Pas le temps de dire « bonjour, au revoir ». Je suis en retard, je suis en retard, je suis en retard !
Pas le temps de dire « bonjour, au revoir ». Je suis en retard, je suis en retard, je suis en retard !
Qui n'a jamais ressenti cela à un moment ou à un autre ?
Imaginons que vous fassiez partie d'une équipe marketing travaillant sur le lancement d'un produit dans un échéancier très court. Tout semble aller pour le mieux jusqu'à ce que vous manquiez une échéance. Un retard en entraîne un autre, et soudain, comme une série de dominos qui tombent, toute votre campagne est compromise.
Des outils efficaces de suivi du temps peuvent vous aider à organiser vos tâches et à vous assurer que vos projets de travail et vos tâches personnelles restent sur la bonne voie. Vous pouvez identifier les efforts les plus efficaces et les facteurs susceptibles de nuire à la progression des tâches.
Prêt à apprendre comment suivre efficacement le temps passé sur vos tâches et projets ? Passons directement au vif du sujet.
Pourquoi le suivi du temps est-il important ?
Le suivi du temps ne se limite pas à augmenter la productivité. Il met en évidence les tâches personnelles et professionnelles qui conduisent à la réussite et celles qui ne sont que des tâches fastidieuses pouvant être éliminées ou automatisées. Voici quelques-uns des avantages du suivi du temps :
Suivi de la productivité
Le suivi du temps consacré à chaque tâche de votre liste de tâches vous aide à voir exactement où vos ressources sont utilisées. Il met en évidence les inefficacités, ce qui vous permet de vous concentrer sur les activités ayant la plus grande priorité qui font progresser les choses.
Comprendre exactement combien de temps est consacré à chaque tâche aide également les membres de votre équipe à mieux gérer leur charge de travail. Lorsque les membres de l'équipe comprennent comment leur temps est réparti, ils peuvent gérer leurs tâches plus efficacement et réduire l'épuisement professionnel, ce qui améliore en fin de compte leur satisfaction au travail.
Un bon logiciel de suivi du temps peut vous aider à vous lancer.
Allocation des ressources
Un suivi précis du temps vous fournit les données dont vous avez besoin pour planifier vos futurs projets.
Imaginons que vous soyez chef de projet et que vous supervisiez une équipe de développement de produits. Grâce à un logiciel de suivi du temps, vous remarquez que la phase de test prend systématiquement plus de temps que prévu. Dans ce cas, vous saurez qu'il faudra allouer davantage de ressources la prochaine fois.
Une allocation efficace des ressources permet de maintenir les projets sur la bonne voie sans surcharger votre équipe.
Responsabilité
Le suivi du temps favorise la responsabilisation en montrant qui a travaillé sur quoi et pendant combien de temps. Cette transparence vous aide à reconnaître les membres les plus performants de votre équipe, à résoudre les problèmes éventuels et à vous assurer que chacun contribue équitablement à la gestion des tâches.
Par exemple, si un membre de l'équipe enregistre systématiquement des heures supplémentaires, cela peut indiquer qu'il est surchargé. En redistribuant ses tâches ou en ajustant les délais, vous pouvez garantir une distribution plus équitable de la charge de travail, favorisant ainsi un environnement de travail plus sain pour tous.
6 façons différentes de suivre le temps consacré à vos tâches
Le suivi du temps dans la gestion de projet peut être manuel, automatisé ou une combinaison des deux.
Le choix de la méthode de suivi du temps appropriée dépend du flux de travail de votre équipe, de la nature du projet et du niveau de précision requis. Chaque méthode présente des avantages et des inconvénients. Découvrons-les ensemble.
1. Suivi manuel du temps
Le suivi manuel du temps implique que les employés enregistrent le temps passé sur chaque tâche en remplissant des relevés de temps ou des tableurs.
Avantages :
- Simple et ne nécessitant aucun outil particulier.
- Personnalisable en fonction de vos besoins spécifiques
- Aucune dépendance à Internet ou à un logiciel
- Rentable
Inconvénients :
- Sujets aux erreurs humaines et aux oublis
- Fastidieux pour la maintenance, en particulier pour les grandes équipes
- Le temps passé sur des tâches mineures et répétitives peut ne pas être suivi avec précision.
