Une gestion efficace des parties prenantes est essentielle à la réussite de tout projet. Après tout, tout, de la finalisation des objectifs du projet à la livraison des résultats, implique la participation enthousiaste des parties prenantes internes et externes.
Cependant, les différents rôles, intérêts et niveaux d'influence des parties prenantes rendent cette responsabilité plus difficile à assumer pour les chefs de projet. Heureusement, l'utilisation d'un modèle de cartographie des parties prenantes facilite la gestion de ces variables.
Il offre une structure bien définie pour identifier, analyser et gérer efficacement les parties prenantes.
Nous avons établi une liste de cinq modèles Excel très utiles pour cartographier les parties prenantes et de six autres (hors Excel) pour mettre toutes les parties prenantes du projet sur la même longueur d'onde.
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de cartographie des parties prenantes ?
Avant de nous plonger dans notre liste, voyons ce qui fait exactement un bon modèle de cartographie des parties prenantes.
Voici quelques fonctionnalités d'un bon modèle de cartographie des parties prenantes :
- Catégorisation des parties prenantes : le modèle de cartographie des parties prenantes doit comporter des sections définies permettant de classer les différentes parties prenantes du projet en fonction de leurs rôles, intérêts, priorités et influence.
- Clarté des rôles : il doit attribuer des rôles et des responsabilités afin que chacun soit informé et responsable.
- Analyse des intérêts et de l'influence : pour une gestion efficace des parties prenantes, le modèle doit contenir des outils permettant d'évaluer les intérêts et l'influence de chaque partie prenante afin de faciliter une communication ciblée.
- Communication omnicanale : le modèle de cartographie des parties prenantes doit contenir des invites intégrées et des formats de communication sur différents canaux afin de créer des messages personnalisés qui correspondent aux préférences des parties prenantes.
- Planification des risques : il doit comporter un espace dédié à l'analyse des risques liés aux parties prenantes, ainsi que les réponses appropriées aux différents défis.
Modèles de cartographie des parties prenantes dans Excel
Maintenant que nous comprenons les caractéristiques d'un bon modèle de cartographie des parties prenantes, parlons de l'outil.
Excel est une plateforme polyvalente et économique pour les modèles de cartographie des parties prenantes. Il est particulièrement utile en raison de sa familiarité et de sa courbe d'apprentissage douce, qui aident les chefs de projet à se lancer presque instantanément.
Voici notre liste de cinq modèles Excel de cartographie des parties prenantes pour les parties prenantes externes et internes :
1. Modèle de cartographie des parties prenantes par ProjectManager
Le modèle de carte des parties prenantes de ProjectManager offre une représentation visuelle aux parties prenantes du projet.
Il vous permet de cartographier les parties prenantes sur une grille, l'axe X représentant le niveau d'influence et l'axe Y représentant le niveau d'intérêt.
Grâce à ce graphique, vous pouvez identifier les principales parties prenantes en un coup d'œil et les classer par ordre de priorité. Il vous aide également à élaborer des plans de communication et à allouer les ressources.
Pourquoi vous allez l'adorer
- Organisez visuellement les parties prenantes à l'aide d'une matrice d'influence et d'intérêt.
- Identifiez et hiérarchisez les principales parties prenantes à travers les différentes phases du projet.
- Créez des catégories personnalisées pour différents niveaux d'engagement et de communication des parties prenantes.
Idéal pour : les projets qui nécessitent une gestion des parties prenantes. Il peut être utile aux chefs de projet travaillant dans les secteurs de l'informatique, de la construction et de la santé, car il les aide à concilier différents intérêts.
💡 Conseil de pro : utilisez les tableaux croisés dynamiques d'Excel pour analyser les données sous plusieurs angles et générer des rapports personnalisés.
2. Modèle d'analyse des parties prenantes par ProjectManager
Comme son nom l'indique, le modèle d'analyse des parties prenantes permet d'identifier les parties prenantes, leurs rôles, leurs responsabilités et leur niveau d'influence. Une analyse aussi approfondie des parties prenantes permet d'identifier leurs motivations et de se préparer à d'éventuels conflits.
Utilisez-le pour répartir les membres de l'équipe du projet entre les différentes parties prenantes. Mappez leurs intérêts par rapport aux résultats afin d'améliorer la collaboration et de minimiser les perturbations.
Pourquoi vous allez l'adorer
- Analysez les attentes et les intérêts des parties prenantes afin d'améliorer la coordination.
