Comment tirer le meilleur parti du travail asynchrone ?

La productivité des travailleurs est une créature mythique dans toute organisation. À faire pour savoir si quelqu'un est réellement productif ? Nous avons donc créé des points de contrôle, tels que les réunions synchronisées, la présence dans les cabines, les pauses déjeuner chronométrées et la routine du 9-5.

Mais les temps ont changé. Le travail synchrone au bureau n'est plus le seul type de travail. Les travailleurs d'aujourd'hui recherchent plus de flexibilité, non seulement dans les heures qu'ils travaillent, mais aussi dans la manière dont ils le font.

En tant que chef d'entreprise, manager ou professionnel des ressources humaines, comment pouvez-vous mettre en œuvre des stratégies pour les aider ? Découvrons-le.

Qu'est-ce que le travail asynchrone ?

Le travail asynchrone est un mode de fonctionnement dans lequel les employés travaillent, achèvent des tâches et communiquent avec leurs collègues au moment de leur choix.

À la base, les heures de travail de chaque individu de l'équipe ne sont pas synchronisées avec celles des autres, d'où le terme asynchrone.

À quoi fait ressembler un lieu de travail asynchrone ?

Àynchronous ne fait pas nécessairement de chacun un travailleur à distance ou se trouve dans différentes parties du monde. Cela signifie simplement que chacun a la liberté de déterminer comment, où et quand il travaille.

Le travail asynchrone se caractérise par les éléments suivants.

• Les employés ont la possibilité de travailler télétravail
• Ils conçoivent leurs heures de travail en fonction de leur vie, de leurs habitudes et de leurs cycles de productivité
• Les équipes communiquent par l'intermédiaire dedes outils de travail télétravaildes documents collaboratifs, des e-mails et des systèmes de gestion de projet (au lieu de réunions individuelles en temps réel)
• Ils décident des règles, des limites et du code qui régissent leur travail asynchrone
• Tous lescollaboration en temps réel est programmée à l'avance et optimisée pour une productivité maximale

En bref, le travail asynchrone découple la productivité de la visibilité et de la disponibilité. Comme l'explique Tyler Gillespie, fondateur et travailleur asynchrone, dans son blog sur le thème la communication asynchrone souligne que le travail asynchrone est "un témoignage du fait que les employés et les membres de l'équipe sont des adultes qui n'ont pas besoin d'être surveillés ou gérés en permanence."

En bref, il n'est pas nécessaire de rester assis dans son box pour être perçu comme travaillant !

Comment le travail asynchrone façonne-t-il le marché de l'emploi ?

Naturellement, le travail asynchrone exige un énorme changement dans la culture et le tissu émotionnel de l'ensemble de l'organisation.

Les employés doivent s'autogérer et les cadres doivent faire davantage confiance aux employés qu'ils ne voient pas régulièrement ou qu'ils n'ont jamais vus.

La pénurie croissante de talents, en particulier dans le domaine du travail intellectuel, a contraint les cadres à accepter et à encourager le travail asynchrone.

Comprendre le travail asynchrone

Le travail asynchrone dissocie la productivité de la communication constante. L'asynchronisme permet de faire le travail de la manière la moins perturbante possible, sans avoir besoin d'une réponse ou d'une réaction immédiate. Dans ce type de travail, les collègues en viennent à respecter l'autonomie et à accorder de la valeur au travail en équipe la flexibilité sur le lieu de travail .

Mon travail, en quoi diffère-t-il du travail traditionnel (que nous appelons travail synchrone) ? C'est ce que nous allons découvrir.

Travail synchrone et travail asynchrone : À faire ? Travail asynchrone et travail synchrone sont deux modèles opérationnels qui diffèrent principalement par la disponibilité des membres de l'équipe à un moment donné. Le travail synchrone se déroule généralement de 9 à 5 heures, lorsque tout le monde est au bureau ou disponible en ligne.

Le travail asynchrone se produit lorsque les équipes fixent ensemble leurs objectifs et leurs critères d'acceptation, puis s'en vont faire leur part du travail dans leur propre temps et leur propre espace. Cette différence se manifeste de diverses manières.

Différences entre le travail asynchrone et le travail synchrone

En quoi le travail asynchrone est-il meilleur ?

Imaginez une situation au bureau : Vous arrivez, les salutations sont faites et un collègue vous demande un élément de contenu. Vous commencez à travailler dessus.

Toc toc ; vous êtes interrompu par un autre collègue qui passe devant votre bureau et qui veut discuter du rapport mensuel de Google Analytics. Vous jetez un coup d'œil aux nombres et faites quelques calculs mentaux quand ping !

