Les lieux de travail internationaux peuvent être chaotiques. Au moment où votre bureau de New York commence sa matinée, votre équipe de Londres est passée aux réunions de la mi-journée, tandis que votre équipe de Singapour a déjà terminé son travail.
La messagerie asynchrone pourrait bien être la solution à ce problème.
Elle cherche à remplacer l'idée que "tout le monde doit être en ligne maintenant !" par quelque chose de plus pratique : une méthode de communication qui s'adapte aux rythmes naturels de votre équipe, respecte le temps et la confidentialité des employés, et maintient une collaboration harmonieuse sans dépasser les limites personnelles.
Voyons comment !
Qu'est-ce que la messagerie asynchrone ?
La messagerie asynchrone est une communication qui n'a pas besoin de se dérouler en temps réel. Les participants peuvent entamer, interrompre et reprendre une discussion à leur convenance. Cela permet aux équipes hybrides et distantes de collaborer sans être liées aux horaires des uns et des autres.
En somme, chacun travaille et communique à son propre rythme.
Le légendaire auteur de science-fiction Isaac Asimov a peut-être prédit l'avènement de la communication asynchrone dans sa nouvelle "" Mon fils, le physicien ."
Dans cette histoire, une bande de physiciens essaie de trouver le moyen le plus rapide de communiquer avec une expédition qu'ils ont envoyée sur Pluton. Malheureusement, comme le dit l'un d'eux, "il faut six heures aux ondes radio, qui voyagent à la vitesse de la lumière, pour aller d'ici à là. Si nous disons quelque chose, nous devons attendre douze heures pour obtenir une réponse
Les physiciens de génie sont déconcertés. Jusqu'à ce qu'une de leurs mères résolve le problème pour eux :
"Pendant que vous attendez la réponse, dit Mme Cremorna avec sérieux, continuez à transmettre et dites-leur de faire de même. Vous parlez tout le temps et ils parlent tout le temps. Vous avez quelqu'un qui écoute tout le temps et ils le font aussi. Si l'un d'entre vous dit quelque chose qui nécessite une réponse, vous pouvez en glisser une de votre côté, mais il y a de fortes chances que vous obteniez tout ce dont vous avez besoin sans avoir à le demander
Les deux hommes la regardent fixement.
Cremorna murmura : "Bien sûr. Conversation continue. _Déphasage de douze heures, c'est tout"
Voilà la beauté de la messagerie asynchrone.
En fin de compte, la messagerie asynchrone transforme la messagerie asynchrone traditionnelle en messagerie électronique e-mail vs. discussion sur son titre. Mon travail combine le meilleur des deux mondes et permet à votre équipe de rester connectée sans sacrifier les heures de travail approfondi ou le temps personnel.
💡Pro Tip: La "messagerie asynchrone" ne signifie pas simplement envoyer des e-mails dans le vide. L'idée derrière la messagerie asynchrone est d'échanger des messages attentifs et détaillés qui devancent le besoin de questions de suivi et d'interminables échanges en va-et-vient. Avec de l'entraînement, le message "Attention immédiate requise" devient l'exception et non la règle.
Voyons quelques exemples de messages asynchrones pour avoir une meilleure idée de ce que nous voulons dire.
Exemples de messagerie asynchrone
Une communication effacée et organisée est la base de la messagerie asynchrone. Voici des exemples clés d'une communication asynchrone efficace :
- Des mises à jour de projet qui se lisent comme des histoires bien conçues, et non comme des discussions précipitées
- Des vidéos qui expliquent en détail des idées complexes
- Un retour d'information riche sur les documents qui permet d'apporter des améliorations significatives
- Une documentation vivante qui évolue avec les connaissances de votre équipe
- Des mises à jour de statut qui informent sans interrompre
- Des espaces de collaboration où les idées se développent au fil du temps
À quoi cela ressemble-t-il par rapport au mode de communication plus traditionnel qu'est la messagerie synchrone ?
Messagerie asynchrone vs. messagerie synchrone
La messagerie synchrone et la messagerie asynchrone répondent à des objectifs différents. Alors que les méthodes de communication synchrones (comme ces visioconférences que nous connaissons tous trop bien) exigent des une collaboration en temps réel la communication en temps réel, asynchrone, donne à votre équipe une marge de manœuvre pour :
- Résoudre des problèmes complexes sans qu'un "ping" n'exige une réponse immédiate
- Rédiger des réponses qui font avancer les projets
- Conserver un enregistrement clair des décisions et des discussions critiques
- Travailler efficacement avec des personnes d'origines démographiques différentes
- Échapper au cycle sans fin des réunions
- Fixer des paramètres sains entre le travail et la vie privée
La mise en œuvre de la messagerie asynchrone au travail permet de passer d'un état d'esprit "toujours actif" à un état d'esprit "toujours en mouvement", à un rythme qui convient à tout le monde.