- Suivez les niveaux d'engagement et la fréquence au fur et à mesure de l'évolution du projet.
- Adaptez vos plans d'action en fonction des rôles et de l'influence des parties prenantes.
Idéal pour : les projets complexes où il est essentiel de générer des informations détaillées et spécifiques à chaque rôle, tels que les projets dans les services financiers, les initiatives d'entreprise et le secteur public.
3. Analyse des parties prenantes et forfait de communication par AxiaConsulting
Le modèle d'analyse des parties prenantes et de plan de communication d'AxiaConsulting est une solution deux-en-un qui intègre la communication et l'analyse des parties prenantes.
L'équipe de projet peut l'utiliser pour évaluer l'influence et l'intérêt des parties prenantes externes et personnaliser le plan de communication en fonction de leurs préférences. Cela permet au chef de projet de dialoguer avec les parties prenantes, de répondre à leurs préoccupations et de rester réactif.
Pourquoi vous allez l'adorer
- Mappez les parties prenantes en fonction de leur influence et de leurs besoins en matière de communication.
- Suivez les requêtes ou les préoccupations des parties prenantes et répondez-y rapidement.
- Adaptez vos stratégies de communication aux intérêts des parties prenantes et renforcez l'adhésion au projet.
Idéal pour : les secteurs ayant des besoins de communication dynamiques, tels que le marketing, la gestion d'évènements et la fabrication à grande échelle, où tout repose sur une communication claire et adaptative.
💡 Conseil de pro : utilisez la mise en forme conditionnelle et le codage couleur pour mettre en évidence les informations ou les tendances importantes.
4. Modèle d'analyse avancée des parties prenantes par Goleansixsigma
Le modèle de cartographie des parties prenantes de Goleansigma dans Excel est conçu pour une analyse approfondie. Il comprend un mécanisme de notation quantitative et une fonctionnalité de catégorisation qui permettent au chef de projet d'attribuer des valeurs en fonction de l'intérêt, de l'influence et d'autres indicateurs essentiels des parties prenantes.
Une telle approche axée sur les données favorise la prise de décisions éclairées, permet d'établir des comparaisons pour identifier les tendances et améliore l'adaptabilité des projets.
Pourquoi vous allez l'adorer
- Évaluez et notez les parties prenantes du projet en fonction de plusieurs facteurs.
- Suivez les changements sur une période donnée afin de vous adapter aux nouvelles exigences des parties prenantes.
- Segmentez et catégorisez les parties prenantes pour une hiérarchisation plus précise des priorités.
Idéal pour : les projets nécessitant une analyse quantitative et granulaire des parties prenantes, qui sont plus courants dans les projets d'amélioration des processus et centrés sur les données qui suivent les principes Six Sigma.
5. Modèle de registre des parties prenantes et matrice RACI par Templatelab
Si vous souhaitez améliorer la gestion des parties prenantes grâce à une gouvernance pratique des projets, le modèle de cartographie des parties prenantes de Templatelab dans Excel est un excellent choix.
Il combine un registre des parties prenantes et la matrice RACI (Responsable, Compte rendu, Consulté, Informé), permettant aux équipes de projet de suivre leurs rôles et responsabilités, d'accroître la responsabilité et de réduire la confusion.
Le modèle permet à toutes les parties prenantes internes d'être sur la même page et de progresser vers un objectif commun.
Pourquoi vous allez l'adorer
- Organisez le registre des parties prenantes à l'aide d'une matrice RACI.
- Définissez les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante afin d'améliorer la collaboration et de réduire les chevauchements.
- Mettez à jour les rôles des parties prenantes au fur et à mesure de l'évolution du projet, ce qui permet aux équipes de s'adapter de manière dynamique.
Idéal pour : les projets impliquant plusieurs parties prenantes internes avec des exigences basées sur les rôles. Pensez aux projets dans les domaines des ressources humaines, du conseil et de la logistique, où la clarté des rôles est nécessaire.
En savoir plus : 10 modèles de gouvernance de projet pour gérer les tâches
Limites de l'utilisation des modèles de cartographie des parties prenantes dans Excel
Bien qu'Excel soit un outil pratique pour la cartographie des parties prenantes, il présente des limites qui peuvent nuire à l'efficacité et à la collaboration. Il n'est pas comparable à un logiciel de gestion des parties prenantes.
