Comment suivre efficacement le temps passé sur les tâches et les projets ?
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Comment suivre efficacement le temps passé sur les tâches et les projets ?

Pas le temps de dire "Hello, Goodbye". Je suis en retard, je suis en retard, je suis en retard !*

Le lapin blanc, tiré d'Alice au pays des merveilles de Lewis Carroll

Qui ne s'est pas senti comme ça un jour ou l'autre ?

Imaginons que vous fassiez partie d'une équipe de marketing travaillant sur le lancement d'un produit dans un échéancier serré. Tout semble aller pour le mieux jusqu'à ce que vous manquiez une échéance. Un délai manqué en entraîne un autre et, soudain, c'est toute votre campagne qui est menacée. Des outils de suivi du temps efficaces peuvent vous aider à faire des ajustements en connaissance de cause et à vous assurer que vos projets restent sur la bonne voie. Vous pouvez identifier les efforts qui ont le plus d'impact et les facteurs qui pourraient faire dérailler votre progression.

Prêt à apprendre comment suivre efficacement le temps consacré aux tâches et aux projets ? Entrons dans le vif du sujet.

Pourquoi le suivi du temps est-il important ?

Le suivi du temps fait bien plus que stimuler la productivité. Il met en évidence les tâches qui favorisent la réussite et celles qui ne sont que du travail occupé qui peut être éliminé ou automatisé. Voici quelques-uns des avantages du suivi du temps :

Suivi de la productivité

Le suivi du temps consacré à chaque tâche vous permet de savoir exactement où les ressources sont utilisées. Il fait ressortir les inefficacités, ce qui vous permet de vous concentrer sur les activités à haute priorité qui favorisent la progression.

Le fait de savoir exactement combien de temps est consacré à chaque tâche aide également les membres de votre équipe à mieux gérer leur charge de travail. Lorsque les membres de l'équipe comprennent comment leur temps est réparti, ils peuvent gérer leurs tâches plus efficacement et réduire l'épuisement professionnel, ce qui améliore en fin de compte la satisfaction au travail.

Une bonne logiciel de suivi du temps peut vous aider à démarrer.

Allocation des ressources

Un suivi du temps précis fournit les données dont vous avez besoin pour le forfait des projets à venir .

Imaginons que vous soyez un gestionnaire de projet supervisant une équipe de développement de produits. Grâce à un logiciel de suivi du temps, vous remarquez que la phase de test prend systématiquement plus de temps que prévu. Dans ce cas, vous saurez qu'il faut allouer plus de ressources la prochaine fois.

Une affectation efficace des ressources permet de maintenir les projets sur la bonne voie sans surcharger l'équipe.

Responsabilité

Le suivi du temps favorise la responsabilisation en indiquant qui a travaillé sur quoi et pendant combien de temps. Cette transparence vous permet de reconnaître les membres les plus performants de votre équipe, de résoudre les problèmes éventuels et de veiller à ce que chacun apporte une contribution équitable.

Par exemple, si un membre de l'équipe enregistre régulièrement de plus longues heures de travail, cela peut indiquer qu'il est surchargé. En redistribuant ses tâches ou en ajustant les délais, vous pouvez assurer une distribution plus équitable de la charge de travail, ce qui favorise un environnement de travail plus sain pour tous.

Méthodes de suivi du temps

Le suivi du temps dans la gestion de projet peut être manuel, automatisé ou une combinaison des deux.

Le choix de la bonne méthode de suivi du temps dépend du flux de travail de votre équipe, de la nature du projet et de la précision requise. Chaque méthode a ses avantages et ses inconvénients. Explorons-les ensemble.

1. Suivi du temps manuel

Le suivi manuel du temps implique que les employés enregistrent le temps passé sur des tâches individuelles en remplissant des feuilles de temps ou des feuilles de calcul.

Ce formulaire de suivi du temps est simple, rentable et personnalisable.