Avec une compréhension claire de ce qu'implique la messagerie asynchrone, voyons comment elle peut remodeler la façon dont les équipes collaborent et réalisent davantage ensemble.
Comment la messagerie asynchrone améliore la collaboration au sein d'une équipe
Les entreprises intelligentes ne se contentent pas d'adopter la communication asynchrone. Elles en tirent profit. De l'achèvement plus rapide des projets à des équipes plus heureuses, les résultats sont éloquents.
Voici quelques exemples comment le travail asynchrone modifie la collaboration pour les équipes modernes :
Amélioration de la concentration et de la productivité
Imaginons que vos développeurs codent depuis des heures sans interruption. Vos rédacteurs sont dans leur flux, en train de rédiger du contenu. Vos stratèges sont occupés à résoudre des problèmes complexes sans que leurs responsables ne leur envoient constamment des messages pour leur demander des mises à jour.
C'est l'avantage de la messagerie asynchrone : Lorsque votre équipe contrôle son temps de réponse, elle contrôle sa productivité.
Meilleure prise de décision
Grâce à la communication asynchrone, votre équipe peut réfléchir avant de répondre. Elle peut étudier cette tendance du marché, réexécuter ces nombres ou consulter les parties prenantes clés. Cela permet de prendre des décisions qui résistent à l'épreuve du temps.
Une collaboration mondiale inclusive
Le compte rendu du matin à Tokyo contre le synchronisme de l'après-midi à Berlin ? La messagerie asynchrone fait disparaître ce casse-tête de programmation.
Votre concepteur d'interface utilisateur à Tokyo peut partager des maquettes d'interface détaillées avec des commentaires à 16 heures, ce qui permet à votre développeur à Berlin d'examiner et de mettre en œuvre les changements pendant leurs heures de travail productives du matin.
Chaque membre de l'équipe contribue pendant ses heures de pointe, ce qui permet de maintenir une progression continue du projet.
Une trace documentaire effacée
Comme les discussions se déroulent par écrit, chaque exigence du produit, chaque préférence du client et chaque décision du projet sont capturées automatiquement.
Lorsqu'un nouveau membre de l'équipe s'interroge sur le raisonnement qui sous-tend une fonctionnalité, il peut retracer l'historique complet de la discussion, ce qui élimine le besoin d'explications répétées.
Amélioration de l'équilibre entre le travail et la vie privée
Fini la culpabilité de se déconnecter quand les autres sont en ligne. Async permet à votre équipe de faire coïncider leur travail avec leur vie. Ainsi, les lève-tôt peuvent prendre leur élan du matin, et les couche-tard peuvent trouver leur flux du soir.
Réduction du nombre de réunions
Vous souvenez-vous de l'époque où les réunions servaient à prendre des décisions, et non à faire des mises à jour ? La discussion asynchrone permet de retrouver cette habitude.
Déplacez les rapports de statut et les Messages vers vos canaux de messagerie asynchrones. Conservez ces précieux moments synchrones pour les discussions qui en ont vraiment besoin : le brainstorming, l'établissement de relations et la résolution de problèmes complexes.
Lorsque vous donnez à votre équipe la liberté de communiquer selon ses propres termes, vous modifiez la qualité de son travail.
Connaître les avantages de la collaboration asynchrone n'est que de la théorie - elle ne devient efficace qu'avec les outils de mise en œuvre appropriés. Par ailleurs, le choix du bon outil ne se résume pas à ses fonctionnalités. Le bon outil s'adapte au flux de travail de votre équipe, et non l'inverse.
Outils de messagerie asynchrone populaires
Le bon outils de communication asynchrone ne se contentent pas d'ajouter une nouvelle notification à votre journée. Ils s'intègrent parfaitement au travail de votre équipe, rendant la communication plus claire et la collaboration plus aisée.
