À une époque où nous sommes constamment surchargés d'informations, l'idée d'une version "snackable" de ces mêmes informations peut être révolutionnaire pour ses utilisateurs.
À ce moment-là, que fait-on pour combler efficacement les lacunes en matière d'information au sein d'une organisation ? L'apprentissage, la formation et l'information peuvent-ils être diffusés avec succès entre les équipes et les fonctions ?
Les guides de référence rapide sont très utiles à cet égard. Ils constituent des capsules d'information faciles à digérer qui peuvent être consommées en déplacement.
Dans ce guide, nous allons explorer les guides de référence, leur importance et la manière dont vous pouvez facilement en créer un pour votre équipe. Commençons . 👷
**Qu'est-ce qu'un guide de référence ?
Un guide de référence est un document qui offre aux utilisateurs finaux un ensemble condensé d'instructions ou d'informations sur votre produit.
L'objectif de ce document, contrairement aux manuels d'utilisation, est d'aider à trouver des informations et à résoudre des requêtes le plus rapidement possible.
Le but de ce document, contrairement aux manuels d'utilisation, est d'aider à trouver l'information et à résoudre les problèmes le plus rapidement possible.
Les guides de référence contiennent généralement des instructions faciles à suivre, étape par étape, permettant aux utilisateurs d'effectuer une certaine tâche. En raison de leur brièveté, ils jouent un rôle majeur dans l'accélération de l'adoption d'un produit ou d'un service.
**Contrairement aux manuels détaillés, ces guides se concentrent sur le partage d'informations précises, faciles à utiliser et à mettre en œuvre.
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Quels sont les éléments d'un guide de référence?
Les guides de référence rapide sont divisés en fonction de leur objectif, mais unis par un objectif commun : faire en sorte que l'apprentissage (ou la formation) semble organique et facile.
Qu'il s'agisse d'un guide étape par étape ou d'un guide d'aperçu d'un produit ou d'un processus, voici quelques éléments essentiels qui rendent les guides rapides, consommables et efficaces. 👇
1. Titre
Tout en restant simple, veillez à ce que le titre de votre guide de référence réponde -_qui le guide est destiné et qui il résout - d'un seul coup d'œil. Cela aide les utilisateurs finaux à découvrir plus rapidement les guides pertinents lorsqu'ils tentent de résoudre une requête. Les utilisateurs finaux découvrent ainsi plus rapidement les guides pertinents lorsqu'ils tentent de résoudre une question. Ils sont ainsi en mesure de naviguer en toute confiance dans votre produit ou service, ce qui augmente le quotient de satisfaction du client.
2. Contenu
Lors de la rédaction de guides de référence, il faut toujours désencombrer. **De cette façon, votre public peut entrer plus rapidement dans le vif du sujet. Plus vite l'information résoudra leurs problèmes, plus vite ils pourront profiter de vos services.
3. Visuels
Le cerveau humain peut retenir et traiter des images à une vitesse de vitesse impressionnante de 13 millisecondes . Ainsi, incorporer des éléments tels que des captures d'écran, des icônes et des images d'interface utilisateur dans votre guide pour le rendre visuellement attrayant devient une évidence. En outre, les présentations de produits et les vidéos d'instruction sont beaucoup plus attrayantes avec des éléments visuels.
4. Mettre en forme
L'objectif de votre guide de référence rapide dicte la forme la plus appropriée.
Par exemple, un document contenant des lignes directrices relatives à un processus unique peut nécessiter une structure simple. En revanche, la création d'un guide pratique nécessitera l'ajout de plusieurs sections.
5. Brièveté
Un guide de référence efficace est presque toujours lisible et ne compte pas plus de deux pages. La brièveté est un excellent moyen de simplifier les informations relatives à un produit ou à un processus. Elle les rend accessibles même aux non-initiés à la technique.
👀 Bonus: Apprenez à rédiger des spécifications techniques de manière à ce qu'elles soient facilement compréhensibles par tous.
Pourquoi un guide de référence est-il important?
Un guide de référence doit avoir du poids, c'est-à-dire être explicite tout en anticipant les requêtes des utilisateurs finaux et en y répondant.
Tout dépend de la précision et de la facilité d'utilisation de votre guide de référence rapide.
Mais avant de voir comment les guides de référence rapide peuvent fidéliser les clients ou les ravir, voyons pourquoi ils sont importants.
**Dans les établissements d'enseignement, ils peuvent être utilisés par les enseignants pour définir et normaliser les programmes d'études et les forfaits de cours.
