Nous avons tous déjà assisté à des réunions qui semblent surgir de nulle part, bouleversent notre journée et laissent tout le monde perplexe.
Selon le rapport annuel 2022 Work Trend Index de Microsoft, l'utilisateur moyen de Teams a connu une augmentation stupéfiante de 252 % du temps consacré aux réunions hebdomadaires par rapport à 2020, et le nombre de réunions hebdomadaires a également augmenté de 153 %.
Même si l'augmentation de la fréquence des réunions peut parfois sembler accablante, il est important d'organiser régulièrement des réunions pour maintenir une communication cohérente et assurer la coordination des équipes.
Les réunions récurrentes sont un moyen efficace d'y parvenir. Découvrons les bonnes pratiques pour planifier et programmer des réunions récurrentes afin d'optimiser leur impact.
Que sont les réunions récurrentes ?
Les réunions récurrentes sont des réunions préprogrammées et répétitives qui ont lieu chaque semaine, chaque mois ou chaque trimestre. Ces intervalles réguliers garantissent une communication continue, aidant les membres de votre équipe à communiquer efficacement leurs idées, leur progression et leurs problèmes au moment opportun.
Les réunions debout, au cours desquelles chaque participant fait un résumé rapide de son travail en cours, constituent un exemple de réunions récurrentes. Une réunion debout réussie fournit des informations importantes au chef d'équipe et fixe un échéancier clair pour l'achèvement du projet.
🧠 Anecdote : une réunion rapide dure en moyenne environ 15 minutes, ce qui est suffisamment court pour que tout le monde reste concentré, mais suffisamment long pour permettre à l'équipe de s'aligner. Cependant, raccourcir encore davantage les résumés rapides peut renforcer l'engagement de l'équipe, car cela encourage les mises à jour concises et réduit les digressions.
Importance des réunions récurrentes
Lorsqu'elles sont gérées efficacement, les réunions récurrentes peuvent stimuler la productivité et améliorer la prise de décision. Les entreprises peuvent tirer profit de réunions régulières, qui permettent de clarifier les objectifs et de relever les défis actuels.
Voici comment procéder :
Cohérence et responsabilité
Les réunions récurrentes permettent de maintenir une communication et une responsabilité constantes, que votre équipe travaille au bureau ou à distance. De par leur nature même, ces réunions exigent que les participants viennent préparés, partagent les dernières informations et participent activement aux discussions.
Suivi de la progression
Les membres de l'équipe peuvent facilement suivre les projets à long terme et les échéanciers afin d'examiner le travail en cours, de discuter de l'avancement des projets et de résoudre les problèmes éventuels. La nature structurée des réunions récurrentes établit un rythme, garantissant que tous les participants savent quand et où se réunir. Cela est particulièrement utile pour gérer des équipes importantes ou des projets complexes.
Renforcement de l'esprit d'équipe
Les réunions récurrentes contribuent à développer un sentiment de camaraderie et de compréhension mutuelle, essentiel à la création d'un environnement de productivité et de collaboration. Elles permettent aux membres de l'équipe de relever ensemble les défis, de demander de l'aide et de célébrer les jalons importants.
Bonnes pratiques pour des réunions récurrentes productives
Si les réunions récurrentes sont bénéfiques, elles peuvent également poser des problèmes si elles ne sont pas organisées correctement.
Par exemple, si vous annulez une réunion récurrente sans préavis, les participants risquent de perdre leur temps à attendre la réunion.
Pour éviter de tels scénarios, nous vous recommandons d'adopter ces bonnes pratiques pour des réunions à haute productivité:
Fixez des objectifs clairs
Toutes les réunions récurrentes que vous planifiez doivent avoir des objectifs clairs. Ainsi, les participants peuvent savoir comment se préparer à la réunion. Ne pas définir d'objectifs clairs pour les réunions peut être contre-productif et faire perdre un temps qui serait mieux consacré à des tâches concrètes.
Cela permet également de maintenir les discussions centrées sur l'objectif, en veillant à ce que les participants comprennent et travaillent à l'obtention des résultats souhaités. Une fois que tout le monde a fait part de ses idées, vous pouvez décider de la marche à suivre pour atteindre vos objectifs.
Choisissez la fréquence et la durée appropriées
👀 Le saviez-vous ? Selon le rapport annuel 2023 Work Trend Index de Microsoft, les réunions inefficaces sont considérées comme le principal frein à la productivité, tandis que le nombre excessif de réunions arrive en troisième position.