Voici quelques domaines dans lesquels il fait pâle figure :
- Visualisation limitée : Excel propose le format classique de grille avec des lignes et des colonnes, ainsi que des graphiques et des diagrammes si vous êtes un utilisateur expérimenté. Cela ne facilite guère la visualisation intuitive lorsque plusieurs parties prenantes sont impliquées, chacune représentant des relations et des influences complexes.
- Pas d’assistance pour les relations entre les parties prenantes : Excel doit représenter les relations ou les interdépendances entre les principales parties prenantes, qui peuvent influencer les hiérarchies et les priorités. Cela s’avère plus difficile pour les projets complexes où les relations entre les parties prenantes potentielles évoluent avec le temps.
- Groupes de parties prenantes statiques : Excel ne fournit pas d'assistance pour les mises à jour dynamiques lorsque vous regroupez les parties prenantes. Il ne sera donc pas en mesure de suivre et de refléter les changements en temps réel lorsque vous gérez les parties prenantes, ainsi que l'évolution de leurs rôles et responsabilités.
- Analyses limitées : nous avons certes présenté des modèles avancés d'analyse des parties prenantes, mais même ceux-ci sont limités par les capacités analytiques de la plateforme. Excel n'est pas optimisé pour les analyses multidimensionnelles ou les systèmes de notation qui peuvent être nécessaires pour des analyses complexes où vous devez tenir compte des motivations ou de l'impact.
- Pas de suivi de l'engagement : les modèles statiques de cartographie des parties prenantes dans Excel rendent plus difficile le suivi des changements d'influence ou d'intérêt. Cela nécessite une intervention manuelle pour surveiller les tendances, stimuler l'engagement et partager des mises à jour en temps opportun.
- Collaboration limitée : la collaboration permet de mettre toutes les parties prenantes sur la même longueur d'onde, en particulier les parties prenantes internes qui travaillent sur le projet. Les fonctionnalités de collaboration limitées d'Excel entravent le travail d'équipe et l'efficacité, tout en donnant lieu à des problèmes de gestion des versions et à des silos de données.
Modèles alternatifs de cartographie des parties prenantes
Malgré ses nombreux avantages, Excel laisse beaucoup à désirer. C'est là que ClickUp vient à la rescousse.
En tant qu'outil de gestion de projet polyvalent, il intègre des fonctionnalités avancées de cartographie des parties prenantes qui constituent une amélioration majeure.
Les chefs de projet bénéficient d'une plateforme dynamique avec une représentation visuelle riche, un suivi en temps réel de l'engagement, des cartes centralisées des parties prenantes et une communication intégrée pour une gestion et une collaboration sans effort.
Vous pouvez également accéder à plusieurs modèles Excel de qualité supérieure.
Voici un aperçu de certains des meilleurs modèles de cartographie des parties prenantes disponibles sur ClickUp :
1. Modèle de carte des parties prenantes ClickUp
Le modèle de carte des parties prenantes ClickUp est un outil visuel permettant de cartographier l'influence et les intérêts des parties prenantes.
Grâce à une interface intuitive de type glisser-déposer, vous pouvez attribuer ou mettre à jour les catégories de parties prenantes en temps réel, ce qui permet aux équipes de modifier leurs stratégies en conséquence.
La cartographie des parties prenantes obtenue sur un tableau blanc dynamique offre un aperçu clair des principaux acteurs impliqués.
Pourquoi vous allez l'adorer
- Visualisez toutes vos parties prenantes par priorité, niveau d'influence et impact.
- Mettez à jour ou réorganisez les groupes de parties prenantes en temps réel et en quelques clics seulement.
- Renforcez la collaboration au sein de votre équipe grâce à des sessions de brainstorming et à un diagramme interactif des parties prenantes.
- Attribuez un code couleur aux parties prenantes pour obtenir des informations en un coup d'œil.
Idéal pour : les projets à rythme rapide impliquant plusieurs parties prenantes. Pensez aux projets dans les domaines de la planification d'évènements, des relations publiques et du développement de produits, où l'influence et les intérêts des parties prenantes peuvent évoluer de manière dynamique.
💡 Conseil de pro : utilisez la fonctionnalité d'automatisation des tâches de ClickUp pour définir des rappels pour les vérifications et les mises à jour des parties prenantes.
