C'est un mardi après-midi chargé, et votre boîte de réception Gmail est submergée d'e-mails de clients, d'offres promotionnelles et de newsletters. Vous faites défiler des dizaines de messages pour trouver un e-mail crucial d'un client important. Mais vous ne le trouvez nulle part. Pas étonnant que vous vous sentiez stressé au travail.
En moyenne, les travailleurs du savoir interrompent leurs tâches toutes les 6 minutes pour consulter leurs outils de communication. En fait, 35,5 % des personnes consultent leurs e-mails ou leurs messages instantanés toutes les 3 minutes ou moins.
La bonne nouvelle ? Les règles Gmail peuvent vous aider à reprendre le contrôle en organisant automatiquement vos e-mails. Au lieu de vous perdre dans le désordre, vous pouvez configurer des règles pour diriger les messages importants vers le haut de votre boîte de réception tout en classant les e-mails moins importants. Vous ne manquerez plus jamais un message important.
Dans cet article, nous allons voir comment configurer des règles Gmail et prendre le contrôle de votre boîte de réception.
Qu'est-ce qu'une règle dans Gmail ?
Les règles Gmail (ou filtres Gmail) sont des actions automatisées appliquées aux e-mails entrants en fonction de critères spécifiques, tels que l'expéditeur, les mots-clés ou les pièces jointes. Elles sont principalement utilisées pour optimiser la gestion des e-mails en automatisant les tâches répétitives telles que le tri, le libellé ou le transfert d'e-mails.
Les filtres Gmail jouent un rôle important dans la simplification de la gestion des tâches liées aux e-mails. Ces règles vous aident à mettre en place des flux de travail d'automatisation pour vos e-mails, améliorant ainsi votre efficacité et votre productivité. Dans l'application Gmail, vous pouvez définir des critères prédéfinis, tels que des mots-clés, des expéditeurs ou des destinataires. Ces règles garantissent que seuls les e-mails pertinents parviennent dans votre boîte de réception, tandis que les moins importants sont archivés ou filtrés.
Si vous n'êtes pas convaincu, découvrons ensemble quelques-unes des clés des filtres Gmail.
Avantages de la création de règles dans Gmail
Un sondage mené par Mailbird montre que plus d'un tiers des professionnels consacrent trois à cinq heures par semaine à la gestion de leurs e-mails, et près de 37 % y consacrent six heures ou plus.
Les règles Gmail peuvent agir comme votre assistant personnel pour les e-mails, vous aidant à tirer le meilleur parti de votre boîte de réception sans effort.
Voyons les avantages de disposer de ces filtres numériques dans votre compte Gmail :
- Organisation améliorée : les filtres Gmail trient systématiquement les e-mails entrants dans des dossiers ou des libellés désignés, garantissant ainsi une boîte de réception bien organisée. Vous pouvez créer des règles dans Gmail pour déplacer automatiquement les e-mails de votre équipe de projet vers des dossiers spécifiques intitulés « Mises à jour du projet » ou « Livrables du projet ».
- Amélioration de la productivité : l'utilisation de règles pour hiérarchiser et classer les e-mails vous permet de vous concentrer plus efficacement sur les tâches à haute priorité. Par exemple, vous pouvez créer des règles pour marquer les e-mails dont l'objet est « Urgent » afin qu'ils apparaissent en haut de votre boîte de réception.
- Réduction de la surcharge d'e-mails : les règles permettent de filtrer les e-mails moins importants, tels que les newsletters ou les promotions, en les séparant des communications essentielles. Vous pouvez créer des règles Gmail pour archiver automatiquement les e-mails marketing, tels que les promotions et les newsletters, afin de réduire l'encombrement de votre boîte de réception principale.
- Gestion personnalisée des e-mails : les règles Gmail offrent des options de personnalisation pour adapter la gestion des e-mails à vos besoins spécifiques. Par exemple, vous pouvez créer des règles pour attribuer le libellé « Finance » à tous les e-mails contenant le mot-clé « Facture » afin de les suivre et de les consulter facilement.
Anecdote : votre compte Gmail comprend deux adresses: Gmail et Google Mail. Par exemple, john. doe@gmail. com et john. doe@googlemail. com sont deux adresses e-mail identiques !