Elle présente toutefois de nombreux inconvénients. Elle repose entièrement sur les rapports personnels et est donc sujette aux erreurs humaines ; elle prend beaucoup de temps, en particulier pour les grandes équipes, et le temps consacré aux petites tâches répétitives peut ne pas être suivi avec précision.

2. Suivi du temps automatisé

Vous pouvez utiliser des logiciels dotés de chronomètres intégrés pour surveiller l'activité de travail et enregistrer automatiquement le temps consacré aux différentes tâches. Le suivi du temps devient ainsi moins fastidieux et donne lieu à des rapports précis. Le suivi automatique du temps peut être utilisé pour identifier les activités qui font perdre du temps et les tâches répétitives.

Le suivi du temps automatisé s'accompagne toutefois d'une forte courbe d'apprentissage. S'il n'est pas mis en œuvre de manière transparente, certains employés peuvent également le percevoir comme intrusif.

3. Suivi du temps hybride

L'approche hybride du suivi du temps combine les meilleures fonctionnalités de l'automatisation et du suivi manuel du temps - des rapports précis alliés à une plus grande souplesse de contrôle. Elle est idéale pour les projets complexes ou de grande envergure qui nécessitent une saisie manuelle de certaines tâches tout en enregistrant automatiquement les tâches répétitives

C'est également l'approche idéale pour déterminer les activités qui peuvent être éliminées ou automatisées et qui nécessitent le moins d'intervention humaine.

Toutefois, si les rapports manuels ne sont pas précis et que la formation requise n'est pas dispensée pour garantir leur bonne utilisation, il existe un risque d'incohérence des rapports.

Comment suivre le temps passé sur les tâches et les projets ?

Comme nous l'avons vu jusqu'à présent, le suivi du temps passé sur des tâches et des projets spécifiques est essentiel pour comprendre comment optimiser vos flux de travail. L'utilisation d'un bon outil de gestion du temps est également cruciale pour y parvenir. ClickUp est l'un des meilleurs outils pour faire cela, car il peut être intégré en douceur dans tous vos flux de travail. Grâce à des fonctionnalités telles que l'attribution facile des tâches, la documentation et la collaboration, vous pouvez facilement suivre la progression de votre équipe sur toutes les tâches en un seul endroit.

Voici les étapes à suivre pour l'utiliser ClickUp pour vous aider à gérer votre temps .

Étape #1 : Créer des projets et des tâches

Commencez par créer des tâches directement à partir de votre Tableau de bord ClickUp . Vous pouvez ensuite les attribuer aux équipes ou aux membres de l'équipe concernés.

Tableau de bord ClickUp : comment suivre le temps passé sur les tâches et les projets

Commencez et arrêtez de suivre le temps que vous passez sur chaque tâche en cliquant sur un bouton avec le suivi du temps ClickUp

La meilleure partie est que tout le monde peut suivre son temps à partir de n'importe quel appareil. L'outil de gestion du temps dispose également de diverses options pour les aider à maintenir leurs données plus efficacement. Voici quelques options incontournables.

Notes

L'ajout de notes aux entrées de temps permet d'obtenir un compte rendu détaillé de vos réalisations au cours de chaque période suivie.

Fonctionnalité de suivi du temps de ClickUp : comment suivre le temps passé sur les tâches et les projets

Saisissez les détails du temps passé sur une tâche pour vous aider à mieux forfaiter les projets futurs grâce au suivi ClickUp

L'ajout de détails sur les tâches favorise une meilleure communication entre les membres de l'équipe et permet de clarifier toute question relative à la répartition du temps lors des discussions sur l'échéancier.

Libellés

La création et l'application de libellés aux tâches facilitent l'organisation et le filtrage des entrées de temps. En classant les tâches par client, phase de projet ou membre de l'équipe, vous pouvez facilement accéder aux informations pertinentes lorsque vous en avez besoin.

Libellés avec ClickUp Suivi du temps : comment suivre le temps passé sur les tâches et les projets

Libellez toutes vos tâches pour trouver et analyser rapidement des modèles dans vos suivis du temps dans ClickUp

Cela simplifie l'analyse du temps passé dans différents domaines, ce qui vous permet de repérer les tendances et d'optimiser l'affectation des ressources.

