Vous est-il déjà arrivé de commencer un projet et de le voir dévier de sa trajectoire ? C'est ce que l'on appelle le "scope creep", et c'est un écueil courant dans la plupart des projets, qu'il s'agisse de développement de logiciels, de marketing, de construction, de machinerie lourde ou même d'initiatives du secteur public.
McKinsey a constaté que seul un projet informatique sur 200 répondait aux trois critères de réussite du projet (budget, calendrier et avantages).
Mais il y a une solution : un forfait de gestion de la portée bien conçu peut permettre à votre projet de rester sur la bonne voie et d'économiser de l'argent.
Vous voulez éviter les conséquences coûteuses des retards du projet et des l'élargissement du champ d'application ? Cette checklist pratique présente les étapes à suivre pour créer une déclaration de projet parfaite, quel que soit le secteur d'activité.
Comprendre l'énoncé du champ d'application du projet
Le cahier des charges d'un projet est un document formel qui délimite les frontières du projet et définit ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas. Elle permet à l'équipe du projet de comprendre ses objectifs, les produits à livrer et les contraintes.
Une déclaration sur la portée du projet contient généralement quatre éléments clés :
- Les objectifs du projet: Les objectifs et les résultats spécifiques que le projet vise à atteindre
- les produits livrables: les résultats "tangibles" qui seront produits
- Inclusions (et exclusions) du champ d'application: Tâches, activités ou composantes spécifiques du projet qui sont (ou ne sont pas) incluses dans le projet
- Contraintes: Limites ou restrictions pouvant avoir un impact sur le projet
La création d'une déclaration de portée du projet bien définie peut aider à prévenir la dérive de la portée et à maintenir le projet sur la bonne voie. Une déclaration sur la portée du projet sert les objectifs suivants :
- Réduire les risques : En définissant clairement les limites du projet, elle permet d'atténuer les risques liés à l'élargissement du champ d'application, aux dépassements de coûts et aux retards de calendrier
- Amélioration de l'efficacité : comme vous savez dès le départ ce qui est crucial, vous pouvez mieux allouer les ressources et gérer votre budget
- Les parties prenantes sont satisfaites : Comme tout le monde est d'accord dès le départ sur les produits livrables du projet, vous pouvez minimiser les conflits et les modifications de l'étendue du projet en cours de route
- sert de point de référence : en cas d'incertitude ou de changement de membres de l'équipe, la déclaration sur l'étendue du projet peut constituer une source fiable de vérité
En résumé, la déclaration de portée du projet apporte clarté, orientation et contrôle, ce qui permet d'achever le projet dans les délais et le budget impartis.
Comment rédiger une déclaration sur la portée d'un projet (avec des exemples)
Maintenant que nous avons vu ce qu'est une déclaration de portée de projet et pourquoi vous en avez besoin, voyons comment vous pouvez en créer une pour une orientation plus précise du projet et un meilleur alignement de l'équipe. Nous verrons également comment les outils de gestion de projet tels que les ClickUp peut assister le processus, en aidant les équipes à organiser les tâches, à suivre la progression et à collaborer efficacement.
Voici un résumé rapide des étapes clés :
TL;DR checklist pour la création d'une déclaration sur la portée du projet
- Déterminer l'objectif du projet
- Établir un forfait de ressources
- Dresser la liste des produits à livrer
- Identifier les contraintes du projet
- Rédiger l'énoncé de la portée du projet
- Mettre en œuvre un processus de contrôle des changements
Examinons à présent la question en détail.
Lire aussi: checklist de gestion de projet en 9 points pour les managers
1. Déterminez vos "quoi" et vos "pourquoi"
Il est essentiel de comprendre l'objectif de votre projet pour créer une déclaration de portée claire et convaincante (et pour assurer la réussite du projet). Il s'agit d'identifier les objectifs du projet, les besoins de l'entreprise et les résultats souhaités.
Voici quelques questions que vous pouvez vous poser au cours de cette étape :
- Quel problème le projet permet-il de résoudre ?
- Quels sont les résultats ou les avantages souhaités ?
- Comment ce projet s'inscrit-il dans les objectifs généraux de l'organisation ?
