À une époque où nous sommes constamment submergés d'informations, le principe d'une version condensée et « facile à consommer » de ces mêmes informations peut être révolutionnaire pour ses utilisateurs.
Alors, que faut-il faire pour combler efficacement les lacunes en matière d'information au sein d'une organisation ? L'apprentissage, la formation et l'information peuvent-ils être diffusés avec succès entre les équipes et les fonctions ?
Les guides de référence rapide sont très pratiques dans ce cas. Ils constituent des capsules d'informations faciles à assimiler qui peuvent être consultées à tout moment.
Dans ce guide, nous allons explorer les guides de référence, leur importance et comment vous pouvez facilement en créer un pour votre équipe. Commençons. 👷
Qu'est-ce qu'un guide de référence ?
Un guide de référence est un document qui offre aux utilisateurs finaux un ensemble condensé d'instructions ou d'informations sur votre produit.
Contrairement aux manuels d'utilisation, ce document a pour objectif de vous aider à trouver des informations et à résoudre vos requêtes le plus rapidement possible.
Concis et simple, il rend les informations essentielles accessibles à son lecteur.
Les guides de référence contiennent généralement des instructions étape par étape faciles à suivre pour permettre aux utilisateurs d'effectuer une tâche donnée. En raison de leur concision, ils jouent un rôle majeur dans l'accélération de l'adoption d'un produit ou d'un service.
Par exemple, un guide d'installation du produit fourni avec un gadget nouvellement acheté. Contrairement aux manuels détaillés, ces guides se concentrent sur le partage d'informations pertinentes, faciles à comprendre et à mettre en pratique.
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Quels sont les éléments d'un guide de référence ?
Les guides de référence rapide sont classés par objectif, mais ont tous pour objectif commun de rendre l'apprentissage (ou la formation) naturel et facile.
Que vous élaboriez un guide étape par étape ou un guide présentant un aperçu d'un produit ou d'un processus, voici quelques éléments essentiels qui rendront vos guides rapides, faciles à utiliser et efficaces. 👇
1. Titre
Tout en restant simple, veillez à ce que le titre de votre guide de référence indique clairement, en un coup d'œil, à qui il s'adresse et ce qu'il apporte. Cela aide les utilisateurs finaux à trouver plus rapidement les guides pertinents lorsqu'ils cherchent à résoudre une requête. Cela leur permet de naviguer en toute confiance dans votre produit ou service, ce qui augmente le niveau global de satisfaction des clients.
2. Contenu
Lorsque vous rédigez des guides de référence, veillez à toujours les épurer. Éliminez le jargon, les formulations complexes et les paragraphes trop denses. Ainsi, votre public pourra aller plus rapidement à l'essentiel. Plus vite les informations lui permettront de résoudre ses problèmes, plus vite il pourra recommencer à profiter de votre service.
3. Visuels
Le cerveau humain peut mémoriser et traiter des images à une vitesse impressionnante de 13 millisecondes. Il est donc tout naturel d'intégrer des éléments tels que des captures d'écran, des icônes et des images d'interface utilisateur dans votre guide afin de le rendre visuellement attrayant. De plus, les présentations de produits et les vidéos explicatives sont beaucoup plus attrayantes lorsqu'elles contiennent des éléments visuels.
4. Mettre en forme
Le format le plus approprié pour votre guide de référence rapide dépend de son objectif.
Par exemple, un document contenant des directives relatives à un processus unique peut nécessiter une structure simple. En revanche, la création d'un guide pratique nécessiterait plusieurs sections.
5. Concis
Un guide de référence efficace est presque toujours facile à parcourir et ne dépasse pas deux pages. Pratiquer la concision est un excellent exercice pour simplifier les informations relatives à votre produit ou processus. Cela le rend accessible même aux personnes qui ne sont pas familiarisées avec la technologie.
👀 Bonus : apprenez à rédiger des spécifications techniques de manière à ce qu'elles soient faciles à comprendre pour tout le monde.
Pourquoi un guide de référence est-il important ?
Un guide de référence doit être à la hauteur, c'est-à-dire être explicite tout en anticipant et en répondant aux requêtes que les utilisateurs finaux pourraient poser.
Tout dépend de la précision et de la facilité d'utilisation de votre guide de référence rapide.
Mais avant d'explorer comment les guides de référence rapide peuvent fidéliser les clients ou accroître leur satisfaction, voyons pourquoi ils sont importants.
Les guides de référence rapide sont polyvalents, car ils traitent des défis ou des scénarios de complexité variable. Dans les établissements d'enseignement, ils peuvent être utilisés par les enseignants pour définir et normaliser les programmes et les plans de cours.
