Comment utiliser ChatGPT pour les formules Excel | ClickUp

Vous êtes-vous déjà retrouvé face à une cellule Excel vide, souhaitant pouvoir lui dire ce qu'elle doit faire ?

Composer une formule Microsoft Excel fonctionnelle peut s'avérer difficile, en particulier lorsque vous essayez de créer des formules capables de traiter plus que de simples calculs. Il faut souvent procéder par essais et erreurs, ce qui peut être frustrant pour les débutants.

C'est là que ChatGPT peut vous aider.

Il peut écrire des formules Excel avec facilité, vous permettant ainsi d'économiser plusieurs heures.

Nous allons apprendre à générer des formules Excel à l'aide de ChatGPT. Nous explorerons également certaines formules essentielles et avancées pour l'analyse des données. 👇

Comprendre les formules Excel

La force d'Excel réside dans sa polyvalence. C'est un puissant logiciel de tableur pour les utilisateurs à travers divers champs, notamment la finance, la science des données, le marketing, etc.

Voici quelques formules essentielles que vous pourriez utiliser si vous êtes dans l'un de ces champs.

Pour les analystes financiers

• SUM:

À faire ? Additionne un intervalle de nombres.

Exemple: Pour calculer la somme des équipes commerciales des colonnes A1 à A10 d'une feuille de calcul.

Formule: \NSUM(A1:A10)

• AVERAGE:

À faire ? Calcule la valeur moyenne d'un intervalle.

Exemple: Utile pour déterminer le revenu moyen sur une période donnée.

Formule: =AVERAGE(A1:A10)

• COUNT:

À faire ? Compte le nombre de cellules contenant des nombres.

Exemple: Vous pouvez compter le nombre de mois pendant lesquels des chiffres de vente ont été enregistrés dans une feuille de vente.

Formule: \N-COUNT(A1:A10)

• VLOOKUP:

À quoi cela sert-il ? Il recherche une valeur dans un tableau et renvoie l'information correspondante à partir d'une autre colonne.

**Exemple : vous pouvez rechercher le nom d'une action dans une colonne et obtenir son prix dans une autre.

Formule: \N- VLOOKUP(A2, B2:D10, 3, FALSE)

• IF:

À faire ? Effectue un test logique et renvoie une valeur en fonction du résultat.

Exemple: Vérifier si les dépenses dépassent une limite budgétaire et renvoyer "Oui" ou "Non"

Formule: =IF(A1>1000, "Over Budget", "Within Budget")

• PMT:

À faire ? Calcule le paiement d'un prêt sur la base de paiements et de taux d'intérêt constants.

Exemple: Utile pour analyser les paiements mensuels pour différents montants de prêts.

Formule: \N- MPT(rate, nper, pv), où :

taux: Le taux d'intérêt du prêt

nper:_ Le nombre total de paiements pour le prêt

pv: La valeur actuelle, ou le montant total que vaut aujourd'hui une série de paiements futurs

Pour les scientifiques des données

• INDEX & MATCH:

À faire ? Une alternative plus flexible à VLOOKUP pour la recherche de données dans les tableaux.

Exemple: Vous pouvez rechercher une valeur spécifique dans la colonne A et renvoyer les données de la colonne B.

Formule: =INDEX(B2:B10, MATCH(A2, A2:A10, 0))

• LEN:

À faire ? Il compte le nombre de caractères dans une cellule.

Exemple: Cette fonction permet de vérifier la longueur des entrées de données, en particulier dans les champs de texte.

Formule: \N=LEN(A1)

• CONCATÉNATION:

À faire ? Combine le texte de plusieurs cellules.

Exemple: Vous pouvez fusionner les prénoms et les noms de famille dans une seule cellule avec un espace entre les deux.

Formule: =CONCATENATE(A1, " ", B1)

• TRANSPOSE:

À faire ? Convertit un intervalle vertical de données en un intervalle horizontal (ou vice versa).

Exemple: Transposition d'une colonne de données en une ligne pour mieux visualiser les schémas.

Formule: =TRANSPOSE(A1:A5)

• RANK:

À faire ? Attribue un rang à chaque valeur d'un ensemble de données, ce qui est utile pour l'analyse de données ordonnées.

Exemple: Classer les cours des actions ou les niveaux de dépenses des clients du plus élevé au plus bas.

Formule: \N-RANK(A1, A1:A10)

• TEXTE:

À faire ? Convertit les nombres en texte avec mise en forme.