Cela souligne l'importance de choisir la bonne fréquence et la bonne durée pour les réunions : trouver le juste équilibre peut aider à éviter les interruptions inutiles et à maintenir la productivité.
Souhaiteriez-vous participer à une réunion récurrente plus de deux fois par semaine ? À part les cas exceptionnels, de quoi discuteriez-vous quotidiennement sans réelle progression ?
Les réunions trop longues font perdre l'intérêt des participants, les détournent de leur objectif et font perdre du temps. C'est pourquoi, si vous organisez une réunion récurrente une ou deux fois par semaine, la durée idéale est de 30 à 60 minutes.
💡Conseil de pro : adaptez la fréquence des réunions aux besoins de votre équipe. Si elles sont trop fréquentes, vous risquez l'épuisement professionnel ; si elles sont trop rares, vous perdez le cap.
Créez et partagez des agendas
Un agenda fournit des informations clés sur la réunion, aidant les participants à savoir à quoi s'attendre. Savoir ce qui sera discuté lors d'une réunion permet de gagner du temps et de passer directement à la discussion.
Avant que vous ne soyez submergé de questions sur les informations à inclure dans l'agenda de vos futures réunions et sur l'endroit où les partager, nous sommes là pour vous apporter les réponses !
Un agenda idéal comprend des informations telles que l'heure, le lieu et le sujet de la réunion. Pour organiser et structurer ces informations, vous pouvez utiliser le modèle d'agenda de ClickUp, qui vous permet de partager toutes les informations importantes en un seul endroit.
Les détails de la réunion peuvent inclure le type, la portée, la date, l'heure et l'emplacement (salle de réunion physique ou lien pour les réunions à distance ). Grâce à ce modèle, vous pouvez :
- Attribuez des rôles spécifiques aux participants, tels que facilitateur, preneur de notes et participants, afin de clarifier les responsabilités.
- Créez un tableau qui présente l'agenda, les éléments à prendre en compte et la personne responsable de chaque tâche.
- Suivez la progression de chaque participant, en vous assurant qu'ils atteignent leurs objectifs dans les délais impartis et qu'ils restent responsables vis-à-vis du groupe.
- Ajoutez des détails post-réunion à votre agenda, tels que le résumé de la réunion (ou un lien vers l'enregistrement de la réunion) et des informations sur la prochaine réunion.
Pour partager cet agenda, vous pouvez utiliser un lien public ou restreint, le télécharger au format PDF, HTML ou Markdown, et l'envoyer par e-mail. Vous pouvez également télécharger le fichier sur Google Drive et joindre la pièce jointe contenant le lien vers le fichier à l'invitation à la réunion programmée dans le calendrier de chacun.
Partager cet agenda avec les membres de votre équipe interne est encore plus facile avec ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, qui centralise la gestion des projets, des documents et des connaissances. Vous pouvez inviter directement les membres de l'équipe souhaités à consulter le document ou le partager dans un environnement de travail ou un espace d'équipe sur ClickUp.
Encouragez la participation
Il ne sert à rien d'organiser une réunion si personne ne s'y présente, n'est-ce pas ? Votre rôle ne se limite pas à la planification et à la programmation des réunions. Vous devez vous assurer que ces réunions d'équipe sont agréables, productives et stimulantes afin d'encourager la diversité des points de vue pendant la réunion.
Une fois la réunion planifiée, définissez clairement les actions de suivi à mettre en œuvre afin de traduire les discussions en résultats concrets. Cependant, si vous détestez prendre des notes (comme nous tous !), vous pouvez utiliser le modèle de compte rendu de réunion de ClickUp pour créer des notes de réunion structurées.
💡Conseil de pro : élaborez des agendas à l'aide d'indicateurs, d'échéanciers de projet ou d'indicateurs clés de performance afin de vous assurer que les réunions sont axées sur les résultats plutôt que sur une simple litanie de statuts.
Le format facile à utiliser du modèle, avec des pages pré-conçues pour les résumés de réunion, vous permet de saisir les résultats et les enseignements clés. Il s'agit d'un outil collaboratif qui convient aussi bien aux débutants qu'aux utilisateurs expérimentés et qui est entièrement personnalisable.
Et ce n'est pas tout ! Avec ClickUp Brain, vous pouvez automatiquement résumer les discussions des réunions et les transformer en tâches concrètes. Vous pouvez ensuite attribuer ces tâches aux membres de votre équipe dans ClickUp et envoyer des rappels de suivi automatisés pour obtenir des informations sur leur progression.