Les organisations axées sur les services peuvent consulter des guides des bonnes pratiques afin de maintenir la cohérence dans la prestation de services et de protéger leur réputation. Parallèlement, les responsables de l'expérience client peuvent utiliser des documents de référence pour accélérer la formation des agents du service clientèle.
Guides de référence également :
- Familiarisez les utilisateurs avec les produits à leur propre rythme, en réduisant les frictions.
- Simplifiez la formation en documentant et en harmonisant les informations destinées aux employés et aux parties prenantes, ce qui permet de réduire les coûts de formation.
- Aidez les utilisateurs à trouver plus rapidement des solutions en leur fournissant des réponses pratiques.
- Améliorez l'intégrité de votre marque en définissant et en garantissant le respect des paramètres de service.
Comment créer un guide de référence rapide
Les guides de référence sont essentiels pour fournir des instructions et présenter les principes fondamentaux, tels que la culture, les processus ou les cadres de conformité. La conception d'un guide de référence est tout aussi importante. Il doit avoir la bonne structure et être accessible au public auquel il est destiné.
ClickUp simplifie ce processus en fournissant une plateforme tout-en-un pour organiser, concevoir et fournir facilement vos guides de référence rapide.
Suivez ces étapes pour créer le guide de référence idéal pour votre public.
Étape 1 : identifiez votre public
Un guide de référence efficace et riche en ressources vise à répondre aux préoccupations de votre public et à répondre à toutes ses requêtes, avant même qu'elles ne soient posées.
Cela détermine les informations que vous partagez et le niveau auquel vous les partagez. La profondeur des informations incluses dans un guide destiné aux équipes commerciales ou de prospection sera différente de celle d'un guide présentant un aperçu des produits.
Pour identifier votre public, vous devez d'abord reconnaître les parties prenantes du guide. Si vous n'avez pas encore d'idée précise, il peut être utile de réaliser un sondage pour étudier les personnes qui seraient les plus concernées par votre guide. Pour ce faire, vous pouvez analyser les données existantes, interroger vos pairs dans votre secteur d'activité ou sur votre lieu de travail, et effectuer des recherches.
Lorsque vous cherchez à identifier votre public, pensez à utiliser ClickUp Brain, un assistant IA intégré à la plateforme ClickUp. Cet outil analyse des données clés telles que les tendances du marché, les avis clients et l'activité des concurrents.
Grâce aux profils d'audience, ClickUp Brain identifie les besoins et les défis spécifiques des différentes parties prenantes, vous permettant ainsi d'adapter efficacement votre contenu.
Étape 2 : Définissez l'objectif et les grandes lignes
En gardant à l'esprit le public final, il est temps de créer votre guide de référence.
Voici quelques questions auxquelles vous devrez peut-être répondre avant de faire :
- Quelles informations sont prioritaires ?
- Combien de contexte faut-il fournir avant d'entrer dans le vif du sujet ?
- Existe-t-il certaines bonnes pratiques à prendre en compte lors de l'élaboration d'un plan ?
Il est recommandé de créer un cadre qui réponde d'abord aux principales requêtes de votre public. Au lieu de couvrir un large éventail d'informations, pensez à vous concentrer sur un seul sujet, thème ou requête.
Pour élaborer la structure de votre guide, ClickUp Brain vous aide en vous proposant des suggestions basées sur l'IA concernant l'objectif et le plan. Il fournit des recommandations sur les sujets importants et sur la meilleure façon d'organiser le contenu pour plus de clarté et de précision.
Étape 3 : Mettez le contenu en forme pour en faciliter la lecture
Votre contenu doit correspondre au niveau de votre public. Cela signifie que, sauf si vous vous adressez à un public ayant des connaissances techniques, vous devez éviter d'utiliser le jargon du secteur dans votre guide de référence.
Mais il ne s'agit pas seulement de la langue : votre guide de référence doit être facile à parcourir et, surtout, utile en soi.
Si votre guide est incohérent sans l'étude d'autres ressources, il n'a aucune valeur.
Voici ce que vous pouvez faire pour vous assurer que le contenu de votre guide est utile et compréhensible :
- Éliminez toute ambiguïté : n'introduisez pas de thème ou de processus s'il n'est pas pertinent par rapport à votre contenu existant.
- Simplifiez : utilisez un langage simple et universel. Lorsque vous détaillez des processus, décrivez-les plutôt que de vous appuyer sur un jargon technique.