Temps facturable

Le marquage du temps comme étant facturable est essentiel pour le suivi de ce qui peut être facturé aux clients. Vous pouvez ainsi vous assurer que vous facturez chaque heure de travail facturable que vous effectuez, mais aussi éviter de facturer des heures non facturables.

Le temps facturable avec ClickUp : comment suivre le temps passé sur les tâches et les projets

Visualisez clairement vos tâches facturables et non facturables au sein de ClickUp pour augmenter votre rentabilité

Cela simplifie votre processus de facturation, ce qui peut vous aider à redéfinir les priorités des tâches et, en fin de compte, à stimuler votre rentabilité.

Tri

Le tri des tâches en fonction du temps passé révèle des informations sur les performances de l'équipe et met en évidence les domaines potentiels d'amélioration.

Fonctionnalité de tri de ClickUp : comment suivre le temps passé sur les tâches et les projets

Utilisez la fonctionnalité de tri de ClickUp pour catégoriser les tâches afin de trouver et de gérer facilement les goulots d'étranglement

L'identification des tâches qui prennent plus de temps que prévu permet aux gestionnaires de s'attaquer aux goulots d'étranglement de manière proactive, en veillant à ce que les projets restent sur la bonne voie.

Cumuler

Cette fonctionnalité vous permet d'évaluer l'utilisation globale des ressources et le statut du projet, ce qui facilite l'élaboration de stratégies pour l'allocation future des ressources et la planification de l'échéancier.

La fonctionnalité "cumuler" de ClickUp

La fonctionnalité "Rollup" de ClickUp permet de visualiser le temps cumulé passé sur un projet et d'analyser les tendances

Afficher le temps total passé sur les tâches et sous-tâches offre une vue d'ensemble de votre projet. Elle vous aide à faire les ajustements nécessaires pour améliorer la productivité et les résultats du projet.

Modification en cours

La possibilité d'ajuster manuellement le temps suivi est cruciale pour la maintenance d'enregistrements précis.

Modification en cours avec la fonctionnalité ClickUp

Modifiez facilement le temps suivi pour générer des données de temps précises avec ClickUp

Qu'il s'agisse de corriger un oubli ou de réaffecter des heures, la possibilité d'éditer garantit la précision de votre suivi du temps.

**A lire également Comment créer un budget temps pour faire plus de choses Terminé

Étape #3 : Utiliser les rapports de suivi du temps

ClickUp offre des fonctionnalités de rapports détaillés qui vous permettent d'afficher et d'analyser le temps passé sur les tâches.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-14-1400x788.gif Rapports de suivi du temps de ClickUp /$$img/

Générer des rapports de suivi du temps détaillés avec ClickUp pour comprendre exactement où vont votre temps et vos ressources et ajuster vos priorités de manière efficace

Comme nous l'avons vu, vous pouvez utiliser les différentes options disponibles dans le suivi du temps de ClickUp pour trier les entrées de temps, afficher le temps suivi cumulatif et même distinguer les heures facturables et non facturables. Vous pouvez ainsi évaluer la productivité de votre équipe et identifier les points à améliorer ou à automatiser.

Principales fonctionnalités de ClickUp pour le suivi du temps

Examinons en détail certaines des fonctionnalités clés de ClickUp.

Suivi du temps des tâches Suivi du temps du projet ClickUp vous permet de suivre efficacement le temps passé sur les différentes tâches.

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-15.gif ClickUp Task View : comment suivre le temps passé sur les tâches et les projets /$$img/

Utilisez ClickUp Task View pour créer des entrées de feuilles de temps et afficher rapidement tous les détails d'une tâche

Vous pouvez créer des entrées de temps directement à partir des affichages de tâches. Vous pouvez également spécifier le temps de travail, sélectionner un intervalle de dates et d'heures et libeller les entrées comme étant facturables ou non facturables.

En outre, vous pouvez également analyser la façon dont votre temps est dépensé grâce à l'outil Modèle d'analyse du temps ClickUp qui vous aide à identifier des modèles et à améliorer l'efficacité.

