Vous est-il déjà arrivé de démarrer un projet pour le voir dérailler complètement ? Le dépassement du périmètre pourrait en être la cause, et c'est un écueil courant dans la plupart des projets, du développement de logiciels et du marketing à la construction, en passant par les machines lourdes et même les initiatives du secteur public.
Mais il existe une solution. Un plan de gestion de la portée bien conçu peut vous aider à maintenir votre projet sur la bonne voie et à réaliser des économies.
Cette checklist pratique décrit les étapes à suivre pour créer la déclaration de portée du projet idéale pour n'importe quel secteur d'activité.
Comprendre la déclaration de portée du projet
Un cahier des charges est un document officiel qui décrit les limites d'un projet et définit ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas. Il permet de s'assurer que l'équipe chargée du projet comprend ses objectifs, ses livrables et ses contraintes.
Une déclaration de portée du projet contient généralement quatre éléments clés :
- Objectifs du projet : objectifs et résultats spécifiques que le projet vise à atteindre.
- Livrables : résultats « tangibles » qui seront produits.
- Éléments inclus (et exclus) dans le périmètre : tâches, activités ou composants spécifiques qui sont (ou ne sont pas) inclus dans le projet.
- Contraintes : limitations ou restrictions susceptibles d'avoir un impact sur le projet.
La création d'un énoncé de portée de projet bien défini peut aider à éviter les dérives et à maintenir le projet sur la bonne voie. Un énoncé de portée de projet sert les objectifs suivants :
- Réduit les risques : en définissant clairement les limites du projet, elle contribue à atténuer les risques liés au dépassement du périmètre, aux dépassements de coûts et aux retards dans le calendrier.
- Améliore l'efficacité : comme vous savez dès le début ce qui est essentiel, vous pouvez mieux répartir les ressources et gérer votre budget.
- Satisfait les parties prenantes : comme tout le monde s'accorde dès le départ sur les livrables du projet, vous pouvez minimiser les conflits et les dérives de périmètre en cours de route.
- Sert de référence : en cas d'incertitudes ou de changement de membres de l'équipe, la déclaration de portée du projet peut constituer une source fiable d'informations.
En bref, un énoncé de la portée du projet apporte clarté, orientation et contrôle, ce qui permet d’achever le projet dans les délais et le budget impartis.
Comment rédiger un énoncé de la portée du projet (avec exemples)
Maintenant que nous avons vu ce qu'est un énoncé de la portée du projet et pourquoi vous en avez besoin, voyons comment vous pouvez en créer un pour une orientation plus précise du projet et une meilleure coordination de l'équipe. Nous examinerons également comment les outils de gestion de projet tels que ClickUp peuvent soutenir le processus, en aidant les équipes à organiser les tâches, à suivre les progrès et à collaborer efficacement.
Voici un bref résumé des étapes clés :
Checklist TL;DR pour créer une déclaration de portée du projet
- Déterminez l'objectif du projet
- Élaborez un plan de ressources
- Faites la liste des livrables
- Identifiez les contraintes du projet
- Rédigez votre déclaration de portée du projet
- Mettre en œuvre un processus de contrôle des changements
Voyons cela plus en détail.
1. Déterminez le « quoi » et le « pourquoi »
Il est essentiel de bien comprendre l'objectif de votre projet pour rédiger un cahier des charges clair et convaincant (et garantir la réussite du projet). Cela implique d'identifier les objectifs du projet, les besoins de l'entreprise et les résultats escomptés.
Voici quelques questions que vous pouvez vous poser à cette étape :
- Quel problème le projet permet-il de résoudre ?
- Quels sont les résultats ou avantages souhaités ?
- Comment ce projet s'inscrit-il dans les objectifs généraux de l'organisation ?