- Mettre en forme pour plus de clarté : les paragraphes longs et denses peuvent être décourageants. Dans la mesure du possible, divisez les phrases en paragraphes plus courts et présentez les concepts sous forme de liste à puces. Choisissez des polices de caractère lisibles et faciles à lire.
- Restez à jour : la vérification des informations est une partie essentielle de ce processus, en particulier si vous créez des guides de référence autour de processus susceptibles de changer.
La création de guides de référence n'est pas toujours rapide, surtout s'ils contiennent des détails sur des processus ou des produits qui nécessitent l'adhésion de différentes parties prenantes.
Dans ce type de scénario, il est indispensable de choisir une plateforme qui vous offre la liberté de personnaliser et de collaborer tout en assurant la sécurité de l'accès aux documents. ClickUp Docs peut vous aider dans cette tâche.
ClickUp Documents
Pourquoi est-ce le choix idéal ? Eh bien, avec Docs, vous pouvez :
- Mettez en forme le document selon vos préférences, des options de style et des pages imbriquées à l'intégration de signets et de tableaux.
- Recherchez, triez et filtrez dans le ClickUp Hub Documents pour trouver tous les documents dont vous avez besoin, sans avoir à passer des heures à faire défiler des pages.
- Vous pouvez effectuer des modifications en cours du document en temps réel avec votre équipe, convertir du texte en tâches, et bien plus encore.
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Étape 4 : Rendez votre guide attrayant
Une fois la structure et le contenu en place, il ne manque plus qu'une touche d'originalité à votre guide. Pourquoi ?
Les gens ont tendance à réagir rapidement aux stimuli visuels et à les mémoriser. Ainsi, un guide/protocole étape par étape pour traiter les appels difficiles du service client ou utiliser un outil de gestion des tâches ou de CRM devient plus efficace avec les bons « stimuli ».
Des éléments tels que des vidéos, des GIF et des présentations de produits rendent l'apprentissage des processus ou des informations les plus fastidieux plus attrayant.
ClickUp Clips vous permet de capturer, d'enregistrer et de partager des enregistrements d'écran instantanés avec la possibilité d'intégrer des voix off.
Il s'intègre parfaitement à l'interface ClickUp, permettant un enregistrement d'écran rapide et pratique lorsque vous avez besoin de démontrer des processus ou des fonctionnalités. Vous pouvez partager votre contenu sans effort, en choisissant entre le partage public ou privé et les options de téléchargement.
Si vous souhaitez créer une vidéo de formation pour compléter votre guide de référence, l'intégration de Clips peut considérablement enrichir l'expérience d'apprentissage.
De plus, ClickUp Brain vous permet de transcrire des clips à la volée, améliorant ainsi l'accessibilité de vos guides de référence. Tous les enregistrements sont sauvegardés et facilement accessibles via le ClickUp Hub Clips, garantissant ainsi à votre public de trouver les informations dont il a besoin.
Pour commencer à créer votre guide de référence, parcourez le référentiel de modèles de ClickUp, comme celui-ci. 👇
Modèle de fiche produit ClickUp
Le modèle de fiche produit ClickUp est la réponse à tous les problèmes des chefs de produit. Lorsque la réussite d'un produit repose sur des équipes interfonctionnelles à différentes étapes du développement, il est essentiel de parvenir à un consensus.
Ce modèle permet aux chefs de produit d'aligner toutes les équipes en comparant les objectifs, les critères de réussite, les plans de lancement et les spécifications fonctionnelles dans un document accessible. Qu'un produit soit créé à partir de zéro ou réinventé, les chefs de produit disposent d'une plateforme unique pour présenter, suivre et gérer efficacement les projets de manière cohérente.
ClickUp offre de nombreuses fonctionnalités en un seul endroit, telles que la gestion de projet, des options de brainstorming, la gestion des tâches, la planification de projet, la gestion de la documentation, etc. Il a vraiment simplifié notre vie, car il est facile à utiliser, son interface utilisateur est bien conçue et la collaboration au sein de l'équipe et avec d'autres équipes est plus facile. Nous avons pu mieux gérer le travail, suivre et produire des rapports facilement sur les tâches, et grâce aux réunions quotidiennes sur l'avancement des travaux, la planification future a été facile.
ClickUp offre de nombreuses fonctionnalités en un seul endroit, telles que la gestion de projet, des options de brainstorming, la gestion des tâches, la planification de projet, la gestion de la documentation, etc. Il a vraiment simplifié notre vie, car il est facile à utiliser, son interface utilisateur est bien conçue et la collaboration au sein de l'équipe et avec d'autres équipes est plus facile. Nous avons pu mieux gérer le travail, suivre et rendre compte facilement des tâches, et grâce aux réunions quotidiennes sur la progression du travail, la planification future a été facile.
