise.
exemple : Les entretiens de départ et les évaluations des performances peuvent être utilisés pour documenter les flux de travail, les approches uniques ou les tactiques de résolution de problèmes dont les autres membres de l'organisation peuvent s'inspirer.
De plus ? Essayez de saisir les rôles et les responsabilités de chaque employé auprès de leurs responsables. En consignant ces informations dans la base de connaissances, vous vous assurez que tout le monde connaît ses tâches.
💡 Pro Tip: Optimisez votre contenu existant en termes de grammaire, de ton et de clarté avec ClickUp Brain . Cet outil effectue des vérifications grammaticales et orthographiques instantanées et fournit des commentaires pour l'améliorer. Vous pouvez également l'utiliser pour accélérer le processus de création de contenu. Utilisez des invitations spécifiques aux rôles pour générer des documents essentiels tels que les flux de travail, les rôles et les responsabilités.
✅ Utiliser les technologies éducatives pour le partage des connaissances
Les technologies éducatives, telles que les systèmes de gestion de l'apprentissage et les systèmes de gestion de l'information, peuvent être utilisées pour le partage des connaissances les logiciels de collaboration documentaire permet aux employés d'accéder à des ressources, de partager des idées et d'apprendre les uns des autres.
Ces outils donnent vie au partage des connaissances grâce à des tutoriels vidéo, des forums entre pairs et des parcours d'apprentissage spécifiques à chaque rôle.
📌 Exemple : Un LMS basé sur le cloud permet à l'équipe RH d'organiser et de dispenser des programmes de formation dans tous les emplacements, en assurant la cohérence tout en adaptant le contenu aux différentes équipes.
✅ Optimiser les communications internes pour une meilleure collaboration
Tout en optimisant votre système actuel de gestion des connaissances, définissez clairement qui en sera responsable afin d'éviter les erreurs de communication ou le travail en double.
Une communication solide est l'épine dorsale d'une gestion des connaissances efficace. Pour améliorer la collaboration, assurez-vous que l'équipe responsable de la création du référentiel dispose de canaux clairs pour l'échange d'informations.
➡️ Lire la suite: Modèles gratuits de manuel de l'employé en Word et ClickUp
Mettre en œuvre une gestion des connaissances RH actionnable
voici trois étapes simples à suivre :
Phase 1 : Idéation de stratégies de gestion des connaissances RH
La première phase de la gestion des connaissances consiste à identifier les besoins et objectifs spécifiques de votre organisation. Cela vous aidera à comprendre les connaissances que vous souhaitez capturer, y compris les documents de politique, les bonnes pratiques ou les idées spécifiques aux employés.
📌 Exemple : Si vous souhaitez éventuellement inclure la politique en matière de congés, les rôles et les responsabilités des positions, les questions fréquemment posées par les employés, etc., impliquez les chefs de service et les parties prenantes pour identifier les points douloureux dans les processus existants et définir les objectifs de la gestion des connaissances.
Ces paramètres permettent de s'assurer que tout le monde a une vision alignée, de minimiser les problèmes futurs et de fixer des attentes réalistes.
💡 Pro Tip: Utilisez un outil tel que ClickUp Tableaux blancs pour faire un brainstorming et décider du contenu de votre base de connaissances. Les Tableaux blancs vous permettent de collaborer en temps réel et de transformer instantanément vos idées en tâches.
Phase 2 : Processus de création et de publication
Une fois que vous avez défini la stratégie, l'étape suivante consiste à développer et à organiser les connaissances. Il s'agit de rassembler les informations, de vérifier leur exactitude et de les structurer pour en faciliter l'accès. Votre objectif doit être de rendre l'information facile à trouver, à comprendre et à appliquer.
Commencez par classer les informations par catégories. Fournissez une table des matières, étiquetez chaque document ou divisez-les en sections.
exemple : Divisez le contenu en sections telles que " Politiques des employés ", " Ressources de formation " et " Développement de carrière " En outre, divisez chaque section, telle que "Politiques du personnel", en sous-catégories telles que "Politiques en matière de congés", "Code de conduite" et "Prestations de santé"
Utilisez ClickUp pour affiner votre base de connaissances avec des hiérarchies à plusieurs niveaux . Créez des dossiers, des listes, des fichiers, etc. pour mieux organiser vos informations. Utilisez des étiquettes à code couleur et des libellés de priorité pour mieux les gérer.
