Votre entreprise est en pleine croissance. Nous le comprenons. Mais les défis liés à la gestion des données le sont tout autant : segmentation des contacts, personnalisation des messages et mise en place de campagnes ciblées.
Vous êtes toujours pris dans un tourbillon d'activités, mais cela fait partie du jeu, n'est-ce pas ?
Cela ne doit pas nécessairement être ainsi.
Ce dont vous avez besoin, c'est d'un système puissant qui vous aide à prendre le contrôle et à tirer le meilleur parti de vos données.
La bonne nouvelle, c'est qu'une solution CRM (gestion de la relation client) peut remédier à cela, et vous n'avez pas besoin d'un logiciel coûteux ou complexe pour vous lancer.
En fait, vous pouvez même créer votre propre modèle CRM à l'aide d'outils simples tels que Google Sheets ou Excel. C'est plus facile que vous ne le pensez.
Dans cet article, nous allons vous guider étape par étape dans le processus de configuration d'un CRM sur les deux plateformes. De plus, nous vous présenterons quatre modèles CRM faciles à utiliser dans Google Sheets et Excel qui pourraient correspondre exactement à vos besoins.
Mais ce n'est pas tout. Restez avec nous pour découvrir un logiciel CRM B2B bonus qui vous permettra de faire passer vos pipelines de vente et vos relations clients au niveau supérieur.
C'est parti ! 🚀
Comment créer un CRM à l'aide de Google Sheets
1. Ouvrez le navigateur Web Google et tapez « sheet. new » pour créer une nouvelle feuille Google Sheets.
2. Une fois la feuille de calcul ouverte, cliquez sur le champ du nom dans le coin supérieur gauche, remplacez « Feuille de calcul sans titre » par un nom approprié, puis appuyez sur « Entrée ».
3. Renommez l'onglet en bas en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris (il s'appelle généralement « Feuille1 »), sélectionnez « Renommer » et donnez-lui un nom pertinent.
4. Dans la première ligne, configurez vos en-têtes pour les données CRM que vous allez suivre. Les en-têtes suggérés peuvent inclure l'identifiant du client, le nom, les coordonnées, le statut, la source du prospect, la personne assignée, etc., comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous.
💡Conseil de pro : mettez la ligne d'en-tête en gras et ajoutez-lui une couleur d'arrière-plan pour la rendre plus facilement identifiable.
5. Maintenant, figez la ligne d'en-tête pour qu'elle reste visible même lorsque vous faites défiler la feuille. À faire, sélectionnez la première ligne, cliquez sur « Afficher » dans la barre de menu, puis allez dans « Figer » et choisissez « 1 ligne ».
6. Dans la colonne « Identifiant client » (A), ajoutez la formule suivante dans la cellule A2 pour générer automatiquement des identifiants lorsque vous ajoutez le nom d'un client (dans la colonne C) :
« =IF(C2=« », « », TEXT(LIGNE(A1), « C000 »)) »
7. Faites glisser la formule vers le bas pour couvrir davantage de lignes pour les entrées futures. Lorsqu'un nouveau nom est ajouté à la feuille, un identifiant de client est automatiquement généré.
8. Saisissez un échantillon de données pour tester les fonctions de votre CRM. Vous pouvez le remplir avec les informations générales dont vous disposez sur vos clients.
9. Ensuite, créez une nouvelle feuille dans le même fichier en cliquant sur le signe plus (+) dans le coin inférieur gauche et nommez-la « Menus déroulants ».
10. Dans cette nouvelle feuille, créez une liste des options pour les champs tels que « Statut » (par exemple, Nouveau prospect, En cours, Fermé) et « Source du prospect » (par exemple, Recommandation, Site web, Évènement). Remplissez les colonnes.
11. Maintenant, retournez à votre feuille CRM principale et sélectionnez la colonne que vous souhaitez suivre. Pour cet exemple, choisissons « Statut » (par exemple, la colonne H).