Votre supérieur hiérarchique souhaite que vous preniez un appel rapide avec lui. Vous redéfinissez les priorités de quelques tâches et discutez de certains problèmes de personnes au sein de votre équipe ; avant même de vous en rendre compte, c'est l'heure du déjeuner.

Résumé : Bien que vous ayez été très occupé, votre liste de travail initiale n'a pas été modifiée.

Ce phénomène peut également se produire dans le cadre du travail asynchrone, mais les systèmes proposent certaines tactiques et méthodes pour l'éviter.

Désactivation des notifications : Vous pouvez désactiver les notifications de Slack et vous concentrer sur vos tâches. (Vous ne pouvez pas éviter un collègue qui passe au bureau !)

Meilleur forfait quotidien : Vous pouvez réserver du temps pour consulter vos messages ou vos e-mails afin de ne pas être distrait pendant que vous faites un travail en profondeur. à faire des forfaits pour les coups de poing sur l'épaule ?

Gestion des attentes : Les équipes asynchrones ne s'attendent pas à des réponses immédiates, ce qui permet de dire non à certaines choses, si nécessaire (il est beaucoup plus difficile de dire non à quelqu'un qui vous demande en personne pour une "discussion rapide")

Systèmes conçus à cet effet : Les équipes asynchrones disposent également d'outils de documentation, de gestion de projet et d'autres outils permettant de s'assurer que l'information est ouverte et disponible pour quiconque en a besoin. (Vous n'êtes pas obligé d'être celui qui répond à toutes les questions)*

Gestion du calendrier : Vous pouvez programmer des "heures de communication", comme les heures de bureau d'un professeur, pour signaler aux gens quand vous êtes disponible pour des appels. (Faire cela au bureau peut sembler coûteux)

Le travail asynchrone est une tape sur l'épaule qui reste suspendue jusqu'à ce que vous ou votre collègue vous connectiez ou commenciez à co-rédiger des documents à travers différents fuseaux horaires.

Lecture bonus : Mon travail asynchrone modifie la collaboration À fait que tout travail synchrone est un facteur de productivité ? Non, pas du tout !

Toutes les communications synchrones ne sont pas inutiles. Il existe de multiples cas où la collaboration en temps réel est nécessaire pour mettre les équipes sur la même page.

Quand le travail synchrone et asynchrone est-il adapté ?

Le travail synchrone est préférable lorsque la communication en temps réel est essentielle, comme dans les cas suivants :

• Les revues d'équipe : Le fait d'être en personne et en temps réel permet de mieux prendre en compte les aspects émotionnels et humains du retour d'information
• Sessions de brainstorming : La disponibilité synchrone aide à construire sur les idées des uns et des autres dans un environnement Fermé
• Idéation fortuite : Un moment décontracté autour d'un verre d'eau peut déboucher sur des percées significatives si les équipes travaillent de manière synchrone
• La persuasion : Il est très peu probable que vous puissiez persuader un prospect d'acheter ou un client en colère de rester sans une interaction en tête-à-tête
• Ateliers : L'apprentissage par la pratique est mieux terminé en personne et en temps réel. C'est particulièrement vrai pour les tâches qui nécessitent le travail de deux personnes ou plus

Le travail asynchrone est préférable lorsque les équipes ont besoin d'espace pour faire un travail ciblé, comme par exemple :

Les résumés rapides : Les mises à jour concernant le travail terminé, le travail en cours et les blocages peuvent être envoyées de manière asynchrone. En fait, avec un outil comme le ClickUp Brain vous pouvez l'automatiser en vous basant sur les données de la veille.

Automatisation des mises à jour de l'état d'avancement avec ClickUp Brain

Créer ensemble : Une fois que vous vous êtes mis d'accord sur un sujet, vous pouvez rédiger l'article de manière asynchrone. Plusieurs personnes peuvent saisir leur travail dans un document commun et le modifier indépendamment.

Gestion de projet : Un gestionnaire de projet peut faire la plupart de son travail de manière asynchrone. Par exemple, il peut assigner des tâches, créer des flux de travail, envoyer des commentaires audio/texte, etc., sans être avec les membres de l'équipe.

L'intégration des nouveaux employés : L'époque où vous accompagniez un nouvel employé à chaque étape est révolue. Aujourd'hui, vous pouvez paramétrer un document d'intégration clair et complet que le nouvel employé peut parcourir lui-même !

Si vous suivez un modèle qui combine les deux, voici comment vous pouvez faire de votre communication hybride sur le lieu de travail efficace.