Cette étape est votre guide, elle oriente vos choix et vos décisions lorsque vous élaborez votre plan de projet. Impliquez toute votre équipe de projet (ou au moins les principales parties prenantes du projet) à cette étape. Non seulement les différents membres de l'équipe apporteront des perspectives diverses à la discussion, mais lorsque vous impliquez quelqu'un dès le début, cette personne se sentira également plus investie dans le résultat du projet.
Utilisez un outil de Tableau blanc virtuel pour rendre la discussion plus interactive (en particulier si vous êtes une équipe à distance ou hybride). Par exemple, le modèle de Tableau blanc ClickUp Project Scope Whiteboard peut vous aider à réfléchir ensemble en équipe et à créer une ébauche de la portée de votre projet.
Ce modèle est un outil visuel et collaboratif conçu pour organiser et gérer tous les aspects de la portée de votre projet. Il offre un espace centralisé pour suivre les activités, les ressources, les livrables et les échéanciers du projet, afin que rien ne soit oublié. Il comprend des cases distinctes pour chacune des étapes de votre plan de portée du projet :
- Informations : rassemblez toutes les données et tous les faits pertinents qui donneront la forme au projet. Cela garantit que tout le monde, y compris le chef de projet, a accès aux mêmes informations fondamentales.
- Justification : expliquez les raisons qui sous-tendent chaque décision prise tout au long du projet. Cela permet d'aligner les membres de l'équipe sur l'objectif et l'orientation du projet.
- Portée : Définissez la portée du projet, c'est-à-dire ce qui est inclus et exclu du projet. Cela permet de clarifier les limites et d'éviter les malentendus.
- Objectifs : énoncez les résultats et les objectifs souhaités du projet. Cela permet de guider la progression du projet et d'en mesurer la réussite.
- Livrables : précisez les résultats tangibles que le projet produira. Ceux-ci serviront de repères pour suivre la progression et l'achèvement du projet.
- Exclusions : décrivez ce qui ne fait pas partie du projet afin d'éviter tout dépassement de périmètre. Cette section définit les attentes concernant les éléments qui ne seront pas traités ou livrés.
- Hypothèses : identifiez les hypothèses sous-jacentes et les biais potentiels qui ont une incidence sur le projet. Les reconnaître permet d'anticiper les risques et de planifier les imprévus.
Cela permet d'établir une base solide pour la suite du processus de planification du projet, vous offrant ainsi plus de clarté lorsque vous allouez des ressources ou définissez votre plan de projet.
📌Exemple :
Imaginons que vous soyez une entreprise de construction chargée de rénover un immeuble de bureaux. Voici ce que seraient vos « pourquoi » (objectifs) :
Améliorer l'efficacité énergétique, la fonctionnalité et l'esthétique du bâtiment afin de répondre aux besoins changeants des locataires et de réduire les coûts d'exploitation.
2. Établissez un plan de ressources
Une fois que vous avez défini les objectifs de votre projet, il est temps d'évaluer les ressources nécessaires pour les atteindre. Les exigences de votre projet peuvent inclure l'identification des personnes, des équipements, des matériaux et du budget nécessaires.
Impliquez les principales parties prenantes lors de l'élaboration de ce plan afin de vous assurer que tout le monde soit entendu, en particulier si vous travaillez avec des équipes interfonctionnelles. Une autre bonne pratique consiste à prévoir des plans d'urgence. Il peut s'agir simplement de tenir compte d'un employé en vacances pendant la période du projet ou de quelque chose de plus grave, comme des retards dans l'obtention d'une autorisation gouvernementale ou dans la logistique des matériaux.
De plus, en planifiant à l'avance les coûts et les ressources de votre projet, vous aurez une meilleure compréhension de ses exigences, ce qui vous aidera à respecter votre budget.
À lire également : 20 rôles clés dans un projet et leur impact sur la réussite du projet
📌Exemple :
Pour l'exemple d'une rénovation d'un immeuble de bureaux visant à améliorer son efficacité énergétique, voici ce que votre plan d'allocation des ressources devrait inclure :
- Ressources humaines : architectes, plombiers, électriciens, ouvriers du bâtiment, chefs de chantier, etc.
