Les environnements de travail internationaux peuvent être chaotiques à gérer. Au moment où votre bureau de New York commence sa journée, votre équipe de Londres est déjà en pleine réunion de midi, tandis que celle de Singapour a déjà terminé son travail.
La messagerie asynchrone pourrait bien être la solution à ce problème.
Il s'agit de remplacer l'idée selon laquelle « tout le monde doit être en ligne tout de suite ! » par quelque chose de plus pratique : une méthode de communication qui s'adapte au rythme naturel de votre équipe, respecte le temps et la confidentialité des employés et permet une collaboration fluide sans empiéter sur la confidentialité.
Voyons comment !
Qu'est-ce que la messagerie asynchrone ?
La messagerie asynchrone est une forme de communication qui ne nécessite pas d'être en temps réel. Les participants peuvent démarrer, interrompre et reprendre les discussions à leur convenance. Cela permet aux équipes hybrides et à distance de collaborer sans être liées aux emplois du temps des uns et des autres.
En substance, chacun effectue du travail et communique à son propre rythme.
Le célèbre auteur de science-fiction Isaac Asimov avait peut-être prédit l'avènement de la communication asynchrone dans sa nouvelle « Mon fils, le physicien . »
Dans cette histoire, un groupe de physiciens tente de trouver le moyen le plus rapide de communiquer avec une expédition qu'ils ont envoyée sur Pluton. Malheureusement, comme le dit l'un d'entre eux, « il faut six heures aux ondes radio, qui se déplacent à la vitesse de la lumière, pour aller d'ici à là-bas. Si nous disons quelque chose, nous devons attendre douze heures pour obtenir une réponse. »
Les brillants physiciens sont perplexes. Jusqu'à ce que l'une de leurs mères résolve le problème pour eux :
« Pendant que vous attendez une réponse », dit Mme Cremorna avec sérieux, « continuez simplement à transmettre et dites-leur de faire de même. Vous parlez tout le temps et eux aussi. Vous avez quelqu'un qui vous écoute tout le temps, et eux aussi. Si l'un de vous dit quelque chose qui nécessite une réponse, vous pouvez en glisser une de votre côté, mais il y a de fortes chances que vous obteniez tout ce dont vous avez besoin sans avoir à demander. »*
Les deux hommes la regardèrent fixement.
Cremorna murmura : « Bien sûr. Une discussion continue. Juste douze heures de décalage, c'est tout. »*
Voilà, vous savez tout sur les avantages de la messagerie asynchrone.
En fin de compte, la messagerie asynchrone bouleverse le débat traditionnel entre e-mail et chat. Elle combine le meilleur des deux mondes et permet à votre équipe de rester connectée sans sacrifier les heures de travail intensif ou le temps personnel.
💡Conseil de pro : « Messagerie asynchrone » ne signifie pas simplement envoyer des e-mails dans le vide. L'idée derrière la messagerie asynchrone est d'échanger des messages réfléchis et détaillés qui évitent les questions de suivi et les échanges interminables. Avec de la pratique, « Attention immédiate requise ! » devient l'exception, et non la règle.
Voyons quelques exemples de messagerie asynchrone pour mieux comprendre ce que nous entendons par là.
Exemples d'exemples de messagerie asynchrone
Une communication claire et organisée est la base de la messagerie asynchrone. Voici quelques exemples clés de communication asynchrone efficace :
- Des mises à jour de projet qui se lisent comme des récits bien écrits, et non comme des discussions précipitées.
- Des vidéos explicatives qui détaillent des concepts complexes.
- Des commentaires riches sur les documents qui suscitent des améliorations significatives
- Une documentation vivante qui évolue au fur et à mesure que les connaissances de votre équipe s'enrichissent.
- Mises à jour de statut qui informent sans interrompre
- Des espaces collaboratifs où les idées se développent au fil du temps
En quoi cela diffère-t-il de la méthode de communication plus traditionnelle, à savoir la messagerie synchrone ?
Messagerie asynchrone ou synchrone
Les messages synchrones et asynchrones ont des objectifs différents. Alors que les méthodes de communication synchrones (comme les visioconférences que nous connaissons tous trop bien) exigent une collaboration en temps réel, la communication asynchrone donne à votre équipe une marge de manœuvre pour :
- Résolvez des problèmes complexes sans avoir à répondre immédiatement à chaque « ping ».
- Rédigez des réponses qui font avancer les projets.