**Exemple : Utilisez cette fonction pour mettre en forme des nombres importants sous forme de devise à des fins de présentation.

Formule: \N-TEXT(A1, "$#,##0.00")

Mais sa polyvalence ne s'arrête pas à l'analyse des données. Vous pouvez utiliser Excel pour les rapports . Par exemple, vous pouvez résumer des prévisions de flux de trésorerie importants afin d'identifier des tendances, des modèles et des informations clés.

Vous pouvez également utiliser Excel pour la gestion de projet . Par exemple, vous pouvez utiliser des fonctionnalités telles que les diagrammes de Gantt, les tableaux et la mise en forme conditionnelle pour créer des échéanciers de projet, allouer des ressources, suivre la progression des tâches, contrôler les délais, etc.

Voyons maintenant comment utiliser efficacement ChatGPT pour écrire des formules Excel.

Comment utiliser ChatGPT pour les formules Excel

Etape 1. Lancez ChatGPT et ouvrez votre feuille de calcul Excel

Pour commencer, préparez ChatGPT et Excel.

L'interface ChatGPT où vous saisirez vos demandes de formules Excel

Etape 2. Demandez à ChatGPT des formules financières spécifiques

Lorsque vous créez des modèles financiers, la spécificité est cruciale.

Demander à ChatGPT des formules générales pourrait ne pas vous donner ce dont vous avez besoin, alors soyez clair avec les termes financiers que vous utilisez et fournissez des conditions si nécessaire.

Par exemple, si vous avez besoin de calculer la valeur actuelle nette (VAN) des flux de trésorerie futurs, incluez le taux de réduction et les périodes pertinentes dans votre demande.

Exemple d'invite, _Comment faire le calcul de la valeur actuelle nette (VAN) pour les flux de trésorerie de A2 à A7 en utilisant un taux de réduction de 5 % ?

ChatGPT générera alors une formule adaptée à vos besoins spécifiques, comme celle-ci :

Formule générée: \NPV(0.05, A2:A7)

ChatGPT génère une formule NPV personnalisée sur la base d'une invite claire et spécifique

Lire aussi: 25 trucs et astuces Excel pour booster votre productivité

Étape 3. Réviser et adapter la formule

Une fois que ChatGPT vous a donné une formule, prenez un moment pour la réviser. Vérifiez les points suivants :

• Terminologie correcte: Assurez-vous que la formule correspond à vos termes financiers. Si vous travaillez avec des flux de trésorerie, des revenus ou des taux d'intérêt, assurez-vous que la formule reflète cette terminologie
• Références de cellule appropriées: Vérifiez que la formule fait référence aux bonnes cellules de votre ensemble de données. Par exemple, les formules de VAN doivent faire référence aux cellules contenant vos flux de trésorerie, et non à des données non liées

Etape 4. Copiez et collez la formule dans Excel

Une fois que vous êtes satisfait de la formule, il est temps de la transférer dans Excel.

• Copier la formule: Copiez simplement le texte de ChatGPT
• Coller dans Excel: Sélectionnez la cellule appropriée dans votre feuille de calcul où vous souhaitez appliquer la formule et collez-la

Après l'avoir collée, appuyez sur Entrée. Excel effectuera le calcul, qu'il s'agisse de la VAN, du TRI ou d'un autre indicateur financier.

Feuille de calcul Excel avec une formule NPV appliquée à une intervalle de données de flux de trésorerie

Étape 5. Analyser les résultats

Après avoir appliqué votre formule, examinez les résultats. Vous voudrez valider les résultats en.. :

• **Si vous avez déjà calculé la VAN ou le TRI, comparez les résultats de ChatGPT avec vos calculs précédents
• Test de scénario: Essayez d'appliquer différents taux de réduction ou hypothèses de flux de trésorerie pour voir comment la formule réagit. Cela vous aidera à évaluer la robustesse de votre modèle

Si nécessaire, vous pouvez ajuster la formule en modifiant les références des cellules ou en ajoutant des paramètres supplémentaires. Par exemple, vous pouvez modifier la formule pour inclure uniquement les flux de trésorerie positifs ou exclure les valeurs aberrantes.

Étape 6. Étendre les formules à d'autres paramètres

Une fois que vous disposez d'une formule de travail, vous pouvez l'appliquer à plusieurs lignes ou colonnes de données. Si vous analysez différents départements ou projets, ChatGPT peut générer des formules dynamiques facilement adaptables à l'ensemble de votre modèle financier.