Cette étape est votre étoile polaire, elle oriente vos choix et vos décisions au fur et à mesure que vous formez le forfait de votre projet. Au cours de cette étape, réunissez l'ensemble de votre équipe de projet (ou au moins les parties prenantes clés du projet). Non seulement les différents membres de l'équipe apporteront des points de vue variés dans la discussion, mais lorsque vous impliquez quelqu'un dès le début, il se sentira également plus investi dans le résultat du projet.
Utilisez un outil de tableau blanc virtuel pour rendre la discussion plus interactive (en particulier s'il s'agit d'une équipe distante ou hybride). Par exemple, l'outil Modèle de Tableau blanc de l'étendue du projet ClickUp peut vous aider à faire un brainstorming en équipe et à créer une ébauche de la portée de votre projet.
Faites un brainstorming sur l'étendue de votre projet avec le modèle de tableau blanc ClickUp pour l'étendue du projet
Le modèle est un outil visuel et collaboratif conçu pour organiser et gérer tous les aspects de la portée de votre projet. Il fournit un espace centralisé pour suivre les activités, les ressources, les produits livrables et les échéanciers du projet, en veillant à ce que rien ne soit oublié. Il comporte des Box distinctes pour chacune des étapes de votre forfait de projet :
- Information: Rassemblez toutes les données et tous les faits pertinents qui façonneront le projet. Cela permet de s'assurer que tout le monde, y compris le gestionnaire du projet, a accès aux mêmes informations de base
- Justification: Expliquer la raison d'être de chaque décision prise tout au long du projet. Cela permet d'aligner les membres de l'équipe sur l'objectif et la direction du projet
- Portée: Définir la portée du projet - ce qui est inclus dans le projet et ce qui en est exclu. Cela permet de clarifier les limites et d'éviter les malentendus
- **Objectifs : énoncer les résultats et les objectifs souhaités pour le projet. Cela permet d'orienter la progression du projet et d'en mesurer la réussite
- Produits livrables: Spécifier les produits ou les résultats tangibles que le projet produira. Ils servent de points de référence pour le suivi de la progression et de l'achèvement du projet
- Exclusions:Décrire ce qui ne fait pas partie du projet afin d'éviter toute dérive de la portée du projet. Cette section définit les paramètres de ce qui ne sera pas abordé ou livré
- Hypothèses: Identifier les hypothèses sous-jacentes et les préjugés potentiels ayant un impact sur le projet. Le fait de les reconnaître permet d'anticiper les risques et de prévoir des forfaits
Ce paramètre constitue une base solide pour le reste de l'article processus de planification du projet vous donne plus de clarté lors de l'affectation des ressources ou de l'élaboration du forfait de votre projet.
📌Exemple :
Disons que vous êtes une entreprise de construction qui doit rénover un immeuble de bureaux. Voici quels seraient vos "pourquoi" (objectifs) :
Améliorer l'efficacité énergétique, la fonction et l'esthétique du bâtiment pour répondre à l'évolution des besoins des locataires et réduire les coûts d'exploitation
2. Établir un forfait de ressources
Une fois que vous avez défini les objets de votre projet, il est temps d'évaluer les ressources nécessaires pour les atteindre. Votre plan de ressources exigences du projet peuvent inclure l'identification des personnes, de l'équipement, des matériaux et du budget nécessaires.
Faites participer les parties prenantes clés à l'élaboration de ce forfait afin de vous assurer que tout le monde est entendu, en particulier si vous travaillez avec des équipes interfonctionnelles. Une autre bonne pratique consiste à prévoir les imprévus. Il peut s'agir simplement de tenir compte du fait qu'un employé est en vacances pendant la période du projet ou de quelque chose de plus grave, comme des retards dans l'approbation des autorités ou dans la logistique des matériaux.
En outre, en forfaitant les coûts et les ressources de votre projet à l'avance, vous aurez une idée plus précise de ses exigences, ce qui vous aidera à respecter le budget.
