Soyez prêt : telle est la devise des scouts, un mouvement social international pour la jeunesse fondé au début des années 1900. Et pour cause. Pour être utile et efficace, vous devez être prêt à faire face aux risques et menaces potentiels.
Cela vaut également pour les entreprises, c'est pourquoi le champ de la gestion des risques est en constante évolution. Qu'il s'agisse d'une attaque par déni de service distribué [DDoS] sur vos serveurs, d'un conflit politique affectant votre chaîne d'approvisionnement, d'une catastrophe naturelle détruisant vos biens ou d'une start-up lançant un produit concurrentiel, chaque entreprise est exposée à une multitude de risques.
Dans cet article de blog, nous explorons une partie essentielle et précoce de votre stratégie de gestion des risques : l'évaluation des risques. Nous vous montrons pourquoi vous avez besoin d'évaluations des risques, comment vous pouvez les mener à bien et quels outils vous aident à accomplir cette tâche.
Comprendre l'évaluation des risques
Commençons par les bases : qu'est-ce qu'une évaluation des risques ?
L'évaluation des risques est une étude stratégique et périodique visant à identifier les dangers potentiels pour une entreprise.
Une bonne évaluation des risques aborde les points suivants :
Nature : cette partie du rapport d'évaluation des risques définit le risque. Par exemple, vous pouvez définir un risque comme suit : « la non-conformité au règlement général sur la protection des données [RGPD] entraînera des sanctions lors du lancement du produit dans la région de l'UE ».
Raisons : Ce point est un peu plus complexe. La non-conformité au RGPD peut être le résultat d'un manque d'investissement en temps ou d'une absence de priorisation. Cependant, si vous envisagez un risque tel qu'une catastrophe naturelle, les raisons sont nombreuses et souvent indépendantes de votre volonté. Utilisez donc cette partie avec discernement.
Probabilité : quelle est la probabilité que le risque se concrétise et que des évènements indésirables se produisent ? Si vous n'êtes pas conforme au RGPD, vous ne courez aucun risque tant que vous n'interagissez pas avec une « personne concernée » dans l'UE, qui peut être une personne, une entreprise ou même un visiteur. Cela signifie que si votre client basé aux États-Unis utilise votre produit lors d'un voyage en France, vous courez le risque de non-conformité.
Impact potentiel : dans cette partie de l'étude, vous mesurez ce que cela signifierait pour vous de courir ledit risque. Par exemple, le non-respect du RGPD peut entraîner des amendes pouvant atteindre 4 % du chiffre d'affaires mondial ou 20 millions d'euros.
Risque vs danger
Les termes « risque » et « danger » sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais ils ont des significations distinctes, en particulier dans le contexte de la sécurité et de la gestion des risques.
Un danger est tout ce qui est susceptible de causer un préjudice, une blessure ou un dommage. Cela inclut les objets physiques, les substances ou les conditions qui menacent la santé et la sécurité. Les dangers ne peuvent pas être mesurés.
Le risque désigne la probabilité qu'un danger cause effectivement un préjudice ou des effets néfastes. Il englobe à la fois l'occurrence et la gravité d'un préjudice potentiel. Les risques peuvent être quantifiés comme élevés, moyens ou faibles en fonction de leur probabilité et de leur gravité.
Comprenons la différence entre les deux à l'aide de quelques exemples. Lors d'une évaluation des risques environnementaux, vous pourriez rencontrer les dangers suivants.
