En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous utilisez probablement des blocs-notes, des post-it et des feuilles de calcul simples pour gérer votre entreprise et suivre qui achète quoi, combien et quand.
Ces outils vous aident à collecter des informations essentielles sur vos clients, à gérer vos stocks, et bien plus encore. Cependant, à mesure que votre entreprise se développe, les post-it et les blocs-notes ne suffiront plus à stocker toutes vos données importantes. C'est là qu'intervient le logiciel de gestion de la relation client .
Un outil CRM transformera vos opérations commerciales et vos communications avec vos clients existants et vos nouveaux prospects. Il peut favoriser des relations solides avec vos clients et améliorer votre efficacité globale.
Cependant, si vous n'êtes pas encore prêt à investir dans un logiciel CRM dédié, essayez un modèle CRM dans Excel. De nombreuses entreprises à l'étape du démarrage optent pour un CRM basé sur Excel, car il est familier, personnalisable et presque gratuit.
Ce guide complet vous montrera comment fonctionne un CRM Excel, comment vous pouvez en créer un et vous aidera à démarrer avec des modèles CRM gratuits.
Qu'est-ce qu'un CRM Excel ?
Un CRM Excel est un système de gestion de la relation client qui exploite les fonctionnalités de Microsoft Excel pour organiser et gérer les données clients, les interactions et les processus de vente.
Excel CRM est une plateforme flexible et personnalisable que les petites entreprises peuvent utiliser pour entretenir leurs relations clients et rationaliser leurs pipelines de vente.
L'utilisation d'un CRM Excel vous permet d'organiser efficacement votre parcours de l'équipe commerciale et de gérer facilement vos données de prospects.
Vous ou votre équipe commerciale pouvez mettre à jour régulièrement les données CRM, ajouter des étapes personnalisées et des sources de prospects, et exporter des données. Toutes ces informations essentielles sont également facilement accessibles à vos parties prenantes.
Avantages de l'utilisation d'Excel comme CRM
Familiarité et accessibilité
Des étudiants aux professionnels, tout le monde sait utiliser Excel, ce qui facilite la transition vers un CRM Excel.
Excel est largement accessible et ne nécessite aucune formation particulière. Microsoft Excel et ses alternatives sont faciles à apprendre et font l'objet de plusieurs tutoriels en ligne gratuits.
Rentabilité
Les petites entreprises sont souvent dans l'incapacité d'investir dans des solutions logicielles en raison de leur prix élevé. Le prix n'est pas un problème avec Microsoft Excel, car l'application web est gratuite. Même si vous avez besoin de la version payante pour ordinateur, elle reste moins chère qu'un CRM classique.
L'application de bureau Microsoft Excel est disponible sous forme d'abonnement groupé avec la suite Microsoft Office. Cela vous évite d'avoir à acheter un logiciel supplémentaire et vous aide à réduire vos coûts.
Personnalisation
Microsoft Excel est connu pour ses fonctions pratiques et vous permet de personnaliser votre CRM selon vos besoins. Vous souhaitez définir des champs personnalisés pour des clients spécifiques ? N'hésitez pas à les créer. Vous souhaitez renommer les étapes du pipeline de vente en fonction de votre façon de travailler ? Apportez les modifications nécessaires et continuez.
Vous pouvez également utiliser les nombreux modèles CRM disponibles pour concevoir un modèle de feuille de calcul CRM parfaitement adapté à vos processus et à vos besoins.
Intégration avec d'autres applications Microsoft Office
MS Excel s'intègre parfaitement aux autres applications Microsoft Office telles que MS Word et Outlook. Cela vous offre une approche holistique de la gestion des relations clients.
Que vous soyez commercial ou propriétaire d'une entreprise, les intégrations Excel vous aident à créer une interface personnalisée et attrayante pour vos données, sans frais supplémentaires.
Modèles prédéfinis
En raison de la popularité d'Excel en tant que CRM, divers modèles Excel CRM prêts à l'emploi sont à votre disposition, tels que le modèle de comptabilité, le modèle d'opportunités, etc.
Il vous suffit de cloner les modèles disponibles, d'entrer les données pertinentes dans les champs personnalisés, et vous êtes prêt à vous lancer. Des modèles de planification des ressources aux modèles de gestion des clients, choisissez ceux qui correspondent le mieux aux besoins de votre entreprise.