En outre, vous pouvez utiliser le modèle d'analyse du temps de ClickUp Modèle de boîte de temps ClickUp pour une gestion du temps plus structurée. Il vous aide à rester concentré sur la tâche à accomplir et vous donne plus de contrôle sur la façon dont votre temps et vos ressources sont alloués.

Estimation de durée et planification

Dans ClickUp, vous pouvez définir des estimations de durée pour les tâches, ce qui facilite la planification et l'affectation des ressources. Cette fonctionnalité vous permet d'évaluer la durée des tâches, mais aussi de gérer efficacement les délais.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-16-1400x788.gif Fonctionnalité d'estimation de durée de ClickUp /$$img/

Paramétrez des estimations de durée pour vos tâches et comparez-les avec l'entrée de la durée réelle dans ClickUp

Vous pouvez évaluer les performances de votre équipe en combinant les estimations avec le temps réellement suivi et en ajustant les flux de travail en conséquence. Pour une meilleure planification des projets, l'outil Modèle de répartition du temps ClickUp peut aider à distribuer efficacement le temps entre les différentes tâches.

Suivi du temps des sous-tâches

ClickUp vous permet d'enregistrer la durée consacrée aux tâches principales et à leurs sous-tâches. Vous disposez ainsi d'un aperçu complet de l'affectation du temps tout au long d'un projet, ce qui permet une budgétisation et une gestion de la charge de travail plus précises.

Intégration du suivi du temps

ClickUp assiste diverses intégrations avec d'autres outils de productivité, ce qui vous permet de synchroniser vos flux de travail en toute transparence.

Par exemple, si vous utilisez une application externe de suivi du temps comme Toggl, vous pouvez l'intégrer à ClickUp pour consolider vos efforts de gestion du temps. Cette fonctionnalité vous offre une plus grande flexibilité. Vous pouvez continuer à utiliser vos outils existants tout en bénéficiant des fonctionnalités de gestion de projet de ClickUp.

Nous utilisons l'intégration Toggl pour le suivi du temps. Nous utilisons également l'intégration Sharepoint pour le partage de fichiers. Les intégrations disponibles sont vastes et nous permettent de gérer toute la productivité à travers une seule interface.

Gemma Kuenzi, directrice artistique, Kredo Inc.

Conseils et astuces pour le suivi du temps avancé

Optimisez votre suivi du temps grâce à ces conseils.

Conseil 1 : Utiliser l'automatisation pour le suivi du temps

La mise en œuvre d'outils d'automatisation et d'outils de gestion du temps est un moyen efficace d'améliorer la productivité Outils d'IA pour la gestion du temps peuvent capturer avec précision le temps passé sur les tâches et éviter les erreurs humaines. Vous pouvez démarrer et arrêter automatiquement les chronomètres de suivi en fonction des changements de statut des tâches.

Par exemple, en utilisant les fonctionnalités d'automatisation de ClickUp, vous pouvez le configurer pour suivre le temps automatiquement lorsqu'une tâche est déplacée vers "En cours" et s'arrêter lorsqu'elle est déplacée vers "Achevé"

**A lire également 10 modèles de blocs de temps (hebdomadaires, quotidiens et mensuels)

Conseil 2 : Intégrer le suivi du temps à d'autres outils

Pour rationaliser votre flux de travail, envisagez d'intégrer votre logiciel de suivi du temps à d'autres outils que vous utilisez déjà. Par exemple, des outils comme ClickUp vous permettent d'établir une connexion avec des applications de calendrier, des logiciels de comptabilité et des systèmes de gestion de projet.

Grâce à cette intégration, vos données de suivi du temps circulent de manière transparente entre les plateformes, ce qui facilite l'analyse de la productivité et la gestion d'autres fonctions, telles que la facturation. Utiliser des Relevés de temps automatisés est un autre moyen efficace de le faire.