À lire également 20 rôles clés dans un projet et leur impact sur la réussite du projet 📌Exemple :
Pour l'exemple de la rénovation d'un immeuble de bureaux en vue d'une meilleure efficacité énergétique, voici ce que comprendrait votre forfait d'affectation des ressources :
- Ressources humaines : architectes, plombiers, électriciens, ouvriers du bâtiment, chefs de chantier, etc
- Équipements et matériaux : Matériel de construction, matériaux de construction, fournitures électriques, etc
- Budget : coût de la construction, frais d'architecte et d'ingénieur, frais d'électricité, etc : Coût de la construction, honoraires de l'architecte et de l'ingénieur, coût des matériaux, coût de la main-d'œuvre et fonds d'urgence
- Échéancier : Jalons clés, forfaits, etc
3. Liste des produits à livrer
Il s'agit des résultats concrets qui seront remis aux commanditaires et aux clients à la fin du projet. Ils servent également de référence pour mesurer la réussite du projet et déterminer s'il est sur la bonne voie. Voici deux éléments importants à garder à l'esprit lorsque vous dressez la liste des éléments livrables de votre projet :
- S'assurer que les livrables sont réalistes et réalisables dans le cadre des contraintes du projet
- Associer chaque prestation à une date limite ou à un calendrier spécifique - des jalons de projet que vous pouvez utiliser pour suivre si un projet sera livré à temps
Définir les tâches spécifiques incluses (dans le champ d'application) et exclues (hors du champ d'application) du projet à cette étape.
📌Exemple :
Voici quelques produits livrables dont votre immeuble de bureaux rénové et économe en énergie aurait besoin :
- Approbation du permis : Obtention des permis et approbations nécessaires auprès des auteurs locaux (un mois)
- Amélioration de l'efficacité énergétique : Éclairage, construction durable, panneaux solaires, etc
- Modernisation de l'intérieur : Décoration moderne, chambres améliorées et modifications de la disposition (deux mois)
- Certificat d'Achevé : Achevé : obtention d'un certificat d'achèvement auprès de l'inspecteur des bâtiments (une semaine)
Les travaux hors champ peuvent comprendre l'ameublement de l'espace de bureau, l'aménagement paysager, etc. - bien qu'ils soient liés à la rénovation des bureaux, ils ne font pas partie de votre projet.
Bien qu'il s'agisse d'une liste de base, nous vous conseillons d'aller plus loin dans votre checklist de gestion de projet. Vous pouvez utiliser un outil tel que Checklists ClickUp pour créer des listes hiérarchiques et s'assurer qu'aucune tâche n'est oubliée.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-16.gif Listes de contrôle ClickUp : Déclaration sur l'étendue du projet /$$$img/
Documentez vos produits livrables avec les checklists ClickUp
La meilleure chose à propos de les checklists de tâches est qu'elles sont plus qu'une simple liste. Vous pouvez
- Assigner un élément particulier de la liste à quelqu'un
- Utiliser des commentaires pour ajouter plus de contexte à l'élément
- Emboîter des éléments de la liste pour mieux les classer
Et surtout, enregistrer les checklists en tant que modèles afin de les réutiliser pour de futurs projets.
💡 Conseil pro: Pourquoi vous contenter de checklists pour vos produits livrables ? Vous pouvez également créer une liste de contrôle pour vos produits livrables modèle de checklist que votre équipe peut reproduire et utiliser pour chaque déclaration sur la portée du projet - rationalisation et normalisation de la liste de contrôle la portée du projet le processus et la structure.
4. Identifier les contraintes du projet
Vous savez quels sont vos produits à livrer. Il est temps de trouver ce qui vous bloque pour les réaliser. Il peut s'agir d'une contrainte de temps (pression pour terminer un projet dans un délai limité sans impacter la qualité du travail), d'une contrainte de budget (donner à un client ce dont il a besoin tout en respectant le budget alloué), ou même d'une contrainte de ressources (trouver l'équipe adéquate pour le travail).
En identifiant ces problèmes dès le début de la phase du projet, vous pouvez élaborer des stratégies pour atténuer leur impact au cours du cycle de vie du projet et vous assurer qu'il sera achevé avec succès.
📌Exemple:
Vous pourriez rencontrer certaines contraintes au moment de démarrer votre projet de rénovation de bureaux.