Une fois terminé, pensez à la manière dont les informations sont présentées. Le texte seul peut sembler écrasant ou aride, alors mettez en formes diverses. Les guides rapides, les organigrammes et les tutoriels étape par étape simplifient les sujets complexes. De plus, l'ajout de vidéos, comme une présentation du processus d'évaluation des performances, rend le contenu plus accessible et plus attrayant.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/Search-across-your-files-and-connected-apps-with-ClickUps-Connected-Search.png Gestion des connaissances RH : La recherche connectée de ClickUp https://clickup.com/fr-FR/blog/129866/outils-d'ia-pour-la-gestion-des-connaissances-par-l'ia/ En savoir plus /$$$cta/
Une fois que vous avez créé la base, utilisez un fichier Outil de gestion des connaissances IA comme ClickUp pour le publier. ClickUp vous aide à créer des interfaces intuitives et est adapté aux mobiles. Son puissant Recherche connectée fonctionnalité permet à vos employés de trouver rapidement n'importe quel fichier et article, qu'il soit stocké sur ClickUp ou sur une application connectée.
Phase 3 : Suivi des performances et mise à niveau des systèmes de connaissances
Votre base de connaissances est en ligne ! Mais votre travail ne s'arrête pas là.
Contrôlez-la régulièrement pour évaluer son impact. Utilisez des outils d'analyse pour suivre les schémas d'utilisation, notamment ce qui est le plus consulté, où les utilisateurs passent le plus de temps, quels articles ont le taux de rebond le plus élevé et où se produisent les goulets d'étranglement.
Recueillez les commentaires des employés et des équipes RH pour identifier les lacunes ou les domaines à améliorer. Sur la base de ces informations, mettez le système à niveau afin d'améliorer l'expérience des utilisateurs. Incorporez de nouvelles fonctionnalités, affinez le contenu obsolète et adaptez-vous aux changements organisationnels.
💡 Pro Tip: Use Formulaires ClickUp pour recueillir les commentaires de vos employés. Il vous aide à capturer des données pertinentes et à convertir les réponses en tâches traçables, ce qui facilite l'amélioration de votre base de connaissances.
Choisir la bonne solution pour la gestion des connaissances RH
L'un des principaux problèmes auxquels les employés sont confrontés lorsqu'ils recherchent des informations est le nombre même d'applications qu'ils doivent vérifier. Pour y remédier, vous devez choisir une solution de gestion des connaissances RH qui centralise les données et simplifie l'accès.
Voici les facteurs clés à prendre en compte pour sélectionner le bon outil :
- Interface conviviale : Choisissez une solution au design intuitif pour que les employés et les équipes RH naviguent et récupèrent facilement les informations. Recherchez des plateformes dotées de fonctionnalités telles que des menus effacés, une fonction de recherche robuste et une compatibilité mobile
- Intégration centralisée : La bonne solution devrait combiner plusieurs sources de données RH en une seule plateforme cohésive. Elle devrait s'intégrer aux outils existants tels que les systèmes RH, les logiciels de gestion de projet ou les applications de communication
- Assistance IA : Sélectionnez un logiciel de gestion des connaissances par l'assistance de l'IA. L'IA permet de localiser les articles pertinents au sein d'une base, de répondre rapidement aux questions et de mieux créer et mettre en forme le contenu
- Fonctionnalités de collaboration : Recherchez des fonctionnalités telles que des forums de discussion, des sections de commentaires ou la possibilité de partager facilement des ressources entre équipes
- Sécurité et conformité : Les professionnels des RH manipulent des données sensibles, la sécurité doit donc être non négociable. Assurez-vous que la plateforme est conforme aux normes de l'industrie et offre des fonctionnalités telles que l'accès basé sur les rôles, le cryptage et les pistes d'audit
ClickUp - la clé d'une gestion efficace des connaissances
ClickUp est l'application _tout pour le travail qui combine la gestion de projet, la gestion des connaissances et le chat - le tout alimenté par l'IA qui vous permet de travailler plus rapidement et plus intelligemment.
Elle centralise les données, simplifie les flux de travail et encourage la collaboration, ce qui la rend idéale pour les organisations axées sur l'amélioration des processus RH. Gestion des connaissances de ClickUp vous permet de documenter, de partager et de répondre instantanément à toutes les questions avec l'IA connectée . Il vous permet d'importer en toute sécurité les connaissances organisationnelles existantes à partir de vos outils actuels.
ClickUp Gestion des connaissances
Maintenez le contrôle sur les informations sensibles en utilisant les paramètres de permission avancés de ClickUp afin de décider qui affiche ou modifie des ressources spécifiques.
Les erreurs ne sont jamais définitives, grâce à l'historique des versions qui permet d'annuler les modifications en cas de besoin. Tout étant centralisé dans Documents Hub, ClickUp assure une solide gestion des connaissances.