- Difficulté à analyser et à générer des rapports
2. Applications de chronomètre
Ces applications disposent de chronomètres de démarrage et d'arrêt pour le travail sur les tâches. Elles vous permettent de classer les entrées de temps par projet, client ou étiquette. Par exemple, Toggl, Clockify, Harvest, etc.
Avantages :
- Suivi précis avec enregistrement en temps réel
- Génère automatiquement des rapports et des informations
- Peut s'intégrer à des outils de gestion de projet.
Inconvénients :
- Il faut faire preuve de discipline pour démarrer/arrêter les chronomètres.
- Peut être source de distraction si vous passez fréquemment d'une tâche à l'autre.
- Certaines fonctionnalités sont réservées aux forfaits payants.
3. Suivi automatisé du temps
Vous pouvez utiliser des outils logiciels dotés de fonctionnalités de chronomètres intégrés pour surveiller le travail et enregistrer automatiquement le temps consacré à diverses tâches. Cela facilite le suivi du temps et permet d'obtenir des rapports précis. Le suivi automatique du temps peut être utilisé pour identifier les activités qui font perdre du temps et les tâches répétitives.
Avantages :
- Suivi mains libres, réduction de l'effort manuel
- Fournit des informations détaillées sur la productivité.
- Aide à identifier les activités qui font perdre du temps
Inconvénients :
- Peut nécessiter un ajustement manuel pour plus de précision.
- Si cette mesure n'est pas mise en œuvre de manière transparente, certains employés pourraient également la percevoir comme intrusive.
- Peut mal classer les tâches si la configuration n'est pas correcte.
- Accompagné d'une courbe d'apprentissage abrupte.
3. Relevés de temps
Les employés ou les membres de l'équipe consignent leurs heures de travail quotidiennement ou hebdomadairement dans un document ou un outil partagé. Les relevés de temps sont souvent utilisés dans les environnements d'entreprise pour la paie et la facturation.
Avantages :
- Utile pour le suivi des heures facturables.
- Idéal pour la responsabilisation de toute l'équipe
- Peut être intégré aux systèmes RH et de paie.
Inconvénients :
- Repose sur les rapports, ce qui peut entraîner des inexactitudes.
- Peut sembler fastidieux et bureaucratique
- Ne convient pas au suivi en temps réel.
4. Suivi basé sur le Calendrier
Grâce à un calendrier, les équipes peuvent planifier leurs périodes de travail à l'avance ou enregistrer leur temps de travail a posteriori. Les évènements du calendrier peuvent également servir de journal des tâches terminées.
Avantages :
- Aide à planifier efficacement le travail
- Visualisez facilement comment votre temps est utilisé
- Convient particulièrement à ceux qui suivent des horaires structurés.
Inconvénients :
- Moins précis pour le suivi des interruptions et du multitâche
- Il faut faire preuve de discipline pour enregistrer le temps passé avec précision.
- Ne fournit pas de rapports ou d'analyses automatisés.
5. Suivi biométrique et matériel
Cette méthode de suivi du temps est utilisée pour le suivi des présences et des horaires de travail. Les employés pointent à leur arrivée et à leur départ à l'aide de dispositifs biométriques ou de cartes RFID.
Avantages :
- Suivi très précis des heures de travail
- Utile pour appliquer des politiques dans les environnements de bureau.
- Réduit la fraude au temps (par exemple, le poinçonnage par un collègue).
Inconvénients :
- Inutile pour le suivi de tâches spécifiques.
- Coûteux à mettre en place et à entretenir
- Problèmes de confidentialité liés aux données biométriques
6. Outils de gestion de projet avec suivi du temps
Grâce aux logiciels de gestion de projet, les utilisateurs enregistrent directement le temps passé sur chaque tâche. Les données relatives au temps sont liées à l'avancement du projet et peuvent être suivies et soumises à des rapports.
Avantages :
- Suivi centralisé dans les flux de travail des projets
- Fournit des informations spécifiques aux projets.
- Aide à la budgétisation et à la planification des ressources
Inconvénients :
- Cela peut être fastidieux si vous effectuez le suivi de chaque petite tâche.