Bonnes pratiques pour créer un guide de référence rapide
Les guides de référence rapide doivent être exactement cela : rapides. Selon le guide que vous créez, cela peut signifier décomposer des processus complexes ou éviter le jargon technique.
Voici quelques bonnes pratiques éprouvées et vérifiées à adopter lors de la création de votre premier (ou prochain) guide de référence rapide. 🗒️
1. Comprenez votre public et ses besoins
Les meilleurs guides de référence deviennent le point de référence ultime lorsque votre public souhaite comprendre et explorer votre produit. Pour cela, il vous suffit d'anticiper toutes les requêtes qu'il pourrait poser.
Consulter les forums en ligne, les sondages ou même demander conseil aux équipes qui interagissent régulièrement avec vos consommateurs peut vous fournir une mine d'informations, notamment sur les obstacles auxquels ils sont confrontés lorsqu'ils utilisent votre produit ou service.
Cela vous aidera à créer une checklist et à générer le plan de votre guide de référence rapide.
2. Mettez en forme votre guide de manière à en améliorer la lisibilité et l'accessibilité
Un facteur important à prendre en compte lors de la conception de votre guide de référence est de le rendre convivial pour l'utilisateur. Après tout, il est destiné à réduire de manière exponentielle le temps d'adoption du produit par les utilisateurs.
Cela peut signifier abandonner votre présentation de produit soigneusement préparée et vous en tenir à l'essentiel, comme les noms des fonctionnalités. Répondez d'abord aux questions de vos utilisateurs et communiquez dans un langage qu'ils comprennent.
Abandonnez le jargon et adoptez de meilleures pratiques de mise en forme en utilisant des phrases courtes et concises et des puces lorsque cela est nécessaire. Ajoutez des images pour susciter davantage l'intérêt du lecteur. L'accessibilité de l'information est essentielle.
3. N'incluez que les informations pertinentes
Lorsque la portée et la complexité d'un produit sont vastes, il est facile de perdre de vue ce qui est pertinent.
Lorsque vous créez des guides de référence sur les produits, concentrez-vous sur un aspect à la fois afin de vous assurer que votre public dispose de toutes les informations nécessaires pour utiliser le produit de manière autonome. Cela signifie qu'il faut éviter d'inclure dans le guide des informations sur d'autres fonctions ou des fonctions connexes.
4. Modifiez votre contenu de manière cohérente
Les guides de référence doivent rester aussi dynamiques que vos produits ou processus. Cependant, ce n'est pas la seule raison pour laquelle vous devez les vérifier et les modifier de temps à autre.
Une bonne pratique à adopter avec ces guides consiste à vérifier leur utilité pour votre public. Les guides de référence doivent évoluer chaque fois que nécessaire afin de refléter les changements apportés aux produits, les préoccupations et les attentes des utilisateurs, ainsi que les informations relatives à leur facilité d'utilisation.
Quels sont les différents types de guides de référence rapide ?
Il est évident que comprendre les besoins de votre public est essentiel pour créer un guide adapté à ses attentes. Une vue d'ensemble de votre sujet ne peut pas répondre à des requêtes plus spécifiques à ce sujet.
Voici une petite introduction au monde des guides de référence rapide afin que vous puissiez faire un choix éclairé. ✅
Guides de démarrage rapide
Ces guides sont simples et faciles à utiliser, et sont conçus pour aider vos utilisateurs à se lancer rapidement. Des instructions claires et des illustrations faciles à comprendre peuvent rendre le guide « d'introduction » parfait.
📌 Exemple : guides d'installation couvrant l'installation et la désinstallation de logiciels.
Aperçu des produits
C'est l'outil idéal pour aider les nouveaux utilisateurs à découvrir les fonctionnalités d'un produit. Tout en mettant en avant ses principales fonctionnalités, ce guide offre une plateforme parfaite pour mettre en avant la valeur ajoutée qu'il apporte.
Les guides d'aperçu des produits sont le choix idéal dans les cas où un client découvre un produit ou lorsque l'équipe commerciale du produit prépare une présentation à des prospects.
📌 Exemple : un catalogue présentant les offres d'un produit EdTech, tel qu'un kit de codage.
👀 Bonus : découvrez des modèles de documentation technique pour simplifier votre processus de rédaction grâce à un format structuré qui vous aide à saisir les informations essentielles.