Les organismes de services peuvent consulter des guides de bonnes pratiques pour maintenir la cohérence de la prestation de services et protéger leur réputation. Parallèlement, les responsables de l'expérience client peuvent utiliser des documents de référence pour accélérer la formation des agents du service client.
Les guides de référence permettent également :
- Familiarisent les utilisateurs avec les produits à leur rythme, réduisant ainsi les frictions
- Simplifient la formation en documentant et en alignant les employés et les parties prenantes, ce qui permet de réduire les coûts de formation
- Aider les utilisateurs à trouver des solutions plus rapidement en leur fournissant des réponses pratiques
- Améliorer l'intégrité de la marque en définissant des paramètres de service et en veillant à ce qu'ils soient respectés
Comment créer un guide de référence rapide
Les guides de référence sont essentiels pour fournir des instructions et décrire les éléments clés, tels que la culture, les processus ou les cadres de conformité. La manière dont un guide de référence est conçu est tout aussi cruciale. Il doit avoir la bonne structure et être accessible au public visé. ClickUp simplifie ce processus en fournissant une plateforme tout-en-un pour organiser, concevoir et diffuser vos guides de référence rapide en toute simplicité.
Suivez ces étapes pour créer le guide de référence parfait pour votre public.
Étape 1 : Identifier votre public
Un bon guide de référence, riche en ressources, vise à résoudre les problèmes de votre public et à répondre à toutes ses requêtes, avant même qu'elles ne soient posées.
Cela dicte les informations que vous partagez et le niveau auquel vous les partagez. Les informations contenues dans un guide destiné aux équipes commerciales ou de prospection ne sont pas les mêmes que celles contenues dans un guide d'aperçu des produits.
L'identification de votre public commence par l'identification des parties prenantes du guide. Si vous n'avez pas encore d'idée précise, il peut être utile d'étudier les personnes sur lesquelles votre guide aura le plus d'impact. Pour ce faire, vous pouvez sonder les données existantes, interroger vos pairs dans votre secteur d'activité ou sur votre lieu de travail et entreprendre des recherches.
Dans le cadre de votre travail d'identification de votre public, pensez à utiliser les outils suivants ClickUp Brain , un assistant IA intégré à la plateforme ClickUp. Cet outil analyse des données clés telles que les tendances du marché, les avis des clients et l'activité des concurrents.
Utilisez ClickUp Brain pour analyser les données et découvrir les besoins de votre public de manière efficace
Grâce aux personas d'audience, ClickUp Brain identifie les besoins spécifiques et les défis des différentes parties prenantes, ce qui vous permet d'adapter votre contenu de manière efficace.
Etape 2 : Définir l'objectif et les grandes lignes
Avec le public final en tête, il est temps d'élaborer votre guide de référence.
Avant de le faire, vous devrez peut-être répondre à certaines questions :
- Quelles sont les informations prioritaires ?
- Quel est le degré de paramétrage nécessaire avant d'entrer dans le vif du sujet ?
- Existe-t-il des bonnes pratiques à prendre en compte lors de l'élaboration d'un plan ?
Il est bon de créer un cadre qui réponde d'abord aux requêtes les plus importantes de votre public. Au lieu de couvrir un large éventail d'informations, pensez à vous concentrer sur un thème, un sujet ou une requête
Lorsqu'il s'agit de construire la structure de votre guide, ClickUp Brain vous aide en proposant des suggestions pilotées par l'IA pour l'objectif et le plan. Il fournit des recommandations sur les sujets importants et sur la meilleure façon d'organiser le contenu pour plus de clarté et de concentration.
Reprompt ClickUp Brain pour s'adapter à vos besoins et préférences pour la génération de contenu précis
Etape 3 : Mettre en forme le contenu pour le rendre plus lisible
Votre contenu doit rencontrer votre public là où il se trouve. Cela signifie qu'à moins que vous ne vous adressiez à un public ayant un bagage technique, évitez le jargon du secteur dans votre guide de référence.
Mais il ne s'agit pas seulement de la langue - votre guide de référence doit être facile à parcourir et, surtout, avoir une valeur intrinsèque.
Si votre guide est incohérent sans l'étude d'autres ressources, il n'a aucune valeur.
Voici ce que vous pouvez faire pour vous assurer que le contenu de votre guide est utile et compréhensible :
- Couper l'ambiguïté : N'introduisez pas un thème ou un processus s'il n'est pas pertinent par rapport à votre contenu existant
- **Simplifiez : utilisez un langage simple et universel. Lorsque vous détaillez des processus, décrivez-les plutôt que d'utiliser un langage technique
- Mettez en forme pour plus de clarté: Les paragraphes longs et épais peuvent être accablants. Décomposez les phrases en paragraphes plus petits et les concepts en puces, dans la mesure du possible. Choisissez des polices de caractères lisibles et faciles à lire
- **La vérification des informations est un élément essentiel de ce processus, surtout si vous créez des guides de référence autour de processus qui ont tendance à changer
La création de guides de référence n'est pas toujours rapide, surtout s'ils contiennent des détails sur des processus ou des produits qui nécessitent l'adhésion de différentes parties prenantes.