- Conservez une trace claire des décisions et discussions importantes.
- Travaillez efficacement avec différents groupes démographiques
- Échappez au cycle sans fin des réunions
- Établissez des limites saines entre votre travail et votre vie privée.
La mise en œuvre de la messagerie asynchrone au travail transforme l'état d'esprit « toujours connecté » en un état d'esprit « toujours en mouvement » à un rythme qui convient à tout le monde.
Maintenant que vous comprenez clairement ce qu'implique la messagerie asynchrone, voyons comment elle peut transformer la façon dont les équipes collaborent et accomplissent davantage ensemble.
Comment la messagerie asynchrone améliore la collaboration au sein d'une équipe
Les entreprises intelligentes ne se contentent pas d'adopter la communication asynchrone. Elles en tirent pleinement parti. Qu'il s'agisse d'accélérer l'achèvement des projets ou d'améliorer le bien-être des équipes, les résultats parlent d'eux-mêmes.
Voici comment le travail asynchrone transforme la collaboration au sein des équipes modernes :
Concentration et productivité accrues
Imaginons que vos développeurs codent depuis des heures sans interruption. Vos rédacteurs sont dans leur flux, en train de créer du contenu. Vos stratèges sont occupés à résoudre des problèmes complexes sans recevoir constamment des messages de leurs responsables leur demandant des mises à jour.
C'est là l'avantage de la messagerie asynchrone : lorsque votre équipe contrôle son temps de réponse, elle contrôle sa productivité.
Une meilleure prise de décision
Grâce à la communication asynchrone, votre équipe peut réfléchir avant de répondre. Elle peut étudier les tendances du marché, recalculer les nombres ou consulter les principales parties prenantes. Cela permet de prendre des décisions qui résistent à l'épreuve du temps.
Collaboration mondiale inclusive
Réunion du matin à Tokyo ou synchronisation l'après-midi à Berlin ? La messagerie asynchrone vous évite ces casse-tête liés à la planification.
Votre concepteur d'interface utilisateur à Tokyo peut partager des maquettes détaillées de l'interface accompagnées de commentaires à 16 h, ce qui permet à votre développeur à Berlin de les examiner et d'apporter les modifications nécessaires pendant ses heures de travail les plus productives du matin.
Chaque membre de l'équipe contribue pendant ses heures de pointe, ce qui permet d'assurer la continuité du projet.
Trace claire de la documentation
Comme les discussions se déroulent par écrit, chaque exigence produit, préférence client et décision relative au projet est enregistrée automatiquement.
Lorsqu'un nouveau membre de l'équipe demande des explications sur une fonctionnalité, il peut consulter l'historique complet de la discussion, ce qui évite d'avoir à répéter les explications.
Meilleur équilibre entre travail et vie privée
Ne vous sentez plus coupable de vous déconnecter lorsque les autres sont en ligne. L'asynchronisme permet à votre équipe d'aligner son travail sur sa vie personnelle. Ainsi, les lève-tôt peuvent profiter de leur élan matinal, et les couche-tard peuvent trouver leur flux en soirée.
Réduction des frais généraux liés aux réunions
Vous vous souvenez quand les réunions servaient à prendre des décisions, et non à faire le point sur l'avancement des tâches ? Le chat asynchrone vous permet de revenir à cette pratique.
Transférez les rapports d'état et les informations à vos canaux de messagerie asynchrone. Réservez ces précieux moments synchrones aux discussions qui en ont vraiment besoin : brainstorming, établissement de relations et résolution de problèmes complexes.
Lorsque vous donnez à votre équipe la liberté de communiquer à sa manière, vous modifiez son efficacité au travail.
Connaître les avantages de la collaboration asynchrone n'est que théorie : elle ne devient efficace qu'avec les outils de mise en œuvre appropriés. De plus, choisir le bon outil ne se résume pas à ses fonctionnalités. Le bon outil s'adapte au flux de travail de votre équipe, et non l'inverse.
Outils de messagerie asynchrone populaires
Les bons outils de communication asynchrone ne se contentent pas d'ajouter une notification supplémentaire à votre journée. Ils s'intègrent parfaitement au mode de travail de votre équipe, rendant la communication plus claire et la collaboration plus fluide.