- Équipement et matériaux : équipement de construction, matériaux de construction, fournitures électriques, etc.
- Budget : coûts de construction, honoraires d'architecte et d'ingénieur, coûts des matériaux, coûts de main-d'œuvre et fonds d'urgence.
- Échéancier : jalons clés, plans de rotation, etc.
3. Dressez la liste des livrables
Il s'agit des résultats concrets qui seront livrés aux sponsors et aux clients du projet à la fin de celui-ci. Ils constituent également votre référence pour mesurer la réussite du projet et vérifier s'il est en bonne voie. Deux éléments importants à garder à l'esprit lorsque vous déterminez les livrables de votre projet sont les suivants :
- S'assurer que les livrables sont réalistes et réalisables dans les limites du projet.
- Associez chaque livrable à une échéance ou à un délai spécifique, c'est-à-dire à des jalons que vous pouvez utiliser pour vérifier si le projet sera livré dans les temps.
Définissez les tâches spécifiques incluses (dans le périmètre) et exclues (hors périmètre) du projet à cette étape.
📌Exemple :
Voici quelques éléments que votre immeuble de bureaux rénové et économe en énergie devrait fournir :
- Obtention des permis : obtention des permis et autorisations nécessaires auprès des autorités locales (un mois)
- Amélioration de l'efficacité énergétique : éclairage, construction durable, panneaux solaires, etc. (trois mois)
- Rénovation intérieure : décoration moderne, chambres rénovées et modification de la disposition (deux mois)
- Certificat d'achèvement : obtention d'un certificat d'achèvement auprès de l'inspecteur des bâtiments (une semaine)
Le travail hors périmètre peut inclure l'ameublement de l'espace de travail, l'aménagement paysager, etc. Bien qu'il soit lié à la rénovation des bureaux, il ne fait pas partie de votre projet.
Bien qu'il s'agisse d'une liste basique, nous vous suggérons d'approfondir votre checklist pour la gestion de projet. Vous pouvez utiliser un outil tel que ClickUp Checklists pour créer des listes hiérarchiques, afin de vous assurer que rien n'est oublié et qu'aucune tâche ne passe entre les mailles du filet.
L'avantage des checklists des tâches, c'est qu'elles sont bien plus qu'une simple liste. Vous pouvez :
- Attribuer un élément particulier de la liste à quelqu'un
- Utilisez les commentaires pour ajouter plus de contexte sur l'élément.
- Emboîtez les éléments de la liste pour une meilleure catégorisation.
Mieux encore, enregistrez les checklists sous forme de modèles afin de les réutiliser pour de futurs projets.
💡 Conseil de pro : pourquoi vous limiter à des checklists pour vos livrables ? Vous pouvez également créer un modèle de checklist que votre équipe pourra reproduire et utiliser pour chaque déclaration de périmètre de projet, ce qui permettra de rationaliser et de normaliser le processus et la structure du périmètre du projet.
4. Identifiez les contraintes du projet
Vous connaissez vos livrables. Il est temps de déterminer ce qui vous empêche de les réaliser. Il peut s'agir d'une contrainte de temps (pression pour terminer un projet dans un délai limité sans nuire à la qualité du travail), d'une contrainte budgétaire (donner au client ce dont il a besoin, mais dans les limites du budget alloué) ou même d'une contrainte de ressources (trouver la bonne équipe pour le travail).
En identifiant ces problèmes dès le début du projet, vous pouvez élaborer des stratégies pour atténuer leur impact pendant le cycle de vie du projet et garantir que le projet soit achevé avec succès.
📌Exemple :
Vous pourriez rencontrer certaines contraintes au début de votre projet de rénovation de bureau.
- La nécessité d'achever les travaux de rénovation en dehors des heures d'ouverture afin de perturber le moins possible les locataires.