Maintenant que nous avons compris ce qu'est le travail asynchrone et en quoi il diffère des modèles traditionnels, voici pourquoi vous devriez l'adopter sans réserve.

Importance du travail asynchrone dans la culture du travail d'aujourd'hui

Les chefs d'entreprise et les professionnels des ressources humaines ne peuvent plus éviter les structures de travail asynchrones pour plusieurs raisons.

Préférence des demandeurs d'emploi Études montrent qu'environ 98 % de la population active souhaite travailler à distance, au moins à temps partiel. Les employés de la génération Z sont beaucoup plus susceptibles de s'engager dans le travail télétravail et la flexibilité attire les femmes dans la population active.

Nomadisme numérique

Plusieurs travailleurs du savoir modernes préfèrent travailler en voyageant. Certains des ensembles de compétences les plus spécialisés et les mieux rémunérés ne sont disponibles que chez ceux qui souhaitent une indépendance en termes d'emplacement et de temps. Pour eux, le travail asynchrone et l'indépendance temporelle sont essentiels outils du nomade numérique deviennent essentiels à l'efficacité.

Politiques de congé alternatives

Jusqu'à présent, un travail à temps plein était effectué par une seule personne, qui se voyait attribuer un nombre fixe de jours de congés payés. Aujourd'hui, les employés veulent beaucoup plus de flexibilité. Ils cherchent à prendre des congés sabbatiques et de longs congés pour poursuivre d'autres intérêts.

C'est ainsi qu'est né le partage d'emploi, qui permet à deux employés de partager la responsabilité d'une seule position à temps plein. Les pratique est de plus en plus répandue dans les cabinets d'avocats, où les consultants se répartissent les tâches en fonction de l'urgence et prennent la responsabilité de tâches spécifiques.

Cela permet aux employés de partager leur travail et leur temps, en s'assurant que quelqu'un couvre les tâches. Cette flexibilité permet également de moins dépendre d'un seul employé, ce qui minimise les goulets d'étranglement dus aux dépendances.

Avantage concurrentiel

De nos jours, toutes les organisations envisagent le travail télétravail/hybride. AirBnB a un vivre et travailler n'importe où politique. Fournisseur, prestataire de services de recherche sur Internet DuckDuckGo emploie des salariés dans 15 pays. Vous devez être une entreprise asynchrone pour attirer les meilleurs talents sur le marché concurrentiel d'aujourd'hui.

Le fossé des talents

En parlant de pénurie de talents, une organisation à l'aise avec le travail asynchrone peut embaucher de n'importe où dans le monde. Cela peut s'avérer rentable et apporter des avantages significatifs à long terme.

Si cela vous semble attrayant (ou inévitable), voici comment mettre en œuvre des pratiques de travail asynchrone dans votre organisation.

Mise en œuvre du travail asynchrone : bonnes pratiques

En théorie, le travail asynchrone est simple : il s'agit de laisser les gens se gérer eux-mêmes et gérer leur travail de la manière qui leur convient le mieux. Dans la pratique, cela peut créer le chaos.

Pour mettre en œuvre le travail asynchrone de manière transparente, vous avez besoin de personnes, de processus et de technologies qui permettent non seulement aux employés, mais aussi aux managers, aux RH, etc. de s'épanouir. Voyons comment vous pouvez tirer parti de huit bonnes pratiques pour assurer votre réussite.

1. Identifier les champions du travail asynchrone

Vous ne pouvez rien faire si les gens n'y croient pas et ne s'y identifient pas. Pour ce faire, vous devez connaître la Pulsation de votre public.

• Réalisez des sondages pour comprendre si vos équipes veulent du travail asynchrone ;Formulaires ClickUp est un excellent moyen de le faire
• Demandez-leur s'ils ont besoin d'un horaire flexible ou d'un emplacement flexible
• Découvrez leurs méthodes de travail actuelles et leurs niveaux de productivité

ClickUp Form View pour les formulaires d'enquête

Identifiez ensuite les membres particulièrement enthousiastes de votre équipe qui se feront les champions de la cause auprès des autres. Donnez-leur les outils et les processus nécessaires pour renforcer la gestion du changement.

2. Créer des systèmes

Les équipes à distance ont également besoin d'un lieu de travail commun, sauf s'il est virtuel. Mettez en place un environnement de travail virtuel complet et polyvalent pour votre équipe. La plateforme de travail tout-en-un de ClickUp pour le travail télétravail vous offre tout ce dont vous avez besoin pour favoriser le travail asynchrone :

• Projets et tâches
• Affichages multiples
• Suivi de la productivité
• Gestion des performances
• Documentation
• Automatisations

3. Consolider la communication

Veillez à ce que tout système mis en place permette la communication asynchrone, l'échange d'idées et la collaboration sur les éléments d'action.

