En matière de communication au travail, Slack est un favori pour sa fonctionnalité d'appel virtuel légère, « Slack Huddles ».
Les réunions quotidiennes Slack, c'est comme s'asseoir au bureau d'un collègue, sauf que vous portez probablement tous les deux un pyjama et que vous êtes à plusieurs fuseaux horaires l'un de l'autre.
Grâce aux fonctionnalités de partage d'écran de Slack, vous pouvez rapidement effectuer une connexion et réfléchir ensemble plus facilement, sans que personne ne se demande ce que « cette chose » dans la troisième diapositive était censée signifier.
Vous pouvez même envoyer des messages directs aux autres participants de la réunion quotidienne pour prendre des notes ou partager des idées, ou lancer des fils de discussion pour poursuivre la discussion.
Dans cet article, nous vous expliquons comment organiser une réunion quotidienne dans Slack en cinq étapes faciles.
(Et si vous vous demandez s'il existe une alternative à Slack encore plus simple, spoiler : oui, il y en a une !)
Comment démarrer une réunion quotidienne dans Slack
Les réunions quotidiennes sur Slack permettent à jusqu'à 50 personnes de participer simultanément à un appel, mais cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs disposant d'un forfait payant. Si vous utilisez le forfait Free, vous êtes limité à deux participants seulement.
Vous pouvez rejoindre une réunion quotidienne Slack via l'application Slack pour ordinateur ou mobile, ou via Google Chrome et Firefox sur Mac, Windows et Linux.
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Comment démarrer une nouvelle réunion quotidienne
Toute personne présente dans un canal Slack ou un message direct (DM) peut rejoindre une réunion quotidienne Slack lorsque vous en lancez une. Pour lancer une réunion quotidienne et ajouter d'autres participants, voici ce qu'il faut faire.
Bureau ou mobile :
- Ouvrez le canal Slack ou le message privé où vous souhaitez que la réunion quotidienne ait lieu.
- Cliquez sur l'icône représentant un casque audio dans l'en-tête de la discussion. Si vous souhaitez afficher un affichage plus grand, cliquez sur l'icône représentant une nouvelle fenêtre dans le fil de discussion de la réunion quotidienne depuis votre barre latérale.
- Vous avez une bonne journée capillaire ? Activez votre vidéo en cliquant sur l'icône caméra pour ajouter une touche d'énergie à la discussion.
Vous pouvez même personnaliser le thème de la réunion quotidienne en ajoutant le logo de votre entreprise lorsque vous organisez une réunion quotidienne avec des collaborateurs externes.
Comment rejoindre une réunion quotidienne
Si vous êtes dans un message privé, une fenêtre contextuelle s'affichera avec un bouton « Rejoindre » ou « Accepter ». Si vous êtes dans un canal, recherchez la petite icône en forme d'écouteurs dans votre barre latérale.
Bureau ou mobile :
- Ouvrez le canal Slack ou le message privé où la réunion quotidienne est déjà en cours.
- Cliquez sur l'icône représentant un casque audio pour entrer. Si vous souhaitez afficher un affichage plus grand, cliquez sur l'icône représentant une nouvelle fenêtre pour profiter d'une expérience panoramique.
- Facultatif : activez votre vidéo en cliquant sur l'icône caméra pour montrer votre environnement de travail.
💡Conseil de pro : vous souhaitez utiliser deux appareils ? Sélectionnez « Utiliser les deux appareils » lorsque vous rejoignez la réunion quotidienne pour pouvoir y participer à la fois depuis votre téléphone et votre ordinateur.
Comment rejoindre une réunion quotidienne à partir d'un lien
Parfois, vous serez invité à rejoindre une réunion quotidienne Slack via un lien. Si quelqu'un partage un lien avec vous, voici comment rejoindre la réunion quotidienne Slack.
Bureau ou mobile :
- Cliquez sur le lien de réunion quotidienne qui vous a été envoyé.
- Vous serez redirigé vers la discussion où se déroule la réunion quotidienne. Suivez les invitations à l'écran pour rejoindre la discussion.
- Si la discussion se déroule dans un canal privé ou par message privé, vous devrez peut-être cliquer sur « Demander l'accès » et attendre qu'un membre de la réunion quotidienne vous donne son accord.