Vous pouvez soit faire glisser la formule sur les cellules concernées, soit demander à ChatGPT de créer une formule spécifique qui couvre un intervalle entier en une seule fois.

Étape 7. Tester et affiner la formule

Les tests sont essentiels, surtout dans le domaine de la finance. Saisissez différents scénarios de données pour vérifier dans quelle mesure la formule s'adapte :

• **Appliquer la formule à différentes prévisions financières, telles que des projections de revenus optimistes ou prudentes
• **Que se passe-t-il si les flux de trésorerie sont négatifs ou nuls ? À fait la formule correctement ?

Si des ajustements sont nécessaires, demandez à ChatGPT de les affiner.

Par exemple, si votre formule de VAN inclut des flux de trésorerie négatifs qui ne devraient pas y figurer, vous pouvez inviter, instructions : "Comment faire pour modifier la formule afin d'exclure les flux de trésorerie négatifs ?"

Remédier aux erreurs et problèmes courants

Invitations peu claires

Des invitations vagues peuvent conduire à des formules inexactes. Soyez toujours précis dans vos exigences. Si la formule ne fonctionne pas, révisez votre invite pour plus de clarté.

Erreurs de copier-coller

Veillez à copier correctement l'intégralité de la formule sans omettre aucun caractère. Une formule incomplète peut résulter en des erreurs dans Excel.

Ajustements de formule

Il peut arriver que vous deviez adapter l'invite ChatGPT à votre structure de données spécifique. Effectuez des tests approfondis et répétez l'opération si nécessaire.

👀 Bonus: Explorez ces modèles de feuilles de calcul pour simplifier votre flux de travail et rester organisé.

Exemples pratiques d'utilisation de ChatGPT pour les formules Excel

Exemple 1 : Création d'une instruction IF imbriquée

Les instructions IF imbriquées peuvent être délicates, en particulier lorsqu'il s'agit de conditions multiples. Imaginez que vous ayez une liste de données commerciales et que vous souhaitiez classer les performances des ventes en fonction de leur montant :

• Supérieur à 1 000 $: "Élevé"
• Entre 500 $ et 1 000 $: "Moyenne"
• En dessous de 500 $: "Faible"

Invitation au chatGPT: Comment faire pour écrire une formule Excel permettant de classer la performance commerciale comme "élevée" si le montant est supérieur à 1000, "moyenne" s'il est compris entre 500 et 1000, et "faible" s'il est inférieur à 500 ?

ChatGPT response: =IF(A1 > 1000, "High", IF(A1 >= 500, "Medium", "Low"))

Explication: Copiez cette formule et collez-la dans la cellule cible de votre feuille Excel, en remplaçant A1 par la référence de la cellule appropriée.

ChatGPT génère une formule IF imbriquée pour catégoriser les performances commerciales

Exemple 2 : Générer une formule de tableau croisé dynamique

Supposons que vous disposiez de données sur les ventes et que vous souhaitiez créer un résumé à l'aide d'un tableau croisé dynamique, indiquant les ventes totales par région. Bien qu'Excel dispose d'outils intégrés pour les tableaux croisés dynamiques, vous pourriez avoir besoin d'une approche par formule. Voyons comment procéder :

Invitation ChatGPT: Comment puis-je écrire une formule dans Excel pour résumer le total des équipes commerciales par région ?

ChatGPT response: =SUMIF(A:A, "Region1", B:B)

Explication: Cette formule additionne les équipes commerciales de la colonne B lorsque la région de la colonne A correspond à la "Région1" Vous pouvez remplacer "Région1" par d'autres régions ou utiliser des références de cellule.

ChatGPT fournit une formule SUMIF pour résumer les équipes commerciales par région

Exemple 3 : Paramétrage des règles de validation des données

Il est important de valider vos données pour qu'elles restent correctes et en ordre. Si vous souhaitez limiter la saisie dans une cellule à un intervalle de valeurs spécifique, comme une liste de catégories prédéfinies (par exemple, "Approuvé", "En attente", "Refusé"), vous pouvez utiliser la validation des données.

Elle permet de s'assurer que seules les entrées valides de la liste sont acceptées, ce qui réduit les risques d'erreur et maintient la cohérence de vos données.

InviteGPT: Comment faire pour que la validation des données dans Excel n'autorise que les valeurs "Achevé", "En attente" ou "En suspens" ?