ClickUp ClickUp est l'application Tout pour le travail qui transforme les mises à jour de projets en discussions naturelles. Contrairement aux outils traditionnels qui enterrent les commentaires dans les tâches, ClickUp intègre de manière transparente la gestion de projet avec des fonctionnalités de communication sophistiquées, libérant ainsi votre équipe des interruptions constantes.
Le premier outil de son arsenal ? ClickUp Chat .
Préservez les grandes idées en transformant les discussions ClickUp Chat en tâches structurées
ClickUp Chat est la solution unique pour une communication asynchrone efficace. Il est conçu pour résoudre tous les problèmes irritants auxquels sont confrontés les collaborateurs à distance : activer/désactiver la taxe, copier/coller manuellement/créer des tâches, perdre le contexte et perdre des idées.
Voici comment :
- Transformez les conversations de ClickUp Chat occasionnelles en tâches ClickUp exploitables-parfaites pour ces moments "Bonne idée, faisons ça plus tard !" qui se perdent généralement dans les plateformes de messagerie
- LaissezClickUp Braincapturer le contexte de votre fil et l'emballer proprement, prêt à être utilisé pour votre travail
- Conservez le contexte de tout votre travail dans toutes vos discussions. Gardez les fils synchronisés entre les discussions et les tâches
- Créez du contenu asynchrone comme des mises à jour et des annonces
- Affichez les paramètres de chacun directement dans le chat et organisez des réunions en conséquence
ClickUp Disc permet d'envoyer des messages asynchrones d'un simple clic sur un bouton.
ClickUp peut aider à la communication asynchrone de bien d'autres façons :
- Attribuer des commentaires directement sur votreTâches ClickUpdes documents ou des projets. Votre équipe lit et répond lorsqu'elle est prête, en conservant le contexte là où il se trouve
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-445-1400x873.png ClickUp Tasks : messagerie asynchrone /$$img/
Ajoutez des commentaires détaillés à vos tâches ClickUp pour que le contexte reste clair
- Sautez la réunion et partagez des mises à jour vidéo enregistrées à l'écran à l'aide deClickUp Clips que les membres de l'équipe peuvent regarder pendant leurs heures de travail
Partagez des mises à jour vidéo rapides avec ClickUp Clips et sautez des réunions
- Invitez vos coéquipiers en les @mentionnant sur votreClickUp Documents à prendre part à la discussion - ils s'engageront lorsqu'ils seront en mesure de le faire
mentionnez les membres de l'équipe dans ClickUp Docs pour collaborer ensemble sur des idées
- Paramétrez des horaires de notifications personnalisés qui respectent le temps de concentration
- Laissez chaque membre de l'équipe choisir l'affichage (Vue Liste,Vue TableauouAffichage de l'échéancier) qui leur convient le mieux, rendant les mises à jour asynchrones faciles à traiter à leur manière
Et le clou du spectacle ? L'intégration transparente de ClickUp avec vos outils de communication existants.
Vous pouvez intégrer ClickUp à Slack pour la messagerie instantanée, utilisez Microsoft Teams pour une collaboration plus large, et lancer des réunions Zoom directement à partir de vos tâches.
Grâce à cet écosystème d'intégration, votre équipe peut maintenir ses méthodes de communication préférées tout en gardant toutes les informations liées au projet centralisées et organisées.
ClickUp a fait
l'alignement asynchrone beaucoup plus simple et efficace
_. En créant un cadre dans lequel les objectifs et les résultats sont décrits et structurés, les équipes à distance sont en mesure de comprendre les attentes et de fournir des mises à jour de statut de manière fluide. Il est facile de faire des brainstormings avec des tableaux blancs, de réorganiser les priorités et d'ajouter des images de référence, etc
Bazza Gilbert, chef de produit chez AccuWeather
Slack
Slack est un outil de messagerie dédié basé sur les canaux où votre équipe peut organiser des discussions par projets, sujets ou départements.
via Slack Si ses fonctionnalités d'assistance en ligne sont bien connues, la véritable valeur de Slack réside dans ses fonctionnalités asynchrones qui permettent de réduire la surcharge de communication.
La plateforme vous permet de :
- Définir des messages de statut qui vont au-delà du simple "absent" - pour faire savoir à vos coéquipiers que vous êtes en mode travail approfondi, que vous avez une échéance à respecter ou que vous êtes disponible pour répondre à des questions rapides
- de créer des fils de discussion ciblés pour organiser les discussions
- Épinglez les messages essentiels pour vous y référer facilement
- Planifiez les messages pour respecter les différents fuseaux horaires
- Intégrez les outils de gestion de projet pour améliorer les flux de travail
💡Pro Tip: Créez des conventions de dénomination des canaux qui ont du sens, définissez des attentes claires en matière de temps de réponse et encouragez les fils de discussion pour les discussions détaillées.