Guide étape par étape pour créer des règles dans Gmail
Si votre boîte de réception semble au bord du chaos, il est temps de prendre les devants. Ce guide vous expliquera comment créer des règles pour trier, hiérarchiser et traiter automatiquement vos e-mails. Commençons.
- Ouvrez Gmail et cliquez sur l'icône en forme de roue dentée dans le coin supérieur droit. Sélectionnez « Voir tous les paramètres » pour accéder au menu principal des paramètres.
- Accédez à l'onglet Filtres et adresses bloquées, où vous pouvez créer des règles Gmail et les gérer.
- Cliquez sur Créer un nouveau filtre. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira, dans laquelle vous pourrez spécifier les critères de filtrage, tels que l'expéditeur, l'objet ou les mots-clés.
- Vous allez maintenant personnaliser votre filtre. Définissez les critères de recherche de votre filtre, tels qu'un mot spécifique dans l'objet ou le marquage des e-mails provenant d'un domaine particulier. Par exemple, si vous souhaitez définir une action sur tous les e-mails contenant un mot-clé spécifique, saisissez le mot-clé dans le champ « Contient les mots ».
Cette étape permet à Gmail d'identifier les e-mails auxquels la règle doit s'appliquer, ce qui vous offre une plus grande flexibilité dans la gestion des e-mails entrants. Voici la signification de chaque champ :
- De : filtrer les messages provenant d'un expéditeur spécifique
- À : filtrez en fonction de l'adresse e-mail du destinataire.
- Objet : filtrer les e-mails avec un objet particulier
- Contient les mots : filtrer les messages contenant des mots-clés spécifiques
- Ne dispose pas : exclure les e-mails contenant certains mots-clés
- Taille : filtrez les e-mails par taille
- Contient une pièce jointe : filtrez les messages qui contiennent des pièces jointes.
- Après avoir défini vos paramètres, cliquez sur Créer un filtre pour déterminer ce que votre filtre fera.
Gmail vous demandera quelles actions doivent être entreprises lorsqu'un e-mail remplit ces conditions, qu'il s'agisse d'appliquer automatiquement un libellé, de transférer le message ou de le marquer comme important. Sélectionnez les options qui correspondent le mieux à vos besoins en matière de gestion des e-mails.
Voici ce que signifie chaque option :
- Ignorer la boîte de réception (l'archiver) : archive automatiquement l'e-mail.
- Marquer comme lu : marque le message comme ouvert.
- Marquer d'une étoile : met en évidence les e-mails importants à l'aide d'une étoile.
- Appliquer le libellé : déplace les e-mails vers un dossier spécifique accessible depuis le panneau de gauche.
- Supprimer : envoie l'e-mail directement à la corbeille.
- Ne jamais envoyer dans les spams : empêche certains e-mails d'être marqués comme spam.
- Toujours marquer comme important : marque certains e-mails comme importants.
- Ne jamais le marquer comme important : garantit que certains e-mails ne sont pas signalés comme importants.
- Catégoriser comme : attribue une catégorie à l'e-mail.
- Appliquer également le filtre aux discussions correspondantes : applique le filtre à tous les e-mails nouveaux et existants qui correspondent aux critères.
- Ensuite, vous appliquerez le filtre aux discussions existantes. Si vous souhaitez que cette nouvelle règle nettoie les e-mails passés, cochez la case « Appliquer également le filtre aux discussions correspondantes ». Cela garantit que le filtre affecte l'ensemble de votre boîte de réception, et pas seulement les messages futurs.
- Enfin, cliquez sur Créer un filtre pour activer votre règle. Gmail commencera immédiatement à organiser les nouveaux e-mails qui correspondent aux critères de filtrage que vous avez définis, vous aidant ainsi à reprendre le contrôle de votre boîte de réception.
Utilisation d'un message particulier pour créer un filtre
Vous pouvez créer un filtre à partir d'un e-mail existant. Il vous suffit d'ouvrir ce message et de cliquer sur l'icône du menu à trois points dans le coin supérieur droit. Sélectionnez « Filtrer les messages similaires » pour remplir automatiquement les critères de filtrage à l'aide des attributs de l'e-mail sélectionné.
Options pour créer des filtres dans Gmail
Nous allons maintenant explorer les différentes options qui s'offrent à vous pour configurer des filtres dans Gmail afin que vous puissiez personnaliser la gestion de vos e-mails. Gmail propose diverses options de filtrage pour vous aider à rester organisé et à gérer efficacement votre boîte de réception.