ClickUp comprend un certain nombre d'outils de communication asynchrone communication asynchrone ainsi que des fonctionnalités de communication asynchrone. Tâches ClickUp comporte des commentaires imbriqués permettant aux équipes de débattre/discuter des idées dans leur contexte. Tableau blanc ClickUp et les cartes mentales rendent la collaboration virtuelle à la fois visuelle et efficace. Affichage ClickUp Chat est conçu pour le travail asynchrone et regroupe tous les messages dans une seule fenêtre. Vous n'avez pas besoin de faire des pieds et des mains pour trouver les messages, ils vous sont tous présentés pour que vous puissiez les consulter et prendre les mesures qui s'imposent lorsque vous êtes prêt.

ClickUp Chat View pour une vue d'ensemble de tous les messages

4. Aller au-delà des messages texte

Lors de l'envoi de textes, en particulier entre personnes parlant un autre dialecte ou issues d'une autre culture, votre ton peut être mal compris. Créez donc des opportunités de communication à travers le texte, l'audio, la vidéo et plus encore.

Par exemple, Les clips de ClickUp vous permet de partager instantanément des enregistrements d'écran et d'offrir un retour d'information vocal. Au lieu d'effectuer une visioconférence (qui nécessite une disponibilité commune), vous pouvez créer une vidéo que le destinataire pourra afficher ultérieurement.

Avec Clip, vous pouvez également :

• Transcrire des enregistrements et copier des extraits
• Ajouter des commentaires dans la vidéo et entamer des discussions sur un échéancier
• Transformer la description de Clip en une véritable liste de choses à faire
• Rechercher un point précis dans les transcriptions

centre d'enregistrement d'écran et de vidéo de ClickUp Clips_

5. Gérer les attentes

Réunissez l'équipe pour définir les paramètres et les attentes des uns et des autres. Il peut s'agir de prendre des décisions sur :

• Dans quel délai doit-on répondre à un message ?
• Dans quel fuseau horaire les paramètres sont-ils fixés ?
• Quand peut-on demander des discussions en temps réel ?
• Où et comment donner un retour d'information ?

Créez une charte de travail asynchrone pour votre équipe/organisation sur les thèmes suivants Documents ClickUp . Partagez avec toutes les personnes concernées. Invitez-les à faire des commentaires. Évoluez au fur et à mesure !

Documentez de manière approfondie et collaborez efficacement avec ClickUp Docs

6. Suivre la productivité

Même si les équipes n'aiment pas être surveillées sur ce qu'elles font, quand elles travaillent, etc., le suivi de la productivité est utile à l'organisation. Encouragez les membres de l'équipe à :

• Utiliser leSuivi du temps ClickUp pour enregistrer leurs heures de travail
• Paramétrer clairement leurs disponibilités afin que le gestionnaire de projet puisse assigner les tâches en conséquence
• Faire des estimations de durée presque exactes pour les tâches qui leur sont assignées

le suivi du temps de travail de ClickUp

Suivez également le temps passé dans les réunions, les e-mails, les messages de discussion, les réunions quotidiennes sur Slack, etc. pour mesurer l'impact sur la productivité du passage à l'asynchronisme.

7. Prévenir la pensée de groupe

La pensée de groupe, en termes simples, est un consensus non critique sur quelque chose parce que les gens veulent éviter la confrontation. Ce problème peut s'aggraver dans les équipes éloignées, car il est plus facile pour ceux qui ne sont pas d'accord de se taire.

Pour éviter que cela ne se produise :

• Encouragez tout le monde à s'exprimer
• Étiqueter les gens et les inviter à faire des commentaires
• Mon travail consiste à encourager le champion du travail asynchrone (vous vous souvenez de l'étape 1 ?) à inciter les personnes silencieuses à contribuer
• En cas d'absolue nécessité, créez des moyens de contribuer de manière anonyme par le biais de formulaires et de sondages

8. Intégrer le travail et les flux de travail

La plupart des équipes utilisent plusieurs outils pour accomplir leur travail. L'intégration efficace de vos outils de communication asynchrones facilite le travail.

Par exemple, vous pouvez intégrer Zoom à ClickUp pour lancer des appels directement depuis votre plateforme de gestion de projet. Grâce à l'intégration de Slack, vous pouvez informer des personnes spécifiques d'un changement de statut d'une tâche. Les équipes logicielles intègrent des outils comme GitHub, LambdaTest, etc. pour rendre leurs flux de travail transparents.