12. Dans le menu supérieur, accédez à « Données », puis sélectionnez « Validation des données » dans le menu déroulant.
13. Un volet « Règles de validation des données » s'ouvrira sur le côté droit. Cliquez sur « Ajouter une règle ».
14. Dans les paramètres « Validation des données », sous « Critères », sélectionnez « Menu déroulant (à partir d'un intervalle) ».
15. Pour l'intervalle, tapez « Dropdowns!A1:A » (cela fait référence à vos options « Statut » dans la feuille « Dropdowns »). Vos options s'afficheront alors dans un menu déroulant. Cliquez sur « Terminé ».
16. Répétez le processus ci-dessus pour la colonne « Source du prospect ». Entrez l’intervalle « Menu déroulant!B1:B » (qui fait référence à vos options « Source du prospect » dans la feuille « Menu déroulant »).
Le menu déroulant ressemblera à ceci dans la feuille principale pour « Source du prospect : »
Une fois cette étape franchie, votre CRM est prêt à l'emploi pour la gestion de base de vos clients.
Comment créer un CRM à l'aide d'Excel
1. Ouvrez Microsoft Excel et sélectionnez « Classeur vierge » pour créer un modèle Excel CRM gratuit.
2. Une fois le classeur ouvert, allez dans Fichier > Enregistrer sous et enregistrez votre fichier sous un nom pertinent, tel que « Classeur CRM ».
Renommez l'onglet en bas en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris (il s'appelle généralement « Feuille1 »), sélectionnez « Renommer » et donnez-lui un nom pertinent.
3. Créez vos en-têtes pour les données CRM dans la première ligne de la feuille.
Les en-têtes courants peuvent inclure l'identifiant du client, le nom, l'information sur les coordonnées, le statut, la source du prospect, la personne assignée, etc., comme le montre la capture d'écran ci-dessous.
💡Conseil de pro : mettez en forme les en-têtes en mettant le texte en gras et en appliquant une couleur d'arrière-plan pour une meilleure visibilité. Pour ce faire, sélectionnez toute la ligne, puis cliquez sur l'icône « Couleur de remplissage » dans le ruban et choisissez la couleur de votre choix.
4. Pour que les en-têtes restent visibles lorsque vous faites défiler les données, allez dans l'onglet « Affichage » et sélectionnez « Figer les volets > Figer la ligne supérieure ». Cela permettra de verrouiller la ligne d'en-tête.
5. Dans la colonne « ID client » (A), entrez cette formule dans la cellule A2 pour générer automatiquement un identifiant unique pour chaque client :
« =IF(B2=« », « », TEXT(LIGNE(A2)-1, « C000 »)) »
Une fois le champ « Nom » (dans la colonne B) rempli, cette formule générera un identifiant client unique.
6. Faites glisser la formule vers le bas sur autant de lignes que nécessaire. Cela garantira que chaque nouveau client recevra un identifiant unique lorsque son nom sera saisi.
7. Saisissez un échantillon de données factices pour tester les fonctions de votre CRM. Vous pouvez y ajouter les informations générales dont vous disposez sur vos clients.
8. Ajoutez une nouvelle feuille à votre classeur en cliquant sur l'icône (+) en bas et nommez-la « Menus déroulants ».
9. Dans cette nouvelle feuille, énumérez les options pour les champs tels que « Statut » (par exemple, Nouveau prospect, En cours, Fermé) et « Source du prospect » (par exemple, Recommandation, Site web, Évènement). Remplissez les colonnes.
10. Revenez maintenant à la feuille CRM principale et sélectionnez la colonne que vous souhaitez suivre. Pour cet exemple, choisissons « Statut » (par exemple, la colonne H).
11. Accédez à l'onglet « Données » et cliquez sur « Validation des données ».
12. Dans la boîte de dialogue « Validation des données », sous l'onglet « Paramètres », sélectionnez « Liste » dans le menu déroulant « Autoriser ».