ClickUp
ClickUp est l'application tout-en-un pour le travail qui transforme les mises à jour de projet en discussions naturelles. Contrairement aux outils traditionnels qui noient les commentaires dans les tâches, ClickUp intègre de manière transparente la gestion de projet à des fonctionnalités de communication sophistiquées, libérant ainsi votre équipe des interruptions constantes.
Le premier outil de son arsenal ? ClickUp Chat.
ClickUp Chat est la solution tout-en-un pour une communication asynchrone efficace. Elle est conçue pour résoudre tous les problèmes irritants auxquels sont confrontés les collaborateurs à distance : activer/désactiver la taxe, copier/coller/créer manuellement des tâches, perdre du contexte et perdre des idées.
Voici comment procéder :
- Transformez les discussions informelles sur ClickUp Chat en tâches concrètes, ce qui est idéal pour ces moments où l'on se dit « Excellente idée, faisons-le plus tard ! » et qui sont généralement perdus dans les plateformes de messagerie.
- Laissez ClickUp Brain capturer le contexte de votre fil de discussion et le regrouper de manière claire, prêt à être utilisé pour le travail.
- Conservez le contexte de tout votre travail dans toutes vos discussions. Synchronisez les fils de discussion entre les chats et les tâches.
- Créez du contenu asynchrone, comme des mises à jour et des annonces.
- Affichez les emplois du temps de chacun directement dans Chat et organisez vos réunions en conséquence.
ClickUp Chat permet la messagerie asynchrone d'un simple clic sur un bouton.
ClickUp peut également vous aider dans d'autres domaines liés à la communication asynchrone :
- Affectez des commentaires directement sur vos tâches ClickUp, documents ou projets. Votre équipe les lit et y répond lorsqu'elle est prête, en conservant le contexte là où il doit être.
- Évitez les réunions et partagez rapidement des vidéos d'actualités enregistrées à l'écran à l'aide de ClickUp Clips que vos collègues peuvent regarder pendant leurs heures de travail.
- Invitez vos collègues en les mentionnant dans vos documents ClickUp afin qu'ils puissent participer à la discussion. Ils s'impliqueront dès qu'ils le pourront.
- Définissez des calendriers de notifications personnalisés qui respectent votre temps de concentration.
- Laissez chaque membre de l'équipe choisir la vue ( vue Liste, vue Tableau ou vue Échéancier ) qui lui convient le mieux, afin de faciliter le traitement des mises à jour asynchrones à sa manière.
Et le plus convaincant ? L'intégration transparente de ClickUp à vos outils de communication existants.
Vous pouvez intégrer ClickUp à Slack pour la messagerie instantanée, utiliser Microsoft Teams pour une collaboration plus large et lancer des réunions Zoom directement à partir de vos tâches.
Cet écosystème d'intégration permet à votre équipe de conserver ses méthodes de communication préférées tout en centralisant et en organisant toutes les informations relatives aux projets.
ClickUp a rendu l'alignement asynchrone beaucoup plus simple et efficace . En créant un cadre permettant de définir et de structurer les objectifs et les résultats, les équipes à distance sont en mesure de comprendre les attentes et de fournir des mises à jour fluides sur le statut des projets. Le brainstorming avec des Tableaux blancs est facile, la réorganisation des priorités est facile, et l'ajout d'images de référence, etc. , est très fluide.
ClickUp a rendu l'alignement asynchrone beaucoup plus simple et efficace . En créant un cadre permettant de définir et de structurer les objectifs et les résultats, les équipes à distance sont en mesure de comprendre les attentes et de fournir des mises à jour fluides sur le statut des projets. Le brainstorming avec des Tableaux blancs est facile, la réorganisation des priorités est facile, et l'ajout d'images de référence, etc. , est très fluide.
Slack
Slack est un outil de messagerie dédié basé sur des canaux où votre équipe peut organiser les discussions par projet, sujet ou service.
Si ses fonctionnalités de chat en direct sont bien connues, la véritable valeur ajoutée de Slack réside dans ses fonctionnalités asynchrones qui contribuent à réduire la surcharge de communication.
La plateforme vous permet de :
- Définissez des messages de statut qui vont au-delà du simple « absent » : informez vos collègues que vous êtes en mode travail intensif, que vous avez une échéance à respecter ou que vous êtes disponible pour répondre à des questions rapides.
- Créez des fils de discussion ciblés pour organiser vos discussions.
- Épinglez les messages importants pour pouvoir les consulter facilement.
- Planifiez vos messages pour respecter les différents fuseaux horaires.