- Risques naturels tels que tremblements de terre, inondations, ouragans, glissements de terrain
- Risques biologiques, y compris les espèces envahissantes, les épidémies et les pandémies, les proliférations d'algues toxiques
- Risques chimiques tels que les marées noires, la pollution par les métaux lourds, les pesticides
Les risques correspondants seront les suivants :
- Risques pour les biens et les personnes
- Risques pour l'écosystème entraînant une perte de biodiversité
- Risques pour la sécurité alimentaire, la santé et l'impact économique liés aux sécheresses, à la pollution des villes et à l'augmentation du stress environnemental
Sur le lieu de travail, voici quelques-uns des risques les plus courants :
- Risques pour la sécurité tels que sols mouillés, câbles exposés ou machines non protégées
- Risques liés aux conditions de travail, tels que le bruit, la lumière et la température
- Risques ergonomiques tels que les postes de travail inadaptés
Les risques correspondants pourraient être les suivants :
- Blessure
- Maladie
- Une mauvaise expérience employé
- Attrition
- Perte de réputation pour l'entreprise
Les exemples ci-dessus montrent qu'il existe différents types de risques. Commençons par comprendre les plus courants.
Types d'évaluations des risques
Vous pouvez effectuer des évaluations des risques dans plusieurs dimensions. Par exemple, en fonction des types de dangers, vous pouvez effectuer des évaluations des risques environnementaux, technologiques, financiers, de conformité, etc. Vous pouvez également effectuer des évaluations génériques ou spécifiques. Par exemple, vous pouvez évaluer les risques pour la santé et la sécurité à l'échelle de l'organisation ou dans des emplacements spécifiques.
Dans ces dimensions, il existe plusieurs types courants d'évaluation des risques, tels que :
Évaluation quantitative des risques : mesure des risques et de leur impact potentiel à l'aide de données numériques.
Par exemple, vous pourriez déterminer que vous avez 30 % de chances de subir une violation de données, susceptible d'entraîner une perte d'un million de dollars.
Évaluation qualitative des risques : utilisation de jugements et d'observations subjectifs pour classer les risques selon leur gravité et leur probabilité sur une échelle allant de faible à moyen ou élevé.
Par exemple, un centre de données peut présenter un « risque élevé » en raison de son emplacement dans une zone sismique.
Évaluation des risques spécifiques à un emplacement : évaluation des conditions d'un emplacement particulier, tel qu'un chantier de construction ou une plate-forme pétrolière. Il peut également s'agir de sites virtuels, tels qu'un centre de données ou votre infrastructure cloud.
Évaluation des risques basée sur les actifs : identification des risques associés à des actifs spécifiques tels que les systèmes informatiques, les équipements, les véhicules, etc. Certaines entreprises de services incluent également les personnes dans leurs évaluations des risques basées sur les actifs.
Évaluation des risques basée sur les vulnérabilités : identification des faiblesses des systèmes et des environnements. Cette évaluation est tournée vers l'intérieur. Par exemple, dans le monde technologique, les évaluations de vulnérabilité et les tests de pénétration [VAPT] sont une pratique courante.
Évaluation des risques basée sur les menaces : évaluer les risques en examinant les conditions qui les font naître. Il s'agit d'une approche tournée vers l'extérieur. Par exemple, une institution financière peut évaluer les risques liés à la fraude.
Évaluation dynamique des risques : évaluations continues en temps réel répondant à des situations immédiates ou changeantes.
Par exemple, les intervenants d'urgence procèdent à une évaluation dynamique des risques lors d'un incendie afin de comprendre le risque d'effondrement structurel.
Bien qu'il s'agisse là des types courants, ils ne s'excluent pas mutuellement. Par exemple, vous pouvez effectuer une évaluation quantitative spécifique à un actif ou des évaluations dynamiques basées sur les menaces, etc. Le choix de l'évaluation à utiliser dépend du moment où vous la réalisez.
Échéanciers d'évaluation des risques
Les organisations procèdent généralement à des évaluations à deux moments précis : à intervalles réguliers ou en fonction de déclencheurs.
À intervalles réguliers
Une identification des risques financiers est généralement effectuée chaque année. Une évaluation de la sécurité des informations peut être effectuée chaque trimestre. Les entreprises décident du calendrier en fonction de leur activité et du type d'évaluation.
Déclencheurs
Parfois, l'émergence de dangers, de risques ou de situations liées à l'entreprise déclenche la nécessité d'une évaluation. Il peut s'agir :
Sur cette base, examinons comment mener une évaluation des risques.