2. Modèle de liste des parties prenantes ClickUp
Vous recherchez un plan de gestion des parties prenantes qui vous permette de documenter en détail les informations relatives à ces dernières ? Le modèle de liste des parties prenantes ClickUp est fait pour vous.
Ce modèle vous permet de créer une liste de toutes les parties prenantes impliquées dans le projet, ainsi que leurs rôles, leurs intérêts et leurs préférences en matière de communication. C'est un excellent moyen de tenir à jour un registre des parties prenantes et d'organiser les informations sous une forme facile à trier/filtrer.
Pourquoi vous allez l'adorer
- Tenez à jour un registre des parties prenantes avec des colonnes consultables.
- Classez les parties prenantes en trois catégories : très intéressées, intéressées et désengagées afin de les impliquer de manière proactive.
- Suivez les indicateurs d'engagement des parties prenantes et leurs préférences en matière de communication afin de personnaliser les interactions.
- Préparez un référentiel centralisé des parties prenantes qui se met à jour en temps réel et partagez-le avec les membres de votre équipe.
Idéal pour : les projets de grande envergure impliquant plusieurs services, tels que les contrats gouvernementaux, les campagnes à but non lucratif ou les initiatives d'entreprise.
3. Modèle de matrice d'analyse des parties prenantes ClickUp
Les quadrants de la carte des parties prenantes dans le modèle de matrice d'analyse des parties prenantes de ClickUp sont classés en quatre sections : Garder satisfait, Gérer de près, Surveiller et Tenir informé.
La matrice ne se contente pas de vous aider à gérer les parties prenantes, elle vous permet également de gérer leur influence et leurs intérêts afin de définir les attentes, de hiérarchiser les parties prenantes, d'anticiper les conflits potentiels et de formuler une stratégie d'engagement.
La matrice obtenue offre un cadre systématique permettant d'aligner les objectifs du projet sur les besoins des parties prenantes, afin que chacun contribue à la théorie des parties prenantes!
Pourquoi vous allez l'adorer
- Visualisez les cartes des parties prenantes en fonction de leur pouvoir et de leurs intérêts pour une meilleure compréhension.
- Cartographiez les parties prenantes en fonction de quatre objectifs clairement définis pour chaque groupe de parties prenantes.
- Identifiez les parties prenantes à fort impact et les conflits potentiels dès les premières étapes du plan de projet.
- Adaptez vos stratégies à la volée grâce à une communication rapide avec les parties prenantes.
Idéal pour : les cas où une analyse détaillée des parties prenantes est cruciale. Cela peut être utile dans le cadre de projets d'ingénierie complexes, de projets impliquant des partenariats stratégiques ou d'élaboration de politiques, où les parties prenantes ont un impact direct sur les résultats.
4. Modèle d'analyse des parties prenantes ClickUp
Si vous recherchez un modèle complet de cartographie des parties prenantes, ne cherchez plus : le modèle d'analyse des parties prenantes ClickUp est fait pour vous.
Il vous permet de cartographier les besoins et les préoccupations spécifiques de chaque partie prenante par rapport aux jalons du projet ou aux exigences des autres parties prenantes. Ces informations vous aident à personnaliser le plan d'engagement et à hiérarchiser efficacement les parties prenantes.
Pourquoi vous allez l'adorer
- Explorez les rôles, l'impact et les perspectives des parties prenantes pour une gestion proactive de celles-ci.
- Personnalisez vos plans d'engagement en fonction des étapes du projet, des préoccupations des parties prenantes et des attentes de base.
- Alignez les rôles et les attentes sur une compréhension claire de la dynamique des parties prenantes.
- Attribuez un code couleur aux informations essentielles, telles que les priorités des parties prenantes, pour obtenir des informations en un coup d'œil.
Idéal pour : les projets qui nécessitent une coordination continue entre les parties prenantes, comme lors du lancement de projets, de la gestion du changement et des projets basés sur le retour d'information.
💡 Conseil de pro : pour obtenir une analyse personnalisée, utilisez les critères de notation afin de refléter les facteurs spécifiques à votre projet, tels que l'urgence, l'influence ou l'impact potentiel.
5. Modèle ClickUp pour le statut des projets exécutifs
Le modèle de rapport sur le statut des projets ClickUp Executive remplit deux rôles principaux :
Tout d'abord, tenez toutes les parties prenantes informées
Deuxièmement, s'assurer que le projet est sur la bonne voie en matière de suivi
À faire, il structure le suivi du projet en offrant un aperçu de la progression décrite dans la charte du projet. Ces informations sont ensuite partagées avec les parties prenantes exécutives, qui communiquent des mises à jour en temps opportun et simplifient les communications.