Organiser les newsletters et les e-mails de promotion
Avec 69 % des spécialistes du marketing qui s'appuient sur le marketing par e-mail pour assurer la distribution de leur contenu, il n'est pas surprenant qu'une grande partie des e-mails que vous recevez quotidiennement soient promotionnels.
Créez des règles dans Gmail pour archiver immédiatement les e-mails promotionnels afin que votre boîte de réception reste concentrée sur les messages plus importants.
Vous pouvez également organiser efficacement vos newsletters en les classant par catégories telles que « Mises à jour techniques » ou « Conseils lifestyle », ou en les regroupant par auteur afin de retrouver facilement le contenu de vos sources préférées. Vous pouvez également créer des règles pour classer vos newsletters en fonction du moment où vous prévoyez de les lire, par exemple « Lectures quotidiennes » ou « rattrapage du week-end ».
Marquer les e-mails ayant une priorité élevée
Vous pouvez filtrer les e-mails entrants importants par expéditeur ou par objet et les marquer automatiquement comme importants, afin qu'ils ressortent dans votre boîte de réception et que vous puissiez y prêter attention rapidement. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour hiérarchiser les e-mails de votre responsable, effectuer le suivi des réponses aux candidatures ou rester au courant des communications importantes avec les clients.
Filtrer les e-mails vers la boîte spam
Vous pouvez transférer automatiquement les e-mails indésirables ou suspects vers le dossier spam en définissant des filtres basés sur des mots-clés, des adresses e-mail ou des domaines spécifiques afin d'éviter l'encombrement et les escroqueries potentielles.
Le saviez-vous ? Gmail a introduit une technologie innovante de filtrage des spams, qui détecte et filtre efficacement les e-mails indésirables, aidant ainsi les utilisateurs à garder une boîte de réception plus propre.
Filtrage des pièces jointes
Vous pouvez créer un filtre pour les e-mails avec pièces jointes, ce qui vous permet d'organiser les fichiers importants séparément des messages habituels, afin de les retrouver plus facilement lorsque vous en avez besoin.
Par exemple, vous pouvez créer un libellé nommé « Pièces jointes ». Ensuite, configurez une règle pour appliquer ce libellé à tous les e-mails contenant des pièces jointes. Ainsi, vous obtiendrez tous les e-mails avec pièces jointes lorsque vous cliquerez sur ce libellé.
À lire également : Inbox Zero : maîtrisez la gestion et l'organisation de vos e-mails
Applications spéciales et astuces pour les règles Gmail
Les règles Gmail en font un logiciel de gestion des e-mails exceptionnel, mais vous pouvez faire bien plus encore grâce aux astuces Gmail.
Voici comment tirer le meilleur parti des règles Gmail et contourner leurs limites :
Marquer automatiquement les e-mails non lus avec une étiquette
Pour garder une trace des e-mails non lus qui nécessitent une attention immédiate, vous pouvez créer un filtre dans Gmail qui applique automatiquement l'étiquette « Urgent » à ces messages s'ils restent non lus pendant plus d'une journée. Ce système permet de s'assurer que les e-mails importants ne se perdent pas dans le désordre et sont signalés pour un suivi avant qu'ils ne passent entre les mailles du filet.
Trier les pièces jointes par type de fichier
Pour accéder rapidement à certains types de pièces jointes, vous pouvez créer des filtres qui libellent les e-mails contenant des types de fichiers particuliers, tels que des PDF, des images ou des documents Word. Cela vous permet d'organiser et de récupérer instantanément les pièces jointes sans avoir à passer au crible votre boîte de réception.
Retardez la réception grâce aux filtres
Tous les e-mails ne nécessitent pas une attention immédiate. Configurez un filtre qui libelle les e-mails non urgents et les marque comme lus, ce qui vous permet de reporter leur lecture jusqu'à ce que vous soyez prêt.
Cette stratégie de gestion des e-mails vous aide à éviter les distractions inutiles tout en restant au fait des messages ayant une haute priorité. Vous pouvez ensuite consulter ces e-mails libellés par lots lorsque vous avez du temps libre.
Bloquer des types de fichiers spécifiques par bloc
Vous pouvez configurer les filtres Gmail pour bloquer automatiquement les types de fichiers risqués ou indésirables, tels que les fichiers .exe, en les envoyant directement dans le dossier spam ou corbeille. Cette étape simple contribue à améliorer la sécurité de vos e-mails en empêchant les pièces jointes potentiellement dangereuses d'encombrer votre boîte de réception ou de constituer une menace pour votre système.