Comment créer un CRM dans Excel : étapes et conseils
La création d'un CRM Excel nécessite une planification et une organisation minutieuses. Voici les étapes essentielles et les conseils CRM pour vous guider tout au long du processus.
Étape 1 : Définissez vos objectifs
Définissez clairement vos objectifs CRM et ce que vous souhaitez accomplir avec cet outil. Votre objectif peut être d'améliorer la gestion des prospects, de maintenir les relations avec les clients ou de rationaliser les processus de vente.
Étape 2 : Créer des feuilles Excel
Une fois que vous et votre équipe vous êtes mis d'accord sur vos objectifs futurs, utilisez différentes feuilles Excel pour classer les informations. Pour créer des modèles CRM, vous avez besoin des feuilles suivantes :
- Créez une liste de contacts pour stocker et afficher facilement les coordonnées.
- Créez une feuille « Entreprise » dédiée à la gestion des données relatives à vos prospects et clients B2B.
- Développez une feuille de calcul « Pipeline » pour suivre les communications avec les clients, assurer le suivi des clients et mettre à jour le statut des prospects afin de contrôler efficacement les ventes.
- Utilisez une feuille « Paramètres » pour intégrer des détails tels que les types de contacts, les étapes du pipeline, le statut des transactions et la source des prospects.
Étape 3 : Identifiez les points de données
Le stockage et la maintenance de vos coordonnées en un seul endroit peuvent vous faire gagner un temps précieux lorsque vous communiquez avec des clients potentiels. Cela vous aidera également à éviter de perdre des données, vous épargnant ainsi un processus de récupération fastidieux.
Accédez à votre feuille Contacts dans le modèle CRM. Assurez-vous de surveiller en permanence les informations essentielles de tous vos clients, telles que leur nom, leur numéro de téléphone, leur adresse, leur e-mail, les détails de leurs achats, leur historique d'achats, leurs journaux de communication et toute autre donnée CRM B2B pertinente. C'est également à ce moment-là que vous devez définir les champs personnalisés ou les données que vous souhaitez collecter et suivre.
Saisissez toutes les données disponibles pour chaque client dans le classeur Excel afin de faciliter une communication fluide à l'avenir.
Étape 4 : Saisie des données
Une fois votre base de données Excel prête, saisissez les informations sur les opportunités commerciales et autres données connexes dans le pipeline de ventes prédéfini. Vous pouvez le lier à vos processus d'équipe commerciale afin d'optimiser la précision et la cohérence et de préserver l'intégrité de votre système CRM.
Les commerciaux utilisent des champs personnalisés dans le CRM commercial pour classer et suivre les opportunités, et ajouter le type de vente ou de service demandé par les clients potentiels.
Suivez votre progression grâce aux mises à jour du tableau de bord qui vous informent des mouvements dans le pipeline. Si votre processus de vente est déjà prédéfini ou si le modèle de pipeline de vente ne correspond pas à vos besoins, vous pouvez facilement le personnaliser.
Étape 5 : Mettre en œuvre des formules et des fonctions
Tirez parti des formules et des fonctions d'Excel pour automatiser les calculs, analyser les données et rationaliser les processus. Par exemple, vous pouvez utiliser SUMIFS pour suivre les totaux des ventes et COUNTIFS pour analyser les interactions avec les clients. Faites de votre modèle CRM un processus de vente personnalisé qui peut évoluer au fur et à mesure que votre entreprise se développe.
Vous pouvez également créer des tableaux croisés dynamiques pour trier et filtrer rapidement votre pipeline afin de gérer et d'analyser vos données.
Triez votre tableau de pipeline commercial en fonction de la valeur estimée d'une opportunité, ou sélectionnez le menu déroulant et triez les données de A à Z.
Étape 6 : Concevez des tableaux de bord visuellement attrayants
Dans votre CRM Excel, créez des tableaux de bord visuellement attrayants qui offrent un aperçu rapide des indicateurs clés. Utilisez des diagrammes et des graphiques pour représenter efficacement les tendances des données.
Voici quelques conseils rapides à retenir lorsque vous utilisez un modèle CRM Excel :
- Mettez régulièrement à jour votre CRM pour garantir son exactitude et sa pertinence.