13. Dans le champ « Source », tapez : « =Menus déroulants!$A$2:$A$11. »
Cela créera un menu déroulant basé sur les valeurs de votre feuille « Dropdowns ». Appuyez sur « OK ».
14. Répétez le même processus pour la colonne « Source du prospect », mais cette fois-ci, référez-vous à la liste de la colonne B de la feuille « Menu déroulant ».
Vous pouvez désormais réaliser la population des sources et des statuts des prospects dans la feuille principale « ClickUp CRM ».
Maintenant que nous avons vu comment créer une feuille de calcul CRM dans Excel, voyons comment les modèles CRM prédéfinis peuvent vous aider à atteindre votre objectif beaucoup plus rapidement.
Modèles CRM Google Sheets et Excel
1. Tableau de bord des ventes mensuelles par HubSpot
Le tableau de bord des ventes mensuelles de HubSpot offre une solution pratique si vous en avez assez de gérer vos chiffres de vente dans un tableur.
Elle est disponible pour Excel et Google Sheets, vous permettant de transformer des données de vente brutes en informations claires et exploitables sans suivi manuel.
Vous pouvez définir, regrouper et surveiller les indicateurs clés pour faciliter la comparaison et l'analyse, organiser le tableau de bord afin d'afficher en premier les informations les plus importantes et ajouter des fonctionnalités interactives, telles que des filtres, des segments et des options d'affichage détaillé, pour approfondir l'analyse des données.
2. Modèle CRM pour Excel par Salesflare
Le modèle CRM de Salesflare pour Excel offre un moyen clair et structuré d'optimiser votre processus de vente. Vous pouvez gérer les membres de votre équipe, définir des indicateurs clés de performance et choisir quand vous recevrez un rappel pour suivre un prospect.
Les données clés telles que la taille de la transaction, la date de clôture prévue et le commercial chargé de la transaction sont intégrées dans ce modèle de pipeline de ventes. Cela vous aide à réaliser une prévision de vos revenus, vous montre les performances de votre équipe commerciale, vous aide à évaluer les performances de conversion, et bien plus encore.
💡Conseil de pro : découvrez ces 10 modèles gratuits de pipeline de ventes pour améliorer votre efficacité commerciale et conclure davantage de contrats.
3. CRM simple par OneSheet CRM
Simple CRM by OneSheet CRM est un autre outil CRM gratuit conçu pour Google Sheets . Il est spécialement conçu pour les petites entreprises afin de les aider à organiser leurs contacts, suivre leurs ventes et conclure davantage de contrats avec moins d'efforts.
Il vous suffit de vous inscrire sur l'outil et d'entrer ou de coller vos données. Contrairement à certains modèles CRM Excel, il enregistre automatiquement les modifications, vous n'avez donc jamais à vous soucier de perdre des informations.
4. Modèle CRM pour le taux de conversion des ventes par ActiveCampaign
Si vous recherchez un moyen efficace d'augmenter rapidement vos ventes, le modèle CRM pour le taux de conversion des ventes d'ActiveCampaign ne vous décevra pas.
Elle constitue une source unique et fiable pour toutes vos pistes commerciales, y compris leurs coordonnées, leur étape dans le parcours d'achat, etc. Ainsi, vous disposez toujours d'informations précises et pertinentes pour conclure la vente et analyser les indicateurs importants.
Il s'agit d'un modèle CRM gratuit compatible avec Google Sheets et Excel.
Limites des feuilles de calcul Google Sheets et Excel CRM
Bien que ces deux outils soient excellents car ils sont gratuits et simples à utiliser, ils ne sont pas idéaux pour gérer un CRM complet à long terme. Voici pourquoi :
1. Manque d'automatisation
La saisie manuelle des données et les mises à jour dans Google Sheets et Excel peuvent prendre beaucoup de temps. Bien qu'il soit possible de mettre en place une automatisation de base à l'aide de formules ou de scripts, cela nécessite des connaissances techniques. Cette méthode ne permet pas d'automatiser le flux de travail de manière transparente, contrairement à un CRM dédié et aux outils de la pile technologique de vente.
