Mettre en forme votre feuille de calcul Google Sheets vous prend-elle plus de temps qu'elle ne le devrait ?

Bonne nouvelle : maîtriser Google Sheets n'est pas nécessairement compliqué. Nous avons préparé un guide pratique qui vous facilitera la vie.

Que vous soyez responsable de la gestion de projet, analyste ou simplement à la recherche d'un moyen de rationaliser l'organisation de vos données, considérez ce blog comme votre aide-mémoire pour gagner en efficacité avec les feuilles de calcul.

Nous aborderons les bases de Google Sheets, les formules clés pour améliorer votre productivité, et nous examinerons même certaines communautés utiles où vous pourrez obtenir des réponses à vos questions.

Prêt à vous lancer dans les feuilles de calcul ? C'est parti !

Google Sheets en bref

Même si vous connaissez sans doute déjà Google Sheets, voici un bref aperçu :

Principales fonctionnalités

Bref historique

Google Sheets a été lancé sous le nom de XL2Web, développé par 2Web Technologies avant son rachat par Google en 2006. Initialement lancé en version bêta sous le nom de Google Labs Spreadsheets, il est devenu largement accessible en 2010 après que Google ait amélioré ses fonctionnalités de collaboration en rachetant DocVerse.

En 2012, après avoir racheté Quickoffice, Google a rebaptisé l'outil « Google Sheets » et y a ajouté un accès mobile et une intégration avec d'autres services Google.

Tarifs

Les entreprises se tournent souvent vers des outils polyvalents tels que Google Sheets pour rationaliser leurs flux de travail et améliorer la collaboration au sein de leurs équipes. Découvrons quelques cas d'utilisation pratiques dans lesquels Google Sheets peut avoir un impact significatif sur la gestion efficace des données et des tâches.

Cas d'utilisation de Google Sheets

Que vous travailliez sur un projet d'équipe, gériez des finances ou administriez des stocks, Google Sheets peut simplifier votre flux de travail. Vous trouverez ci-dessous certaines des fonctionnalités les plus remarquables de cet outil.

Il est facile d'apprendre les bases de Google Sheets. Une fois que vous les maîtriserez, vous pourrez créer et organiser des feuilles de calcul pour de grandes bases de données comme un pro.

Comment démarrer avec Google Sheets

Il est facile de se lancer avec Google Sheets, même si vous n'avez jamais utilisé de tableur auparavant. Suivez ces étapes pour être rapidement opérationnel :

1. Créer une nouvelle feuille de calcul

Connectez-vous à votre compte Google et rendez-vous sur Google Drive. Dans votre tableau de bord, cliquez sur le bouton « Nouveau » dans le coin supérieur gauche. Un menu déroulant apparaîtra : sélectionnez « Google Sheets » dans la liste. Et voilà ! Vous disposez désormais d'une feuille de calcul vierge prête à l'emploi.

2. Navigation dans l'interface

Une fois votre nouvelle feuille ouverte, vous remarquerez une barre d'outils en haut, juste en dessous de la barre de menu, qui contient divers outils pour mettre en forme, insérer des formules, etc. La grille elle-même est composée de cellules individuelles, organisées en lignes (horizontales) et en colonnes (verticales). Chaque cellule peut stocker des données telles que des nombres, du texte ou des formules. Lorsque vous commencez à travailler, familiarisez-vous avec les termes courants suivants :

3. Mise en forme de base

Vous pouvez modifier les styles de police de caractère, ajouter des couleurs ou mettre les titres en gras. Pour mettre en forme des cellules, sélectionnez simplement celles que vous souhaitez modifier, puis utilisez les options de la barre d'outils. Vous pouvez également ajuster la taille des colonnes et des lignes en faisant glisser les bordures entre elles.

4. Enregistrer et partager votre feuille de calcul

Vous n'aurez plus jamais à vous soucier de perdre votre travail, car la feuille de calcul enregistre automatiquement vos données. Lorsque vous êtes prêt, cliquez simplement sur le bouton « Partager » dans le coin supérieur droit. À partir de là, vous pouvez autoriser certaines personnes à afficher ou modifier la feuille en saisissant leur adresse e-mail ou en partageant un lien.

Explorons maintenant quelques formules Google Sheets essentielles pour effectuer une analyse et une automatisation fluides des données.

Exemples de formules Google Sheets

Le cœur de Google Sheets réside dans sa gamme de formules qui permettent d'automatiser les calculs, de rationaliser les flux de travail et de simplifier la gestion des données. Toutes les formules dans Sheets commencent par un signe égal (=) suivi de la fonction logique ou de la condition spécifiée.

Vous trouverez ci-dessous 20 cas d'utilisation pratiques pour différentes formules.