- Intégrez des outils de gestion de projet pour améliorer vos flux de travail.
💡Conseil de pro : créez des conventions de nommage des canaux qui ont du sens, fixez des délais de réponse clairs et encouragez les fils de discussion pour les discussions détaillées.
Microsoft Teams
Travailler sur plusieurs fuseaux horaires exige une certaine flexibilité dans la manière dont les équipes communiquent sur le lieu de travail. Microsoft Teams répond à cette exigence grâce à une plateforme unifiée où le chat, la vidéo et le partage de fichiers s'intègrent harmonieusement.
Les équipes organisent les discussions dans des canaux, mais tirent parti d'un atout unique grâce à l'intégration Microsoft. Accédez aux documents SharePoint, collaborez sur des fichiers OneDrive et utilisez des outils de planification intégrés sans changer de plateforme.
La véritable valeur ajoutée pour les équipes distribuées réside dans les capacités asynchrones de Teams. Les membres de l'équipe peuvent :
- Regardez les réunions enregistrées selon leur calendrier.
- Contribuez aux discussions par le biais de sondages plutôt que d'assister à des sessions en direct.
- Suivez les discussions relatives au projet dans des canaux dédiés.
- Accédez aux fichiers partagés et aux outils collaboratifs lorsque vous en avez besoin.
Cette flexibilité permet à chacun de rester en connexion et d'apporter une contribution significative.
Zoom
Les télétravailleurs ont besoin d'options autres que les visioconférences programmées. Zoom aide désormais les équipes dispersées à partager des informations et à collaborer efficacement afin de faciliter la communication vidéo asynchrone.
Le chat d'équipe de Zoom permet une communication structurée via des canaux et des groupes, mais Zoom Clips se distingue par son travail asynchrone. Enregistrez de courts messages vidéo pour expliquer des processus complexes ou fournir des commentaires détaillés, permettant ainsi aux membres de l'équipe d'assimiler les informations pendant leurs heures de travail.
Toutes les discussions importantes restent accessibles via :
- Enregistrements de réunions consultables
- Transcriptions automatisées
- Historique des discussions archivé
Votre équipe peut se référer aux discussions et décisions importantes sans avoir à planifier une autre réunion, ce qui permet de maintenir le flux du travail entre différents fuseaux horaires.
Examinons maintenant les défis liés à la messagerie asynchrone.
Les défis de la messagerie asynchrone
Le passage à l'asynchronisme ne se fait pas sans heurts. Comprendre les obstacles les plus courants peut aider votre équipe à s'adapter plus rapidement et à mieux communiquer.
Retards potentiels
Parfois, vous avez besoin d'un retour immédiat, et non pas lorsque tout le monde est en ligne.
Par exemple, les agents du service client peuvent avoir besoin d'une approbation urgente pour émettre un remboursement ou escalader un cas. Si le responsable chargé de prendre la décision est hors ligne, la demande peut rester en attente, ce qui retarde la résolution.
N'oubliez pas : les personnes qui contactent le service client le font souvent en dehors des heures de bureau, et tout retard risque de frustrer davantage ces clients.
Solution : la responsabilité des approbations urgentes pour les problèmes clients doit être déléguée. Par exemple, faire confiance à vos agents du service clientèle, du moins aux plus expérimentés, permet de résoudre le problème ci-dessus et d'augmenter la satisfaction client.
Lacunes en matière de communication
Les mots écrits peuvent être trompeurs. Sans les hochements de tête subtils et les « hmms » des conversations en face à face, vos messages asynchrones peuvent être mal interprétés, ce qui peut entraîner des malentendus.
Solution : De meilleures compétences en communication ! L'ensemble de votre personnel doit apprendre à envoyer des messages clairs, complets et riches en informations. Des sessions de formation peuvent vous y aider.
➡️ À lire également : Tirer parti des règles de conduite à adopter lors des discussions de groupe au travail pour une collaboration optimale
Surcharge de communications écrites
Avec l'asynchrone, il ne s'agit plus seulement d'e-mails. Il s'agit également de commentaires, de documents, de fils de discussion et de mises à jour de projets, qui requièrent tous votre attention.
Vous devrez passer un temps excessif à lire les discussions et les mises à jour. Parfois, des messages importants peuvent être négligés au cours de ce processus. Ce défi s'intensifie lorsque vous travaillez sur plusieurs plateformes, chacune générant son propre flux de notifications et de messages.