2. Évolutivité limitée
La gestion de grands ensembles de données sur ces outils devient lente et fastidieuse à mesure que votre clientèle s'agrandit. La recherche, le filtrage et l'analyse des données peuvent s'avérer inefficaces, en particulier lorsque les entrées se comptent par milliers. Les problèmes de performances tels que le gel ou le plantage sont fréquents lorsque les feuilles de calcul atteignent leurs limites.
3. Rapports et analyses limités
La création de rapports et de tableaux de bord sur ces deux outils nécessite une installation manuelle. Les fonctionnalités avancées telles que la création de processus S&OP personnalisés, l'analyse de données en temps réel et les rapports d'avancement visuels ne sont pas disponibles ou nécessitent des solutions de contournement complexes, ce qui peut s'avérer fastidieux.
En savoir plus : Comment créer un plan de vente et d'opérations (S&OP) (+ modèle)
4. Aucune fonctionnalité de collaboration native
Ces deux outils vous permettent de partager des feuilles de calcul et de collaborer en temps réel, mais ils n'offrent pas de fonctionnalités spécifiques au CRM telles que l'attribution de tâches et les notifications.
Cela rend difficile le suivi des responsabilités, en particulier dans un environnement multi-utilisateurs où le contrôle des versions et les mises à jour en temps réel sont essentiels.
5. Pas d'outils de communication intégrés
Les feuilles Google Sheets et Excel ne disposent pas d'intégrations intégrées pour les e-mails, les appels téléphoniques ou les messages, ce qui vous oblige à enregistrer manuellement l'historique des communications. Cela augmente le risque de manquer des points de contact, ce qui a un impact sur l'efficacité globale de la communication.
Meilleure alternative au CRM sous forme de feuille de calcul : ClickUp
Maintenant que nous avons discuté des domaines dans lesquels l'utilisation des feuilles de calcul CRM Google Sheets et Excel présente des lacunes, la prochaine tâche consiste à trouver une alternative intuitive et évolutive.
Mais comment choisir un CRM parfaitement adapté à votre entreprise ?
Le CRM basé sur le cloud, également appelé SaaS CRM (CRM Software as a Service), est très apprécié des entreprises modernes en raison de sa facilité d'utilisation et de son accessibilité. ClickUp est une solution SaaS CRM qui vous aide à y voir plus clair, met en évidence les opportunités susceptibles d'aboutir et stimule la croissance de votre entreprise.
Si votre priorité est de briser les silos et de promouvoir le travail d'équipe grâce à des fonctionnalités CRM collaboratives, alors ClickUp CRM ne vous décevra pas.
ClickUp CRM est un espace de travail unifié qui combine un système de gestion de la relation client basé sur le cloud avec la gestion des tâches, le partage de documents, le stockage de données, etc. Vous pouvez créer des champs personnalisés, des flux de travail et des vues sur la plateforme qui correspond le mieux à vos préférences et exigences opérationnelles.
Vous pouvez également définir des tâches, fixer des dates d'échéance et les attribuer aux membres de l'équipe à l'aide de ClickUp Assign Comments dans un emplacement centralisé.
De plus, vous pouvez obtenir des informations exploitables grâce aux tableaux de bord ClickUp. Cette fonctionnalité vous permet de sélectionner parmi plus de 50 widgets personnalisables pour créer une vue d'ensemble des indicateurs clés, tels que la taille moyenne des transactions, les performances de l'équipe commerciale, la valeur vie client, etc.
Vous pouvez inviter vos clients à rejoindre ClickUp en tant qu'invités et partager un portail client pour leur fournir des mises à jour en temps réel sur vos projets. Intégrez votre tableau de bord à bon nombre de vos outils quotidiens, tels que Salesforce et Zoho, afin d'améliorer encore votre capacité à suivre et analyser les données commerciales.