Étapes clés pour mener une évaluation des risques
L'évaluation des risques est l'un des aspects les plus critiques de toute activité d'entreprise. Elle permet d'anticiper les mauvais résultats. Une bonne évaluation des risques peut permettre d'économiser de l'argent, de préserver la réputation et même de sauver des vies humaines.
Il est donc important de mener des évaluations des risques approfondies et efficaces. Voici un guide sur la manière de procéder.
1. Effectuez l'installation des systèmes pour votre évaluation des risques
Avant de procéder à une évaluation, créez votre cadre de gestion de projet d'évaluation des risques.
Définissez la portée
Quelles fonctions, quels emplacements, quels actifs et quels processus allez-vous évaluer ? Quels sont les objectifs de votre évaluation ? Avez-vous besoin d'étudier les risques liés aux coûts du projet? Que cherchez-vous à identifier/apprendre ?
Identifiez les exigences
De combien de temps, de personnel, de budget et de ressources aurez-vous besoin pour l'évaluation des risques ? Par exemple, si vous effectuez une évaluation des risques liés aux demandes de prêt frauduleuses, vous aurez peut-être besoin de data scientists que votre entreprise ne possède pas encore. Définissez clairement ces besoins.
Inscrivez les parties prenantes
Qui sera impliqué, et dans quelle mesure ? Attribuez des rôles et des responsabilités aux personnes. Idéalement, vous aurez besoin d'un gestionnaire des risques, d'un chef d'équipe d'évaluation, d'experts en la matière et d'un partenaire commercial.
Étudiez les règles et réglementations
Dans quel cadre réglementaire devez-vous travailler ? Y a-t-il des règles spécifiques que vous devez respecter ? Le rapport doit-il être créé et présenté d'une manière spécifique à l'organisme de réglementation ?
Configurez vos outils
Un processus complet nécessite un nombre de checklists de jalons importants, de modèles d'évaluation des risques, etc. Un bon logiciel de gouvernance, de gestion des risques et de conformité, c'est-à-dire un logiciel GRC, peut considérablement simplifier le processus d'évaluation tout en améliorant la précision et l'efficacité des résultats.
Choisissez un outil de gestion de projet d'évaluation des risques tel que ClickUp pour vous offrir l'assistance nécessaire tout au long de votre parcours.
2. Identifiez les dangers
Une fois que vous êtes prêt, il est temps d'évaluer le premier aspect de votre risque, c'est-à-dire le danger. Selon le type d'évaluation des risques, vous pouvez rencontrer divers dangers.
Par exemple, si vous effectuez des évaluations des risques environnementaux, vous pouvez prendre en compte les risques biologiques et les catastrophes naturelles. Si vous évaluez le risque de rotation du personnel, vous pouvez explorer les risques pour la santé et la sécurité tels que les accidents du travail, les grèves ou les risques psychosociaux comme le harcèlement/stress, etc.
Pour identifier les dangers, vous pouvez collecter des données auprès de :
Observation
Effectuez des visites guidées de l’emplacement/actif/processus évalué. Observez attentivement chaque aspect et la manière dont il interagit avec les autres.
Discussion
Discutez avec l'équipe qui travaille sur le terrain. Comprenez leurs préoccupations et ce qu'ils considèrent comme des risques. [Vous ne serez peut-être pas d'accord avec eux, mais il est toujours bon d'écouter].
Rapports historiques
Passez en revue les rapports d'incidents, les plaintes, les analyses, les recommandations, etc. du passé. Étudiez les données historiques sur les accidents ou les incidents afin d'identifier les dangers qui les ont provoqués.
Références
Consultez les fiches de données de sécurité et les manuels d'utilisation des équipements pour recueillir des informations détaillées sur les risques potentiels.