Réponse de ChatGPT: Suivez les étapes suivantes : Sélectionnez la ou les cellules, allez dans Données > Validation des données, choisissez 'Liste' et entrez les valeurs : Achevé, En suspens, En attente.

Explication: Suivez les paramètres fournis par ChatGPT pour configurer la validation des données dans Excel.

ChatGPT explique comment mettre en place des règles de validation des données dans Excel

Exemple 4 : Automatisation des calculs de dates complexes

Imaginons que vous souhaitiez calculer le nombre de jours de travail entre deux dates, à l'exclusion des week-ends et des jours fériés.

**Mon travail consiste à écrire une formule Excel pour calculer le nombre de jours de travail entre deux dates dans les cellules A1 et B1, à l'exclusion des week-ends

Réponse de ChatGPT: =NETWORKDAYS(A1, B1)

Explication: Cette formule calcule le nombre de jours de travail entre les dates des cellules A1 et B1. Pour exclure les jours fériés, vous pouvez ajouter un intervalle de dates de vacances comme troisième paramètre.

ChatGPT fournissant une formule pour calculer le nombre de jours de travail entre deux dates

Lire aussi: Comment calculer le temps et les heures dans Excel (y compris les formules)

Exemple 5 : Combinaison de texte et de nombres

Imaginez que vous ayez besoin de combiner du texte et des valeurs numériques provenant de différentes cellules dans une seule cellule, bien mise en forme. Par exemple, vous souhaitez combiner le nom d'un produit et son prix.

Instruction ChatGPT: Comment faire une formule Excel pour combiner un texte de la cellule A1 et un nombre de la cellule B1 avec un signe de dollar ?

ChatGPT response: \N- A1 & " costs $" & TEXT(B1, "#,##0.00")

Explication: Cette formule combine le texte de la cellule A1 avec le nombre mis en forme dans la cellule B1.

ChatGPT génère une formule pour combiner du texte et des nombres avec une mise en forme spécifique

Lire aussi: 10 meilleurs outils IA pour Excel pour la productivité

Limites de l'utilisation de ChatGPT pour Excel

À l'heure où ChatGPT est un outil pratique pour écrire des formules Excel et simplifier des tâches complexes, il fait face à des limites. En voici quelques-unes :

• Compréhension limitée des paramètres complexes: ChatGPT peut fournir des formules générales basées sur les invites que vous donnez, mais il n'a pas d'accès direct à vos paramètres réels. Cela signifie qu'il ne peut pas analyser vos données de manière contextuelle
• Difficulté avec les formules hautement personnalisées: Pour les tâches avancées qui nécessitent des formules hautement personnalisées, telles que celles qui impliquent des fonctions de tableau, les formules Excel de ChatGPT ne fournissent pas toujours la solution optimale. Il peut suggérer une structure de base, mais l'affiner pour l'adapter à un scénario complexe peut nécessiter des ajustements manuels et une compréhension plus approfondie d'Excel
• Dépendance de la formulation de la requête: L'efficacité des réponses de ChatGPT dépend fortement de la manière dont vous formulez votre requête. Des invitations vagues ou incomplètes peuvent conduire à des formules inexactes ou trop simplistes. Pour tirer le meilleur parti de ChatGPT, vous devez être précis et descriptif en expliquant ce que vous attendez de la formule
• Incapacité à gérer les fonctionnalités avancées d'Excel: Alors que ChatGPT peut aider avec des formules et des fonctions standard, il n'assiste pas les fonctionnalités Excel plus avancées comme les macros VBA, les scripts personnalisés, ou les fonctions de tableaux dynamiques introduites dans les nouvelles versions d'Excel. Pour ces tâches avancées, vous devrez faire appel à des outils plus spécialisés ou au codage manuel
• Risque d'erreurs de syntaxe ou de malentendus: ChatGPT peut parfois générer des formules qui contiennent des erreurs de syntaxe ou qui ne comprennent pas les exigences spécifiques de la structure des formules d'Excel. Ceci est particulièrement vrai pour les formules plus complexes ou lors de l'intégration de plusieurs fonctions. Il se peut que vous deviez dépanner et corriger ces erreurs pour que la formule fonctionne correctement dans votre feuille de calcul

A lire aussi: 10 Outils d'IA de premier ordre pour la visualisation de données

Utiliser ClickUp Brain pour gérer vos feuilles de calcul

Gérer vos données à l'aide de deux outils distincts peut rapidement devenir compliqué. Passer constamment d'une plateforme à l'autre conduit souvent à des informations manquées, à des entrées en double, ou simplement à une perte de temps à essayer de tout suivre.