Mettez en évidence les e-mails dans lesquels vous n'êtes pas en CC/Cci.
Si vous êtes le destinataire direct d'un e-mail, celui-ci nécessite probablement votre attention immédiate. Configurez un filtre Gmail pour signaler les e-mails dans lesquels vous n'êtes pas dans les champs CC ou Cci, mais dont vous êtes le destinataire principal.
Cette règle permet de hiérarchiser les discussions importantes et vous garantit de ne manquer aucune communication importante nécessitant une action de votre part.
À lire également : 10 alternatives à Google Workspace en 2024 : des outils similaires à G Suite
Guide de gestion des règles dans Gmail
Des études montrent qu'il faut environ 23 à 25 minutes pour se reconcentrer après une interruption . La consultation des e-mails est l'une des principales sources de distraction au travail. Ces allers-retours constants entre différentes tâches peuvent réduire considérablement la productivité.
En gérant efficacement les règles Gmail, vous pouvez mieux contrôler votre boîte de réception et minimiser ces interruptions.
Voici quelques conseils pour améliorer votre expérience avec les règles Gmail :
- Modifier et mettre à jour les règles : grâce à la fenêtre de recherche de Gmail, vous pouvez facilement localiser et modifier les filtres existants. Cela vous permet d'ajuster les conditions ou les actions à mesure que vos besoins en matière d'e-mails évoluent, par exemple en filtrant les e-mails par expéditeur ou en affinant la manière dont certains messages sont libellés.
- Créez des modèles d'e-mails dans Gmail: en enregistrant les réponses ou les dispositions couramment utilisées, vous pouvez rédiger rapidement des e-mails sans avoir à repartir de zéro à chaque fois. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les tâches récurrentes telles que les suivis, les confirmations de réunion ou les rapports hebdomadaires. Il vous suffit de rédiger un e-mail, de l'enregistrer comme modèle et de le réutiliser chaque fois que nécessaire, ce qui vous permet de gagner du temps et d'assurer la cohérence de votre communication.
- Supprimez les règles obsolètes : à mesure que vos habitudes en matière d'e-mails évoluent, certains filtres peuvent devenir inutiles. La suppression des règles inutiles permet de garder votre système propre et garantit que Gmail traite les e-mails avec une plus grande précision.
- Organisez les règles pour améliorer les performances : Gmail ne dispose pas d'un système intégré permettant d'organiser les règles en fonction de leur niveau de priorité (P0, P1, P2, etc.), mais vous pouvez les examiner et les réorganiser manuellement pour améliorer les performances. Cela garantit que vos filtres les plus importants sont prioritaires.
- Filtres d'importation et d'exportation : lorsque vous passez d'un compte ou d'une plateforme à une autre, vous pouvez exporter vos filtres existants au format .xml. La fonctionnalité d'importation de filtres de Gmail vous permet ensuite d'importer ces filtres en utilisant simplement le fichier .xml. Cela vous évite l'effort de créer des règles à partir de zéro, ce qui vous garantit une migration fluide et efficace.
Pour une gestion plus avancée de vos e-mails, essayez un outil de gestion de boîte de réception tel que ClickUp.
ClickUp est une plateforme de gestion de projet tout-en-un qui fait également office de logiciel de boîte de réception partagée. Voyons comment ClickUp peut être une solution unique pour tous vos besoins en matière de gestion des opérations.
ClickUp : une façon plus intelligente de gérer vos e-mails
Alors que les règles Gmail vous aident à organiser votre boîte de réception, ClickUp s'intègre parfaitement à Gmail pour améliorer votre flux de travail. Toute action effectuée dans Gmail ou ClickUp se synchronise automatiquement avec l'autre plateforme, qu'il s'agisse de recevoir un nouvel e-mail ou de créer une tâche.
La fonctionnalité de gestion de projet par e-mail de ClickUp peut vous aider à transformer votre façon de gérer les tâches et les communications par e-mail.
Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez :
- Convertissez vos e-mails en tâches exploitables directement dans ClickUp.
- Organisez vos e-mails par projet ou par priorité pour tout rationaliser.