- Formez votre équipe à l'utilisation efficace du CRM Excel.
- Effectuez régulièrement des sauvegardes de vos fichiers Excel pour éviter toute perte de données.
5 modèles CRM dans Excel : fonctionnalités et utilisation
1. Modèle Excel CRM pour les journaux de contacts
Enregistrez les détails de chaque contact avec un client ou un prospect, le mode de contact, l'objet et les actions de suivi dans un modèle Excel CRM de contact.
Ce modèle de CRM Excel de Vertex42 vous aide à gérer votre liste de contacts et à atteindre le bon client au bon moment. Cela permet d'éviter d'envoyer des communications indésirables à un client actuel.
2. Modèle Excel CRM pour l'entonnoir de vente
La gestion de l'entonnoir de vente est cruciale pour toute entreprise. Ce modèle Excel CRM d'entonnoir de vente proposé par Salesflare est très pratique lorsque les professionnels et les propriétaires de petites entreprises souhaitent simplement saisir des informations de base pour suivre les transactions à venir, les dates de clôture prévues et la progression du point de contact (PoC) avec un client potentiel.
Un tel modèle vous aide également au suivi de la progression réalisée dans le pipeline, la taille des transactions, etc.
3. Modèle Excel CRM pour le journal des ventes de l'équipe commerciale
Ce modèle de journal des ventes Excel de Vertex42 vous aide à enregistrer chaque vente que vous effectuez avec des détails supplémentaires tels que le coût, les réductions accordées et les numéros de facture. Ce modèle vous permet de suivre facilement vos ventes quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles.
Générez des rapports de vente sur la taille moyenne des tickets, le total des ventes et bien plus encore grâce à ce modèle Excel CRM gratuit et facile à utiliser.
4. Modèle Excel CRM pour le rapport sur les opportunités
En tant que directeur commercial, vous devez fréquemment examiner les opportunités susceptibles de convertir des clients potentiels en clients contractuels. Ce modèle de rapport Excel CRM Opportunities de Close.com vous aide à rester informé des performances de chaque commercial, à suivre les transactions perdues, à intervenir dans les transactions en étape finale et à hiérarchiser vos meilleures opportunités commerciales.
5. Modèle Excel CRM pour les prévisions de ventes
En tant que propriétaire d'entreprise, la prévisibilité des ventes est essentielle pour mieux planifier et établir des prévisions de ventes plus précises.
Utilisez ce modèle Excel CRM de prévision des ventes de Spreadsheet.com pour prévoir les ventes à venir. Vous pouvez prévoir les revenus de votre entreprise et les filtrer par type d'entreprise, commercial et étape de la transaction.
Limites d'un CRM Excel
Si les CRM Excel offrent plusieurs avantages, ils présentent également certaines limites qu'il convient de prendre en considération :
Évolutivité limitée
Excel n'est pas conçu pour gérer des bases de données volumineuses. À mesure que votre entreprise se développe, vous pourriez avoir des difficultés à gérer un grand volume de données clients à l'aide d'une feuille de calcul CRM.
Les défis de la collaboration
À mesure que votre équipe s'agrandit, la collaboration sur des fichiers Excel peut devenir fastidieuse, entraînant des problèmes de contrôle des versions et des divergences potentielles dans les données. Les droits d'accès limités à Excel pour les utilisateurs rendent le suivi et l'identification des modifications extrêmement chronophages.
📮ClickUp Insight : Un travailleur du savoir type doit entrer en contact avec 6 personnes en moyenne pour accomplir son travail. Cela signifie qu'il doit contacter quotidiennement 6 personnes clés pour recueillir des informations essentielles, s'aligner sur les priorités et faire avancer les projets. La difficulté est réelle : les suivis constants, la confusion entre les versions et le manque de visibilité nuisent à la productivité de l'équipe. Une plateforme centralisée comme ClickUp, avec Connected Search et gestion des connaissances par l'IA, résout ce problème en mettant instantanément le contexte à votre disposition.