Dans de tels scénarios, le choix d'une plateforme qui vous donne la liberté de personnaliser et de collaborer tout en sécurisant l'accès aux documents n'est pas négociable. ClickUp Docs peut vous aider.
ClickUp Documents
Améliorer la collaboration transversale avec ClickUp Docs
Qu'est-ce qui en fait un choix évident ? Eh bien, avec Docs, vous pouvez :
- Mettre en forme le document selon vos préférences - depuis les options de style et les pages imbriquées jusqu'à l'intégration de signets et de tableaux
- Rechercher, trier et filtrer à l'aide de la fonctionClickUp Documents Hub pour trouver n'importe quel document dont vous avez besoin, en évitant la tâche fastidieuse du défilement sans fin
- Vous pouvez modifier en cours avec votre équipe en temps réel, convertir du texte en tâches, et bien plus encore
Accéder aux options de mise en forme et aux commandes slash pour mettre en évidence les points importants dans ClickUp Docs
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Etape 4 : Rendez votre guide attrayant
La structure et le contenu étant en place, il ne manque à votre guide qu'un peu de panache. Pourquoi ?
Les gens ont tendance à réagir aux stimuli visuels et à les retenir rapidement. Ainsi, un guide/protocole étape par étape pour traiter les appels difficiles du service clientèle ou pour utiliser un outil de gestion des tâches ou de gestion de la relation client sera plus efficace s'il est accompagné des bons "stimuli".
Des éléments tels que les vidéos, les GIF et les présentations de produits rendent l'apprentissage des processus ou des informations les plus fastidieux attrayant
Améliorez vos documents de processus et vos guides de référence avec ClickUp Clips ClickUp Clips vous permet de capturer, d'enregistrer et de partager des enregistrements d'écran instantanés avec l'option d'intégrer des voix off.
Il s'intègre de manière transparente dans l'interface ClickUp, permettant un enregistrement d'écran rapide et pratique lorsque vous avez besoin de démontrer des processus ou des fonctionnalités. Vous pouvez partager votre contenu sans effort, en choisissant des options de partage et de téléchargement publiques ou privées.
Si vous souhaitez réaliser une vidéo de formation pour compléter votre guide de référence, l'incorporation de Clips peut considérablement enrichir l'expérience d'apprentissage.
En outre, ClickUp Brain vous permet de transcrire les Clips en déplacement, améliorant ainsi l'accessibilité de vos guides de référence. Tous les enregistrements sont sauvegardés et facilement accessibles par le biais de l'application ClickUp Hub Clips pour que votre public puisse trouver l'information dont il a besoin.
Accédez au ClickUp Hub Clips pour parcourir, rechercher et récupérer vos clips à tout moment
Pour commencer avec votre guide de référence, parcourez le référentiel de modèles que ClickUp possède, comme celui-ci. 👇
Modèle de briefing produit ClickUp
Le Modèle de briefing produit ClickUp est la réponse à l'Ave Maria de tout gestionnaire de produit. Lorsque la réussite d'un produit repose sur des équipes interfonctionnelles à différentes étapes du développement, il est crucial de parvenir à un consensus.
Ce modèle permet aux managers d'aligner chaque équipe en référençant les objectifs, les critères de réussite, les forfaits de sortie et les spécifications fonctionnelles dans un seul document accessible. Qu'un produit soit créé à partir de zéro ou réinventé, les chefs de produit découvrent une plateforme unique qui leur permet d'informer de manière cohérente sur les projets, d'en assurer le suivi et de les gérer efficacement.
Télécharger ce modèle
ClickUp a beaucoup à offrir en un seul endroit, comme la gestion de projet, les options de brainstorming, la gestion des tâches, la planification de projet, la gestion de la documentation, etc. Il a définitivement rendu la vie comparativement plus facile car il est facile à utiliser, l'interface utilisateur est bien conçue et la collaboration au sein de l'équipe et avec d'autres équipes est plus facile. Nous avons été en mesure de mieux gérer le travail, de suivre et de faire des rapports facilement, et sur la base des réunions quotidiennes sur la progression, la planification future a été facile.