Pourquoi vous allez l'adorer
- Définissez des échéanciers, des jalons et des risques spécifiques pouvant déclencher des communications automatisées avec les parties prenantes.
- Partagez les mises à jour importantes du projet afin de maintenir l'engagement des parties prenantes exécutives.
- Résumez les risques et la progression du projet afin de clarifier son statut et les évènements à venir.
- Générez des rapports concis mais informatifs qui offrent une vue d'ensemble de toutes les activités en cours.
Voici pourquoi les utilisateurs l'adorent 🚀
Avant d'utiliser ClickUp, les différentes équipes utilisaient divers outils, ce qui rendait la coordination plus difficile et obligeait les employés transférés vers une autre équipe à se familiariser avec de nouveaux produits et de nouveaux flux de travail. ClickUp a résolu ces problèmes et nous a aidés à briser les silos opérationnels en facilitant la collaboration entre les équipes. Nos parties prenantes, qu'il s'agisse de clients ou de dirigeants, peuvent désormais suivre l'avancement du travail rapidement et facilement, sans frais supplémentaires.
Avant d'utiliser ClickUp, les différentes équipes utilisaient divers outils, ce qui rendait la coordination plus difficile et obligeait les employés transférés vers une autre équipe à se familiariser avec de nouveaux produits et de nouveaux flux de travail. ClickUp a résolu ces problèmes et nous a aidés à briser les silos opérationnels en facilitant la collaboration entre les équipes. Nos parties prenantes, qu'il s'agisse de clients ou de dirigeants, peuvent désormais suivre l'avancement des travaux rapidement et facilement, sans frais supplémentaires.
Idéal pour : les projets cruciaux qui nécessitent l'implication des cadres et de la direction. Parmi les cas d'utilisation typiques, citons les évènements d'entreprise, les partenariats stratégiques et le déploiement de logiciels au niveau de l'entreprise.
En savoir plus : 8 modèles gratuits de charte de projet dans Word, Excel et ClickUp
6. Modèle de diagramme PERT ClickUp
Le modèle de diagramme PERT ClickUp permet de représenter les échéanciers et les dépendances des projets sous forme d'organigramme visuel.
Sa conception axée sur les processus vous permet d'illustrer efficacement les différentes étapes d'un projet, de mettre en évidence les interdépendances, d'allouer les ressources et de réaliser des prévisions d'échéanciers.
Ce modèle vous aide à identifier rapidement les goulots d'étranglement et les inefficacités afin que vous puissiez atténuer les risques et faire avancer le projet.
Pourquoi vous allez l'adorer
- Présentez des échéanciers et des dépendances complexes en les mettant en forme sous forme d'organigrammes.
- Anticipez les éventuels contretemps ou retards dus aux dépendances entre les différentes étapes du projet.
- Effectuez la prévision et l’optimisation des échéanciers de vos projets en identifiant le chemin critique.
- Planifiez et allouez efficacement les ressources grâce au séquençage des tâches.
Idéal pour : les grands projets de construction, d'ingénierie et de développement logiciel en plusieurs phases. Il convient essentiellement à tout projet limité dans le temps qui nécessite une planification détaillée et une gestion des dépendances, et qui suit la méthode du chemin critique.
Mettez toutes les parties prenantes sur la même page avec ClickUp
La cartographie des parties prenantes est un élément essentiel à la réussite de la gestion de projet, et la sélection du bon modèle de carte des parties prenantes est la clé de cette réussite.
Bien sûr, Excel est familier et facile à utiliser. Vous disposez également d'une sélection de modèles de cartographie des parties prenantes dans Excel pour ce travail. Cependant, il n'est pas à la hauteur de ce que ClickUp a à offrir.
La vaste gamme de modèles de cartographie des parties prenantes de ClickUp en fait un choix idéal. En plus de cela, vous bénéficiez d'outils de visualisation des données, d'analyses en temps réel, de cadres basés sur les données et de bien d'autres fonctionnalités pour mener à bien votre projet du début à la fin.
Êtes-vous prêt à mettre toutes vos parties prenantes sur le même pied d'égalité ? Alors inscrivez-vous dès aujourd'hui sur ClickUp et découvrez les modèles de cartographie des parties prenantes.