- La nécessité d'achever les travaux de rénovation en dehors des heures d'ouverture des entreprises afin de perturber le moins possible les locataires
- La disponibilité limitée d'ouvriers qualifiés dans la région
- Résistance des locataires à un déménagement temporaire pendant les rénovations
- Respect des normes et réglementations en matière de construction écologique
5. Rédiger l'énoncé de la portée du projet
Maintenant que vous avez déterminé les objectifs, les ressources et les difficultés potentielles de votre projet, il est temps de consolider vos conclusions dans une déclaration officielle sur la portée du projet. Ce document servira de feuille de route pour votre projet et en décrira les paramètres - produits livrables, échéanciers, etc.
Le document sur la portée du projet comprendra des sections distinctes pour les objectifs, les produits à livrer (avec échéancier), les exclusions, les exclusions d'hypothèses et les contraintes. Voici quelques conseils pour la rédaction de votre déclaration de portée :
- Utilisez un langage clair et concis pour éviter toute ambiguïté
- Définissez clairement les termes techniques ou les acronymes que les parties prenantes pourraient ne pas connaître
- Diviser le champ d'application en éléments plus petits et plus faciles à gérer
Enfin, partagez le projet d'énoncé du champ d'application avec les parties prenantes concernées et recueillez leurs commentaires.
Voici ce qu'un client a à dire sur la façon dont ClickUp améliore le forfait du projet :
ClickUp peut être adapté à presque tous les besoins en matière de gestion de projet _. Il est suffisamment technique pour gérer de grands projets interdépartementaux d'une année sur l'autre, tout en étant personnalisable pour fonctionner comme une simple checklist quotidienne
Kaylee Hatch, responsable de la marque, Accueil Care Pulsation
Si c'est la première fois que vous créez une déclaration d'étendue ou si vous souhaitez l'améliorer, l'outil Modèle de plan de gestion du champ d'application ClickUp peut être utile.
Il suffit de remplir le modèle de plan de gestion de la portée de ClickUp pour obtenir une portée de projet soignée et normalisée
Ce modèle modèle de champ d'application du projet fournit une approche structurée de la création et de la gestion de votre déclaration de portée et comprend des sections pour :
- Objectifs du projet: Définir les objectifs du projet pour que tout le monde se concentre sur les résultats souhaités
- Énoncé du problème: Identifier le problème central auquel le projet répondra pour justifier sa nécessité
- Tâches incluses ou exclues du champ d'application: Clarifier les tâches incluses ou exclues afin d'éviter toute dérive du champ d'application
- **Produits livrables : liste des résultats tangibles attendus à chaque étape du projet
- Approbation: Définir les paramètres pour obtenir l'approbation des parties prenantes afin d'assurer une validation formelle
Ce modèle de portée de projet organise toutes les informations relatives à la portée en un seul endroit, aidant ainsi les gestionnaires à gérer efficacement les changements et à s'assurer que les projets respectent les délais et le budget.
Plus, Les fonctionnalités de collaboration de ClickUp -(commentaires, étiquettes et modification en cours) permettent à votre équipe de travailler ensemble sur le document.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-216.png Les fonctionnalités de collaboration de ClickUp /$$$img/
Rendez la communication au sein de l'équipe asynchrone et en contexte avec les fonctionnalités de collaboration de ClickUp
📌Exemple:
Voici à quoi ressemblerait votre déclaration finale sur la portée du projet :
Titre du projet: Projet de modernisation de l'immeuble de bureaux
Objectifs du projet:
- Améliorer l'efficacité énergétique du bâtiment
- Améliorer la fonction du bâtiment pour répondre aux besoins des locataires modernes
Produits livrables:
- Espaces de bureaux rénovés avec des finitions et des dispositions actualisées
- Amélioration de l'éclairage à haut rendement énergétique
- Système de sécurité amélioré
- Mise à jour des espaces communs (hall d'entrée, toilettes, etc.)