Lorsque vos données sont dispersées dans différents outils, la collaboration en pâtit également, ce qui complique la tâche des équipes qui doivent rester alignées. ClickUp élimine ces problèmes en regroupant tous vos besoins en matière d'analyse et de gestion des données au sein d'une seule et même plateforme. Il offre deux fonctionnalités puissantes - ClickUp Tableur et ClickUp Brain - qui peuvent vous aider à rationaliser votre flux de travail d'analyse de données.

Voici comment elles peuvent vous aider.

ClickUp Vue Tableur : une alternative à Excel ClickUp Vue Tableur apporte la sensation familière d'une feuille de calcul à votre processus de gestion de projet, en offrant une manière organisée et détaillée de traiter les données.

Contrairement à une feuille Excel statique, la vue Tableur offre une assistance à l'organisation dynamique des données. Vous pouvez créer des champs personnalisés pour suivre des informations telles que la progression des tâches, les pièces jointes ou les évaluations, ce qui garantit la souplesse nécessaire à la gestion de divers types de données dans le cadre de différents projets.

Ce n'est que le début de ses capacités de personnalisation. Vous pouvez ajouter, réorganiser et redimensionner les colonnes pour vous concentrer sur les informations les plus pertinentes, ce qui vous permet de gérer vos données d'une manière qui correspond directement aux exigences de votre projet.

Afficher les tâches dans un format structuré de type feuille de calcul avec ClickUp Vue Tableur

Mon travail est aussi un excellent Alternative à Excel pour le travail avec n'importe quel type de données.

L'une de ses fonctionnalités les plus remarquables est la modification en cours.

Contrairement à Excel, où chaque cellule peut nécessiter une modification individuelle, la vue Tableur vous permet de sélectionner plusieurs tâches et d'y apporter des modifications simultanément. Il peut s'agir d'affecter des membres à une équipe, d'ajouter des étiquettes ou d'archiver des tâches à l'aide de la barre d'action en bloc.

Rationaliser la gestion des tâches grâce aux capacités de modification en cours dans la vue Tableur de ClickUp

Grâce à ses options avancées de tri et de filtrage, vous pouvez regrouper les tâches en fonction de divers critères tels que le statut, la priorité ou la date d'échéance. Ce niveau de contrôle est similaire aux capacités de filtrage d'Excel, mais il est intégré directement dans votre flux de travail de gestion de projet.

En outre, la vue Tableur permet d'exporter les données aux formats CSV ou Excel, ce qui vous offre la possibilité de réaliser des analyses ou des rapports supplémentaires en dehors de ClickUp, si nécessaire.

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Regroupez les tâches selon divers critères en utilisant les options de tri et de filtrage avancées de la vue ClickUp Tableur

Lire aussi: 10 meilleurs outils IA pour la comptabilité et la finance

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Il stocke également les formules pour les réutiliser facilement, assurant ainsi la cohérence entre les projets. Il est ainsi plus simple d'intégrer de nouveaux membres de l'équipe ou de suivre des directives de projet standard.

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Questions fréquemment posées

**1. ChatGPT peut-il gérer des formules Excel complexes ?

Oui, ChatGPT peut gérer un large intervalle de formules Excel, y compris les instructions IF imbriquées, les VLOOKUP, et d'autres fonctions couramment utilisées. Cependant, il peut avoir des difficultés avec des formules plus compliquées qui impliquent plusieurs couches de logique ou des exigences hautement personnalisées.

**2. Comment résoudre les erreurs ChatGPT lors de la génération de formules Excel ?

Si la formule générée par ChatGPT ne fonctionne pas comme prévu, commencez par vérifier les erreurs de syntaxe, telles que les parenthèses manquantes ou les références de cellule incorrectes. Assurez-vous que la formule s'aligne sur votre structure de données spécifique. Si le problème persiste, essayez de reformuler votre requête à ChatGPT avec plus de détails.

**3. ChatGPT est-il adapté aux procédures d'analyse de données ?

ChatGPT peut aider à réaliser des tâches d'analyse de données basiques à modérément complexes, telles que générer des formules complexes pour les calculs, résumer des paramètres, et même créer des formules de tableaux croisés dynamiques. Cependant, il n'est peut-être pas idéal pour les analyses de données très avancées qui nécessitent une compréhension approfondie des méthodes statistiques ou une modélisation complexe.