Le moyen le plus simple de noter tout ce que vous trouvez au cours de cette étape de votre évaluation est d'utiliser un outil tel que ClickUp Docs. Grâce à la collaboration en temps réel, les grandes équipes peuvent regrouper toutes leurs notes en un seul endroit pour les examiner et les analyser ultérieurement.
Vous pouvez également utiliser l'un des modèles de registre des risques disponibles pour rationaliser ce processus.
3. Évaluez les risques
Tous les dangers ne constituent pas nécessairement un risque. Vous manipulez peut-être des produits chimiques toxiques, mais avec des mesures de sécurité adéquates, vous ne courez peut-être aucun risque d'accident. L'étape suivante consiste donc à évaluer les risques, c'est-à-dire à déterminer si les dangers que vous avez identifiés présentent un risque.
Le modèle de Tableau blanc d'évaluation des risques ClickUp est un excellent outil pour cela. Adapté aux débutants, ce modèle vous permet d'identifier et d'évaluer les risques de manière méthodique. En collaboration avec une équipe à distance, vous pouvez également utiliser ce modèle de Tableau blanc ClickUp pour réfléchir et trouver des idées sur vos risques.
4. Mesurez la probabilité et l'impact
Une partie importante du processus d'évaluation consiste à évaluer la probabilité et l'impact des risques identifiés.
- Probabilité : probabilité que le risque se réalise [Élevée, Moyenne, Faible]
- Impact : où, qui et quoi seront affectés par le risque ?
C'est également à cette étape que la plupart des organisations échouent. Des professeurs et des experts en risques écrivent que « nous avons tendance à être trop confiants quant à l'exactitude de nos prévisions et de nos évaluations des risques, et beaucoup trop restrictifs dans notre évaluation de l'intervalle des résultats possibles. »
Pour éviter cet écueil :
- Mieux vaut pécher par excès de prudence : en matière de risques, il vaut mieux se montrer trop prudent que pas assez.
- Soyez ouvert : analysez les risques pour comprendre comment différents groupes seront exposés et comment
- Anticipez les surprises : il n'y a pas de bonne surprise en matière de gestion des risques. Cherchez toujours à identifier où et quand une surprise est susceptible de se produire.
Par exemple, si le réfrigérateur de votre magasin de détail fonctionne mal, ne vous limitez pas à son impact sur le gaspillage de produits ou les coûts de réparation. Pensez au fait que les clients qui achètent des produits conservés dans ce réfrigérateur pourraient tomber malades.
Un cadre tel que le modèle de registre des risques ClickUp permet d'organiser efficacement toutes ces informations.
Grâce à ce modèle, vous pouvez documenter vos risques, leur probabilité d'occurrence, vos plans d'atténuation et vos mesures de contrôle en un seul endroit. Vous pouvez également suivre leur statut, attribuer la propriété et consolider les données pour les examiner ultérieurement.
5. Documentez les processus actuels
À moins qu'il ne s'agisse d'un risque nouvellement apparu, la plupart disposent déjà d'un mécanisme de réponse. Documentez-les de manière exhaustive afin qu'ils puissent être optimisés à chaque évaluation ultérieure.
Incluez les éléments suivants.
- Propriété : définissez qui est responsable du risque et de la réponse.
- Processus : définissez le flux de travail après avoir identifié le risque, y compris les actions, les ressources, les délais, les jalons, les indicateurs clés de performance et autres responsabilités.
- Dépendances : quelles sont les interdépendances entre les tâches ou les équipes ?
- Contrôle : quel est le plan actuel d'atténuation des risques ou d'urgence?
6. Planifiez la prochaine évaluation
Votre lieu de travail est dynamique. Votre processus et vos documents d'évaluation des risques doivent refléter cette réalité.
Planifiez des examens réguliers
Optez pour une fréquence semestrielle ou annuelle, voire plus fréquente, en fonction du type d'organisation. Si vous travaillez dans un environnement en évolution rapide comme la cybersécurité, vous pouvez même envisager des évaluations et des alertes d'automatisation continues.