- Nécessite souvent des forfaits premium pour bénéficier de rapports avancés.
- Peut ne pas convenir aux freelances individuels.
Comment suivre le temps passé sur les tâches et les projets à l'aide de ClickUp
Comme nous l'avons vu jusqu'à présent, il est essentiel de suivre le temps passé sur des tâches et des projets spécifiques pour comprendre comment optimiser vos flux de travail. L'utilisation d'un bon outil de suivi du temps est également cruciale pour y parvenir.
ClickUp est l'un des meilleurs outils pour cela, car il s'intègre facilement à tous vos flux de travail. Grâce à des fonctionnalités telles que l'attribution facile des tâches, la documentation et la collaboration, vous pouvez facilement suivre la progression de votre équipe sur toutes les tâches en un seul endroit.
Voici les étapes à suivre pour utiliser ClickUp afin de vous aider dans la gestion de votre temps.
Étape n° 1 : créer des projets et des tâches
Commencez par créer des tâches directement depuis votre tableau de bord ClickUp. Vous pouvez ensuite attribuer ces tâches aux équipes ou aux membres concernés.
Vous pouvez également configurer des flux de travail personnalisés et organiser vos tâches dans différentes vues (liste, Tableau, diagramme de Gantt, etc.). Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez même choisir un modèle de suivi du temps pour la gestion de projet.
Étape n° 2 : enregistrer les heures de travail pour les tâches
Une fois toutes les tâches créées et attribuées aux bonnes personnes, celles-ci peuvent commencer à suivre le temps qu'elles consacrent à une tâche. Grâce au suivi du temps de ClickUp, il leur suffit de cliquer sur un bouton juste avant de commencer à travailler sur leurs tâches, puis de cliquer à nouveau dessus lorsqu'elles ont terminé.
Le plus intéressant, c'est que tout le monde peut suivre son temps depuis n'importe quel appareil. L'outil de gestion du temps propose également diverses options pour aider les utilisateurs à effectuer la maintenance de leurs données plus efficacement. Voici quelques options incontournables.
Notes
L'ajout de notes aux entrées de temps fournit un compte rendu détaillé de vos réalisations pendant chaque période suivie.
L'ajout de détails sur les tâches favorise une meilleure communication entre les membres de l'équipe et aide à clarifier toute question relative à la répartition du temps lors des discussions sur l'échéancier.
Libellés
La création et l'application de libellés aux tâches facilitent l'organisation et le filtrage des entrées de temps. En classant les tâches par client, phase de projet ou membre de l'équipe, vous pouvez facilement accéder aux informations pertinentes lorsque vous en avez besoin.
Il simplifie l'analyse du temps passé dans différents domaines, vous permettant ainsi d'identifier les tendances et d'optimiser l'allocation des ressources.
Temps facturable
Il est essentiel de marquer le temps comme facturable afin de suivre ce qui peut être facturé aux clients. Vous pouvez ainsi vous assurer de facturer chaque heure de travail facturable que vous effectuez, tout en évitant de facturer les heures non facturables.
Cela simplifie votre processus de facturation, ce qui peut vous aider à redéfinir les priorités des tâches et, au final, à augmenter votre rentabilité.
Tri
Le tri des tâches en fonction du temps passé permet de mieux comprendre les performances de l'équipe et de mettre en évidence les domaines susceptibles d'être améliorés.
Identifier les tâches qui prennent plus de temps que prévu permet aux responsables de traiter les goulots d'étranglement de manière proactive, garantissant ainsi que les projets restent sur la bonne voie.
Rollup
Cette fonctionnalité vous permet d'évaluer l'utilisation globale des ressources et le statut des projets, ce qui facilite l'élaboration de stratégies pour l'allocation future des ressources et l'échéancier.
Le fait d'afficher le temps total passé sur les tâches et les sous-tâches vous offre une vue d'ensemble de votre projet. Cela vous aide à apporter les ajustements nécessaires pour améliorer la productivité et les résultats du projet.
Modifier l'heure
La possibilité d'ajuster manuellement le temps suivi est essentielle pour assurer la maintenance des enregistrements précis.
Qu'il s'agisse de corriger une omission ou de réaffecter des heures, la possibilité de réaliser des modifications en cours vous garantit un suivi précis du temps.