Microsoft Teams
Le travail à travers les fuseaux horaires exige de la flexibilité dans la façon dont les équipes communiquent sur le lieu de travail . Microsoft Teams y parvient grâce à une plateforme unifiée où le discussion, la vidéo et le partage de fichiers s'entrecroisent harmonieusement
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-448-1400x875.png Microsoft Teams : messagerie asynchrone /$$img/
via Microsoft Les équipes organisent les discussions en canaux mais acquièrent une force unique grâce à l'intégration de Microsoft. Accédez à des documents SharePoint, collaborez sur des fichiers OneDrive et utilisez des outils de planification intégrés sans changer de plateforme.
La véritable valeur pour les équipes distribuées réside dans les capacités asynchrones de Teams. Les membres de l'équipe peuvent :
- regarder des réunions enregistrées selon leur emploi du temps
- Contribuer aux discussions par le biais de sondages plutôt que d'assister à des sessions en direct
- suivre les discussions sur les projets sur des canaux dédiés
- Accéder à des fichiers partagés et à des outils de collaboration en cas de besoin
Cette flexibilité permet à chacun de rester connecté et de contribuer de manière significative.
Zoom
Les travailleurs à distance ont besoin d'options allant au-delà des visioconférences programmées. Zoom aide désormais les équipes distribuées à partager des informations et à collaborer efficacement pour l'assistance communication vidéo asynchrone .
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-449-1400x847.png Zoom : messagerie asynchrone /$$$img/
via Zoom Team Chat de Zoom apporte une communication structurée par le biais de canaux et de groupes, mais Zoom Clips se démarque pour le travail asynchrone. Enregistrez de courts messages vidéo pour expliquer des processus complexes ou fournir un retour d'information détaillé, permettant ainsi aux membres de l'équipe d'absorber l'information pendant les heures de travail.
Chaque discussion importante reste accessible grâce à :
- Des enregistrements de réunion consultables
- Transcriptions automatisées
- L'historique des discussions archivées
Votre équipe peut se référer à des discussions et à des décisions cruciales sans avoir à programmer une autre réunion, ce qui permet de maintenir le flux de travail sur différents fuseaux horaires.
Examinons maintenant les défis liés à la messagerie asynchrone.
Défis de la messagerie asynchrone
Le passage à la messagerie asynchrone ne se fait pas sans heurts. Comprendre les obstacles les plus courants peut aider votre équipe à s'adapter plus rapidement et à mieux communiquer.
Retards potentiels
Parfois, vous avez besoin d'un retour d'information maintenant, pas quand tout le monde est en ligne.
Par exemple, les agents du service clientèle peuvent avoir besoin d'une approbation urgente pour effectuer un remboursement ou escalader un cas. Si le responsable de la décision n'est pas en ligne, la demande peut rester en suspens, ce qui retarde la résolution du problème.
N'oubliez pas que les personnes qui contactent le service clientèle le font souvent en dehors des heures d'ouverture, et qu'un retard risque de les frustrer davantage.
Solution: La responsabilité des approbations urgentes pour les problèmes des clients doit être déléguée. Par exemple, le fait de faire confiance à vos agents du service clientèle - du moins les plus expérimentés - résout le problème susmentionné et accroît la satisfaction des clients.
Lacunes en matière de communication
Les mots écrits peuvent être délicats. Sans les hochements de tête et les "hmms" subtils des discussions en personne, vos messages asynchrones peuvent être mal interprétés, ce qui entraîne des malentendus.
**Solution : de meilleures compétences en communication ! L'ensemble de votre personnel doit apprendre à envoyer des messages clairs, complets et riches en informations. Les sessions de formation peuvent vous aider.
➡️ Lire aussi: Exploiter l'étiquette des discussions d'équipe au travail pour une collaboration optimale
Surcharge de communication écrite
Avec l'asynchronisme, il ne s'agit plus seulement d'e-mails. Il s'agit de commentaires, de documents, de fils de discussion et de mises à jour de projets, qui demandent tous de l'attention.