ClickUp offre des intégrations avec plus de 1000 outils pour rendre votre travail fluide

Malgré tous vos efforts, les défis sont inévitables. Voyons ce à quoi vous pourriez être confronté et comment vous pouvez les surmonter.

Mon travail asynchrone : Défis et limites

Nous avons vu que la collaboration asynchrone offre plusieurs avantages et qu'elle est largement privilégiée par les équipes modernes. Cependant, en soi, l'asynchronisme n'est pas la meilleure approche dans tous les cas. Voici pourquoi et comment vous pouvez surmonter ces limites.

Fatigue du Zoom et surcharge de notifications

Le fait de ne pas travailler dans le même environnement physique peut amener les gens à se pinger trop souvent ou à demander trop de réunions. Cela peut aller à l'encontre de l'objectif même de l'asynchronisme.

Solution

Instaurez une culture de la documentation au sein de l'organisation. Encouragez les équipes à consigner les idées clés, les processus de réflexion, les opinions et bien d'autres choses encore, afin que les gens puissent y accéder à tout moment. Utilisez cela pour créer un flux de travail asynchrone qui facilite la vie de tout le monde à long terme.

Communication entre les fuseaux horaires

Vous est-il déjà arrivé d'envoyer un "bonjour" et d'oublier ce que vous vouliez lorsque le destinataire vous a répondu ? Cela peut arriver plus souvent lorsque les équipes travaillent sur plusieurs fuseaux horaires.

Solution :

• Identifiez des heures de travail communes pour planifier les appels vidéo critiques, la communication en temps réel et les tâches de transfert de projet
• Définissez des paramètres clairs quant au moment et à la manière dont les membres de l'équipe répondront aux messages des autres
• Définir des modèles et des paramètres pour les discussions - par exemple, encourager chacun à fournir un contexte et à poser une question dans son intégralité au lieu d'un simple "bonjour"

Engagement de l'équipe

L'isolement dû au fait d'être à distance et de ne pas interagir en face à face avec ses pairs peut affecter la motivation. Bientôt, les membres de l'équipe perdront le sens de l'objectif et l'alignement sur les objectifs de l'organisation.

Solution : Incluez l'engagement de l'équipe dans les domaines de responsabilité clés (KRA) des managers. Prévoyez de temps en temps des activités de rapprochement et des activités amusantes. (Vous pouvez même demander à un membre de votre équipe de partager sa photo de chat - ça marche toujours !)

Urgence vs. flexibilité

Le travail télétravail implique que les membres de l'équipe peuvent ne pas comprendre l'urgence ou l'impact de certains problèmes. Par instance, un ticket de "priorité 1" doit être traité immédiatement, alors qu'une équipe flexible n'a peut-être personne de disponible pour le faire.

Solution : Forfaitisez votre emploi du temps flexible pour vous assurer que vos accords de niveau de service (SLA) sont respectés. Si vous avez besoin de membres de l'équipe disponibles à certaines heures, précisez-le dès le début et planifiez en conséquence.

Efficacité de la formation

Même si l'apprentissage individualisé à son propre rythme gagne en popularité, il n'est souvent pas le plus efficace. Il est pratiquement impossible de documenter ou de transférer des connaissances tacites dans l'environnement de travail. Le fait de travailler dans le même bureau permet de modéliser des comportements qui peuvent être difficiles à adopter de manière asynchrone.

Solution : Créez des modules d'apprentissage orientés vers l'action. Réunissez les équipes pour qu'elles apprennent les unes des autres. Rendez les forfaits interactifs. Ne vous arrêtez pas à l'intégration initiale - créez des moyens de former et de recycler régulièrement les membres de l'équipe.

Mon travail asynchrone avec ClickUp

Que vous travailliez de manière synchrone ou asynchrone, la productivité est souvent mythique, comme les licornes ou les chats de Cheshire. Dans les environnements de travail traditionnels, le marqueur de la productivité était la visibilité, le fait d'être en ligne, d'être assis dans son box, de prendre la parole en réunion, etc.

Dans le monde asynchrone, la visibilité est reléguée au second plan. Pour que cela fonctionne, les équipes asynchrones ont besoin d'une méthode radicalement nouvelle pour gérer leur travail, leur communication et leurs performances.

Le logiciel de gestion de projet de ClickUp est précisément conçu pour cela. Avec des tableaux blancs, des cartes mentales, des discussions en temps réel, la gestion des tâches, des documents, des tableaux de bord et bien plus encore, ClickUp transformera le travail de votre équipe.

Voyez par vous-même. Essayez ClickUp dès aujourd'hui !