- Disponibilité limitée de travailleurs qualifiés dans le domaine de la construction dans la région
- Résistance des locataires à un déménagement temporaire pendant les travaux de rénovation
- Conformité aux normes et réglementations en matière de construction écologique
5. Rédigez votre déclaration de portée du projet
Maintenant que vous avez défini les objectifs, les ressources et les défis potentiels de votre projet, il est temps de consolider vos conclusions dans un cahier des charges officiel. Ce document servira de feuille de route pour votre projet, en décrivant ses paramètres : livrables, échéanciers, etc.
Votre document de portée du projet comprendra des sections distinctes pour les objectifs, les livrables (avec des échéanciers), les exclusions, les hypothèses d'exclusion et les contraintes. Voici quelques conseils pour rédiger votre déclaration de portée :
- Utilisez un langage clair et concis pour éviter toute ambiguïté.
- Définissez clairement tous les termes techniques ou acronymes qui pourraient être inconnus des parties prenantes.
- Divisez la portée en éléments plus petits et plus faciles à gérer.
Enfin, partagez le projet de déclaration de périmètre avec les parties prenantes concernées et recueillez leurs commentaires.
Voici ce qu'un client a dit à propos de la manière dont ClickUp améliore la planification de projet :
ClickUp peut être adapté à presque tous les besoins en matière de gestion de projet . Il est suffisamment technique pour gérer de grands projets interdépartementaux d'une année sur l'autre, tout en étant personnalisable pour fonctionner comme une simple checklist quotidienne.
ClickUp peut être adapté à presque tous les besoins en matière de gestion de projet . Il est suffisamment technique pour gérer de grands projets interdépartementaux d'une année sur l'autre, tout en étant personnalisable pour fonctionner comme une simple checklist quotidienne.
Si c'est la première fois que vous créez une déclaration de portée ou si vous souhaitez l'améliorer, le modèle de plan de gestion de la portée ClickUp peut vous être utile.
Ce modèle de cahier des charges offre une approche structurée pour créer et gérer votre cahier des charges et comprend des sections pour :
- Objectifs du projet : définissez les objectifs du projet afin que tout le monde reste concentré sur les résultats souhaités.
- Problématique : identifiez le problème central que le projet va traiter afin de justifier sa nécessité.
- Tâches incluses/exclues du périmètre : clarifiez les tâches qui sont incluses ou exclues afin d'éviter tout dépassement du périmètre.
- Livrables : Dressez la liste des résultats tangibles attendus à chaque étape du projet.
- Approbation : définissez les critères d'obtention des signatures des parties prenantes afin de garantir une validation formelle.
Ce modèle de cahier des charges rassemble toutes les informations relatives au projet en un seul endroit, aidant ainsi les responsables à gérer efficacement les changements et à garantir que les projets respectent les délais et le budget impartis.
De plus, les fonctionnalités de collaboration de ClickUp (commentaires, étiquettes et modifications en cours) permettent à votre équipe de travailler facilement ensemble sur le document.
📌Exemple :
Voici à quoi ressemblerait votre déclaration finale sur la portée du projet : Titre du projet : Projet de modernisation d'un immeuble de bureaux
Objectifs du projet :
- Améliorer l'efficacité énergétique du bâtiment
- Améliorer la fonctionnalité du bâtiment pour répondre aux besoins des locataires modernes
Livrables :
- Espaces de bureaux rénovés avec des finitions et des dispositions modernisées
- Éclairage amélioré et économe en énergie
- Système de sécurité amélioré
- Espaces communs rénovés (par exemple, hall d'entrée, toilettes)
Éléments inclus dans la portée :
- Réparations structurelles
- Améliorations en matière de durabilité
- Aménagement intérieur et finitions
Exclusions de la portée :
- Achat de mobilier et d'équipement
- Activités de marketing et de location
Hypothèses :
- Les permis et autorisations nécessaires seront obtenus rapidement.