Ansh Prabhakar, Analyste de l'amélioration des processus d'entreprise, Airbnb
Bonnes pratiques pour créer un guide de référence rapide
Les guides de référence rapide doivent être exactement cela : rapides. En fonction du guide que vous créez, cela peut signifier décomposer des processus complexes ou éviter le jargon technique.
Voici quelques bonnes pratiques vérifiées à adopter lors de la création de votre premier (ou prochain) guide de référence rapide. 🗒️
1. Comprenez votre public et ses besoins
Les meilleurs guides de référence deviennent le point de contrôle ultime lorsque votre public souhaite comprendre et naviguer dans votre produit. Pour cela, il vous suffit d'anticiper toutes les requêtes qu'ils pourraient avoir.
L'examen des forums en ligne, des sondages ou même la consultation des équipes qui interagissent régulièrement avec vos consommateurs pourraient vous offrir un trésor d'informations. En particulier sur les obstacles qu'ils rencontrent lorsqu'ils utilisent votre produit ou service.
Cela vous aidera à créer une checklist et à élaborer les grandes lignes de votre guide de référence rapide.
2. Optimisez la forme de votre guide pour qu'il soit lisible et accessible
Un facteur important à prendre en compte lors de la conception de votre guide de référence est de faire en sorte qu'il soit axé sur l'utilisateur. Après tout, il est censé réduire de manière exponentielle le temps d'adoption du produit par les utilisateurs.
Cela peut signifier qu'il faut renoncer à votre présentation soignée du produit et s'en tenir à l'essentiel, comme les noms des fonctionnalités. Répondez d'abord aux questions de vos utilisateurs et communiquez dans un langage qu'ils comprennent
Laissez tomber le jargon et adoptez de meilleures pratiques de mise en forme en adoptant des phrases courtes et nettes et des puces partout où c'est nécessaire. Ajoutez des images pour susciter davantage l'intérêt du lecteur. L'accessibilité de l'information est clé.
3. N'incluez que les informations pertinentes
Lorsque l'étendue et la profondeur d'un produit sont considérables, il est facile de perdre de vue ce qui est pertinent.
Lorsque vous créez des guides de référence pour un produit, concentrez-vous sur un aspect à la fois afin de vous assurer que votre public dispose de toutes les informations nécessaires pour naviguer de manière autonome dans le produit. Cela signifie que les informations relatives à d'autres fonctions ou à des fonctions connexes ne doivent pas figurer dans le guide.
4. Améliorez votre contenu de manière cohérente
Les guides de référence doivent rester aussi dynamiques que vos produits ou processus. Toutefois, ce n'est pas la seule raison pour laquelle vous devez les vérifier et les modifier de temps à autre.
Une bonne pratique à adopter avec ces guides est de vérifier l'objectif qu'ils servent à votre public. Les guides de référence doivent évoluer chaque fois que cela est nécessaire pour refléter l'évolution des produits, les préoccupations et les attentes des utilisateurs, ainsi que les connaissances sur leur facilité d'utilisation
Quels sont les types de guides de référence rapide?
Il est tout à fait clair que la compréhension des besoins de votre public est la base de la création du guide qui lui convient. Une vue d'ensemble de votre sujet d'intérêt ne peut en aucun cas répondre à des requêtes plus spécifiques à son sujet.
Voici une petite introduction au monde des guides de référence rapide afin que vous puissiez faire un choix bien informé. ✅
Guides de démarrage rapide
Ces guides sont simples et gratuits et ont pour but d'aider vos utilisateurs à démarrer rapidement. Des instructions effacées et des illustrations faciles à comprendre peuvent rendre le guide "d'introduction" parfait.
📌 Exemple: Guides d'installation qui couvrent l'installation et la désinstallation de logiciels.
Guides d'aperçu des produits
Il s'agit de l'outil idéal pour aider les nouveaux utilisateurs à se familiariser avec les capacités d'un produit. Tout en mettant en évidence ses fonctionnalités principales, ce guide offre la plateforme idéale pour établir la valeur qu'il offre.
Les guides d'aperçu des produits sont le choix idéal dans les scénarios où un client apprend à connaître un produit ou l'équipe chargée de la promotion du produit prépare une présentation à des prospects
📌 Exemple: Un catalogue qui couvre les offres d'un produit EdTech, comme un kit de codage.
👀 Bonus: Découvrez des modèles de documentation technique pour simplifier votre processus de rédaction grâce à une forme structurée qui vous aide à capturer les informations essentielles.