Nous utilisons ClickUp pour la gestion de nos projets et de nos tâches, ainsi que comme base de connaissances. Il a également été adopté pour le suivi et la mise à jour de notre cadre OKR et plusieurs autres cas d'utilisation, y compris les diagrammes de flux et les formulaires de demande de congés et les flux de travail. C'est formidable de pouvoir servir tout cela avec un seul produit, car les choses peuvent très facilement être reliées entre elles.
Thomas Clifford, chef de produit chez TravelLocal
Voici les fonctionnalités spécifiques de ClickUp qui vous permettront de passer à la vitesse supérieure en matière de gestion des connaissances :
ClickUp Brain
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/ClickUp-Brain-12.png Gestion des connaissances en RH : ClickUp Brain https://clickup.com/ai Découvrez ClickUp Brain /$$$cta/
Imaginez un outil qui répond à toutes les questions que vous vous posez sur le travail. C'est ce que ClickUp Brain fait ! Il effectue des recherches dans l'ensemble de votre environnement de travail pour vous fournir des réponses précises en quelques secondes.
La recherche porte sur les wikis, les documents, les clips, les tâches, les commentaires et les applications connectées. De plus, les wikis sont mieux classés dans les résultats de recherche Les wikis sont mieux classés dans les résultats de recherche, ce qui garantit que l'IA ne renvoie que des informations très pertinentes.
Vous pouvez également utiliser ClickUp Brain pour créer votre base de connaissances. Rédigez des articles en paramétrant le ton et les invites, instructions. Vérifiez la grammaire et l'orthographe du contenu actuel et améliorez-le pour plus de clarté.
ClickUp Docs
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/Collaborate-in-real-time-with-ClickUp-Docs.gif ClickUp Documents https://clickup.com/features/docs En savoir plus /$$$cta/ Documents ClickUp est votre solution pour créer un wiki collaboratif. Il assiste la collaboration en temps réel, les commentaires et les Étiquettes pour assurer la contribution de votre équipe tout en construisant une base de connaissances.
Utilisez les fonctionnalités de mise en forme, les pages imbriquées et les options de style pour créer des wikis facilement navigables. Ajoutez des tableaux, des signets, des codes couleur, des titres, des blocs de code et des bannières.
Intégrez des médias tels que des images, des vidéos, des présentations et des checklists pour rendre votre base de connaissances interactive et attrayante.
ClickUp a été pour nous l'outil de gestion de projet le plus simple et le plus facile à installer. Le suivi des tâches est super facile avec beaucoup de détails granulaires. Le partage avec les équipes et l'invitation de nouveaux membres à collaborer au Tableau et à la tâche sont très faciles. G2 utilisateur
Modèles de ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/ClickUp-Templates.gif Gestion des connaissances RH : Le modèle de base de connaissances de ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6449400&department=operations Télécharger ce modèle /$$$cta/
ClickUp propose des milliers de modèles, notamment pour la création d'une base de connaissances. Ces modèles sont facilement accessibles et modifiables dans Docs.
📌 Exemple : Modèle de base de connaissances de ClickUp fournit un cadre pour la création et l'organisation d'une bibliothèque numérique d'informations. Ajouter des articles de connaissance, des pages wiki et les mettre à la disposition de l'ensemble de l'organisation à des fins de référence.
Défis et bonnes pratiques
La mise en œuvre de la gestion des connaissances RH est naturelle, mais elle peut aussi présenter des défis. Il peut s'agir de données fragmentées sur plusieurs plateformes, de difficultés à mettre à jour les ressources et à garantir l'accessibilité aux employés.
Voici quelques bonnes pratiques à suivre :
- Commencer par une stratégie claire qui aligne les objectifs de la gestion des connaissances sur les besoins de l'organisation
- Utiliser une plateforme unique pour stocker et accéder à toutes les informations relatives aux ressources humaines
- Planifier des révisions régulières pour s'assurer que le contenu reste exact
- Encourager l'implication de l'équipe dans la mise à jour et le partage des connaissances en promouvant la collaboration
- Mettre en œuvre des permissions avancées et le cryptage pour protéger les informations sensibles
Simplifier la gestion des connaissances RH avec ClickUp
La gestion des connaissances RH consiste à créer un système accessible et collaboratif. Les bons outils sont essentiels pour rendre les processus RH plus efficaces et efficients, de la centralisation de votre base de connaissances à l'amélioration de la collaboration et à la simplification des flux de travail.
ClickUp offre une version complète pour transformer la façon dont les équipes RH gèrent et partagent les connaissances.Avec des fonctionnalités telles que la modification en cours, le contrôle des versions, les permissions avancées et un Hub Documents centralisé, il simplifie l'organisation et l'accès aux informations critiques. S'inscrire gratuitement dès aujourd'hui !