Comment inviter des personnes à une réunion quotidienne
Vous souhaitez inviter davantage de personnes à rejoindre votre réunion quotidienne Slack ? Voici comment inviter n'importe qui (même s'il ne fait pas partie du canal d'origine ou du DM).
(Ne vous inquiétez pas, ils ne verront pas l'intégralité de la discussion, mais uniquement le fil de discussion de la réunion quotidienne. )
Bureau ou mobile :
- Dans une réunion quotidienne, cliquez sur l'icône trois points (ou l'icône en forme d'engrenage si vous vous sentez d'humeur fantaisiste) dans la barre latérale.
- Cliquez sur le bouton « Inviter ».
- Recherchez des personnes par leur nom ou sélectionnez-les dans la liste.
- Cliquez sur « Envoyer les invitations » et ils recevront une notification.
💡 Conseil de pro : si le canal compte moins de 20 personnes, vous pouvez inviter tout le groupe en sélectionnant @channel lors de l'invitation.
Comment créer et partager des liens vers des réunions quotidiennes
Vous souhaitez partager un lien vers une réunion quotidienne Slack ? Rien de plus simple. Voici ce qu’il faut faire.
Bureau ou mobile :
- Dans un canal ou un message privé, cliquez sur la petite flèche à côté de l'icône représentant un casque audio.
- Copiez le lien de la réunion quotidienne et collez-le où vous le souhaitez : Slack, e-mail ou même invitation de calendrier.
- La réunion quotidienne démarre dès que quelqu'un clique sur le lien. Que le brainstorming commence !
À lire absolument : Étiquette Slack : ce qu'il faut faire et ne pas faire lorsque vous utilisez Slack au travail
Limites de l'utilisation des réunions quotidiennes Slack pour la communication
Les réunions quotidiennes Slack peuvent être très utiles pour collaborer rapidement et facilement. Mais cette fonctionnalité présente également quelques inconvénients.
Trop d'une bonne chose devient une mauvaise chose
Il est trop facile d'appuyer sur l'icône du casque, ce qui peut conduire à une utilisation excessive. Avant même de vous en rendre compte, votre journée est remplie de réunions quotidiennes Slack aléatoires et vous vous demandez : « Avions-nous vraiment besoin d'une réunion quotidienne pour cela ? » (probablement pas)
Une utilisation excessive peut nuire à la productivité et créer de nombreuses distractions.
Une réalité moins réjouissante : les employés perdent 31 heures par mois dans des réunions improductives!
Formel ? Pas vraiment.
Si les réunions quotidiennes Slack sont parfaits pour discuter rapidement et de manière informelle, elles ne conviennent pas aux réunions formelles.
Il n'y a ni agenda, ni contrôle des participants, ni protocole de réunion, ce qui rend difficile la gestion d'un projet.
Si vous prévoyez une réunion sérieuse, les réunions quotidiennes Slack pourraient vous donner l'impression d'être plus désorganisés que structurés.
« Qui regarde ? »
Parlons un instant de sécurité.
Slack a été sous les feux de la rampe pour des violations de données, qui ont été mises en évidence dans des rapports et des tweets d'utilisateurs.
Bien qu'ils aient amélioré leurs performances grâce à des outils tels que la gestion des clés d'entreprise, des risques subsistent.
Les réunions quotidiennes Slack n'offrent pas toujours un chiffrement de bout en bout, et cette politique par défaut de stockage indéfini des données peut entraîner la conservation d'informations sensibles plus longtemps que vous ne le souhaiteriez.
Alors, évitez peut-être de discuter de sujets top secrets lors de vos réunions quotidiennes.
Confidentialité ? Quelle confidentialité ?
Voici le côté gênant : lorsque vous démarrez une réunion quotidienne Slack, tous les membres de votre environnement de travail Slack voient apparaître un petit emoji représentant un casque à côté de votre nom. C'est comme une enseigne lumineuse qui dirait : « Hé, je suis en réunion quotidienne ! »
Parfois, vous souhaitez simplement organiser une réunion quotidienne sans que tout le bureau soit au courant.