Guides des tâches
Les guides de tâches ou les tutoriels sont un moyen immersif d'explorer certaines capacités spécifiques d'un produit. Ils donnent des instructions concises et claires pour accomplir des tâches spécifiques en démontrant des flux de travail particuliers
📌 Exemple: guides de bricolage partagés par des magasins de consommation en ligne tels que les détaillants de meubles.
Guides de mise à jour des produits
À un niveau fonctionnel, ces guides documentent les mises à jour et leur signification pour les utilisateurs finaux. D'autre part, vous pouvez les optimiser pour montrer l'engagement de votre organisation à améliorer l'expérience du client avec le produit.
📌 Exemple: Instructions pour naviguer dans les mises à jour de fonctions effectuées sur un logiciel ou une plateforme.
Guides pratiques ou guides étape par étape
Ces guides s'apparentent à une prise en main par vos utilisateurs de n'importe quel processus. **Grâce à des instructions séquentielles, les guides pratiques simplifient les tâches en fournissant des informations détaillées à chaque étape
Des aides visuelles telles que des captures d'écran sont utilisées pour représenter des flux de travail complets de manière digeste.
Exemple: Processus complexes tels que le redémarrage d'un serveur ou la réponse à une erreur réseau.
Guides d'intégration
Comme les processus, les gens s'appuient sur une structure et un cadre pour naviguer dans le monde qui les entoure. **Les guides d'intégration sont un excellent outil pour initier les nouveaux membres d'une équipe aux systèmes, à la culture et aux pratiques d'une organisation
📌 Exemple: Processus d'intégration des employés dans les entreprises.
📖 A lire aussi: Comment créer des modèles de documents efficaces ?
Exemples de guides de référence rapide
La sélection du bon modèle est essentielle lors de la création d'un guide de référence. Une fois que vous avez mis en forme, le processus d'élaboration du guide s'en trouve considérablement simplifié.
ClickUp fournit une variété de modèles que vous pouvez utiliser comme exemples pour créer vos guides de référence rapide.
Par exemple, le modèle ClickUp Quick Start : Modèle de gestion de projet offre aux organisations un modèle de référence pour gérer les feuilles de route des produits. Il est également possible d'utiliser le modèle de gestion de projet Modèle de guide de référence pour la marque ClickUp offre aux équipes marketing une ressource prête à l'emploi pour compiler des guides de marque complets.
Facile à naviguer et à personnaliser, voici d'autres exemples de modèles que vous pouvez explorer :
Modèle de guide de rédaction ClickUp
Un style et un ton forts sont essentiels pour toute marque. La Modèle de directives de rédaction ClickUp permet aux marques de maintenir une identité cohérente et précise à travers tous les points de contact de communication. Cela inclut les billets de blog, les articles, les mises à jour sur les médias sociaux et les.. la documentation technique .
En veillant à ce que chaque élément de contenu reflète les valeurs et le message de la marque, vous créez une expérience cohérente pour votre public. L'utilisation de statuts et de champs personnalisés dans le modèle vous permet de gérer et de suivre efficacement les projets de rédaction à chaque étape. Avec l'intégration de l'IA, de l'automatisation et plus encore, la collaboration sur les projets devient sans effort.
Télécharger ce modèle
Modèle de documentation de produit ClickUp
Le Modèle de documentation du produit ClickUp permet de rationaliser chaque projet de développement de produit. Ce modèle offre une plateforme centralisée pour définir les forfaits de projet, fixer les paramètres budgétaires et suivre la feuille de route, ce qui, en fin de compte, assure la réussite des spécifications du produit.
Les équipes concernées peuvent l'utiliser pour suivre la progression, accéder aux documents pertinents et respecter les échéanciers et les budgets. En plus d'offrir une plateforme pour les documentation du projet ce modèle permet aux équipes chargées des produits d'éliminer les risques de mauvaise communication, d'inexactitude des informations ou des données, ainsi que les goulets d'étranglement du projet, qu'ils soient prévus ou non.
Télécharger ce modèle
Créer des guides de référence rapide qui cliquent avec ClickUp
Les guides de référence rapide sont la clé pour simplifier la courbe d'apprentissage tout en limitant les coûts.
Contrairement aux longs manuels, ils sont conçus pour être facilement mis à jour, ce qui permet à votre équipe d'avoir toujours accès aux informations les plus récentes sans avoir à réviser des documents volumineux ou à organiser des ateliers qui prennent beaucoup de temps
Des outils tels que ClickUp offrent de nombreux avantages, notamment la rationalisation de la création de contenu. En outre, ses modèles constituent une base solide pour vos guides, ce qui permet de gagner du temps et d'assurer la cohérence. Commencer avec ClickUp dès aujourd'hui !