- Fixez des délais, attribuez des e-mails aux membres de votre équipe et suivez la progression grâce à des outils visuels tels que des tableaux de bord et des échéanciers.
Le modèle d'automatisation des e-mails ClickUp est votre meilleur allié dans votre quête d'une boîte de réception vide. Ce modèle est le moyen le plus simple de mettre en œuvre la gestion de projet par e-mail et vous aide à rationaliser le processus d'intégration des règles Gmail dans votre système global de gestion de projet.
Voici un aperçu détaillé de la manière dont la liaison de votre compte Gmail avec le modèle d'automatisation des e-mails ClickUp peut transformer la gestion de vos e-mails :
1. Créer des tâches à partir d'e-mails
L'une des fonctionnalités les plus puissantes de ClickUp est la possibilité de convertir directement des e-mails en tâches. Lorsque vous recevez une demande ou une mise à jour de projet par e-mail, il vous suffit de la convertir en tâche dans ClickUp, de l'attribuer à un membre de l'équipe, de fixer des délais et de suivre la progression.
2. Des automatisations pour gagner du temps
ClickUp Automatisations réduit le besoin de saisie manuelle et minimise le risque d'erreurs lors de l'organisation des tâches et des e-mails. Configurez des flux de travail automatisés qui déclenchent des actions lorsque certains types d'e-mails arrivent.
Par exemple, vous pouvez automatiser la création de tâches lorsque vous recevez des mises à jour de projet, afin qu'elles soient automatiquement classées et traitées sans avoir à les saisir manuellement.
Voici ce qu'un client dit à propos des capacités de ClickUp :
J'appuie sur un bouton et les e-mails sont envoyés ; tout est simplifié et il suffit d'appuyer sur un bouton ou de sélectionner une option pour que tous les processus nécessaires soient effectués, simplifiant ainsi même les tâches les plus fastidieuses.
J'appuie sur un bouton et les e-mails sont envoyés ; tout est simplifié et il suffit d'appuyer sur un bouton ou de sélectionner une option pour que tous les processus nécessaires soient effectués, simplifiant ainsi même les tâches les plus fastidieuses.
3. Joindre des e-mails à des tâches
Conservez les fils de discussion importants liés aux projets auxquels ils appartiennent. Grâce à la nouvelle application ClickApp E-mail, vous pouvez également envoyer et recevoir des e-mails directement dans les tâches ClickUp, aussi facilement que vous posteriez un commentaire !
Cela facilite la consultation des e-mails lorsque vous collaborez avec des membres de votre équipe ou que vous suivez la progression d'une tâche spécifique.
4. Créez des modèles d'e-mails
ClickUp vous permet également de créer des modèles d'e-mails personnalisés, ce qui vous fait gagner du temps sur les réponses répétitives. Ces modèles contribuent à standardiser la communication, garantissant ainsi la cohérence tout en réduisant la nécessité de rédiger des e-mails à partir de zéro pour chaque tâche ou projet.
5. Collaboration en temps réel
L'intégration Gmail de ClickUp permet à votre équipe de travailler ensemble plus efficacement. En partageant leurs e-mails dans ClickUp, les membres de l'équipe peuvent laisser des commentaires, attribuer des tâches et mettre à jour le statut des projets, le tout en temps réel.
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Prenez le contrôle de votre boîte de réception avec ClickUp !
La surcharge numérique n'est pas due à un excès d'e-mails, mais à une mauvaise gestion de vos éléments.
La surcharge numérique n'est pas due à un excès d'e-mails, mais à une mauvaise gestion de vos éléments.
Les règles Gmail peuvent vous aider à garder le contrôle de votre boîte de réception, mais lorsque vous avez besoin de plus que de simples filtres, ClickUp intervient pour faire passer la gestion de vos e-mails au niveau supérieur. Grâce à sa capacité à transformer les e-mails en tâches, à réaliser l’automatisation des flux de travail et à offrir une collaboration en temps réel, vous ne manquerez plus jamais rien.
Les fonctionnalités intuitives de ClickUp, telles que les modèles d'e-mails personnalisés et les outils de gestion des tâches, rationalisent votre flux de travail, rendant la gestion des e-mails plus simple et plus efficace. Prêt à débloquer une façon plus intelligente de gérer vos e-mails ? Essayez ClickUp et découvrez une gestion des e-mails comme vous n'en avez jamais connue auparavant !