Vous devrez passer un temps excessif à lire les discussions et les mises à jour. Parfois, des messages importants peuvent être négligés au cours du processus. Ce défi s'intensifie lorsque vous travaillez sur plusieurs plateformes, chacune générant son propre flux de notifications et de messages.
Comprendre les défis de la messagerie asynchrone est la première étape. Maintenant, explorons les bonnes pratiques qui vous aideront à les surmonter.
Solution: Même chose que ci-dessus ! La communication est une compétence qui s'apprend ; même si certains employés se trompent au début, ils peuvent et doivent apprendre à mieux faire.
Alors, apprenons.
Bonnes pratiques pour une messagerie asynchrone efficace
La réussite de la messagerie asynchrone n'est pas une question d'outils sophistiqués ou de règles rigides. Il s'agit de créer des habitudes de communication qui fonctionnent pour votre équipe. Voici comment y parvenir.
Définir des protocoles et des attentes en matière de communication
Votre équipe a besoin de directives claires sur le moment et la manière d'utiliser les différents moyens de communication canaux de communication . Fixez des délais de réponse en fonction de la priorité du message. Créez des lignes directrices simples telles que :
- Drapeau rouge = attention immédiate
- Drapeau jaune = examen dans les 48 heures
- Drapeau vert = FYI, à lire dès que possible
La messagerie asynchrone et GitLab
Prenons l'exemple de GitLab, une entreprise entièrement à distance qui a perfectionné ses protocoles de communication afin d'assurer une collaboration asynchrone harmonieuse entre les fuseaux horaires. Elle a adopté un système de réponse à plusieurs niveaux qui donne la priorité à l'urgence et à la clarté.
- Les questions urgentes sont communiquées via Slack avec des marges effacées, ce qui permet de s'assurer que seules les perturbations critiques se produisent
- Les éléments de priorité moyenne sont enregistrés dans leur outil de gestion de projet avec des dates d'échéance et des assignés
- Les mises à jour de faible priorité, comme les annonces de l'entreprise, sont partagées dans une lettre d'information mensuelle pour être examinées par l'ensemble de l'équipe à un moment opportun
Cette approche structurée permet d'éviter les interruptions inutiles tout en maintenant tout le monde sur la même page.
Utiliser des outils asynchrones qui s'intègrent à votre flux de travail
La réussite de la communication asynchrone dépend fortement du choix des bons outils. Recherchez des solutions qui intègrent votre communication directement dans votre flux de travail.
Par exemple, ClickUp intégrera vos messages, vos tâches et vos documents en un seul endroit, éliminant ainsi le besoin de passer d'une plateforme à l'autre.
De plus, son intégration avec d'autres outils, tels que Slack, Zoom et Teams, garantit que les discussions importantes restent connectées à leurs projets et tâches pertinents, ce qui permet de retrouver facilement les informations en cas de besoin.
Maintenance de la documentation
La création d'une documentation complète grâce à le travail asynchrone aide votre équipe à rester alignée sans avoir besoin de réunions constantes. Développez une base de connaissances centralisée qui comprend :
- Les exigences et les décisions relatives au projet
- Lignes directrices et bonnes pratiques en matière de processus
- Résumés des réunions et éléments d'action
- Protocoles d'équipe et normes de communication
Cette documentation sert de source unique de vérité, réduisant les questions répétitives et permettant aux nouveaux membres de l'équipe de se mettre rapidement au diapason.
La messagerie asynchrone et Basecamp
Basecamp est une entreprise qui a adopté cette approche. La culture asynchrone de l'entreprise s'appuie sur une documentation centralisée .
Un manuel complet, des notes de réunion partagées et des guides pré-rédigés garantissent la clarté, accélèrent l'intégration et favorisent l'indépendance de l'équipe. Pour Basecamp, la documentation est une stratégie, pas seulement un outil.
La mise à jour des documents fait partie de votre flux de travail régulier, pas d'un extra. La meilleure documentation évolue naturellement avec vos projets.
Prêt à vous libérer de la culture du "tout le temps" ?
Le meilleur travail de votre équipe ne se fait pas lors de réunions successives ou de discussions permanentes. Il se produit lorsque les gens ont l'espace nécessaire pour penser, créer et collaborer selon leurs propres termes.
Vous voulez voir à quoi ressemble une communication asynchrone réfléchie en action ? Découvrez comment le fait de regrouper les discussions, les tâches et les documents de votre équipe dans un environnement de travail intelligent peut transformer les "réunions sur les réunions" en une véritable progression. Essayez ClickUp ! .