Nous avons tous assisté à des réunions qui surgissent de nulle part, font dérailler notre journée et laissent tout le monde se demander ce qui s'est passé.
Selon le rapport annuel 2022 Work Trend Index de Microsoft, l'utilisateur moyen de Teams a vécu un nombre stupéfiant de rapports 252 % d'augmentation du temps de réunion hebdomadaire à partir de 2020, et le nombre de réunions hebdomadaires a également augmenté de 153 %.
Bien que l'augmentation de la fréquence des réunions puisse parfois sembler écrasante, les contrôles réguliers sont importants pour maintenir une communication cohérente et aligner les équipes.
Les réunions récurrentes sont un moyen efficace d'y parvenir. Explorons les bonnes pratiques pour planifier et programmer les réunions récurrentes afin de maximiser leur impact.
Qu'est-ce qu'une réunion récurrente ?
Les réunions récurrentes sont des réunions préprogrammées et répétitives qui ont lieu toutes les semaines, tous les mois ou tous les trimestres. Ces intervalles réguliers garantissent une communication continue, aidant les membres de votre équipe à communiquer efficacement leurs idées, leur progression et leurs problèmes au bon moment.
Un exemple de réunion récurrente est la réunion "stand-up", au cours de laquelle chaque participant fait brièvement le point sur son travail en cours. A réunion résumé rapide réussie fournit des informations importantes au chef d'équipe et fixe des paramètres précis pour l'achèvement du projet.
🧠 Fun Fact : La réunion de synthèse moyenne dure environ 15 minutes - suffisamment courte pour que chacun reste concentré, mais suffisamment longue pour aligner l'équipe. Cependant, le fait de raccourcir davantage les résumés rapides peut accroître l'engagement de l'équipe, car cela favorise des mises à jour concises et moins de tangentes.
Importance des réunions récurrentes
Lorsqu'elles sont gérées efficacement, les réunions récurrentes peuvent stimuler la productivité et améliorer la prise de décision. Les entreprises peuvent bénéficier de points réguliers, qui aident à clarifier les objectifs et à relever les défis en cours.
Voici comment procéder :
Cohérence et compte rendu
Les réunions récurrentes maintiennent une communication et un compte rendus cohérents, que votre équipe travaille au bureau ou à distance. De par leur nature même, ces réunions exigent des participants qu'ils viennent préparés, qu'ils partagent les mises à jour et qu'ils participent activement aux discussions.
Suivi de la progression
Les membres de l'équipe peuvent facilement suivre les projets et les échéanciers à long terme pour examiner le travail en cours, discuter de la progression du projet et aborder les problèmes éventuels. La nature structurée des réunions récurrentes établit un rythme, garantissant que tous les participants savent quand et où se rencontrer. Cette fonction est particulièrement utile lors de la gestion d'équipes importantes ou de projets complexes.
Constitution d'une équipe
Les réunions récurrentes contribuent à développer un sentiment de camaraderie et de compréhension mutuelle, ce qui est essentiel pour créer un environnement productif et collaboratif. Elles permettent aux membres de l'équipe de résoudre ensemble des problèmes, de demander de l'aide et de célébrer des jalons.
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Bonnes pratiques pour des réunions récurrentes productives
Si les réunions récurrentes sont bénéfiques, elles peuvent également entraîner des problèmes si elles sont mal organisées
Par exemple, si vous annulez une réunion récurrente sans information préalable, les participants risquent de perdre leur temps à attendre la réunion
Pour éviter de tels scénarios, nous vous recommandons d'adopter les mesures suivantes bonnes pratiques pour des réunions productives :
Fixer des objectifs clairs
Toutes les réunions récurrentes que vous organisez doivent avoir des objectifs clairs. De cette façon, les personnes peuvent comprendre comment se préparer à la réunion . Ne pas fixer d'objectifs clairs pour la réunion peut s'avérer improductif et faire perdre du temps qui serait mieux employé à des tâches réalisables.
Cela permet également d'orienter les discussions, en veillant à ce que les participants comprennent les résultats souhaités et travaillent en ce sens. Une fois que les idées de chacun sont sur le tableau, vous pouvez décider de la marche à suivre pour atteindre vos objectifs.
Choisir la bonne fréquence et la bonne durée
👀 Le saviez-vous ? Selon le rapport annuel 2023 de Microsoft sur l'indice des tendances du travail, les réunions inefficaces sont signalées comme le principal facteur de perte de productivité et le nombre excessif de réunions vient en troisième position.