Conseil 3 : Paramétrer des estimations de durée réalistes

Utilisez les données de suivi du temps passé pour établir des estimations réalistes pour les tâches à venir, afin d'améliorer votre planification et de définir les paramètres adéquats. Vous pouvez également mettre en pratique le Technique Pomodoro pour gérer son temps.

Conseil 4 : Utiliser les données de suivi du temps pour analyser la productivité

Générer des données rapports de suivi du temps et analysez les données collectées pour identifier des modèles de productivité. Recherchez les tâches qui prennent systématiquement plus de temps que prévu et évaluez si elles nécessitent davantage de ressources ou si elles sont exécutées efficacement.

Cette analyse fondée sur les données peut fournir des indications permettant d'améliorer en permanence la productivité de votre équipe.

Conseil 5 : Hiérarchiser efficacement les tâches

Utilisez les données de suivi du temps pour vous concentrer sur les tâches à fort impact et pour ajuster les priorités de vos tâches si nécessaire. Cela vous aidera à concentrer vos ressources sur les activités qui ont le plus d'impact sur votre rentabilité. Cela vous aidera également à gérer efficacement votre temps et améliorer la productivité de votre équipe.

Conseil 6 : Contrôler et ajuster le temps passé

Le suivi du temps passé permet de s'assurer que vos projets respectent le calendrier prévu. Examinez régulièrement le temps consacré à toutes les tâches afin d'identifier les goulets d'étranglement et d'y remédier avant qu'ils ne fassent dérailler votre progression.

Surmonter les défis courants liés au suivi du temps

Même avec d'excellents outils, le suivi du temps peut présenter des difficultés. Obtenir l'adhésion de l'équipe et veiller à la précision des données sont des obstacles courants, mais leur résolution rend le suivi du temps beaucoup plus efficace.

1. Faire face à la résistance des utilisateurs au suivi du temps

Il peut être difficile de mettre tout le monde à l'aise avec le suivi du temps.

Certains membres de l'équipe peuvent avoir l'impression qu'il s'agit d'un travail supplémentaire ou craindre qu'il ne soit utilisé pour faire de la microgestion.

Pour y remédier, aidez-les à comprendre les avantages du suivi du temps pour tous : meilleure visibilité du projet, distribution plus équitable de la charge de travail et diminution du stress lié aux échéances. Faites-en un processus de collaboration et montrez-leur les avantages.

2. Garantir l'exactitude des entrées de temps

La cohérence est la clé d'un suivi du temps précis.

Mettez en place des paramètres de rappel pour enregistrer la durée enregistrée régulièrement afin que cela fasse partie de la routine. N'oubliez pas d'utiliser de bonnes applications de suivi du temps, comme ClickUp, qui facilitent la tâche.

3. Équilibrer le suivi détaillé avec l'efficacité du travail

Un suivi du temps détaillé est utile, mais il peut devenir écrasant s'il est exagéré.

Concentrez-vous sur le suivi détaillé des tâches essentielles tout en simplifiant les tâches courantes. Vous pouvez même utiliser des modèles gratuits de gestion du temps pour faciliter le travail. Ainsi, vous obtenez les informations dont vous avez besoin sans rendre le processus trop compliqué ou trop chronophage pour votre équipe.

Prêt à mieux gérer vos projets ?

Un suivi du temps efficace est la pierre angulaire d'une gestion de projet réussie. Des étapes simples, telles que la définition d'objectifs clairs, l'utilisation d'outils de gestion de projet dotés de fonctionnalités de suivi du temps et l'examen régulier de la progression, jettent les bases d'une meilleure gestion du temps.

Avec ClickUp, le suivi du temps est un jeu d'enfant. Il fournit une gestion pratique des tâches et s'intègre parfaitement à votre flux de travail. Sa polyvalence permet aux équipes de suivre la progression en cours en temps réel, de fixer des paramètres et d'allouer les ressources de manière efficace.

Lorsque vous mettez en œuvre ces stratégies, n'oubliez pas qu'un suivi du temps cohérent peut transformer la façon dont vous gérez les projets, en fournissant des informations qui favorisent l'amélioration.

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