Lecture bonus 📖 : Introduction au cadre de gestion des risques liés à la cybersécurité
Impliquez vos employés
Ce sont les personnes les plus proches du terrain qui comprennent le mieux les risques. Discutez régulièrement avec elles et recueillez leurs idées et leurs commentaires. Dans la gestion de projet, cela peut être particulièrement important, car les experts en la matière et les gestionnaires de risques peuvent ne pas percevoir toutes les subtilités des activités quotidiennes.
Utilisez le modèle d'analyse des risques de gestion de projet de ClickUp pour documenter les conclusions de l'équipe d'exécution.
Restez informé
Les risques liés aux dangers externes évoluent constamment. Les menaces en matière de cybersécurité sont de plus en plus sophistiquées. En réponse, les lois évoluent. Gardez une longueur d'avance sur ces avancées en recherchant activement des informations.
Un processus d'évaluation des risques bien établi vous aidera, vous et votre équipe, à planifier chaque incertitude potentielle, y compris les évènements imprévisibles. Quel que soit le domaine concerné, un logiciel de gestion des risques robuste peut s'avérer utile.
Outils pour mettre en œuvre des processus d'évaluation des risques
L'évaluation des risques est une activité fondée sur la recherche. L'équipe chargée de l'évaluation des risques aura généralement besoin des éléments suivants.
- Documentation : possibilité de noter les observations, les lacunes et autres points importants.
- Modèles : cadres, checklists et modèles d'évaluation des risques, tels qu'une matrice des risques pour analyser les résultats.
- Outils visuels : fonctionnalités permettant de réfléchir ou de collaborer avec des équipes à distance afin de parvenir à une compréhension commune.
- Partage et enregistrement : possibilité de partager le rapport d'évaluation avec toutes les parties prenantes concernées grâce à un contrôle d'accès approprié.
Aujourd'hui, la plupart des équipes utilisent plusieurs outils pour y parvenir. Elles peuvent utiliser Google Docs pour prendre des notes, des feuilles de calcul pour les checklists, des PDF pour le partage, etc. Bien que cette méthode soit courante, elle est également inefficace.
Un outil tout-en-un comme ClickUp peut changer la donne pour les équipes d'évaluation des risques. Avec ClickUp, vous pouvez mener votre évaluation, documenter vos conclusions, effectuer des analyses et partager vos rapports en toute sécurité, le tout en un seul endroit.
Envisagez d'utiliser le modèle de Tableau blanc d'analyse des risques ClickUp. Ajoutez-y vos risques et classez-les en fonction de leur probabilité et de leur gravité. Ajoutez des notes autocollantes pour tout point de référence.
Créez des liens vers des documents, des images et d'autres fichiers directement à partir du modèle de tableau blanc. À partir de là, attribuez la propriété et configurez des tâches pour mettre en œuvre votre stratégie d'atténuation.
Réduisez vos risques grâce à ClickUp
Lorsque les risques sont inévitables, la seule solution possible est de s'y préparer. C'est précisément là que l'évaluation des risques intervient.
Ils vous aident à envisager les éventuels problèmes et à ne négliger aucun danger. Ils mettent en lumière toutes les possibilités, du syndrome du canal carpien aux maux de dos, en passant par les radiations et les marées noires.
Les évaluations des risques vous permettent de définir vos priorités et de créer un environnement de travail plus sûr pour vous et vos employés. Elles vous offrent également la possibilité de prendre des décisions fondées sur des données concernant l'allocation des ressources, les budgets et les investissements dans les mesures de sécurité.
Ne négligez pas une activité aussi cruciale que l'évaluation des risques. Choisissez un outil robuste, complet et collaboratif comme ClickUp pour effectuer des audits réguliers, améliorer vos processus internes, créer votre plan de gestion des risques et renforcer votre résilience.
ClickUp vous permet de maintenir facilement vos évaluations des risques à jour et pertinentes. Parole d'honneur !
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