C'est pourquoi il est important de choisir la bonne fréquence et la bonne durée pour les réunions - un bon équilibre permet d'éviter les interruptions inutiles et de maintenir la productivité sur la bonne voie.
Aimeriez-vous participer à une réunion récurrente plus de deux fois par semaine ? En mettant de côté les cas exceptionnels, de quoi discuteriez-vous quotidiennement sans réelle progression ?
Les réunions qui s'éternisent perdent l'engagement des participants, les détournent de leur objectif et leur font perdre du temps. C'est pourquoi, si vous organisez une réunion récurrente une ou deux fois par semaine, la durée idéale est de 30 à 60 minutes.
💡Pro Tip : Adaptez la fréquence des réunions aux besoins de l'équipe - trop souvent, et vous risquez l'épuisement ; trop rarement, et vous perdez le cap.
Créer et partager les agendas
Un agenda fournit des informations clés sur la réunion, permettant aux participants de savoir à quoi s'attendre. Le fait de savoir de quoi il sera question au cours d'une réunion permet de gagner du temps et de passer directement à la discussion.
Avant que vous ne soyez submergé de questions sur les informations à inclure dans l'ordre du jour de vos prochaines réunions et sur l'endroit où les partager, nous sommes là pour vous apporter les réponses !
L'ordre du jour d'une réunion agenda idéal pour une réunion comprend des informations telles que l'heure et le lieu de la réunion, ainsi que le sujet de discussion. Pour organiser et structurer ces informations, vous pouvez utiliser Le modèle d'agenda de ClickUp qui vous permet de partager toutes les informations importantes en un seul endroit.
Modèle d'agenda de ClickUp
Les détails de la réunion peuvent inclure le type, la portée, la date, l'heure et l'emplacement (salle de réunion en personne ou un lien pour le site Web de réunions à distance ). Grâce à ce modèle, vous pouvez :
- Attribuer des rôles spécifiques aux participants, tels que l'animateur, le preneur de notes et les participants, en veillant à la clarté des responsabilités
- Créer un tableau décrivant l'agenda, les éléments d'action correspondants et la personne responsable de chaque tâche
- Suivez la progression de chaque participant, afin de vous assurer qu'il atteint ses objectifs à temps et qu'il reste responsable devant le groupe
- Ajoutez à l'agenda les détails de l'après-réunion, tels que le formulairerécapitulation de la réunion (ou un lien vers une réunion enregistrée) et des informations sur la prochaine réunion.
Pour partager cet agenda, vous pouvez utiliser un lien public ou restreint, le télécharger au format PDF, HTML ou Markdown, et l'envoyer par courrier. Vous pouvez également télécharger le fichier sur Google Drive et joindre le lien du fichier à l'invitation à la réunion programmée dans l'agenda de tout le monde.
Le partage de cet agenda avec les membres de l'équipe interne est encore plus facile grâce à l'outil ClickUp-l'application Tout pour le travail -qui centralise la gestion des projets, des documents et des connaissances. Vous pouvez inviter directement les membres de l'équipe souhaités au document ou le partager au sein d'un environnement de travail ou d'un espace d'équipe sur ClickUp.
Créez des agendas de réunion détaillés avec ClickUp Brain
Avec ClickUp Brain, vous pouvez facilement créer des agendas de réunion en entrant des détails clés tels que les objets, les participants et les sujets. Cela permet de rationaliser le processus de forfait et de s'assurer que tout le monde est sur la même page avant le début de la réunion.
Mais pour que cette magie opère, vous avez besoin des bons outils. Des outils comme ClickUp, Google Agenda, Zoom et les assistants alimentés par l'IA aident à gérer la planification, la documentation et le suivi des réunions récurrentes. Nous en parlerons plus en détail dans la section suivante !
ClickUp Brain génère un agenda de réunion à partir des informations de votre espace de travail et des réunions forfaitaires
Grâce aux fonctionnalités complètes de gestion des tâches ClickUp, telles que la mise à jour automatique des tâches, vous pouvez vous assurer que vos équipes respectent les schémas de périodicité pour les projets clés, en fournissant une communication cohérente et un suivi de la progression.
🧠Fun Fact : McKinsey rapporte que les précurseurs en matière d'adoption de l'IA constatent une augmentation de la valeur ajoutée une réduction moyenne des coûts de 5 à 10 % . Dans le même temps, elles orientent l'attention de leurs employés vers des tâches plus utiles et encouragent l'innovation. Cela peut se traduire par des cycles plus rapides dans les tests de R&D ou le développement de codes, ou simplement par l'encouragement d'une plus grande créativité au sein de leurs équipes.