1. Additionner des données (SUM)

La fonction SUM est l'une des formules les plus couramment utilisées. Elle sert à calculer des totaux tels que les chiffres de vente ou les dépenses. La formule correspondante est la suivante : =SUM(A1:A10)

Cette formule additionnera toutes les valeurs comprises entre A1 et A10 et vous donnera le total. Elle est simple mais extrêmement utile, en particulier pour les rapports financiers ou la gestion des stocks.

2. Calculer la moyenne (MOYENNE)

La fonction MOYENNE calcule la moyenne arithmétique, ce qui est utile pour analyser les tendances ou comparer les performances au fil du temps. Par exemple, si vous avez des notes d'examen dans les cellules B1 à B5, utilisez la formule : =MOYENNE(B1:B5)

Cette formule renvoie la moyenne arithmétique de tous les scores. Elle est très utile dans le domaine de l'éducation, de l'analyse de données et de la planification financière.

3. Compter les entrées (COUNT)

La fonction COUNT vous permet de compter le nombre de cellules contenant des valeurs numériques dans un intervalle donné. Elle est utile pour la validation des données et les contrôles qualité. Si vous devez compter le nombre d'entrées de ventes répertoriées dans une colonne, utilisez : =COUNT(C1:C10)

Cette formule permet de compter le nombre de cellules contenant des chiffres entre A1 et A10. Elle est particulièrement utile dans les grands ensembles de données où le comptage manuel prendrait trop de temps.

4. Compter les cellules non vides (COUNTA)

Si vos données contiennent à la fois du texte et des chiffres et que vous souhaitez compter le nombre total de cellules non vides, utilisez COUNTA. Par exemple, pour compter le nombre de cellules remplies dans une liste de noms d'employés, utilisez : =COUNTA(D1:D10)

C'est essentiel pour la gestion des stocks ou pour vérifier le nombre d'entrées que vous avez reçues dans un formulaire.

5. Comptage conditionnel (COUNTIF)

COUNTIF est une version plus avancée de COUNT, car elle vous permet de définir une condition pour le comptage. Par exemple, si vous souhaitez uniquement compter les ventes supérieures à 500 $, vous pouvez utiliser : =COUNTIF(E1:E10, « >500 »)

Cette formule est particulièrement utile pour le suivi des ventes ou l'analyse des commandes des clients. Vous pouvez définir différentes conditions en fonction de ce que vous devez analyser, par exemple en ne comptant que les tâches « achevées » dans une feuille de gestion de projet.

6. Somme conditionnelle (SUMIF)

Semblable à la fonction COUNTIF, la fonction SUMIF vous permet d'additionner des données en fonction d'une condition. Si vous souhaitez additionner toutes les ventes supérieures à 500 $, utilisez : =SUMIF(F1:F10, « >500 »)

Cette fonction est idéale pour les rapports financiers et la budgétisation. Par exemple, les chefs de projet peuvent l'utiliser pour suivre les dépenses ayant une haute priorité, en additionnant automatiquement uniquement les dépenses qui dépassent un certain seuil.

7. Trouver la valeur maximale (MAX)

La formule MAX vous aide à trouver la valeur la plus élevée dans un intervalle donné. Elle est très utile pour analyser les performances, par exemple pour identifier le chiffre d'affaires le plus élevé d'un mois donné. Utilisez la formule : =MAX(G1:G10)

Si vous comparez plusieurs points de données, tels que les performances d'une équipe ou les ventes dans différentes régions, la fonction MAX met rapidement en évidence les meilleurs éléments ou les produits les plus vendus.

8. Trouver la valeur minimale (MIN)

À l'inverse, la formule MIN trouve le plus petit nombre dans un intervalle. Par exemple, pour identifier la dépense la plus faible dans une liste budgétaire, vous pouvez utiliser : =MIN(H1:H10)

Cela est utile pour analyser les domaines où les coûts sont faibles ou identifier les secteurs sous-performants.

9. Joindre du texte (CONCATENATE)

CONCATENATE vous aide à combiner le texte de différentes cellules en une seule. Si vous devez joindre les noms et prénoms de deux colonnes en un seul, vous pouvez utiliser : =CONCATENATE(A14, « », B14)

C'est idéal pour organiser des données, par exemple pour fusionner des noms, des adresses ou d'autres champs de texte dans une seule cellule pour des rapports ou des bases de données.

10. Ajouter la date du jour (TODAY)

La formule TODAY insère automatiquement la date du jour dans une cellule et se met à jour quotidiennement. Par exemple, si vous devez tenir un journal des mises à jour quotidiennes, vous pouvez utiliser : =TODAY()

Il s'agit d'une formule simple, mais c'est l'une des fonctions de date les plus efficaces pour les rapports datés, le suivi des échéances ou l'organisation des flux de travail quotidiens.