- L'intégrité structurelle du bâtiment est solide.
- Un financement adéquat est disponible pour achever le projet.
Contraintes :
- Délai serré de six mois
- Manque de main-d'œuvre qualifiée
Critères d'acceptation :
- Le bâtiment passe l'inspection et répond aux normes d'efficacité énergétique.
- Le projet est achevé dans le respect du budget et de l’échéancier prévus.
📌Voici un autre exemple d'organisation d'un évènement : une conférence annuelle.
Titre du projet : Conférence annuelle du secteur
Objectifs du projet :
- Organisez un évènement qui promeut la marque et votre mission.
- Créez des occasions pour les participants de se connecter et de nouer des contacts entre eux.
Livrables :
- Lieu de la conférence
- Agenda de la conférence
- Liste des intervenants
- Système d'inscription et de billetterie
- Gestion d'évènements sur site
- Rapport d'évaluation post-conférence
Éléments inclus dans la portée :
- Sélection et réservation du lieu
- Recrutement et gestion des intervenants
- Sollicitation et gestion des sponsors
- Planification et coordination d'évènements
- Logistique sur place (par exemple, inscription, restauration, équipement audiovisuel)
Exclusions de la portée :
- Activités de marketing et de promotion continues après la conférence
- Événements de réseautage après la conférence
- Publication des actes de la conférence
Hypothèses :
- Un financement adéquat est disponible pour couvrir tous les coûts.
- Les permis et autorisations nécessaires seront obtenus.
- Du personnel suffisant sera disponible pour gérer la conférence.
Contraintes :
- Budget limité
- Délai serré
- Disponibilité des lieux
Critères d'acceptation :
- Commentaires positifs des participants sur leur expérience de la conférence
- L'évènement est achevé dans le respect du budget et de l'échéancier prévus.
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6. Mettre en œuvre un processus de contrôle des changements
Enfin, vous devez créer un cadre pour examiner, approuver ou rejeter les modifications proposées, afin qu'elles correspondent aux objectifs du projet et ne compromettent pas sa portée, son calendrier ou son budget.
Pour ce faire, vous pouvez créer un système de contrôle des changements. Voici comment cela fonctionne :
- Commencez par créer un comité (un nombre de trois personnes est suffisant) qui examinera toutes les demandes de modification.
- Ensuite, mettez en place un processus permettant aux autres membres de l'équipe de demander une modification de la portée de votre projet.
- Enfin, analysez si le changement proposé s'inscrit dans le cadre existant de votre projet.
Utilisez un formulaire, tel que ClickUp Forms, pour automatiser ce processus. Les membres de l'équipe peuvent proposer la modification et la justifier. Le comité peut ensuite l'examiner et partager sa décision et ses motifs, ce qui rationalise l'ensemble du processus.
En mettant en œuvre un processus de contrôle des changements, vous pouvez gérer efficacement les modifications apportées à votre projet, minimiser les risques et éviter les coûts inutiles.
Gardez votre projet sur la bonne voie grâce à une déclaration de portée (et à ClickUp)
Définir la portée du travail est la première étape pour mettre en place votre projet afin qu'il soit mené à bien et livré dans les délais. Cela fait de la déclaration de portée le meilleur allié des chefs de projet, leur fournissant une feuille de route claire qui indique ce qui doit être fait, les risques à éviter et comment.
Parallèlement, la portée de votre projet est consignée dans un document, tandis que le projet lui-même est suivi dans votre outil de gestion de projet. Pour un flux de travail plus fluide (et holistique), vous pouvez envisager d'utiliser une solution tout-en-un telle que ClickUp.
Avec ClickUp, vous pouvez rédiger votre cahier des charges, convertir les livrables en tâches réalisables et même suivre le temps passé. Il s'agit d'une solution complète pour gérer tout, du cahier des charges aux tâches en passant par les efforts d'atténuation des risques.
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