Appels interrompus gênants
Si vous avez déjà essayé d'utiliser les réunions quotidiennes, vous savez que ce n'est pas l'expérience la plus fluide qui soit.
Les utilisateurs se sont plaints de coupures fréquentes du son pendant les appels ou de coupures multiples de l'ensemble des appels.
Il semble plus facile d'utiliser simplement un autre outil de visioconférence à la place.
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Améliorer la communication au sein de l'équipe avec ClickUp et Slack
Bien que Slack présente des limites évidentes, son intégration à ClickUp peut considérablement améliorer votre expérience de collaboration.
ClickUp est une plateforme de productivité tout-en-un conçue pour aider les équipes à gérer efficacement leurs projets, leurs tâches et leurs flux de travail.
Avec ClickUp, vous pouvez combiner la gestion des tâches, la collaboration sur des documents et la communication en temps réel dans un seul outil personnalisable qui vous aide à atteindre vos objectifs de productivité.
Ne perdez jamais le suivi de vos tâches
Vous est-il déjà arrivé de commencer à rédiger un message dans Slack, d'être distrait, de prévoir d'y revenir plus tard, puis de l'oublier complètement ?
Grâce à la collaboration entre ClickUp et Slack, vous pouvez facilement transformer un message Slack en tâche en quelques clics seulement.
Par exemple, un chargé de compte peut recevoir un message d'un client concernant la mise à jour d'une proposition. Au lieu de créer un signet pour le message, il peut le convertir instantanément en tâche, avec un nom, un responsable et une date d'échéance.
De plus, vous pouvez créer des tâches entièrement nouvelles à partir de zéro directement dans Slack en tapant simplement « /ClickUp New ».
Gagnez du temps grâce aux mises à jour instantanées
Le temps, c'est de l'argent, et l'intégration ClickUp-Slack vous aide à gagner les deux en envoyant des notifications automatiques sur les changements de tâches.
Imaginons qu'un membre de l'équipe informatique attribue une nouvelle tâche de correction de bug dans ClickUp. Lorsque la date limite ou les détails changent, une mise à jour automatique est envoyée à Slack afin que toute l'équipe soit informée de la situation sans que personne n'ait besoin de retourner dans ClickUp.
Cela signifie moins de temps passé au suivi du temps et plus de temps pour la progression.
De même, si un chef de projet met à jour la date d'échéance d'une tâche, la notification s'affiche dans Slack, ce qui permet à l'équipe d'être toujours sur la même longueur d'onde, quel que soit l'outil utilisé.
Découvrez la collaboration en temps réel
Lorsque les équipes ont besoin de collaborer en temps réel, l'intégration de ClickUp avec Slack vous permet d'ajouter des commentaires aux tâches directement depuis Slack.
Par exemple, si une équipe de conception travaille sur un nouveau logo et qu'un client laisse un commentaire dans une réunion quotidienne Slack, le concepteur peut passer la souris sur le message et l'ajouter en tant que commentaire à la tâche existante dans ClickUp. Pas besoin de copier-coller ou de changer d'application.
Intégration de ClickUp à Slack
Synchroniser ClickUp avec Slack est facile et ne prend que quelques minutes.
- Dans ClickUp, rendez-vous dans « Intégrations ».
- Sélectionnez Slack, puis cliquez sur « Ajouter à Slack ».
- Choisissez le canal Slack souhaité et cliquez sur « Autoriser ».
Vous avez réussi à établir la connexion entre votre environnement de travail ClickUp et Slack. Oui, c'est aussi simple que ça.
À lire également : Les meilleurs outils et logiciels de communication pour le lieu de travail
Pourquoi votre équipe a besoin de ClickUp
L'intégration de ClickUp et Slack est idéale pour la collaboration en équipe, mais que diriez-vous de bénéficier de tous ces avantages sur une seule et même plateforme ?
ClickUp permet aux équipes à distance du monde entier de rester en connexion, productives et (osons le dire) un peu plus heureuses.
ClickUp Chat View : là où les discussions rencontrent la collaboration
Grâce à la vue Chat de ClickUp, les équipes peuvent discuter des tâches, partager leurs commentaires et même ajouter un ou deux emojis, le tout depuis la fenêtre du projet.