Inclusions de la portée:
- Réparations structurelles
- Améliorations en matière de durabilité
- Aménagement intérieur et finitions
Exclusions du champ d'application:
- Achat de mobilier et d'équipement
- Activités de marketing et de location
Hypothèses:
- Les permis et approbations nécessaires seront obtenus dans les plus brefs délais, instructions
- L'intégrité structurelle du bâtiment est solide
- Des fonds suffisants sont disponibles pour achever le projet
Contraintes:
- Délai serré de six mois
- Manque de main-d'œuvre qualifiée
Critères d'acceptation:
- Le bâtiment est inspecté avec succès et répond aux normes d'efficacité énergétique
- Le projet est achevé dans les limites du budget et de l'échéancier prévus
📌Voici un autre exemple d'organisation d'un évènement : une conférence annuelle.
Titre du projet: Conférence annuelle de l'industrie
Objectifs du projet:
- Organiser un évènement qui promeut la marque et votre déclaration de mission
- Créer des opportunités de connexion et de mise en réseau pour les participants
Deliverables:
- Lieu de la conférence
- Agenda de la conférence
- Liste des orateurs
- Système d'inscription et de billetterie
- Gestion de l'évènement sur place
- Rapport d'évaluation post-conférence
Inclusions de la portée:
- Sélection et réservation du lieu de la conférence
- Recrutement et gestion des conférenciers
- Sollicitation et gestion des commandites
- Forfait et coordination de l'évènement
- Logistique sur place (par exemple, inscription, nourriture et boissons, équipement audiovisuel)
Exclusions du champ d'application:
- Activités de marketing et de promotion après la conférence
- Événements de réseautage après la conférence
- Publication des actes de la conférence
Hypothèses:
- Un financement adéquat est disponible pour couvrir tous les coûts
- Les permis et approbations nécessaires seront obtenus
- Le personnel disponible pour gérer la conférence est suffisant
Contraintes:
- Budget limité
- Délai serré
- Disponibilité du lieu
**Critères d'acceptation
- Commentaires positifs des participants sur l'expérience de la conférence
- L'évènement est achevé dans les limites du budget et de l'échéancier prévus
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6. Mettre en place un processus de contrôle du changement
Enfin, vous devez créer un cadre permettant d'examiner, d'approuver ou de rejeter les modifications proposées, afin qu'elles soient conformes aux objectifs du projet et qu'elles ne compromettent pas sa portée, son calendrier ou son budget.
Vous pouvez le faire en créant un système de contrôle des modifications. Voici comment cela fonctionne :
- Créez tout d'abord un comité (le nombre de trois est idéal) qui examinera toutes les demandes de modification
- Ensuite, définissez un paramètre par lequel les autres membres de l'équipe peuvent demander une modification de la portée de votre projet
- Enfin, analysez si la modification proposée s'inscrit dans le cadre du projet existant
Utilisez un formulaire comme le Formulaires ClickUp -pour automatiser ce processus. Les membres de l'équipe peuvent proposer le changement et le justifier. Le comité peut ensuite l'examiner et partager sa décision et sa raison, ce qui rationalise l'ensemble du processus.
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Standardisez votre processus de contrôle des changements avec ClickUp Forms
En mettant en place un processus de contrôle des changements, vous pouvez gérer efficacement les modifications apportées à votre projet, minimiser les risques et éviter les coûts inutiles.
Gardez votre projet sur le suivi avec une déclaration de portée (et ClickUp)
Définir le l'étendue du travail est la première étape du paramétrage de votre projet en vue d'une livraison réussie et dans les délais. La déclaration sur l'étendue des travaux est donc le meilleur ami des gestionnaires de projet : elle leur fournit une feuille de route claire indiquant ce qui doit être Terminé, les risques à éviter et la manière de le faire.
En même temps, la portée de votre projet est consignée dans un document, tandis que le projet proprement dit est suivi dans votre outil de gestion des tâches. Pour un flux de travail plus transparent (et holistique), vous pouvez envisager d'utiliser une solution tout-en-un comme ClickUp.
ClickUp vous permet de rédiger l'énoncé de la portée de votre projet, de convertir les produits livrables en tâches exploitables et même de suivre le temps. Il s'agit d'une solution complète pour la gestion de tout, de l'énoncé de la portée du projet aux tâches et aux efforts d'atténuation des risques. Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp et découvrez comment il simplifie la gestion de la portée du projet et son exécution.