De cette façon, les participants à la réunion peuvent immédiatement se concentrer sur leurs éléments à mener et s'engager à respecter les délais. Cela permet également à votre équipe de se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée au lieu de s'enliser dans du travail administratif.
Avec ClickUp Brain, vous pouvez facilement créer des agendas de réunion en saisissant des informations clés telles que les objectifs, les participants et les sujets. Cela simplifie le processus de planification et garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde avant le début de la réunion.
Mais pour que tout cela fonctionne, vous avez besoin des bons outils. Des outils tels que ClickUp, Google Agenda, Zoom et les assistants alimentés par l'IA vous aident à gérer la planification, la documentation et le suivi des réunions récurrentes. Nous en parlerons plus en détail dans la section suivante !
Grâce aux fonctionnalités complètes de gestion des tâches de ClickUp, telles que les mises à jour automatiques des tâches, vous pouvez vous assurer que vos équipes restent sur la bonne voie grâce à des modèles avec une périodicité pour les projets clés, offrant une communication cohérente et un suivi des progrès.
🧠Anecdote : selon McKinsey, les pionniers de l'adoption de l'IA constatent une réduction moyenne des coûts de 5 à 10 %. Parallèlement, ils réorientent leurs employés vers des tâches plus valorisantes et encouragent l'innovation. Cela peut se traduire par des cycles plus rapides dans les tests de R&D ou le développement de code, ou simplement par une plus grande créativité au sein de leurs équipes.
À lire également : Comment organiser une réunion post-mortem
Comment planifier une réunion récurrente
Définir des objectifs clairs, choisir la bonne fréquence de réunion et tirer parti d'outils tels que ClickUp Meetings, Google Agenda et Zoom peut permettre d'organiser des réunions productives et stimulantes qui favorisent l'avancement des projets et garantissent la responsabilité.
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Planification de réunions récurrentes dans divers outils de réunion
Si vous recherchez un endroit où centraliser vos calendriers et suivre toutes vos réunions et tâches, ClickUp est l'outil qu'il vous faut. Il s'intègre à vos applications de calendrier existantes et se synchronise avec elles en temps réel.
Si vous avez une réunion prévue dans votre Google Agenda, Zoom ou Apple, vous pouvez la consulter dans la vue Agenda de ClickUp. Vous pouvez également créer de petites tâches à effectuer avant et après la réunion et configurer des rappels pour leur achèvement afin de garantir une productivité élevée lors de la réunion.
Si plusieurs tâches et réunions sont prévues le même jour, vous pouvez les glisser-déposer dans les emplacements appropriés et ajuster leur priorité afin de mettre en avant les tâches et réunions importantes. De plus, les vues quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles vous permettent de visualiser votre travail et de suivre vos progrès pour la période concernée.
Synchronisation de ClickUp avec les applications de calendrier
Voici les étapes à suivre pour synchroniser ClickUp avec d'autres applications de calendrier :
- Ouvrez ClickUp. Accédez au menu d'actions rapides en cliquant sur l'icône située à côté de votre icône de profil dans le coin supérieur droit.
- Accédez au Centre d'applications
- Sélectionnez toutes les applications que vous souhaitez intégrer à ClickUp.
- Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur « Se connecter » et vous serez redirigé vers la page de connexion de votre compte Google associé à Google Agenda.
- Acceptez les conditions générales requises et définissez les permissions. Une fois cela fait, cliquez sur Autoriser, et vous êtes prêt !
Dans ClickUp, tous les évènements sont identifiés comme des tâches ClickUp. Une fois votre calendrier intégré, vous pouvez utiliser le modèle de réunion ClickUp pour organiser vos réunions (tâches).
Ce modèle affiche toutes les tâches planifiées et leurs détails, y compris le sujet, l'estimation de durée, la date d'échéance et la priorité.
Créer une tâche récurrente (réunion) dans ClickUp
Maintenant que vous avez intégré ClickUp à vos autres calendriers, voyons comment planifier une réunion dans ClickUp :
- Ouvrez ClickUp et accédez à la vue Calendrier, ou utilisez la vue Tâches pour créer un nouvel évènement.
- Cliquez sur le bouton Ajouter une tâche dans le coin supérieur droit pour commencer à planifier la réunion.
- Ajoutez un titre à la réunion, une date d'échéance, une priorité et d'autres détails.