Manque d'automatisation
Une feuille de calcul Excel CRM nécessite plus de saisies manuelles qu'un logiciel CRM dédié. Lorsque vous créez vos bases de données clients, vous devez saisir manuellement les données pour vous assurer que toutes les informations clients sont correctement stockées et enregistrées. Cela peut ralentir les processus d'entreprise et vous exposez également au risque d'erreurs humaines pouvant entraîner la perte de données.
Problèmes de sécurité
Les fichiers Excel n'offrent pas toujours le même niveau de sécurité que les plateformes CRM dédiées, ce qui expose les données essentielles à des risques d'accès non autorisé ou de perte. Les fichiers Excel peuvent planter à tout moment et les sauvegardes ne constituent pas toujours une solution efficace. Toute personne ayant accès au classeur Excel peut facilement copier les données, voire les supprimer.
Pas de piste d'audit
Il est difficile de suivre les modifications apportées à un fichier Excel. Dans la plupart des cas, les fichiers Excel sont accessibles à plusieurs membres de l'équipe disposant des droits d'accès et des permissions nécessaires pour apporter des modifications. Cela rend le suivi et l'audit difficiles.
La meilleure alternative à un CRM Excel
ClickUp est un outil puissant doté de solides fonctionnalités CRM qui s'intègrent parfaitement à vos flux de travail existants.
Le modèle CRM de ClickUp vous aide à développer vos relations clients grâce à des outils prêts à l'emploi qui vous permettent de suivre tous vos prospects et toutes vos opportunités. Il offre une représentation visuelle de votre pipeline et vous aide à prendre des décisions efficaces.
Les fonctionnalités CRM de ClickUp vous aident à centraliser les informations de contact essentielles dans une base de données dédiée aux données commerciales. Cela vous permet de hiérarchiser les tâches de votre équipe commerciale en fonction de l’étape de vente, ce qui stimule la vitesse de vente.
Les entreprises qui utilisent Excel pour leurs processus CRM peuvent facilement passer à ClickUp en important leurs données existantes.
ClickUp vous permet de personnaliser l'affichage des tâches afin de faciliter la gestion de vos processus de vente et de marketing. Outre la vue Liste par défaut, vous pouvez également consulter vos données dans une vue Tableau regroupée par statut, ou dans une vue Calendrier avec les réunions et autres évènements programmés.
Vous pouvez également choisir la vue Tableur, qui affichera toutes vos données dans une grille simple.
Avec ClickUp, vous pouvez attribuer des tâches aux membres de votre équipe et suivre leur progression. Vous pouvez également définir des permissions d’utilisateur en fonction des rôles.
Avec ses mentions, ses commentaires et ses fonctionnalités de communication intégrées, ClickUp offre un environnement collaboratif permettant aux équipes de travailler ensemble.
De plus, les automatisations de ClickUp vous aident à rationaliser les tâches répétitives et à gagner du temps et des efforts.
Que vous soyez une petite entreprise ou un grand conglomérat, ClickUp vous offre une solution complète pour vos besoins en matière de CRM.
De la gestion des contacts au suivi des transactions en passant par l'affichage des tâches, les fonctionnalités intuitives de ClickUp en font un logiciel CRM robuste qui vous aidera à booster votre entreprise.
Améliorez votre gestion de la relation client avec ClickUp
Lorsque vous planifiez votre stratégie CRM, tenez compte des besoins de votre entreprise et évaluez l'évolutivité de la solution CRM choisie. Cela vous aidera à décider si vous devez créer un CRM dans Excel ou opter pour une solution dédiée telle que ClickUp.
Si les CRM Excel offrent aux propriétaires d'entreprises une solution économique et personnalisable, leurs inconvénients peuvent freiner la croissance.
ClickUp, quant à lui, apparaît comme une alternative efficace qui s'adaptera à la croissance de votre entreprise.
Des modèles CRM robustes, des fonctionnalités avancées telles que ClickUp AI, une intégration transparente avec plusieurs outils, les tableaux de bord ClickUp et des capacités de collaboration en font une meilleure solution CRM qu'Excel ou Google Sheets.
Grâce au CRM de ClickUp, les entreprises de toutes tailles peuvent gérer leurs relations clients, rationaliser leurs processus et travailler en collaboration afin d'améliorer la satisfaction client. Mettez en place un logiciel CRM dédié à votre entreprise en vous inscrivant gratuitement sur ClickUp.