Que vous mentionniez un collègue pour lui attribuer des tâches, laissiez des commentaires ou réagissiez simplement avec un emoji « pouce levé » pour entretenir la camaraderie, ClickUp Chat View est là pour vous aider.
Imaginez ceci : l'équipe marketing réfléchit à des idées de campagne. Au lieu de passer sans cesse de Slack à ses e-mails et à ClickUp, elle ouvre simplement la vue Chat et poursuit la discussion directement dans la tâche ClickUp.
Fini les discussions dispersées, place à un flux de communication cohérent.
Partagez des enregistrements d'écran avec ClickUp Clips
Vous avez toujours rêvé de pouvoir envoyer rapidement un enregistrement d'écran et de collaborer de manière asynchrone ? C'est désormais possible grâce à ClickUp Clips. Cette fonctionnalité vous permet d'envoyer des enregistrements d'écran accompagnés de notes audio et de texte.
Cela fait de ClickUp Clips l'outil idéal pour fournir des instructions détaillées ou des commentaires.
Imaginons que vous participiez à une réunion pour discuter d'une mise à jour de conception. Plutôt que de taper de longues explications, enregistrez simplement votre écran, ajoutez une voix off et envoyez le tout directement à l'équipe.
Oh, et avons-nous mentionné que l'enregistreur d'écran ne comporte aucun filigrane ? ClickUp Clips propose même une transcription par IA, fournissant des transcriptions seconde par seconde pour faciliter la prise de notes et l'accessibilité.
De plus, contrairement aux réunions quotidiennes, les vues Chat et Clips fonctionnent aussi bien pour les communications en temps réel que pour les communications asynchrones.
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Attribuez des commentaires pour faire avancer les choses de manière asynchrone.
Vous avez besoin d'attribuer rapidement des tâches ? Grâce à la fonctionnalité « Assign Comments » (Attribuer des commentaires) de ClickUp, vous pouvez taguer les membres de votre équipe avec @mentions et créer des actions directement à partir de vos discussions.
Que vous soyez en mode Chat ou que vous laissiez des commentaires sur un document, il vous suffit de taguer votre collègue pour que le travail commence.
Imaginez que votre équipe commerciale soit en train de finaliser une proposition et ait besoin d'une contribution de dernière minute de la part du service juridique. Vous pouvez facilement mentionner l'équipe juridique dans les commentaires du document.
À lire également : Les 10 meilleurs outils de communication asynchrone
Modèle de stratégie de communication interne et de plan d'action de ClickUp
Vous rencontrez des difficultés avec votre communication interne ?
Ou peut-être recherchez-vous simplement un moyen optimisé de communiquer avec votre équipe et d'atteindre vos jalons.
Si vous souhaitez mettre votre équipe sur la même longueur d'onde sans chaînes d'e-mails interminables et messages éparpillés, nous vous recommandons de consulter le modèle de stratégie de communication interne et de plan d'action de ClickUp.
Ce modèle regorge de fonctionnalités qui vous permettront d'améliorer votre stratégie de communication interne :
- Statuts de tâches personnalisés: suivez la progression grâce à des statuts tels que « Ouvert » et « Achevé » afin de savoir exactement où en est chaque tâche.
- Champs personnalisés: classez facilement vos tâches et visualisez les différentes étapes de votre projet à l'aide de champs personnalisés pour rester organisé.
- Vues personnalisées: accédez à deux vues pratiques, l'aperçu et le guide de démarrage, pour vous aider à vous lancer rapidement.
- Logiciel de gestion de projet : assurez le bon suivi de la communication et de la gestion de projet grâce au marquage, aux sous-tâches, aux assignations multiples et aux libellés de priorité.
Fini le relâchement avec ClickUp
Slack est un excellent outil, auquel font confiance de nombreux professionnels qui l'utilisent pour leurs discussions quotidiennes et leurs conversations rapides.
Mais c'est là que les problèmes de collaboration commencent.
Vos employés ont besoin de plus que de simples discussions. Ils ont besoin d'une plateforme de productivité dynamique qui prend en charge la communication en temps réel entre les équipes et offre une vue à 360 degrés des tâches.
C'est pourquoi ClickUp fonctionne très bien pour les équipes de toutes tailles !
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