À lire également : Comment créer un budget temps pour être plus efficace
Étape n° 3 : Utilisez les rapports de suivi du temps
ClickUp offre des fonctionnalités de rapports détaillées qui vous permettent d'afficher et d'analyser le temps passé sur les tâches.
Comme nous l'avons vu, vous pouvez utiliser les différentes options disponibles dans l'outil de suivi du temps de ClickUp pour trier les entrées de temps, afficher le temps cumulé suivi et même distinguer les heures facturables des heures non facturables. Cela vous aide à évaluer la productivité de votre équipe et à identifier les domaines à améliorer ou à réaliser en matière d'automatisation.
Principales fonctionnalités de ClickUp pour le suivi du temps
Examinons en détail certaines des fonctionnalités clés de ClickUp.
Suivi du temps consacré aux tâches
ClickUp Project Suivi du temps vous permet de suivre efficacement le temps passé sur chaque tâche.
Vous pouvez créer des entrées de temps directement à partir des vues des tâches. Vous pouvez également préciser le temps de travail, sélectionner une date et un intervalle horaire, et libeller les entrées comme facturables ou non facturables.
De plus, vous pouvez également analyser la façon dont vous utilisez votre temps grâce au modèle d'analyse du temps ClickUp, qui vous aide à identifier des tendances et à améliorer votre efficacité.
De plus, vous pouvez utiliser le modèle ClickUp Time Box pour une gestion du temps plus structurée. Il vous aide à rester concentré sur la tâche à accomplir et vous donne plus de contrôle sur la façon dont votre temps et vos ressources sont alloués.
Estimations de durée et planification
Dans ClickUp, vous pouvez définir des estimations de durée pour les tâches, ce qui facilite la planification et l'allocation des ressources lors de la gestion des tâches. Cette fonctionnalité vous permet d'évaluer la durée des tâches, mais aussi de gérer efficacement les délais.
Vous pouvez évaluer les performances de votre équipe en combinant les estimations avec le temps réel suivi et en ajustant les flux de travail en conséquence. Pour une meilleure planification des projets, le modèle de distribution du temps ClickUp peut vous aider à répartir efficacement le temps entre les différentes tâches.
Suivi du temps consacré aux sous-tâches
ClickUp vous permet d'enregistrer le temps passé sur les tâches principales et leurs sous-tâches. Vous obtenez ainsi un aperçu complet de la répartition du temps tout au long d'un projet, ce qui vous permet de gérer plus précisément votre budget et votre charge de travail.
Intégrations pour le suivi du temps
ClickUp prend en charge diverses intégrations avec d'autres outils de productivité, vous permettant de synchroniser vos flux de travail de manière transparente.
Par exemple, si vous utilisez une application externe de suivi du temps telle que Toggl, vous pouvez l'intégrer à ClickUp afin de consolider vos efforts en matière de gestion du temps. Cette fonctionnalité vous offre davantage de flexibilité. Vous pouvez continuer à utiliser vos outils existants tout en bénéficiant des capacités de gestion de projet de ClickUp.
Nous utilisons l'intégration Toggl pour le suivi du temps. Nous utilisons également l'intégration Sharepoint pour le partage de fichiers. Les intégrations disponibles sont nombreuses et nous permettent de gérer toute la productivité à partir d'une seule interface.
Nous utilisons l'intégration Toggl pour le suivi du temps. Nous utilisons également l'intégration Sharepoint pour le partage de fichiers. Les intégrations disponibles sont nombreuses et nous permettent de gérer toute la productivité à partir d'une seule interface.
Conseils et astuces avancés pour le suivi du temps
Optimisez votre expérience de suivi du temps dans une application de gestion des tâches grâce à ces bonnes pratiques.
Conseil n° 1 : Choisissez la bonne méthode de suivi du temps
Choisissez une méthode adaptée à votre flux de travail (par exemple, suivi manuel, applications basées sur un chronomètre, outils automatisés). Par exemple, utilisez le suivi automatisé si vous oubliez souvent d'enregistrer votre temps.