11. Rechercher des valeurs (VLOOKUP)

VLOOKUP est l'une des fonctions les plus puissantes de Google Sheets. Elle vous permet de rechercher une valeur dans la première colonne d'un intervalle et de renvoyer une valeur correspondante provenant d'une autre colonne.

Ceci est utile pour gérer des bases de données Google Sheets ou de grands ensembles de données. Par exemple, pour rechercher le prix d'un produit dans une liste : =VLOOKUP(« Produit1 », D1:E10, 2, FALSE)

Vous pouvez utiliser la fonction RECHERCHEV pour effectuer des recherches parmi des milliers d'entrées en quelques secondes, ce qui est indispensable pour la gestion des stocks ou les bases de données clients.

12. Recherche horizontale (HLOOKUP)

Semblable à VLOOKUP, mais pour les données horizontales, HLOOKUP vous permet d'effectuer une recherche sur une ligne plutôt que sur une colonne. Cela est utile lorsque vos données sont organisées en lignes plutôt qu'en colonnes. Par exemple, pour trouver des données de vente dans un tableau horizontal, utilisez : =HLOOKUP(« Sales », A1:F2, 2, FALSE)

C'est très utile lorsque vous travaillez avec des tableaux comparatifs ou des indicateurs de performance répartis sur plusieurs champs.

13. Création de listes déroulantes (validation des données)

Grâce à la validation des données, vous pouvez créer des listes déroulantes dans les cellules, permettant aux utilisateurs de sélectionner parmi des options prédéfinies. Cela est particulièrement utile pour garantir la cohérence des données dans les formulaires ou les outils de suivi. Par exemple, créer une colonne « Statut » pour le suivi d'un projet :

Cette fonction est parfaite pour le suivi des tâches, les dossiers RH ou tout processus impliquant la saisie d’entrées standardisées.

14. Mise en forme conditionnelle

Le formatage conditionnel vous permet d'appliquer des couleurs ou des styles de formatage aux cellules en fonction de leur contenu. Par exemple, vous pouvez mettre en évidence les cellules dont les ventes sont supérieures à un certain nombre, ce qui facilite l'identification des tendances. À faire :

Le formatage conditionnel permet de visualiser efficacement les tendances des données, ce qui vous permet d'examiner les dépenses, les produits les plus performants, les projets achevés, etc.

15. Calcul des paiements de prêt (PMT)

La fonction PMT est idéale pour la planification financière, car elle permet de calculer les paiements mensuels d'un prêt. Que vous gériez des prêts commerciaux ou des prêts hypothécaires personnels, cette formule simplifie les calculs. Par exemple, pour calculer les paiements mensuels d'un prêt de 100 000 $ avec un taux d'intérêt annuel de 5 %, utilisez : =PMT(5 %/12, 360, 100000)

Cette formule est utile tant pour les entreprises que pour les particuliers, car elle vous permet de réaliser des prévisions pour vos dépenses et de gérer facilement vos budgets.

16. Diviser le texte (SPLIT)

La fonction SPLIT vous permet de diviser le texte d'une cellule en plusieurs cellules en fonction d'un délimiteur (comme un espace ou une virgule). Par exemple, pour diviser les noms complets en prénoms et noms de famille, utilisez : =SPLIT(A1, ” “)

Cela s'avère utile dans des situations telles que l'organisation d'une liste de diffusion, le nettoyage de données textuelles ou la séparation des descriptions de produits en catégories distinctes.

17. Arrondir les nombres (ROUND)

ROUND vous permet d'arrondir les nombres à un nombre spécifique de décimales. Cette fonction est utile lorsque vous travaillez avec des données financières ou des pourcentages. Par exemple, pour arrondir un nombre dans la cellule A1 à deux décimales, utilisez : =ROUND(A1, 2)

Cela permet de maintenir la cohérence, en particulier dans les rapports où des chiffres précis sont requis, mais où un nombre excessif de décimales n'est pas nécessaire.

18. Instruction IF (IF)

La formule IF est une fonction logique qui vous donne une valeur si une condition est vraie et une autre valeur si elle est fausse. Elle est pratique pour classer des données ou effectuer des actions en fonction de plusieurs critères. Par exemple, pour libeller les ventes comme « élevées » si elles sont supérieures à 500 $ et « faibles » dans le cas contraire, utilisez : =IF(A1>500, « Élevées », « Faibles »)

Cette fonction est couramment utilisée pour les rapports conditionnels et les tableaux de bord, en particulier dans le domaine de l'analyse financière.