À lire également Comment organiser une réunion post-mortem ?
Comment programmer une réunion récurrente
La définition d'objectifs clairs, la sélection de la bonne fréquence de réunion et l'utilisation d'outils comme le ClickUp Meetings google Agenda et Zoom peuvent donner lieu à des réunions productives et engageantes qui favorisent la progression des projets et garantissent le respect du principe de responsabilité.
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Programmer des réunions récurrentes dans divers outils de réunion
Si vous êtes à la recherche d'un endroit pour centraliser vos calendriers et vos garder une trace de toutes les réunions et de toutes les tâches clickUp est l'outil qu'il vous faut. Il s'intègre à vos applications de calendrier existantes et se synchronise avec elles en temps réel.
Si vous avez programmé une réunion dans votre Calendrier Google Agenda, Zoom ou Apple Calendrier, vous pouvez l'afficher dans l'application ClickUp Affichage du Calendrier ClickUp . Vous pouvez également créer de petites tâches avant et après la réunion et mettre en place des rappels pour qu'ils soient achevés afin d'assurer la productivité des réunions.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-343-1400x951.png Affichage du Calendrier de ClickUp /$$img/
Suivez et gérez toutes les réunions en un seul endroit grâce à l'affichage centralisé du Calendrier de ClickUp
Si plusieurs tâches et réunions sont programmées le même jour, vous pouvez les glisser et les déposer dans les bons créneaux et ajuster leur priorité pour mettre en avant les tâches et réunions importantes en premier. De plus, les affichages quotidiens, hebdomadaires et mensuels vous permettent de visualiser votre travail et de suivre la progression pour la période concernée.
Synchroniser ClickUp avec des applications de calendrier
Voici les étapes à suivre pour synchroniser ClickUp avec d'autres applications de calendrier :
- Ouvrez ClickUp, accédez au menu d'actions rapides en cliquant sur l'icône à côté de l'icône de votre profil dans le coin supérieur droit
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Suivez toutes les réunions, les tâches et les validations en un seul endroit grâce à l'affichage du Calendrier de ClickUp
- Naviguer vers le Centre d'applications
- Sélectionnez toutes les applications que vous souhaitez intégrer à ClickUp
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-345-1400x1292.png Interface ClickUp /$$$img/
Intégrez vos outils favoris dans ClickUp afin de conserver votre travail le plus important en un seul endroit
- Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur connexion, et vous serez redirigé vers la page de connexion de votre compte Google associé à Google Agenda
- Acceptez les conditions nécessaires et définissez les paramètres de permission. Terminé, cliquez sur Autoriser, et vous êtes prêt
Dans ClickUp, tous les évènements sont identifiés en tant que Tâches ClickUp . Une fois que vous avez intégré votre Calendrier, vous pouvez utiliser Le modèle de réunion de ClickUp pour organiser vos réunions (tâches).
Modèle de réunion ClickUp
Ce modèle présente toutes les tâches planifiées et leurs détails, notamment le sujet, l'estimation de durée, la date d'échéance et la priorité.
Création d'une tâche récurrente (réunion) dans ClickUp
Maintenant que vous avez intégré ClickUp à vos autres calendriers, voyons comment programmer une réunion dans ClickUp :
- Ouvrez ClickUp et accédez à la vue Calendrier, ou utilisez la vue Tâche pour créer un nouvel évènement
- Cliquez sur le bouton Ajouter une tâche dans le coin supérieur droit pour commencer à planifier la réunion
- Ajoutez un titre de réunion, une date d'échéance, une priorité et d'autres détails
- Pour rendre la tâche récurrente, allez dans Réunions à partir du panneau de gauche et naviguez jusqu'à la réunion que vous souhaitez rendre récurrente. Sous la colonne de la date d'échéance, cliquez sur l'icône du calendrier et cliquez sur Définir la récurrence dans le coin inférieur gauche
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-347-1400x746.png Affichage du Calendrier de ClickUp /$$img/
Paramétrer des tâches récurrentes dans l'affichage du calendrier de ClickUp
- Assignez cette tâche aux membres de l'équipe concernés. Pour définir des paramètres de rappel, accédez à la tâche dans le Calendrier, faites un clic droit sur la tâche et cliquez sur Me rappeler
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/ClickUp-Reminders-1-1400x875.png Rappels ClickUp /$$$img/
Paramétrez des rappels pour les tâches importantes dans ClickUp et assurez-vous de ne jamais manquer une échéance
- Enregistrez et affichez la réunion en même temps que les tâches, les projets et les échéances sur votre calendrier centralisé
Le fait de tout regrouper en un seul endroit facilite grandement la gestion d'une équipe nombreuse. Si une tâche progresse lentement, vous pouvez modifier sa priorité ou définir des rappels pour l'achever rapidement. Vous pouvez également ajouter un outil de suivi du temps à n'importe quelle tâche (réunion) et suivre le temps passé à chaque réunion.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-348-1400x875.png La fonctionnalité de suivi du temps de ClickUp /$$$img/
Tenez compte de la durée de vos réunions avec La fonctionnalité de suivi du temps de ClickUp
Programmation de réunions récurrentes dans Google Agenda
Qui n'a jamais entendu parler de Google Agenda ? Il est gratuit et facile à utiliser.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-349.png Programmation de réunions récurrentes dans Google Agenda : Réunions récurrentes /$$img/
via robinpowered.com Voyons comment programmer une réunion récurrente dans Google Agenda :
- Ouvrez Google Agenda, cliquez sur le bouton "Créer" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez Événement dans le menu déroulant
- Saisissez les détails de la réunion, tels que le titre, la date et l'heure de la réunion
- Dans le menu déroulant "Ne se répète pas", choisissez le modèle de périodicité : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, ou personnalisez-le pour qu'il corresponde à votre fréquence préférée
- Envoyez une demande de réunion aux participants à la réunion en saisissant leur adresse e-mail
- Paramétrez les rappels ou notifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer
- Votre évènement sera créé et ajouté au Calendrier Google de tous les participants invités
Programmer des réunions d'équipe récurrentes dans Zoom
Suivez ces étapes pour programmer une réunion récurrente dans Zoom :
- Connectez-vous à votre compte Zoom
- Cliquez sur l'option Planifier une réunion dans le tableau de bord
- Complétez le titre, la description et l'heure de la réunion
- Boxez la case "Réunion récurrente"
- Sélectionnez les paramètres de périodicité, notamment la fréquence, la date de fin et la fréquence de répétition de la réunion (quotidienne, hebdomadaire, etc.). Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer
- Copiez le lien de la réunion générée ou envoyez une invitation à la réunion directement à vos participants
via Communauté ZoomL'intégration de ClickUp avec Google Agenda et Zoom vous permet de planifier et de gérer des discussions tout en veillant à ce que les détails de votre réunion soient stockés en un seul endroit. Vous pouvez également paramétrer des rappels pour informer les participants avant la réunion, ce qui encourage une plus grande participation.
Démarrez une réunion Zoom directement depuis votre environnement de travail ClickUp en quelques clics
Voici ce que cela peut faire pour vous :
- Planifiez facilement des réunions : Vous pouvez planifier une réunion Zoom récurrente directement à partir de vos tâches ClickUp, ce qui est rapide et gratuit
- Restez informé : Recevez des notifications sur les nouvelles réunions Zoom liées à vos tâches, ce qui permet à votre équipe de rester au courant
- Lancez des réunions instantanées : Lancez des réunions Zoom directement à partir des tâches ClickUp ou du Chat avec de simples commandes
- Accédez aux enregistrements : Si vous enregistrez une réunion, ClickUp peut lier les enregistrements et les transcriptions, facilitant ainsi la recherche d'informations importantes
Cette intégration vous aide à rationaliser vos flux de travail en combinant la gestion de projet avec des outils de communication, ce qui rend tout plus efficace !
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Restez organisé et mis à jour avec ClickUp
On ne peut pas prétendre se souvenir de chaque élément de sa liste de tâches hebdomadaires (et, si c'est le cas, on ment !)
Les réunions récurrentes vous aident à vous souvenir et à garder l'onglet facilement en maintenant une communication cohérente, en suivant la progression des projets et en favorisant la collaboration au sein des équipes. Les réunions productives sont un outil puissant pour maintenir les équipes en connexion, en particulier dans les environnements de travail hybrides et télétravail d'aujourd'hui.
ClickUp facilite la programmation de réunions récurrentes, conserve tous les détails de la réunion en un seul endroit et permet un suivi facile des éléments d'action et de la progression. Ses puissantes intégrations avec les outils de réunion que vous utilisez quotidiennement en font le choix parfait pour rassembler vos tâches et vos discussions en une seule plateforme. Commencez à utiliser ClickUp dès aujourd'hui !