- Pour rendre la tâche récurrente, accédez à la section « Réunions » dans le panneau de gauche et naviguez jusqu'à la réunion que vous souhaitez définir comme récurrente. Sous la colonne « Date d'échéance », cliquez sur l'icône du Calendrier, puis sur « Définir comme récurrent » dans le coin inférieur gauche.
- Attribuez cette tâche aux membres appropriés de l'équipe. Pour définir des rappels, accédez à la tâche dans le Calendrier, cliquez avec le bouton droit sur la tâche, puis cliquez sur Me rappeler.
- Enregistrez et affichez la réunion ainsi que les tâches, les projets et les échéances dans votre calendrier centralisé.
Le fait de tout regrouper au même endroit facilite grandement la gestion d'une grande équipe. Si une tâche progresse lentement, vous pouvez modifier sa priorité ou définir des rappels pour qu'elle soit rapidement terminée. Vous pouvez également ajouter un outil de suivi du temps à n'importe quelle tâche (réunion) et suivre le temps passé à chaque réunion.
Planification de réunions récurrentes dans Google Agenda
Qui n'a jamais entendu parler de Google Agenda ? Il est gratuit et facile à utiliser.
Voyons comment planifier une réunion récurrente dans Google Agenda :
- Ouvrez Google Agenda, cliquez sur le bouton « Créer » dans le coin supérieur gauche, puis sélectionnez « Évènement » dans le menu déroulant.
- Saisissez les détails de la réunion, tels que le titre, la date et l'heure.
- Dans le menu déroulant « Ne se répète pas », choisissez la période de récurrence : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou personnalisée en fonction de la fréquence que vous préférez.
- Envoyez une demande de réunion aux participants en saisissant leur adresse de e-mail.
- Définissez les rappels ou notifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer.
- Votre évènement sera créé et ajouté à la Google Agenda de tous les participants invités.
Planification de réunions d'équipe récurrentes dans Zoom
Suivez ces étapes pour planifier une réunion récurrente dans Zoom :
- Connectez-vous à votre compte Zoom
- Cliquez sur l'option « Planifier une réunion » dans le tableau de bord.
- Remplissez le titre, la description et l'heure de la réunion.
- Cochez la case Réunion récurrente.
- Sélectionnez les paramètres de périodicité, notamment la fréquence, la date de fin et la périodicité de la réunion (quotidienne, hebdomadaire, etc.). Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer.
- Copiez le lien généré pour la réunion ou envoyez une invitation directement à vos participants.
L'intégration de ClickUp avec Google Agenda et Zoom vous permet de planifier et de gérer vos discussions tout en garantissant que les détails de vos réunions sont stockés au même endroit. Vous pouvez également définir des rappels pour avertir les participants avant la réunion, ce qui encourage une plus grande participation.
L'intégration ClickUp Zoom est un excellent moyen d'augmenter votre productivité en effectuant la connexion entre la gestion des tâches et la visioconférence.
Voici ce qu'elles peuvent faire pour vous :
- Planifiez facilement vos réunions : vous pouvez planifier une réunion Zoom récurrente directement depuis vos tâches ClickUp, ce qui rend le processus rapide et sans tracas.
- Restez informé : recevez des notifications concernant les nouvelles réunions Zoom liées à vos tâches, afin que votre équipe reste informée.
- Démarrez des réunions instantanées : lancez des réunions Zoom directement depuis les tâches ClickUp ou discutez avec des commandes simples.
- Accédez aux enregistrements : si vous enregistrez une réunion, ClickUp peut lier les enregistrements et les transcriptions, ce qui facilite la recherche d'informations importantes.
Cette intégration vous aide à rationaliser vos flux de travail en combinant la gestion de projet et les outils de communication, pour une efficacité accrue !
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Restez organisé et à jour avec ClickUp
Personne ne peut prétendre se souvenir de chaque élément de sa liste de tâches hebdomadaires (et si c'est le cas, c'est un mensonge !). Les réunions récurrentes vous aident à vous souvenir et à garder facilement un œil sur les choses en maintenant une communication cohérente, en suivant l'avancement des projets et en favorisant la collaboration au sein des équipes. Les réunions productives sont un outil puissant pour maintenir la cohésion des équipes, en particulier dans les environnements de travail hybrides et de télétravail d'aujourd'hui.
ClickUp facilite la planification de réunions récurrentes, regroupe toutes les informations relatives à vos réunions en un seul endroit et permet le suivi facile des éléments à mener et de la progression. Ses puissantes intégrations avec les outils de réunion que vous utilisez quotidiennement en font le choix idéal pour regrouper vos tâches et vos discussions sur une seule et même plateforme.