Comprendre les défis liés à la messagerie asynchrone est la première étape. Explorons maintenant les bonnes pratiques qui vous aideront à les surmonter.
Solution : Comme ci-dessus ! La communication est une compétence qui s'apprend ; même si certains employés se trompent au début, ils peuvent et doivent être mieux formés.
Alors, apprenons.
Bonnes pratiques pour une messagerie asynchrone efficace
La réussite de la communication asynchrone ne repose pas sur des outils sophistiqués ou des règles rigides. Il s'agit plutôt de créer des habitudes de communication qui fonctionnent pour votre équipe. Voici comment y parvenir.
Définissez des protocoles de communication et des attentes
Votre équipe a besoin de directives claires sur le moment et la manière d'utiliser les différents canaux de communication. Définissez des délais de réponse en fonction de la priorité des messages. Créez des directives simples telles que :
- Drapeau rouge = nécessite une attention immédiate
- Drapeau jaune = à examiner dans les 48 heures
- Drapeau vert = Pour info, à lire quand vous le pouvez
Messagerie asynchrone et GitLab
Prenons l'exemple de GitLab, une entreprise entièrement à distance qui a perfectionné ses protocoles de communication afin d'assurer une collaboration asynchrone fluide entre les différents fuseaux horaires. Elle a adopté un système de réponse à plusieurs niveaux qui donne la priorité à l'urgence et à la clarté.
- Les questions urgentes sont communiquées via Slack avec des délais clairs, afin de garantir que seules les interruptions critiques aient lieu.
- Les éléments de priorité moyenne sont enregistrés dans leur outil de gestion de projet avec les dates d'échéance et les personnes assignées.
- Les mises à jour de faible priorité, telles que les annonces de l'entreprise, sont partagées dans une lettre d'information mensuelle afin que toute l'équipe puisse les consulter à un moment opportun.
Cette approche structurée élimine les interruptions inutiles tout en permettant à tout le monde de rester sur la même page.
Utilisez des outils asynchrones qui s'intègrent à votre flux de travail.
La réussite de la communication asynchrone dépend fortement du choix des bons outils. Recherchez des solutions qui intègrent directement votre communication dans votre flux de travail.
Par exemple, ClickUp regroupe vos messages, tâches et documents en un seul endroit, vous évitant ainsi d'avoir à passer d'une plateforme à l'autre.
De plus, son intégration avec d'autres outils, tels que Slack, Zoom et Teams, garantit que les discussions importantes restent en connexion avec les projets et tâches concernés, ce qui permet de retrouver facilement les informations nécessaires au moment voulu.
Conservez la documentation
La création d'une documentation complète grâce au travail asynchrone aide votre équipe à rester alignée sans avoir besoin de réunions constantes. Développez une base de connaissances centralisée qui comprend :
- Exigences et décisions relatives au projet
- Directives et bonnes pratiques en matière de processus
- Résumés de réunion et éléments à prendre
- Protocoles d'équipe et normes de communication
Cette documentation sert de source unique d'informations, ce qui réduit les questions répétitives et permet aux nouveaux membres de l'équipe de se mettre rapidement à niveau.
Messagerie asynchrone et Basecamp
Basecamp est l'une des entreprises qui a adopté cette approche. La culture « async-first » (priorité à l'asynchrone) de l'entreprise repose sur une documentation centralisée.
Un manuel complet, des notes de réunion partagées et des guides pré-rédigés garantissent la clarté, accélèrent l'intégration et favorisent l'indépendance de l'équipe. Pour Basecamp, la documentation est une stratégie, pas seulement un outil.
Intégrez la mise à jour des documents à votre flux de travail habituel, sans la considérer comme une tâche supplémentaire. La meilleure documentation évolue naturellement avec vos projets.
Prêt à vous libérer de la culture du « toujours connecté » ?
Votre équipe ne donne pas le meilleur de son travail lors de réunions consécutives ou de discussions incessantes sur les messageries instantanées. Elle est plus performante lorsque ses membres disposent d'un espace pour réfléchir, créer et collaborer à leur rythme.
Vous souhaitez découvrir à quoi ressemble une communication asynchrone bien pensée dans la pratique ? Découvrez comment le regroupement des discussions, des tâches et des documents de votre équipe dans un environnement de travail intelligent peut transformer les « réunions sur les réunions » en progression réelle.