Vous souhaitez obtenir des informations détaillées à partir de votre tableau de bord en quelques secondes ?
ClickUp Brain peut répondre rapidement à vos requêtes sur les projets, les documents et les contacts sans que vous ayez à rechercher activement les informations.
Vous pouvez également utiliser son outil AI Writer for Work pour créer des communications, des propositions et des e-mails précis et adaptés au ton, garantissant ainsi des interactions de haute qualité avec les clients.
Pour mettre en place un environnement axé sur les processus, vous avez besoin de modèles CRM gratuits qui vous font gagner du temps, garantissent la cohérence et restent suffisamment flexibles pour s'adapter à des besoins spécifiques.
Le modèle CRM ClickUp, par exemple, est conçu pour vous aider à commencer rapidement à gérer vos relations clients. Avec sept statuts pour suivre la progression des tâches et cinq façons différentes de visualiser votre travail, ce modèle vous aidera à démarrer sur les chapeaux de roue.
Ce modèle CRM vous permet de :
- Organisez les informations de vos contacts dans une base de données centrale.
- Hiérarchisez les tâches en fonction des étapes de vente telles que « proposé », « en cours » ou « fermé ».
- Suivez les prospects et les opportunités grâce à des pipelines personnalisables.
💡Conseil de pro : vous pouvez également utiliser le modèle CRM de ClickUp pour séparer les détails des comptes et les transactions fermées dans différentes listes, ce qui réduit la confusion.
Quand on pense au CRM, il est difficile de ne pas penser à l’équipe commerciale.
Le logiciel de gestion de projet commercial ClickUp vous aide à prendre le contrôle total de votre processus commercial grâce à des vues personnalisables et orientées utilisateur, telles que des listes, des tableaux Kanban ou des calendriers.
Par exemple, vous pouvez afficher toutes vos données clients sous forme de feuille de calcul à l'aide de la vue Tableur dans ClickUp.
De plus, le modèle CRM de vente ClickUp agit comme un cadre dynamique qui rationalise l'ensemble du cycle de vente, guidant votre équipe commerciale de la génération de prospects à la conclusion de la vente avec clarté et personnalisation. Il intègre des analyses en temps réel et des suivis automatisés, éliminant ainsi la saisie manuelle des données.
Faites passer la gestion de projet pour l'équipe commerciale au niveau supérieur grâce à ce modèle qui vous permettra de :
- Catégorisez et ajoutez des attributs pour gérer les discussions avec les clients et visualiser les données commerciales.
- Améliorez le suivi des ventes grâce à l'enregistrement d'écran et à l'IA
- Utilisez ClickUp Automatisation pour programmer des e-mails et des notifications.
- Suivez les commentaires et les avis des clients
Améliorez votre gestion de la relation client avec ClickUp
Lorsque vous élaborez votre stratégie CRM, examinez attentivement les besoins de votre entreprise et la capacité d'un logiciel CRM dédié à évoluer avec vous. Cela vous aidera à décider si la création d'une feuille de calcul CRM est suffisante ou si vous devez investir dans un outil plus efficace, tel que ClickUp.
Certes, les CRM Microsoft Excel ou Google Sheets peuvent être économiques et assez personnalisables, mais ils peuvent également s'avérer restrictifs à mesure que vous vous développez.
C'est là que ClickUp entre en jeu à l'étape suivante.
Grâce à ses puissants modèles CRM, ses fonctionnalités telles que ClickUp Brain, ses tableaux de bord dynamiques et ses outils de travail en équipe, cette plateforme surpasse facilement tous les autres outils du domaine CRM, tout en garantissant la satisfaction de vos clients.
Le meilleur dans tout ça ? Vous pouvez commencer gratuitement en vous inscrivant dès aujourd'hui sur ClickUp.