Conseil n° 2 : utilisez l'automatisation pour le suivi du temps
La mise en œuvre d'outils automatisés et d'outils de gestion du temps basés sur l'IA permet de saisir avec précision le temps passé sur les tâches et d'éviter les erreurs humaines. Vous pouvez démarrer et arrêter automatiquement le suivi des chronomètres en fonction des changements de statut des tâches.
Par exemple, grâce aux fonctionnalités d'automatisation de ClickUp, vous pouvez le configurer pour qu'il suive automatiquement le temps passé lorsqu'une tâche passe à l'état « En cours » et s'arrête lorsqu'elle passe à l'état « Achevé ».
Conseil n° 3 : intégrez le suivi du temps à d'autres outils
Pour rationaliser votre flux de travail, pensez à intégrer votre logiciel de suivi du temps à d'autres outils que vous utilisez déjà. Par exemple, un outil de gestion de projet comme ClickUp vous permet de réaliser des connexions avec des applications de calendrier, des logiciels de comptabilité et des systèmes de gestion de projet.
Cette intégration garantit que le flux de vos données de suivi du temps circule de manière transparente entre les différentes plateformes, ce qui facilite l'analyse de la productivité et la gestion d'autres fonctions, telles que la facturation.
L'utilisation de relevés de temps automatisés est un autre moyen efficace à faire.
Conseil n° 4 : fixez des estimations de durée réalistes
Utilisez les données de suivi du temps passées pour établir des estimations réalistes pour les tâches récurrentes futures, améliorer votre planification et définir les bonnes attentes. Vous pouvez également mettre en pratique la technique Pomodoro pour gérer votre temps.
Conseil n° 5 : utilisez les données de suivi du temps pour analyser la productivité
Générez des rapports détaillés sur le suivi du temps et analysez les données collectées pour identifier les tendances en matière de productivité. Recherchez les tâches qui prennent systématiquement plus de temps que prévu et évaluez si elles nécessitent davantage de ressources ou si elles sont exécutées de manière efficace.
Cette analyse basée sur les données peut fournir des informations utiles pour améliorer en permanence la productivité de votre équipe.
Conseil n° 6 : Définissez des catégories de tâches claires
Divisez les projets en tâches ou catégories spécifiques (par exemple, réunions, recherche, exécution) afin de faciliter le suivi et la création de rapports sur le temps passé.
Utilisez des conventions de nommage cohérentes pour les tâches et regroupez les tâches similaires afin de rendre les rapports plus pertinents.
Conseil n° 7 : hiérarchisez efficacement les tâches
Utilisez les données de suivi du temps pour vous concentrer sur les tâches à fort impact et ajuster vos priorités en fonction des besoins. Cela vous aidera à concentrer vos ressources sur les activités qui ont le plus d'impact sur votre rentabilité.
Il vous aidera également à gérer efficacement votre temps et à améliorer la productivité de votre équipe.
Conseil n° 8 : surveillez et ajustez le temps passé
Le suivi du temps passé vous aide à respecter le calendrier de vos projets. Examinez régulièrement le temps passé sur toutes les tâches afin d'identifier et de résoudre les goulots d'étranglement avant qu'ils ne compromettent votre progression.
Conseil n° 9 : Évitez le multitâche pendant le suivi
Travaillez sur une seule tâche à la fois afin de garantir l'exactitude des enregistrements. Si vous passez à une autre tâche, arrêtez le chronomètre pour les tâches achevées et démarrez-en un nouveau.
Conseil n° 10 : utilisez le suivi du temps pour vous améliorer, pas pour surveiller
Si vous suivez le temps passé par une équipe, utilisez ces informations pour améliorer la productivité, et non pour exercer un contrôle minutieux. Encouragez un suivi honnête sans crainte d'être surveillé.
Ressources supplémentaires pour le suivi du temps consacré aux projets
Grâce au modèle d'analyse du temps de ClickUp, vous pouvez suivre la manière dont votre équipe utilise son temps afin de tirer le meilleur parti de vos ressources.
Utilisez 11 attributs personnalisés différents, tels que les heures d'inactivité, le coût total des travailleurs, le coût horaire des travailleurs, le service et le nombre de travailleurs, pour enregistrer des informations essentielles et visualiser facilement le temps passé sur les tâches.
Le modèle de suivi du temps des consultants de ClickUp vous aide à surveiller sans effort les heures facturables, à suivre l'avancement des tâches et bien plus encore, tout en vous permettant de collaborer avec vos clients en temps réel. Grâce à ce modèle, vous pouvez :
- Gérez les tâches et les jalons importants de vos clients en un seul endroit.
- Suivez et générez des rapports précis sur les heures facturables
- Visualisez la progression et restez organisé du début à la fin du projet.
Comment choisir le bon outil pour le suivi du temps consacré à un projet
Un suivi efficace du temps peut améliorer la productivité, l'allocation des ressources et la planification des projets. Cependant, vous devez vous assurer de sélectionner l'outil de suivi du temps adapté aux besoins de votre projet et de votre équipe.
Voici quelques éléments à prendre en compte lorsque vous comparez les différentes options :
- Les principales fonctionnalités dont vous avez besoin dans votre solution de suivi du temps. Par exemple, demandez-vous si vous avez besoin de rapports en ligne ou de fonctionnalités spécifiques pour la collaboration en équipe.
- Le coût du logiciel et sa compatibilité avec votre budget
- Intégrations avec d'autres applications
- Les avis des clients peuvent vous aider à déterminer si cet outil répond à vos besoins.
- Vous verrez à quel point il est facile à utiliser et à faire adopter par vos équipes.
Surmonter les défis courants liés au suivi du temps
Même avec d'excellents outils, le suivi du temps consacré aux tâches peut présenter des difficultés. Obtenir l'adhésion de l'équipe et s'assurer de l'exactitude des données sont des obstacles courants, mais les surmonter rend le suivi du temps beaucoup plus efficace.
1. Surmonter la réticence des utilisateurs au suivi du temps passé sur les projets
Il peut être difficile de mettre tout le monde à l'aise avec le suivi du temps au travail.
Certains membres de l'équipe peuvent avoir l'impression qu'il s'agit simplement d'un travail supplémentaire ou craindre que cela serve à les contrôler de manière excessive.
Pour y parvenir, aidez-les à comprendre que le suivi du temps profite à tout le monde, notamment en améliorant la visibilité des projets, en effectuant une distribution plus équitable de la charge de travail et en réduisant le stress lié aux délais. Faites-en un processus collaboratif et montrez-leur les aspects positifs.
2. Garantir l'exactitude des entrées de temps
La cohérence est essentielle pour suivre avec précision le temps consacré aux tâches au travail.
Configurez des rappels pour enregistrer régulièrement votre temps afin que cela fasse partie de votre routine. N'oubliez pas d'utiliser de bonnes applications de suivi du temps comme ClickUp, qui facilitent cette tâche.
3. Équilibrer le suivi détaillé du temps et l'efficacité au travail
Un suivi détaillé du temps est utile, mais il peut devenir fastidieux s'il est excessif.
Concentrez-vous sur le suivi détaillé des tâches critiques tout en simplifiant les tâches routinières. Vous pouvez même utiliser des modèles gratuits de gestion du temps pour faciliter votre travail. Vous obtiendrez ainsi les informations dont vous avez besoin sans que le processus ne devienne trop compliqué ou trop long pour votre équipe.
Prêt à mieux gérer vos projets ?
Un suivi efficace du temps est la pierre angulaire d'une gestion de projet réussie. Des étapes simples, telles que la définition d'objectifs clairs, l'utilisation d'outils de gestion de projet dotés de fonctionnalités de suivi du temps et l'examen régulier des progrès réalisés, jettent les bases d'une meilleure gestion du temps.
ClickUp facilite considérablement le suivi du temps consacré aux projets. Il offre une gestion pratique des tâches et s'intègre parfaitement à votre flux de travail. Sa polyvalence permet aux équipes de projet de surveiller en temps réel le temps consacré aux tâches, de fixer des délais et d'allouer efficacement les ressources.
Lorsque vous mettrez en œuvre ces stratégies, n'oubliez pas qu'un suivi régulier du temps peut transformer votre façon de gérer les projets, en vous fournissant des informations qui vous permettront de vous améliorer.
Faites le grand saut : commencez à utiliser ClickUp gratuitement dès aujourd'hui et améliorez vos pratiques de gestion de projet.