Guides des tâches
Les guides de tâches ou tutoriels constituent un moyen immersif d'explorer certaines fonctionnalités spécifiques d'un produit. Ils fournissent des instructions concises et claires pour accomplir des tâches spécifiques en démontrant des flux de travail spécifiques.
📌 Exemple : guides de bricolage partagés par des magasins en ligne tels que les détaillants de meubles.
Guides de mise à jour des produits
Sur le plan fonctionnel, ces guides documentent les mises à jour et leur signification pour les utilisateurs finaux. D'autre part, vous pouvez les optimiser pour mettre en avant l'engagement de votre organisation à améliorer l'expérience client avec le produit.
📌 Exemple : instructions pour naviguer dans les mises à jour fonctionnelles apportées à un logiciel ou à une plateforme.
Guides pratiques ou guides étape par étape
Ces guides accompagnent vos utilisateurs tout au long du processus. Grâce à des instructions séquentielles, les guides pratiques simplifient les tâches en fournissant des informations détaillées pour chaque étape.
Des supports visuels tels que des captures d'écran sont utilisés pour représenter des flux de travail complets de manière compréhensible.
📌 Exemple : processus complexes tels que le redémarrage d'un serveur ou la réponse à une erreur réseau.
Guides d'intégration
Tout comme les processus, les personnes s'appuient sur une structure et un cadre pour naviguer dans le monde qui les entoure. Les guides d'intégration sont un excellent outil pour initier les nouveaux membres de l'équipe aux systèmes, à la culture et aux pratiques d'une organisation.
📌 Exemple : processus d'intégration des employés dans les entreprises.
📖 À lire également : Comment créer des modèles de documents efficaces
Exemples de guides de référence rapide
Il est essentiel de réaliser la sélection du bon modèle lors de la création d'un guide de référence. Une fois que vous avez finalisé votre format, le processus d'élaboration du guide devient beaucoup plus simple.
ClickUp propose une variété de modèles que vous pouvez utiliser comme exemples pour créer vos guides de référence rapide.
Par exemple, le modèle ClickUp Quick Start: Gestion de projet Template offre aux organisations un modèle de guide de référence pour gérer les feuilles de route des produits. Le modèle ClickUp Brand Guidelines Template fournit quant à lui aux équipes marketing une ressource prête à l'emploi pour compiler des guides de marque complets.
Faciles à naviguer et à personnaliser, voici d'autres exemples de modèles que vous pouvez explorer :
Modèle de directives de rédaction ClickUp
Une voix et un ton forts sont essentiels pour toute marque. Le modèle de directives rédactionnelles ClickUp permet aux marques de conserver une identité cohérente et précise sur tous les points de contact de communication. Cela inclut les articles de blog, les articles, les mises à jour sur les réseaux sociaux et la documentation technique.
En veillant à ce que chaque élément de contenu reflète les valeurs et le message de la marque, vous créez une expérience cohérente pour votre public. L'utilisation de statuts et de champs personnalisés dans le modèle vous permet de gérer et de suivre efficacement les projets de rédaction à chaque étape. Grâce à l'intégration de l'IA, de l'automatisation et bien plus encore, la collaboration sur les projets devient un jeu d'enfant.
Modèle de documentation produit ClickUp
Le modèle de documentation produit ClickUp garantit la rationalisation de chaque projet de développement produit. Ce modèle offre une plateforme centralisée pour définir les plans de projet, fixer les budgets et suivre la feuille de route, afin de garantir la réussite des spécifications produit.
Les équipes concernées peuvent l'utiliser pour suivre la progression, accéder aux documents pertinents et respecter les échéanciers et les budgets. En plus d'offrir une plateforme pour la documentation des projets, ce modèle permet aux équipes produit d'éliminer les risques de mauvaise communication, d'inexactitude des informations ou des données, et de goulots d'étranglement dans les projets, qu'ils soient visibles ou imprévisibles.
Créez des guides de référence rapide qui cliquent avec ClickUp
Les guides de référence rapide sont la clé pour simplifier la courbe d'apprentissage tout en réduisant les coûts.
Contrairement aux manuels volumineux, ils sont conçus pour être facilement mis à jour, ce qui garantit à votre équipe un accès permanent aux informations les plus récentes sans avoir à réviser des documents volumineux ou à organiser des ateliers fastidieux.
Les outils tels que ClickUp offrent de nombreux avantages, notamment une création de contenu rationalisée. De plus, ses modèles constituent une base solide pour vos guides, vous permettant ainsi de gagner du temps et de garantir la cohérence.
Commencez dès aujourd'hui avec ClickUp!