19. Combiner IF avec AND/OR

Vous pouvez rendre vos instructions IF encore plus puissantes en les combinant avec AND ou OR pour vérifier plusieurs conditions. Par exemple, si vous souhaitez attribuer la mention « OK » aux ventes uniquement si elles sont supérieures à 500 $ mais inférieures à 1 000 $, utilisez : =IF(AND(A1>500, A1<1000), « OK », « Not OK »)

Cela est particulièrement utile dans le cadre d'analyses de données complexes et de rapports, où de multiples facteurs influencent la prise de décision.

20. Convertir un texte en minuscules (LOWER)

La formule LOWER convertit tout le texte d'une cellule en minuscules. Cela permet d'uniformiser les entrées de texte, en particulier lorsque vous traitez de grands ensembles de données. Par exemple, si vous avez des noms en majuscules et que vous souhaitez les convertir en minuscules, utilisez : =LOWER(A1)

Cette formule est utile pour nettoyer les données de texte, en particulier lorsque vous fusionnez des informations provenant de plusieurs sources. Notez que vous pouvez également fusionner deux feuilles Google Sheets entre elles.

Les 20 formules Google Sheets présentées ci-dessus sont un bon point de départ. Mais si vous souhaitez en savoir plus, les communautés d'utilisateurs sont un excellent moyen de poser des questions et d'apprendre auprès d'experts !

Communautés d'utilisateurs Google Sheets

Il existe de nombreuses communautés actives et des experts en feuilles de calcul prêts à vous aider et à partager leur expertise. Vous pouvez poser des questions, partager des astuces et découvrir des techniques avancées ici :

Bien que Google Sheets soit un outil puissant, il présente également certains défis. Poursuivez votre lecture pour les découvrir.

Défis et limites de Google Sheets

Malgré sa polyvalence, Google Sheets présente certaines limites. L'un des problèmes courants concerne les performances : Sheets peut ralentir ou ne plus répondre lorsqu'il traite des ensembles de données très volumineux (généralement plus de 5 millions de cellules).

De plus, bien que Google Sheets soit idéal pour la collaboration, il ne dispose pas des fonctionnalités avancées d'analyse de données disponibles dans d'autres tableurs tels que Microsoft Excel.

De plus, la fonctionnalité hors ligne de Google Sheets est limitée : bien qu'elle soit disponible, certaines fonctionnalités peuvent ne pas fonctionner sans connexion Internet active.

Ces défis font de Google Sheets un outil idéal pour les tâches de petite à moyenne envergure, mais moins adapté à l'analyse de données lourdes.

Alternatives à Google Sheets

Il existe plusieurs alternatives à Google Sheets, telles que MS Excel et OpenOffice. Cependant, lorsqu'il s'agit d'aller au-delà des capacités de Google Sheets, ClickUp est la solution idéale, en particulier pour les utilisateurs qui ont besoin de fonctionnalités de gestion de projet plus robustes.

Vue Tableur ClickUp

Si Google Sheets est idéal pour organiser vos données, ClickUp Tableur offre le format familier des feuilles de calcul, mais avec des fonctionnalités avancées.

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Vous pouvez personnaliser les colonnes, mettre en forme le texte et créer des dépendances entre les tâches, le tout dans un cadre plus puissant conçu pour la gestion de projet.

ClickUp Brain

ClickUp Brain vous permet d'optimiser la gestion de vos feuilles de calcul grâce à l'IA en effectuant l'automatisation des tâches, en améliorant la précision et en facilitant l'analyse avancée des données.

Avec ClickUp Brain, vous pouvez :

ClickUp Brain effectue sans effort la connexion des tâches, des documents, des personnes et des connaissances grâce à l'IA. Pour les managers, cela signifie moins de mises à jour manuelles et plus de temps consacré à la stratégie globale.

Si votre travail implique beaucoup de collaboration, d'automatisation ou de dépendances entre les tâches, essayez d'utiliser ClickUp pour vos besoins en matière de stockage et d'analyse de données.

Simplifiez la gestion de vos données avec ClickUp !

Google Sheets s'est révélé être un outil indispensable pour les professionnels de divers champs, de la gestion de projet à l'analyse de données. Ses fonctionnalités collaboratives, sa large gamme de formules et son accessibilité en font une solution incontournable pour beaucoup.

Cependant, à mesure que vos besoins évoluent, vous remarquerez peut-être certaines limites en termes de gestion de grands ensembles de données, de flux de travail complexes ou d'automatisation des tâches. C'est là que ClickUp entre en jeu.

Les fonctionnalités de gestion de projet de ClickUp, telles que vue Tableur et ClickUp Brain, peuvent vous aider à optimiser la gestion de vos données en automatisant les processus et en intégrant plusieurs vues de projet.

Si vous êtes prêt à rationaliser non seulement vos données, mais aussi l'ensemble de votre flux de travail, inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp!